FUNCIONALIDADES / MODIFICAÇÕES SISTEMA

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1 FUNCIONALIDADES / MODIFICAÇÕES SISTEMA 03/09/2014 EXTRATO DE CONTAS E CONFIGURAÇÃO DE REPASSE Na seção "Financeiro" da página do cliente, você irá encontrar a listagem das Contas Internas do mesmo. Na coluna "Extrato", clique no ícone para abrir a página do extrato da conta. Esta página irá exibir todos os registros ainda não repassados da conta, qual é a média dos valores de repasse, o dia do repasse da conta, qual foi o último valor de repasse e qual é o valor do próximo repasse.

2 Ao lado do valor do próximo repasse, você verá um ícone de engrenagens. Clique nele para abrir a página da configuração do repasse. Configurar um repasse significa alterar os dados básicos dos lançamentos, esconder ou mostrar lançamentos do repasse e tranferi-los entre contas. Para alterar os dados básicos, basta clicar em cima do texto que você quer modificar. As únicas informações que não podem ser alteradas a partir desta página são o nome do registro e a referência do imóvel. Quando um registro está escondido, ele não irá aparecer na página do repasse nem no extrato da conta, mas continuará aparecendo no caixa. Na configuração do repasse, ele aparecerá esmaecido.

3 Para transferir um registro entre contas, selecione-o, clique em Transferir e então busque pela conta desejada na janela que irá abrir. Você pode selecionar mais de um registro para fazer esta transferência. Depois de configurado o repasse, você verá no final da página o botão "Gerar Repasse". Clique nele para ir para a página padrão de gerar repasse. 01/09/2014 CADASTRO DE CLIENTES Foi criada a nova página para cadastro de clientes. Ela é basicamente a mesma do cadastro antigo, porém atualizada. Novo Cliente: (Clientes > Novo) Para cadastrar pessoas físicas, basta preencher o formulário carregado por padrão. Caso você esteja cadastrando uma pessoa jurídica, clique em "Cadastrando Pessoa Jurídica?" no canto superior direito do formulário.

4 Algumas ressalvas sobre o novo formulário: Pessoa Física - Campo "Órgão Emissor": respeite o formato "SSP/PR" para evitar erros de formatação posteriores. - Estado Civil: ao escolher um estado civil que tenha a possibilidade de cônjuge, será habilitado o formulário com os dados do cônjuge. Diferentemente da versão antiga, agora você pode cadastrar os dois ao mesmo tempo. Caso você não queria cadastrar o cônjuge neste momento, clique em "Cadastrar Cônjuge Posteriormente". Pessoa Jurídica - Sócios: clique no botão verde ao lado de "Sócios" para incluir um cliente já cadastrado como sócio da empresa. Caso você ainda não tenha cadastrado o cliente, clique no sinal de mais ao lado de "Buscar Sócio Cadastrado" e uma nova janela se abrirá com o formulário de pessoa física. Insira o cliente normalmente e quando concluir, volte para a aba do formulário da pessoa jurídica e busque o cliente que você acabou de inserir.

5 Buscar Clientes: (Clientes > Buscar) Digite o nome do cliente que você procura na caixa de pesquisa e clique em "Buscar". Quando a lista de clientes encontrados for carregada, basta clicar no nome desejado e uma nova aba se abrirá com a ficha completa do cliente. Ficha do Cliente: Você irá notar que a nova ficha tem um menu. A partir destes links, você pode acessar as seções da ficha do cliente. Para alterar os dados do cliente, basta clicar em cima do campo/texto que você deseja modificar e digitar a nova informação. Quando você clicar fora do campo, o sistema irá

6 salvar a sua alteração. A confirmação de que o texto foi alterado será apenas o texto piscando. Na ficha do cliente, todas as informações secundárias estarão disponíveis, diferente do formulário de cadastro, que pede apenas os dados mais relevantes. Seções Conexões com Imóveis Listagem com todas as conexões que este cliente tem com imóveis. Quando algum número de contrato é encontrado, este é exibido. Para abrir a página do imóvel, basta clicar em sua referência. Informações Financeiras Cadastre as contas bancárias e internas do cliente. Você pode linkar uma conta interna com uma bancária clicando no símbolo de "+" da coluna "Banco" na listagem de contas internas. Boletos Listagem com todos os boletos avulsos encontrados no nome do cliente, suas datas de vencimento, valores e status. Anexos Documentos anexados a ficha do cliente ficam aqui. Você pode inserir mais arquivos os arrastando a partir da pasta para a listagem. Qualificação

