Manual Gerência Administrativa (AD) Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

Transcrição

1 Manual (AD) Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

2 Este Manual setorial faz parte do Programa de Gestão da Qualidade da Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV. Sua reprodução ou distribuição para os fins aos quais se destina é da responsabilidade da Coordenação da Incubadora. Revisão n Revisão nº 00, em vigor desde... fone: (31) Site: s: secretaria.iebt@centev.ufv.br

3 Sumário Introdução... 5 Organograma:... 5 Descrição da função:... 5 Competências exigidas para a função: Processos Relacionados ao Setor Processos chaves: Processos de apoio: Processo de Conferência e Controle do Almoxarifado Fluxograma Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados Processo de Controle de Despesas das Empresas Incubadas Fluxograma Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados Processo de Controle do Patrimônio Fluxograma Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados Processo de Compras e Solicitação de Serviços Fluxograma Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados Processo de Participação em Eventos Fluxograma Procedimento Operacional Padrão Documentos Associados... 41

4 7. Processos de Apoio Processo de Graduação: Processo de Recepção de Empresas no Programa de Incubação: Processo de Recepção de Empresas no Programa de Incubação Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial: Processo de Seleção da Empresa para Pré-Incubação e Incubação: Processo de Realização de Cursos: ANEXO I: Documentos SGQ... 55

5 Introdução Organograma: Descrição da função: A deve orientar e supervisionar a Assessoria de Contabilidade e a Secretaria, além disso, deve controlar a freqüência dos bolsistas, em questões relacionadas a abertura de processos junto a reitoria, lista de bolsistas, processos, carimbos e data de vigência e manter uma acesso a pasta com os dados dos bolsistas devidamente organizado. É função da também, patrimoniar os móveis e das questões relacionadas com o almoxarifado, como controle de estoques, pedidos de novos materiais. Deve fazer as compras tendo atenção com a freqüência dos pedidos e o tempo de chegada, além da solicitação dos serviços, colocação dos computadores em rede, manutenção dos computadores e impressoras e é responsável pelas hospedagens e solicitações de diárias e compra de passagens para prestação de serviços, tendo que fazer o pedido no financeiro. Atividades como abrir, fechar e acompanhar processos também fazem parte desta gerência, assim como marcar reuniões e formulação de atas e convocação de reuniões de conselho e administras os convênios. Competências exigidas para a função:

6 1. Processos Relacionados ao Setor 1.1. Processos chaves: Processo de Conferência e Controle do Almoxarifado. Processo de Controle de Despesas das Empresas Incubadas. Processo de Controle de Patrimônio. Processo de Compras e Solicitação de Serviços. Processo de Participação em Eventos Processos de apoio: Processo de Graduação. Processo de Recepção de Empresas no P.I. Processo de Elaboração de Projetos das Empresas Incubadas. Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial. Processo de Seleção da Empresa para Pré-Incubação e Incubação. Processo de Realização de Cursos.

7 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE CONFERÊNCIA E CONTROLE DO ALMOXARIFADO Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

8 2. Processo de Conferência e Controle do Almoxarifado a. Objetivo: Controlar a entrada e saída, bem como o valor dos itens em estoque no Almoxarifado. b. Condições para a execução: Este processo é executado sempre que houver em estoque itens utilizados no desenvolvimento das atividades da Incubadora. c. Periodicidade: Semestral d. Resultado do processo: Relatório do S.ALM (Sistema do Almoxarifado), contendo o estoque real de cada item armazenado no Almoxarifado. e. Dependência: O Processo de Conferência e Controle do Almoxarifado depende apenas do Processo de Compras, uma vez que os bens são adquiridos por meio deste último processo. f. Relacionamento: O Processo de Conferência e Controle do Almoxarifado se relaciona apenas com o Processo de Compras, do qual é dependente. g. Documentos relacionados: Fluxograma - Conferência e Controle do Almoxarifado (AD.F.C.C.) Procedimento - Conferência e Controle do Almoxarifado (AD.P.C.C.) Relatório Conferência do Almoxarifado (AD.R.C.A.) Tabela de Conferência de Estoque (AD.T.C.E.) [A1] Comentário: E da solicitação??

