PROPOSTA DE ESTRUTURAÇÃO

Transcrição

1 U N I R I O UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO REITORA MALVINA TUTTMAN PROPOSTA DE ESTRUTURAÇÃO COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL (COMSO) Fernanda Soares Coordenadora Gabriel Melo Assistente Junho 2005

2 1. APRESENTAÇÃO A Coordenação de Comunicação Social (COMSO) da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO) é a área responsável por assessorar a Reitoria a empreender ações visando a consolidar a imagem de instituição pública, federal e humanística. A COMSO rege-se pelos seguintes princípios determinados no Estatuto da UNIRIO: a Conduta Ética, a Democracia, o Pluralismo Teórico-Metodológico, a Universalidade do Conhecimento, a Excelência, a Indissociabilidade entre Ensino, Pesquisa e Extensão e a Gratuidade do Ensino de Graduação. Através da execução de suas atividades, a COMSO divulga as realizações acadêmicas e as ações sociais, culturais e de extensão da UNIRIO, contribui para a transparência administrativa e promove o intercâmbio com a comunidade externa e o entrosamento dos docentes, discentes, técnicos e administrativos que integram a comunidade universitária. Apóia, ainda, a elaboração, a produção e a realização de eventos, de cerimonial e de material de divulgação das diversas áreas da Universidade. Para desempenhar suas ações com o máximo de eficiência, busca utilizar os recursos de comunicação disponíveis na Universidade, tais como Internet (site institucional), folhetos, cartazes, clippings, impressos, faixas, convites e murais, no intuito de fortalecer e ampliar a circulação interna de informações, facilitando a criação de canais que permitam as mesmas atingir, de forma mais consistente e com maior rapidez, os meios de comunicação de massa (tvs, rádios, jornais, revistas e sites). A Coordenação de Comunicação Social mantém, através do envio de releases, comunicados e convites, canais atuantes de comunicação junto aos diversos veículos de mídia impressa e eletrônica e às assessorias de comunicação do Ministério da Educação (MEC), da Associação Nacional de Dirigentes das Instituições de Ensino Superior (ANDIFES), do Conselho de Reitores das Universidades Brasileiras (CRUB) e das demais instituições ligadas à educação e à cultura no Brasil. 2. OBJETIVO A Coordenação de Comunicação Social é um órgão complementar da Reitoria, de acordo com o inciso X, do Art. 12, do Capítulo II do Estatuto da UNIRIO, instituído pela Portaria 2.176, de 05 de outubro de As atividades de assessoria de comunicação da Reitoria já ocorrem há mais de 15 anos, entretanto, nota-se que ainda não há um regimento interno definido que regule as suas atribuições, competências e finalidades. Conseqüentemente, a infraestrutura de que dispõe é bastante precária tanto no que se refere ao espaço físico quanto a equipamentos e recursos humanos. A proposta de estruturação da COMSO tem por objetivo consolidar as ações de comunicação desenvolvidas e implantar uma política de comunicação mais ampla. Assim, será possível gerar um padrão de qualidade e adequação que imprima maior legitimidade a esta coordenação, superando a descontinuidade provocada pelas mudanças das gestões. 3. JUSTIFICATIVA 2

3 A estruturação da COMSO está baseada numa política de comunicação que tem como premissas: a) fixar e consolidar a imagem da Instituição junto à sociedade, informandoa dos trabalhos realizados pela UNIRIO; b) divulgar os serviços executados pela Universidade, nos âmbitos de Ensino, Pesquisa e Extensão dando eficácia à transparência dos objetivos desta Instituição; c) garantir a impessoalidade na definição de diretrizes de divulgação baseadas nos valores institucionais e não no perfil dos dirigentes; d) integrar através da informação os diversos campi da UNIRIO, contribuindo para a construção de uma identidade baseada em saberes multidisciplinares; e) subsidiar a avaliação dos usuários acerca dos serviços oferecidos pela Universidade; f) despertar, nos estudantes, o propósito de ingressar na UNIRIO, tanto nos cursos de Graduação quanto de Pós-Graduação e Extensão; g) possibilitar aos alunos, dos diferentes cursos da UNIRIO, a vivência das diversas atividades desenvolvidas pela estrutura de Comunicação Social a fim de que possam desenvolver práticas de relação com os meios de comunicação a serem utilizadas em suas futuras áreas de atuação; h) criar e estimular, junto à sociedade, a consciência de que ela é beneficiária dos serviços que incumbe à Universidade implementar; i) consolidar a UNIRIO como Instituição formadora de opinião e referência no mundo acadêmico; j) contribuir para manter, sempre em elevado patamar, o respeito das Instituições públicas e privadas em relação à UNIRIO, de forma a gerar sempre novas parcerias; e k) fazer com que a mídia em geral atribua à UNIRIO tratamento isento, fundado no respeito mútuo e na verdade. 4. ESTRUTURA A Coordenação de Comunicação Social contará, na sua estrutura com quatro serviços: 4.1. O serviço de Jornalismo tem como atividades: a) elaborar textos e editar um periódico impresso voltado para o público interno da Universidade; b) manter atualizado o site de notícias da UNIRIO e a página da COMSO na Internet; c) divulgar, através da mídia, as realizações e atividades acadêmicas e culturais da instituição por meio de releases e comunicados; d) manter atualizado o mailling de jornalistas; e) acompanhar as matérias veiculadas pelos meios de comunicação sobre a UNIRIO e produzir o clipping; e f) realizar o atendimento aos jornalistas, disponibilizando fontes de informação científica e intermediando o relacionamento da imprensa com a comunidade acadêmica. 4.2 O serviço de Relações Públicas e Cerimonial tem como atividades: a) manter atualizada as malas-diretas interna e de instituições externas; b) apoiar a organização de eventos institucionais; c) elaborar o roteiro de cerimonial; e d) coordenar a ação dos mestres-de-cerimônia e recepcionistas. 4.3 O serviço de Publicidade e Marketing tem como atividades: 3

4 a) apoiar a realização de eventos promocionais junto à Comunidade Universitária; b) criar e desenvolver campanhas, textos e slogans voltados para os usuários dos serviços da Universidade; c) desenvolver estratégias para fortalecer e divulgar a imagem institucional da UNIRIO e de suas unidades junto aos públicos interno e externo; d) promover o desenvolvimento e apoiar a captação de recursos para os projetos da Universidade; e e) desenvolver planos de marketing para a implantação destes projetos. 4.4 O serviço de Criação e Produção de Imagens e Projetos Gráficos tem como atividades: a) coordenar e acompanhar a criação de projetos de arte e de programação visual da COMSO; b) produzir e tratar material fotográfico a ser utilizado pelos demais serviços da COMSO; c) desenvolver a produção gráfica tanto de material de propaganda quanto de veículos de comunicação interna; e d) desenvolver projetos gráficos especiais voltados para a divulgação da UNIRIO. 5. METODOLOGIA Cabe ao Coordenador de Comunicação Social fazer o primeiro atendimento aos usuários tomando todas as informações pertinentes ao trabalho. Com base nestes dados, as ações são discutidas e executadas por uma equipe multidisciplinar, composta por um profissional de cada um dos serviços integrantes de sua estrutura (um jornalista, um relações públicas, um publicitário e um designer gráfico). Desta forma, espera-se reduzir os custos de produção e trazer agilidade e qualidade ao trabalho. Este tipo de metodologia de trabalho se baseia principalmente no alto grau de informatização e grande entrosamento em equipe, com o objetivo de se conseguir um resultado otimizado com menor tempo e menor custo, como demonstrado no gráfico abaixo. 4

5 Fluxo de Trabalho RELAÇÕES PÚBLICAS PUBLICIDADE COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL JORNALISMO CRIAÇÃO E PRODUÇÃO DE IMAGENS E PROJETOS GRÁFICOS Fluxo de Trabalho 5