7 Exibe a qualificação simples e completa do cliente. Coloque o mouse sobre o texto que deseja copiar e ele será selecionado, bastando você apertar as teclas Ctrl + C no teclado para copiar a qualificação. 28/08/2014 PENDÊNCIAS EM PROTOCOLOS ACOMPANHAMENTO DE PROTOCOLOS Nova página de Pendências em Protocolos. Nesta página é possível verificar o andamento de protocolos pertinentes a você, acompanhar seu andamento e visualizar quais são os protocolos que estão parados. Acesse esta página a partir do menu principal em "Protocolo > Pendências" ou clicando no número de protocolos exibido na página principal. Nesta página você verá as seguintes categorias de protocolos: Não Vistos: Atualizados recentemente e não vistos por você. Esta listagem é a mesma que aparece na página inicial. Aguardando Seu Retorno: Atualizados recentemente por outro usuário, vistos por você e não movimentados (comentários e/ou transferências) por você. Em Andamento: Atualizados recentemente por você ou outro usuário. Parados: Não atualizados por você ou outro usuário há mais de 1 mês. 06/08/2014

8 CONTAS A PAGAR Criado módulo de Contas a Pagar. Para acessar, vá em Financeiro > Contas a Pagar. Ao clicar em "Nova Conta", você será redirecionado para a página abaixo. 1. Registro: O nome do registro que será inserido no Caixa quando esta conta for paga. 2. Conta Interna: A conta da qual será retirado o valor quando uma parcela for paga. 3. Valor Fixo: Parcelamentos com valor fixo tem este valor como "Sim". Já contas de água e luz, tem este valor como "Não". No ato do pagamento de cada conta, será solicitado o valor a ser inserido no Caixa. 4. 1º Vcto: Qual o primeiro vencimento da conta. O dia do primeiro vencimento será utilizado para os vencimentos subsequentes. Depois que uma conta foi inserida, você pode buscá-la utilizando o seguinte formulário. O campo da Palavra-Chave irá buscar dentro do texto de descrição da conta.

9 Ao abrir a página de uma conta, você irá ver as informações inseridas quando esta foi cadastrada, bem como suas parcelas e seus próximos vencimentos. É possível alterar o vencimento de uma parcela ao clicar em cima de sua data. Quando uma parcela já foi liquidada, na coluna "Pagamento" estará a data de pagamento. Ao acessar a página de "Pagar Contas" a partir do menu, você entrará numa tela como a abaixo. Será possível escolher qual o dia em que os pagamentos deverão ser inseridos no Caixa, alterar o mês e ano de competência e, caso a conta não tenha um valor fixo de parcelas, inserir o valor do mês.

10 Na tela principal do sistema, você irá ver a tabela a seguir. Nela, serão exibidas as contas com vencimento próximo e também as já vencidas. 28/07/2014 IMÓVEIS COM MAIS DE UMA UNIDADE / DUPLICAÇÃO DE IMÓVEIS Agora é possível criar e linkar várias unidades no mesmo empreendimento. Com os imóveis linkados, as alterações que você realizar em uma unidade poderão, opcionalmente, ser efetuadas em todas as outras unidades. As fotos não serão sincronizadas em todas as referências. Para linkar imóveis já existentes, vá até a página do imóvel e clique em "Adicionar Unidades" no menu superior. Você será redirecionado para outra página. Em "Quantidade", insira a quantidade de unidades que você irá adicionar no empreendimento. Por exemplo, se o prédio tem 8 unidades e você está alterando uma das referências já existentes, o número a ser inserido é 7.

