Secretaria Executiva da Fazenda Diretoria de Arrecadação e Informações Econômico Fiscais Coordenadoria de Informações Econômico Fiscais Aprovado pela

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1 Secretaria Executiva da Fazenda Diretoria de Arrecadação e Informações Econômico Fiscais Coordenadoria de Informações Econômico Fiscais Aprovado pela Instrução Normativa Nº 004/ DIEF Versão MANUAL DE PREENCHIMENTO DIEF SUMÁRIO Item 01 Finalidade da Declaração de Informações Econômico Fiscais DIEF. 2 Item 02 Base legal da Declaração de Informações Econômico Fiscais DIEF. 2 Item 03 Objetivo do Manual. 2 Item 04 A versão do manual, atualizações e alterações. 2 Item 05 A versão do programa, atualizações e alterações. 2 Item 06 Orientações e esclarecimentos de dúvidas, relacionadas ao preenchimento da Declaração. 2 Item 07 Espécies de DIEF 2 Item 08 Tipos de Declaração 2 Item 09 Quem está obrigado a apresentar a Declaração. 2 Item 10 Quem não está obrigado a apresentar a Declaração 3 Item 11 Qual a espécie de DIEF que cada contribuinte está obrigado a entregar 3 Item 12 Prazo de Entrega da DIEF 3 Item 13 Contribuinte obrigado a entrega de DIEF das espécies mensal e Anual no mesmo exercício 3 Item 14 A entrega de DIEF no momento da paralisação das atividades 3 Item 15 Declaração sem movimento 4 Item 16 Transmissão da DIEF 4 Item 17 Apresentação da Declaração 5 Item 18 A Tela Inicial 5 Item 19 Comandos da tela principal 6 Item 20 Requisito para preenchimento de uma Declaração 7 Item 21 O Cadastro dos Declarantes 7 Item 22 Funções de Tela 8 Item 23 Alteração de Dados Cadastrais 10 Item 24 Exclusão de Dados Cadastrais 10 Item 25 Preenchimento de uma Declaração 11 Item 26 Declaração Mensal 11 Item 27 A navegação da Declaração Mensal 12 Item 28 O livro de Apuração do ICMS 13 Item 29 Resumo das operações 15 Item 30 Outras Receitas do mês 15 Item 31 Despesas do ano Item 32 Livro de inventário - Estoque Inicial e Estoque Final 16 Item 33 Apuração do ICMS - Débitos do Imposto 17 Item 34 Apuração do ICMS - Créditos do Imposto 18 Item 35 Apuração do Imposto 18 Item 36 Anexo I 19 Item 37 Anexo II 21 Item 38 Anexo III 23 Item 39 Gerando o disquete da DIEF mensal para entrega ao fisco 23 Item 40 Importando uma Declaração mensal completa. 24 Item 41 A Declaração Anual de Item 42 Faturamento do Ano de Item 43 Outra Informações do Ano de Item 44 Despesas do Ano de Item 45 Livro de Inventário Estoque Inicial e Estoque Final de Item 46 Anexo I 31 Item 47 Anexo III 31 Item 48 Considerações Finais 32 1

2 Item 01 Finalidade da Declaração de Informações Econômico Fiscais - DIEF A finalidade da DIEF é permitir à administração tributária do Estado do Pará conhecer as operações e/ou prestações realizadas pelos sujeitos passivos do ICMS, além daquelas não tributadas ou com imunidade do imposto, visando a confecção da balança comercial de ICMS e, principalmente, a aquisição das informações necessárias ao cálculo do valor adicionado para obtenção do índice de participação dos municípios no produto da arrecadação do ICMS. Item 02 Base legal da Declaração de Informações Econômico Fiscais - DIEF A previsão legal da declaração, multas e penalidades são encontradas: Lei nº 6.182, de 30 de dezembro de 1998 e Lei nº 5.530, de 13/01/1989 e suas alterações; Regulamento do ICMS, aprovado pelo decreto nº 4.676, de 18 de junho de 2001 (RICMS-PA); Instrução Normativa nº 0004, de 19 de fevereiro de Item 03 Objetivo do Manual Este manual tem por objetivo fixar as regras a serem seguidas pelos contribuintes no preenchimento da Declaração de Informações Econômico Fiscais DIEF, instituída pela Secretaria Executiva de Estado da Fazenda- SEFA, conforme previsto na Instrução Normativa n.º 004/2004 de 19 de fevereiro de Item 04 A Versão do Manual, atualizações e alterações O Manual da DIEF de 2005 contém instruções sobre o preenchimento da declaração e, sempre que houver alteração da versão de seu aplicativo, o manual será ajustado conforme as necessidades. Item 05 A Versão do Programa, atualizações e alterações Esta versão do Programa da DIEF de 2005 somente permitirá preenchimento de declarações mensais de janeiro a dezembro de 2005 e anual de 2004, e será atualizado conforme as necessidades. Item 06 Orientações e os esclarecimentos de dúvidas, relacionadas ao preenchimento da Declaração As solicitações e os esclarecimentos de dúvidas, relacionadas com a instalação do aplicativo e o preenchimento da declaração, que não seja atendidas por este manual, poderão ser feitas nos balcões de atendimento das unidade da Secretaria Executiva de Estado da Fazenda ou através dos endereços eletrônicos dives@sefa.pa.gov.br e atendimento@sefa.pa.gov.br. Item 07 Espécies de DIEF: São duas as espécies de Declaração de Informações Econômico Fiscais: A DIEF anual e a DIEF mensal. Item 08 Tipos de Declaração O programa da DIEF permite preencher a declaração do tipos normal, substitutiva ou de baixa. A DIEF Normal é aquela de periodicidade mensal ou anual entregue na forma da legislação estadual. A DIEF Substitutiva, é aquela utilizada para substituir uma declaração normal ou substitutiva, anteriormente entregue ao fisco, devendo o usuário no momento da geração do arquivo, informar o número da declaração a ser substituída. A DIEF de Baixa (ou paralisação temporária), é aquela entregue no encerramento ou na suspensão de atividade a pedido do contribuinte, de acordo com o Inciso III do art. 4º da IN 004/2004. Item 09 Quem está obrigado a apresentar a declaração: A DIEF será apresentada pelos contribuintes do Imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicação - ICMS, inclusive os sujeitos que realizarem operações e prestações não tributadas ou com imunidade ou isenção do ICMS, inscritos no cadastro de contribuintes do ICMS deste Estado e no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) do Ministério da Fazenda. 2

