Organização, Execução, Registro de Treinamento e Avaliação de Eficácia da Capacitação.

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1 PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO AMAZONAS DIVISÃO DE GESTÃO DA QUALIDADE Sistema de Gestão da Qualidade PROCEDIMENTO P. TJAM 17 Organização, Execução, Registro de Treinamento e Avaliação de Eficácia Elaborado por: Aprovado por: Wiulla Inácia Garcia EASTJAM Desembargador Paulo Cesar Caminha e Lima Coordenador da EASTJAM Data: 04/09/2015

2 Página: 2 de 10 ÍNDICE 1. OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA DEFINIÇÕES RESPONSABILIDADES / AUTORIDADE PROCEDIMENTO/PROCESSOS ANEXOS... 8

3 Página: 3 de OBJETIVO 1.1. Estabelecer procedimentos que discipline a sistemática da organização, execução, registro e avaliação dos treinamentos realizados. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO 2.1. Todos os servidores e estagiários das Varas/Unidades Administrativas do TJAM. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Na aplicação deste procedimento pode ser necessário consultar os seguintes documentos: Resoluções de Números 17/2010 e 001/2012; Portarias de Números 181/2011 e 182/2011; Resolução de Número 192/ CNJ. 4. DEFINIÇÕES Curso/Capacitação; Treinamento; Ementas; Tutoria; Avaliação de Reação; Avaliação de Aprendizagem; Competências Estratégicas; AVA.

4 Página: 4 de RESPONSABILIDADES/AUTORIDADE 5.1. DO SERVIDOR/ESTAGIÁRIO Consultar o calendário de cursos pela página da EASTJAM e se inscrever nos cursos disponibilizados pelo Escola do Servidor, observando o prazo de inscrição conforme divulgação; 5.2. DO SETOR DE CAPACITAÇÃO Oferecer e divulgar cursos programados, nas páginas INTRANET e no portal do TJAM, informando datas, horários e ementas; Coordenar os processos de participação dos servidores/estagiários para inscrição nos treinamentos oferecidos; Organizar e monitorar os treinamentos durante toda a realização do evento; Aplicar Avaliações de Reação e de Desempenho; Realizar e coordenar a entrega dos certificados de conclusão do treinamento Acompanhar a aplicação das ações realizadas nas atividades desenvolvidas pelo servidor, após o seu retorno dos treinamentos 5.3 DO SETOR DA ESCOLA DO SERVIDOR: Cadastrar e monitorar processo para pagamento de instrutores interno e externo, de acordo com as Portarias pertinentes; Cadastrar e monitorar processo para pagamento de coffee break oferecido ao curso/treinamento; Registrar dados da produção dos treinamentos para subsidiar estatística TJAM e CNJ. 5.4 DA DIVISÃO DE INFRA-ESTRUTURA E LOGÍSTICA Providenciar coffee break de acordo com solicitação da Escola do Servidor; Instruir processo para pagamento de instrutoria interna/externa.

5 Página: 5 de DO INSTRUTOR INTERNO/EXTERNO Enviar Ementa do curso programado de acordo com informação solicitada pela Escola do Servidor; Informar dados necessários ao Setor da Escola do Servidor para subsidiar pagamento de instrutoria; Acompanhar e promover a execução do curso programado; Avaliar o desempenho do treinamento através de Avaliações pertinentes ao curso. 5.6 DA DIVISÃO DE ORÇAMENTO E FINANÇAS Proceder pagamento de instrutoria interna/externa, de acordo com limite programado na conta capacitação/treinamento. 6. PROCEDIMENTO/PROCESSO 6.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS Os procedimentos se aplicam a todos os servidores/estagiários que participam dos treinamentos oferecidos na Programação de Capacitação da EASTJAM; A EASTJAM deve promover aos servidores e estagiários educação continuada para a melhoria dos serviços e o atingimento das metas de treinamento; A Avaliação de Eficácia dos treinamentos deverá ser aplicada a intervalos semestrais. Cada gestor deverá avaliar o grau de eficácia do treinamento realizado pelo servidor em relação às atividades de sua Unidade Administrativa. 6.2 DO SETOR DE CAPACITAÇÃO PRESENCIAL Decidir junto com a Diretora da Escola do Servidor sobre o cumprimento do programa de capacitação previsto para aquele período; Pesquisar junto ao cadastro de Instrutores Internos ou Externos qual instrutor deverá ser contactado, de acordo com tema pertinente.