11 Em "Criar novas referências?", você terá as opções positiva e negativa. Caso você deixe marcado "Sim", o sistema irá criar novas referências, todas com as mesmas informações contidas no imóvel que você está alterando. Todos os novos imóveis cadastrados estarão Ocultos, ou seja, não estarão sendo anunciados, evitando que um imóvel seja anunciado sem foto. Caso você deixe marcado "Não", o sistema abrirá uma área onde você poderá digitar as referências já cadastradas que pertencem ao mesmo empreendimento que você está alterando. Digite a referência e clique no "+", ou então aperte a tecla "Enter" no seu teclado. Para que todas as referências sejam incluídas, tenha certeza de que todas elas estão aparecendo na listagem, com seu número de sequencia ao lado. Clique em "Adicionar Unidades" e pronto! Todas as unidades do empreendimento estarão linkadas entre si. Para visualizar e ir rapidamente de uma unidade a outra, vá até a página de um dos imóveis, na seção "Comercial". A listagem das unidades está localizada logo abaixo da descrição do imóvel. Caso você queira cadastrar um novo empreendimento, vá em "Cadastro > Imóveis > Novo" no menu principal. Preencha o cadastro normalmente. Em "Unidades", digite a quantidade total de unidades no empreendimento, contando com a qual você está inserindo. Por exemplo, se um prédio possui 8 apartamentos, você irá digitar 8 no campo "Unidades".

12 A partir daí, as alterações acontecerão como de costume. Você irá notar que imóveis que possuem mais de uma unidade terão próximo ao botão de Salvar Alterações uma caixinha com o seguinte texto ao lado: "Efetuar alterações em todas as x unidades." Ao marcar esta caixa, todas as alterações efetuadas serão sincronizadas com os outros imóveis cadastrados no sistema. Lembre-se: fotos não são sincronizadas, alteradas, inseridas ou excluídas em todos os imóveis do mesmo empreendimento, ou seja, são tratadas individualmente para cada imóvel cadastrado. 18/07/2014 CÓDIGOS EXCLUSIVOS PARA O CAIXA Criada a página para gerar códigos sequenciais de uso exclusivo no Caixa. Vá em "Financeiro > Saim" e então em "Códigos". Crie um novo código com a descrição desejada. 14/07/2014

13 PAGAR IPTU Criada página de Pagar IPTU. Vá para a página em "Carteira de Locação > IPTU > Pagar". Você será redirecionado para a página que carrega todas as parcelas de IPTU cadastradas no sistema e que ainda não foram pagas deste mês de competência. Note que cada parcela vem acompanhada dos imóveis que compõem o IPTU. Quando há o símbolo verde, significa que todos os inquilinos pagaram seus boletos com o valor da parcela que devem. Caso contrário, o sistema mostrará na coluna "Valor Pago" um traço, significando que aquele percentual da parcela não foi pago pelo inquilino. Se o valor do IPTU foi inserido no boleto, porém este ainda não foi pago, aparecerá o número do boleto na devida coluna, mas o valor permanecerá com o traço. Os valores serão retirados da conta cadastrada no IPTU. Rolando até o final da página, você encontrará um lugar para inserir o dia do pagamento dos carnês. Este é o dia que será usado no Caixa. Clique em "Confirmar Pagamento" e todas as parcelas que estão checadas serão inseridas no Caixa. Caso haja mais de um imóvel por IPTU, serão colocadas as referências na linha de observação. 11/07/2014

14 REC. DE IPTU TRANSITANDO PELA CONTA DO PROPRIETÁRIO Ativada a transição pela conta do proprietário em valores de REC. DE IPTU. Para todos os IPTUs que estejam setados como carnê com Administrador e a conta cadastrada seja diferente de Impostos de Terceiros, o registro de IPTU será baixado da seguinte forma: REC. DE IPTU Conta Proprietário Valor Parcela + Honorário Tx Adm 0% PGTO HONORARIO IPTU Conta Proprietário Valor Honorário Débito Tx Adm 0% REC. HONORARIO IPTU Conta Impostos 3 Valor Honorário Crédito Tx Adm 0% Conta feita para obter valor de Honorário: REC. DE IPTU = 163,46 Valor Parcela = 297,20 Participação Imóvel = 50% Honorário = 163,46 (297,20 x ) Honorário = 14,86 REC. DE IPTU = 163,46 PGTO HONORARIO IPTU = 14,86 REC. HONORARIO IPTU = 14,86 Ressaltando que, para que este procedimento funcione corretamente, é imprescindível que os valores das parcelas dos IPTUs estejam cadastrados. Caso tais valores não estejam disponíveis, o sistema irá lançar o valor do REC. DE IPTU sem o desconto da administração na conta registrada no boleto. Este procedimento está ativo apenas em boletos de contrato. Também foi adicionado ao cadastro dos IPTUs o número de ordenação do carnê. Este campo pode ser alterado tanto na página do IPTU quanto na listagem da busca. 11/06/2014

