CONTRATO PARA ORGANIZAÇÃO DE COMPETIÇÃO DE ORIENTAÇÃO

Transcrição

1 FEDERAÇÃO PORTUGUESA DE ORIENTAÇÃO CONTRATO PARA ORGANIZAÇÃO DE COMPETIÇÃO DE ORIENTAÇÃO entre a Federação Portuguesa de Orientação, adiante designada por FPO, com o NIPC , com sede na Rua José Valentim Mangens, Lote 3 - R/C A Mafra; e os Clubes Organizadores de Eventos das Taça de Portugal de Orientação (Pedestre, e O-BTT) e dos Rankings Regionais das disciplinas Pedestre, O-BTT e Corridas de Aventura. Com os objectivos de: a) Promover a realização das Taça de Portugal - Época.../... Pedestre e de O-BTT e os Ranking Regional... Época.../... de Orientação Pedestre, de Orientação em BTT e de Corridas de Aventura, constituídas pelas diversas provas que integram o respectivo calendário, homologado e difundido pela FPO; b) Proporcionar a todos os praticantes de Orientação um elevado padrão de qualidade nas provas de nível internacional e nacional; c) Divulgar a Orientação a nível nacional, captando novos praticantes e novos meios de obtenção de recursos, nomeadamente através das Autarquias locais e patrocinadores; d) Garantir a eficaz utilização e rentabilização dos meios humanos, materiais e financeiros da FPO e dos Clubes, é de boa fé celebrado (pela atribuição do evento após a respectiva candidatura) o presente acordo, a vigorar a partir de 01 de Agosto de 2005, entre a FPO e o Clube respectivo, o qual se regerá pelas seguintes cláusulas: Capítulo I Disposições Gerais 1. Desde o momento de atribuição, pela FPO, de organização de um evento de Orientação o Clube e a FPO ficam obrigados ao integral cumprimento do presente contrato. 2. A FPO é proprietária de todos os direitos de organização, transmissão televisiva e publicidade referentes às provas integradas nos calendários das Taça de Portugal - Época.../... de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT. 3. Nas provas dos calendários das Taça de Portugal - Época.../... de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT será utilizado o sistema informático de controlo de provas SPORTident ; 4. A FPO nomeará, a pedido e sendo encargo do Clube, um técnico para acompanhar todas as operações relacionadas com a utilização do sistema informático de controlo de provas SPORTident, cedendo gratuitamente uma cópia dos programas necessários ao funcionamento do mesmo. 5. A FPO nomeará um Supervisor para a competição, o qual é o representante da FPO nas questões técnicas e na cerimónia de entrega de prémios e de encerramento, no caso de lhe ter sido delegada a representação. Não sendo o representante da FPO, deverá igualmente ser chamado para esta cerimónia, na qualidade de Supervisor da prova. 6. A FPO transfere para o Clube direitos parciais de sponsorship, nomeadamente o direito de contratar patrocinadores locais ou regionais. A FPO não aceita patrocinadores relacionados com bebidas alcoólicas fortes e/ou tabaco. Nas provas dos calendários das Taça de Portugal - Época.../... de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT os peitorais, a tarja Partida e a tarja Chegada são propriedade da FPO e não podem ser vendidas ou alugadas pelo Clube; 7. O Clube tem o direito de usar livremente o logotipo da FPO, em todo o material promocional, bem como noutras publicações, relacionadas com a prova; 8. O logotipo da FPO deverá ser impresso bem visível na documentação da prova (boletins, convites, "press releases", etc.).

