REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE. (Unidade-Disciplina-Trabalho) MINISTÉRIO DO PLANO E FINANÇAS

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1 REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE (Unidade-Disciplina-Trabalho) MINISTÉRIO DO PLANO E FINANÇAS PROJECTO DE APOIO À GESTÃO ECONÓMICA E FINANCEIRA (PAGEF) TERMOS DE REFERÊNCIA RESPONSÁVEL ADMINISTRATIVO E FINANCEIRO DO PROJECTO I. Contexto e Justificação O Governo da República Democrática de São Tomé e príncipe beneficiou de um donativo do Banco Africano de Desenvolvimento (BAD), através do FAD (Fundo Africano de Desenvolvimento) e da FEF (Facilidade a favor de Estados Frágeis), para o financiamento do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira PAGEF, sob a tutela do Ministério do Plano e Finanças. O PAGEF visa coadjuvar o país no reforço de capacidades institucional e técnica, em matéria de gestão económica e financeira e na diversificação da economia. Sob esse desígnio, os domínios de intervenção do projecto serão estruturados no âmbito da gestão das finanças públicas e planificação estratégica; da responsabilização pública e transparência na gestão dos recursos petrolíferos; e da promoção do turismo e a melhoria do ambiente de negócios propícios à diversificação da economia. Os principais resultados esperados com a implementação deste projecto consistem em: melhoria da planificação e da gestão das finanças públicas; melhoria da mobilização dos recursos internos; reforço da responsabilização pública; conquista do estatuto de país conforme no âmbito da Iniciativa de Transparência das Indústrias Extractivas (ITIE); melhoria do ambiente de negócios, com ênfase na redução dos custos de insularidade; e promoção do pequeno e médio empresariado a operar no sector do turismo, com destaque para as empresas de iniciativa feminina e juvenil. O projecto articula-se em três componentes: i) apoio à planificação, gestão das finanças públicas e transparência no sector petrolífero, ii) apoio à melhoria do ambiente do sector privado e à promoção do sector do turismo, e iii) gestão do projecto.

2 II. Identificação do Posto Responsável Administrativo e Financeiro do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira (PAGEF). III. Função Como membro da Célula de Execução do Projecto (CEP), o responsável administrativo e financeiro do projecto exercerá as suas funções sob a autoridade directa do Coordenador do Projecto e estará sujeito à supervisão do mesmo. O responsável administrativo e financeiro é responsável por todas as questões relacionadas com a administração e finanças no âmbito da execução do projecto. IV. Descrição das Tarefas O(A) titular do cargo/posto desempenhará as tarefas seguintes: Aplicação dos procedimentos financeiros previstos no Manual de execução e de procedimentos administrativos, financeiros e contabilísticos; Participação, em colaboração com outros elementos da CEP, na elaboração final do orçamento anual a ser submetido ao BAD antes de 31 de Dezembro de cada ano; Monitorização regular do orçamento do projecto, visando uma gestão eficaz e um controlo eficiente da utilização de fundos postos à disposição do projecto; Monitorização regular do aprovisionamento da conta especial do projecto, com vista a rápida liquidação das despesas contratadas no âmbito da execução do projecto; Elaboração de planos de tesouraria do projecto: centralização de todas as necessidades financeiras de cada componente e assegurar a disposição dos fundos, de acordo com o cronograma aprovado; Análise e produção de relatórios sobre o estado de progresso do projecto e os relatórios de gestão, de acordo com as demonstrações financeiras e contabilísticas, e conforme os níveis de avanço dos trabalhos (produzidos pelo sistema informático instalado e fornecendo detalhes para cada categoria de despesa, componentes, subcomponentes e actividades); Controlo da elegibilidade das despesas a serem realizadas através da ordem ou comprovativo de encomenda, e ordem de compra através da caixa (tesouraria), antes da aprovação e assinatura do Coordenador do Projecto; Gestão dos imobilizados e dos serviços do projecto; Elaboração, manutenção e actualização dos arquivos do pessoal da CEP, elaboração das folhas de salário e das declarações fiscais e de segurança social a elas relacionadas.