15 CONFERÊNCIA DE BOLETOS POR DATA DE VENCIMENTO Permissão: Boletos [Inserir] Busque todos os boletos com status a vencer ou vencidos, que estejam com contrato em vigor e com uma data de vencimento específica. No menu principal, vá em Carteira de Locação > Boletos > Conferência. Depois de entrar com a data desejada, clique em Buscar e uma lista dos boletos encontrados será retornada. Para evitar sobrecarregamento, cada botão Conferir da lista irá abrir a página de conferência para a porção de boletos mostrada acima dele. A página de conferência é idêntica a que mostra os boletos do contrato e, portanto, possui as mesmas funcionalidades. 11/06/2014 LOG DE ALTERAÇÕES EM BOLETOS Permissão: Log Boleto [Ver] É possível visualizar diretamente todas as alterações realizadas nos boletos. Para isto, realize a busca de boletos desejada.

16 Ao clicar no ícone indicado (Log de Alterações), uma janela se abrirá com todas as informações de alterações. Sempre que você estiver em qualquer página que visualize um boleto e este ícone estiver aparecendo, ele será referente ao log de alterações. A imagem acima mostra as alterações realizadas em um boleto. Note que a lista irá mostrar, respectivamente, o usuário que realizou a alteração, o dia e hora em que tal alteração ocorreu, qual foi a linha do boleto alterada, qual campo desta linha foi alterado, qual era o valor anterior a alteração e qual é o novo valor do campo. 02/06/2014 CONFIGURAR CLÁUSULAS CONTRATOS Para alterar as cláusulas padrões dos contratos de locação, no menu principal, clique em Locação > Contrato de Locação > Cláusulas. A partir desta página, você poderá visualizar e alterar os textos que são inseridos nos contratos de locação. 20/05/2014 PAGAMENTOS DO IPTU Adicionada na página do IPTU a seção de pagamentos efetuados da parcela vigente. Esta tabela tem a seguinte aparência:

17 Cada coluna tem as seguintes informações: 1. Referência do imóvel linkado ao IPTU. 2. Se houver, o boleto gerado com o registro de pagamento da parcela. 3. Qual a participação do imóvel na parcela total. 4. O valor da parcela devido pelo imóvel/inquilino. 5. Valor de administração que será cobrado sobre o valor devido. 6. Valor pago pelo imóvel/inquilino. Este valor é obtido do caixa. Na linha final da tabela, informa-se o valor total de administração recebido (contabiliza-se apenas os valores pagos) e a somatória dos valores pagos excluindo-se a administração. 22/04/2014 Nesta atualização do sistema serão apresentadas novas versões para as ferramentas de administração de Condomínio e IPTU. CONDOMÍNIOS Você irá encontrar a nova versão dos Condomínios no seguinte lugar: A principal alteração desta funcionalidade é que ela coloca todas as possíveis ações sobre o condomínio numa mesma tela. Além disso, sua busca foi renovada de modo a tornar-se mais simples e direta.

18 Ao acessar a página do condomínio, você poderá alterar os dados clicando em cima do que você quer alterar. Alguns deles, como a taxa de administração e conta, irão alterar os registros dos boletos ainda não liquidados e/ou bloqueados. Também é nesta tela que você irá inserir e alterar valores e imóveis do condomínio. Preste atenção aos dados que tem um * ao lado. São estes valores que irão alterar os registros dos boletos. Tenha em mente que a área de Condomínios e IPTU é basicamente igual e, portanto, as informações estão localizadas no mesmo lugar. PARTICIPAÇÕES CONDOMINIO VS. IPTU A principal diferença entre o IPTU e o Condomínio está nas participações cadastradas. Enquanto o IPTU exige que a somatória das participações seja 100%, o Condomínio não tem este bloqueio. Portanto, caso você queira que um imóvel específico pague duas

19 vezes o valor do condomínio que você inseriu, coloque a porcentagem de participação como 200%. Caso você queira metade do valor, coloque 50%. 12/12/2013 FECHAR BOLETOS - Uma nova função de bloquear alterações em um boleto específico está disponível no sistema. - Para fechar boletos já conferidos e prontos para o envio ao cliente, clique no ícone ou altere o status de conferência para "Fechado". - Não será possível alterar quaisquer dados daquele boleto, assim como não será possível retorná-lo ao status de "aberto para alterações". BOLETOS AVULSOS - Agora é possível criar boletos avulsos a partir do sistema novo. - Para gerar o boleto, acesse o menu dos boletos em Carteira de Locação -> Boletos -> Novo Avulso. - Preencha os dados obrigatórios para criar o boleto. Após clicar em "Salvar Boleto", este será gerado e você será redirecionado para a página de alteração padrão de um boleto. 21/10/2013 Nesta atualização do sistema, estarão sendo apresentadas 3 novas ferramentas no módulo de administração de boletos: Agrupamentos, Rótulos e Status de Conferência. AGRUPAMENTOS Seu principal objetivo é agrupar imóveis de forma a organizar os boletos de imóveis. Para configurar os grupos, encontre a página dos agrupamentos no menu principal.

