Manual de Operação. Módulo Odonto

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1 Manual de Operação Módulo Odonto

2 Índice Introdução...5 Cadastro de prestadores...6 Endereços...6 Contratos...6 Cadastro de beneficiários...6 Cadastro de dentes e segmentos...7 Cadastro da tabela de procedimentos odontológicos...8 Valores dos procedimentos...10 Registro do odontograma do paciente...10 Informações sobre o dente do paciente...10 Odontograma do paciente...11 Atalhos...14 Caixa...14 Abertura e fechamento de caixas...14 Baixa de faturas...14 Baixa de franquias...15 Programação de co-participações...15 Movimentação manual do caixa...15 Registro de pendências por beneficiários...15 Outras opções e rotinas...16 Edição da tabela de cheques recebidos no caixa...16 Relatório de extrato do caixa...16 Registro situação enviada nas agendas de um período...16 Excluí atendimento mesmo que esteja baixado no caixa...16 Processamento das guias odontológicas

3 Protocolo de entrega...18 Altera número do processamento ativo...19 Plano de atendimento por beneficiário...19 Registro de atendimento...21 Registro de atendimentos avulsos ou edição manual...21 Assistente para confirmação de procedimentos realizados...24 Registro de procedimentos realizados e tempos dos atendimentos...25 Auditoria automática de procedimentos...25 Totalização de tempos de atendimentos...25 Criação das agendas de atendimentos...26 Agenda de atendimentos...28 Menu de opções...32 Lista de espera...33 Consulta de valores por beneficiário...34 Cálculos e processamentos auxiliares...34 Cálculo de rateio...34 Conclusão de processamento...35 Registro de valor custo referencial nos atendimentos...35 Exportação de processamentos para o módulo Financeiro...36 Processos ANS...36 Dados da operadora...36 Configurações do sistema...36 Libera os registros de travamento de todas as agendas...36 Tabelas auxiliares...36 Cadastro de motivos de glosas...36 Tipo de ocorrências de eventos para geração do SIP...37 Cadastro de especialidades

4 Cadastro de tipos de órgãos...37 Registro do assistente de criação das agendas...37 Cadastro de referências das tabelas...38 Campo de referência de tabelas...38 Cadastro de imagens para os processos do odontograma...38 Cadastro de objetos da agenda...39 Cadastro de validações de coberturas...39 Itens de validação de cobertura...39 Cadastro de alíquotas de imposto de renda...40 Configuração das co-participações dos procedimentos odontológicos cobertos...40 Configuração dos percentuais para pagamento dos procedimentos não cobertos/particulares...41 Relatórios...41 Emissão da agenda de atendimento...41 Estatísticas de fechamento das agendas...42 Relatório de solicitação de agendamento...42 Relatório de agendamento...42 Outros...43 Índice remissivo

5 Introdução O módulo Odontológico do Aliança é um módulo opcional. Este módulo é especialmente desenvolvido para todas as atividades envolvidas numa operadora de planos odontológicos. Nele são cadastrados todas as guias odontológicas, planos de tratamento, odontogramas, agendas dos prestadores e também todas as informações referentes a órgãos e dentes. Alguns recursos encontrados no manual facilitam sua leitura e aprendizado. O quadro abaixo destaca alguns itens: Link: Indica que o tópico remete a outro capítulo do mesmo ou de outro manual, com explicação adicional sobre o item exposto. Dica: mostra um atalho ou forma mais rápida de atingir os resultados desejados. Atenção: é um aviso importante de que a ação a ser tomada necessita ser realizada com bastante cuidado. 5

6 Cadastro de prestadores O cadastro de prestadores é explicado em todas as suas minúcias no módulo Repasse. Como a estrutura da tabela é muito parecida, consulte o manual do módulo Repasse para obter mais informações sobre este cadastro. Endereços Consulte o manual do módulo Cadastro para obter mais informações sobre o cadastro de endereços dos prestadores. Contratos Consulte o manual do módulo Repasse para obter maiores informações sobre o cadastro dos contratos dos prestadores. Cadastro de beneficiários Consulte o manual do módulo Cadastro para obter mais informações sobre o cadastro de beneficiários. 6

7 Cadastro de dentes e segmentos Esta opção serve para fazer o cadastro dos dentes e de todos os seus segmentos. Os campos nesta tela são descritos a seguir: Código tipo órgão este campo indica o código do órgão, é um número interno do sistema, gerado ao cadastrar os tipos de órgãos na opção específica dos cadastros auxiliares. Número dente segmento é o número do dente, conforme tabela odontológica. Nome dente segmento este campo armazena o nome do dente que está sendo cadastrado. Quantidade faces indica a quantidade de faces desse dente. Tipo dente segmento o sistema indica 4 opções para este campo: DENTE TECIDO GENGIVA PALATO 7

8 Tipo arcada o sistema indica duas opções para este campo: SUPERIOR INFERIOR Tipo permanência o sistema indica duas opções para este campo: PERMANENTE DECÍDUO Cadastro da tabela de procedimentos odontológicos Esta opção serve para descrever todos os procedimentos odontológicos. Código do procedimento este campo indica o código do procedimento que está sendo cadastrado. Nome procedimento este campo armazena o nome do procedimento. Tipo procedimento campo de múltipla escolha. Serve para indicar o tipo do procedimento que esta sendo cadastrado. Os tipos possíveis são mostrados na caixa de rolagem, conforme descritos abaixo: DIAGNOSTICO PREVENCAO DENTISTICA ODONTOPEDIATRIA ENDODONTIA PERIODONTIA PROTESE CIRURGIA ORTODONTIA RADIOLOGIA OUTROS 8