6 6. INFRA-ESTRUTURA Para realização dos serviços empreendidos pela Coordenação de Comunicação Social da UNIRIO serão necessários os seguintes recursos de infra-estrutura: 6.1. Física a) espaço físico adequado ao tamanho da equipe de trabalho e aos equipamentos necessários para realizar as atividades; b) 03 (três) microcomputadores interligados pela rede da UNIRIO; c) softwares de diagramação, criação gráfica, editoração eletrônica e tratamento de fotografia e imagens; d) impressora a laser colorida com definição para os trabalhos gráficos; e) gravador de CD-ROM para geração de arquivos e produtos; f) mobiliário apropriado para computador e periféricos; g) suprimentos para a realização de projetos gráficos e audiovisuais; h) equipamentos de audiovisual Humana a) 04 (quatro) profissionais com habilitações específicas em cada uma das áreas de atuação da COMSO; e b) 02 (dois) estagiários para treinamento nas áreas referentes à habilitação específica que estejam cursando, sendo um para cada turno (manhã e tarde). A COMSO dispõe, no momento, dos seguintes recursos físicos e humanos em sua estrutura: a) 02 (dois) microcomputadores, sendo apenas um deles em plenas condições de uso; b) 01 (uma) impressora a jato de tinta, o que limita a apresentação de trabalhos gráficos com qualidade; c) 01 (uma) mesa apropriada para computador e periféricos; d) 02 (duas) câmeras fotográficas digitais e uma analógica com flashs; e) 01 (uma) câmera filmadora digital; f) 02 (dois) gravadores portáteis (k7 e mini), 01 (um) gravador digital e 01 (um) gravador de mesa (duplo k7); e g) 02 (dois) profissionais de Comunicação Social. 7. AÇÕES PROPOSTAS PARA A IMPLANTAÇÃO Elaboração do regimento interno da COMSO Apresentação do projeto do periódico impresso Contratação dos recursos físicos e humanos necessários FONTES CONSULTADAS PARA ELABORAÇÃO DO PROJETO Núcleo de Comunicação Social da Universidade Federal Fluminense (NUCS/UFF) Materiais impressos e visita técnica; e 6

7 Diretrizes da Política de Comunicação Social da Universidade Estadual de Londrina (UEL) COLABORADORES Prof. Luciano Maia Reitoria - Projeto Cultural Eduardo Villarin DRH Orçamento em valores aproximados: Recursos físicos Adequação da sala: R$500,00 Opções: Hall da Sala dos Conselhos, Compartilhamento da sala da Secretaria dos Conselhos, Recepção do Arquivo Central. É imprescindível que a sala possua pontos de rede. 01 microcomputador completo com softwares gráfico: R$ 3.500,00 (segundo a especificação do CPD) 01 impressora a laser colorida: R$1.600,00 02 mesas apropriadas para computador e periféricos: R$ 350,00 Total: R$ 5.950,00 Recursos humanos Terceirizado, nível superior, 6h R$ 900,00 Estagiário, nível superior, 6h R$ 390,00 Estagiário, nível médio, 6h R$ 217,50 PROJETO DE PRODUTO GRÁFICO Informativo UNIRIO Publicação impressa 4 cores 8 páginas Tamanho: 21cmx29,5cm (A4) Periodicidade: Mensal Tiragem: 2000 exemplares Conteúdo Agenda Cultural (Atividades de música, teatro, idéias, exposições, palestras e seminários abertos ao público em geral) Agenda Acadêmica (Atividades acadêmicas de destaque, defesas de projetos, dissertações e teses, congressos, painéis, colóquios, encontros, seminários, prêmios, pesquisas, editais, publicações) Agenda de cursos (Cursos de extensão e pós-graduação lato sensu) Agenda da Reitoria (Atividades referentes a gestão e notícias de caráter institucional) Agenda Comunitária (Assuntos de interesse do corpo docente, discente e técnico-administrativo) Recursos necessários - Revisão - Diagramação (Eduardo/ Mário/Estagiário/ Terceirizado) - Gráfica (Suprimentos para off-set UFF/ Empenho) - Distribuição (Protocolo/ Veículo/ Bolsa trabalho) 7