9 2.1. Fluxograma

10 2.2. Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO A D. PR. C. C. TÍTULO REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade Conferência e Controle do Almoxarifado OBJETIVO Conferir e controlar o estoque dos itens do Almoxarifado. ABRANGÊNCIA Almoxarifado da IEBT. MATERIAIS NECESSÁRIOS Relatório de Conferência de Almoxarifado (AD.RE.C.A.); Sistema de Almoxarifado (S.A.L.M.); Formulário - Tabela de Conferência de Estoque (AD.F.C.E.) ÍTEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL 1 Acompanhar a entrada e saída de itens do Almoxarifado; 2 Atualizar o S. Almox.; Solicitar conferência do Almoxarifado; Conferir o estoque do Almoxarifado; Relatório de Conferência de Almoxarifado (AD.RE.C.A.); 6 Faltam itens em estoque? 7 Necessita de reposição? 8 9 Proceder AD.FL.C.S. conforme Comparar dados do S. Almox. com AD.RE.C.A.; 10 Elaborar AD.F.C.E.; 11 Atualizar S.Almox. conforme AD.RE.C.A. 12 Relatório do S.Almox.; 13 Ratificar Relatório S.Almox. e AD.F.C.E.; Acompanhar e controlar a entrada e saída de itens do Almoxarifado, utilizados por funcionários e estagiários da Incubadora. Periodicamente, atualizar o Sistema de Almoxarifado (S.A.L.M.)com os dados de entrada e saída de itens do Almoxarifado. Fazer pessoalmente, a solicitação à Assessoria Contábil. Entrar no Almoxarifado e fazer a contagem física de cada bem da prateleira. Preencher o AD.RE.C.A. de acordo com os dados obtidos na conferência de estoque do Almoxarifado. Analisar AD.RE.C.A. e identificar quais os itens estão em falta no Almoxarifado. Se sim, seguir para item 7. Se não, seguir para o item 9. Avaliar se a quantidade em estoque de cada item é suficiente para atender às necessidades da Incubadora e se é necessário repor aqueles itens que estão em falta. Se sim, seguir para item 8. Se não, seguir para item 9. Proceder conforme o processo predefinido de Compras. Imprimir um relatório do S.Almox. contendo o valor do estoque de todos os itens. Em seguida, comparar este relatório com do dados do AD.RE.C.A e identificar para quais itens o valores dos estoques está diferente. Elaborar a Tabela de Conferência de Estoque (AD.F.C.E.), informando, para cada item, a diferença entre os valores do estoque segundo o S.Almox. e o AD.RE.C.A. Gerar um gráfico com a diferença entre esses valores. Atualizar os valores do S.Almox. segundo o estoque físico real, contido no AD.RE.C.A. Entrar no programa S.Almox. e imprimir uma cópia do Relatório do S.Almox. e encaminhar à para validação. Verificar e validar o Relatório S.Almox. Analisar o AD.F.C.E. como indicador de desempenho da Secretária e encaminhar Relatório S.Almox. para ser arquivado na Pasta x no Almoxarifado. Secretaria Secretaria Assessoria Contábil Assessoria Contábil Assessoria Contábil Assessoria Contábil Secretaria Secretaria

11 2.3. Documentos Associados Relatório de Conferência do Almoxarifado

12 Formulário Conferência de Estoque

13 Guia de Pedido de Materiais

14 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE CONTROLE DE DESPESAS DAS EMPRESAS INCUBADAS Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

15 3. Processo de Controle de Despesas das Empresas Incubadas 3.1. Objetivo: Controlar os débitos das empresas incubadas e o recebimento do pagamento de tais despesas Condições para a execução: Este processo é executado sempre que as empresas utilizarem os serviços oferecidos pela Incubadora, como cessão de uso, xerox, entre outros Periodicidade: Mensal 3.3. Resultado do Processo: Os resultados deste processo são os extratos da conta bancária da Incubadora, que comprovam o pagamento das empresas de suas despesas Dependência: este processo depende do Processo de Incubação, uma vez que as empresas que utilizam dos serviços da Incubadora participam do Programa de Incubação Relacionamento: O Processo de das Empresas se relaciona com o Processo de Incubação Documentos relacionados: Fluxograma - Cobrança das Empresas Incubadas (AD.F.C.E.) Procedimento - Cobrança das Empresas Incubadas (AD.P.C.E.) Relatório Contábil - Financeiro(AD.R.C.F.) Relatório Final de Despesas das Empresas (AD.R.F.D.) [A2] Comentário: Precisa rever esse nome [A3] Comentário: Tem que melhorar muito!!! E as informações ao repassadas pela IEBT às empresas.