9 Situação para registrar no odontograma é possível escolher entre duas opções neste campo: NA Não registrar detalhe por dente: se for selecionada esta opção, o botão chamado atualização do odontograma na tela de cadastro de atendimentos avulsos ficará desabilitado para o registro de informações. MA Registrar detalhe por dente: se esta opção for selecionada, na hora de salvar os dados na tela de registros de atendimentos avulsos, o sistema abrirá uma outra janela para que se cadastre algumas informações no odontograma do beneficiário. Tipo principal acessório neste campo o sistema permite selecionar duas opções: P principal Esta opção é selecionada quando o procedimento é o procedimento principal. A acessório Esta opção é selecionada quando o procedimento é secundário, por exemplo um curativo de uma obturação, neste caso este seria um procedimento secundário. Código ocorrência (ocorrências do SIP) este campo serve para indicar o tipo da ocorrência para alimentar o relatório auxiliar para preenchimento do SIP. Os campos dessa tabela são cadastrados em Principais cadastros / Tabelas auxiliares / Tipo de ocorrências de eventos para geração do SIP. Código classificação item campo incremental. Observação procedimento este campo serve para se inserir qualquer observação relevante a este procedimento. Procedimento realizável este flag deve ser marcado quando a operadora cobre o procedimento cadastrado. Quantidade limite horário é o tempo máximo de ocorrência deste procedimento. (Quantidade de procedimentos realizáveis no mesmo horário). Cor apresenta grid agenda é a cor de aparência deste procedimento nas agendas dos prestadores (para agendas do tipo ortodontia). Código imagem odontograma por este campo é possível associar este procedimento a uma imagem do odontograma. 9

10 Após inserir os dados nos campos acima, grave e conclua. Em seguida, será aberto automaticamente a próxima tela. Valores dos procedimentos Nesta tela temos mais alguns campos importantes: Referência tabela campo de referência da tabela. O tipo mais comumente utilizado é a ABO. Face dente indica qual é a face do dente. Tipo cálculo serve para indicar se o cálculo para este procedimento é por valor (V) ou por fator (F). Valor procedimento indica o valor do procedimento. Quantidade US (CH odonto) Este campo indica a quantidade de US (unidade de serviços) a ser calculada a pagar para o prestador. (O valor da unidade de serviços é indicado no cadastro do contrato do prestador). Custo US referência (p/rateio) Custo em unidades de serviços para utilização nas rotinas de rateio. Percentual uso rateio (p/rateio) Percentual para uso deste procedimento no cálculo do rateio. Este procedimento nesta referência participa do rateio Indica se este procedimento nesta referencia de tabela participa do cálculo do rateio de procedimentos. Registro do odontograma do paciente Informações sobre o dente do paciente Quando necessário cadastrar qualquer informação referente à dentição do beneficiário, é nesta tela que se faz esse registro. Os seus campos são: Código do beneficiário é o código do beneficiário cadastrado no sistema. Número dente segmento indica qual a segmentação do dente. Observações dente campo texto, serve para indicar qualquer observação relevante a dentição do beneficiário. Após preencher os campos acima, grave e conclua. O sistema irá abrir uma tela de cadastro automaticamente, esta permite cadastrar a situação das faces do dente do beneficiário. Os seus campos são: Face dente este campo serve para indicar qual é a face do dente. 10

11 Tipo situação este campo serve para indicar qual é a situação da face, as opções existentes são: ausente, extração indicada, cárie, restaurado, canal, tártaro, dente incluso, dente semi incluso, prótese indicada, prótese descolada, prótese cimentada, outros. Data situação indica a data que se averiguou essa situação. Código procedimento indique qual é o código do procedimento. Observações situação este campo serve para inserir qualquer observação relevante referente ao dente do beneficiário. Após o término do cadastro dos campos acima, grave e conclua. Odontograma do paciente 11

12 O odontograma é um mapa de toda a dentição de uma pessoa. No Aliança, é o registro visual da situação de cada beneficiário. Ele é atualizado a cada procedimento realizado e serve para orientar o prestador no seu plano de tratamento. As ferramentas disponíveis no odontograma são descritos a seguir, conforme sua disposição na tela: A barra superior da janela contém o nome do beneficiário, conforme indicado na primeira tela do odontograma. O flag Registrar plano de tratamento junto ao odontograma permite que o plano mantenha o odontograma sempre atualizado, à medida que os atendimentos forem sendo realizados. Além disso, é possível gerar o plano de tratamento, a partir das indicações marcadas no odontograma. O botão Salvar armazena em banco de dados, todas as atualizações feitas no odontograma. O botão Consulta de beneficiário abre a janela de consulta de beneficiários, com todos os seus recursos. Consulte o tópico correspondente no manual do módulo Cadastro para obter mais informações sobre esta janela. O botão Resumo de situação apresenta a tela com os dados do beneficiário indicado na barra superior. Além das ferramentas na barra superior, a barra inferior apresenta um grid com os dados já inseridos no odontograma do beneficiário. Este grid permanece ativo na janela durante a edição do odontograma. Na parte central, há uma imagem representando a dentição, com os dentes numerados, divididos nos respectivos quadrantes e indicados visualmente em perfil e superior. Ao clicar na imagem do dente, ele é destacado por uma moldura azul, indicando que este será o dente atualizado. Os dentes que já sofreram alguma intervenção recebem o símbolo correspondente ao procedimento realizado. A barra de ferramentas vertical indica os procedimentos mais comuns para serem indicados no odontograma. Cada um dos botões nesta barra corresponde a um processo. Os dois primeiros botões indicam duas condições careado e restaurado. Ao clicar nestes botões, uma janela é exibida, solicitando a face do dente: 12

