Como posso controlar o meu negócio? Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? A análise do break-even point Como devo analisar os

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1 30 de Junho de 2015

2 Como posso controlar o meu negócio? Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? A análise do break-even point Como devo analisar os gastos da minha Clínica? 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido 2

3 Como posso controlar o meu negócio? Contabilidade de Gestão Ao longo do tempo a contabilidade tem-se imposto pela necessidade de existir uma fonte de informação segura e oportuna para efeitos de gestão

4 Como posso controlar o meu negócio? Transição para o papel de Controller Com o passar dos tempos, o profissional de contabilidade deixa de ser um mero guarda-livros, para ser um controlador de gestão do património.

5 Como posso controlar o meu negócio? Noção de Controller O controlador de gestão é, afinal, um verdadeiro homemorquestra, conhecedor de todos os instrumentos, reconhecido profissionalmente na empresa, com um grau de relação excepcional e com capacidade para coordenar múltiplas tarefas além do entusiasmo indispensável para ajudar os gestores a implementar a estratégia empresarial. (Jordan et al., 2003: 443)

6 Como posso controlar o meu negócio? Perfil do Controller Torna-se imperativo estabelecer um novo perfil do Gestor. Este deverá: - Possuir melhor formação técnica e académica; - Possuir maior visão empresarial; - Assumir um compromisso técnico e ético nos negócios das empresas.

7 Como posso controlar o meu negócio? Funções do Controller Gestão previsional e acompanhamento dos resultados (orçamentos e planos operacionais); Participação e apoio à elaboração do plano estratégico; Concepção do sistema de informação para a gestão; Elaboração do plano financeiro; Gestão administrativa; Controlo interno.

8 Como posso controlar o meu negócio? Bean-counter Vs Controller Características Bean-counter Controller Orientação temporal Ênfase no passado Ênfase no presente e no futuro Conhecimento do sector de actividade da organização Fornecimento e comunicação da informação Extensão da responsabilidade Não se espera que tenha conhecimento Cumprimento das exigências formais de informação Pequena; fornecimento da informação correcta e atempada Espera-se que tenha conhecimento Atenção activa no sentido de fornecer toda a informação necessária Grande; fornecimento da informação relevante para o processo de tomada de decisão Apreciação funcional Limitada Elevada (pessoa activa e capaz) Estilo operacional geral Fonte: Adaptado de Granlund e Lukka (1998:202) Recolhe e processa a informação Membro da equipa de gestão e agente da mudança

9 Como posso controlar o meu negócio? Perfil do Controller Capacidade para produzir, comunicar e transmitir informação; Assumir um papel activo no processo de tomada de decisão; Capacidade de adaptação e reacção à mudança; Dinâmico e pró-activo; Informado e orientado para a aprendizagem contínua; Capacidade de proceder a análises detalhadas e trabalhar em equipa; Capacidade de trabalhar com as novas tecnologias e manter-se actualizado em relação às mesmas; Participar activamente no desenvolvimento de sistemas de informação, adaptando-os ao tipo de estratégia desejada e implementada.

10 Como posso controlar o meu negócio? O que posso pedir ao meu contabilista? Contrato de prestação de serviços com a descriminação de todos os trabalhos e tarefas que ele deve realizar; Reunião mensal ou trimestral para análise do negócio: análise da variação de gastos e proveitos; Análise das contas para se equacionar eventual aumento da optimização fiscal; Identificação contínua de sinais de alerta e mecanismos de prevenção; Elaboração de um mapa de exploração mensal; Orçamento anual para estimar proveitos e gastos; Relatório de gestão (semestral ou anual).

11 Como posso controlar o meu negócio? Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? A análise do break-even point Como devo analisar os gastos da minha Clínica? 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido 11

12 Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? Principais documentos contabilísticos Balancete Permite estabelecer um resumo básico de um estado financeiro; Permite confirmar que a contabilidade da empresa está ou não bem organizada; A sua análise, de forma regular, permite identificar erros de forma atempada. Demonstração Resultados Permite-nos analisar o desempenho da clínica ao longo de um determinado período de tempo; Desempenho esse que se traduz no apuramento do resultado da empresa, ou seja, pela subtração dos gastos aos rendimentos da clínica apuro lucro ou prejuízo. Balanço Permite-nos aferir sobre a posição financeira da clínica; Evidencia os recursos que a Clínica tem, desde o equipamento até ao stock de consumíveis e as fontes de financiamento, desde fornecedores, a sócios e instituições bancárias.