3 Item 10 Quem não está obrigado a apresentar a Declaração: Contribuintes inscritos no cadastro de contribuinte de ICMS, na condição de pessoa natural; Pessoas Jurídicas não contribuintes do ICMS e que não praticam operações e prestações não tributadas ou com imunidade do ICMS, mesmo que inscritas no cadastro da SEFA. Item 11 Qual a espécie de DIEF que cada contribuinte está obrigado a entregar: A DIEF anual é a declaração que deverá ser entregue pelo contribuinte inscrito no regime simplificado de ICMS na condição de microempresa. A DIEF mensal é a declaração que deverá ser entregue pelos demais sujeitos obrigados à entrega da mesma, conforme estabelecido no art. 1º da Instrução Normativa nº 004, de 19 de fevereiro de Item 12 Prazo de entrega da DIEF: A Declaração anual de 2004, deverá ser entregue até o dia 10 de março do ano de As Declarações mensais deverão ser entregues até o dia 10 do mês seguinte ao de referência. Item 13 Contribuinte obrigado a entrega de DIEF das espécies mensal e anual no mesmo exercício. O contribuinte deverá entregar, em um mesmo exercício fiscal, declarações nas espécies mensal e anual sempre que, cumulativamente: no ano anterior estava obrigado a entregar DIEF anual em função de ter participado do regime simplificado do ICMS na condição de microempresa; no exercício atual esteja obrigado à entrega de DIEF mensal. Exemplo: Empresa que, no ano 2004, estava obrigada a entregar DIEF anual e no exercício 2005 está obrigada a entregar DIEF mensal, deverá entregar distintas declarações: uma declaração anual com dados referentes às operações e prestações realizadas em 2004, e outras declarações mensais com informações relativas ao mês a que se refere à declaração, por exemplo: DIEF mensal correspondente à referência 01/2005 e, sucessivamente, 02/2005, 03/2005, 04/2005 etc. Item 14 A entrega de DIEF no momento da paralisação das atividades. No momento em que o contribuinte solicitar a paralisação de suas atividades, quer seja ela temporária ou não, deverá apresentar a DIEF, de acordo com o que estabelece o Inciso III do art. 4º da IN 004/2004. Exemplo 1: Empresa solicita a baixa cadastral ou paralisação temporária no mês de janeiro de 2004: 1 Se microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e não renovou, está obrigada a entregar a DIEF anual normal de 2004 e uma DIEF mensal de baixa referente a 01/ Se microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e renovou, está obrigada a entregar DIEF anual normal de 2004 e uma DIEF anual de baixa referente a Se não era microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e não se enquadrou no programa em 2005, está obrigada a entregar uma DIEF mensal normal de 12/2004 e uma DIEF mensal de baixa referente a 01/ Se não era microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e se enquadrou no programa Pará Simples em janeiro de 2005 como microempresa, está obrigada a entregar uma DIEF mensal normal de 12/2004 e uma DIEF anual de baixa referente a

4 Exemplo 2: Empresa solicita a baixa cadastral ou paralisação temporária no mês de fevereiro de 2005: 1 Se microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e não renovou em 2005, está obrigada a entregar uma DIEF anual normal de 2004, uma DIEF mensal normal referente a 01/2005 e uma DIEF mensal de baixa referente a 02/ Se microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e renovou, está obrigada a entregar uma DIEF anual normal de 2004 e uma DIEF anual de baixa referente a Se não era microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e não se enquadrou no programa em 2005, está obrigada a entregar uma DIEF mensal normal de janeiro de 2005 e uma DIEF mensal de baixa referência 02/ Se não era microempresa inscrita no Pará Simples em 2004 e se enquadrou no programa Pará Simples em janeiro de 2005 como microempresa, está obrigada a entregar uma DIEF mensa l normal de janeiro de 2005 e uma DIEF anual de baixa referente ao ano de Nota: Se o contribuinte está obrigado a apresentação da DIEF anual normal de 2004 e anual de baixa de 2005, deverá apresentar a: anual de 2004, com as informações relativas ao movimento da empresa referente ao ano de 2004; anual de 2005, com as informações do período de 1º de janeiro até a data do encerramento das atividades. Se o contribuinte está obrigado a apresentação da DIEF mensal normal de 2004, permanecendo na mesma situação em 2005, até a ocorrência da paralisação da atividade da empresa, deverá apresentar as declarações: mensais de 2004, com as informações relativas ao movimento da empresa dos períodos de referência de 2004; mensais de 2005, na hipótese da baixa ocorrer: - em janeiro ou fevereiro, com as informações relativas ao movimento da empresa do período de referência 01/2005 ou 02/2005, bem como as informações sobre a despesa e estoque relativo a 2004; - nos demais meses, com as informações relativas ao movimento da empresa do período de referência da baixa, bem como, as informações sobre a despesa e estoque relativo a Item 15 Declaração sem movimento: O contribuinte obrigado à entrega da DIEF e, que no período de referência, não tenha realizado operações e/ou prestações (sem movimento econômico), deverá entregar a DIEF, conforme estabelece o art. 7º da IN 004/2004, relativa ao período de duas formas: apresentando uma declaração normal preenchendo o campo específico para indicar que não houve movimento no período de referência; ou via portal de atendimento, acessar a função DIEF sem Movimento; Essa declaração deverá ser entregue no prazo regulamentar estabelecido para a entrega da DIEF. Item 16 Transmissão da DIEF A DIEF deverá ser transmitida via Internet, através do programa da DIEF ou do programa SEFANET versão 2005, até às 19:00 horas. A DIEF poderá também ser transmitida através dos terminais de Auto-atendimento, no balcão de atendimento das delegacias regionais da Fazenda Estadual e nas unidades que possuam sistema de transmissão disponível, até as 14:00 horas. 4