13 Oclusal Lingual Mesial Vestibular Distal Incisal Vestibular cervical Ao clicar na opção desejada, a face do dente selecionada será pintada na imagem de visão superior do dente e, se uma imagem correspondente ao processo tiver sido previamente cadastrada, ela será inserida sobre a imagem de perfil do dente. Registra observação por dente é outro flag que se encontra na barra lateral do lado direito da tela. Marcando este flag, ao clicar sobre a imagem do dente e depois sobre uma imagem na barra lateral para indicar a sua situação, uma janela é aberta sendo possível cadastrar informações sobre o dente. Os demais botões ausente, extração indicada, canal indicado, canal realizado, tártaro, dente semi-incluso, dente incluso, prótese indicada, prótese descolada, prótese cimentada apenas inserem a imagem sobre o dente, pois são procedimentos que não afetam apenas uma face do dente. Para a configuração das imagens consulte o tópico Cadastro de imagens para os processos do odontograma. O botão Outros permite indicar um processo que não tem imagem referenciada. Informações do dente mostra, em uma janela de diálogo, os processos já realizados ou indicados no dente selecionado. O botão Descrição do odontograma mostra, em uma janela, o odontograma em formato descritivo, podendo ser impresso. Edição descritiva permite inserir comentários ou observações sobre cada dente. Ao clicar no botão, uma janela de cadastro se abre para a inserção dos dados. Edição do plano de tratamento abre a janela de cadastro do plano de tratamento do beneficiário. 13

14 Atalhos Esta opção no menu principal, possui diversos atalhos para as opções mais usadas no módulo Odonto. Pode ser acessada pelo menu ou pelo botão correspondente na janela principal. atalho Caixa Abertura e fechamento de caixas Consulte o tópico correspondente no manual do módulo Financeiro para obter mais informações sobre esta janela. Baixa de faturas Consulte o tópico correspondente no manual do módulo Financeiro para obter mais informações sobre esta janela. 14

15 Baixa de franquias Consulte o tópico baixa de Pagamento de co-participações odontológicas no manual do módulo Financeiro para obter mais informações sobre esta janela. Programação de co-participações Consulte o tópico Programação de valores de co-participações para pagamento em fatura no manual do módulo Financeiro para obter mais informações sobre esta janela. Movimentação manual do caixa Consulte o tópico Registro movimento caixa no manual do módulo Financeiro para obter mais informações sobre esta janela. Registro de pendências por beneficiários Nesta janela é possível cadastrar todas as pendências dos pagamentos dos beneficiários, os campos desta opção são: Código associado indica o código do beneficiário cadastrado no sistema. Data cadastramento é a data de cadastramento do beneficiário no sistema. Valor pendente este campo indica o valor pendente por parte do beneficiário. Descrição referência campo descritivo referente a qualquer observação relevante referente à pendência do beneficiário. Data pagamento é a data em que foi pago a pendência do beneficiário. Valor pago é o valor pago da pendência do beneficiário. Observação adicional campo descritivo referente a qualquer observação relevante referente à pendência do beneficiário. 15

16 Outras opções e rotinas Edição da tabela de cheques recebidos no caixa Esta opção serve para fazer o registro e controle dos cheques recebidos pela operadora Código banco indica o número do código do banco, referente ao cheque. Número agencia é o número da agencia bancária. Número conta corrente indica o número da conta corrente referente ao cheque. Número cheque é o número do cheque. Valor cheque neste campo é informado o valor do cheque. Data para depósito indica a data para o depósito do cheque. Observações cheque campo descritivo referente a qualquer observação relevante referente ao cheque. Relatório de extrato do caixa Por esta opção é possível emitir um relatório de extrato do caixa pára uma consulta e controle do mesmo. Os campos desta opção são: número nota fiscal, beneficiário, referência do movimento, valor, plano beneficiário, tipo movimento, tipo espécie, hora movimento e total. Registra situação enviada nas agendas de um período Quando necessitar registrar situações de atendimento nas agendas do prestador em determinado período, é possível fazer por esta opção. Excluí atendimento mesmo que esteja baixado no caixa Quando houver necessidade de excluir atendimentos já baixados, utilize esta opção. Processamento das guias odontológicas Para o processamento das guias odontológicas abra o menu Atendimentos / Processamento de contas odontológicas ou então pelo botão de atalho na tela principal. 16

17 As opções desta tela são: Calcular imposto de renda na fonte Marque este flag para reter o cálculo do IR para os prestadores. A alíquota é definida na tela de configurações básicas do sistema. No cadastro de prestadores é preciso indicar, no flag correspondente, se o prestador terá este cálculo em cada processamento. Acumular IR da 1º como a 2º quinzena do mês esta caixa só é marcada quando a operadora realiza dois pagamentos aos prestadores no mesmo mês. Neste caso, é possível reter o IR apenas do valor total do mês, considerando as duas quinzenas na totalização do imposto. Calcula impostos, conforme parametrizado no cadastro do prestador caso este flag seja marcado, o sistema gera os valores de impostos para este prestador, conforme foi parametrizado em seu cadastro. Gera também os pagamentos referente aos salários fixos neste processamento realiza o processamento dos prestadores que possuem salários fixos na operadora, geralmente são prestadores próprios. Agrupar os valores a pagar no prestador principal quando houver Esta opção faz com que o sistema gere valores a pagar para o prestador principal informado em seu cadastro. Atualiza o campo valor procedimento normalmente obtido ao digitar a guia Recalcula o valor de cada procedimento realizado, conforme os padrões determinados no cadastro do procedimento e nos parâmetros do prestador (Caso o operador tenha indicado valores manualmente, estes valores serão substituídos pelos valores parametrizados nos cadastros caso esta opção seja marcada). Calcular valor referência com base no % e referência tabela configuração nos parâmetros do sistema Armazena no campo Valor referencia o valor da tabela de referencia para procedimentos com base nas configurações. 17

