Guia de utilização. Plataforma vortalgov. Outubro 2008

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1 Guia de utilização Outubro 2008

2 Guia Utilização Índice Preâmbulo... 3 Acesso... 4 Área de Trabalho... 5 Gerir Centros de Custo Criação de Procedimentos Públicos de Aquisição º PASSO REGISTAR E CARACTERIZAR PROCEDIMENTO Dados Gerais Avaliação e Divulgação Categorização e Grupos de Utilizadores Peças do Procedimento Formulário de Resposta Selecção de Concorrentes Formalizar PROCEDIMENTO º PASSO APROVAR O PROCEDIMENTO º PASSO COLOCAR O PROCEDIMENTO NO MERCADO...43 Solicitação e Prestação de Esclarecimentos/Comunicações Criação de aditamentos Registo de Propostas Externas Abertura do Procedimento ) ABRIR PROCEDIMENTO POR UM ÚNICO ELEMENTO DO JÚRI ) ABRIR PROCEDIMENTO COM TRÊS ELEMENTOS DE JÚRI ) QUALIFICAÇÃO DAS PROPOSTAS ) CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ASSOCIADOS ÀS PROPOSTAS...80 A) CONCLUSÃO DO REGISTO DE PROPOSTAS EXTERNAS...82 Comparar, Analisar e Adjudicar Propostas º PASSO ELABORAR AS ANÁLISES COMPARATIVAS DAS PROPOSTAS Análise de Preços/Financeira Análise de Critérios/Técnica º PASSO APROVAR AS ANÁLISES º PASSO ADJUDICAR...96 Terminar procedimento Fluxo do Procedimento II - Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 2 de 100

3 Preâmbulo Este Guia de Utilização pretende ser uma ferramenta útil, de consulta simples, onde seja possível esclarecer as diversas fases da criação de um Procedimento Público de Aquisição (PROCEDIMENTO) até à adjudicação, quer na Plataforma Electrónica de Contratação vortalgov, quer a nível de processo. A Plataforma de contratação pública vortalgov é dirigida a todas as entidades que, de acordo com o DL n.º 18/2008, estejam obrigadas a respeitar as normas da contratação pública. Esta plataforma suporta todos os procedimentos e requisitos legais previstos no DL n.º 18/2008, de uma forma centralizada e optimizada. A inclui, ainda, um sistema de gestão de informação que permite acompanhar a evolução de todos os procedimentos, dar a conhecer o estado de cada um, os intervenientes, os aprovadores, as avaliações efectuadas e a decisão final, entre outras informações. Desta forma, vai agilizar o processo de consulta ao mercado, aproximando e tornando mais cómoda a comunicação entre as Entidades Públicas e as Empresas que pretendem ser seus proponentes na supressão dos mais variados campos de necessidade. A plataforma pretende seguir o fluxo total de um Procedimento, na sua interacção com o mercado, cobrindo as necessidades das seguintes fases: Requisição Interna e workflow de aprovação Preparação e Publicação do Concurso Consulta e obtenção das peças do procedimento pelo concorrente interessado Pedido de esclarecimento Esclarecimento e rectificação das peças do procedimento Interface Apresentação de propostas / candidaturas Portal de Contratos Públicos DR Electrónico Sistema de Informação da Entidade Interface Publicação de contrato (todos os tipos de procedimentos) Envio de comunicações e notificações (audiência prévia, etc) Abertura e análise de propostas / candidaturas Workflow de aprovação de análises Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 3 de 100

4 Acesso 1º Passo Entrar na Entrar em e clicar em. Figura 1 Mercado vortalgov. Será chamada a página 2º Passo Inserir nome de utilizador e palavra-chave Insira o seu nome de Utilizador (username) e a respectiva Palavra-chave (password) e prima. A sua área de trabalho será apresentada e poderá identificar o seu nome no cabeçalho da página. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 4 de 100

5 Área de Trabalho Após a introdução do nome de utilizador e da respectiva palavra-chave, o login no sistema direcciona-o(a) para a Área de Trabalho, onde poderá visualizar os Procedimentos que tem disponíveis para si, de acordo com o estado em que estão. Estes estão distribuídos pelas pastas que se podem observar na imagem, na coluna do lado esquerdo. Figura 2 Área de Trabalho. O ambiente de trabalho está dividido em quatro áreas: 1. Área de Identificação da Entidade; 2. Área de serviços; 3. Área de pesquisa; 4. Área de Listagens de Procedimentos e visualização de Pastas Resumo de Processos. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 5 de 100

6 Identificação do cliente Área de pesquisa Área de Serviços Listagem de Procedimentos + Pastas Resumo de Processo Informação Institucional Figura 3 Separação do ecrã por zonas de trabalho. Na área de identificação para além do nome do utilizador e identificação da entidade é apresentada a data e hora em tempo real (sincronizado com a Hora Legal), e estão disponíveis as acções para editar perfil e sair da plataforma. Na edição do perfil, o utilizador poderá alterar os seus dados pessoais e a sua palavra-chave. Figura 4 Detalhe da Área de Trabalho. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 6 de 100

7 Na área dos serviços, na coluna da esquerda, são apresentados os principais grupos de informação: Gestão de Procedimentos onde estão disponíveis todos os procedimentos enviados. Directório de Empresas onde são apresentadas todas as entidades registadas nas plataformas Vortal. Grupo de Informação Gestão de Procedimentos No grupo de informação Gestão de Procedimentos estão disponíveis todos os procedimentos de âmbito público bem como a respectiva evolução, ou seja, possibilidade de consulta dos diversos procedimentos desde o momento de criação até à sua conclusão. Esta informação está organizada em pastas, segundo o estado de evolução dos procedimentos, descrito no quadro seguinte: Grupo de Informação Em Elaboração Para aprovação Activos Em análise Adjudicados Encerrados Descrição São apresentados todos os procedimento em elaboração, até serem disponibilizados no mercado. São apresentados todas os procedimentos elaborados que aguardam aprovação para a sua disponibilização no mercado. São apresentadas todos os procedimentos disponibilizados no mercado. São apresentados todos os procedimentos que foram abertos e estão em período de análise. São apresentados todos os concursos adjudicados São apresentadas todos os procedimentos Encerrados. Chamando cada grupo de informação é apresentado a listagem respectiva com a seguinte informação (Exemplo Procedimentos Para aprovação ): Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 7 de 100

8 Cada linha corresponde a um procedimento e para cada procedimento é identificado a sua referência, descrição, o centro de custo associado, a data de criação e a respectiva data limite para apresentação de proposta e o estado do procedimento. As listagens apresentadas permitem as seguintes funcionalidades: 1. Ordenação; 2. Aplicação de filtros; 3. Criar agrupamentos, arrastando a coluna para a área azul (como exemplificado nas figuras seguintes); Figura 5 Aplicação de filtros. Para visualizar o detalhe dos Procedimentos deve seleccionar o procedimento na listagem e fazer duplo-clique na linha, como é visível na figura seguinte. Esta operação serve para qualquer tipo de estado de procedimentos. Figura 6 Selecção de Procedimento. Após fazer duplo-clique é apresentado uma página resumo do procedimento, tal como apresentado na figura seguinte. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 8 de 100

9 Figura 7 Ecrã resumo de um Procedimento (Após fazer duplo clique). No detalhe resumo pode ser visualizada diversa informação de acordo com o procedimento seleccionado. Convêm referir que é também no detalhe resumo que se encontram disponíveis as acções sobre o procedimento em causa (barra azul escura) e o acesso a mais informações de detalhe sobre o procedimento (barra azul clara). Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 9 de 100

