MANUAL DE RELACIONAMENTO DO FORNECEDOR Diretoria de Compras Construindo Resultados

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1 MANUAL DE RELACIONAMENTO DO FORNECEDOR Diretoria de Compras Construindo Resultados As informações contidas neste documento são proprietárias e para uso confidencial dos destinatários explicitados. Propriedade da Vivo.

2 Este manual tem o objetivo de apresentar aos Fornecedores a Diretoria de Compras, suas normas gerais, bem como orientar sua conduta no relacionamento com a VIVO. 2 Diretoria de Compras

3 Definições Área Requisitante: Área da VIVO que detecta ou que origina a necessidade de aquisição de qualquer bem ou serviço. De modo geral, essa área faz com que sua necessidade chegue à Área Gestora. Em certos casos, essas áreas coincidem. Área Gestora: Área que tem a responsabilidade de identificar, associar e agregar as necessidades de produtos e serviços demandadas por sua área ou pelas Áreas Requisitantes (quando são muitas ou todas as áreas que demandam um determinado material ou serviço), e/ou definir necessidades que, de acordo com os processos existentes, competem a ela executar e gerenciar. Janela Única: Área localizada em cada uma das Filiais que constituem a VIVO, responsável pelo recebimento das Notas Fiscais, desde que regularmente emitidas pelos Fornecedores da VIVO. 3 Diretoria de Compras

4 A VIVO As Filiais que utilizam a marca VIVO são indiretamente controladas pela Brasilcel N.V., holding constituída pelas sociedades Telefónica S.A. e Portugal Telecom, SGPS, S.A. Ao final do mês de Dezembro/2009, as Filiais que utilizavam a marca Vivo no Distrito Federal e em 26 Estados contavam com a cobertura em 62% dos municípios do País, atendendo ao equivalente a 88,6% da população, utilizando as mais modernas tecnologias de comunicação móvel. 4 Diretoria de Compras

5 A Diretoria de Compras A VIVO, devido ao volume de contratações e abrangência territorial, possui em sua estrutura uma única Diretoria de Compras, a qual tem a responsabilidade exclusiva de realizar a gestão e a negociação das compras, bem como a gestão de Fornecedores. Cabe à Diretoria de Compras atender, no seu âmbito de competência, às necessidades de aquisição de produtos e serviços de todas as áreas da Empresa. MISSÃO Comprar bem, adquirindo produtos e serviços por meio das melhores práticas, sempre de forma transparente, a custos competitivos, na qualidade adequada, dentro dos prazos necessários e com fornecedores qualificados, de forma a agregar valor aos nossos clientes e a melhorar a competitividade da VIVO. 5 Diretoria de Compras

6 A Diretoria de Compras ORGANIZAÇÃO A Diretoria de Compras está organizada em seis Gerências de Linhas de Produto, responsáveis pela contratação de bens e serviços nos âmbitos abaixo exemplificados: Infra-estrutura de Redes Serviços e Obras ERBs, Antenas, Plataformas de Serviços, Manutenção da Rede, Prestação de Serviços em geral, Reformas Obras de Edificação, Manutenção de Infra-estruturas, Consultorias Produtos de Mercado Sistemas de Informação Publicidade e Marketing Aparelhos Celulares, Acessórios Celulares, Material de Escritório, Centrais, PABX Computadores, Servidores, Desenvolvimento de Sistemas, Manutenção Hardware e Software Agências de Publicidade e Marketing, Mídia, Produção Gráfica e Eletrônica, Eventos, Ações Promocionais, Pesquisas de Mercado Conteúdos Música, Esportes, Jogos, Televisão, Vídeo, Produção de Conteúdos Diversos Por sua vez, compete à Gerência de Processos a definição de políticas e procedimentos, a gestão de Fornecedores e da Mesa de Compras, bem como a manutenção da integridade e transparência dos processos de compras. 6 Diretoria de Compras

7 A Diretoria de Compras ORGANIZAÇÃO TIPOS DE COMPRAS As compras de produtos e serviços, são classificadas de acordo com o seu âmbito, da seguinte forma: Compras de Âmbito Regional Compras que visam atender geralmente a uma única Filial da VIVO, abaixo de determinado valor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbitos Eventual, Local ou Nacional. Compras de Âmbito País (VIVO) Compras que visam atender toda a VIVO, podendo ser negociadas com Fornecedores que atendam todo o Brasil, cujo objeto está acima de determinado valor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbito Nacional. Compras de Âmbito Corporativo Compras que, por seu objeto visam atender geralmente todas as Filiais da VIVO, bem como que possuem sinergia com os negócios da Portugal Telecom e/ou Telefónica Mobiles e ultrapassam determinado valor. Participam desta modalidade os Fornecedores com cadastro de âmbito Nacional. 7 Diretoria de Compras