18 Utilizar para INSS a regra do valor mínimo configurado no campo valor mínimo para calcular PIS/Cofins/INSS se marcado, este flag aplica estes impostos apenas para os prestadores que ultrapassarem o limite estabelecido nas configurações básicas do sistema. Calcular o IR com base no valor gerado subtraído do INSS Gera o valor de IR com base no valor gerado subtraído do valor de INSS. Ao calcular impostos debitar valor de descontos (se houver) não aplicar descontos para o cálculo dos impostos. Calcular guias do processamento este campo indica qual é o processamento cuja as guias serão processadas, lembre-se que esse número do processamento deve ser o mesmo em que as guias estão cadastradas. Criar vencimento para indique nesse campo a data de vencimento da fatura para que o sistema possa gera-la. Quando não informada o sistema automaticamente indica a data do dia atual. Código do prestador inicial e final indica para quais prestadores será realizado o processamento das guias odontológicas. Protocolo de entrega Ao receber dos prestadores as guias que foram realizadas durante o período, a operadora pode emitir um protocolo de entrega. Este protocolo é conhecido em muitas operadoras como Capa de Processo. Nele constam os seguintes campos: Código prestador é o campo que recebe o código interno do prestador. Número processamento designa o número do processamento para qual as guias do protocolo serão incluídas. Mês ano referência indica o período em que as guias foram emitidas. Data vencimento indica a data final de pagamento ao prestador. Data entrega recebe a data em que o protocolo foi devidamente registrado. Número nota fiscal é o número do documento entregue a operadora como comprovante dos pagamentos. Valor total glosado este campo é automaticamente alimentado pelo sistema caso alguma guia desse protocolo seja glosada. Valor líquido pagar campo alimentado automaticamente pelo sistema após o cadastro e processamento das guias. 18

19 Valor gerado total campo alimentado automaticamente pelo sistema após o cadastro e processamento das guias. Valor gerado odonto é preenchido após o processamento das guias emitidas no período. Valor cobrado odonto é preenchido durante a digitação das guias, caso o prestador tenha indicado o valor. Valor salário fixo é preenchido com o valor indicado no cadastro do prestador, caso o mesmo seja funcionário ou prestador cadastrado como próprio. Após cadastradas as guias digitadas e processadas, os campos das outras abas são preenchidos pelos cálculos do sistema. Os valores dos impostos a serem retidos ou pagos são informados nestas telas. Na aba outras informações(2) temos mais alguns campos: Código status protocolo este campo serve para indicar o status de andamento do protocolo, lembrando que esta tabela deve ser antes alimentada. Forma pagamento indica para o sistema a forma de pagamento para este protocolo, as opções são: crédito em conta, carteira, boleto bancário. Data pagamento preenchido ao concluir o processamento. Neste caso, o sistema considera o processamento fechado e impede a edição do mesmo, indicando que o controle passou para o contas a pagar, no módulo Financeiro. Descrição observação indique aqui qualquer observação relevante ao cadastro do protocolo. Observação adicional - campo para se inserir qualquer observação relevante referente a este protocolo, a diferença do campo de cima é que este é um campo com uma maior abrangência de caracteres. Altera número do processamento ativo Consulte o tópico correspondente no manual do módulo Repasse e veja as instruções referentes a esta opção. Plano de atendimento por beneficiário Esta opção permite que o operador cadastre os planos de tratamento dos beneficiários. 19

20 Os seus campos são: Número plano tratamento número de identificação no sistema do plano cadastrado. Código beneficiário é o código de identificação do beneficiário registrado no sistema. Nome pessoa este campo serve para indicar o nome do beneficiário. Código prestador é o código de identificação do prestador registrado no sistema. Data cadastramento indica a data de cadastramento do beneficiário neste plano. Data previsão início apenas uma data estimativa de previsão de início do beneficiário neste plano. Data real início data de quando realmente o beneficiário vai começar a usufruir deste plano. Data previsão término apenas uma data estimativa de previsão de término do uso deste plano pelo beneficiário. Data real término quando o beneficiário não participar mais deste plano. Após cadastrar os campos a cima, gravar e concluir, aperte o botão Processamento na guia na parte inferior da tela. Nesta tela temos mais algumas opções importantes: 20

21 Número dente segmento indica qual o dente que será feito tratamento neste plano. Face dente indica qual a face do dente para tratamento neste plano. Código procedimento indica qual o código do procedimento para este plano. Código prestador indica o código do prestador que irá atender este plano. Quantidade procedimentos campo que indica qual é a quantidade de realização deste procedimento. Registro de atendimento Registro de atendimentos avulsos ou edição manual Esta opção permite o operador cadastrar atendimentos avulsos para os beneficiários. Código procedimento este campo indica o código do procedimento realizado. Quantidade procedimentos esse campo indica a quantidade do procedimento realizado. Código prestador indica o código do prestador que realizou este procedimento. Código beneficiário é o código de identificação do beneficiário no sistema. Data procedimento este campo indica a data em que foi realizado o procedimento. Valor procedimento indica o valor do procedimento. Valor glosa quando este registro é glosado, é nesse campo que é indicado o valor da glosa. Valor gerado indica o valor total gerado para esse procedimento. Valor coparticipação quando o atendimento gera coparticipação, é neste campo que é indicado o seu valor. Número processamento é o número do processamento em que será incluído este atendimento. Data confirmação indica a data de confirmação deste procedimento. Tempo atendimento este campo serve para indicar o tempo de atendimento desse procedimento. 21

22 Valor custo referência indica um valor aproximado para o custo deste procedimento. Tipo principal acessório o sistema permite a escolha de duas opções para este campo: P A Principal Acessório Valor custo rateio este campo informa o valor de custo para rateio. Percentual pagamento item é o valor de pagamento do item quando este pagamento é parcial. Força momento pagamento esta opção serve para indicar a forma de pagamento do beneficiário, as opções para este campo são: NM PI AF Normal conforme parâmetros Pagamento imediato Acumular na fatura Data liberação a data em que este atendimento foi liberado para realização é indicado neste campo. Forçar cálculo da co-participação/franquia como extraordinário quando este flag marcado, o sistema força o calculo para este atendimento como extraordinário, ou seja, o plano não cobrirá os procedimentos realizados. Nome titular indica o nome do titular deste cadastro. Manter valor digitado quando este flag marcado, o sistema calcula o valor digitado neste registro ignorando valores informados em outras tabelas. Número agrupamento Número interno utilizado para o agrupamento de guias de atendimento. Valor origem co-participação indica como a co-participação foi gerada. 22