3 V. Qualificação exigida O(A) candidato(a) deverá ser titular de um mestrado ou diploma equivalente (pósgraduação), numa das seguintes especialidades: Gestão, Finanças ou áreas afins. VI. Requisitos necessários O(A) candidato(a) deverá possuir: Experiência profissional mínima de 5 anos na gestão administrativa e financeira de projectos de desenvolvimento, em particular num país em vias de desenvolvimento; Conhecimento dos circuitos administrativos e financeiros em vigor em São Tomé e Príncipe; Conhecimento e/ou experiência das regras e procedimentos (contabilidade, orçamento, aquisições, finanças) de projectos financiados pelo Banco Africano de Desenvolvimento ou por outros doadores; Bom conhecimento na utilização de ferramentas informáticas bem como de softwares especializados (contabilidade e gestão financeira, em particular); Ter um bom domínio da língua francesa. Um nível muito bom da língua portuguesa será uma mais-valia. VII. Qualidades pretendidas O(A) candidato(a) deverá ter: Sentido de organização, de responsabilidade, de análise e de observação; Dinamismo, proactividade, comunicatividade; Capacidade de trabalhar em ambientes adversos e exigentes; Capacidade de trabalhar em equipa; Honestidade, integridade e discrição. VIII. Indicadores para avaliar o trabalho do responsável administrativo, financeiro e contabilista Qualidade de relatórios produzidos; Competência técnica; Prazo de execução. IX. Duração do Contrato O(A) responsável administrativo e financeiro do projecto será contratado por um período de 36 meses, a contar da data de entrada em funções, conforme indicado no contrato, sob reserva de uma avaliação de desempenho anual satisfatória.

4 REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE (Unidade-Disciplina-Trabalho) MINISTÉRIO DO PLANO E FINANÇAS PROJECTO DE APOIO À GESTÃO ECONÓMICA E FINANCEIRA (PAGEF) TERMOS DE REFERÊNCIA CONTABILISTA DO PROJECTO I. Contexto e Justificação O Governo da República Democrática de São Tomé e príncipe beneficiou de um donativo do Banco Africano de Desenvolvimento (BAD), através do FAD (Fundo Africano de Desenvolvimento) e da FEF (Facilidade a favor de Estados Frágeis), para o financiamento do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira PAGEF, sob a tutela do Ministério do Plano e Finanças. O PAGEF visa coadjuvar o país no reforço de capacidades institucional e técnica, em matéria de gestão económica e financeira e na diversificação da economia. Sob esse desígnio, os domínios de intervenção do projecto serão estruturados no âmbito da gestão das finanças públicas e planificação estratégica; da responsabilização pública e transparência na gestão dos recursos petrolíferos; e da promoção do turismo e a melhoria do ambiente de negócios propícios à diversificação da economia. Os principais resultados esperados com a implementação deste projecto consistem em: melhoria da planificação e da gestão das finanças públicas; melhoria da mobilização dos recursos internos; reforço da responsabilização pública; conquista do estatuto de país conforme no âmbito da Iniciativa de Transparência das Indústrias Extractivas (ITIE); melhoria do ambiente de negócios, com ênfase na redução dos custos de insularidade; e promoção do pequeno e médio empresariado a operar no sector do turismo, com destaque para as empresas de iniciativa feminina e juvenil. O projecto articula-se em três componentes: i) apoio à planificação, gestão das finanças públicas e transparência no sector petrolífero, ii) apoio à melhoria do ambiente do sector privado e à promoção do sector do turismo, e iii) gestão do projecto.

