Soluções ERP e a alteração do papel do CIO Roadmap para a liderança da inovação empresarial

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1 Soluções ERP e a alteração do papel do CIO Roadmap para a liderança da inovação empresarial Neste e-book fazemos uma abordagem sobre como as novas soluções de software Enterprise Resource Planning (ERP) suportam a alteração do papel desempenhado pelos CIO na atualidade e analisa as tendências mais importantes nesta área. oluções ERP no papel do CIO

2 Índice Introdução: A alteração do papel desempenhado pelo CIO I. Investir em TI II. Benefícios de uma solução ERP III. Principais tendências a serem consideradas pelos CIO IV. Qual a solução ERP mais adequada para cada organização? Conclusão

3 Introdução A alteração do papel desempenhado pelo CIO É difícil encontrar, no mundo empresarial de hoje, uma função que se tenha alterado tão rapidamente como a desempenhada pelo CIO. Até há poucos anos atrás, os responsáveis pelos departamentos de tecnologia e informação apenas se asseguravam de que a infraestrutura necessária para o pleno funcionamento das empresas estava funcional e a operar sem problemas. Contudo, com a crescente importância da inovação baseada na tecnologia, o seu papel mudou drasticamente. Este papel não se tornou apenas mais diversificado e, desafiante. O trabalho dos CIO é agora mais abrangente e implica que estejam sempre em cima do acontecimento numa área que sofre alterações constantes, caraterizada por mudanças e avanços rápidos. Acima de tudo, o CIO deparase com um elevado acréscimo de responsabilidades. A natureza do cargo do CIO mudou substancialmente e ao ritmo de desenvolvimentos bruscos e sucessivos que alteraram o próprio tecido empresarial, a incorporação destas metodologias e aplicações tornou-se responsabilidade do CIO tendo que as aplicar ao negócio. Esta mudança essencial no papel desempenhado pelo CIO reflete as profundas mudanças que os ambientes de negócio sofreram a vários níveis. As transformações visuais, sociais, virtuais e móveis que já estão em curso estão a criar uma nova era dourada de inovação baseada na tecnologia e o CIO tem que liderar essa mudança afirma Daniel Burrus, CEO da Burrus Research (1). Mas nem todos os CIO estão à altura deste desafio. Estudos recentes revelam que mais de metade dos CIO que participaram no relatório da Gartner, Taming the Digital Dragon: The 2014 CIO Agenda, consideram que as mudanças tecnológicas estão a ocorrer demasiado depressa para se conseguirem manter a par. A exigência de ter que entregar e assegurar a TI básica para uma organização enquanto se prepara para novas questões em torno da gestão de bases de dados de grandes dimensões Big Data, Internet das coisas the internet of things, computação na nuvem cloud e de também ter que planear a atualização do conhecimento da sua equipe, vai exigir uma abordagem multifacetada ou bimodal. A maioria das organizações necessitará de uma abordagem a duas velocidades`, afirma-dave Aron, da Gartner. A primeira permanecerá como tecnologia de informação convencional, com um fornecedor convencional e estará próxima da abordagem de risco. O segundo modo será uma tecnologia de informação não linear onde haverá incerteza, necessidade de inovação, colaboração e novas aptidões.` (2) O que se está a tornar claro é que os crescentes desafios na encruzilhada entre a tecnologia e a inovação empresarial tornam imprescindível que o CIO possua as ferramentas necessárias para a apresentação de mudanças positivas às suas empresas. Um dos aspetos mais importante nas tomadas de decisão de um CIO está relacionado com a identificação de quais soluções serão mais inovadores e o que poderão trazer de novo para a empresa. Em flagrante contraste com a anterior imagem do CIO, agora uma das suas funções consiste em deixar o Conselho de Administração perplexo com os seus planos extraordinários, que visam facilitar o desempenho e crescimento da empresa. (1) (2)