23 Informações auxiliares Não calcularco-participação/franquia para este item caso este flag seja marcado, o sistema impedirá que seja calculado o valor de co-participação para este beneficiário. Tipo atendimento extraordinário as opções para este campo são: N Normal para procedimento coberto: quando o plano cobre o procedimento. E Extraordinário quando o plano não cobre o procedimento, mas a operadora negocia um valor a pagar junto ao beneficiário. P Particular o quando plano não cobre o procedimento, o valor fica a encargo do beneficiário. Percentual para cálculo da co-participação indica o valor percentual de coparticipação para este atendimento. Observação atendimento este campo serve para se inserir qualquer observação relevante a este atendimento. Data cancelamento indica a data de cancelamento deste atendimento. Motivo cancelamento este campo serve para descrever o motivo do cancelamento deste atendimento. Tipo atendimento nesta opção é possível classificar o tipo deste atendimento, o sistema permite a escolha de 4 opções: A I E N avaliação: quando o atendimento for uma avaliação. atendimento interno: quando o atendimento for no local da operadora. atendimento externo: quando o atendimento não for no local da operadora. não especificar local. Código glosa quando este atendimento possui qualquer problema que seja necessário gerar uma glosa, é neste campo que é indicado qual é a glosa. Data baixa coparticipação quando o beneficiário realiza co-participação neste atendimento, é possível indicar uma data limite de co-participação. 23

24 Assistente para confirmação de procedimentos realizados Esta opção serve para realizar a confirmação dos procedimentos realizado pelos prestadores: Código prestador indica o código do beneficiário registrado no sistema. Data do agendamento inicial e final este campo serve para filtrar os procedimentos pela data de agendamento. Filtra e apresenta apenas atendimentos ainda não confirmados - caso este flag seja marcado o sistema irá filtrar apenas os procedimentos não confirmados. Filtra temp este botão localizado na parte superior direita da tela, abre uma nova janela com todos os procedimentos confirmados, nela temos também mais algumas opções: 24

25 Programar co-participações para as guias que estão sendo confirmadas este flag indica que o procedimento terá co-participação. Sobrepor (re-cadastrar) caso a programação já tenha sido gerada se este flag for selecionado, o sistema irá reprocessar os procedimentos já processados. Código do evento adicional a gerar é possível atribuir evento adicional ao valor dos procedimentos através desta opção. Registro de procedimentos realizados e tempos dos atendimentos Através desta opção é possível fazer o cadastro dos procedimentos realizados pelos prestadores indicando também o tempo de cada um. As opções desta tela são: Número atendimento é o número de registro do atendimento cadastrado no sistema. Código procedimento é o código do procedimento cadastro no sistema. Data realização indica a data em que foi realizado o atendimento. Horário inicial indica a hora em que se iniciou o atendimento. Horário final indica a hora em que se finalizou o atendimento. Procedimento acessório se houver neste campo é possível indicar os acessórios utilizados no atendimento. Auditoria automática de procedimentos Consulte o módulo repasse e veja as instruções referente à auditoria Totalização de tempos de atendimentos Cadastro de efeitos estatísticos. Os campos a serem preenchidos são: Código prestador é o código de registro interno do prestador. Mês ano referência campo auxiliar, indica o mês e ano do atendimento. Quantidade minutos agenda aberta tempo total reservado na agenda para o atendimento. 25

26 Quantidade minutos atendimento realizado tempo efetivo utilizado para execução do procedimento. Trava recalculo quando marcado indica que, registros calculados anteriormente não sejam substituídos por um recálculo. Criação das agendas de atendimentos Nesta opção você criará as agendas dos prestadores, os campos desta tela estão a seguir: Prestador a parametrizar - nesta opção você indica pra qual prestador será criado a agenda. Registrar agenda da seguinte especialidade do prestador esta opção traz todas as especialidades do prestador indicado no campo acima. Intervalo entre as consultas o intervalo entre cada consulta realizada pelo prestador é indicado neste campo. Hora inicial e horário final indica o horário inicial e horário final de atendimento disponível do prestador para esta agenda. Tipo atendimento aqui você indica qual é o tipo de atendimento do prestador para esta agenda, as opções deste campo são: A avaliação: quando o atendimento for uma avaliação. 26

27 I E N atendimento interno: quando o atendimento for no local da operadora. atendimento externo: quando o atendimento não for no local da operadora. Não especificar local. Dias de atendimento os flags contidos nesta opção indicão todos os dias da semana, é necessário indicar os dias específicos que o prestador está apto a atender para que o sistema crie a agenda. Após o preenchimento destes campos, há mais alguns botões indispensáveis para a geração da agenda do prestador. Carregar lista de horários - ao apertar esse botão note que o campo chamado horários a criar é preenchido com todos os horários estipulados para o prestador. Retorna volta ao menu principal. Abre tabela do assistente a função desse botão é facilitar o operador na hora de criar a agenda, em principais cadastros/tabelas auxiliares/registro do assistente de criação das agendas é possível registrar os horários disponíveis para cada prestador, uma vez registrado, apertando o botão abre tabela do assistente ele permite verificar os horários registrados, para assim inserir na agenda. Inclui horário na lista depois de carregado os horários, caso seja necessário inserir mais algum horário, isto pode feito por este botão, ao apertá-lo, o quadro chamado horário logo a baixo desta opção é habilitado podendo assim inserir o horário necessário, depois desses passos basta apertar o botão confirma. Altera horário da lista todos os horários criados podem ser editados antes de criar definitivamente a agenda, para isso selecione o horário desejado e aperte o botão altera horário da lista, note que o quadro horário é habilitado para edição, edite o horário desejado e depois confirme. Excluí horário da lista também é possível excluir os horários carregados para a criação da agenda, para isso selecione o horário desejado e aperte este botão. Note que no quadro horários a criar o horário será excluído da lista. Cancela processo de criação de horários apertando este botão todos os horários carregados para esta agenda serão excluídos. Excluí os horários gravados com estes parâmetros esta opção excluí todos os horários já gravados que contenham os mesmos parâmetros deste cadastro. Salva assistente depois de todos os dados parametrizados, deve-se apertar este botão, ele irá pré criar a agenda dos prestadores podendo assim visualizar o 27