5 II. Identificação do Posto Contabilista do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira (PAGEF). III. Função Como membro da Célula de Execução do Projecto (CEP), o contabilista do projecto exercerá as suas funções sob a autoridade directa do Coordenador do Projecto e estará sujeito à supervisão do mesmo. O contabilista é encarregue de todas as questões relacionadas com a contabilidade no âmbito da execução do projecto. IV. Descrição das Tarefas O(A) titular do cargo/posto desempenhará as tarefas seguintes: Aplicação dos procedimentos contabilísticos e financeiros previstos no Manual de execução e de procedimentos administrativos, financeiros e contabilísticos; Participação, em colaboração com outros elementos da CEP, na elaboração final do orçamento anual a ser submetido ao BAD antes de 31 de Dezembro de cada ano; Manutenção da contabilidade de acordo os princípios contabilísticos globalmente aceites, redigir as declarações e os relatórios solicitados pela administração tributária e outros serviços do Estado; Elaboração e manutenção de demonstrações financeiras e contabilísticas do projecto (balancete, balanço, tabela de indicadores, estados dos imobilizados, compromissos, atrasados, ), em conformidade com o sistema informático estabelecido e fornecer simultaneamente detalhes para cada categoria de despesa, componentes, subcomponentes e actividades; Acompanhamento da gestão de tesouraria e previsão dos fluxos de caixa; de realçar que o titular deste posto co-assina todas as autorizações de despesa assumidas pela CEP e os meios de pagamento dessas despesas; Monitorizar a implementação do sistema de contabilidade (orçamento, contabilidade geral, contabilidade analítica), em tempo real, para todas as componentes, bem como de um sistema de controlo interno, apropriado e fiável; Consolidação das contas do projecto, nomeadamente a reconciliação bancária da conta especial do projecto e a situação financeira de cada componente do projecto; Elaboração de planos de tesouraria do projecto: centralização de todas as necessidades financeiras de cada componente e assegurar a disposição dos fundos, de acordo com o cronograma aprovado;

6 Elaborar o inventário de bens adquiridos no âmbito da execução do projecto; Preparar a chegada dos auditores, garantir a execução dos trabalhos de auditoria periódica sobre a situação financeira do projecto em conformidade com os Acordos dos Donativos, colaborar com o gabinete seleccionado na realização da auditoria independente, e relatar ao Coordenador os resultados da referida auditoria apresentando-lhe em seguida os comentários consequentes. V. Qualificação exigida O(A) candidato(a) deverá ser titular de um mestrado ou diploma equivalente (pósgraduação), numa das seguintes especialidades: Finanças, Contabilidade ou áreas afins. VI. Requisitos necessários O(A) candidato(a) deverá possuir: Experiência profissional mínima de 3 anos no exercício da contabilidade em projectos de desenvolvimento, em particular num país em vias de desenvolvimento. Experiência num gabinete de revisores de conta / auditoria é desejável mas não obrigatória; Conhecimento do Plano Contabilístico em vigor em São Tomé e Príncipe; Conhecimento e/ou experiência das regras e procedimentos (contabilidade, orçamento, aquisições, finanças) de projectos financiados pelo Banco Africano de Desenvolvimento ou por outros doadores; Bom conhecimento na utilização de ferramentas informáticas bem como de softwares especializados (contabilidade e gestão financeira, em particular); Ter um bom domínio da língua francesa. Um nível muito bom da língua portuguesa será uma mais-valia. VII. Qualidades pretendidas O(A) candidato(a) deverá ter: Sentido de organização, de responsabilidade, de análise e de observação; Dinamismo, proactividade, comunicatividade; Capacidade de trabalhar em ambientes adversos e exigentes; Capacidade de trabalhar em equipa; Honestidade, integridade e discrição.

7 VIII. Indicadores para avaliar o trabalho do responsável administrativo, financeiro e contabilista Qualidade de relatórios produzidos; Competência técnica; Prazo de execução. IX. Duração do Contrato O(A) contabilista do projecto será contratado por um período de 36 meses, a contar da data de entrada em funções, conforme indicado no contrato, sob reserva de uma avaliação de desempenho anual satisfatória.