16 3.1. Fluxograma

17 3.2. Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO A D. PR. C. D. TÍTULO REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE Cobrança das Despesas das Empresas Incubadas RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade OBJETIVO Levantar e controlar o recebimento das despesas internas das empresas incubadas. ABRANGÊNCIA Empresas incubadas. MATERIAIS NECESSÁRIOS Fluxograma Controle de Despesas das Empresas Incubadas (AD.FL.C.D.); Sistema Integrado de Convênios (SIC); Boletos de Pagamento das Empresas (B.P.E.); Planilha de Débitos das Empresas (AD.F.D.E.) ÍTEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL Verificar todos os débitos das empresas; Verificar todos os débitos referentes a despesas internas das empresas incubadas. Preencher a Planilha de Débitos das Empresas no Excel Lançar dados nas planilhas da detalhando e somando as despesas de cada empresa no mês contabilidade; corrente. A partir da planilha do Excel, informar à cada empresa, através Comunicar débitos às do Intranet, o valor total de suas despesas. Este será o valor do empresas via Intranet; boleto de pagamento emitido pela FUNARBE. Entrar no site da FUNARBE e em seguida no SIC. Digitar o nome e a senha do usuário previamente cadastrado. Clicar em Solicitar boletos ao Sistema pedidos em geral, inserir parcela, faturas, nova fatura. FUNARBE; Digitar o valor e a data de vencimento. Se for 1 parcela, clicar em salvar ; se não, clicar em salvar novo. Clicar em avançar, preencher o cadastro das faturas. Clicar em enviar fatura. Boletos de Pagamento das Gerar o B.P.E. de cada empresa à partir das informações do SIC Empresas (B.P.E.); e encaminhar à Secretaria da IEBT. Encaminhar B.P.E. às empresas; Protocolar o B.P.E e entregar pessoalmente à empresa. Efetuar o pagamento do Efetuar o pagamento do B.P.E. até a data de vencimento do B.P.E.; mesmo. Fazer o controle dos Controlar o recebimento através da impressão de extratos do recebimentos (extratos do convênio da Incubadora. convênio); FUNARBE Secretaria Empresas Se sim, seguir para o item Recebimento ok? Se não, seguir para o item Realizar cobrança; Solicitar à empresa o pagamento do B.P.E. assim que possível. Lançar dados nas planilhas da Preencher a Planilha de Débitos das Empresas atualizando os 11 contabilidade; pagamentos realizados pelas empresas. Arquivar o extrato mais Arquivar o extrato na Pasta Controle de Despesas do 12 Secretaria recente do convênio da IEBT; Almoxarifado. [I04] Comentário: FAZER IT

18 3.3. Documentos Associados Formulário de Débitos das Empresas

19

20

21 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE CONTROLE DE PATRIMÔNIO Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

22 4. Processo de Controle do Patrimônio 4.1. Objetivo: Controlar a entrada e saída de bens permanentes da Incubadora e os responsáveis por cada bem Condições para a execução: Este processo é executado quando há demanda por algum bem ou material que não está disponível na Incubadora Periodicidade: Anual Resultado do Processo: Como produto, tem-se o Relatório do SISPAT (Sistema de Patrimônios), contendo a lista de bens permanentes da Incubadora e os responsáveis por cada um deles Dependência: este processo depende do Processo de Compras e Solicitação de Serviços, pois o patrimônio da Incubadora, quando não oferecido pela UFV, é adquirido por este último processo Relacionamento: O Processo de Controle do Patrimônio se relaciona apenas com o Processo de Compras e Solicitação de Serviços Documentos relacionados: Fluxograma - Controle do Patrimônio (AD.F.C.P.) Procedimento - Controle do Patrimônio (AD.P.C.P.) Termo de Compromisso (AD.T.CO.) [A5] Comentário: O objetivo é controlar o patrimônio. [A6] Comentário: E o controle do patrimônio? Não é quando apenas tem solicitação [A7] Comentário: Está errado.

23 4.1. Fluxograma

24 4.2. Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO A D. PR. C. P. TÍTULO Controle de Patrimônio REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade OBJETIVO Controlar o patrimônio da Incubadora. ABRANGÊNCIA Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV. MATERIAIS NECESSÁRIOS Fluxograma Controle do Patrimônio (AD.FL.C.P.); Sistema de Patrimônios (SISPAT); Termo de Compromisso (AD.F.T.C.) ÍTEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL 1 2 Acompanhar a entrada de bens permanentes; Lançar dados no Sistema de Patrimônios (SISPAT); 3 Termo de Compromisso; Como forma de controle, acompanhar e verificar a entrada e saída de bens permanentes da Incubadora; Entrar no programa SISPAT, digitar o nome e senha do usuário previamente cadastrado. Clicar em cadastro de patrimônio e em seguida em patrimônio. Clicar no símbolo + no canto direito inferior da tela. Digitar o número do patrimônio, descrição, procedência, responsável, local onde se encontra e estado de conservação. Preencher e imprimir uma cópia do Termo de Compromisso para cada funcionário, informando quais os patrimônios da Incubadora estão sob sua responsabilidade. Solicitar que cada funcionário assine seu Termo de Compromisso. Assessoria Contábil s/ Coordenação 4 Arquivar Termo de Compromisso; Arquivar na pasta x Secretaria 5 Comparar o SISPAT e o patrimônio da Incubadora; 6 Está diferente? Fazer a contagem física do patrimônio no local desejado e em seguida comparar com os itens de patrimônio que constam no SISPAT. Se sim, seguir para item 7. Se não, seguir para item 9. Assessoria Contábil Assessoria Contábil 7 Procurar o bem; Comunicar ao responsável pelo patrimônio e localizá-lo. Assessoria Contábil 8 Ajustar o sistema; 9 Arquivar Relatório eletrônico do SISPAT. Após encontrar o bem, deve-se corrigir os dados lançados Assessoria Contábil no SISPAT. Salvar, no próprio SISPAT um relatório eletrônico, contendo a lista de patrimônios da Incubadora e quem são Assessoria Contábil os responsáveis por cada um deles. [I08] Comentário: FAZER IT [I09] Comentário: FAZER IT