2 9. O evento deverá ter as características de competição da Taça de Portugal ou de Ranking Regional consoante a atribuição que lhe foi atribuída pela FPO. A bandeira da FPO deverá ser hasteada na área de concentração e o Presidente da FPO, ou seu representante, deverá ser chamado para a entrega de prémios. 10. O acompanhamento, nos dias que antecedem a prova, deverá ser feito, preferencialmente, através dos diversos meios de comunicação existentes; 11. As questões práticas deverão ser decididas conjuntamente entre o Clube e o Supervisor ou/e através da Direcção da FPO. 12. A Direcção da FPO pode cancelar a prova se o Clube não cumprir as regras/normas, não seguir as indicações do Supervisor ou não cumprir as informações fornecidas aquando da candidatura; Capítulo II Responsabilidades do Clube 1. Organizar a prova que lhe foi atribuída, nas datas respectivas, de acordo com as regras/normas da FPO em vigor na época em questão. Qualquer alteração às regras/normas em vigor carece de prévia autorização da Direcção da FPO. 2. Coordenar a actividade com os proprietários, Juntas de Freguesia e associações de caçadores ou outras entidades cuja intervenção seja relevante para o normal decorrer da competição; 3. Coordenar e garantir alojamento, alimentação e transportes locais para os técnicos nomeados pela FPO; 4. Garantir a correcta utilização, pelos seus técnicos, dos equipamentos cedidos pela FPO, em especial no que ao equipamento SPORTident diz respeito; Os equipamentos são requisitados à FPO em conformidade com o modelo anexo (Anexo II) e o Clube será responsável por todos os danos causados nos mesmos e deles ressarcirá a FPO. 5. Elaborar e distribuir os diversos boletins informativos e toda a informação técnica, bem como a informação final a distribuir a todos os participantes. 6. Organizar tecnicamente a prova, nomeadamente no que concerne a inscrições, secretariado, traçado e marcação de percursos, apoio sanitário, partidas, chegadas, classificações, cerimónia de entrega de prémios e de encerramento, programa social - quando existente -, etc.; 7. Facultar ao Supervisor ou, na impossibilidade momentânea deste, à Direcção Técnica da FPO toda a informação e documentação com vista ao controlo de qualidade da prova; 8. Obter lembranças para todos os participantes e prémios para os melhores classificados em conformidade com o Caderno de Encargos que se anexa ao presente (Anexo I); 9. Elaborar a relação das entidades regionais e locais a convidar pela FPO, fornecendo com um mês de antecedência - a sua relação nominal, com os respectivos endereços; 10. Elaborar a relação dos seus colaboradores que necessitam de dispensa de trabalho, fornecendo-a à FPO com um mínimo de 2 meses de antecedência; 11. Apoiar a FPO quando esta pretenda promover actividades suas durante a competição, nomeadamente montagem de um "stand" de promoção, realizar uma conferência de imprensa ou reuniões, sendo estas actividades coordenadas com a devida antecedência; 12. Difundir as classificações finais a todos os clubes participantes. Capítulo III Responsabilidades da FPO 1. Coordenar e/ou supervisar a execução dos mapas; 2. Disponibilizar, se solicitado, um técnico para acompanhamento do sistema informático de controlo de provas SPORTident ; 3. Para os eventos dos calendários das Taça de Portugal - Época.../... de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT, enviar um conjunto de etiquetas contendo as moradas dos clubes e filiados individuais para que o clube organizador possa proceder à divulgação da prova; 4. Enviar ao clube organizador uma listagem com a relação dos atletas devidamente filiados na FPO; 5. Para os eventos dos calendários das Taça de Portugal - Época.../... de Orientação Pedestre e de Orientação em BTT, entregar aos organizadores os peitorais, uma tarja Partida, uma tarja Chegada e uma Bandeira da FPO, na semana anterior à prova. 6. Colaborar na concepção do boletim informativo; 7. Promover a divulgação da prova junto dos órgãos de comunicação social de âmbito nacional; 8. Enviar convites às entidades nacionais, quando tal se considere adequado;