8 REPÚBLICA DEMOCRÁTICA DE SÃO TOMÉ E PRÍNCIPE (Unidade-Disciplina-Trabalho) MINISTÉRIO DO PLANO E FINANÇAS PROJECTO DE APOIO À GESTÃO ECONÓMICA E FINANCEIRA (PAGEF) TERMOS DE REFERÊNCIA ESPECIALISTA EM AQUISIÇÕES E LICITAÇÕES DO PROJECTO I. Contexto e Justificação O Governo da República Democrática de São Tomé e príncipe beneficiou de um donativo do Banco Africano de Desenvolvimento (BAD), através do FAD (Fundo Africano de Desenvolvimento) e da FEF (Facilidade a favor de Estados Frágeis), para o financiamento do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira PAGEF, sob a tutela do Ministério do Plano e Finanças. O PAGEF visa coadjuvar o país no reforço de capacidades institucional e técnica, em matéria de gestão económica e financeira e na diversificação da economia. Sob esse desígnio, os domínios de intervenção do projecto serão estruturados no âmbito da gestão das finanças públicas e planificação estratégica; da responsabilização pública e transparência na gestão dos recursos petrolíferos; e da promoção do turismo e a melhoria do ambiente de negócios propícios à diversificação da economia. Os principais resultados esperados com a implementação deste projecto consistem em: melhoria da planificação e da gestão das finanças públicas; melhoria da mobilização dos recursos internos; reforço da responsabilização pública; conquista do estatuto de país conforme no âmbito da Iniciativa de Transparência das Indústrias Extractivas (ITIE); melhoria do ambiente de negócios, com ênfase na redução dos custos de insularidade; e promoção do pequeno e médio empresariado a operar no sector do turismo, com destaque para as empresas de iniciativa feminina e juvenil. O projecto articula-se em três componentes: i) apoio à planificação, gestão das finanças públicas e transparência no sector petrolífero, ii) apoio à melhoria do ambiente do sector privado e à promoção do sector do turismo, e iii) gestão do projecto.

9 II. Identificação do Posto Especialista em Aquisições e Licitações do Projecto de Apoio à Gestão Económica e Financeira (PAGEF). III. Função Como membro da Célula de Execução do Projecto (CEP), o especialista em aquisições do projecto exercerá as suas funções sob a autoridade directa do Coordenador do Projecto e estará sujeito à supervisão do mesmo. O especialista em aquisições é responsável pela programação e administração de todas as actividades relacionadas com os processos de aquisições e contratos, assim com do plano de implementação de um sistema estruturado, eficiente e eficaz de aquisições e do respectivo relatório de actividades, no âmbito da execução do projecto. IV. Descrição das Tarefas O(A) titular do cargo/posto desempenhará as tarefas seguintes: a) Programação Preparar e implementar o plano de aquisições e assegurar a sua coerência com o programa de desembolsos, no estrito cumprimento do plano previsional de realização dos objectivos do projecto; Assegurar o seguimento regular e a actualização periódica do plano de aquisições; Assegurar a publicação de avisos gerais de aquisições, avisos específicos de termos de referência, de pré-selecção e de manifestação de interesse; Garantir a manutenção de uma ficha de seguimento de cada contrato, de acordo com um modelo aceitável pelo BAD, que inclua a modalidade de aquisição, o valor do contrato, o prazo de execução, o prazo de cada etapa incluída no contrato, bem como os constrangimentos e as soluções; Manter e actualizar uma base de dados sobre as empresas, fornecedores e consultores. b) Preparação dos dossiers de caderno de encargos Constituir dossiers relacionados com as diferentes actividades de adjudicação de contratos: manifestações de interesse, solicitação de propostas, elaboração dos dossiers de concurso, citações de solicitação, constituição de listas restritas, elaboração de drafts de contratos, etc, em função da modalidade de aquisição e da dimensão do contrato previsto no documento do projecto; Garantir a qualidade dos cadernos de encargos e das solicitações de propostas, de acordo com as regras e procedimentos do BAD em matéria de aquisições de bens, obras e serviços de consultoria.