25 4.3. Documentos Associados Formulário CÓDIGO A D. F. T. C. TÍTULO Termo de Comprimisso REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade Processo: Controle de Patrimônio EMPRESA: Incubadora de Empresas de Base Tecnológica- CENTEV/ UFV DATA: Eu, FUNCIONÁRIO X, declaro para devido fins estar ciente que os seguintes patrimônios estão sobre minha responsabilidade: Assinatura

26 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE COMPRAS E SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

27 5. Processo de Compras e Solicitação de Serviços a. Objetivo: Comprar itens ou contratar serviços que serão úteis aos funcionários da Incubadora no desenvolvimento das suas atividades ou na prestação de serviços às empresas. b. Condições para a execução: Este processo é executado quando há demanda por algum serviço ou material que não está disponível na Incubadora. c. Periodicidade: Não possui periodicidade definida, sendo executado sempre que houver necessidade de aquisição de algum item ou contratação de um serviço. d. Resultado do Processo: Como resultado, tem-se os bens adquiridos, utilizados para o desenvolvimento de alguma atividade ou guardados em local apropriado, e os serviços, que proporcionam benefícios à Incubadora. e. Dependência: este processo não depende de nenhum outro. f. Relacionamento: O Processo de Compras e Solicitação de Serviços se relaciona com o Processo de Controle e Conferência do Almoxarifado, já que os bens adquiridos são guardados no Almoxarifado e a saída dos mesmos é controlada por este último processo. Também se relaciona com: o Processo de Controle do Patrimônio, pois os bens adquiridos compõem o patrimônio da Incubadora e ficam sob a responsabilidade do funcionário que o utiliza para suas atividades; com o Processo de Incubação, uma vez que os empreendedores participantes deste Programa podem solicitar bens ou serviços à Incubadora e com o Processo de Participação em Eventos, pois os serviços como hospedagem e transporte dos funcionários participantes dos eventos são solicitados através do Processo de Compras e Solicitação de Serviços. g. Documentos relacionados: Fluxograma - Compras e Solicitação de Serviços (AD.F.C.S.) Procedimento - Compras e Solicitação de Serviços (AD.P.C.S.) Formulário para Orçamentos (AD.F.OR.) Relatório de Prestação de Serviços (AD.R.P.S.) [A10] Comentário: Substituir a palavra Fluxograma por Mapa do Processo (solicitar essa mudança no sistema ao Marcelo)

28 5.1. Fluxograma

29

30 5.2. Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO A D. FL. C. S. TÍTULO REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade Compras e Solicitação de Serviços OBJETIVO Adquirir bens ou contratar serviços para a Incubadora. ABRANGÊNCIA IEBT MATERIAIS NECESSÁRIOS Fluxograma - Compras e Solicitação de Serviços (AD.F.C.S.); Sistema FUNARBE (SIC); Sistema UFV de material (SIM); Formulário para Orçamentos (AD.F.OR); Orçamentos; Nota Fiscal; Relatório de Prestação de Serviços (AD.R.PS); Processo de Controle de Patrimônio (AD.P.CP); Processo de Conferência e Controle do Almoxarifado (AD.P.CCA); Relatório Contábil-Financeiro (AD.R.CF); Manual do Programa 5S. ITEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL 1 Solicitar compra/ item via intranet; 2 Pedido aprovado? Comunicar motivo ao solicitante; Bem/ serviço oferecido pela UFV? Fazer pedidos via Sistema UFV; Orçamento do bem/ serviço (AD.F.OR); Orçamento autorizado? Quando houver necessidade de comprar algum item ou contratar algum serviço, deve-se fazer uma solicitação à Coordenação através do Sistema Intranet. Avaliar a importância da compra do item ou da contratação do serviço e se há recursos disponíveis para tanto. Se sim, seguir para item 4. Se não, seguir para item 3. Informar pessoalmente ao solicitante. Entrar no site da UFV, em seguida no Sistema Integrado de Materiais (SIM). Entrar no link serviços e sistemas. Clicar em sistemas disponíveis, diretoria de material, compras/estoque. Digitar a matrícula e a senha do usuário previamente cadastrado. Clicar em nova solicitação, selecionar o tipo de material ou serviço, clicar em ok. Clicar no link Catálogo, digitar o item desejado. Clicar em consultar. Os itens amarelos estão em estoque na UFV e os itens em branco não estão disponíveis. Se o matéria/ serviço for oferecido pela UFV, seguir para item 5. Se não, seguir para item 6. Ligar para a Secretaria do CENTEV e solicitar autorização para efetuar o pedido através do Sistema UFV. Entrar no site da UFV, em seguida entrar no Sistema Integrado de Materiais (SIM). Entrar no link serviços e sistemas. Clicar em sistemas disponíveis, diretoria de material, compras/estoque. Digitar a matrícula e a senha do usuário previamente cadastrado. Clicar em nova solicitação, selecionar o tipo de material ou serviço, clicar em ok. Clicar em adicionar e em seguida no código do item. Digitar a quantidade desejada, o nome do interessado, recebedor, fonte de recursos, e em seguida clicar em finalizar. Entrar em contato com, no mínimo, três fornecedores e solicitar o preço do bem desejado. Preencher o Formulário para Orçamentos (AD.F.OR). Verificar se existe recurso para o pagamento da compra e se o valor a ser pago pelo produto/ serviço é pertinente. Se sim, seguir para item 8. Se não, voltar ao item 3. s Coordenação Coordenação Coordenação [I011] Comentário: FAZER UMA IT [I012] Comentário: FAZER UMA IT

31 CÓDIGO A D. FL. C. S. TÍTULO REVISÃO RESPONSÁVEL Revisão 0 Coordenadoria da Qualidade Procedimento Operacional Padrão PERIODICIDADE Compras e Solicitação de Serviços 8 Solicitar à FUNARBE? Se sim, seguir para o item 9. Se não, seguir para o item 10. Solicitar à FUNARBE a Entrar no site da FUNARBE, clicar no link Sistema Integrado de 9 aquisição do bem ou Convênios (SIC). Digitar o nome e a senha do usuário previamente contratação do cadastrado. Clicar em pedidos em geral, outros pedidos, novo serviço; pedido e preencher a solicitação do pedido. 10 Adquirir o bem/ Ligar para o fornecedor e adquirir o item, informando quantidade, local contratar o serviço; para entrega, etc. Recepcionar o pedido/ Para pedidos feitos através do Sistema UFV, o pedido deve ser retirado 11 acompanhar a no Almoxarifado da UFV. Para os demais pedidos, aguardar a entrega realização do serviço; na Incubadora ou no local definido junto ao fornecedor. Verificar se o pedido está conforme o solicitado. 12 Pedido/ serviço ok? Se sim, seguir para item 14. Se não, seguir para item 13. Rejeitar o pedido no ato de entrega, comunicando o erro ao 13 Resolver pendência; fornecedor e tomando as devidas providências para solucionar a questão. Aguardar a troca e novo envio dos itens. Voltar ao item 10. Para pagamentos, entrar no site da FUNARBE, clicar no link Sistema Integrado de Convênios (SIC). Digitar o nome e a senha do usuário previamente cadastrado. Clicar em pedidos em geral, outros pedidos, novo pedido. Digitar convênio e tipos (pagamento de notas 14 fiscais). Clicar em avançar, digitar CPF/CNPJ do fornecedor. Clicar em Solicitar pagamento avançar, confirmar dados do cadastro, Clicar em avançar, digitar ou encaminhar Nota departamento, valor bruto, descrição da nota, finalidade. Clicar em Fiscal à FUNARBE; enviar pedido. Imprimir a solicitação de pedido, anexar o pedido a cópia da nota fiscal e arquivar. Para os pagamentos realizados pela FUNARBE, deve-se protocolar a Nota Fiscal e encaminhar para a FUNARBE efetuar o pagamento da mesma. 15 É um serviço? Se sim, seguir para o item 16. Se não, seguir para o item 18. Relatório de Prestação Preencher o AD.RE.P.S. com as informações relacionadas ao serviço 16 de Serviços prestado. (AD.RE.P.S.); 17 Arquivar; Arquivar o AD.RE.P.S. na pasta X do Almoxarifado. Secretaria Se sim, seguir para o item Material permanente? Se não, seguir para o item Processo de Controle de Patrimônio (AD.FL.C.P.); Item de consumo imediato? Observar o processo predefinido de Controle de Patrimônio (AD.FL.C.P.). Se sim, seguir para o item 21. Se não, seguir para o item 22. Entregar ao O produto deve ser entregue pessoalmente ao interessado. Seguir para 21 interessado; o item 23. Guardar no Guardar o item no Almoxarifado em lugar pré-estabelecido segundo o 22 Secretaria Almoxarifado; Manual do Programa 5S. 23 Processo de Observar o processo predefinido de Conferencia e Controle do Secretaria

32 Conferência e Almoxarifado. Controle do Almoxarifado (AD.FL.C.A.); 24 Extrato da conta bancária da IEBT. Solicitar junto ao banco conveniado o extrato da conta. 25 Fazer a conciliação; Entrar no site da FUNARBE e em seguida no SIC. Digitar o nome e a senha do usuário previamente cadastrado. Clicar em serviços, depois em extratos. Preencher os campos fonte de recursos e período a Assessoria ser conferido. Clicar em extrato e em seguida imprimir o extrato Contábil gerado. Conferir os lançamentos de débito e crédito realizados com os documentos que deram origem a esses lançamentos (recibos, notas fiscais etc). [I013] Comentário: FAZER IT 26 Elaborar o AD.RE.C.F., uma forma resumida e ordenada de apresentar Relatório Contábil- Assessoria os principais fatos registrados pela Contabilidade em determinado Financeiro (AD.R.CF) Contábil período. 27 AD.RE.C.F. ok? Se sim, seguir para o item 28. Se não, voltar ao item AD.RE.C.F. aprovado? Se sim, seguir para o item 29. Se não, voltar ao item 25. Coordenação 29 Arquivar; Arquivar AD.RE.C.F. na pasta x no Almoxarifado. Secretaria

33 5.3. Documentos Associados Formulário Orçamentos Formulário CÓDIGO A D. F. O. R. TÍTULO Orçamentos REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade PROCESSO: Compras e Solicitação de Serviços (AD.FL.C.S.) DATA: Tabela Resumo dos Orçamentos: EMPRESA/ [Nome da empresa] [Nome da empresa] [Nome da empresa] ITEM [ Nome do Item] [Preço] Parecer Técnico: *Critério: Autorizar, quando for o menor preço e justificar quando isso não ocorrer. *Anexos: Orçamentos Atenciosamente, Gerente Administrativo

34 Relatório Prestação de Serviços Relatório CÓDIGO A D. RE. P. S. TÍTULO Prestação de Serviços REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade PROCESSO: Solicitação de Serviços (AD.FL.C.S.) SOLICITANTE DO SERVIÇO: PRESTADOR DO SERVIÇO: Número do pedido junto à FUNARBE: Data da Solicitação do Serviço: Data de início do Serviço: Descrição do Serviço: Duração: Data de término do Serviço: Avaliação do Serviço: Observações:

35 PROCESSO CHAVE PROCESSO DE PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS Incubadora de Empresas de Base Tecnológica CENTEV/UFV

36 6. Processo de Participação em Eventos 6.1. Objetivo: Definir o procedimento e os critérios para que os funcionários e colaboradores da Incubadora participem de eventos e treinamentos importantes para a sua formação profissional Condições para a execução: Este processo é executado quando algum funcionário ou colaborador da Incubadora deseja participar de algum evento ou treinamento profissional, dentro da sua área de atuação na Incubadora Periodicidade: Não possui periodicidade definida, sendo executado sempre que houver interesse de participação em algum evento ou treinamento Resultado do Processo: Como produto tem-se o Relatório de Participação em Eventos (AD.R.P.E.), preenchido pelo(s) participante(s) com informações sobre o evento/treinamento e sua participação no mesmo Dependência: este processo não depende de nenhum outro Relacionamento: este processo não se relaciona com nenhum outro Documentos relacionados: Fluxograma - Participação em Eventos (AD.F.P.E.) Procedimento - Participação em Eventos (AD.P.P.E.) Relatório de Participação em Eventos (AD.R.P.E.) [A14] Comentário: A coordenação não pode solicitar? Eu acho que sim.

37 6.1. Fluxograma

38

39 6.2. Procedimento Operacional Padrão CÓDIGO A D. PR. P. E. TÍTULO REVISÃO Revisão 0 PERIODICIDADE Processo Participação em Eventos RESPONSÁVEL Coordenadoria da Qualidade OBJETIVO Definir os procedimentos para que os funcionários e colaboradores da IEBT participem de eventos que contribuam para sua formação profissional e pessoal. ABRANGÊNCIA Funcionários e demais colaboradores da IEBT. MATERIAIS NECESSÁRIOS Agenda de eventos; Fluxograma - Participação em Eventos (AD.FL.P.E.); Relatório de Participação em Eventos (AD.RE.P.E.). ÍTEM ATIVIDADES METODOLOGIA RESPONSÁVEL 1 2 Acompanhar agenda de eventos; Solicitar participação via intranet; 3 Autoriza participação? Acompanhar a divulgação de eventos como simpósios, semanas acadêmicas, entre outros, e que possam contribuir para o aperfeiçoamento profissional. Solicitar participação em evento via intranet, informando nome e tema do evento, bem como data e valores. Se sim, seguir para item 5. Se não, seguir para item 4. s e Estagiários s e Estagiários Coordenação 4 Informar aos interessados; Informar aos interessados via ou intranet. Coordenação 5 Definir os participantes do Definir a participação de acordo com as necessidades de cada evento; colaborador e a área na qual atua dentro da Incubadora. 6 Solicitar o orçamento à ; Solicitar o orçamento do evento via ou intranet. Fazer a cotação de serviços como hospedagem e transporte, 7 Elaborar orçamento; quando necessários. Verificar também o valor da inscrição. Enviar orçamento à Coordenação para aprovação. Verificar se existem recursos financeiros para custear a 8 Orçamento Aprovado? participação no evento. Se sim, seguir para item 11. Se não, seguir para o item 9. 9 Cancelar participação? Se sim, voltar ao item 4. Se não, seguir para o item Solicitar novo orçamento; Tentar reduzir os custos da participação e, se possível, elaborar um novo orçamento e enviá-lo à Coordenação. A forma de transporte dos participantes varia em função do local do evento, podendo ser em veículos da UFV ou da 11 Solicitar transporte para FUNARBE ou ainda através de ônibus. A solicitação de participantes; veículos deve ser feita pelo Sistema UFV ou Sistema FUNARBE. No caso do ônibus, deve-se apenas comprar a passagem na Rodoviária Providenciar recurso para pagamento de diárias; Providenciar recurso e efetuar pagamento da Solicitar os recursos para pagamento das diárias através do Sistema FUNARBE e repassar aos participantes através de transferência bancária. Os recursos para pagamento da inscrição podem ser solicitados através do Sistema FUNARBE ou então serem Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação Coordenação

40 inscrição do evento; 14 Participar do evento; 15 Elaborar o Relatório de Participação em Eventos (AD.RE.P.E.) 16 Arquivar AD.RE.P.E. Arquivar AD.RE.P.E. na pasta x liberados ao participante como adiantamento de salário, sendo o valor reembolsado posteriormente. Comparecer ao evento e participar da sua realização, conforme programação. Preencher o Relatório de Participação em Eventos (AD.RE.P.E.) da Incubadora inserindo informações à respeito do assunto do evento, contatos realizados, material, divulgação, parcerias envolvidas, etc. s e Estagiários s e Estagiários Secretaria da Incubadora

41 6.3. Documentos Associados Relatório de Participação em Eventos (AD.R.P.E.) Relatório de Participação em Eventos Página 41 de 56 PROCESSO: Participação em eventos (AD.P.P.E.) EVENTO/ASSUNTO/TEMA: LOCAL: DATA/PERÍODO: EVENTO ORGANIZADO POR: PARTICIPANTE(S): OBJETIVO(S) DO(S) PARTICIPANTE(S): MATERIAL (anexar folder, programação, convite, material distribuído no evento, etc) RESUMO DO EVENTO (Informações Importantes; Novos conhecimentos adquiridos) CONTATOS REALIZADOS (cartões de visita, lista de presentes, etc.): PARCERIAS ENVOLVIDAS (diárias, inscrições, transportes, entre outros)

42 PROCESSOS DE APOIO

43 7. Processos de Apoio 7.1. Processo de Graduação: Descrição: Encerramento de contrato. Verificar extratos de pagamentos e, se necessário, regularizar o pagamento das taxas. Pintar a sala, realizar vistoria e receber as chaves Documentos relacionados: Fluxograma:

44 7.2. Processo de Recepção de Empresas no Programa de Incubação: Descrição: Digitar os termos do contrato de pré- incubação para cada proposta aprovada no edital de pré-incubação e tomando como modelo contratos anteriores. Encaminhar, via Secretaria da Incubadora, os termos do contrato ao Setor Jurídico na sede da FUNARBE. Verificar se há possibilidade de alterações dos termos junto ao conselho do CENTEV. Alterar a cláusula do contrato conforme acordado com o empreendedor. Se necessário, agendar uma nova data para a assinatura do contrato. Arquivar cópia do contrato no armário de pastas suspensas do Almoxarifado Documentos relacionados: Fluxograma:

45 7.3. Processo de Recepção de Empresas no Programa de Incubação Descrição: Realizar orçamentos dos bens e serviços listados anteriormente. Construir a planilha financeira e econômica do projeto em questão Documentos relacionados: Fluxograma:

46 7.4. Processo de Consultoria e Assessoria Empresarial: Descrição: Entrar em contato com o prestador do serviço e negociar os valores e prazo para pagamento e realização da consultoria Documentos relacionados: Fluxograma:

47 7.5. Processo de Seleção da Empresa para Pré-Incubação e Incubação: Descrição: Emitir um parecer técnico atestando a viabilidade técnica de cada proposta analisada. Encaminhar à de Novos Negócios. Emitir um parecer técnico atestando a viabilidade econômica de cada proposta analisada. Encaminhar à de Novos Negócios. Com base na apresentação feita pelo empreendedor e na avaliação do Processo de Incubação de cada empresa emitir o Parecer, via sistema, recomendando ou não a aprovação da proposta de incubação. Entregar documentos ao representante do Conselho Administrativo do CENTEV para análise e conclusão do processo de seleção. O representante do Conselho Administrativo deve informar ao CENTEV a decisão sobre quais propostas foram aprovadas no edital e o CENTEV deve informar ao Gerente de Acompanhamento Empresarial. [V15] Comentário: Não tenho certeza Documentos relacionados: Fluxograma:

48

49

50

51

52

53 7.6. Processo de Realização de Cursos: Descrição: Verificar se o certificado está ok Documentos relacionados: Certificados de Participação Fluxograma:

54

55 8. ANEXO I: Documentos SGQ Todos os documentos da Incubadora possuem siglas de identificação segundo o padrão do Sistema de Gestão da Qualidade. Para a criação das siglas, observa-se o seguinte procedimento: 1) As duas primeiras letras do nome correspondem à área pelo documento. Assim: AC = Acompanhamento Empresarial AD = Administrativo Financeiro NN = Novos Negócios TG = Tecnologia de Gestão SE = Secretaria 2) A terceira letra corresponde ao tipo de documento. Ex: F para fluxogramas e P para Procedimentos Operacionais Padrão. 3) A duas últimas letras correspondem ao título do documento. Exemplo: A sigla AD.R.C.A., para o Relatório de Conferência do Almoxarifado, é composta por: AD = referente ao R = por ser um relatório C = Conferência A = Almoxarifado Todos os documentos relacionados ao SGQ da Incubadora são apresentados na Tabela abaixo. Documentos Fluxograma - Compras e Solicitação de Serviços Fluxograma - Conferência e Controle do Almoxarifado Fluxograma - Cobrança das Empresas Incubadas Fluxograma - Controle do Patrimônio Fluxograma - Participação em Eventos Fluxograma - Inscrição e Seleção de Projetos para Pré- Incubação Fluxograma - Recepção de Novos Projetos do Programa de Pré-Incubação Fluxograma - Pré-Incubação Fluxograma - Inscrição e Seleção de Empresas para a Incubação Fluxograma - Recepção de Novas Empresas do Programa de Incubação Fluxograma Incubação Fluxograma - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Fluxograma - Consultoria e Assessoria Fluxograma - Planejamento de Cursos da Incubadora Siglas AD.F.C.S. AD.F.C.C. AD.F.C.E. AD.F.C.P. AD.F.P.E. NN.F.I.P. NN.F.R.N. NN.F.P.I. AC.F.I.S. AC.F.R.N. AC.F.IN. TG.F.A.P. TG.F.C.A. TG.F.P.C.

56 Fluxograma - Realização de cursos Procedimento - Compras e Solicitação de Serviços Procedimento - Conferência e Controle do Almoxarifado Procedimento - Cobrança das Empresas Incubadas Procedimento - Controle do Patrimônio Procedimento - Participação em Eventos Procedimento - Inscrição e Seleção de Projetos para a Pré-Incubação Procedimento - Recepção de Novos Projetos do Programa de Pré-Incubação Procedimento - Pré-Incubação Procedimento - Inscrição e Seleção de Empresas para a Incubação Procedimento - Recepção de Novas Empresas do Programa de Incubação Procedimento - Incubação Procedimento - Assessoria em Projetos para a Captação de Recursos Procedimento - Consultoria e Assessoria Procedimento - Planejamento de Cursos da Incubadora Procedimento - Realização de Cursos Relatório de Prestação de Serviços Relatório Conferência do Almoxarifado Relatório Contábil - Financeiro Relatório Final de Despesas das Empresas Relatório de Participação em Eventos Relatório de Projetos Inscritos e Selecionados para a Pré-Incubação Relatório de Pré-Incubação Relatório Pesquisa de Satisfação Empresarial Relatório de Graduação Relatório de Acompanhamento dos Editais Relatório de Conclusão de Consultoria Relatório de Empresas Inscritas e Selecionadas para a Incubação Relatório de Satisfação dos Cursos Formulário para Orçamentos Tabela de Conferência de Estoque Termo de Compromisso Ata da Reunião de Recepção dos Projetos do Programa de Pré-Incubação Ata da Reunião de Recepção das Empresas do Programa de Incubação Pesquisa de Satisfação Empresarial Ofício de Solicitação para Prorrogação da Incubação Parecer sobre Pedido de Prorrogação Avaliação de Consultoria Proposta de Cursos Ficha de Inscrição em Cursos Formulário de Avaliação dos Cursos Lista de chamada Planilha - Controle de Cursos SE.F.R.C. AD.P.C.S. AD.P.C.C. AD.P.C.E. AD.P.C.P. AD.P.P.E. NN.P.I.P. NN.P.R.N. NN.P.P.I. AC.P.I.S. AC.P.R.N. AC.P.IN. TG.P.A.P. TG.P.C.A. TG.F.P.C. SE.P.R.C. AD.R.P.S. AD.R.C.A. AD.R.C.F. AD.R.F.D. AD.R.P.E. NN.R.P.I. AD.R.P.I. AC.R.S.E. AC.R.GR. TG.R.A.E. TG.R.C.A. AC.R.P.I. SE.R.S.C. AD.F.OR. AD.T.C.E. AD.T.CO. NN.A.R.R. AC.A.R.R. AC.P.S.E. AC.O.S.P. AC.P.P.P. TG.A.CO. TG.P.D.C. SE.F.I.C. SE.F.A.C. SE.L.CH. SE.P.C.C.