REGULAMENTO DE USO DO AUDITÓRIO DO CAMPUS TRÊS RIOS - UFRRJ

Transcrição

1 REGULAMENTO DE USO DO AUDITÓRIO DO CAMPUS TRÊS RIOS - UFRRJ CONSIDERANDO os ditames contidos nos princípios elencados no artigo 37 da Constituição Federal de 1988, que regem a Administração e primam, dentre outros, pela observância da legalidade, imparcialidade e moralidade; o Regimento da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro e ainda a necessidade de disciplinar o uso do AUDITÓRIO do CAMPUS TRÊS RIOS a Direção de Campus de maneira a garantir a prevenção patrimonial e dos objetivos, através da sua Diretora de Campus, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE: Regulamentar e disciplinar os procedimentos para a utilização do auditório do Campus Três Rios da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro, a fim de estabelecer convivência harmônica e garantir a conservação e a preservação de suas instalações físicas, mobiliários, bem como dos equipamentos de projeção e sonorização. DA UTILIZAÇÃO 1. O espaço é destinado essencialmente para a realização de atividades de cunho acadêmico, científico, cultural e atividades administrativas internas. À Direção de Campus será consultada acerca da possibilidade de cessão do espaço; a. em casos de negativa do uso, exceto por ausência de data, o solicitante poderá requerer consulta à comissão do auditório (composta pelos representantes do CONCAMP docente, discente e técnico administrativo); 2. A preferência de reserva na utilização do auditório é sempre para as atividades promovidas pela comunidade acadêmica do Campus Três Rios - UFRRJ, podendo se estender aos outros centros da UFRRJ, e em caráter excepcional, a outras instituições públicas ou privadas, mediante aprovação da direção; 3. A utilização do espaço deve ser aquela destinada com fim específico para o qual o espaço foi cedido; 4. O auditório do Campus Três Rios - UFRRJ possui uma capacidade máxima de 231 lugares. A previsão estimada de público para reserva deve ser de no mínimo 30% da capacidade total; 5. O Campus Três Rios - UFRRJ não disponibiliza pessoal para transporte de qualquer material e/ou equipamento para eventos promovidos por outras instituições.

2 6. É permitido ao usuário colocar arranjo de flores naturais na mesa de honra; 7. Todo e qualquer material ou equipamento que for trazido para o auditório do Campus Três Rios - UFRRJ pelos organizadores ou participantes do evento ficará sob a inteira responsabilidade de quem os trouxer. A Direção do Campus Três Rios, não se responsabiliza por perdas ou danos desses materiais, os quais deverão ser retirados, imediatamente, após o término do evento; 8. A Direção de Campus pode suspender ou proibir o direito de uso daqueles solicitantes que fizeram má utilização do espaço. 9. A exposição de materiais publicitários e a montagem de stands em espaços adjacentes ao auditório estão sujeitas à autorização prévia. O controle e a retirada desses materiais são de responsabilidade do organizador do evento, devendo ser providenciados imediatamente após o término da atividade; 10. A Direção de Campus não se responsabiliza pelas reservas e pelas solicitações de utilização que não estejam em consonância com estas normas; 11. Todas as alterações nos programas dos eventos já agendados, que impliquem alterações em relação aos equipamentos ou serviço de apoio necessário, deverão ser comunicados, imediatamente, à Direção de Campus para proceder, se possível, os ajustes. 12. Para a verificação das condições do auditório, o solicitante terá acesso ao local sempre acompanhado de pessoal indicado pela Direção de Campus, mediante marcação prévia; 13. Ocorrendo danos ao mobiliário ou equipamento, por imperícia, imprudência ou negligência, o responsável terá de repor, com itens de mesma especificação e valor; Havendo acompanhamento de um responsável da UFRRJ e o responsável pela organização do evento. Faz-se necessário a assinatura de um termo de responsabilidade. Haverá a vistoria antes e após o evento. a. O solicitante deve comunicar à Direção de Campus sobre todos os problemas ou deficiências que detectarem no auditório; b. O solicitante deverá assinar termo de responsabilidade, assegurar a correta utilização e preservação dos espaços, realizar vistoria antes e após o evento, assegurando a correta utilização e preservação. Esse termo constará do formulário de solicitação. O descumprimento destas normas será fundamento para a confecção de relatório, que se comprovar a culpa ou dolo para o infrator e/ou instituição, o local não mais será liberado. 14. É de responsabilidade do solicitante entregar o espaço devidamente limpo, assim como outras áreas utilizadas como banheiros e copa. 15. A Universidade não se responsabiliza pelo fornecimento de material de higiene e limpeza.