10 c) Aquisições/Adjudicação de contratos Preparar e acompanhar o lançamento e a observância dos cadernos de encargos; Organizar e liderar as sessões de aberturas públicas dos envelopes, de avaliação das propostas, bem como das sessões de adjudicação de contratos; Redigir os relatórios de avaliação das propostas, em conformidade com o dossier-padrão do BAD, e garantir que estes relatórios recebam a necessária aprovação dos membros competentes da Administração do BAD; Delinear o draft dos contratos e garantir que os mesmos sejam aprovados e assinados em tempo útil; Preparar os dossiers e correspondências a serem submetidos ao BAD para solicitar a não-objecção necessária. d) Gestão e execução de contratos Garantir o seguimento e execução do contrato no cumprimento das disposições contratuais, em estreita colaboração com o perito técnico; Garantir a manutenção de uma ficha de seguimento dos contratos, de acordo com um modelo aceitável pelo BAD; Participar, em conjunto com as diferentes estruturas implicadas na execução do projecto, na recepção dos bens, serviços e equipamentos adquiridos, visando a verificação da conformidade da entrega; Elaborar os relatórios trimestrais sobre a situação dos contratos de obras, bens e serviços de consultoria (evolução, seguimento e avaliação, situação financeira). e) Arquivo dos documentos de aquisição Classificar e arquivar todos os dossiers de caderno de encargos, de solicitação de propostas, de relatórios de abertura, de processos verbais de negociação, de contratos e de ordens de serviço; Pôr em prática igualmente um sistema de arquivo electrónico e a respectiva recuperação de documentos. f) Respeito pelas disposições do donativo Garantir o estrito respeito dos procedimentos descritos nos Acordos de Donativos, em todas as fases de aquisições de bens, obras e serviços de consultorias; Assegurar que os montantes adstritos aos diferentes contratos não ultrapassem o valor previsto nos Acordos de Donativos; Garantir o seguimento das recomendações dos auditores externos e do BAD, em matéria de aquisições;

11 V. Qualificação exigida O(A) candidato(a) deverá ser titular de uma licenciatura em Engenharia Civil ou Arquitectura ou de um mestrado ou diploma equivalente (pós-graduação), numa das seguintes especialidades: Economia, Gestão, Administração ou Direito. VI. Requisitos necessários O(A) candidato(a) deverá possuir: Sólida experiência em Gestão de Programas ou Projectos; Experiência profissional mínima de 3 anos no exercício de um posto similar, e em particular na gestão administrativa de licitações em projectos de desenvolvimento; Conhecimento dos circuitos administrativos e jurídicos em vigor em São Tomé e Príncipe; Conhecimento e/ou experiência das regras e procedimentos de licitações públicas em São Tomé e Príncipe e de projectos financiados pelo Banco Africano de Desenvolvimento ou por outros doadores; Ter conhecimentos dos procedimentos internacionais de licitações. Uma formação específica em matéria de licitações será uma vantagem; Bom conhecimento na utilização de ferramentas informáticas e seus aplicativos; Ter um bom domínio da língua francesa. Um nível muito bom da língua portuguesa será uma mais-valia. VII. Qualidades pretendidas O(A) candidato(a) deverá ter: Sentido de organização, de responsabilidade, de análise e de observação; Dinamismo, proactividade, comunicatividade; Capacidade de trabalhar em ambientes adversos e exigentes; Capacidade de trabalhar em equipa; Honestidade, integridade e discrição. VIII. Indicadores para avaliar o trabalho do responsável administrativo, financeiro e contabilista Qualidade de relatórios produzidos; Competência técnica; Prazo de execução. IX. Duração do Contrato O(A) especialista em aquisições do projecto será contratado por um período de 36 meses, a contar da data de entrada em funções, conforme indicado no contrato, sob reserva de uma avaliação de desempenho anual satisfatória.

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