PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE GESTÃO APLICADAS NA FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DO SUL DE MINAS - FACESM

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1 PRINCIPAIS FERRAMENTAS DE GESTÃO APLICADAS NA FACULDADE DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS DO SUL DE MINAS - FACESM CRISTIANE MORATTO FÉLIX DE FREITAS Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas do Sul de Minas FACESM VIVIAN DE SOUZA MELO Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas do Sul de Minas FACESM RESUMO O setor acadêmico vem passando por intensas transformações, devido à globalização e os avanços tecnológicos, fazendo com que a metodologia do ensino precisa-se de aprimoramentos para se adaptar as novas realidades. As IES, atualmente passaram a utilizar ferramentas de gestão organizacionais, devido aos constantes desafios em seu ambiente e o aumento da concorrência. Por esta razão, este trabalho tem como objetivo apresentar uma análise das principais ferramentas de gestão utilizadas pela Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas do Sul de Minas - FACESM, situada em Itajubá, Minas Gerais. A metodologia de pesquisa consiste em um estudo de caso, desenvolvida por meio da utilização dos instrumentos: referenciais teóricos, coleta de dados através de questionários aplicados nas pessoas chaves das áreas pertinentes. Palavras-chave: Ferramentas de gestão. Gestão acadêmica. Posicionamento de mercado. 1. INTRODUÇÃO Vivemos em um mundo altamente competitivo, onde a sobrevivência das organizações depende de como elas irão se comportar diante de seus concorrentes. Por esse motivo, as organizações são forçadas a encontrar métodos eficazes que as coloque a frente do mercado onde atuam. Frente a este contexto, onde as mudanças ocorrem a todo o momento, as empresas estão incorporando em seu ambiente, ferramentas de gestão como um instrumento importante para o sucesso, contribuindo para que as empresas tenham maior vantagem competitiva e melhor gerenciamento de suas informações, o que influencia diretamente no crescimento da organização. Na atualidade, as ferramentas de gestão são cada vez mais necessárias nas organizações, já que elas proporcionam um diferencial competitivo para as empresas, que por meio de seu uso podem conhecer afundo seu comportamento, munindo-se de informações precisas e antecipando-se aos acontecimentos futuros, tornando a tomada de decisão mais efetiva e destacando melhor os resultados alcançados. O presente estudo tem por objetivo geral abordar as principais ferramentas utilizadas nos setores estratégicos da Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas do Sul de Minas - FACESM, que se localiza em Itajubá, Minas Gerais e têm como objetivo especifico: (1) 1

2 identificar as ferramentas de gestão mais utilizadas pela faculdade, (2) identificar as ferramentas de gestão que são utilizadas eventualmente e (3) avaliar seus impactos dessas ferramentas no resultado da instituição. 2. METODOLOGIA A metodologia de pesquisa deste trabalho consiste em um estudo de caso e foi desenvolvida por meio da utilização dos seguintes instrumentos: referenciais teóricos, coleta de dados através de questionários com perguntas fechadas aplicados nos gestores e pessoas chaves das áreas pertinentes. 3. GESTÃO DO ENSINO SUPERIOR Segundo Rocha e Granemann (2003), nesses novos tempos é necessário que as instituições de ensino superior comecem adotar métodos de gerenciamento atuais, que valorizem seu planejamento estratégico, seus objetivos e metas, o seu planejamento financeiro anual em curto prazo, enfim, todas as ferramentas capazes de levar a organização a alcançar seus objetivos estratégicos. De acordo com Tachizawa e Andrade (2006), o aumento da concorrência, as instituições de ensino superior precisam admitir, entre outras coisas, modelos de preços competitivos que considere para cada curso, as despesas diretas e indiretas necessárias para o seu desenvolvimento. É necessário ainda ter em mente que as decisões estratégicas de uma instituição de ensino superior dependem vigorosamente dos preços cobrados pelo serviço prestado e de seus custos operacionais. De uma maneira geral, nota-se o avanço das IES, na busca de adequação as novas realidades impostas pelo mercado. Segundo Lima et al., (2010), essas alterações decorrem principalmente da criação de leis educacionais, determinadas pelo MEC. A cada dia aparecem mais credenciamentos de IES, apresentando ótimos projetos de melhoria para tanto corpo docente, quanto para a infraestrutura geral e especificas das instituições de ensino superior como bibliotecas, laboratórios, hardware e software, etc. 4. FERRAMENTAS DE GESTÃO NO ENSINO SUPERIOR 4.1. Visão, missão e valores Missão é o motivo principal pelo o qual a organização existe, ou seja, o causa pelo qual a mesma foi instituída. Normalmente a missão representa o que a organização se dispõe a 2