5 Item 17 Apresentação da declaração: A entrega da declaração, poderá ser realizada de duas formas: Via transmissão de dados pela INTERNET. As informações do arquivo gerado, serão transmitidas, conectando-se a Internet conforme abaixo: Acessando o programa SEFANET Versão (disponível para download no site da SEFA) Acesse o programa SEFANET, selecione o arquivo a ser transmitido, clique em enviar, aguarde a mensagem de confirmação de gravação do recibo no mesmo local onde foi informado o arquivo. Enviando pelo programa: Clique no item MANUNTENÇÃO, escolha a opção: TRANSMITIR VIA INTERNET, o programa SEFANET é aberto, em seguida selecione o arquivo a ser transmitido e clique em enviar, aguarde a mensagem de confirmação de gravação do recibo. Via disquete: O contribuinte levará o(s) arquivo(s) gerado(s) pelo programa DIEF, em disquete, até uma unidade da Secretaria Executiva de Estado da Fazenda (Delegacias Regionais/Agências/Auto atendimento), onde ocorrerá a transmissão do documento eletrônico via Internet. Após os procedimentos acima, será gravado um recibo no mesmo disquete em que estão os dados da DIEF e devolvido ao contribuinte. IMPORTANTE - A declaração será recusada na recepção nas seguintes hipóteses: 1- Inscrição estadual e CNPJ divergentes da base cadastral da SEFA. 2- Alterações no arquivo transmitido. 3- Falta de informações dos anexos da declaração que o contribuinte esteja obrigado. 4- Quando uma Declaração Normal, de uma mes ma Inscrição Estadual e Período de Referência for transmitida pela 2ª vez. Neste caso, uma cópia do recibo será gravado. Item 18 - A Tela Inicial A primeira tela da declaração mostra a versão utilizada e os telefones, DDD 91, que servirão para dirimir dúvi das de help e tem o seguinte formato: 5

6 Item 19 Comandos da Tela Principal Permite a inclusão e a alteração dos dados cadastrais de usuário, assim como a abertura de cadastros já existentes para alteração. Permite a abertura e a pesquisa de declarações já gravadas. Permite importar dados do Livro Fiscal do Contribuinte Permite abrir uma nova declaração o tipo de declaração a que o contribuinte está obrigado (mensal ou anual) em função das informações já prestadas no cadastro do próprio programa. Gera uma cópia de segurança da declaração Aciona rotina de recuperação de cópia de segurança Fecha o programa. Barra de Opções ou Menu de opções - Permite executar todas as funções acima, mediante uso do mouse ou do teclado, bastando, no último caso pressionar as teclas referentes às letras sublinhadas para executar a função desejada. Ao acionar o comando DIEF o usuário terá a sua disposição as seguintes funções: Cadastro de Contribuinte e Contador - Permite a inclusão e a alteração dos dados cadastrais de usuário, assim como a abertura de cadastros já existentes para alteração. Arquivo de Declarações Permite a abertura e a pesquisa de declarações já gravadas. Preenchimento de Declaração (Mensal ou Anual) Permite abrir uma nova declaração o tipo de declaração a que o contribuinte está obrigado (mensal ou anual) em função das informações já prestadas no cadastro do próprio programa. Importação uma Declaração Completa (Mensal ou Anual) Permite importar todos os dados de uma declaração. Cópia de Segurança Permite gravar uma cópia dos dados armazenados no programa da DIEF. Restaurar Cópia de Segurança Possibilita restaurar um banco de dados armazenado. Sair Fecha o programa. 6

7 Ao acionar o comando Manutenção o usuário terá a sua disposição rotinas vinculadas a manutenção das declarações preenchidas, quais são: Transmitir Via Internet - inicia a rotina de transmissão de dados via Internet. Cópia de Segurança aciona duas sub-rotinas destinadas a criar e a recuperar cópia de segurança. Reparar Banco de Dados aciona rotina de reorganização das declarações gravadas. Compactar Banco de Dados aciona rotina de compactação de declarações, com o objetivo de liberar espaço dentro do disco rígido; Importar Dados Cadastrais Importa os dados cadastrais das versões de Imprimir Recibo Imprime o recibo da declaração selecionada. Exibir Barra de Status Aciona a barra de status na parte inferior da tela. Ao acionar o comando Consultas Tabelas Básicas o usuário terá a sua disposição as consultas nas diversas tabelas utilizadas pelo programa, conforme abaixo: Ao acionar o comando Ajuda o usuário terá a consulta sobre o Sistema, para saber qual versão está utilizando no momento, conforme abaixo: Item 20 Requisito para o preenchimento de uma declaração Para poder preencher uma declaração, é necessário primeiramente, cadastrar o contribuinte no programa. Item 21 O Cadastro dos contribuintes Antes de preencher qualquer declaração (anual ou mensal) o programa da DIEF 2005 necessitará do registro dos dados cadastrais do(s) contribuinte(s) declarante(s) Para cadastrar o contribuinte declarante, o usuário do programa deverá acionar a função DIEF > Cadastro de Contribuinte dentro do MENU principal. Outra forma de acessar a rotina de cadastro de declarante é através do ícone, ser acionado mediante clique com o botão direito do mouse. que pode Após a execução desse passo, será disponibilizada em tela o formulário para o cadastro de contribuinte, o qual lhe permitirá o preenchimento das informações cadastrais do declarante, bem como, a inclusão ou a alteração de dados. 7

8 Item 22 Funções de Tela Na tela de preenchimento de dados cadastrais do declarante existem algumas funções disponibilizadas ao usuário que são acionadas quando do uso dos botões localizados na parte superior da tela. Abre um formulário em branco para inserir os dados do novo contribuinte. Grava as informações digitadas no formulário Imprimi os dados do contribuinte selecionado Exclui o contribuinte selecionado Fecha o formulário e retorna a tela anterior Exclui o registro do contador do contribuinte selecionado Dentro desse formulário, serão disponibilizadas algumas funções, onde o usuário deverá selecionar o comando Novo O quadro de cadastramento é subdividido em três partes, assim dispostas: Dados do Contribuinte; Endereço do Estabelecimento; e Dados do Contador 8

