Modelagem de Processos &

Transcrição

1 Modelagem de Processos & Business Process Modeling Notation (BPMN) CONCEITOS

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3 Modelos são representações simplificadas da realidade. A realidade pode ser tão complexa que dificulte uma visão gerencial dela. Exemplos: modelos matemáticos, modelos de massa para a criação de carros, maquetes de casas e prédios, entre outros.

4 Um das grandes contribuições da utilização de modelos é o apoio à cognição. Pode ser uma boa ferramenta de comunicação do conhecimento.

5 Além de TI, outras áreas encontraram dificuldades de comunicação. Por exemplo, Os primórdios da engenharia civil remontam à origem das civilizações. A rigor, o uso do fogo como instrumento de trabalho - primeiro derrubando árvores e, em seguida, moldando os metais - remete às primeiras tentativas de transformar o meio. Daí em diante, o espírito empreendedor do homem deu origem a obras como o Colosso de Rhodes, na Grécia, as pirâmides do Egito e a Muralha da China.

6 Mas, no começo, era fácil mandar construir uma casa?

7 O problema da comunicação realmente devia ser considerado. Não é fácil explicar ao construtor exatamente como se deseja a casa, cada detalhe, cada cor e textura. A expectativa do cliente, neste caso, é quase uma sensação. Era necessário inventar uma ferramenta de comunicação que ambos entendessem.

8 Uma ferramenta muito interessante é o desenho da planta, que apesar de possuir dados técnicos importantes, e geralmente manter as métricas em escala, é de fácil entendimento para o cliente.

9 Para facilitar ainda mais a compreensão do cliente, os construtores passaram a usar maquetes.

10 Quando a comunicação melhora, aumentam significativamente as chances de sucesso do projeto.

11 Nos projetos de TI a questão da comunicação é tão importante quanto em qualquer outra área. Talvez seja ainda mais importante, porque, em geral, o cliente tem ainda maior dificuldade em materializar os resultados do projeto.

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14 Os modelos utilizados nem sempre são fáceis de entender.

15 É preciso haver uma ponte que ligue os dois universos, que permita a comunicação entre os dois mundos.

16 O modelo de processos pode ser este integrador de mundos. É uma coisa que o cliente certamente entende. E não é tão difícil de ser entendido também pelo analista.

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18 Mas no caso de soluções em TI, nós atravessamos a ponte para entender o negócio do cliente, ou usuário. Não podemos pedir que ele venha entender da nossa área para propor a solução.

19 Quando isto é feito, o cliente tem dificuldades em compreender as complexidades técnicas, e mesmo a forma como modelamos os requisitos e as estruturas de informação de um sistema, ou de outra solução tecnológica. Os resultados tendem a ser ruins.

20 Por isso é importante, ao modelar processos, não tentar levar a complexidade da solução em TI para o cliente. O objetivo da modelagem de processos é entender os processos. Estes processos são atividades de trabalho do cliente. Nunca confundir com os requisitos da solução.

21 Os processos são na verdade um passo a passo do que as pessoas fazem para chegar a um determinado resultado. É razoável afirmar que uma receita de bolo é um processo.

22 O processo de fabricação de um bolo envolve pelo menos uma entrada, os ingredientes, uma seqüência de atividades, os passos, e pelo menos uma saída, o bolo pronto.

23 Entrada Saída

24 Um determinado conjunto de processos possui, em geral, complexa rede de interligações e interdependências. A utilização de camadas de abstração costuma produzir bons efeitos na compreensão destas complexidades.

25 A proposta da Teoria da Atividade tem sido utilizada com sucesso para separar em camadas os processos organizacionais.

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27 Uma outra importante questão é extrair informações do cliente com grau de precisão adequado para uma boa modelagem de processos. Muitas vezes ele próprio não tem todas as informações sobre o trabalho que executa. E talvez não esteja convencido disso.

28 Faço isso há 20 anos. Mas tem dificuldade com questões tais como: 1 Com que freqüência acontece? 2 Quanto custa pra fazer isso? 3 Por que gera esta informação? 4 Como manter o processo em caso de alguma falha?

29 Especialmente as questões de interface com outros processos são pouco compreendidas pelo cliente. Que informações ele precisa receber e gerar para os processos relacionados, e por que?

30 Pode haver, ainda, diferente visões sobre o processo de trabalho. Isto ocorre normalmente entre pessoas de diferentes níveis hierárquicos.

31 Um outro problema possível durante a modelagem de processos é quando parte dos clientes revelam a situação atual, e outra parte, a situação desejada. É importante compreender qual é a visão de cada um, e coletar as informações de maneira adequada ao objetivo do trabalho de modelagem.

32 Estas questões todas costumam aparecer em um trabalho de modelagem. É importante que os clientes cheguem a um consenso. Sem isso, é impossível produzir um trabalho de modelagem que gere os resultados esperados pela organização.

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34 O processo é realizado pelo cliente, e a modelagem vai atendêlo de alguma forma. Por isso, é importante lembrar que ele é dono do processo e também da modelagem. Não adianta tentar obrigá-lo a aceitar um determinado modelo que ele não considere fidedigno.

35 Por isso é importante, durante o trabalho de modelagem, estabelecer pontos de verificação. O cliente deve validar os processos modelados, inclusive de maneira formal. Só então se deve prosseguir viagem.

36 Se isto não for feito ao longo do trabalho de modelagem, todo o trabalho pode ser perdido. No final, a solução de TI recomendada pelos modelos de processos, por exemplo, poderá ser incompatível com as reais necessidades do cliente.

37 A validação dos processos, em geral, é realizada por um pequeno grupo ou comitê, que representa o cliente. Este comitê precisa ter a autoridade necessária, e por isso, é bom que inclua alguém de nível gerencial. Comitês deste tipo funcionam melhor quando compostos de poucas pessoas, talvez duas ou três.

38 Embora a validação seja realizada por poucas pessoas, publicar informações sobre a evolução do trabalho e sobre os próprios processos permite que muitas outras pessoas contribuam. Algumas organizações publicam estas informações em suas Intranets.

39 Continue atualizado Que tal saber mais? Modelagem de Processos Com Bpmn Autor: André L. N. Campos Editora: Brasport