3 fazer. De acordo com Oliveira (2004), a missão é o plano estratégico da empresa, onde ela deseja ir. É de extrema importância, que a missão seja compartilhada com todos os gestores e funcionários da organização, pois inúmeras pessoas trabalham nas empresas e desconhecem o principal motivo pelo qual deveriam fazer o serviço, acabam se perdendo e na maioria das vezes não conseguem explicar o simples fato de sua organização ter sido fundada. Destaca ainda Oliveira (2004), é necessário que a missão seja reconhecida como um exemplo a ser alcançado e nunca uma obrigação a ser alcançada. Visão é onde a empresa acredita chegar dentro de alguns anos, por isso é caracterizada como médio ou longo prazo, ou seja, são propósitos especificados pela organização para serem atingidos dentro de um determinado período. Relata Costa (2007), que a visão se preocupa em expor a autoimagem de uma empresa, ou seja, como ela se enxerga, ou como deseja estar no futuro. Valores são atributos, aptidão que uma empresa possui. Costa (2007), ainda destaca que os valores são as virtudes da organização, podendo servir como um objeto de avaliação da empresa no mercado. Desde modo e imprescindível que os valores sejam preservados, pois é através deles que a empresa será vista e avaliada, tanto por seus clientes, quanto por seus concorrentes Planejamento estratégico nas instituições de ensino superior Segundo Costa (2007), na atualidade transformações significativas acontecem a todo o momento e em todos os lugares, provocando uma onda de desconforto nos dirigentes e gestores das organizações. Por este motivo a palavra estratégia tornou-se frequente no vocabulário empresarial. Para o desenvolvimento das estratégias, toda a empresa e seus setores devem trabalhar de forma integrada, com o objetivo de garantir o sucesso e sobrevivência da organização. Planejamento estratégico é entendido como: O estabelecimento de um conjunto de providências a serem tomadas pelo executivo para a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado; entretanto, a empresa tem condições e meios de agir sobre as variáveis e fatores de modo que possa exercer alguma influência; o planejamento é ainda, um processo contínuo, um exercício mental que é executado pela empresa independente de vontade especifica de seus executivos (OLIVEIRA, 2004, p. 35). 3

4 De acordo com Rocha e Granemann (2003), as operações de planejamento estratégico são utilizadas para que a organização se antecipe aos fatos e oriente suas ações, alcançando melhores resultados em função dos objetivos almejados. As instituições de ensino superior (IES) precisam atentar-se para as novas exigências do mercado atual, que são cada vez mais hostis no quesito competitividade e se manter forte diante da introdução de métodos inovadores que são cruciais para seu desenvolvimento (COLOSSI et al., 2001) Sistema de informação Para Laudon e Laudon (2007), o sistema de informação - (SI) pode ser explicado como um conjunto de componentes que processam, coletam, armazenam e transmitem informações com objetivo de ajudar na tomada de decisão e na analise de problemas, assim obtendo uma vantagem estratégica. Segundo O Brien (2006), existem três motivos para que as empresas adotem os SI: suporte de seus processos operacionais, suporte na tomada de decisão de seus gerentes e funcionários e suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva. Ainda segundo O Brien (2006), o SI transformou-se em uma importante ferramenta para que as organizações alcancem sucesso em qualquer área Sistema de comunicação interna De acordo com Curvello (2012), podemos definir comunicação interna como uma ação realizada pela organização que tem por objetivo informar, mobilizar, educar e manter a coesão interna, assim contribuindo para uma boa imagem e um ambiente agradável e organizado. Segundo Clemen (2006), são muitas as ferramentas utilizadas como apoio à comunicação interna, como por exemplo, quadro de avisos, , comunicação face a face, entre outras. Cruz (2004) relata que deve ser constante o trabalho de comunicação interna, não dever ser realizado somente quando houver processos de mudanças, assim terá uma maior credibilidade e efetividade junto ao público interno. 4

5 4.5. Marketing nas instituições de ensino superior Segundo Kotler e Armstrong (2007), marketing é o método pelo qual as organizações geram valor para os consumidores, construindo poderosos relacionamentos, com o objetivo de capturar valores monetários, por meio da satisfação dos desejos e necessidades dos clientes. De acordo com Bronnemann e Silveira (2003), a concorrência tem se mostrado cada vez mais capaz, com melhores colocações no mercado, com produtos e serviços bem elaborados, com canais de distribuição mais efetivos e com preços mais atrativos. Por tanto, para conseguir derrotá-los no mercado atual, é necessário utilizar ferramentas eficientes como o marketing. Cobra (1992) cita que o marketing é adotado hoje como um assunto de destaque para qualquer tipo de organização, sendo elas com fins lucrativos ou não, ou independente de seu porte, essa ferramenta esta em foco por se tratar de algo capaz de diferenciá-las de seus concorrentes, proporcionando vantagens competitivas, se bem utilizada. 5. RESULTADOS DA PESQUISA Esta etapa mostra as análises dos gráficos da pesquisa quantitativa realizada na instituição em estudo Impacto da ferramenta de gestão Microsoft Office (planilhas do Excel, Word, outros) gerado na IES pesquisada. Analisando a figura a seguir, pode-se notar que 100% do resultado da pesquisa concentram-se nas opções Elevado impacto positivo, com 88,89% e Médio impacto positivo, com 11,11%. Deste modo conclui-se que a ferramenta Microsoft Office representa um papel muito importante dentro da instituição, pois a maioria dos entrevistados afirma utilizá-las em seu cotidiano no auxilio das atividades de gestão da instituição de ensino. 5

6 Figura 1: Impacto que a ferramenta de gestão Microsoft Office (planilhas do Excel, Word, outros) gera na IES. Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras Impacto da ferramenta de gestão Visão, missão e valores gera para na IES pesquisada. De acordo com os resultados apresentados na figura 2, 88,89% das opiniões são representadas por de Elevado e Médio impacto positivo. Um alerta para a IES seria a opção Médio impacto negativo, com 11,11%. Desta forma pode-se concluir que a ferramenta necessita de algumas melhorias, como divulgação e um maior conhecimento por parte dos colaboradores. Figura 2: Impacto que a ferramenta de gestão Visão, missão e valores gera na IES. Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras. 6

7 5.3. Impacto da ferramenta de gestão Outdoors, Banners, Rádio, outros gera para na IES pesquisada Observando os resultados analisados na figura 3, entende-se que a ferramenta possui Elevado a Médio impacto positivo para a instituição, apresentando um total de 88,89%, dos 100%. Cerca de 11,11% desconhecem o impacto da mesma. Compreende-se deste modo, que a ferramenta é fundamental para o desenvolvimento de seu marketing e para uma comunicação eficaz da instituição com seu público alvo. Figura 3: Impacto que a ferramenta de gestão Outdoors, Banners, Rádio, outros gera na IES. Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras Impacto da ferramenta de gestão quadro de avisos gerado na IES pesquisada. Ao analisar esta ferramenta conclui-se que a opinião das pessoas entrevistadas, 88,89% esta entre Elevado e Médio impacto positivo e 11,11% dizem que desconhecem seu impacto, ou seja, esta ferramenta tem um papel muito importante na comunicação dos docentes e discentes dentro da instituição, mas que nem sempre as pessoas prestam atenção nas constantes atualizações que são realizadas, deixando algumas informações passarem despercebidas. 7

8 Figura 4: Impacto que a ferramenta de gestão quadro de avisos gera na IES. Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras Impacto da ferramenta de gestão sistema aula gerado na IES pesquisada. Com base na figura 7, observa-se que 100% das respostas encontram-se entre Elevado impacto positivo, com 44,44% e Médio impacto positivo, com 55,56%, ou seja, o sistema aula é utilizado por todos os setores da faculdade para executar algum tipo de atividade, embora nem sempre os controles mais importantes estejam ligados a este sistema, sendo necessária a utilização outros métodos de controles como por exemplo, planilhas no Excel. Figura 7: Impacto que a ferramenta de gestão sistema aula gera na IES. Fonte: Dados da pesquisa realizada pelas autoras. 8