9 Dados do Contribuinte: Esta parte do formulário é composta de cinco (5) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: Inscrição Estadual: Número da inscrição estadual do estabelecimento do declarante. Nome Empresarial: Razão Social ou Nome Comercial CNPJ/CPF: Número de registro de inscrição no Cadastro de Pessoa Jurídica do Ministério da Fazenda, ou, no caso do contribuinte não ser pessoa jurídica, o número de inscrição no Cadastro Geral de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda CPF, da pessoa do proprietário. Nome do Estabelecimento: É o nome dado ao estabelecimento comercial, também chamado de nome de fantasia. Espécie da Declaração Mensal/Anual: Marcar, mediante clique com o botão direito do mouse, qual a espécie de Declaração o estabelecimento está obrigado a preencher. Endereço do Estabelecimento: Esta parte do formulário é composta de quatorze (14) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: Logradouro: Identificação do tipo do logradouro em que se localiza o estabelecimento do declarante, escolhido dentre as opções existentes na lista, a qual é acionada mediante um clique do mouse sobre a seta ao lado direito do quadro, devendo o usuário localizar o tipo desejado na lista e confirmar a escolha mediante um duplo clique com o botão direito do mouse ou através da tecla <ENTER>. Endereço: Nome da Rua, Avenida, etc. em que se encontra o estabelecimento do declarante, que deverá ser preenchido sem uso de abreviações. Número: Número do estabelecimento na Rua, Avenida, etc. CEP: Número do Código de Endereçamento Postal, conforme tabela da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos. Complemento: Alguma informação complementar relativa ao endereço do estabelecimento do declarante, tal como sala, andar, apartamento, etc. Bairro: Nome do bairro em que se encontra o estabelecimento do declarante, que deverá ser preenchido sem uso de abreviações. DDD: Número do DDD do código de discagem estabelecido pela Embratel do município onde o contribuinte se localiza. Telefone: Número do telefone principal do contribuinte. Município: Nome do município em que se encontra o estabelecimento do declarante, que deverá ser escolhido com auxilio da lista existente. UF: Sigla do Estado em que se encontra o estabelecimento do declarante, que deverá ser escolhido com auxilio da lista existente. É o endereço eletrônico do contribuinte. Ex: nome@provedor.com.br. Outros Dados: Tipo de Tributação do Imposto de Renda: Marcar, mediante clique com o botão direito do mouse, a modalidade de tributação de imposto de renda que a empresa utiliza: Se Lucro Presumido, Simples ou Lucro Real. 9

10 Escrituração do Imposto de Renda : Marcar, mediante clique com o botão direito do mouse, o tipo de escrituração a que o contribuinte utilize na sua escrita Fiscal: Caixa ou Contábil. Declarante de Serviços e Outros: Marcar, mediante clique com o botão direito do mouse se o estabelecimento for concessionário de serviços públicos de fornecimento de água, CONAB, distribuidor e/ou gerador de energia elétrica, prestador de serviço de transporte interestadual e intermunicipal, prestador de serviço de comunicação, bem como, todos os estabelecimentos comerciais e industriais que efetuaram aquisições, de produtores rurais paraenses, exclusivamente, através de nota fiscal de entrada própria, que não tenha sido originada de documento fiscal emitido pela SEFA. Dados do Contador: Esta parte do formulário é composta de sete (7) campos que devem ser preenchidos da seguinte forma: CRC: Número da inscrição do contador do estabelecimento, no Conselho Regional de Contabilidade (deve ser registrado com 6 dígitos numéricos e uma letra). UF CRC: Sigla do Estado referente ao Conselho Regional de Contabilidade ao qual está registrado o contador. Nome: Nome do Contador do estabelecimento do declarante. CNPJ/CPF: Número de registro de inscrição no Cadastro de Pessoa Jurídica do Ministério da Fazenda, do escritório de contabilidade ou, no caso de pessoa física, o número de inscrição no Cadastro Geral de Pessoas Físicas do Ministério da Fazenda CPF, da pessoa do contador. DDD: Número do DDD do Código de discagem estabelecido pela Embratel do município onde o contador se localiza. Telefone: Número do Telefone principal do contador. É o endereço eletrônico do contador. Ex: nome@provedor.com.br. Item 23 Alteração de Dados Cadastrais Para alterar os dados já cadastrados de usuário, deve-se pressionar a tecla ou optar pela função DIEF no Menu de Opções, e solicitar a opção Cadastro de Contribuinte, devendo o usuário cliquear sobre a tecla reticências no canto esquerdo do campo Inscrição Estadual, onde o programa listará os contribuintes já cadastrados, cabendo selecionar aquele desejado de confirmar com um simples clique do mous e, que os dados serão inseridos no formulário para serem alterados. Após inserir e/ou alterar as informações desejadas no formulário, o usuário deverá confirmálas através do comando salvar, que será acionado com um clique na tecla. Aparecerá uma mensagem: As informações do contribuinte foram gravadas com sucesso. Item 24 Exclusão dos Dados Cadastrais Para excluir os dados já cadastrados de um usuário/declarante, deve-se, a partir da tela principal da DIEF, optar pela função DIEF no Menu de Opções, e solicitar a opção Cadastro de Contribuinte, ou acionar a tecla de função correspondente. Ao aparecer a tela de cadastro, o usuário deverá cliquear sobre o botão com reticências no canto esquerdo do campo Inscrição Estadual, onde o programa listará os contribuintes já cadastrados. Após selecionar o contribuinte desejado deverá utilizar a função da tecla 10