10 Gerir Centros de Custo Todos os procedimentos criados na plataforma deverão estar a associados a centros de custo. O centro de custo é uma unidade de informação que permitirá organizar todos os procedimentos e servir como elemento para dados estatísticos. Um centro de custo poderá representar uma Direcção, um Departamento, uma Unidade Organizacional, uma conta de centro de custo financeira, uma obra, etc. Antes de criar um procedimento é necessário que o respectivo centro de custo ao qual estará associado esteja criado. Para criar um centro de custo o utilizador deverá carregar em Configurar Centro de Custo. De acordo com a seguinte figura, aqui estão disponíveis todos os centros de custo existentes na entidade, e poderá criar novos, editar ou apagar. Antes de criar o primeiro Procedimento, o respectivo centro de custo tem de ser criado. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 10 de 100

11 Os campos obrigatórios estão assinalados a Bold. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 11 de 100

12 Após o preenchimento de todos os campos obrigatório, prima gravar. Se toda a informação estiver correctamente inserida, irá surgir uma nova janela com uma mensagem de confirmação. A qualquer momento é possível alterar a informação constante no centro de custo criado, nomeadamente para actualização de dados. Apenas podem ser apagados os centros de custo que já não tenham qualquer PROCEDIMENTO activo. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 12 de 100

13 Criação de Procedimentos Públicos de Aquisição 1º Passo Registar e Caracterizar PROCEDIMENTO Clique em Criar Procedimento. A criação de um procedimento deve obedecer aos seguintes passos: 1.1. Dados Gerais Neste passo, de acordo com o tipo de procedimento a seleccionar, irão surgir os campos específicos e de preenchimento obrigatório, de acordo com a legislação vigente. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 13 de 100

14 De forma a demonstrar todos os campos de inserção existentes no sistema para a criação de um procedimento público de aquisição, utilizaremos o procedimento com maior complexidade, o Concurso Público. Preencha os campos em branco (os campos de cor laranja e a cinzento são de preenchimento obrigatório): Ref. do Procedimento (Referência que identificará o procedimento) Descrição do Procedimento (Descrição Sumária do âmbito do Procedimento) Enquadramento legal aplicável (regido pelo DL 18/2008 ou pelo Direito Privado) Tipo de procedimento (Consoante o procedimento, escolher em que modelo legal se enquadra) Moeda (qual a moeda a utilizar quando o utilizador coloca o preço do procedimento) Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 14 de 100

15 Fase (Somente nos procedimentos por negociação, nos concursos limitados por prévia qualificação e no diálogo concorrencial está disponível esta identificação. Servirá para o utilizador colocar se encontra-se na fase de recepção de candidaturas, soluções ou propostas, consoante o tipo de procedimento escolhido) Instrumentos Procedimentais Especiais (De acordo com o que se encontra estipulado no Título IV,V e VI do DL 18/2008 o utilizador o procedimento poderá ser ao abrigo dos instrumentos procedimentais especiais) Objecto (Se se trata de um procedimento de fornecimentos, obras ou serviços) Tipo de Objecto (Consoante o objecto, escolher o tipo de objecto) Obras Fornecimentos Serviços Execução Concepção e execução Realização, por qualquer meio, de uma obra que responda às necessidades especificadas pela entidade adjudicante (Não aplicável) Compra Locação financeira Aluguer Locação - venda Combinação das anteriores (Não aplicável) 1 Serviços de manutenção e de reparação Serviços de transporte terrestre, incluindo os serviços de 2 veículos blindados e os serviços de mensagens, com excepção do transporte do correio Serviços de transporte aéreo: transporte de passageiros e de 3 mercadorias, com excepção do transporte de correio 4 Transporte terrestre e aéreo de correio 5 Serviços de telecomunicações 6 a) Serviços financeiros : serviços de seguros 6 b) Serviços financeiros : serviços bancários e de investimento 7 Serviços informáticos e afins 8 Serviços de investigação e desenvolvimento 9 Serviços de contabilidade, auditoria e de escrituração 10 Serviços de estudos de mercado e de sondagens 11 Serviços de consultoria em gestão e afins Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 15 de 100

16 Serviços de arquitectura, serviços de engenharia e serviços 12 de engenharia integrados; serviços de planeamento urbano e de arquitectura paisagística; serviços afins de consultoria científica e técnica; serviços técnicos de ensaio e análise 13 Serviços publicitários 14 Serviços de limpeza de edifícios e serviços de gestão de propriedades 15 Serviços de edição e de impressão à obra ou de forma continuada 16 Serviços de arruamentos e de recolha de lixo: serviços de saneamento e afins 17 Serviços de hotelaria e restauração 18 Serviços de transporte ferroviário 19 Serviços de transporte marítimo e fluvial 20 Serviços aos transportes de apoio e auxiliares 21 Serviços jurídicos 22 Serviços de colocação e de fornecimento de pessoal 23 Serviços de investigação e de segurança, com excepção dos serviços de veículos blindados 24 Serviços de educação e formação profissional 25 Serviços de saúde e de carácter social 26 Serviços de carácter recreativo, cultural e desportivo 27 Outros serviços (Não aplicável) Direcção / Centro de custo (Departamento ao qual se vai indexar o procedimento a efectuar); Preço Base do Procedimento (Qual o valor do procedimento); Informação Interna (Caso o preço base do procedimento seja visível aos fornecedores deverão seleccionar não); Observações ao Procedimento (Todas as observações que sejam pertinentes relevar); Data Limite de recepção de Propostas (Data e hora até às quais serão aceites propostas para este procedimento); Data de Abertura de Propostas/Soluções/Candidaturas (Deverá ser inserida a data e hora de realização da abertura do procedimento); Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 16 de 100

17 Anúncio DR n.º (Caso o procedimento seja anunciado em DR deverá ser inserida o n.º do anúncio onde foi publicado em DR); Data de publicação em DR (Caso o procedimento seja anunciado em DR deverá ser inserida a data onde foi publicado); Edição DR (Caso o procedimento seja anunciado em DR deverá ser inserida a edição onde foi publicado); Data de publicação no JOUE (Caso o procedimento seja anunciado no JOUE deverá ser inserida a data onde foi publicado); Edição JOUE (Caso o procedimento seja anunciado no JOUE deverá ser inserida a edição onde foi publicado); Prazo de Manutenção das propostas (Prazo pelo qual é requisitado que os fornecedores mantenham os preços indicados na proposta que realizam). Nota: Se não existir centro de custo na listagem apresentada, terá que criar um novo Centro de Custo (Ver capítulo sobre criação de Centro de custo). Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 17 de 100

18 1.2. Avaliação e Divulgação Manual de Utilizador Critérios de avaliação: Terá de ser definido o critério ou critérios de avaliação de forma a serem inseridas no mapa comparativo as ponderações relativas a cada critério. Terá duas opções de escolha: Preço mais baixo (Quando apenas o valor é relevante). Proposta economicamente mais vantajosa, tendo em conta os critérios a seguir indicados (Deverão ser definidos os critérios e respectivas ponderações totalizando obrigatoriamente o valor de 100%, isto deverá ser feito optando por uma das hipóteses presentes na caixa, ou adicionando um critério e sua denominação) Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 18 de 100

19 Divulgação: Questões colocadas: 1.ª Pergunta: É impossibilitada à Entidade Concorrente a apresentação de propostas parciais, em relação à totalidade dos artigos requisitados? Defina se o Fornecedor terá de apresentar proposta para a totalidade dos artigos ou se poderá apresentar proposta somente para alguns artigos. 2.ª Pergunta: É admissível o acrescento de observações ao descritivo de artigos/linhas do procedimento? Defina se o Fornecedor pode acrescentar observações ao descritivo de artigos/linhas do pedido. 3.ª Pergunta: A Entidade Fornecedora pode apresentar propostas alternativas ao pedido? Defina se o Fornecedor pode apresentar propostas alternativas ao procedimento. 4.ª Pergunta: Pretende disponibilizar o Procedimento na Plataforma Electrónica a mais entidades para além das directamente convidadas? Indique se pretende divulgar o PROCEDIMENTO a outras entidades com a mesma categoria, para além das directamente convidadas. NOTA: No Concurso Público, no Concurso Limitado por prévia qualificação e Procedimento por Negociação, não existe a possibilidade de o utilizador seleccionar não, uma vez que a opção de divulgação a todos é obrigatória. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 19 de 100

20 1.3. Categorização e Grupos de Utilizadores Para a inserção da categoria necessária à resposta a um PROCEDIMENTO devem ser preenchidos os seguintes campos: Categoria: Para a criação de um PROCEDIMENTO, é necessário seleccionar uma categoria identificativa do âmbito do procedimento. Para tal, clique em C ategoria Selecção de Categorias., originando a abertura de uma nova janela onde se procederá à Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 20 de 100

21 Esta selecção poderá ser feita através da escolha de uma 1ª categoria principal e posteriormente escrevendo uma palavra para pesquisa e clicando de seguida em Pesquisar. A outra forma é carregar em CATEC e ir expandindo os diversos níveis de categorias até encontrar a pretendida. Habilitações dos Alvarás (INCI) Poderá identificar para cada procedimento, se necessário, as habilitações dos alvarás (INCI) necessárias para responder. Este parâmetro não é limitativo de resposta por parte dos operadores económicos. Para tal, deverá seleccionar as habilitações premindo no de alvarás até encontrar o pretendido. e ir expandindo os diversos níveis Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 21 de 100

22 Grupos de Utilizadores Neste campo podemos identificar os utilizadores da entidade pública que serão responsáveis do procedimento, ou seja, terão permissões na Gestão do Procedimento e como Júri do Procedimento. Primeiro, seleccionamos o Grupo de Utilizadores que pretendemos, carregando na caixa de selecção respectiva. Posteriormente identificamos o/os Membro/os Utilizador/es da Plataforma registados pela entidade pública, seleccionando na lista de utilizadores registados, o utilizador escolhido e carregando no Adicionar Utilizador. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 22 de 100

23 NOTA: Segundo a regulamentação, o número de júris necessários é diferente consoante o tipo de procedimento. Tipo de Procedimento N.º de júris necessários Ajuste Directo com 1 proposta 1 Ajuste Directo com mais de 1 proposta 3 Ajuste Directo regime simplificado 1 Concurso Público Urgente 1 Concurso Público 3 Concurso Limitado por Prévia Qualificação ( todas as fases ) 3 Procedimento por Negociação ( todas as fases ) 3 Diálogo Concorrencial ( todas as fases ) 3 Existe também a possibilidade da adição dos Membro/os Não Utilizador/es da Plataforma Electrónica vortalgov, clicando em Adicionar Não Utilizador e procedendo ao preenchimento do Nome e Peças do Procedimento Preencha os campos: Modo de apresentação da proposta/solução/candidatura: (no caso de selecção Papel, a plataforma não aceitará submissão de forma electrónica): O utilizador deve seleccionar se as propostas serão entregues em suporte papel ou pela plataforma. Formatos disponíveis (Preencher com o valor a pagar pelas peças do procedimento) Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 23 de 100

24 Associar Ficheiros: Elementos Documentais Carregar em Associar para inserir novos ficheiros, cada documento dos Elementos documentais deverá ser catalogado junto da respectiva denominação, sejam estes Anúncios/Ofícios, Documentos Internos, Esclarecimentos/Comunicações, Outros Documentos ou Programa de Concurso e Caderno de Encargos. No processo de anexação de ficheiros, tal como nas consultas, as entidades com serviço Gestão de Assinaturas terão que assinar todos os documentos que forem anexados, independentemente do tipo de documento. Na janela de upload dos ficheiros haverá uma função que assinará individualmente todos os ficheiros. Ao carregar em Associar, irá então surgir uma janela onde terá de indicar os ficheiros que pretende anexar (pode indicar de uma só vez todos os ficheiros que pretende associar, dentro do tipo de elemento documental a anexar) e proceder à respectiva assinatura dos mesmos. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 24 de 100

25 Clique em Procurar (Browse) e seleccione o ficheiro que pretende anexar. Seleccione o ficheiro a anexar e clique em Abrir (Open) Poderá anexar de uma só vez quantos ficheiros pretender, clicando em aqui ou no ícone, consoante o objectivo seja um PROCEDIMENTO ou um artigo, e repetindo o processo procurar adicionar, seguido da assinatura de cada documento. Após indicar todos os ficheiros a anexar, carregue em Enviar ficheiros. Enquanto os seus ficheiros são anexados o computador fica disponível para poder continuar a trabalhar na, surgindo no final um alerta de que a transferência foi concluída. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 25 de 100

26 Ver Ficheiros Associados: Clicar em Ver para verificar os ficheiros já associados. Para abrir um ficheiro, carregue em cima do ícone Lista de Quantidades: Criação do Mapa de quantidades (articulado) na Plataforma Electrónica de Contratação vortalgov (Inserir lista de quantidades no formato standard da, usando os botões Adicionar capítulo, no caso de se pretender inserir um novo capítulo na lista, ou Adicionar artigo, para inserir novo artigo à lista. Clique em Adicionar Artigo. Preencha os campos: Código do Artigo; Designação; Quantidade; Unidade de Medida; Local de Entrega; Observações; Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 26 de 100

27 Ou Importar artigos a partir dum ficheiro MS Excel / Open Office A tem disponível uma ferramenta que permite importar mapas de quantidades, observações, etc. em Excel / Open Office, directamente para o sistema, evitando que tenha que digitar as linhas do PROCEDIMENTO manualmente. Mesmo que não tenha o Caderno de Encargos da Entidade Pública em formato electrónico, deve considerar esta opção no momento de criação de procedimentos extensos. É a forma mais rápida de criar procedimentos públicos de aquisição na Plataforma Electrónica de Contratação vortalgov. Criação do Mapa de quantidades (articulado) a partir do MS Excel / Open Office Como converter ficheiros MS Excel / Open Office no formato da Plataforma vortalgov? A importação de informação para a é feita com recurso a ficheiros de Excel / Open Office com um formato especial:.xml (extensive meta-language). A conversão de ficheiros comuns de Excel / Open Office, no formato de importação na, é feita com recurso ao ficheiro de conversão. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 27 de 100

28 A preparação do ficheiro para importação na deve ser feita antes de iniciar a sua sessão na Plataforma. Assim, poupa tempo na sua ligação à Internet e evita eventuais quebras na ligação por exceder o tempo de ligação sem interagir com o sistema. O procedimento para transformar o seu mapa de quantidades num ficheiro reconhecível pela Plataforma Electrónica de Contratação vortalgov é o seguinte: 1 - O ficheiro de conversão tem que estar gravado no PC do utilizador. Os documentos convertidos e aptos a ser importados para a, são gravados na mesma directoria onde está gravado o ficheiro de conversão. 2 - Abrir o ficheiro de conversão template_artigos.xls. Quando abre este documento é necessário activar a macro nele contida. É esta macro que efectua a conversão do documento. Para activar a macro deve carregar em "activar macros / enable macros" na janela de alerta caso o ficheiro contenha macros que possam conter vírus. O ficheiro de conversão para o formato da Plataforma Electrónica não contém nenhum vírus e a activação da macro não tem qualquer repercussão no seu PC nem na segurança da sua informação. 3 - Abrir o ficheiro Excel / Open Office que contém o mapa de quantidades, ou parte, que pretende importar. 4 - Com os dois ficheiros abertos em simultâneo, deve copiar cada coluna do seu ficheiro de quantidades para a respectiva coluna no ficheiro de conversão Plataforma Electrónica. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 28 de 100

29 5 - Após ter copiado toda a informação que pretende importar, pode acrescentar informação manualmente (ex. observações, data de entrega, local de entrega, etc.), ou alterar dados (ex. alterar quantidades, designação do material ou sub-empreitada, etc.) e premir o botão de "converter para Vortal (Plataforma Electrónica)". Nota: Para considerar que uma linha deverá ser um capítulo no mapa de quantidades, nesta linha não deverá ser preenchido o campo unidade nem quantidade e deverá ser marcado com um x o campo capítulo. Atenção: Não é possível fazer a importação de células onde esteja inserida informação com as seguintes tipologias: - Caracter ( ) colocado em qualquer localização na folha de Excel / Open Office; - Colunas numéricas com mais de 6 casas decimais; 6 - Confirmar a conversão na janela com a interrogação "Deseja converter para Vortal/econstroi?". 7 - Surge uma janela a informar sobre o resultado da conversão para o formato pretendido com a mensagem de que "o ficheiro foi criado com sucesso" Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 29 de 100

30 8 - Verificar que foi criado um ficheiro (com a extensão.xml) convertido para o formato standard da, com o mesmo nome do ficheiro de conversão. Este documento pode ser identificado pelo seguinte ícone. Ícone do formato XML: Importar artigos a partir dum ficheiro MS Excel / Open Office A tem disponível uma ferramenta que permite importar mapas de quantidades, observações, etc. em Excel/Open Office, directamente para o sistema, evitando que tenha que digitar as linhas do PROCEDIMENTO manualmente. Mesmo que não tenha o Caderno de Encargos da Entidade Pública em formato electrónico, deve considerar esta opção quando a criação de procedimentos extensos. É a forma mais rápida de criar procedimentos públicos de aquisição na Plataforma Electrónica de Contratação vortalgov. Como importar um ficheiro MS Excel/Open Office para a? Para efectuar a importação de um ficheiro Excel / Open Office para a Serviço Gerir Procedimentos deve seguir os seguintes passos: 1 - Seleccionar a opção "Importar artigos". 2 - Procurar o ficheiro no formato standard da (extensão. xml) convertido com recurso ao ficheiro de conversão, clicando no botão "Procurar / Browse" em frente ao campo "Importar ficheiro". Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 30 de 100

31 3 - Seleccionar o ficheiro template_artigos.xml a importar e carregar "Abrir / Open" 4 - Clicar em "importar" na barra de funções (topo esquerdo da janela) Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 31 de 100

32 5 - Confirmar a importação da informação para o sistema na janela "O seu ficheiro com as linhas a introduzir neste Procedimento vai ser processado. Continuar?" 6 - Verificar a janela de "Resultado da importação de artigos". Todas as linhas que não foram importadas são indicadas nesta janela. O facto de existirem erros na importação de algumas linhas significa que o Procedimento pode estar incoerente devido à falta de informação - as linhas que não deram erro são importadas para o procedimento. Nestes casos, recomendamos que clique em "Continuar" e elimine as linhas importadas através da função "Limpar Procedimento". Deverá então corrigir o ficheiro de importação (nas linhas que não foram importadas) e voltar a efectuar o procedimento de importação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 32 de 100

33 1.5. Formulário de Resposta Manual de Utilizador Esta secção apresenta as questões que a Entidade adjudicante pretende ver respondidas pelos operadores económicos que pretendam apresentar proposta a este procedimento. Consoante o tipo de procedimento, existem questões de resposta obrigatória, como pode verificar na seguinte tabela: Fase 1 Candidaturas Fase 2 Soluções Fase 3 Propostas Identificação de cada candidato ou de cada membro do agrupamento concorrente (colocar o NIF e separar cada inserção por ";") Identificação de cada candidato qualificado ou de cada membro do agrupamento candidato qualificado (colocar o NIF e separar cada inserção por ";") Identificação de cada membro do agrupamento concorrente (colocar o NIF e separar cada inserção por ";") Código da proposta (colocar todos os códigos a que esta proposta corresponde e separar cada inserção por ";". Esta inserção deverá estar de acordo com o Anexo I da Portaria n.º 701-G/2008) Prazo de execução do contrato / da obra (colocar a data referente, no formato dd-mm-aaaa) Valor da proposta (colocar o valor da proposta) Discriminação do valor da proposta por cada um dos membros do agrupamento concorrente (colocar o valor da proposta discriminado por cada um dos membros do agrupamento concorrente) Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 33 de 100

34 Caso esteja a realizar um ajuste directo, as questões que vão surgir no seu ecrã são as seguintes: No entanto, para além das questões obrigatórias a Entidade Adjudicante pode colocar outras questões aos candidatos. Para isso tem que decidir qual o tipo de questões que pretende apresentar aos candidatos: Secção; Resposta Livre; Escolha Simples; Escolha Múltipla. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 34 de 100

35 1.6. Selecção de Concorrentes Este novo Decreto Lei n.º 18/2008 contempla os seguintes procedimentos no que diz respeito à selecção de concorrentes: Selecção de concorrentes para concursos com divulgação obrigatória (Divulgação não restringida) o Concurso Público; o Concurso limitado por prévia qualificação (Candidaturas); o Negociação (Candidaturas); o Diálogo concorrencial (Candidaturas); Selecção de concorrentes para concursos sem divulgação obrigatória (Divulgação restringida) o Concurso limitado por prévia qualificação (Propostas); o Negociação (Propostas) o Diálogo concorrencial (Soluções); o Diálogo concorrencial (Propostas) Selecção de concorrentes para concursos sem divulgação de obrigatoriedade (Opcional) o Ajuste directo (Propostas); o Direito Privado - Ajuste directo (Propostas). Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 35 de 100

36 1.6.1 Selecção de concorrentes para concursos com divulgação obrigatória Mensagem apresentada: Selecção de concorrentes para concursos sem divulgação obrigatória Mensagem apresentada: Nestes casos, a selecção de fornecedores pode ser efectuada manualmente, existindo para isso a opção Seleccionar Mais Entidades, a qual permite acrescentar manualmente mais entidades ao procedimento. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 36 de 100

37 Se escolher a opção de Seleccionar Mais Entidades, surge-lhe imediatamente a lista de todas as entidades que estão categorizadas com a categoria do procedimento. Junto de cada entidade, existe uma check-box pretende adicionar à lista., para seleccionar as entidades que Depois de todas as entidades seleccionadas em cada página (aparecem apenas 25 entidades por página), clique em aceitar na janela acrescentar entidades. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 37 de 100

38 Existe igualmente uma função de pesquisa, para procurar uma entidade em particular, novamente seguindo o critério: Nome de Empresa/Profissional ou NIF. Se optar por efectuar essa pesquisa livre, deverá carregar no botão pesquisar categorias. Sem texto para pesquisa, o sistema devolve-lhe todas as entidades do Directório que correspondem ao critério de pesquisa utilizado. Nota: Caso a pesquisa das entidades na categoria seleccionada não devolva nenhuma correspondência ao nome pretendido, o sistema permite-lhe pesquisar no resto do Directório Selecção de concorrentes para concursos sem divulgação de obrigatoriedade (Opcional) Neste tipo de procedimento (ajuste directo) a Entidade adjudicante decide se vai ou não dar conhecimento da proposta ao mercado, é opcional. Caso pretenda seleccionar mais concorrentes, o procedimento a realizar é igual ao ponto anterior onde está referido Seleccionar mais Entidades. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 38 de 100

39 1.7. Formalizar PROCEDIMENTO Clique em Formalizar Seleccione a/as pessoas que terão permissão para aprovar o PROCEDIMENTO e clique em Finalizar. Nota: Se for o próprio a aprovar o PROCEDIMENTO seleccione-se a si mesmo. Surgirá a confirmação que o Procedimento foi formalizado com sucesso. Clique em Sair para voltar ao menu inicial. Caso pretenda criar um novo Procedimento, clique em Criar Novo Procedimento Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 39 de 100

40 2º Passo Aprovar o PROCEDIMENTO No menu inicial, Gestão de Procedimentos, deverá carregar na pasta em Para aprovação e posteriormente seleccionar a consulta/concurso em causa. Após a abertura do detalhe do procedimento e respectiva análise, deverá carregar no botão Aprovar para aprovar o PROCEDIMENTO. Caso a entidade ou organismo público disponha do Serviço de Assinatura Digital, e pretenda utilizá-lo, deverá validar e assinar todos os dados específicos e obrigatórios introduzidos respectivamente a cada tipo de procedimento público de aquisição. A assinatura dos procedimentos públicos de aquisição é efectuada durante a fase de aprovação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 40 de 100

41 É identificada a informação referente ao procedimento público de aquisição e disponibilizado o acesso ao detalhe e a toda a informação em anexo. Para confirmar a assinatura o utilizador terá que activar a célula de confirmação Assino os dados acima referidos e clique em assinar. Após a assinatura, será apresentada uma janela de confirmação. Caso o utilizador não tenha permissões para assinar (não tenha certificado), ou a assinatura não tenha sido concluída por questões técnicas, o pedido deverá voltar ao estado Para Aprovação e deverá aparecer uma mensagem de alerta. Caso a assinatura tenha ocorrido correctamente deverá aparecer a mensagem de confirmação. Assim que surgir a mensagem abaixo indicada, o procedimento está aprovado e na pasta Em elaboração no estado Por Lançar. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 41 de 100

42 Seleccione a pessoa que vai aprovar o procedimento e clique em Finalizar. Se desejar, pode inserir alguma observação interna de relevo à aprovação. Nota: Se for o próprio a colocar o procedimento seleccione-se a si mesmo. Clique e em Continuar para voltar ao menu inicial Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 42 de 100

43 3º Passo Colocar o PROCEDIMENTO no Mercado No menu inicial carregue em Gestão de Procedimento e Em Elaboração. Seleccione o procedimento em causa e após análise deverá carregar no botão Enviar. Após a selecção das empresas Fornecedores a convidar para a consulta em causa (quando aplicável) deverá clicar em Lançar Procedimento. Posteriormente deve clicar em Continuar a fim de regressar ao menu inicial. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 43 de 100

44 No menu inicial carregue em Gestão de Procedimento e em activos. Neste menu poderá realizar toda a gestão dos procedimentos públicos de aquisição registados e lançados no mercado. Existem 6 opções com funções distintas para seleccionar: Acrescentar Empresas Ao carregar neste ícone permite-nos, após o lançamento do PROCEDIMENTO, convidar mais empresas/fornecedores a responder ao PROCEDIMENTO, bem como reenviar o aviso às entidades seleccionadas de que PROCEDIMENTO está activo. Gestão Peças Procedimento Esta opção permite gerir a disponibilização dos Elementos documentais quando estes são pagos. Este botão irá surgir quando existe no mínimo, uma solicitação para aquisição de elementos documentais que sejam pagos. Esta autorização deverá ser desbloqueada logo após a confirmação, por parte da entidade ou organismo público, da recepção do pagamento. Este acesso às empresas poderá permitir o download por via electrónica ou a disponibilização por via tradicional na morada constante no procedimento. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 44 de 100

45 Efectuar Aditamento - Em qualquer momento poderão ser alterados os dados de um PROCEDIMENTO lançado ao mercado, sendo que ao alterar o Procedimento, todas as empresas que foram consultadas serão notificadas por em fase de Anúncio). Em fase de Pré-Anúncio Simples e Pré-Anúncio com Elementos Documentais este ícone realiza o Editar o Procedimento, possibilitando todas as alterações, mas não executa o aditamento. Em fase de Anúncio todas as alterações introduzidas realizam o Efectuar Aditamento. Pré Registar Propostas Esta funcionalidade permite ao utilizador da entidade pública inserir uma proposta externa na plataforma, para efeito de criação de mapas comparativos e de gestão de propostas que não tenham sido recebidas de forma electrónica. Abrir Procedimento Carregar neste ícone equipara-se ao acto físico de abertura dos invólucros exteriores onde estão inseridas as propostas e, portanto, compromete a qualificação das propostas. Este cadeado só permite ser aberto após o vencimento da data definida para a abertura do procedimento, como acontece nos procedimentos efectuados por via não electrónica. Terminar Procedimento Permite ao utilizador cancelar um Procedimento que esteja activo, passando-o para a pasta de Encerrados de forma a permanecer o seu histórico. Esta funcionalidade elimina o Procedimento também do lado do fornecedor, não lhe sendo assim possível apresentar proposta. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 45 de 100

46 Solicitação e Prestação de Esclarecimentos/Comunicações Os esclarecimentos/comunicações aos procedimentos introduzidos são executados na informação detalhada do anúncio. Caso se trate de um pedido de esclarecimentos por parte de uma empresa ou uma prestação por parte de uma entidade pública estes são realizados da seguinte forma, através da entrada num menu específico (carregar no botão Detalhe do Procedimento no Estado: Em Elaboração; Para Aprovação; Activos). Se estiver nos procedimentos Activos pode ir directamente para as mensagens clicando em Mensagens/Esclarecimentos. Para tal, clique em Esclarecimentos / comunicações Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 46 de 100

47 No menu Esclarecimentos do Procedimento Público de Aquisição existem as seguintes funcionalidades: Pesquisa; Criação de Nova Mensagem; Reenvio por Correio electrónico; Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 47 de 100

48 A funcionalidade de pesquisa permite a filtragem dos esclarecimentos / comunicações por assunto, por mensagem e por data de criação (em espaço temporal). Para a introdução de esclarecimentos / comunicações, o utilizador da entidade pública terá que clicar em Nova Mensagem, originando a abertura de uma nova janela. De seguida, coloca-se o Esclarecimento destinado a passar aos fornecedores, sejam estas afirmações das entidades, resposta a questões colocadas ou esclarecimentos / comunicações. Se pretendido poderão ser anexados os ficheiros entendidos como necessários na prestação do esclarecimento, bastando para tal carregar em Associar Ficheiro. Esta anexação é idêntica à realizada na anexação dos elementos documentais, já explicitada no capítulo anterior em Anexação de Elementos Documentais. Finalmente carregue em Finalizar para terminar a introdução do esclarecimento. As entidades públicas com o Serviço de Assinatura Digital activo, passarão automaticamente para a janela de confirmação da assinatura. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 48 de 100

49 Após a assinatura do esclarecimento por parte da entidade pública, irá surgir uma mensagem de confirmação desta acção. Existe uma outra funcionalidade que permite o envio do esclarecimento prestado pela Entidade Pública a uma empresa Fornecedora que não esteja inserida na plataforma, através de correio electrónico. Clicar em Reenviar por O envio tem por base a utilização do Outlook, onde a entidade introduz manualmente os e- mails dos fornecedores que pretende enviar, utilizando um tipo criado a partir do esclarecimento. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 49 de 100

50 Após a introdução dos esclarecimentos/comunicações, a janela de Esclarecimentos irá surgir da seguinte forma: Os esclarecimentos/comunicações assinados digitalmente surgem com o símbolo. O símbolo dá acesso a uma janela de detalhe com a informação da assinatura. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 50 de 100

51 Criação de aditamentos Os aditamentos são feitos no Procedimento inicial, evitando que seja criado um novo PROCEDIMENTO como aditamento. Também é possível alterar quantidades, adicionar ou remover artigos do Procedimento inicial, assim como anexar novos documentos ao procedimento. No menu Gestão de Procedimento Activos existe a possibilidade de Efectuar Aditamento : No primeiro passo é possível adicionar, remover e alterar elementos documentais, artigos ou capítulos. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 51 de 100

52 Para alterar um artigo, basta carregar em cima da designação do mesmo e efectuar as alterações dentro desta janela. O artigo alterado fica assinalado a azul. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 52 de 100

53 Para adicionar capítulos, clique em Adicionar Capítulo. É possível colocar o novo capítulo no início, no meio ou no fim do Procedimento. Para adicionar novos artigos, clique em Adicionar Artigo Nota: Para apagar artigos, clique na caixa do lado esquerdo do artigo a apagar e clique em Apagar artigos. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 53 de 100

54 Preencha os dados necessários, nomeadamente o Código do Artigo, a Designação e Local de Entrega (obrigatórios). Para finalizar, clique em Aceitar. Os artigos que são alterados ficam a azul, os eliminados a vermelho e os novos a verde. Após a edição de artigos, pode alterar os dados gerais, nomeadamente, prazo de manutenção das propostas, preço base do procedimento, datas, observações ao concurso e modo de apresentação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 54 de 100

55 No terceiro passo, decida se o fornecedor pode adicionar observações aos artigos e/ou criar propostas alternativas. Finalmente, poderá alterar os critérios de avaliação, segundo a perspectiva de avaliação para cada tipo de procedimento. No quarto passo é possível efectuar alterações no formulário de resposta. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 55 de 100

56 No quinto passo, o aditamento é enviado para todos os fornecedores que foram seleccionados no procedimento original. É obrigatória a colocação de Observações Internas de Aditamento para efeitos de gestão. O Motivo do aditamento é colocado para informar os fornecedores das razões do mesmo. Seguidamente o utilizador deverá clicar em Lançar Procedimento. Nota: Caso a entidade ou organismo público disponham do Serviço de Assinatura Digital, irá ocorrer o reencaminhamento para o referido menu de assinatura, onde deverá verificar e validar todos os dados específicos e proceder à sua assinatura. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 56 de 100

57 Registo de Propostas Externas De forma a garantir que toda a informação é tratada da mesma forma, podem ser inseridas propostas de fornecedores que não apresentaram a sua proposta via Plataforma Electrónica de Contratação vortalgov. O sistema permite comparar automaticamente propostas recebidas através da Plataforma vortalgov e outras recebidas pelos canais tradicionais, criando uma ferramenta de gestão de todos os procedimentos públicos de aquisição. 1º Passo Pré-Registar Proposta Externa No menu activos ou em análise é possível pré-registar propostas externas recebidas de fornecedores que não são Clientes da. Para tal basta clicar em Pré Registar Propostas. O Pré-Registar Proposta Externa ao Mercado Electrónico possibilita às entidades públicas compradoras, a introdução das propostas que chegam pela via tradicional no decorrer do procedimento, caracterizando-as primariamente, de acordo com o modo de apresentação de propostas específico de acordo com o tipo de procedimento, nomeadamente com os dados mais relevantes para a sua identificação: Fornecedor; Referência da Proposta; Data de Entrega; Formato; Observações. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 57 de 100

58 Caso pretenda inserir um fornecedor que não esteja na listagem apresentada, é porque ele ainda não existe no directório de empresas. Esse registo de fornecedor será efectuado mais tarde, após a abertura do procedimento público de aquisição. Após a data limite de recepção de propostas e com a abertura do procedimento público de aquisição prossegue-se à introdução das restantes propostas entregues pela via tradicional (cd ou papel). Para tal, voltamos a clicar em Pré Registar Propostas. Neste passo vamos então introduzir as especificações correspondentes aos campos em aberto. Para introduzir o fornecedor terá que carregar no botão. Será então reencaminhado para o directório de empresas, onde se procede à pesquisa da empresa concorrente através dos critérios disponíveis (nome, localidade, NIF, ). Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 58 de 100

59 Se após a pesquisa, o fornecedor estiver presente no directório de empresas, terá então que seleccioná-lo para registar a sua Proposta Externa. Para tal, basta carregar no ícone correspondente à empresa requerida e confirmar a sua escolha. Caso pretenda inserir um fornecedor que não esteja na listagem apresentada, é porque ele ainda não existe no directório de empresas. Para poder registar a proposta externa, terá que registar o fornecedor antes de criar a proposta externa. Esse registo de fornecedor será efectuado mais tarde, após a abertura do procedimento público de aquisição. Após a data limite de recepção de propostas e com a abertura do procedimento público de aquisição prossegue-se à introdução das restantes propostas entregues pela via tradicional (cd ou papel). Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 59 de 100

60 2º Passo Registar Fornecedor (Se necessário) Para o caso do fornecedor não constar no directório de empresas, terá que efectuar um registo de fornecedor. O processo de registo de fornecedor é composto por 4 passos: No primeiro passo indique os dados da nova empresa. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 60 de 100

61 No segundo passo indique os dados do responsável da empresa. No terceiro passo indique uma categoria da empresa fornecedora. No quarto passo surgem todos os dados inseridos para confirmação. Clique em Finalizar e de seguida crie a proposta externa. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 61 de 100

62 3º Passo Criação da proposta externa NOTA: Após efectuar o pré-registo da proposta externa e chegada a hora de abertura das propostas, o processo de criação de proposta externa, propriamente dita, inicia-se após a conclusão do fluxo de abertura de uma proposta electrónica ( Abrir procedimento e Admitir Concorrente ). No Estado Activos clicar em Abrir Procedimento para solicitar as propostas. Clicar em Continuar para solicitar a proposta. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 62 de 100

63 Depois de todos os elementos do Júri seleccionados solicitarem as propostas, o procedimento passa para o Estado Em Análise No Estado Em Análise se clicar em Abrir, visualiza mais informação relativamente à proposta em questão e o Pré-Registo de Proposta vai passar para o separador Propostas. Procede ao Admitir Concorrente Ou Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 63 de 100

64 No caso de a opção tomada pelo utilizador ser Excluir Concorrente terá que indicar o motivo da exclusão do Pré-Registo efectuado. No caso em que o concorrente foi admitido passamos, desta forma ao registo da proposta externa clicando em Registar Proposta Externa onde vai introduzir os dados (entre os quais os valores unitários) relativos à proposta. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 64 de 100

65 O registo de proposta externa passa por três fases: 1 - Visualizar Pedido: Nesta janela, são introduzidos: Referência da Proposta Condições de Entrega Meio de Transporte Forma de Pagamento Prazo de Pagamento Observações à Proposta e ao Transporte Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 65 de 100

66 2 Formulário de Respostas: 3 Criar Proposta: Neste ecrã são introduzidos: Preços na Tabela Interna: a tabela interna é uma tabela de trabalho que não é visível às entidades públicas. Deverá introduzir os dados referentes à proposta externa. Descontos à Tabela Interna: o valor colocado no campo de desconto é automaticamente aplicado a todos os preços introduzidos na Tabela Interna. Descontos aos Artigos: os descontos introduzidos neste campo podem ser aplicados a todos os artigos => adicionados; podem ser reduzidos a todos os artigos => subtrair; podem substituir um desconto introduzido anteriormente => substituir. Podem ser anexados ficheiros a cada um dos artigos carregando no ícone. Ver os ficheiros associados ao PROCEDIMENTO entre () está indicado o número de ficheiros associados. Associar ficheiros à Proposta. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 66 de 100

67 Exportar o mapa de quantidade para MS Excel carregar em esta operação permite trabalhar a proposta em MS Excel e voltar a importá-la para a. Após o preenchimento dos campos, o fornecedor pode guardar ou submeter a proposta: Guardar: permite guardar a proposta e voltar a editá-la mais tarde. Submeter: a proposta fica disponível para inclusão no mapa comparativo. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 67 de 100

68 Depois de submeter a proposta está concluído o processo de registo da proposta externa e está em condições de avançar para a análise comparativa. Caso pretenda corrigir a proposta externa registada, terá que eliminá-la e criar uma nova. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 68 de 100

69 Abertura do Procedimento O acto de abrir o Procedimento só poderá ser realizado após ultrapassada a data limite para apresentação de propostas. O acto de abertura terá de ser realizado por utilizadores com perfil de Júri identificado para o procedimento, caso contrário não poderá proceder à abertura do procedimento e uma mensagem de aviso irá surgir. Para a atribuição deste perfil ao utilizador requerente, o gestor do PROCEDIMENTO tem que proceder à autorização do mesmo. Para tal, este terá que proceder à abertura da função Grupos de Utilizador, adicionar o utilizador que requereu essa autorização. (ver 1.2 Habilitações e Grupos de Utilizadores). A abertura do procedimento terá de ser efectuada por três elementos do júri nos seguintes casos: Concurso Público; Concurso Limitado por Prévia Qualificação (todas as fases); Procedimento por Negociação (todas as fases); Diálogo Concorrencial (todas as fases); Ajuste Directo (sempre que tenha sido apresentada mais que uma proposta). Nos restantes a abertura poderá ser efectuada por um único elemento. 1) Abrir Procedimento por um único elemento do júri O utilizador que pertença ao Júri do procedimento, para proceder à sua abertura terá que carregar em Abrir Procedimento, sendo remetido para uma janela de confirmação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 69 de 100

70 Após a abertura do Procedimento irá visualizar mais informações na sua área de trabalho, na pasta relativa às propostas desse procedimento. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 70 de 100

71 No caso da Abrir Proposta irá visualizar mais informações na sua área de trabalho, o valor global da proposta, o detalhe, proposta (ficheiros anexados pelo fornecedor) e a opção de admitir ou excluir concorrente. Se clicar em Admitir Concorrente aparecerá uma janela para confirmar o pedido e posteriormente o concorrente fica admitido. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 71 de 100

72 2) Abrir Procedimento com três elementos de júri Nos casos em que é necessário efectuar a abertura com três elementos, três utilizadores distintos deverão estar definidos como júri no procedimento em causa. Qualquer um poderá dar início ao processo. Para iniciar o processo deverá carregar em Após a abertura do Procedimento irá visualizar mais informações na sua área de trabalho Abrir Procedimento. É apresentado uma mensagem para confirmação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 72 de 100

73 Após confirmação é iniciado o processo de solicitação de acesso às propostas. Deverá clicar em Confirmar. O processo é iniciado e fica registada a sua solicitação. Esta solicitação fica igualmente disponível no fluxo do procedimento. O acesso só será permitido após a solicitação pelos três elementos. O segundo elemento do júri deverá aceder ao procedimento e efectuar a operação idêntica ao primeiro elemento. Carregar em Abrir Procedimento. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 73 de 100

74 É apresentado uma mensagem para confirmação. No processo de solicitação de acesso às propostas deverá clicar em Confirmar. É registada a segunda solicitação de acesso. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 74 de 100

75 Por último, o terceiro elemento deverá efectuar a mesma operação. É apresentado uma mensagem para confirmação. No processo de solicitação de acesso às propostas deverá clicar em Confirmar. É registada a terceira solicitação de acesso. A partir deste momento é permitido aos três elementos do júri o acesso às propostas e respectivos documentos referentes ao procedimento. A última solicitação é registada como a data de abertura. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 75 de 100

76 3) Qualificação das Propostas Manual de Utilizador Antes da abertura do Procedimento só é possível visualizar a data de entrega da proposta. Após a abertura, passa a estar visível mais informações, como a Ref. Proposta e o nome do Concorrente que apresentou a proposta. Caso tenha recebido propostas externas, consulte o ponto A)Conclusão do registo de proposta externas no final deste capítulo para ver como transformar os pré-registo em propostas externas prontas para qualificação. Depois de abrir o Procedimento, o utilizador, pertencente ao Júri, verifica se a data/hora de entrega das propostas encontra-se de acordo com a data/hora limite para apresentação de propostas. Terá que carregar sobre cada uma delas (propostas) para ter acesso às opções de Abrir ou Excluir as propostas. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 76 de 100

77 a) No caso de o utilizador optar por Abrir vai ter acesso a várias opções, nomeadamente, Detalhe, Proposta (ficheiros), Admitir Concorrente e Excluir Concorrente ; Surgirá de imediato uma mensagem de confirmação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 77 de 100

78 b) No caso de optar por Excluir vai excluir a proposta e indicar o motivo da exclusão NOTA: No caso de excluir o concorrente, por exemplo por motivo de Entrega fora de prazo a plataforma dá a indicação de proposta excluída. Neste caso, em que se excluiu a proposta antes da abertura da mesma, não tem acesso ao valor global da proposta. No caso da Proposta ser aberta o júri do procedimento tem acesso ao detalhe da proposta do fornecedor. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 78 de 100

79 Para as propostas abertas o utilizador, pertencente ao Júri, verifica a informação e, segundo a sua análise, carrega em Admitir Concorrente ou Excluir Concorrente. Para qualquer uma das opções, terá uma mensagem de confirmação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 79 de 100

80 4) Classificação dos documentos associados às Propostas Após a qualificação, o júri terá acesso a toda a informação apresentada pelos concorrentes. Na pastas das propostas referentes ao procedimento, deverá seleccionar uma proposta: Carregar em: Proposta (ficheiros) terá acesso aos documentos associados pelo concorrente; em Detalhe terá acesso à proposta detalhada do concorrente Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 80 de 100

81 Na barra superior do detalhe de cada proposta estão disponíveis o acesso ao ficheiros associados e a função que permitirá ao júri reclassificar esses documentos. A classificação apresentada inicialmente foi efectuada pelo concorrente, quando submeteu a proposta. Os documentos classificados são apresentados com o símbolo Os documentos não classificados são apresentados com o símbolo e serão automaticamente disponibilizados para consulta dos restantes concorrentes. Clicando em cima do sinal, o júri poderá reclassificar os documentos apresentados. Após a reclassificação deverá carregar em Confirmar. A reclassificação efectuada ficará registada e disponível neste ecrã. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 81 de 100

82 Após a verificação de todas as propostas o júri deverá Disponibilizar os Documentos. Chamará uma mensagem de confirmação. Após confirmação permitira divulgar os documentos não classificados a todos os concorrentes/candidatos. A partir deste momento poderá proceder à análise das propostas elaborando os mapas comparativos de preços. A) Conclusão do registo de propostas externas Depois de todos os elementos do Júri seleccionados solicitarem as propostas, o procedimento passa para o Estado Em Análise No Estado Em Análise se clicar em Abrir, visualiza mais informação relativamente à proposta em questão e o Pré-Registo de Proposta vai passar para o separador Propostas. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 82 de 100

83 Procede ao Admitir Concorrente Ou No caso de a opção tomada pelo utilizador ser Excluir Concorrente terá que indicar o motivo da exclusão do Pré-Registo efectuado. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 83 de 100

84 No caso em que o concorrente foi admitido passamos, desta forma ao registo da proposta externa clicando em Registar Proposta Externa onde vai introduzir os dados (entre os quais os valores unitários) relativos à proposta. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 84 de 100

85 O registo de proposta externa passa por três fases: 1 - Visualizar Pedido: Nesta janela, são introduzidos: Referência da Proposta Condições de Entrega Meio de Transporte Forma de Pagamento Prazo de Pagamento Observações à Proposta e ao Transporte Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 85 de 100

86 2 Formulário de Respostas: 3 Criar Proposta: Neste ecrã são introduzidos: Preços na Tabela Interna: a tabela interna é uma tabela de trabalho que não é visível às entidades públicas. Deverá introduzir os dados referentes à proposta externa; Descontos à Tabela Interna: o valor colocado no campo de desconto é automaticamente aplicado a todos os preços introduzidos na Tabela Interna; Descontos aos Artigos: os descontos introduzidos neste campo podem ser aplicados a todos os artigos => adicionados; podem ser reduzidos a todos os artigos => subtrair; podem substituir um desconto introduzido anteriormente => substituir; Podem ser anexados ficheiros a cada um dos artigos carregando no ícone ; Ver os ficheiros associados ao PROCEDIMENTO entre () está indicado o número de ficheiros associados; Associar ficheiros à Proposta; Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 86 de 100

87 Exportar o mapa de quantidade para MS Excel carregar em esta operação permite trabalhar a proposta em MS Excel e voltar a importá-la para a. Após o preenchimento dos campos, o fornecedor pode guardar ou submeter a proposta: Guardar: permite guardar a proposta e voltar a editá-la mais tarde. Submeter: a proposta fica disponível para inclusão no mapa comparativo. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 87 de 100

88 Depois de submeter a proposta está concluído o processo de registo da proposta externa e está em condições de avançar para a análise comparativa. Caso pretenda corrigir a proposta externa registada, terá que eliminá-la e criar uma nova. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 88 de 100

89 Comparar, Analisar e Adjudicar Propostas 1º Passo Elaborar as Análises Comparativas das Propostas No menu inicial clique em Gestão de Procedimento e em activos Se o Procedimento já estiver aberto pelo Júri e existirem propostas para o seu procedimento, surgem dois botões de avaliação, a Análise de Preços e a Análise de Critérios. Para procedermos à análise de preços e de critérios de um procedimento temos que classificar previamente todas as propostas recebidas, para procedermos posteriormente à sua análise. Para tal, realiza-se a abertura das propostas, faz-se uma análise externa e qualifica-se positiva ou negativamente as propostas. A partir deste ponto avançamos para a Análise de Preços e a Análise de Critérios. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 89 de 100

90 1.1 Análise de Preços/Financeira Clique em Análise de Preços Selecção de Propostas Indique um título para a Análise e seleccione as propostas a comparar clicando em respectivas propostas. nas Análise por Artigo Clique em 2 Análise No caso do utilizador seleccionar como critério de adjudicação Preço mais baixo no 2º passo da criação de um Procedimento, apenas haverá lugar à análise de preços. Desta forma esta análise de preços deverá ser enviada desde logo para aprovação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 90 de 100

91 No caso do utilizador seleccionar como critério de adjudicação Proposta Economicamente mais Vantajosa, no 2º passo da criação de um Procedimento, apenas haverá lugar à análise de preços. Desta forma esta análise de preços deverá ser guardada, visto que há lugar à criação da análise de critérios. Se clicar em serão assinalados a amarelo os artigos cujo valor unitário é menor. Esta selecção pode ser alterada manualmente, carregando em cima do preço pretendido com o botão do lado esquerdo do rato. Os artigos que escolher serão os propostos para serem adjudicados. Ao clicar com o botão do lado direito do rato, a entidade pública tem acesso a todas as funcionalidades que a Análise de Preços permite. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 91 de 100

92 Incluir/Excluir Cotação permite seleccionar o artigo que queremos incluir ou omitir. Excluir Cotação e Recalcular Mínimo Artigo - permite omitir um artigo e recalcular novamente o artigo com valor mínimo. Calcular Mínimo do Artigo calcula o artigo com menor valor, dentro de todas as propostas analisadas. Seleccionar Proposta permite seleccionar todos os artigos da proposta escolhida. Opções do Mapa disponibiliza algumas funcionalidades do mapa comparativo, tais como: O cálculo do artigo com menor valor; Guarda a análise efectuada para posterior consulta; Envia a análise para aprovação e futura adjudicação; * Impressão do mapa comparativo; Alteração no tamanho de visualização do mapa. Informação do Artigo Informação da Proposta Guardar Análise Financeira * O utilizador deverá Guardar a Análise de Preços, no Menu Opções de Mapa deverá clicar em Guardar. Neste momento irá surgir a janela seguinte, onde se pode anexar ficheiros e observações que serão posteriormente enviados aos fornecedores seleccionados em caso de adjudicação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 92 de 100

93 Em seguida o utilizador deverá aceder ao procedimento que estará na pasta Em Análise no estado Em Análise C/Análises. Deverá verificar nas análises financeiras efectuadas qual a que vai querer enviar para aprovação e clicar na opção de Enviar Aprovação. Neste momento o utilizador terá que identificar os Aprovadores da Análise para seleccionar quem irá aprovar a análise efectuada sobre a qual vai ser posteriormente adjudicado o procedimento. Depois de indicados os aprovadores clicar em Finalizar. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 93 de 100

94 1.2 Análise de Critérios/Técnica Clique no botão da Análise de Critérios na pasta Em Análise Surge uma janela na qual terá a informação do fornecedor, a referência da proposta que introduziu e dos critérios de adjudicação definidos no procedimento. Esta análise desenvolve-se com a atribuição de classificações às propostas inseridas, segundo o critério de avaliação expresso no programa de concurso/caderno de encargos e introduzido na plataforma. Esta classificação varia entre 0 e 100 e vai determinar, segundo a ponderação dos critérios, qual a proposta com melhor classificação. Após essa análise, seleccionamos a melhor proposta recebida e finalizamos esta análise ao carregar em Enviar para Aprovação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 94 de 100

95 2º Passo Aprovar as Análises Manual de Utilizador No menu inicial clique em Gestão de Procedimento e selecciona a pasta em Em Análise Carregue no procedimento pretendido para verificar que análises existem para um determinado procedimento. Clique no botão Aprovar, para aprovar a análise, Recusar caso pretenda que seja feita uma nova análise das propostas ou reencaminhar caso pretenda que seja outro utilizador a aprovar. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 95 de 100

96 Na aprovação de cada análise, seja a Análise de Preços ou a Análise de Critérios, existe uma janela intermédia onde se introduzem observações de aprovação. Temos também a possibilidade de aceder às análises efectuadas, aos documentos anexados e ao fluxo do PROCEDIMENTO. 3º Passo Adjudicar No menu inicial clique em Gestão de Procedimento, seleccionando a pasta em Em Análise, deverá carregar no procedimento em causa, com o estado Por adjudicar. Na pasta das Análises Financeiras deverá clicar sobre a análise aprovada onde vai surgir a opção para Enviar Intenção de Adjudicação Clique no botão enviar intenção de adjudicação. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 96 de 100

97 Clique em Continuar para concluir a adjudicação. No menu inicial clique em Gestão de Procedimento e Adjudicados. O utilizador deverá clicar na pasta do procedimento correspondente sobre a pasta adjudicações. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 97 de 100

98 Ao clicar sobre a opção Detalhe da Intenção de Adjudicação o utilizador pode visualizar a intenção de adjudicação enviada ao fornecedor. Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 98 de 100

99 Terminar procedimento Após o colocação de um procedimento no mercado, e em qualquer altura, é sempre possível cancelar o processo e terminar o procedimento. Para tal deverá aceder ao preview do procedimento e clicar em Terminar Procedimento Para Terminar o procedimento, deverá registar o motivo e clicar em Terminar. O processo passará automaticamente para a pasta : Gestão de Procedimentos Por Estado Encerrados Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 99 de 100

100 Fluxo do Procedimento O fluxo do procedimento apresenta todas as actividades e informações associadas a cada procedimento. Para aceder ao fluxo, deverá abrir o preview do procedimento e carregar em Fluxo. Exemplo: Esta informação é propriedade da Vortal,S.A. Proibida a reprodução. Pág. 100 de 100