4 I. Investir em TI Os números são esmagadores: Metade das empresas que colaboraram no estudo planeiam aumentar o seu investimento em TI e 52 % já possuem uma estratégia digital alinhada com os objetivos gerais da empresa (4). Tal requer que os CIO se preparem para a primeira vaga de investimento significativo em mais de cinco anos`, conclui o estudo da Gartner. A vontade de investir fortemente em novas soluções de TI é uma consequência direta do reconhecimento de que as novas tecnologias podem afetar de forma positiva qualquer departamento interno que necessite de melhorias. As questões de natureza social e móvel, assim como as questões relacionadas com a cloud e partilha de informação continuam a impulsionar as mudanças e a criar novas oportunidades, tornando premente a procura de uma infraestrutura avançada, executável à escala da internet`, afirma David Cearly, da Gartner (5). Outra questão prende-se com o elevado foco na analítica empresarial. A palavra-chave mais importante neste âmbito continua a ser a Big Data (Base de Dados de grandes dimensões) que, reconhecidamente, detém um enorme potencial mas depende inteiramente das inovações em TI que não estavam disponíveis até há alguns anos a esta parte. Tendo isto em consideração, não surpreende que o investimento em TI seja uma prioridade na agenda de muitas empresas. As oportunidades que as soluções de TI oferecem a qualquer negócio são virtualmente infinitas e quem tem o poder de decisão sabe-o perfeitamente. De acordo com o estudo da Gartner, as principais prioridades das empresas alteraram-se nos últimos anos, de uma preocupação com a poupança de custos, que prevaleceu durante a crise financeira global, para uma preocupação com o crescimento e a rentabilidade. Para cerca de 41 % das empresas, o crescimento é agora uma das 3 principais prioridades e as soluções de TI desempenham um papel fundamental para tornar isto possível (3. Dito isto, é evidente que a relação custo-eficácia ainda se mantém como uma prioridade das empresas e, invariavelmente, os CEO sentem que os seus departamentos de TI poderiam atentar mais nos gastos. Mais de metade das empresas citadas no relatório da Gartner acredita que a melhor forma dos CIO impulsionarem a sua contribuição seria através de uma gestão da TI como se de uma empresa se tratasse` (6), dando prioridade à agilização dos processos e à relação custo-eficácia. Como pode um CIO superar o fosso existente entre a exigência da inovação que altere os paradigmas e a pressão exercida pela relação custo-eficácia? Uma forma de o conseguir é através da implementação de soluções de software Enterprise Resource Planning (ERP) que gerem os fluxos de trabalho e a informação de forma transversal num sistema centralizado. (3) Gartner, CEO and Senior Executive Survey 2013: CFO Focus Turns to Growth, p. 3 (4) - ibid. (5) (6) Gartner, CEO and Senior Executive Survey 2013: CFO Focus Turns to Growth, p. 1

5 II. Benefícios de uma solução ERP Como referido atrás, uma estratégia sólida de TI é a força motriz por detrás-das mais recentes alterações de paradigma nas empresas, seja gestão de informação através da cloud e trabalho remoto, seja o desempenho e gestão de recursos transversalmente. A maior parte dos CIO que enfrentam o desafio de liderar a inovação empresarial na atualidade contam com sistemas ERP para atingir os seus objetivos. Resumindo, uma solução ERP é uma aplicação empresarial que integra todas as funções operadas pelos departamentos individualmente numa única aplicação de software. A utilização de apenas uma plataforma facilita muito a execução de uma grande variedade de processos. Apesar de os sistemas ERP não gerarem inovação de forma automática, a realidade é que a forma como melhoram a estrutura da informação disponibilizada, abre janelas de oportunidade. Aqui deixamos uma visão geral dos mais importantes benefícios que um sistema ERP oferece: Uma perspetiva centralizada do seu negócio A utilização de um sistema unificado reduz o desperdício de mão-de-obra na monitorização manual da informação importante. A informação encontra-se num único local centralizado e não em inúmeros sistemas departamentais díspares. Tal permite a reunião de dados em tempo real e ajuda a reduzir os denominados silos de informação` que são um obstáculo à cooperação entre departamentos. Agilização de processos De forma semelhante, os sistemas de informação utilizados para avaliar e processar informação de todo o tipo são agilizados, evitando que os diversos departamentos falem línguas diferentes`. Tal garante a finalização eficaz de processos estandardizados e a adoção de sinergias entre departamentos. Transparência Com todos os dados da empresa armazenados no mesmo sistema, a informação departamental privilegiada transforma-se numa coisa do passado. Tal é particularmente útil para a gestão de topo. Para este tipo de perfil é necessária uma visão geral abrangente e inteligível. A completa visibilidade do software ERP assegura que mantêm sem qualquer dificuldade uma perspetiva abrangente. ROI a curto e longo prazo As soluções modernas de ERP podem melhorar imensamente o desempenho de uma empresa a partir do momento em que são implementadas. Logo após a implementação, a informação reestruturada e agilizada permite aceder a novas perspetivas de funcionamento de uma empresa. O retorno do investimento é muito rápido graças à poupança de tempo e à clareza das perspetivas que põem a descoberto casos não detetados de desperdício de recursos. Ao mesmo tempo, o desempenho das soluções ERP melhora de forma contínua os dados mais relevantes a que tem acesso. Uma empresa que alimenta de forma sucessiva um sistema ERP com nova informação verificará que o potenciada utilização dos seus de recursos é praticamente ilimitado. Ideal para empresas internacionalizadas O planeamento de recursos é particularmente desafiante para empresas globais com escritórios em vários países. As culturas empresariais distintas e os enquadramentos de cada país podem conduzir a equívocos que afetam de forma negativa a empresa como um todo. Uma solução ERP global que permita às empresas o acesso integral à produção, stocks, compras, vendas, conjugado com a automatização de processos complexos entre vários locais, conduz a grandes melhorias na eficiência das empresas e a um aumento da transparência. As possibilidades de planeamento e forecast globais, agregação financeira e faturação internacional, assim como o apoio de modelos bancários internacionais são igualmente fundamentais para a gestão de uma empresa global. As soluções ERP são facilmente implementadas em qualquer estrutura base, permitindo assim a sincronização de dados da empresa em vários países e continentes. Não importa se nas sucursais se fala português ou polaco ou se as transações são efetuadas em euros ou em yens, os dados com que trabalhará serão iguais em todo o lado. (7) Sage customer testimonial,