3 9. Enviar convites às entidades regionais e locais, quando solicitados pelo organizador; 10. Colaborar na preparação da Cerimónia de Entrega de Prémios e de Encerramento; 11. Ceder, a título de empréstimo e contra requisição (Anexo II), os materiais disponíveis e/ou solicitados. Capítulo IV Gestão Financeira Secção I Receitas Constituem receitas do Clube nomeadamente as seguintes: a) Valor das inscrições na prova, depois de deduzido o valor do aluguer dos SI Cards e o valor do Seguro Desportivo (quando ao abrigo das apólices FPO) pago pelos atletas não renovados e não federados na data da prova, os quais serão reembolsados à FPO; b) Subsídios, donativos e outros apoios financeiros recebidos de Instituições públicas ou privadas; c) Apoios recebidos referentes a contratos de publicidade. Secção II Encargos 1. Constituem encargos financeiros a suportar pelo Clube, além dos inerentes à organização da prova, nomeadamente os seguintes: a) Despesas com produção de mapas, excepto as que constam do Programa de Apoio da FPO (homologação de mapas); b) Taxas devidas à IOF no caso de se tratar de evento internacional; c) Alimentação, alojamento, ajudas de custo e transportes do Supervisor Internacional no caso de se tratar de evento internacional; d) Alimentação, alojamento e transportes locais do Supervisor, durante as visitas de controlo prévio e no período da prova; e) Alimentação, alojamento, transportes e ajudas de custo do técnico da FPO que supervisiona o sistema SPORTident ; f) Despesas relativas ao controlo Anti-Doping, desde que a FPO o notifique dessa necessidade até três meses antes da competição. 2. Constituem encargos financeiros a suportar pela FPO, além dos inerentes à sua normal actividade de coordenação, os seguintes: a) Suportar os custos de homologação dos mapas; b) Despesas com deslocações (não locais) e apoio financeiro do Supervisor. Para agilizar procedimentos, o Clube pagará estas despesas e remeterá à FPO recibo desse valor para ser reembolsado. Capítulo V Cronograma das acções a desenvolver Em conformidade com o Caderno de Encargos da época respectiva e que constituirá o Anexo I ao presente protocolo. Capítulo VI Disposições Finais 1. Qualquer litígio emergente do presente acordo, que não seja possível solucionar pela via negocial, será decidido pelo Court of Arbitration for Sports, em Lausane - Suíça, cujo processo será previamente remetido à International Orienteering Federation - IOF; 2. O presente contrato produz efeitos a partir de 01 de Agosto de 2005 e substitui o modelo anterior (de 19 de Outubro de 2004), sendo o contrato válido até um mês após a realização do evento ou até que todas a cláusulas tenham sido cumpridas. Mafra, 30 de Abril de 2005 O Presidente Augusto da Silva de Almeida

4 ANEXO I (CADERNO DE ENCARGOS) AO CONTRATO PARA ORGANIZAÇÃO DE COMPETIÇÃO DE ORIENTAÇÃO Principais Encargos: Assunto Descrição Eventos Supervisor Internacional Supervisor Nacional Técnico Informático Nomeado pela IOF; Deve estar junto da organização pelo menos a partir do dia anterior ao início da prova. ( os encargos são responsabilidade do Clube). Nomeado pela FPO; Deve estar junto da organização pelo menos a partir do dia anterior ao início da prova. Deve realizar as visitas constantes do RACP (FPO apoia os encargos de transportes e apoio financeiro) (Clube suporta encargos de alojamento, alimentação e transportes locais) Caso seja necessário: nomeado pela FPO. (Clube suporta todos os encargos). CN s TP s (RR) 75% da verba atribuída pelo IDP p/ apoio Eventos internacionais Apoio Financeiro 25% da verba atribuída pelo IND p/ apoio Eventos internacionais Mapas Prémios do Clube Prémios da FPO Prémios Adicionais Verbas da FPO (a decidir época a época) às melhores organizações Mapas: A cargo dos Clubes. Quando se trate de mapas novos os Clubes enviam 30 exemplares para a FPO e um ficheiro OCAD dos mesmos. A FPO apoia os custos de homologação dos mapas novos destinados aos eventos internacionais, de Primeira Categoria e de Categoria Nacional. Medalhas para os 3 (três) primeiros classificados individuais de cada escalão/categoria e os 5 (cinco) primeiros de D/H21E ou seniores. Troféus para os 3 (três) clubes melhor classificados. Troféu para vencedor de cada escalão aberto. e : de acordo com o estabelecido p/ estas competições. Medalhas para os 3 (três) primeiros classificados individuais de cada escalão/categoria; Troféu para vencedor de cada escalão aberto. Troféu para o clube vencedor Nos escalões/categorias dos Campeonatos O Clube organizador está obrigado a atribuir um prémio adicional (condigno e especial) aos vencedores dos escalões D/H21E e Juniores Masc A/Fem. CN s TP s TP Pedestre TP-BTT, Regionais CN s