6 Página: 6 de Contactar com o instrutor escolhido, através de e telefone cadastrados para efetivar o convite. Em caso de efetiva escolha passar a informação para o Setor providenciar abertura do processo de pagamento de instrutoria. No caso de não efetivar o convite, fazer pesquisa no banco de dados de instrutores ou procurar em outras fontes; Informar os dados do curso/treinamento para o Setor da Escola providenciar o pedido de coffee break; Elaborar material para divulgação do curso, após determinação da ementa e data para sua realização, acordados com a Diretora da Escola; Encaminhar e monitorar a postagem da campanha sobre o curso/treinamento nas páginas da INTRANET e portal do TJAM; Elaborar a Lista de Presença dos participantes no treinamento (Anexo 1); Disponibilizar e instalar equipamentos eletrônicos, copos descartáveis e monitorar o horário e a logística para serviços do coffee break; Providenciar limpeza e arrumação nos locais dos treinamentos; Verificar a climatização do ambiente (auditório, sonorização e climatização); Executar e controlar os treinamentos durante sua realização; Aplicar Ficha de Avaliação de Desempenho (Anexo 2); Aplicar Ficha de Avaliação de Ação e Reação (Anexo 3); Elaborar o certificado dos participantes dos treinamentos (Anexo 4); Elaborar o certificado de participação para os instrutores (Anexo 5); Entregar os certificados aos participantes e instrutores do treinamento; Abrir documento, via sistema CPA, para envio da lista de participantes do curso à Divisão de Pessoal, para justificativa de ausência; Encaminhar lista de presença para Setor da Escola registrar dados para subsidiar indicadores; Coordenar a realização da Avaliação de Eficácia dos treinamentos realizados.

7 Página: 7 de A DISTÂNCIA Decidir junto com a Diretora da Escola do Servidor sobre o cumprimento do programa de capacitação previsto para aquele período; Pesquisar junto ao cadastro de Instrutores Internos ou Externos qual tutor deverá ser contactado, de acordo com tema pertinente; Contactar com o tutor escolhido, através de e telefone cadastrados para efetivar o convite. Em caso de efetiva escolha passar a informação para o Setor providenciar abertura do processo de pagamento de instrutoria. No caso de não efetivar o convite, fazer pesquisa no banco de dados de instrutores ou procurar em outras fontes; Providenciar a cessão de curso compartilhado pelo CNJ ou conteúdo desenvolvido especificamente por Instrutores, e a inclusão no Ambiente Virtual da Aprendizagem; Elaborar material para divulgação do curso, após determinação da ementa e data para sua realização, acordados com a Diretora da Escola; Encaminhar e monitorar a postagem da campanha sobre o curso/treinamento nas páginas da INTRANET e portal do TJAM; Monitorar inscrição online (na página da EASTJAM) dos interessados; Executar a tutoria do curso/treinamento online; Monitorar a participação dos cursistas ao longo do treinamento; Monitorar resultados para certificação dos participantes; Entregar os certificados aos participantes e instrutores do treinamento DO SETOR DA ESCOLA DO SERVIDOR Da abertura do processo de pagamento da instrutoria interna/externa; Receber informações/dados sobre os cursos/treinamentos em pauta; Pesquisar dados do instrutor interno/externo para determinar valor da hora/aula, determinado na Portaria nº 181/2011; Elaborar memorando (Anexo 6) para solicitação de pagamento de instrutor interno/externo, atentando para a ficha cadastral;

8 Página: 8 de Cadastrar dados no sistema SPD para gerar ficha de SPD; Abrir processo no sistema CPA, cadastrando dados conforme dados seguintes: para gerar número do processo de pagamento; Inserir Memorando e ficha SPD no processo criado para o evento; Inserir Portaria 181/2011 ou 182/2011 (Instrutoria Interna ou Externa); Registrar em planilha de controle os dados (Anexo 7): Número do processo gerado pelo sistema CPA; nome do curso; categoria; período de realização; número de inscritos; valor e competência estratégica; Mover o processo para a fila da Diretora da EASTJAM assinar eletronicamente (token); Após assinatura a Diretora deverá encaminhar o processo à Presidência DO CADASTRO PARA SOLICITAÇÃO DE COFFE BREAK Receber informações/dados sobre os cursos/treinamentos em pauta; Elaborar memorando (Anexo 8) para solicitar coffee break de acordo com dados recebidos; Formalizar processo de pagamento no sistema CPA de acordo com passos abaixo: a) Inserir memorando elaborado; b) Registrar dados em planilha de controle de processos s; c) Mover o processo para a fila da Diretora da EASTJAM assinar eletronicamente (token); d) Após assinatura a Diretora deverá encaminhar o processo à DVIL.

9 Página: 9 de ANEXOS Anexo 1 Lista de Presença dos participantes; Anexo 2 Ficha de Avaliação de Desempenho; Anexo 3 Ficha de Avaliação de Ação e Reação; Anexo 4 certificado do participante; Anexo 5 certificado do Instrutor; Anexo 6 Modelo memorando de solicitação de pagamento de instrutoria; Anexo 7 Planilha de controle de cursos/treinamentos; Anexo 8 Modelo de memorando solicitando coffee break; Anexo 9 Planilha de controle de processos s da Escola;

10 Página: 10 de 10 CONTROLE DAS REVISÕES Data da Revisão Nº da Revisão 02/12/ Emissão Inicial. Descrição