6 Uma solução ERP permite-nos integrar a informação de forma transversal em vários países, por exemplo, entre a nossa sede em Portugal e a nossa produção na Polónia. Com uma solução ERP, os sistemas estão sempre atualizados e com toda a informação centralizada é-nos possível interagir mais prontamente com o cliente`, diz Tiago Pinho, Diretor de Tecnologia do ERTGRUPO (7). Estratégias bimodais eficazes A implementação de um sistema ERP permite a uma empresa gerir uma abordagem bimodal eficiente. Permite aos departamentos a focalização nos seus pontos fortes de conhecimento seja uma região ou um segmento industrial ao mesmo tempo que beneficiam do facto de pertencerem a uma organização de maiores dimensões. Os dados e informação qualitativa utilizada para o enquadramento de decisões é mais relevante para as operações diárias. A melhor solução para tecnologias móveis Os sistemas ERP modernos são especificamente concebidos para tirarem o máximo partido da revolução digital`. Ao reconhecer que cada vez mais empresas dependem de estruturas de comunicação versáteis que os dispositivos móveis tornaram possível, as soluções ERP podem ser acedidas a partir de praticamente qualquer dispositivo preparado para o efeito. Seja um smartphone, um tablet ou um smartbook, os colaboradores podem atualizar o sistema com as informações mais recentes onde e quando quiserem. Facilidade de sincronização com soluções de terceiros Uma outra vantagem dos sistemas ERP é que podem ser facilmente ligados a plataformas de software utilizadas por aplicações externas. A colaboração com parceiros da cadeia de abastecimento e portais de clientes pode ser muito facilitada através da ligação direta ao seu interface de software, alargando a visibilidade e o controlo de ambas as partes. Software único para toda a empresa Utilizando uma solução ERP para toda a empresa, o mesmo software é utilizado de forma transversal em todos os departamentos. Tal significa que não haverá necessidade de atualizações dispendiosas e problemáticas em sistemas de software individuais. A compra e manutenção de sistemas de software são centralizadas, libertando recursos em cada departamento e evitando problemas de incompatibilidade. Adequado para empresas de todas as dimensões Tendo em consideração que uma solução ERP é um sistema de software baseado em módulos e que deve ser altamente flexível, pode ser ajustado às necessidades e requisitos de qualquer empresa, independentemente da sua dimensão. As empresas que dependem de processos e estruturas altamente complexas são os que mais beneficiam quando uma variedade de módulos é implementada, enquanto as empresas que utilizam um modelo mais simples podem usufruir dos principais benefícios dos sistemas ERP com uma solução menos pesada. Segurança A utilização de sistemas ERP aumenta substancialmente a segurança na globalidade da empresa, porque os mesmos protocolos podem ser aplicados a todo o sistema em apenas um passo. Não existirá mais a necessidade de várias soluções de segurança concebidas para departamentos individuais. Adicionalmente, as falhas de segurança por parte do utilizador também diminuem, já que cada transação efetuada no sistema pode ser facilmente monitorizada, aumentando a responsabilidade e facilidade no controlo.

7 III. Principais tendências a serem consideradas pelo CIO As soluções ERP e a forma como podem ser utilizadas estão sujeitas a alterações constantes. Os CIO precisam de estar atualizados com as mais recentes tendências do utilizador e que terão impacto no planeamento futuro. ERP baseado na cloud Possivelmente a mais falada alteração na tecnologia ERP nos últimos anos, o advento da cloud, implicou mudanças significativas na forma como uma solução ERP pode contribuir para o sucesso de uma empresa. A possibilidade de utilizar as aplicações diretamente da internet, torna-o menos dispendioso e mais célere que os sistemas tradicionais. A poupança de tempo com a instalação de sistemas baseados na cloud, em comparação com os sistemas on premise, é enorme e pode significar uma poupança de anos. Não admira, portanto, que as exigências dos clientes para soluções baseadas na cloud tenham aumentado significativamente nos últimos anos. A convergência de tendências em computação na cloud incorporando uma perspetiva analítica e comercial, irá impulsionar uma nova dinâmica competitiva, oferecendo novas aplicações e funcionalidades aos clientes e utilizadores finais ao mesmo tempo que impulsionam a exigência relacionada com a tecnologia de segurança e serviços`, afirma Christine Dover da Enterprise Applications and Digital Commerce (8). A ascensão do ERP baseado na cloud também significa que a competição entre fornecedores de ERP está a aumentar. As soluções baseadas na cloud podem ser desenvolvidas e sustentadas muito mais facilmente do que sistemas on premise, o que incentiva as empresas mais pequenas` a arriscar no mercado. ERP móvel Um dos mais recentes desenvolvimentos dos ERP é o BYOD (bring your own device) Como mencionado de forma breve na secção II, a omnipresença de dispositivos portáteis de todos os tipos significa que, atualmente, o negócio é efetuado em vários locais, a todo o momento. A ligação direta ao sistema principal através de tais dispositivos é um bem inestimável. Longe vão os dias em que só era possível aceder aos sistemas ERP através de um computador agora os colaboradores utilizam telefones e tablets na mesma proporção, se não mais, do que o seu computador ou portátil, afirma Eric Kimberling, Sócio-Gerente na Panorama Consulting Solutions. Os editores de software estão finalmente a oferecer formas convincentes e seguras de os trabalhadores atingirem esta meta, por isso verifica-se uma crescente adoção de soluções móveis (9). A inclusão do BYOD também pode ser uma grande ajuda na relação custo-eficácia das soluções ERP. Os trabalhadores podem utilizar os seus dispositivos particulares em vez dos que pertencem à empresa, reduzindo a necessidade de apoio de TI e diversificando a utilização. Facilidade de Utilização Para além destas três tendências principais na indústria, muitos acreditam que a usabilidade se tornará rapidamente na questão primordial para um ERP. Os peritos afirmam que o ERP baseado na cloud e o ERP on premise se poderiam ter desenvolvido muito mais rapidamente se não fossem tão pouco intuitivos. Os editores têm a noção de que têm de fazer investimentos para reduzir a complexidade do ERP e torná-lo mais intuitivo para os utilizadores finais`, diz Rebecca Wettemann da Nucleus Research. Não se trata apenas de o tornar móvel, mas torná-lo também mais intuitivo. Não se trata apenas de adicionar novas caraterísticas mas também de pensar a sério em torná-lo mais fácil de utilizar (10). Ao adaptarem-se a novas soluções de software, as empresas tendem a comportar-se primeiro como consumidores, esperando uma estrutura intuitiva. As novas formas de fornecer uma experiência benéfica ao utilizador serão a maior tendência que definirá o desenvolvimento do ERP nos próximos anos. (8) (9) (10)