5 Lembranças Equipamentos INTERNET LOGÍSTICA SEGUROS INFORMAÇÃO Para todos os participantes. A FPO cede, a título de aluguer e contra requisição do Clube, os equipamentos Sport Ident em conformidade com as solicitações dos Clubes organizadores de eventos. Taxa de 100 euros por dia. os danos causados nos equipamentos são ressarcidos à FPO. Site específico bilingue (português e inglês). Boletim de divulgação a 1 ano, a 6 meses e a 60 a 45 dias do evento. Divulgar partidas, resultados (com parciais) e informações técnicas (agrupamento de escalões, distâncias e declives) online. Informação online (apoio FPO se necessário): Boletim de divulgação a 6 meses e a 60 a 45 dias do evento. Divulgar partidas, informações técnicas e resultados (com parciais). Informação online (apoio FPO se necessário): Boletim de divulgação a 6 meses e a 60 a 45 dias do evento. Divulgar partidas, informações técnicas e resultados. Garantir: - adequada área para estacionamento de viaturas; - local coberto para a cerimónia de entrega de prémios; - balneários; - espaço para pernoita em solo duro (em boa quantidade); - espaço de Orientação infantil; - ambulância, gelo e equipa de primeiros socorros; - requisitar Polícia/GNR (adequados ao evento e eventual transposição de vias rodoviárias) - área de lavagem de bicicletas (p/ O-BTT) Garantir: - adequada área para estacionamento de viaturas; - área de lavagem de bicicletas (p/ O-BTT) - local coberto para a cerimónia de entrega de prémios; - balneários; - espaço para pernoita em solo duro; - ambulância e gelo; - requisitar polícia/gnr (adequados ao evento e eventual transposição de vias rodoviárias) Pagar à FPO, por cada atleta não federado ou sendo federado não ter a licença renovada, 1,25 Euro por dia de prova. Enviar à FPO, no último dia do evento, a relação de atletas não federados e não renovados no último dia do evento ( fax/mail) Divulgar nos locais de concentração/secretariado: o mapa (caso não seja novo), lista de partidas, resultados (globais) e informações técnicas. Divulgar toda a informação de última hora de forma eficaz e profusa (garantindo que chega a todos). Disponibilizar espaço para divulgação do ranking da Taça de Portugal CN s, CN s, TP Pedestre TP BTT

6 SINALIZAÇÃO ESPAÇO P/ REUNIÕES ACÇÕES POSTERIORES Sinalizar devidamente: as vias rodoviárias para acesso à área, os acessos à concentração e secretariado, às partidas e chegadas, aos banhos e outras áreas de interesse logístico Garantir espaço para reuniões informais de clubes, de praticantes ou Assembleias Gerais (capacidade de 80/100 pessoas) Limpeza de todas as áreas de acção da prova num prazo NUNCA superior a 7 dias. Envio à FPO dos Resultados e Organograma da Organização no dia imediato ao termo do evento Envio à FPO dos Relatório da Prova e Percursos num prazo nunca superior a 10 dias úteis. Principais referências temporais: Data prevista Tarefa Evento Divulgar o Boletim 1 1 ano antes Divulgar o Boletim 2 A 6 meses Mapas novos: Draft disponível para homologação FPO Primeira visita do Supervisor (excepto Divulgar o Boletim 3 Entre 60 e 45 dias Traçados de percursos provisórios concluídos Divulgação das informações técnicas A mais de 30 dias Segunda visita do Supervisor (excepto A 13 dias Encerramento das inscrições com bonificação (excepto A 7 dias Encerramento das inscrições para os escalões/categorias de competição (encerram às 12h do sábado anterior) (excepto A 5 dias Envio à FPO da relação de inscritos para os escalões/categorias de competição (até às 09h da 2ª feira anterior) (excepto Dia anterior Supervisor junto da organização. Conferência de todos os mapas e percursos. (excepto Verificações gerais Data de realização da prova D Envio para a FPO da relação de não federados e federados não renovados para efeitos de seguro desportivo. D+1 Envio de Resultados e Organograma da organização para a FPO D + 10 Data limite para envio de Relatório e Percursos

7 ANEXO II (REQUISIÇÃO) AO CONTRATO PARA ORGANIZAÇÃO DE COMPETIÇÃO DE ORIENTAÇÃO Artigos Quantidade Observações (deficiências, danos, etc) LEVANTAMENTO Em / / DEVOLUÇÃO Em / / FPO (Entreguei) (Recebi) FPO (Recebi) (Entreguei)