UNIVERSIDADE DE LISBOA FACULDADE DE LETRAS

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1 UNIVERSIDADE DE LISBOA FACULDADE DE LETRAS Mestrado em Ciências da Documentação e da Informação Variante de Arquivo A EXTERNALIZAÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVO GESTÃO E CUSTÓDIA DE DOCUMENTOS CONTRIBUTO PARA UMA CARACTERIZAÇÃO DAS EMPRESAS PORTUGUESAS Alexandra Maria Barros Ventura Setembro de 2011 Lisboa

2 UNIVERSIDADE DE LISBOA FACULDADE DE LETRAS Mestrado em Ciências da Documentação e da Informação Variante de Arquivo A EXTERNALIZAÇÃO DE SERVIÇOS DE ARQUIVO GESTÃO E CUSTÓDIA DE DOCUMENTOS CONTRIBUTO PARA UMA CARACTERIZAÇÃO DAS EMPRESAS PORTUGUESAS Dissertação orientada pelo Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva Alexandra Maria Barros Ventura 2011 Lisboa

3 RESUMO O presente estudo analisa a situação específica da externalização de serviços de arquivo em Portugal, do ponto de vista de quem os presta: as empresas de outsourcing de gestão documental, a operar no nosso país. Estamos, pois, perante a caracterização possível do universo de empresas que prestam serviço de custódia documental (inserida em serviços mais abrangentes de gestão documental e/ou de arquivos) em território português: um total de 17 empresas identificadas através das informações disponíveis online, complementadas com dados disponibilizados por uma amostra deste universo, através de questionários colocados às referidas empresas. A partir das respostas disponibilizadas (mais de 50% do universo), efectuou-se tratamento estatístico, cujos dados conjugados com as informações dos websites permitiram um alargamento do conhecimento desta realidade específica. Assim, é possível traçar um perfil geral de uma área da prática arquivística, que apresenta cada vez maior relevância na gestão documental nacional, não apenas no sector privado, mas também no âmbito dos organismos públicos, constituindo como tal, necessário campo de reflexão tanto no campo arquivístico, como no âmbito da cidadania. PALAVRAS-CHAVE Arquivística; Gestão documental; Custódia Documental; Outsourcing; Externalização de serviços de gestão documental; Portugal.

4 ABSTRACT The present study examines the specific situation of file services outsourcing in Portugal, from the point of view of who pays: outsourcing companies, document management, to operate in our country. We are therefore faced with a possible characterization of the universe of companies providing custody service documentary (inserted into the most comprehensive document management and/or files services) in Portuguese territory: a total of 17 companies identified by available online information, complemented with data made available by a sample of this universe, through questionnaires placed on these companies. From the replies available (more than 50% of the universe), statistical treatment took place, whose data in conjunction with the websites information allowed an extension of knowledge of this specific reality. Thus, it is possible to draw a general profile of an area of archival practice, which has increasing relevance in national documentary management, not only in the private sector, but also in the context of public bodies, and as such, required field of reflection both in the archival field, as in the context of citizenship. KEYWORDS Archival; Document management; Documentary Custody; Outsourcing; Document management outsourcing services; Portugal

5 AGRADECIMENTOS Agradeço, em primeiro lugar, ao Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva, orientador da dissertação, sem cujos conhecimentos, disponibilidade, perseverança, motivação e apoio, a prossecução e conclusão da presente não seria possível. À Direcção do Mestrado e a todos os professores que acompanharam o meu percurso académico desde o ingresso na, então, Pós-Graduação em Ciências Documentais e actual Mestrado em Ciências da Documentação e da Informação, da Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, pela incentivo, pela omnipresente transmissão de conhecimentos e pela sensibilização para a importância das Ciências da Informação na actualidade. Às empresas Arquivagest, Arquivodoc, Bsafe, Dibaco, E.A.D., Esegur, Gadsa, Papiro e Questdat, nas pessoas dos seus responsáveis, pelo importante contributo prestado, sem o qual esta investigação estaria, decerto, mais pobre. À minha mãe e avó, que já não estão entre nós, mas que sempre me transmitiram o valor do trabalho, da dedicação e do dever. Aos meus amigos, à minha família, muito em especial ao Dinis, pela paciência, pelo apoio e pela forma como souberam aceitar as ausências ao longo deste percurso. Agradeço a todos, e a vós dedico este trabalho!

6 LISTA DE ABREVIATURAS Direcção Geral de Arquivos - DGARQ Frequência absoluta freq. abs. Frequência relativa freq, rel. Sistema de Gestão da Qualidade SGQ

7 ÍNDICE INTRODUÇÃO... 9 PARTE I CONTEXTUALIZAÇÃO TEÓRICA A sociedade da informação e a mudança de paradigma: novos desafios à gestão documental Conservação e guarda de documentos a actualidade da mais antiga função dos arquivos Empresas privadas de gestão documental com custódia de documentos PARTE II METODOLOGIA DA INVESTIGAÇÃO PARTE III- CARACTERIZAÇÃO DAS EMPRESAS DE OUTSOURCING DE CUSTÓDIA DOCUMENTAL: A REALIDADE PORTUGUESA Início e origem das empresas de outsourcing de gestão documental em Portugal Localização geográfica das empresas A actividade empresarial Missão e Objectivos Sistemas de Gestão da Qualidade e Certificação e Responsabilização social/ambiental Recursos humanos Tipologia dos serviços Oferta de serviços A custódia documental: área de depósito e volume processual O circuito documental entre as empresas e os clientes Os Clientes PARTE IV- CONCLUSÕES FONTES E BIBLIOGRAFIA ÍNDICE DE IMAGENS: GRÁFICOS, QUADROS E MAPA... 76

8 APÊNDICES APÊNDICE 1 Questionário enviado às empresas APÊNDICE 2 Carta de apresentação de objectivos (anexa ao questionário).. 85 APÊNDICE 3 Compromisso de confidencialidade (enviado por solicitação de umas das empresas) APÊNDICE 4 Listagem das empresas, segundo a ISDIAH... 87

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