11 Item 25 Preenchimento de uma Declaração Para preencher uma declaração, deve-se executar a função Preenchimento de Declaração (Mensal ou Anual) dentro da opção DIEF no menu de opções, ou através do botão. Acionado o comando, aparecerá a seguinte tela que deverá ser preenchida pelo declarante na forma a seguir indicada: O usuário deverá, antes de iniciar o preenchimento, cadastrar o novo declarante (contribuinte). Caso não seja tomado este procedimento, o programa informará que o número de inscrição não está cadastrado. Inscrição Estadual: Deverá ser digitado o número da inscrição estadual do estabelecimento do declarante. Esse campo poderá, no entanto, ser preenchido de outra forma, mediante clique com o botão direito do mouse sobre o quadrado com as reticências (...) ao lado do campo a ser preenchido. Ao fazer isso, serão mostradas ao usuário, todas as inscrições estaduais cadastradas no programa, bastando, então, selecionar o número desejado com o auxílio do mouse e marcar (dando apenas um clique no botão direito ou pressionando a tecla ENTER sobre o número marcado). Nome: Este campo não será preenchido pelo usuário, mas pelo próprio programa, que buscará automaticamente a Razão Social do contribuinte, conforme informação já gravada quando do cadastramento. Tipo de Declaração: Este campo será preenchido com 1-Normal ou 2-Substitutiva ou 3- Baixa dependendo da natureza da mesma. Período: Este campo será preenchido com seis números (MMAAAA), sendo os dois primeiros referentes ao mês e os quatro últimos relativo ao ano de referência. Não há necessidade de digitar a barra. Ex: (março de 2005) será preenchido como 03/2005. Sem Movimento: Marcar, mediante clique com o botão do mouse, se a declaração a ser gerada for Sem Movimento. Neste caso, para concluir o preenchimento da declaração, basta pressionar o botão SALVAR na próxima tela, depois gerar o disquete. Feito isso, bastará confirmar as informações com ENTER ou cliquear no botão. Para rejeitar ou sair desta tela basta apenas cliquear no botão Após o preenchimento desse formulário as telas para preenchimento da respectiva declaração serão disponibilizadas ao usuário. Item 26 Declaração Mensal. A obrigação da entrega da Declaração Mensal A declaração mensal será preenchida pelas pessoas jurídicas contribuintes do ICMS, inclusive as que realizarem operações e prestações com imunidade ou isenção, conforme legislação específica. A declaração mensal deverá ser entregue todos os meses, independentemente da operação e/ou prestação ter ocorrido no período de referência. 11

12 A primeira tela da declaração mensal tem o seguinte formato: A declaração é composta por vários quadros, os quais terão em sua parte superior o seguinte menu de opções de comandos. Permitem ao usuário navegar entre as diversas telas (formulários) existentes no Resumo das Operações. Prepara o programa para receber informações de uma nova declaração do mesmo contribuinte Grava a declaração (informações digitadas até aquele momento). Abre o formulário Declarante de Serviços e Outros Abre o formulário de Substituição tributária Abre o formulário de Outras Obrigações no Período de Referência Imprimi toda a declaração que está em uso, com os dados gravados até então. Exclui a declaração em uso (selecionada). Fecha a declaração em uso e retorna para a tela Principal. Item 27 A navegação da Declaração Mensal A Declaração mensal é dividida em três partes: - Livro de Apuração do ICMS - Resumo das Operações; - Anexos. 12

13 Para acessá-los, acione os botões: Acessa a parte do preenchimento do Livro de Apuração do ICMS. Acessa a parte do preenchimento das informações econômicas, tais como: Outras receitas, Despesas, Registro de Inventário, Apuração do Débito, Apuração do Crédito, Apuração do Imposto. Abre o formulário Declarante de Serviços e Outros Abre o formulário de Substituição tributária Abre o formulário de Outras Obrigações no Período de Referência. Item 28 O Livro de Apuração do ICMS É a tela destinada ao preenchimento dos dados extraídos do Livro Registro de Apuração do ICMS - RAICMS, conforme as informações de entradas e saídas praticadas e identificadas pelo Código Fiscal de Operações e Prestações - CFOP, estabelecido pelo Convênio SINIEF S/N de 1970 e suas alterações. Na tela relativa ao RAICMS é apresentado os CFOP, os quais serão acessados mediante clique com o botão direito do mouse, sobre o código desejado. Informamos que os lançamentos das compras de ativo imobilizado devem obedecer as disposições contida no art. 82 do RICMS-PA. Exemplo: Inserção dos valores relativos às vendas de mercadorias adquiridas ou recebidas de terceiros dentro do Estado do Pará. (CFOP 5.102). O procedimento será: - cliquear sobre SAÍDAS E/OU PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS PARA O ESTADO; depois Vendas de Produção Própria ou de Terceiros; - em seguida Vendas de mercadorias adquiridas e/ou recebidas de terceiros. 13

14 Após esse procedimento, será disponibilizado o espaço correspondente a linha do livro fiscal de apuração, para preenchimento dos valores. Em relação aos campos acima, utilizando o exemplo acima, esclarecemos: Valor Contábil: É a somatória dos valores contábeis por CFOP, relativamente às operações e prestações realizadas no período, constante no livro RAICMS. A soma dos valores referentes a base de cálculo, isentas/não tributadas e outras corresponde ao registro do valor contábil (valor contábil = base de cálculo + isentas/não tributadas + outras). Base de Cálculo: É a somatória dos valores da base de cálculo do ICMS do correspondente CFOP, relativamente às operações e prestações realizadas no período, constante no livro RAICMS. ICMS Debitado: É a somatória dos valores do ICMS do correspondente CFOP, relativamente às operações e prestações realizadas no período, constante no livro RAICMS. Isentas ou não tributadas: É a somatória, constante no livro RAICMS, dos valores das operações e prestações, deduzido o IPI, com isenção do ICMS ou amparada por imunidade, ou não incidência, incluída a parcela correspondente à redução da base de cálculo, circunstância esta consignada no documento fiscal. Outras: É a somatória, constante no livro RAICMS, dos valores das operações e prestações, deduzido o IPI, com diferimento ou suspensão do recolhimento do ICMS ou sujeita à substituição tributária e à antecipação do imposto. Para os registros das entradas, o procedimento é semelhante ao anterior Da totalização dos Registros de Entrada e de Saída do Livro de Apuração: Após registrados todos os valores das entradas e das saídas, o programa totalizará automaticamente os valores registrados, e o usuário, deverá apenas confirmar a totalização dos mesmos, acionando com um duplo cliquek no lado direito do mouse, os itens e Totalizadores da Operações, que abrirá as linhas para identificar o registro do total das entradas e do total das saídas. A forma de confirmação dos valores é idêntica ao procedimento do preenchimento exemplificada anteriormente, bastando apenas cliquear em aceitar. 14