8 A Diretoria de Compras ORGANIZAÇÃO MESA DE COMPRAS Fórum interno no qual se apresenta, discute e se aprovam, por unanimidade, todas as compras de âmbito VIVO ou Corporativo. A Mesa de Compras se reúne 2 (duas) vezes por semana, às terças e quintas feiras (salvo exceções). Participam da Mesa de Compras: Diretor de Compras Gerente de Processo Representante da Gerência de Gestão de Fornecedores Representantes da Área Requisitante e/ou Gestora Comprador Gerente de Compras da Filial Local Gerente de Compras da Linha de Produto Outros colaboradores da VIVO interessados no processo de compra, desde que envolvidos no mesmo 8 Diretoria de Compras

9 A Diretoria de Compras ORGANIZAÇÃO GESTÃO DE FORNECEDORES Equipe especializada em avaliar as solicitações e gerenciar o cadastramento do Fornecedor na VIVO. Cabe à Gestão de Fornecedores assegurar o cumprimento dos procedimentos aplicáveis ao cadastro de Fornecedores, bem como orientar, solicitar e analisar as documentações pertinentes, a fim de garantir a idoneidade e capacidade dos Fornecedores da VIVO. A Gestão de Fornecedores possui representantes em algumas Filiais que constituem a VIVO, atuando no cadastramento de Fornecedores para compras de âmbito Regional, País (VIVO) e Corporativo. É responsável também pela manutenção das avaliações feitas pelas Áreas Requisitantes, procurando com isso garantir que as contratações sejam sempre feitas com Fornecedores que tenham prestado serviço com qualidade. 9 Diretoria de Compras

10 O Processo de Compras O Processo de Compra só é iniciado mediante uma solicitação formal da Área Requisitante da VIVO, previamente aprovada de acordo com a tabela de delegação de competências vigente na VIVO. PROCEDIMENTOS QUE ANTECEDEM UMA CONTRATAÇÃO Planejamento: Todas as áreas da VIVO devem planejar com antecedência e maior exatidão possível, as compras que pretendem realizar no ano seguinte. Requisição de Compras: Solicitação de compra emitida pela Área Requisitante ou Gestora da VIVO, por meio da qual o início do processo de compras é formalizado. Cadastro de Fornecedores: Toda empresa que queira ser um Potencial Fornecedor da VIVO deve estar cadastrada e com a sua documentação atualizada e regularizada. Veja adiante o procedimento sobre o cadastro. 10 Diretoria de Compras

11 O Processo de Compras Solicitação de Propostas: A solicitação de proposta técnica e comercial é encaminhada pela Diretoria de Compras aos potenciais fornecedores, referente ao objeto de contratação solicitado pela Área Requisitante ou Gestora. Negociação: Análise e validação das propostas comerciais pela Diretoria de Compras visando a equalização de preços e condições, bem como análise e validação das propostas técnicas pela Área Requisitante, visando o atendimento ao objeto solicitado. Mesa de Compras Fórum interno da VIVO perante o qual o Processo de Compra é apresentado, o valor objetivo a ser alcançado é definido, a evolução da negociação é analisada e a contratação é aprovada por unanimidade. 11 Diretoria de Compras

12 O Processo de Cadastramento Uma contratação de produto ou serviço somente é permitida com Fornecedores que estejam devidamente cadastrados e com sua documentação atualizada na base de Fornecedores da VIVO. Obtenha maiores informações acessando o Portal de Fornecedores da VIVO (http://www.vivo.com.br/portal/institucional_fornecedor.php?wt. ac=avivo.institucional.menu.fornecedores). CLASSIFICAÇÃO DOS POTENCIAIS FORNECEDORES NA VIVO Considera-se Potencial Fornecedor toda a pessoa física ou jurídica que forneça produto ou serviço de interesse da VIVO, e que esteja cadastrada e com a sua documentação regularizada. O potencial fornecedor é cadastrado por meio dos s adiante informados e classificado na VIVO de acordo com o seu âmbito de atuação (tipo de fornecimento e valor vigente à época), de acordo com o seguinte: 12 Diretoria de Compras

13 O Processo de Cadastramento Eventual: Compras pontuais, como nos casos de Patrocínios ou contratações atualmente de até R$ ,00. Local: Compras de produtos e/ou serviços somente para determinadas Filiais da VIVO, cujo objeto de contratação atualmente não ultrapasse o valor de R$ ,00. Neste caso, o cadastro será realizado pela equipe de Gestão de Fornecedores da respectiva Regional da VIVO. Nacional: Compras de produtos e serviços para várias Filiais da VIVO, ou ainda quando o objeto de contratação atualmente for acima de R$ ,00. Neste caso, o cadastro será realizado pela equipe da Gestão de Fornecedores da Regional VIVO RJ/ES. ATENÇÃO: As Empresas que não possuem faturamento ou que se encontram inativas não poderão realizar o cadastro de âmbito Nacional. 13 Diretoria de Compras

14 O Processo de Cadastramento Para tornar-se um Potencial Fornecedor, a empresa interessada deverá seguir o procedimento de Cadastro vigente na VIVO. PROCEDIMENTOS DE CADASTRAMENTO NA VIVO 1. Solicitação de Cadastro: A Gestão de Fornecedores possui representantes em algumas Filiais da VIVO. Portanto, o interessado em tornar-se Potencial Fornecedor da VIVO poderá solicitar o seu cadastramento por meio dos s abaixo ou através do Portal de Fornecedores da VIVO. Regional VIVO RJ/ES (Cadastro Nacional, Local e Eventual - RJ/ES/MG e Nordeste): Regional VIVO SP (Cadastro Local e Eventual - SP): Regional VIVO PR (Cadastro Local e Eventual - RS/PR): Regional VIVO CO/N (Cadastro Local e Eventual Centro-Oeste e Norte): 14 Diretoria de Compras

15 O Processo de Cadastramento Na solicitação de cadastro deverão, obrigatoriamente, constar as seguintes informações: - Razão Social da Empresa interessada - CNPJ - Pessoa, Telefone e de Contato - Ramo de Atividade da Empresa 2. Envio da Documentação Necessária: Após a solicitação do Fornecedor, a Gestão de Fornecedores indicará a relação dos documentos necessários que devem ser enviados para análise, de acordo com a sua abrangência e tipo de fornecimento. O não envio dos documentos exigidos implica no encerramento sumário do processo de cadastramento perante a VIVO. 3. Análise dos Documentos enviados: Caberá à Gestão de Fornecedores analisar os documentos enviados, considerando os seguintes aspectos: - Tipo de fornecimento, abrangência - Situação econômico-financeira - Ações passivas com o Mercado - Outros 15 Diretoria de Compras

16 O Processo de Cadastramento A VIVO reserva-se no direito de recusar o cadastramento de qualquer Fornecedor que, a seu exclusivo critério, não apresente a capacidade técnica ou comercial necessária ao fornecimento em questão. O Fornecedor será comunicado, por escrito, acerca da aprovação ou não do processo de cadastramento na VIVO. Na hipótese da solicitação de cadastro ser indeferida pela VIVO, o Fornecedor receberá a devolução de toda a documentação que disponibilizou para análise. 4. Atualização de Documentações: Os documentos exigidos para o cadastro devem ser periodicamente atualizados (Eventual/Local (a cada 24 meses) e Nacional (a cada 12 meses)), sem prejuízo de serem exigidos, a qualquer tempo, os documentos que a VIVO, a seu exclusivo critério, entender necessários. Portanto, cabe ao Fornecedor encaminhar as documentações, sempre que solicitado. O não envio dos documentos solicitados, bem como sua não atualização implica no bloqueio do Fornecedor, impedindo novas contratações. 16 Diretoria de Compras

17 Formalização do Processo de Compras As contratações do âmbito da Diretoria de Compras são formalizadas por meio de um processo de compra, ocasião em que o Potencial Fornecedor, caso adjudicado, torna-se Fornecedor da VIVO. No entanto, dependendo do objeto e do valor a ser contratado, haverá necessidade de formalizar a contratação por meio de Contrato Jurídico da VIVO. Compras que não necessitam de Contrato Jurídico A contratação será formalizada por meio da Ordem de Fornecimento, elaborada com base na minuta encaminhada com a solicitação de propostas, prévia e formalmente aceita pelos concorrentes, inclusive pelo Fornecedor que teve sua proposta adjudicada. Nos casos das contratações de até 500k estas poderão ser amparadas pelo documento Condições Gerais de Contratação, caso este tenha sido assinado e enviado pelo fornecedor no momento de cadastramento junto à VIVO. Compras que necessitam de Contrato Jurídico 17 Diretoria de Compras Os concorrentes receberão, juntamente com a solicitação de propostas, a minuta contratual VIVO. Somente após concordância escrita dos concorrentes com a minuta contratual, é que o processo de Compra será encaminhado para aprovação.

18 Formalização do Processo de Compras Nessa modalidade de contratação o Fornecedor receberá um documento da Diretoria de Compras, denominado Carta de Adjudicação, por meio do qual será informado de que sua proposta foi adjudicada, bem como da necessidade de firmar contrato jurídico. Uma vez formalizada a adjudicação do Fornecedor, o Contrato Jurídico deverá ser elaborado com base na minuta contratual VIVO, anteriormente aceita pelo Fornecedor, cujas condições não poderão sofrer quaisquer alterações, exceto a exclusivo critério da VIVO. A responsabilidade pela elaboração e envio do Contrato Jurídico ao Fornecedor, é da Área Requisitante ou Gestora. Nota: Os demais concorrentes não adjudicados no processo de compra receberão da VIVO o documento denominado Carta de Deferência. 18 Diretoria de Compras

19 Princípio Geral de Conduta da Diretoria de Compras Será assegurado a todos os Fornecedores a disponibilização das informações necessárias, de forma clara e homogênea, e no mesmo período de tempo, de modo que todos possam competir em igualdade de condições. 19 Diretoria de Compras

20 O que esperamos dos nossos Fornecedores PRINCÍPIOS DE RELACIONAMENTO Criar condições para se ter uma rede de relacionamentos duradouros, pautados no respeito mútuo, na transparência e na ética, e que estimulem a inovação com qualidade e o crescimento sustentável, com benefícios para todos. PRINCÍPIOS COMERCIAIS Apresentar propostas que contenham preços e condições comerciais factíveis de serem cumpridos. Apresentar proposta técnica e comercial sempre à Diretoria de Compras. Apresentar proposta técnica sem valores. Assumir compromissos que estejam dentro de sua capacidade real, no que diz respeito a qualidade, preço, prazo de entrega e garantias. Não solicitar informações sobre os seus concorrentes, mesmo após a finalização do processo de contratação. Fornecer, sempre que necessário, informações técnicas à Área Requisitante, não utilizando dessas informações para induzí-la a erro. 20 Diretoria de Compras

21 O que esperamos dos nossos Fornecedores PRINCÍPIOS ÉTICOS Não ofertar ao comprador responsável pelo processo ou a seu superior hierárquico, presentes ou convites que não possam ser de domínio público, ou que possam ser considerados como contrapartida de qualquer vantagem. Eventuais convites para almoços ou atividades lúdicas deverão ser feitos conjuntamente ao comprador e a seu superior hierárquico, não devendo o fornecedor se valer destes momentos para obter informações privilegiadas, nem tão pouco para iniciar ou conduzir um processo negocial. Não deverão ser concedidos a nenhum colaborador benefícios pessoais de descontos ou outras vantagens além das condições gerais aplicadas a qualquer outro empregado da VIVO. Não faltar com a verdade ou induzir propositadamente a erro ou à aceitação do serviço, durante as negociações ou no cumprimento do contrato. 21 Diretoria de Compras

22 O que esperamos dos nossos Fornecedores DISPOSIÇÕES GERAIS Somente serão recebidos pela Janela Única da VIVO os documentos de cobrança emitidos no mês de competência e que forem entregues até o dia anterior a 5 (cinco) dias úteis do término do mesmo mês, bem como que contiverem o número da respectiva Ordem de Fornecimento (pedido de compra). Cabe ao Fornecedor consultar os endereços, período e horário de funcionamento da Janela Única das respectivas Áreas Requisitantes ou Gestoras da VIVO. Os pagamentos serão realizados conforme o prazo adjudicado, sendo que a contagem deste terá início a partir da data de recebimento da regular documentação de cobrança pela Janela Única, em conformidade com os requisitos estabelecidos pela VIVO, e somente serão efetivados após o aceite e aprovação da Área Requisitante ou Gestora da VIVO. Os Fornecedores da VIVO devem respeitar os preceitos constitucionais e legais vigentes, principalmente quanto à proibição do trabalho do menor, do trabalho forçado e da proteção ao meio ambiente, exigindo o cumprimento dessas mesmas condições em suas contratações com terceiros. 22 Diretoria de Compras

23 Manual de Relacionamento do Fornecedor Documento elaborado pela Diretoria de Compras da VIVO Janeiro/2010 As informações contidas neste documento são proprietárias e para uso confidencial dos destinatários explicitados. Propriedade da Vivo. 23 Diretoria de Compras

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