20 Na nova tela, você poderá ver os grupos que já foram criados do lado esquerdo do quadro. Ao clicar em um grupo, seus membros serão carregados do lado direito do quadro. Para criar um novo grupo, digite o nome desejado e clique em adicionar ( + ). Depois de criado seu novo grupo, você deverá adicionar os imóveis que farão parte deste. Clique no nome do grupo (note que uma linha verde irá aparecer, indicando que

21 o grupo foi selecionado) para carregar os membros. Digite a referência do imóvel que você deseja adicionar e então clique em " + ". Uma referência pode ser inserida em vários grupos. RÓTULOS Rótulos servem para marcar um boleto específico. Para rotular um boleto, você deve entrar na tela de alteração de boletos. A forma de alterar este campo é a mesma para todos os outros itens do boleto: basta clicar em cima da informação. Como todo boleto é gerado sem um rótulo, não haverá nada escrito, porém você perceberá que o ponteiro mouse irá tomar outro formato quando colocado sobre o espaço em branco do rótulo.

22 Digite o rótulo que você deseja dar ao boleto e clique fora do campo. Assim, depois que o texto piscar, a informação estará salva. Rótulos tem até 30 caracteres e cada boleto pode possuir apenas 1 rótulo. STATUS DE CONFERÊNCIA Com o objetivo de ajudar na organização das conferências de boletos, esta ferramenta irá marcar os boletos com cores diferentes que serão exibidas na busca. Para configurá-la, vá no menu principal e clique no link logo abaixo da ferramenta de agrupamento. Na nova tela serão exibidos os status já criados, com suas respectivas cores. Assim como na alteração de boletos, para alterar tanto o nome quanto a cor, você deve clicar em cima da informação. A opção de excluir um status irá aparecer apenas quando nenhum boleto o estiver utilizando o status.

23 Para inserir um novo status de conferência, digite o nome desejado na caixa, escolha a cor e clique em ok. Lembre-se que a cor não pode ser muito parecida com qualquer outra que esteja sendo usada, desta forma serão evitadas confusões. Para alterar o status de conferência de um boleto, vá até a tela de alteração deste. Note as caixas coloridas apresentadas abaixo do valor total. Ao clicar em uma delas, o boleto receberá aquele status de conferência e passará a apresentar uma cor diferenciada quando aparecer na busca. Para remover um status de conferência de um boleto, basta clicar no "x" ao lado dos outros status.

24 EFETUANDO BUSCAS COM AS NOVAS FERRAMENTAS Com estas novas ferramentas adicionadas ao sistema, fazer a busca de um boleto que esteja em algum grupo, ou rotulado, ou setado em algum status de conferência é muito mais fácil. Note que uma nova linha no formulário de busca foi adicionada. Você poderá encontrar todos os boletos pertencentes a um determinado grupo digitando o nome do grupo na busca. É aconselhável incluir outro filtro junto com este, como período de vencimento, para evitar que a busca fique muito lenta. Buscar um boleto rotulado funciona da mesma maneira. Ao buscar um boleto com um status de conferência setado, este aparecerá com sua respectiva cor. Coloque o mouse sobre os quadrados da busca para que o nome da conferência apareça. O mesmo pode ser feito sobre o boleto colorido.

25 CONTRATOS DE LOCAÇÃO 24/09/2013 Para gerar um novo Encaminhamento para Seguradora de um cliente, além de ir até o menu de Encaminhamentos, você também poderá acessar o formulário diretamente da página do imóvel. Na aba Contratos da página do Imóvel, você irá notar estes três itens: Reservas de Chave de Hoje, Encaminhamentos para Seguradora e Contratos de Locação deste

26 Imóvel. Você poderá adicionar um Novo Encaminhamento ao clicar no botão (+) ao lado do título Encaminhamentos. Depois de criar o Encaminhamento, um Protocolo para este será criado automaticamente e ele ficará aos seus cuidados. Será a sua responsabilidade, portanto, alimentar este Protocolo com as informações sobre o processo que está sendo realizado pelo cliente e pela seguradora. Indicar o momento em que os documentos foram Entregues na Seguradora irá ajudá-lo a manter um controle maior sobre quais processos já estão sendo analisados pela seguradora e quais ainda estão pendentes.