15 Item 29 Resumo das Operações: Após preencher as informações relativas as entradas e saídas do Livro Registro de Apuração, o usuário deve preencher os demais formulários : Outras Receitas do Mês Despesas do Exercício Anterior Livro de Inventário Estoque Inicial do ano de 2004 Livro de Inventário Estoque Final do ano de 2004 Livro de Inventário Estoque Inicial do ano de 2005 Livro de Inventário Estoque Final do ano de 2005 Apuração do ICMS Débito do Imposto Apuração do ICMS Crédito do Imposto Apuração do Imposto Item 30 Outras Receitas do Mês. É destinado a informar os ingressos de valores auferidos no mês, excluindo o total das vendas de mercadorias e serviços tributados pelo ICMS e ISS. Refere-se às receitas financeiras e outras receitas geradas pelo contribuinte (aluguel, etc.). Esse formulário é de preenchimento obrigatório, sendo que, nos meses em que a empresa não realize operações e/ou prestações, os campos desse formulário deverão ser preenchidos com o valores igual a zero (0,00). Total: É o mesmo valor contido no campo Outras Receitas do Mês. Item 31 Despesas do Ano de 2004 O quadro Despesas do Ano de 2004 estará disponível para preenchimento obrigatório na declaração referente ao período 02/2005 e na DIEF de Baixa, em qualquer período. Este quadro deverá ser preenchido pelo contribuinte que tenha iniciado suas atividades antes do exercício de 2005, tomando por base os valores das despesas incorridos no exercício de Os campos desse formulário deverão ser preenchidos com o valores igual a zero (0,00), no caso da empresa ter iniciado suas atividades em

16 Pró-Labore e Retiradas: É o valor da remuneração do(s) sócio(s) da firma e retiradas efetuadas no exercício de Salários e Remunerações: É o valor da remuneração paga a empregados e vendedores no ano de Encargos Sociais: São contribuições inerentes ao pagamento de salários e comissões no exercício de ICMS: É o valor total dos recolhimentos efetuados (regime de caixa) ou despesas incorridas (regime de competência) referentes ao ICMS no exercício de Outros Impostos, Taxas e Contribuições Sociais: É o valor dos tributos pagos referentes ao exercício de 2004, exceto o ICMS. Fretes: É o valor pago com contratação de veículos de terceiros, no exercício de Energia Elétrica: Total de gastos efetuados na compra de energia elétrica, no exercício de Aluguéis e Condomínios: É o valor pago com locações e taxas condominiais, no exercício de Despesas Financeiras: É o valor das despesas de remuneração de capital financeiro de terceiros. Outras Despesas: É o valor das demais despesas não alocadas nas contas anteriores, tanto proveniente da atividade fim, como de perdas não relacionadas diretamente com o objeto da empresa. No encerramento ou suspensão das atividades o contribuinte, deverá preenc her a DIEF de baixa contendo as despesas do ano atual. Item 32 Livro de Inventário Estoque Inicial e Estoque Final 16

17 Estes quadros devem ser preenchidos com os valores globais registrados no livro Registro de Inventário, nos seguintes casos: Tomando por base os estoques existentes em 1º de janeiro (Estoque Inicial) e 31 de dezembro (Estoque Final) do ano de Exemplo1: Na DIEF do período 02/2005, o usuário irá tomar por base como estoque inicial os valores registrados em 01/01/2004 e para estoque final os valores registrados em 31/12/2004. Na hipótese de alteração de endereço, quando a empresa mudar suas atividades para outro Município, deverá informar o estoque inicial (1º de janeiro de 2005) e o estoque final (mês em que ocorreu a mudança em 2005). Exemplo2: Uma empresa cuja mudança de Município ocorreu em 20/03/2005, na DIEF do período 03/2005 informará o seu estoque: - nos quadros Livro de Inventário Estoque Inicial do Ano de 2004 e Livro de Inventário Estoque Final do ano de 2004, deverão ser preenchidos com os valores registrados para o Ano de 2004; - no quadro Livro de Inventário Estoque Inicial do Ano de 2005 preencher com os valores registrados em 01/01/2005 e no quadro Livro de Inventário Estoque Final do ano de 2005, preencher com os valores registrados em 31/03/2005 (mês em que ocorreu mudança de Município). No encerramento ou paralisação temporária de atividade será apresentado uma DIEF de baixa contendo os dados do estoque inicial e o estoque final do exercício de Item 33 Apuração do ICMS Débitos do Imposto Das informações a serem registradas : Por saídas ou prestações: Valor do ICMS debitado pelas operações e prestações tributáveis relativas ao mês. Este valor é automaticamente transferido da totalização do ICMS Debitado, do registro de saída do livro de Registro de Apuração do ICMS. Outros Débitos: É o valor de outros débitos do ICMS constantes no livro Registro de Apuração do ICMS. Estornos de Crédito - Total: É o somatório dos valores referentes aos créditos de Transferência de Crédito Cheque Moradia + Outros Estornos de Créditos, preenchido automaticamente pelo aplicativo. Transferência de Crédito Cheque Moradia: preencher com o valor relativo à transferência de crédito, conforme a Instrução Normativa 019/2003. Outros Estornos de Créditos: informar outros créditos estornados, de conformidade com as disposições contidas no RICMS-PA. Total do Débito: É a somatória dos campos Por saídas ou prestações, Outros Débitos e Estorno de Crédito - Total". Nota: O campo Transferência de Crédito Cheque Moradia representa o estorno de créditos registrado no campo Crédito de Cheque Moradia (Cheque), do quadro Apuração do ICMS - Crédito do Imposto, o qual deverá ser preenchido quando houver transferência de crédito para outro contribuinte localizado no Estado do Pará, nos termos da Instrução Normativa nº 19/2003, alterada pela Instrução Normativa nº 001/

18 Item 34 Apuração do ICMS Créditos do Imposto Por entradas ou aquisições: Valor total do imposto creditado relativo às entradas de mercadorias e utilização de serviços tributados no mês. Este valor é automaticamente transferido da totalização do ICMS Creditado, do registro de entradas do livro de Registro de Apuração do ICMS. Estorno de débitos: É o valor dos débitos estornados, de conformidade com as disposições contidas no RICMS-PA. Outros Créditos Total: é a somatória automática dos campos Crédito Presumido + Crédito do Ativo Imobilizado + Crédito Cheque Moradia (Cheque) + Crédito Transferido por Cheque Moradia (NF) + Outros Créditos. Crédito Presumido: É o valor do ICMS creditado, de conformidade com a legislação tributária. Crédito do Ativo Imobilizado: Valor correspondente a fração do crédito que foi lançado no livro Registro de Apuração do ICMS, conforme o inciso III do art. 82 do RICMS-PA. Crédito Cheque Moradia (Cheque): é o somatório dos valores dos cheques moradias recebidos na empresa. Maiores detalhes consultar legislação do ICMS na Internet à página em seguida cliquear em legislação, acessando as instruções normativas n.º 19/2003 (já atualizada com a alteração introduzida pela Instrução Normativa n.º 01/2004). Crédito Transferido por Cheque Moradia (NF): é o valor da nota fiscal de saída que representa a transferência de créditos do ICMS destinadas a contribuintes do ICMS localizados no Estado do Pará, nos termos da Instrução Normativa nº 19/2003, alterada pela 01/2004. Outros créditos - É o valor de outros créditos do ICMS não especificados nas linhas anteriores deste quadro ( Outros Créditos Total ). Saldo credor do período anterior - É o valor do saldo credor resultante da apuração do imposto do período anterior, transportado para o período seguinte. Item 35 Apuração do Imposto 18