13 Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? Tipo de indicadores e rácios mais importantes RENDIBILIDADE Traduz a relação entre o resultado (lucro ou prejuízo) e as vendas ou uma grandeza de capital. A rendibilidade do investimento determina a sobrevivência financeira da empresa a longo prazo e a atracção de capitais, quer alheios quer próprios. ENDIVIDAMENTO Estes indicadores procuram dar indicações sobre o grau de intensidade de recurso a capitais alheios no financiamento de uma empresa. LIQUIDEZ Estes indicadores têm por objectivo medir a capacidade que a empresa tem para honrar os seus compromissos financeiros no curto prazo, isto é, analisam em que medida a empresa está em condições de cumprir as obrigações de natureza financeira, tais como o pagamento dos consumíveis, dos salários, da energia, etc. FUNCIONAMENTO Estes rácios de funcionamento servem para analisar a eficiência das decisões na gestão de recursos aplicados. Apuram-se consoante a rotação ou em dias de funcionamento.

14 Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? Tipo de indicadores e rácios mais importantes RENDIBILIDADE Rend. Vendas = Result. Operacional / Vendas Rend. Activo = Result. Operacional / Activo Total Rend. Capitais Próprios = Resultado Líquido / Capital Próprio ENDIVIDAMENTO Autonomia Financeira = Capital Próprio / Activo Total Solvabilidade = Capital Próprio / Passivo Total LIQUIDEZ Grau de Liquidez Geral Grau de Liquidez Reduzida Grau de Liquidez Imediata FUNCIONAMENTO Grau de Rotação do Activo Prazo Médio de Pagamentos Prazo Médio de Recebimentos

15 Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? Tipo de indicadores e rácios mais importantes RENDIBILIDADE Rend. Vendas = Result. Operacional / Vendas Rend. Activo = Result. Operacional / Activo Total Rend. Capitais Próprios = Resultado Líquido / Capital Próprio ENDIVIDAMENTO Autonomia Financeira = Capital Próprio / Activo Total Solvabilidade = Capital Próprio / Passivo Total LIQUIDEZ Grau de Liquidez Geral Grau de Liquidez Reduzida Grau de Liquidez Imediata FUNCIONAMENTO Grau de Rotação do Activo Prazo Médio de Pagamentos Prazo Médio de Recebimentos

16 Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? Tipo de indicadores e rácios mais importantes RENDIBILIDADE Rend. Líq. Vendas = Result. Líquido / Vendas Rend. Activo = Result. Operacional / Activo Total Quanto lucro em euros gera a empresa por cada euro de vendas. MÉDIA SECTOR: 5,2% DR Rend. Capitais Próprios = Resultado Líquido / Capital Próprio Balanço + DR Conhecido como ROE. Diz-nos a percentagem de lucro por cada euro investido. Se uma empresa tiver um ROE de 10%, por exemplo, isto significa que cada de capital próprio criam 100 de lucro por ano. Resume a eficácia da gestão da empresa na utilização dos seus activos. MÉDIA SECTOR: 13,5% Balanço + DR MÉDIA SECTOR: 9,3%

17 Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? Tipo de indicadores e rácios mais importantes ENDIVIDAMENTO Autonomia Financeira = Capital Próprio / Activo Total Solvabilidade = Capital Próprio / Passivo Total Identifica qual a proporção do activo financiado pelo capital próprio. Quanto mais elevado este rácio, maior a estabilidade financeira da empresa. MÉDIA SECTOR: 50,1% Balanço Identifica a capacidade da empresa solver o seu passivo apenas através dos seus capitais próprios. MÉDIA SECTOR: 100,6% Balanço

18 Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? Limitações dos rácios Os rácios tratam apenas dados quantitativos; As decisões de curto prazo podem afectar profundamente os documentos financeiros, assim como os rácios que lhe são inerentes; A comparação de rácios entre empresas do mesmo sector, ou com médias do sector, pode ser incorrecta pelas diferenças das práticas contabilísticas das empresas; A contabilidade é feita aos custos históricos, pelo que a inflação verificada na economia afecta formas diferentes as empresas.

19 Como posso controlar o meu negócio? Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? A análise do break-even point Como devo analisar os gastos da minha Clínica? 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido 19

20 A análise do break even point A sua essência É o ponto a partir do qual a Clínica começa a ganhar dinheiro Nº VENDAS TOTAIS PCV CUSTOS TOTAIS CUSTOS VARIÁVEIS Fórmula CUSTOS FIXOS

21 Como posso controlar o meu negócio? Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? A análise do break-even point Como devo analisar os gastos da minha Clínica? 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido 21

22 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Análise de métricas Cost-to-Income (CTI) Custos Totais / Vendas Quanto mais baixo este rácio, maior a eficiência da empresa na utilização dos seus recursos internos e maior a optimização dos seus gastos. DR Faça um breve exercício 1. Divida o total de custos anuais da sua Clínica (ver na demonstração de resultados) pelo nº dias efectivos de trabalho e fique a saber qual o seu break even diário; 2. Agora divida pelo nº horas diárias que trabalha e saiba qual o valor hora mínimo que deverá cobrar ao seu cliente; 3. E por último, divida por 60 (minutos) e surpreenda-se com o que deve facturar por minuto para sustentar a sua estrutura 4. Agora, partilhe esta simulação com a equipa!

23 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos benchmark

24 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos IMPOSTOS TSU (23,75% >> colaboradores com contrato) PC e PEC (obrigatório para todas as PME) IMI (impostos s/ imóveis) IRC (>=17% s/ lucros) DERRAMA (maioria dos municípios é 1,5% s/ lucros) IMPOSTO MUNICIPAL PUBLICIDADE (outdoor, carrinha)

25 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos IMPOSTOS TRABALHAMOS MUITO PARA O ESTADO!! Fatia considerável nos Gastos de uma Clínica Economia paralela cada vez mais arriscada depende da consciência de cada um ASSUMIR RESPONSABILIDADES PARA COM O PAÍS!

26 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos COLABORADORES COLABORADORES SÃO O ACTIVO MAIS IMPORTANTE DA CLÍNICA! Gestão individual de cada colaborador Contrato Vs recibos verdes Motivação pessoal e profissional Auto-avaliação

27 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos FORNECEDORES Ter sempre em mãos uma segunda opção Materiais e consumíveis a utilizar nos tratamentos médicos Pagamentos (negociar descontos, descontos por SDD, rappel, ) Gestão eficaz de stocks (não empatar capital!)

28 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos EDIFÍCIOS Renda Vs Aquisição Obras Manutenção Expansão

29 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos BANCOS Leasing mobiliário / imobiliário Despesas e comissões Empréstimos para apoio à tesouraria TPA

30 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos FSE EM TEMPOS DE CRISE, É NESTE TIPO DE CUSTOS QUE DEVEMOS SER CONSERVADORES, NÃO NO RESTO! Fundamental para controlo de custos Várias despesas: electricidade, água, telecomunicações, seguros, etc.

31 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos MARKETING NÃO ABDIQUE DOS INVESTIMENTOS EM MARKETING! Ou sou muito bom e reconhecido no mercado, ou então tenho que fazer algo para que os pacientes entrem pela porta da minha Clínica Aposta crescente no Marketing Digital Mas o melhor marketing é mesmo a QUALIDADE DE SERVIÇO prestado aos nossos pacientes!

32 Como devo analisar os gastos da minha Clínica? Estrutura de gastos LUCRO EMPRESA QUE NÃO DÊ LUCRO, NÃO SOBREVIVE MUITO TEMPO! Relação entre o capital investido e os ganhos obtidos Indicador relevante para os Bancos >> Rating

33 Como posso controlar o meu negócio? Como avaliar os principais rácios económico-financeiros? A análise do break-even point Como devo analisar os gastos da minha Clínica? 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido

34 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido Dilema Dono Médico Dentista Director Clínico Pai/Mãe BOM GESTOR?

35 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido Funções de um Gestor de uma Clínica Gestão RH Gestão Informação Gestão Financeira Gestão Marketing Gestão Geral Selecção e contratação Actualização software Contabilidade Política de preços Compras gerais Descrição postos trabalho Actualização hardware Bancos Novos serviços Investimentos Contratos Mapas de gestão Tesouraria Promoção da clínica Definição de protocolos Formação inicial Manual procedimentos Gestão de stocks Comunicação com clientes Gestão das reclamações Formação contínua Protocolos clínicos Compras Publicidade Comunicação interna Condições salariais Controlo de dívidas Reuniões para eventos Avaliação desempenho Seguros Plano de marketing Turnos e horários Planeamento financeiro Gestão expectativas

36 5 dicas para ser um Gestor bem sucedido Conselhos face ao padrão identificado nas Clínicas Dentárias 1 Não seja o centro das operações >> delegue responsabilidades para aumentar a eficácia organizacional 2 Valorize os seus recursos humanos e reconheça o seu mérito 3 Faça um controlo de gestão efectivo e regular 4 Gira bem o seu tempo e stress 5 O mercado está cada vez mais competitivo >> não julgue que tem o seu lugar assegurado

37 ASSUNTO SECUNDÁRIO Como gestor, você é pago para estar desconfortável. Se você está confortável, é um sinal seguro de que está fazendo as coisas erradas. Peter Drucker

38 Obrigado!

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