27 Assim que você informar ao sistema que o processo está sendo analisado pela seguradora, o protocolo do encaminhamento irá permitir que você indique se aquele encaminhamento foi Aprovado, Negado ou se o cliente Desistiu. Lembre-se de anexar ao Protocolo a Carta de Aprovação fornecida pela seguradora assim que você a receber. Antes de gerar o Contrato de Locação, você deve adicionar todos os inquilinos ao imóvel.

28 Depois disto feito, você poderá Adicionar um novo Contrato de Locação ao imóvel. Se este botão não estiver disponível, verifique se há algum outro contrato no imóvel que esteja "em vigor". Se houver, o departamento financeiro deve cancelá-lo ou rescindi-lo antes que você possa gerar o novo contrato. Você também poderá acessar a página de criação de um Novo Contrato através do menu Contratos de Locação -> Novo

29 Na página de Novo Contrato, você irá encontrar as opções de assinatura do contrato. Você também poderá atualizar os dados do imóvel necessários para o contrato. Todos os campos que tem um asterisco vermelho ao lado são de preenchimento obrigatório.

30 As informações contratuais também serão pedidas neste momento. Se houver algum texto adicional ao contrato, informe-o no campo apropriado.

31 Selecione a Modalidade de Garantia para a locação e preencha todos os dados solicitados. Quanto a "Tratar contrato como Aluguel Garantido", esta opção é, por padrão, deixada marcada. Excepcionalmente, o departamento administrativo poderá lhe informar se este contrato deverá ou não ter esta opção marcada.

32 Escolha as testemunhas do contrato. Note que logo abaixo das testemunhas, há a simulação das assinaturas que irão aparecer no contrato. Ao mudar as opções de assinatura no topo da página, esta seção será atualizada.

33 Após confirmar as informações do contrato, você será redirecionado para esta tela. O contrato que você acabou de gerar ainda está pendente, de tal forma que será possível alterá-lo. Ao clicar em "Confirmar", o contrato será alterado para o status "Em Vigor" e não será mais permitida a alteração de suas informações. A página do contrato irá permitir,

34 então, que seja gerado o Termo de Recebimento de Chaves, momento este em que os procedimentos financeiros do contrato passarão a estar ativos. A Data de Recebimento das chaves é a data em que o aluguel começará a contar para o primeiro mês daquele contrato. Informe a quantidade correta de chaves que estarão sendo entregues ao cliente. Depois de gerado o Termo de Recebimento de Chaves, na página do contrato será possível gerar os boletos do contrato. Lembre-se: diferentemente do sistema

35 anterior, os boletos do contrato não são gerados no momento em que o contrato é gerado. Caso o contrato tenha Seguro Fiança ou Incêndio, informe os valores. Não se esqueça de informar a conta interna para a qual estes valores serão enviados quando o boleto for pago. Clique na imagem ao lado do campo do valor para adicionar esta informação. Antes de os boletos serem efetivamente gerados, você poderá visualizá-los, bem como adicionar ou remover registros destes boletos.

36 Para adicionar um novo registro, basta digitar o nome do Registro Padrão. Informe o valor, a taxa de administração, a conta e o mês e ano de competência.

37 Ao informar a conta, você poderá digitar tanto o nome do cliente, quanto o nome da conta ou até mesmo a referência do imóvel para o qual o registro será enviado.