19 Das informações a serem registradas : Saldo Devedor: É a diferença entre o total do débito e o total do crédito, que resulta em saldo devedor (montante do débito é maior que o do crédito). Preenchido automaticamente pelo aplicativo. Deduções: São os valores autorizados pelo Fisco. ICMS a recolher: É o saldo devedor menos as deduções. Preenchido automaticamente pelo aplicativo. Saldo Credor a Transferir: É a diferença entre o total do débito e o total do crédito que resulta em saldo credor a transferir. (montante do crédito é maior que o do débito). Preenchido automaticamente pelo aplicativo. Item 36 Anexo I O quadro é obrigatório para todas as empresas concessionárias de serviços públicos de fornecimento de água, empresas geradoras e distribuidoras de energia elétrica, as prestadoras de serviços de comunicação e as empresas prestadoras de serviços de transporte interestadual e intermunicipal, bem como todos os estabelecimentos comerciais e industriais que efetuaram aquisições, de produtores rurais paraenses, exclusivamente, através de nota fiscal de entrada, que não tenha sido originada de documento fiscal emitido pela SEFA. Na hipótese das empresas de telecomunicações, assim como as que tiverem inscrição centralizada, que operarem com serviços e vendas de mercadorias, estas deverão somar o faturamento aos serviços e vendas, declarando-o no campo Total Saídas (A), do Anexo I, por município. O mesmo procedimento deverá ser adotado para as entradas. O preenchimento deste anexo é obrigatório na DIEF mensal do período 02/2005 (no mês de fevereiro) e na DIEF Anual de 2004, e ainda nos casos de encerramento ou suspensão de atividade. Na Declaração do período 02/2005 ou na DIEF Anual de 2004, os valores relativos as somas das colunas saídas e entradas do Anexo I relacionados com os serviços e/ou vendas acima referendados, deverão ser iguais as somas dos valores informados nas Declarações do período de janeiro a dezembro do exercício anterior. No encerramento ou suspensão das atividades, as informações deverão ser referentes ao exercício corrente. Quando a empresa deixar de ser declarante do anexo em questão, deverá atualizar essa informação na tela de cadastro de contribuinte. Somente após esta alteração deve preencher uma nova declaração. O formulário é acionado mediante uso da tecla, ou mediante o comando Alt + O. 19

20 O formulário deve ser preenchido da seguinte forma: Campo Serviço e outros : escolher uma opção dentro da lista específica, acionada com o auxílio do mouse. Localizado o serviço deve ser dado um duplo clique sobre o item desejado, que fará o programa assumir aquele item para o campo. O procedimento deve ser repetido para o quadro Município. As empresas concessionárias de serviços públicos de fornecimento de água, as empresas de geração e distribuição de energia elétrica e prestadoras de serviços de comunicação e transporte, informarão o total das prestações de entrada e saída iniciadas em cada Município. Das informações a serem registradas Campo TOTAL SAÍDAS (A): deverão ser preenchidos os valores integrais das saídas ocorridas no período, de acordo com o seguinte: como valor de saídas, será lançado o valor do faturamento relativo à prestação dos serviços iniciados em cada Município do Estado do Pará. Campo total de ENTRADAS (B): deverão ser preenchidos os valores integrais das entradas ocorridas no período, sendo que será informado o valor total das entradas relativo às mercadorias, às prestações do serviços de transporte e de comunicação, excetuados os bens destinados ao ativo imobilizado, uso e consumo. IMPORTANTE: Os valores de saídas relativos à prestação de serviço de transporte coletivo intermunicipal de passageiros, na modalidade rodoviária, envolvendo o Município de Belém e determinados Municípios considerados como região metropolitana de Belém, com isenção do ICMS, serão computados os preços cobrados pela prestação do serviço, em partes iguais, entre os municípios atendidos pela respectiva linha. Campo MUNICÍPIO: as empresas prestadoras de serviço de transporte deverão informar, nas colunas "CODIGO MUNICÍPIO", o Município de acordo com tabela fornecida pela SEFA, constante no programa, onde teve início a prestação do serviço. as empresas de distribuição e geração de energia elétrica ou concessionárias de serviços públicos de fornecimento de água deverão informar, nas colunas "CÓDIGO MUNICÍPIO", o Município consumidor. no preenchimento das colunas "CÓDIGO MUNICÍPIO" deverá ser utilizada uma linha para lançamento de cada Município. A medida que for sendo informado o Município, este, será excluído da lista, garantindo desta forma, que seja selecionado um Município uma única vez, facilitando o preenchimento. Campo CÓDIGO DO PRODUTO: Selecionar o código do produto de acordo com a tabela de produtos rurais da SEFA, constante no programa, utilizando uma linha para cada tipo de produto. Ao selecionar o código do produto o usuário terá optado pela unidade de medida (kg, CB, m³, ect) utilizada para cada tipo de produto rural. 20