8 IV. Qual a solução ERP mais adequada para cada organização? Ao escolher a solução mais indicada para a sua empresa, os CIO necessitam de fazer uma seleção cautelosa. Devido à popularidade das soluções ERP, existe agora no mercado uma infinidade de prestadores de serviços com todo o tipo de ofertas para alargarem o seu número de clientes. Uma decisão cuidadosa tendo em conta o sistema certo e o parceiro mais adequado é fundamental para o sucesso na implementação do ERP. Os seis critérios mais importantes quando avalia a melhor solução ERP, são os seguintes: Decisão para o futuro É vital compreender que um sistema ERP apenas atinge todo o seu potencial quando é pensado como uma ferramenta para apoiar o desenvolvimento e crescimento a longo prazo na sua empresa. Antes de decidir qual o sistema ou módulos mais adequados tem de estar ciente do que quer para o futuro da sua empresa daqui a cinco ou até dez anos. Quanto mais planear agora, mais adaptada estará a sua solução ERP quando alcançar o próximo patamar. Concebido para o seu negócio Cada negócio é diferente e cada empresa tem as suas prioridades. Quando contata com um potencial fornecedor de ERP é importante assegurar-se de que as suas necessidades específicas e exigências são preenchidas. Desde o roadmap inicial até às configurações do sistema e ferramentas que serão utilizadas, cada passo tem que ser perfeitamente arquitetado tendo em consideração as necessidades da empresa. Implementação Nunca é demasiado o esforço para se implementar de forma perfeita um sistema ERP. Um começo suave e sólido na utilização da solução ERP faz com que toda a gente esteja em sintonia relativamente às alterações estruturais e garante os melhores resultados desde o primeiro dia. A implementação tem que ser rápida e meticulosa e tem que incluir formação dos utilizadores, assim como uma estratégia de implementação para uma transição bem-sucedida. Adotar modelos de implementação estandardizados já tentados e testados, muitas vezes, pode ajudar a acelerar o processo de forma significativa. sem problemas de uma plataforma para a outra. Um parceiro experiente Apesar de os sistemas ERP serem de fácil utilização, a verdade é que sem um parceiro experiente que ofereça serviços de consultadoria especializados e apoio, correse o risco de ocorrerem problemas, sobretudo no período de adaptação. É absolutamente crucial que o seu parceiro compreenda a sua indústria verdadeiramente nem tudo o que funciona para um fornecedor de peças automóvel terá importância para um editor. Também é imperativo que o seu parceiro ERP tenha um registo comprovado de projetos bem-sucedidos e que se preveja que permaneça no negócio durante muitos anos. Tendo em consideração a rapidez com que o setor de ERP está a evoluir, este último ponto não deverá ser subestimado. ROI Como acima referido, para justificar a implementação de uma solução ERP, os CIO estão dependentes de um rápido retorno do investimento. Poucas empresas estarão dispostas a esperar anos até que a sua nova plataforma de software lhes restitua o custo da instalação; como tal, é vital assegurar que o sistema ERP escolhido seja funcionalmente rico, eficiente e intuitivo para ter um impacto imediato no negócio. O que é realmente útil é o facto de que uma configuração inteligente do ERP geralmente reduz o custo em aquisições de TI e em manutenção de forma suficiente para compensar os custos no imediato. Integração A escolha da solução ERP mais acertada depende, em larga medida, dos sistemas que irá substituir. Em quase todos os casos, existem partes da configuração pré-existente que podem ser facilmente integradas na nova. Com a escolha da melhor solução, os dados internos podem ser transferidos,

9 Conclusão Já lá vai o tempo em que o sistema de TI de uma empresa era uma mera ferramenta para conduzir a atividade do negócio funcionando perfeitamente por si própria. Atualmente, a tecnologia de informação que uma empresa utiliza reflete diretamente a sua estratégia e visão. E é por isso que os sistemas ERP são, neste momento, a solução mais habitual na escolha dos CIO para todos os segmentos de negócio. Num ambiente em que a gestão eficiente da informação é um fator decisivo para o sucesso ou fracasso de uma empresa, uma solução ERP bem implementada permite a uma empresa crescer e prosperar de acordo com o seu potencial. O CIO criativo está de volta`, diz o colega da Gartner, Mark Raskino. O CIO inventivo irá lutar para desenvolver novas competências tecnológicas, por forma a obter vantagem competitiva, utilizando um recurso base poderoso e criativo. Se a sua empresa pretende manter-se na liderança do seu setor e inovar, a informação e a tecnologia têm que voltar a ser uma competência fundamental`(11). É claro que não é o sistema ERP por si próprio que fornece a inovação pretendida mas sim as possibilidades que cria através do fornecimento de mais inteligência empresarial que desencadeará melhores decisões. Depende exclusivamente do CIO tornar-se no líder da inovação que a maior parte das empresas necessita com a ajuda do software ERP. Apesar de as possibilidades serem infinitas, as alterações e constantes atualizações que os sistemas ERP enfrentam, necessitam que os CIO estejam sempre a par das oportunidades que vão surgindo. (11)

10 Pour plus d information : Tél. : Sage Portugal Art s Business Centre Av. D. João II Lote Piso Lisboa Contacte-nos através do número: Sage Todos os direitos reservados - sociedade anónima com capital social de Sede social: Edifício Olympus II, Av. D. Afonso Henriques, º andar Matosinhos - As informações incluídas neste documento podem ser alteradas sem aviso prévio. Os logótipos, nomes de produtos ou de sociedades que não pertençam à Sage e que sejam referidos neste documento são utilizados apenas para efeitos de identificação e podem ser marcas registadas dos respetivos proprietários. Kerry Harrison - S1093_MME_03-14

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