3 DAS PROIBIÇÕES Durante a realização do evento não serão permitidos: 1. Serviços de coffee-break e outras recepções na parte interna do auditório; 2. Número de usuários superior à lotação (máximo de 231 pessoas); 3. A obstrução dos corredores e da área de circulação com mobiliários avulsos; 4. A utilização do auditório pelo público externo sem a presença de técnico de mídia ou outro responsável pelo espaço, indicado pelo solicitante e autorizado pela Direção de Campus e custeado pelo solicitante; 5. Fumar, utilizar materiais explosivos, inflamáveis, tóxicos, nocivos ou qualquer material que possa danificar a decoração e a estrutura do espaço, seu interior ou suas áreas adjacentes; 6. Afixação de cartazes, avisos, faixas e banners nas paredes internas e externas do auditório. No entanto, é permitida a utilização de cavaletes ou quadros específicos, desde que não danifiquem o piso ou as paredes; 7. Não será permitido o uso do auditório para atividades didáticas (aula), salvo aquelas programadas no início do semestre ou que exijam o uso específico das instalações e equipamentos do auditório. 8. Não é permitida a instalação ou substituição de quaisquer aparelhos, bem como a retirada ou mudança de cabos conectados ao sistema de som e audiovisual. Nenhum equipamento ou móvel pode ser retirado do local. SERVIÇOS DE COFFEE-BREAK 1. O corredor de acesso ao auditório poderá ser utilizado para a realização de exposições de livros e painéis artísticos, para encontro entre os participantes do evento e para realização de coffee-breaks. 2. Caso seja oferecido coffee-breaks, a preparação do espaço é de responsabilidade do solicitante, o qual deverá informar à Direção de Campus no momento da reserva. a. Para uso de bebidas alcoólicas, somente mediante a autorização da direção; 3. É de responsabilidade do solicitante entregar o espaço devidamente limpo, assim como outras áreas utilizadas. HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO O funcionamento do auditório é das 8h às 22h, de segunda a sexta-feira, divididos em três turnos para a reserva: PERÍODO MATUTINO: das 8 às 12 horas;

4 PERÍODO VESPERTINO: das 13 às 17 horas; PERÍODO NOTURNO: das 18 às 22 horas; O agendamento excepcional para eventos fora dos períodos e dias aqui estabelecidos passará por prévia avaliação e autorização da Direção de Campus. DAS RESERVAS Os pedidos de pré-reserva deverão ser entregues diretamente na Direção de Campus, através de formulário próprio, disponível no site do Campus Três Rios ( ). 1. Os pedidos do público interno deverão ser feitos com no mínimo 7 (sete) dias e máximo 60 (sessenta) dias de antecedência da data do evento pretendido, para que haja compatibilização da agenda de reservas; a solicitação de reserva não garante, necessariamente, a autorização para uso do auditório. 2. Os pedidos do público externo deverão ser feitos com no mínimo 30 (trinta) dias e máximo 60 (sessenta) dias de antecedência da data do evento pretendido, para que haja compatibilização da agenda de reservas; 3. Tempo de Reserva: O agendamento poderá ser realizado por um período máximo e ininterrupto de até 5 (cinco) dias úteis. Para eventos com a duração maior que 1 (um) dia, a programação deverá ser informada no momento da reserva; O auditório não poderá ser utilizado sem reserva prévia, mesmo se não houver ocupação para outros eventos. 4. A Direção de Campus terá um prazo de 48 (quarenta e oito) horas para dar resposta ao pedido de reserva. 5. A aprovação da solicitação dependerá da disponibilidade da agenda do auditório, da prioridade e cronologia das demandas. Os usuários receberão s sobre a confirmação de seu evento. 6. O pedido de cancelamento ou remarcação de reserva do auditório deverá ser feito pelo com, no mínimo, 3 (três) dias úteis de antecedência da data do evento; 7. A programação deverá iniciar e terminar nos horários previstos e informados no momento da reserva; 8. A programação mensal do auditório ficará afixada no site do Campus Três Rios ( ); 9. Os danos causados ao patrimônio móvel e imóvel do auditório, perda ou extravio de pertences ou quaisquer objetos, acidentes e incidentes, decorrentes da realização do evento, serão de total responsabilidade de seus solicitantes, incluindo responsabilidade pecuniária.

5 DISPOSIÇÕES FINAIS Os casos omissos e as outras dúvidas que surgirem quanto à utilização serão resolvidos pela Direção de Campus. Este Regulamento entra em vigor na data de sua assinatura. Maria Helena Araújo Campos Matos Diretora do Campus Três Rios Diego Jesus de Oliveira Vice-Diretor do Campus Três Rios ANEXO I: Atualmente o auditório conta com os seguintes equipamentos: - 1 Projetor multimídia sem computador - 1 Controle do ar condicionado - 1 Quadro de projeção - 1 Suporte com 3 bandeiras (Brasil, Estado do Rio de Janeiro e UFRRJ) - 4 mesas no palco - 9 cadeiras no palco - 1 Sistema multimídia com caixas de som - 2 microfones sem fio Observação: o usuário do auditório deverá trazer 4 pilhas AA para utilização do microfone, e também um computador caso queira utilizar o projetor multimídia, pois não são fornecidos pela UFRRJ. FORMULÁRIO DE RESERVA DO AUDITÓRIO DO CAMPUS TRÊS RIOS - UFRRJ DADOS DO SOLICITANTE : Unidade/Órgão/Entidade Solicitante Responsável pelo evento Matrícula Função Telefone

6 Técnico de mídia responsável INFORMAÇÕES SOBRE O EVENTO Evento: Haverá bebida alcoólica? Palestrantes: Público estimado: ---- (Não será autorizado o uso para eventos cujo público seja menor do que 30% da capacidade do auditório). Data do evento: Início das atividades: Término das atividades: Uso do corredor para coffee-break, exposições ou apoio ao evento Há cobrança de taxa para participação no evento ( ) sim ( ) não ( ) sim ( ) não Informações complementares: (colocação de painéis, música, apresentação teatral, outros) Data da reserva: / / Assinatura solicitante: Parecer Direção Acadêmica aprovado ( ) sim ( ) não Assinatura: Para uso da Direção de Campus :

7 TERMO DE RESPONSABILIDADE Declaramos que conhecemos e aceitamos o regulamento para utilização do auditório disponível na página do Campus Três Rios - UFRRJ ( ) e que devemos, com antecedência de pelo menos três dias em relação à data agendada, entregar esse Termo de Responsabilidade na Direção de Campus, devidamente identificado e assinado. Unidade/Instituição Organizadora Data do evento: início: h. término: h. Nome e descrição do evento: Palestrantes: Público estimado Responsável pelo evento Telefone VISTORIA DO AUDITÓRIO Declaramos para os fins de comprovação que acompanhamos a vistoria do auditório do Campus Três Rios no dia, às horas; recebendo o mesmo em perfeitas condições de uso. Declaramos, ainda, que nos responsabilizamos pelos danos que possam ocorrer e estamos cientes das orientações e do regulamento do auditório do Campus Três Rios, indicado no site. Condições das instalações:

8 Três Rios, (RJ), de de. Assinatura do solicitante Assinatura da Direção Campus Três Rios Imprimir 2 vias do termo de responsabilidade 1 via - arquivo