38 Depois de inserido o registro, você poderá alterar a informação que é exibida ao lado dele no boleto. Clique no texto já inserido ou no espaço em branco ao lado do nome do registro para realizar esta alteração. Todas estas mudanças que você realizar na tela de visualização do boleto serão salvas apenas quando os boletos forem gerados, ou seja, se você sair desta tela antes de finalizar o processo, terá que configurar os boletos novamente. PROTOCOLO 26/06/2013 Agora, é possível criar um novo protocolo e inserir monitores no mesmo. Monitores são pessoas que não irão efetivamente contribuir para o andamento dos procedimentos daquele protocolo, no entanto, precisam ou devem ficar informados quanto ao passo em que o protocolo se encontra. Monitores irão receber as notificações de atualização do protocolo. Lembre-se que, por padrão, as pessoas que recebem as notificações de alteração no protocolo são: quem criou, quem transferiu e quem recebeu o protocolo. Portanto, se você criou o protocolo, não é necessário colocar a si como Monitor. Também é possível criar um protocolo e deixá-lo aos cuidados de várias pessoas. Tais pessoas irão contribuir para o andamento do protocolo. Você também pode tomar a responsabilidade do protocolo para si, tendo em vista que isto acontecerá quando não houver necessidade do envolvimento da outra pessoa no protocolo. ENCAMINHAMENTO PARA SEGURADORA / VISTORIA 26/06/2013 Houve algumas alterações nos procedimentos relacionados ao encaminhamento para a seguradora dos clientes até a solicitação de vistoria de entrada no imóvel. Primeiramente, ao ser gerado um novo encaminhamento, este continuará a aparecer como um protocolo, porém com o status "pendente". No momento em que o cliente entregou sua documentação completa para análise na seguradora, a pessoa que estiver cuidando daquele encaminhamento deverá informar o sistema que a documentação foi entregue e que, portanto, aquele cadastro se encontra em análise. Para fazer isto, basta ir até o protocolo daquele encaminhamento e clicar em "Documentos Entregues". Tal procedimento habilitará as opções de setar aquele cadastro como Aprovado, Recusado ou se houve Desistência por parte do cliente. No momento em que o cadastro foi Aprovado, um é enviado para o vistoriador informando que há a possibilidade da realização daquela vistoria. O protocolo do encaminhamento será renomeado para "Receber Documentação" e a mesma pessoa que cuida daquele processo deverá receber do cliente os documentos necessários para que o contrato de locação seja gerado.

39 Assim que todos os documentos forem entregues e o botão "Documentos Entregues" tenha sido clicado, de forma que o sistema ficou informado de tal acontecimento, será criado um protocolo para o Vistoriador, solicitando a vistoria de entrada daquele imóvel. ENCAMINHAMENTO PARA SEGURADORA Novo Encaminhamento para Seguradora 12/12/ Vá em Locação > Encaminhamento Seguradora > Novo 2. Você verá um calendário. Ele se refere as reservas de chaves do cliente. Caso o cliente não tenha visitado o imóvel, vá em Novo Cliente. 3. A partir daí, preencha os dados corretamente e finalize o procedimento. Buscar Encaminhamento para Seguradora 1. Vá em Locação > Encaminhamento Seguradora > Buscar 2. Note que foi criado um protocolo para o encaminhamento. Então, este será um novo modo de encontrar o encaminhamento: buscando-o via protocolo. 3. Toda a administração do andamento dos Encaminhamentos será feita via Protocolo. RESERVA DE CHAVES Fazendo uma nova reserva de chaves 19/10/ Vá até a página das reservas e clique em "hoje". 2. Clique no dia desejado para a reserva. 3. Preencha as informações básicas da reserva. 4. Caso este seja apenas um agendamento (o cliente não irá levar as chaves imediatamente), clique em "Agendar Reserva". 5. Caso o cliente esteja presente e estará levando as chaves no dado momento, clique em "Continuar Reserva". 6. Preencha o restante das informações do cliente e clique em "Salvar Reserva". Finalizando uma reserva de chaves agendada 1. Clique na reserva agendada que você deseja finalizar. 2. Preencha as informações restantes do cliente e clique em "Salvar Reserva". Devolver Chaves 1. Clique em cima da reserva desejada. 2. Clique em "Devolver Chaves". Buscando por uma reserva

40 1. Clique no botão "filtrar", localizado acima do calendário. 2. Preencha o formulário com a(s) informação(ões) desejada(s) e clique em "OK". 3. O calendário irá carregar apenas reservas que condizem com as condições que você selecionou. Formas de visualização Você pode ver o calendário com as reservas mensais, semanais ou diárias. Para isso, basta clicar nos botões localizados no canto superior direito. Tipos de Reservas / Cores As reservas finalizadas (chaves já devolvidas) se encontram na cor: As reservas que estão pendentes (chaves não devolvidas) se encontram na cor: As reservas agendadas (chaves ainda não saíram do escritório) se encontram na cor: