Desafios da aderência

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1 esocial Desafios da aderência

2 O esocial é uma obrigação multisciplinar Mais complexo e oneroso no âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) - obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas relativas à contratação e utilização de mão de obra direta e indireta e outras informações previstas na lei n 8.212, de 1991, regulamentado pelo decreto presidencial de Consolidação de informações e extinção de obrigações acessórias atuais, com foco fiscalizatório e arrecadatório. Recursos Humanos Departamento Pessoal Segurança e Medicina do Trabalho CEF TRT Tecnologia da Informação (TI) Compras / Serviços RFB esocial MTE INSS Fiscal Jurídico Financeiro Contábil

3 Histórico e cronograma da obrigação Ato declaratório Nº5 - Publicação do layout 1.0 do esocial Jul 2013 Decreto Presidencial 7.383/14 - Instituído o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - esocial Disponibilização do ambiente de testes Primeira fase dados fictícios sem fiscalização Segunda fase dados reais sem fiscalização *datas estimadas pela RFB em dez/2014 Dez 2013 Fev 2015 Jan 2016* Dez 2014 Set 2015* Atualização de layout - Publicação do layout 1.1 Resolução MTE 01/15 e Circular CEF 673/2015 Publicação e aprovação do Manual de Orientação 2.0 do esocial Transmissão oficial de arquivos Envio de carga inicial no primeiro trimestre, seguida dos eventos não periódicos e periódicos, com substituição da GFIP

4 Manual 2.0 Carga Inicial / Tabelas ü2190 ü Informações Admissão de Trabalhador empregador/contribuinte Registro Preliminar ü2200 ütabelas - Admissão de trabalhador ü Alteração - Estabelecimentos de dados cadastrais e Obras Construção do trabalhador Civil ü Alteração - Rubricasde contrato de trabalho ü Comunicação - Lotações Tributárias de acidente de trabalho ü Monitoramento - Cargos / Empregos da saúde Públicos do trabalhador ü Afastamento - Funções / Cargos Temporário Comissão ü Condições - Horários/Turnos ambientais de Trabalho do trabalho fatores de risco ü Insalubridade, - Ambientes de periculosidade Trabalho e aposentadoria especial ü Aviso - Processos prévioadministrativos/judiciais ü Reintegração - Operadores portuários ü2299 ü Cadastramento Desligamento inicial do vínculo ü Trabalhador sem vínculo início ü Trabalhador sem vínculo alteração contratual ü2399 Trabalhador sem vínculo - término ü Exclusão de eventos ü Solicitação de totalização de eventos, bases e contribuições ü Adesão antecipada ao esocial

5 Manual 2.0 Eventos não periódicos ü Admissão de Trabalhador Registro Preliminar ü Admissão de trabalhador ü Alteração de dados cadastrais do trabalhador ü Alteração de contrato de trabalho ü Comunicação de acidente de trabalho ü Monitoramento da saúde do trabalhador ü Afastamento Temporário ü Condições ambientais do trabalho fatores de risco ü Insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial ü Aviso prévio ü Reintegração ü Desligamento ü Trabalhador sem vínculo início ü Trabalhador sem vínculo alteração contratual ü2399 Trabalhador sem vínculo - término ü Exclusão de eventos ü Solicitação de totalização de eventos, bases e contribuições ü Adesão antecipada ao esocial

6 Manual 2.0 Eventos periódicos ü2190 ü Remuneração Admissão de Trabalhador dos trabalhadores Registro Preliminar ü2200 ü Admissão Pagamentos de de trabalhador Rendimentos do Trabalho ü2205 ü Alteração Pagamentos de a dados beneficiários cadastrais não do identificados trabalhador ü2206 ü Alteração Aquisição de contrato Produção de Rural trabalho ü2210 ü Comunicação Comercialização de da acidente Produção de trabalho Rural PF ü2220 ü Contratação Monitoramento de trabalhadores da saúde trabalhador avulsos não portuários ü2230 ü Afastamento Informações Complementares Temporário aos Eventos Periódicos ü2240 ü Condições Reabertura ambientais dos Eventos do Periódicos trabalho fatores de risco ü2241 ü Fechamento Insalubridade, dos periculosidade Eventos Periódicos e aposentadoria especial ü2250 ü Contribuição Aviso prévio Sindical Patronal ü Reintegração ü Desligamento ü Trabalhador sem vínculo início ü Trabalhador sem vínculo alteração contratual ü2399 Trabalhador sem vínculo - término ü Exclusão de eventos ü Solicitação de totalização de eventos, bases e contribuições ü Adesão antecipada ao esocial

7 Alterações apresentadas no manual 2.0 Resumo de alterações apresentadas no manual 2.0 em relação ao manual Abertura Eventos antigos que serão transferidos para outro projeto SPED (EFD Retenções) Eventos antigos que foram excluídos Serviços Tomados mediante Cessão de Mão de Obra Serviços Prestados mediante Cessão de Mão de Obra Serviços Tomados de Cooperativa de Trabalho Serviços Prestados pela Cooperativa de Trabalho Recursos Recebidos ou Repassados a Associação Desportiva que mantenha time de futebol profissional Espetáculo Desportivo Estabilidade - Início Estabilidade Término Pagamentos Diversos (Reformado nos novos eventos 1210 e 1220) Eventos antigos que foram reformados Receita de Atividades Concomitantes e Desoneração (Dentro do novo evento 1280: Informações Complementares aos Eventos Periódicos) Alteração de Motivo de Afastamento (Dentro do novo evento 2230: Afastamento Temporário) Retorno de Afastamento (Dentro do novo evento 2230: Afastamento Temporário) Condição Diferenciada de Trabalho - Início (Dentro dos novos eventos 2240 e 2241) Condição Diferenciada de Trabalho - Término (Dentro dos novos eventos 2240 e 2241) Cancelamento do Aviso Prévio (Dentro do novo evento 2250: Aviso Prévio)

8 Alterações apresentadas no manual 2.0 Resumo de alterações apresentadas no manual 2.0 em relação ao manual 1.1 Eventos novos que reformaram eventos antigos Pagamentos de Rendimentos do Trabalho (Calcula o IR, relaciona com a fopag (1200)) Pagamentos a Beneficiários Não Identificados (concilia reg.caixa com competência, calcula IRRF.) Monitoramento da Saúde do Trabalhador (Aso, exames, monitoração biológica. É o antigo evento 2280) Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco (trata do inicio da condição, fator de risco e epi, por empregado) --> Substitui os antigos eventos 2340 e > infoexprisco: Informações sobre o ambiente de trabalho e exposição a fatores de risco Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial (trata do fator de risco por empregado) --> insalperic: Informações sobre o ambiente de trabalho insalubre/periculoso --> aposentesp: Informações sobre o trabalho exercido em condições que ensejam a aposentadoria especial Contribuição Sindical Patronal (cnpj do sind., tipo, valor e encargos da contrib. sindical) Novos eventos Tabela de Ambientes de Trabalho (cnpj do estab. e fator de risco) Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários (cnpj do sindicato e remuneração (rem., rem13., desccp.)) Reabertura dos Eventos Periódicos (Evento em branco, só tem campo de endereçamento) Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar (apenas cpf, dt.nascimento e dt.admissão) Solicitação de Totalização de Eventos, Bases e Contribuições (só pede o período (AAAA ou MM-AAAA)

9 Alguns desafios e ações, segundo nossa experiência Tema Desafios Ações Cadastro Inicial Necessidade de levantamento de dados novos, correção de dados pré-existentes e manutenção em sistemas Monitoramento dos empregados afastados CBOs desatualizados Realizar de CENSO (revisão de prontuários, coleta e validação de dados) Manter contato periódico com empregados afastados (ou contratação de empresa especializada) Revisão completa e atualização da base cadastral de cargos vinculada à tabela de CBO Rubricas de folha de pagamento Nomenclatura e utilização (natureza jurídica) Incidências e reflexos trabalhistas De-Para conforme Tabela 3 do esocial 140 rubricas Revisão detalhada da atual tabela de rubricas e envolvimento do Jurídico na revisão e fluxo de criação e modificação de eventos de folha de pagamentos

10 Alguns desafios e ações, segundo nossa experiência Tema Desafios Ações Segurança e medicina do trabalho Falta de controle detalhado da entrega de equipamentos de proteção coletivos e individuais Controles manuais (podendo ser arquivo físico e/ou planilhas) para controle e manutenção das informações Inconsistências entre determinações dos laudos e efetivo pagamento de adicionais (insalubridade e periculosidade) Existência de laudos vencidos Ausência de ASO periódico atualizado, de retorno de licença maternidade e de alteração de função Ajuste do atual processo para controle e manutenção da entrega de equipamentos de proteção Contratação de módulo sistêmico para gestão (ou melhor utilização dos sistemas já contratados)