21 Campo UNIDADE: será informado automaticamente quando for selecionado o tipo de produto rural de acordo com tabela fornecida pela SEFA, constante no programa. Campo QUANTIDADE: deverá ser informada a quantidade do produto adquirido. Campo OUTROS: O item 05 do campo Serviços e Outros, deverá ser preenchido pela CONAB, e por todos os estabelecimentos comerciais e industriais que efetuaram aquisições, de produtores rurais paraenses, exclusivamente, através de nota fiscal de entrada, que não tenha sido originada de documento fiscal emitido pela SEFA, com as informações de, código de município, código do produto, quantidade, unidade, e total da operação de entradas acobertadas IMPORTANTE: O programa da DIEF, nessa parte, disponibiliza, um comando que permite que dados dessa natureza sejam importados pelo programa diretamente de um arquivo gerado pelo contribuinte. No entanto, essa importação não se dá de forma tão automática, só sendo possível as empresas que tenham seus registros efetuados em sistema eletrônico de processamento de dados. Assim, a empresa deverá providenciar a execução de uma rotina interna em seu sistema de processamento de dados para que este gere um arquivo em formato TXT com as seguintes especificações: Posição Campo/Especificação Tipo Observação registro 1 9 Inscrição Estadual Numérico Período Numérico Ano e mês no formato AAAAMM, 16 Tipo da Declaração Numérico 1 DIEF Normal 2 DIEF Substitutiva 3 DIEF de Baixa Código do Serviço Numérico 001 Transportes; 002 Comunicação; 003 Fornecimento de Água; Fornecimento de Energia Elétrica; 005 Outros Código do Produto Numérico A codificação adotada aqui é obtida na consulta tabelas básicas Código do Município Numérico A codificação adotada aqui é obtida na consulta tabelas básicas Valor da Saída Numérico Valor da operação incluindo os centavos. Não deve ser colocado qualquer caracter (vírgula ou ponto) para fazer a separação para os centavos, pois os dois últimos dígitos serão interpretados como centavos Valor da Entrada Numérico Idem anterior Quantidade Numérico Gerado o arquivo, este será o objeto da importação pelo programa da DIEF quando do preenchimento da declaração do mês. Ao acionar a tecla de importação, o programa solicitará o nome do arquivo e o endereço do mesmo, para que se processe a rotina. Item 37 Anexo II Este quadro é de preenchimento obrigatório mensal para todos os estabelecimentos que efetuaram remessas ou que tenham recebido mercadorias sujeitas ao regime de substituição tributária de ICMS. O acesso a esse anexo é feito mediante uso do ícone: As informações serão preenchidas da seguinte forma: Natureza da Operação: informar se as operações são de entrada ou de saída. CNPJ do Substituto ou Substituído Tributário: 1-ENTRADA - Informar o CNPJ da empresa remetente (quando o declarante for destinatário), cujo dado pode ser obtido das notas fiscais de entradas; 2-SAÍDAS informar CNPJ ou CPF das empresas/pessoas destinatárias das mercadorias (quando o declarante for o remetente), cujo dado pode ser obtido das notas fiscais de saídas. 21

22 Valor Contábil: Informar o valor contábil da(s) operação(ões) praticada(s) com aquela empresa. O declarante poderá informar o total das operações praticadas com aquela empresa uma única vez ou separadamente, pois o programa permite as duas formas. Valor do ICMS Retido: Informar o valor do ICMS retido por substituição tributária decorrente da(s) operação(ões) praticada(s) com aquela empresa. O declarante poderá informar o total desse imposto uma única vez ou separadamente, pois o programa permite as duas formas. Preenchidos os campos, o declarante deverá gravar esses dados mediante uso do ícone adicionar, que será acionada com um clique no botão direito do mouse, estando este posicionado sobre a tecla adicionar. Para registrar dados relativos a outra operação realizada com o mesmo, ou outro contribuinte, basta repetir os procedimentos de preencher e adicionar. Na medida que as informações forem sendo adicionadas, a parte inferior da tela irá mostrar os registros efetuados: Da importação de dados de sistema próprio do contribuinte para a DIEF. Determinadas empresas efetuam um número muito grande de operações sujeitas ao regime de substituição tributária, e que a digitação dessas informações podem causar algum transtorno em sua execução. O programa da DIEF, nessa parte, disponibiliza um comando que permite que dados dessa natureza sejam importados pelo programa. A mencionada importação somente será possível para as empresas que tenham seus registros realizados mediante sistema eletrônico de processamento de dados. A empresa deverá providenciar a execução de uma rotina interna em seu sistema de processamento de dados, para que este gere um arquivo em formato TXT com as seguintes especificações: Posição Campo/Especificação Tipo de Observação Registro 1 9 Inscrição Estadual Numérico Período Numérico Ano e mês no formato AAAAMM, 16 Tipo da Declaração Numérico 1 DIEF Normal 2 DIEF Substitutiva 3 DIEF de Baixa 17 Natureza da Operação Numérico E Entrada S Saída CNPJ ou CPF Numérico Numero do CNPJ ou CPF da empresa com a qual se deu a operação Valor Contábil Numérico Valor da operação incluindo os centavos. Não deve ser colocado qualquer caracter (vírgula ou ponto) para fazer a separação para os centavos, pois os dois últimos dígitos serão interpretados como centavos Valor do ICMS retido Numérico Idem anterior 22

23 Gerado o arquivo, este será o objeto da importação pelo programa da DIEF quando do preenchimento da declaração do mês. Ao acionar a tecla de importação, o programa solicitará o nome do arquivo e o endereço do mesmo, para que se processe a rotina. Item 38 Anexo III Este quadro é destinado a registrar as outras obrigações de recolhimento do ICMS, cuja apuração ocorre fora do Livro de Apuração (ICMS Normal), tais como o ICMS Cesta Básica (1152), o ICMS Antecipado sobre Entradas (1146) e outros. Preencha o quadro selecionando o item da tabela de receitas com um duplo clique, pressione a tecla enter, em seguida digite o valor total do ICMS recolhido ou a recolher da receita selecionada. Esta informação independe do efetivo pagamento, pois este quadro se destina a declarar as demais obrigações de recolhimento do ICMS, além do ICMS NORMAL. A medida que for sendo informado a receita, esta, será excluída da lista, garantindo desta forma que seja selecionada uma receita uma única vez, facilitando o preenchimento. Para excluir uma receita selecione-a com um duplo clique, então a linha da receita selecionada ficará amarela. Pressione o ícone excluir linha selecionada na grid Não havendo valores a informar no Impostos Devidos do Mês de Referência do Anexo III, marque com um clique na opção Não existem outras receitas a serem declaradas. Item 39 Gerando o Arquivo da DIEF mensal para entrega ao Fisco 23