28 mesmo na aba criação via assistente, é por lá que finalmente a agenda será criada. Criação via assistente Nesta aba é onde a agenda será realmente criada depois de todos os passos de parametrização. Na opção filtra por tipo de atendimento escolha a opção que foi selecionada para o prestador, note que no quadro abaixo irá aparecer todos os prestadores carregados. Selecione o prestador marcando o flag ao lado do seu nome e aperte o botão gera todos os horários marcados. Agenda de atendimentos Após a criação da agenda vamos agora aprender à usa-la. Neste cadastro é onde agendaremos os horários dos prestadores para os beneficiários, as opções desta tela estão a seguir: 28

29 Prestador neste campo é possível filtrar o prestador para que apareça apenas a sua agenda no grid. Especialidade também é possível filtrar as agenda por especialidade, bastando apenas indicar o seu código neste campo. Tipo atendimento quando se fizer necessário visualizar apenas as agendas que prestam determinado tipo de atendimento, é possível filtrar as mesmas por esta opção. Outros filtros esta opção contém vários outros campos possibilitando filtrar a agenda dos prestadores por diversos meios. Limpar filtros adicionais permite limpar todas as filtragens feitas para a visualização da agenda. Apresentar apenas horários livres selecionando este flag o sistema mostrara apenas os horários livres da agenda dos prestadores. Apresentar apenas horários vinculados este flag permite apenas os horários que estão vinculados. Apresentar apenas horários agendados marcando este flag o sistema irá mostrar apenas os horários que estão agendados. Permitir pesquisar datas passadas - marcando este flag o sistema irá mostrar as datas já concluídas no grid. Sempre voltar o calendário para o dia de hoje este flag já vem por padrão marcado, ele força a imagem do calendário apresentar selecionada a data do dia atual. Forçar ordem - permite parametrizar a ordem dos campos da agenda no grid. Marcação p/ paciente este botão irá abrir uma janela onde é possível visualizar todos os agendamentos marcados por paciente. No grid principal todos os horários de todos os prestadores que tem a agenda criada estão visíveis. Para marcar um atendimento nos horários disponíveis, selecione o horário desejado e aperte o botão marcar p/ dia atual. Abrirá uma janela onde faremos o agendamento do atendimento. As opções desta tela são: Código do beneficiário indica o código do beneficiário cadastro no sistema. Tipo marcação informa como foi marcado este atendimento na operadora, as opções do sistema são: pessoal, telefone e outros. Descrição observação este campo serve para inserir qualquer observação relevante referente a este agendamento. 29

30 Número telefone indica o telefone do beneficiário disponível para contato. Após o preenchimento destes dados, aperte o botão grava e concluí. Outra janela será automaticamente aberta com mais algumas informações importantes. Código do procedimento indica o código do procedimento que o beneficiário irá se submeter. Quantidade procedimentos este campo indica a quantidade do procedimento parametrizado no campo à cima. Não calcular co-participação/franquia para este item se este flag for marcado o sistema não irá gerar co-participação para este registro. Tipo principal acessório neste campo é possível indicar se este atendimento é principal ou acessório. Forçar calculo da co-participação/franquia como extraordinário caso este flag esteja marcado o sistema vai considerar este registro como extraordinário, ou seja, o plano do beneficiário não cobre os procedimentos parametrizados, ficando assim o pagamento a encargo do beneficiário e da operadora através de qualquer acordo que eles façam. Forçar momento pagamento as opções deste campo no sistema são: normal conforme parâmetros, pagamento imediato e acumular na fatura. Percentual co-participação se este registro é de co-participação, indique neste campo o seu percentual. Observação atendimento este campo serve para se inserir qualquer observação relevante referente a este registro. Atualização do odontograma se o procedimento parametrizado neste registro estiver disponível para a visualização no odontograma, ao gravar e concluir este registro o sistema irá abrir uma outra tela para o cadastro dos dados no odontograma. Depois dos dados do atendimento gravados, o sistema abrirá uma tela com todos atendimentos que foram marcado para o prestador selecionado 30

31 As opções desta tela são: Marcar este botão serve para incluir um registro de atendimento no horário selecionado. Desmarcar este botão serve para desmarcar um horário de atendimento já registrado. Editar horário quando necessário este botão permite editar os atendimentos registrados. Inclui encaixe permite que se crie horários de encaixe na agenda do prestador, informando o dia e horário. Procurar dia livre apertando este botão o sistema irá apresentar no grid todos os horários livres na agenda do prestador selecionado. Volta volta para a tela anterior. Vincula permite que se vincule o atendimento de um beneficiário a mais um horário. Por exemplo: o beneficiário está cadastrado na agenda com o atendimento marcado para as 08:00 às 08:30 horas, esta opção permite que se vincule o horário do beneficiário também as 09:00 horas, quando necessário. Desvincula desvincula o horário quando gerado. Altera situação deste este botão serve para alterar a situação dos horários da agenda, as opções contidas nele são: reservado, indisponível, livre, bloqueado, não alterar, abandonar o processo, enviada. 31

32 Excluí horário excluí o horário selecionado da agenda. Imprime liberação gera um relatório em tela do registro selecionado da agenda. Vincula este horário com um procedimento pré cadastrado Vincula este horário com alguma guia já registrada no cadastro de guias de atendimento. Confirma presença paciente aguardando selecionando esta opção o sistema confirma a presença do beneficiário para este atendimento. Confirma atendimento realizado esta opção serve para confirmar o atendimento depois que ele foi realizado. Menu de opções Todos os botões que se apresentam na agenda possuem um atalho no menu de opções, localizado na parte superior esquerda da tela Além das opções contidas nesse menu, ele possui algumas a mais das que já existem na tela principal da agenda, esta opções estão descritas a seguir: Apresentar histórico log deste registro esta opção emite um relatório em tela com informações deste log. 32

33 Apresentar somatória das co-participações/franquias geradas selecionando esta opção o sistema mostrará uma tela informando o valor das franquias geradas caso exista. Apresentar dados dos atendimentos cadastrados selecionando um registro de atendimento cadastrado e clicando nesta opção, o sistema emitirá em tela um relatório com os seus dados. Excluir todas as agendas apresentadas no grid excluí todas as agendas que estão visualizáveis pelo grid ou pelas barras de rolagem (Cuidado ao utilizar esta função). Forçar a liberação deste horário no registro de travamento de segurança Caso ocorra algum travamento de um computador e o registro de alguma agenda fique preso utilize esta opção para liberar os registros. Consulta log deste registro permite visualizar várias informações do registro cadastrado, como nome beneficiário, data marcação, tipo marcação, etc. Lista de espera É possível através dessa opção criar uma lista de espera dos atendimentos dos beneficiários, os campos desta tela estão descritos a seguir: Código prestador é o código do prestador cadastrado no sistema. Código beneficiário é o código do beneficiário cadastrado no sistema. Nome pessoa é o nome do beneficiário. Data inclusão referisse a data de inclusão deste registro. Beneficiário campo informativo, se marcado indica para o sistema que este é um beneficiário da operadora ou particular. Telefone contato 01/02 campo que armazena o telefone do beneficiário para contato. Data chamado refere-se a data em que o beneficiário foi chamado para atendimento. Descrição observação campo para inserção de qualquer observação relevante referente a este registro. Data confirmação indica a data efetiva da confirmação do beneficiário para este registro. 33

34 Consulta de valores por beneficiário Esta tela permite consultar a estimativa dos valores de coparticipação/franquia a pagar pelos procedimentos a serem realizados. Código do beneficiário é o código do beneficiário registrado no sistema. Código do procedimento é o código do procedimento registrado no sistema. Apagar a lista ao consultar novos procedimentos caso este flag não seja marcado, toda vez que é consultado uma informação para o mesmo, o sistema vai acumulando a consulta feita com as consultas realizadas anteriormente, uma a baixo da outra. Após parametrizar os dados para a consulta, aperte o botão consulta informações. As informações apareceram em tela. Cálculos e processamentos auxiliares Cálculo de rateio Para processar todos os cálculos de rateio gerados no sistema, selecione esta opção. Os dados dessa tela estão descritas a seguir: Número processamento selecionando está opção, a opção calcular guias do processamento é ativado possibilitando fazer por esse número uma filtragem. Data do procedimento selecionando está opção, as opções de filtragem data procedimento inicial e data procedimento final são ativados possibilitando fazer uma filtragem. Calcular guias do processamento campo para filtragem, indicando o número do processamento serão processados apenas as guias nele contido. Data do procedimento inicial campo para filtragem, indique uma data inicial para filtrar as guias. Todas as guias que possuem uma data inicial maior ou igual à data estipulada aqui serão selecionadas. Data procedimento final campo para filtragem, indique uma data final para filtrar as guias. Todas as guias que possuem uma data menor ou igual à data estipulada aqui serão selecionadas. Código do prestador inicial campo de filtragem das guias, indique o código inicial do prestador. Código do prestador final campo de filtragem, indique o código final do prestador. 34

35 Valor total a ser rateado Informe neste campo o valor total a ser rateado. Este valor será dividido (levando em conta o peso de cada procedimento) e o resultado do cálculo será armazenado nos atendimentos. Calcular para prestadores com tipo de contrato campo de filtragem, as opções existentes neste campo são: credenciado, próprio, outros e todos. (Geralmente o rateio é realizado para prestadores próprios, pois estes recebem por salário e o sistema necessita calcular o valor de custo de cada guia). Calcular para prestadores do tipo campo de filtragem, as opções existentes neste campo são: pessoa jurídica, pessoa física e todos os tipos. Calcular apenas para prestadores que recebem por salário fixo se este flag for marcado, o sistema irá calcular apenas as guias dos prestadores que possuem salário fixo, desconsiderando o restante. Após parametrizar os dados para o processamento aperte o botão Efetua cálculo. Conclusão de processamento Consulte o módulo repasse e veja as instruções referente a conclusão de processamento. Registro de valor custo referencial nos atendimentos Atualiza o valor de custo de referência para os procedimentos realizados dentro do intervalo indicado nas janelas de diálogo. Esta janela é aberta duas vezes, solicitando o primeiro processamento e o segundo processamento. Com isso, é estabelecido o intervalo de processamentos que será considerado para o registro dos valores de referência. 35

36 Exportação de processamentos para o módulo Financeiro Consulte o módulo Repasse e veja as instruções referente à exportação de processamentos para o módulo Financeiro. Processos ANS Consulte o módulo Repasse e veja as instruções referente a todos os processos da ANS. Dados da operadora Consulte o tópico correspondente no manual do módulo Cadastro. Configurações do sistema Consulte o tópico corresponde no manual do módulo Cadastro. Libera os registros de travamento de todas as agendas O Aliança tem o recurso de travar um registro quando o mesmo estiver sendo editado ou atualizado por um operador do sistema ou um prestador em meio a um procedimento. Isso impede que outros operadores mudem o registro. No entanto, esta opção, no menu de Ferramentas permite o destravamento de todos os registros nesta situação. Tabelas auxiliares Cadastro de motivos de glosas Consulte o módulo Repasse e veja as instruções referente ao cadastro de motivos de glosas. 36

37 Tipo de ocorrências de eventos para geração do SIP Consulte o módulo Repasse e veja as instruções referente ao cadastro dos tipos de ocorrências de eventos para geração do SIP. Cadastro de especialidades Os prestadores indicados como pessoa física em seu cadastro, são normalmente dentistas especializados em um ramo mais específico da odontologia, chamados de especialidades. Os campos no cadastro de especialidades odontológicas são: Código especialidade indica o código da especialidade registrado no sistema. Nome especialidade é o nome da especialidade que esta sendo cadastrada. Tipo especialidade título o sistema permite a escolha de duas opções para este campo: (E) especialidade e (T) titulo. Código especialidade TISS é o código da especialidade registrado na tabela TISS. Cadastro de tipos de órgãos Nesta tela você pode cadastrar todos os tipos de órgãos que precise registrar no sistema: (como órgão podemos entender: dentes, arcada, boca inteira, etc...) Código tipo órgão é o código do tipo órgão registrado no sistema. Descrição tipo órgão neste campo se insere o nome/descrição do órgão que está sendo cadastrado. Registro do assistente de criação das agendas Esta opção serve para auxiliar o operador na hora de criar a agenda dos prestadores, pois esta tela armazena os horários e dias da semana como outros diversos campos. Os campos contidos nesta tela estão descritos a seguir: Este cadastro não necessita ser editado manualmente, quando o operador parametriza a criação das agendas este cadastro é automaticamente inserido. Utilize a edição deste cadastro apenas para eventuais ajustes no assistente de criação das agendas. Título horário indique um título para este registro, uma dica bem útil para utilização deste campo é inserir no título o nome do prestador em seguida os 37

38 dias da semana abreviados e respectivamente os seus horários, como neste exemplo: (ADRIANA (SEG QUA SEX )08:00-12:00-00:2). Código prestador é o código do prestador registrado no sistema. Dias semana indica os dias da semana para atendimento do prestador. Tipo atendimento índia o tipo de atendimento deste prestador, se o atendimento é interno, externo, avaliação ou não especificado o local. Horários agenda são os horários de atendimentos disponíveis do prestador para esta agenda. Códigos especialidade é a especialidade que o prestador possuí. Código objeto agenda Agenda por objeto é utilizada apenas para agendas do tipo ortodontia, geralmente as operadoras entendem como objeto as cadeiras e/ou as atendentes das cadeiras. Quantidade minutos atendimento este campo indica a quantidade de minutos utilizado para cada atendimento. Cadastro de referências das tabelas Os campos dessa tela são: referencia tabela, código na TISS e descrição na TISS. A operadora pode definir trabalhar com quantas tabelas desejar, desde que todas tenham um registro neste cadastro de referência. Campo de referência de tabelas A operadora pode definir trabalhar com quantas tabelas desejar, desde que todas tenham um registro neste cadastro de referência. Cadastro de imagens para os processos do odontograma Nesta opção é possível inserir imagens que compõe o odontograma, essas imagens referem-se aos tipos de situações dos dentes, como por exemplo: tártaro, cárie, canal, etc. Código imagem odontograma indica o código da imagem cadastrado no sistema. Descrição imagem odontograma este campo serve para inserir uma descrição sobre a imagem a ser cadastrada. 38

39 Tipo processo odontograma refere-se ao tipo do processo referenciado ao odontograma. Imagem odontograma qdn sup campo informativo, refere-se ao quadrante superior da imagem a ser cadastrada. Imagem odontograma qdn inf campo informativo, refere-se ao quadrante inferior da imagem a ser cadastrada. Imagem para o odontograma apertando este botão uma janela é aberta para selecionar as imagens a inserir no odontograma. As imagens inseridas devem estar no formato bmp. Cadastro de objetos da agenda Indicado para operadoras que não utilizam o agendamento por prestador, mas por localização ou cadeira. Os campos são: Nome objeto agenda é o nome do objeto a ser criado. Tipo objeto agenda este campo permite a escolha de duas opções. CAD ATD CADEIRA ATENDENTE Cadastro de validações de coberturas Esta opção serve para você criar as validações das coberturas dos planos Código validação cobertura é o código da cobertura registrado no sistema. Nome validação cobertura indica o nome da cobertura a se criar. Itens de validação de cobertura Nesta tela você faz as parametrizações das validações das coberturas indicando o nome da validação criada na opção acima. Código validação cobertura neste campo é indicada a cobertura criada na opção anterior. Código procedimento é o código do procedimento cadastrado para essa cobertura. Idade inicial permitida indica um parâmetro para a idade inicial permitida para esta cobertura. 39

40 Idade final permitida indica um parâmetro para a idade final permitida para esta cobertura. Procedimentos não realizáveis campo descritivo, serve para descrever todos os procedimentos não realizáveis para esta cobertura caso o procedimento informado no campo código procedimento tenha sido realizado. Período dias mínimos retorno por este campo é possível parametrizar um período de dias de retorno para o beneficiário. Quantidade limite individual indica a quantidade limite de uso para este procedimento. Cadastro de alíquotas de imposto de renda É nesta opção que é cadastrado as alíquotas do imposto de renda. Os campos contidos nesta tela são: Valor mínimo insira o valor mínimo. Valor máximo insira o valor máximo. Percentual alíquota insira o valor percentual da alíquota. Valor dedução imposto é o valor de dedução do imposto de renda. Configuração das co-participações dos procedimentos odontológicos cobertos Para os planos cadastrados é possível através desta opção cadastrar co-participações para os seus procedimentos. Os campos desta tela estão descritos a seguir: Código plano é o código do plano cadastrado no sistema utilizado como parâmetro. Código empresa é o código da empresa cadastrado no sistema utilizado como parâmetro. Código procedimento indica o código do procedimento cadastrado no sistema que terá co-participação. Valor co-participação indica o valor da co-participação para este procedimento. Tipo calculo o calculo da co-participação pode ser por valor ou por fator, bastando indicar neste campo. Fator co-participação (base US plano) Caso o cálculo seja por fator indique a quantidade de U.S. utilizada para o cálculo. 40