11 Alguns desafios e ações, segundo nossa experiência Tema Desafios Ações Ausência de norma e visibilidade da contratação de terceiros Gestão de terceiros Descentralização do processo de contratação e manutenção dos terceiros Riscos relacionados à terceirização da atividade-fim e vínculo de emprego Irregularidades nos procedimentos para avaliação quanto à aplicabilidade e cálculo da retenção previdenciária Estabelecimento de fluxo padrão para contratação de terceiros, tornando a gestão centralizada Revisão dos riscos para alteração da forma de contratação adotada, se necessário Utilização de ferramentas de gestão de obrigações Obtenção periódica de CND Impactos da unificação da CND Fiscal com a CND Previdenciária

12 Alguns desafios e ações, segundo nossa experiência Tema Desafios Ações Emissão de CAT até um dia útil após a ocorrência ou 24h em caso de morte Admissão dia imediatamente anterior Prazo de envio de arquivos Afastamentos até 10 dias da ocorrência Desligamentos até 10 dias da ocorrência Revisão e redesenho dos atuais processos, tornando possível o cumprimento dos prazos estabelecidos pelo esocial. Eventos periódicos dia 07 do mês subsequente

13 Principais riscos com potencial impacto em CND e CRF Potenciais riscos associados Migração de dados inconsistentes Perda financeira com exposição a autuações nos últimos 5 anos Desrespeito a preceitos estabelecidos em normas internas, a exemplo de concessão de eventuais benefícios, fluxo de aprovações para promoções, pagamentos de salários, etc. Políticas internas não aderentes a legislação trabalhista e previdenciária em vigor Mobilidades locais e globais de colaboradores não aderentes a legislação aplicável Fluxos de informações não aderentes ao tempo de informações requeridas Transmissão de obrigações inconsistentes Pagamentos a menor ou maior em razão de não atualização dos parâmetros na folha Multas por descumprimento de normas coletivas ou aplicação indevida Greves e ações movidas pela entidade sindical Foco das análises Qualidade de dados Políticas internas Operações/ processamentos Normas coletivas

14 Principais riscos com potencial impacto em CND e CRF Potenciais riscos associados Integração ao salário com impactos em provisões e demonstrações financeiras Divergências entre valores pagos e contabilizados Conciliação de movimentações (inclusões, alterações, exclusões) Classificação de eventos de acordo com a tabela RFB Deixar de apropriar creditos decorrentes de recolhimentos a maior Enquadramentos previdenciários sem aderência a legislação Exposição a vinculo de emprego e terceirização de atividade fim Divergências entre prestadores cadastrados no MANAD e reportados em GFIP Retenções previdenciárias não realizadas sobre as notas fiscais Exposições fiscais: ausência de reporte em GFIP e DIRF Divergência de informações entre contabilização e extratos bancários Divergência de informações entre as obrigações acessórias Exposição à fiscalização eletrônica da Receita Federal do Brasil Foco das análises Benefícios indiretos Tabelas de incidências Terceirizados Reclamações trabalhistas e depósitos judiciais Obrigações acessórias

15 Plano de trabalho A EY tem apoiado dezenas de clientes em variados segmentos em todo o ciclo de gestão e preparação para atendimento ao esocial, do Diagnóstico à Operação assistida. Diagnóstico Suporte na preparação Operação assistida Mapa de riscos Plano de ação Certificação Análise da existência, estrutura, consistência e convergência de dados Revisão de instrumentos coletivos com potencial exposição tributária Revisão de gestão de terceiros e suas obrigações acessórias Assessoria na retificação de gaps em dados e aplicação de legislação Revisão de obrigações pré e pós transmissão com a consolidação de gaps Avaliação de políticas internas com potencial exposição trabalhista Identificação de benefícios indiretos Identificação de créditos tributários, valores recursais e judiciais Assessoria na definição de modelo operacional Assessoria no fechamento de gaps com orientações trabalhistas e previdenciárias Análise de aderência operacional aos requisitos de informações Revisão de incidências de INSS, FGTS e IRRF e De-Para RFB Análise de convergência FOPAG x GFIP x MANAD Assessoria na definição e implementação de mensageria Preparação de arquivos para transmissão* Resultado Resultado Resultado Elaboração de um plano de implementação Entrega de efetividade em soluções Suporte trabalhista e previdenciário continuado *não implementado em por não haver obrigação de data entrega definida

16 Marcos Ricardo Gerente Sênior (19) (11)