9 6. CONCLUSÃO Com base nos objetivos propostos no trabalho e as análises dos dados coletados no decorrer da pesquisa, foi possível evidenciar a importância da aplicação que tais ferramentas proporcionam a faculdade e como é imprescindível para o cenário competitivo atual, que as empresas busquem alternativas que possibilitem aos gestores mais eficiência nas tomadas de decisão. A pesquisa mostrou de maneira geral que a maioria das ferramentas utilizadas pelos colaboradores na execução das tarefas é bem aceita e exercem impacto positivo dentro da IES. Também ficou evidenciado que existem ferramentas importantes que alguns funcionários desconhecem seu funcionamento ou aplicação, este resultado demonstra um sinal de alerta para faculdade, que necessita disseminar melhor a importância que tais instrumentos representam. Outro ponto a ressaltar são as ferramentas que apareceram na opinião dos funcionários como impacto negativo, por exemplo, pode-se citar Visão, missão e valores, uma ferramenta indispensável para o bom funcionamento das empresas e que todo funcionário deveria conhecer. Fica evidente que a FACESM faz uso de excelentes instrumentos de gestão para suas atividades. Como sugestão para uma possível melhoria, seria difundir com maior clareza as ferramentas atuais e colocar em funcionamento as ferramentas que já existem e que ainda não são bem conhecidas ou usadas pelos colaboradores. Dessa forma, é possível concluir que os objetivos geral e específicos propostos no trabalho foram satisfatoriamente atingidos. Ficando claro que por meio das ferramentas de gestão é possível ter maior controle sobre as informações, manter uma organização adequada, gerir com excelência os processos, obter uma comunicação eficiente com os meios, garantir retorno e lucratividade aos negócios, enfim agregar maior valor para a instituição. 7. REFERÊNCIAS BRONNEMANN, Márcia Regina e SILVEIRA, Amélia. Marketing em instituições de ensino superior: A promoção do processo seletivo. Blumenau, COBRA, Marcos. Administração de marketing. São Paulo, INBN X COLOSSI, Nelson, CONSENTINO, Aldo, QUEIROZ, Etty G. Mudanças no contexto do ensino superior no Brasil: Uma tendência ao ensino colaborativo. Curitiba, 2001, Rev. FAE, Curitiba, v.4, n.1, p.49-58, jan./abr CLEMEN, Paulo. Como Implantar uma Área de Comunicação Interna: Nós, as Pessoas, Fazemos a Diferença Guia Pratico e Reflexões. Rio de Janeiro, ISBN X 9

10 COSTA, Eliezer Arantes da. Gestão Estratégica: da Empresa que Temos a Empresa que Queremos. São Paulo, ISBN CRUZ, Carlos Antônio. Comunicação Interna, Itajubá, CURVELLO, João José Azevedo. Comunicação Interna e Cultura Organizacional, Brasília, ISBN KOTLER, Philip e ARMSTRONG, Gary. Princípios de Marketing. São Paulo, ISBN LAUDON, Kenneth C., LAUDON, Jane P. Sistemas de Informação Gerenciais, São Paulo, IBNS LIMA, Gustavo A. M. P. L. e LEONE, Rodrigo J. G.. Planejamento e Orçamento na Visão dos Gestores de Instituições Particulares de Ensino Superior em Natal-RN, Revista de Economia e Administração / Insper Instituto de Ensino e Pesquisa, Vol. 9, nº 1. São Paulo, ISSN O BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da Informática. São Paulo, ISBN OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de Planejamento Estratégico: conceitos, metodologias e práticas. São Paulo ISBN ROCHA, Carlos Henrique e GRANEMANN, Sergio Ronaldo. Gestão de instituições privadas de ensino superior. São Paulo, ISBN TACHIZAWA, Takeshy e ANDRADE, Rui O. B.. Gestão de instituições de ensino. Rio de Janeiro, ISBN

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