Palavras-chaves: Mapeamento de Processo, Vigilância em Saúde, Indicadores, VigSau.

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1 MAPEAMENTO DOS PROCESSOS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA VIGILÂNCIA EM SAÚDE (VigSau) NO ÂMBITO DA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO DO EXÉRCITO E COLÉGIO MILITAR DE SALVADOR. JOÃO MARCOS NAZÁRIO DE SOUZA 1, SANDOVAL DE ARAÚJO SANTOS 2. Resumo. Este artigo destina-se a enfocar a importância da realização do mapeamento dos processos para a criação de indicadores a serem implantados no sistema de informação para a vigilância em saúde (VigSau). Dessa forma, o presente trabalho tem a finalidade de favorecer o gerenciamento das informações sobre Vigilância em Saúde no âmbito da Escola de Administração do Exército e Colégio Militar de Salvador (EsAEx/CMS). Mapeamento de processos é um método gerencial, analítico e de comunicação, que tem a intenção de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos através da montagem/desenho de macrofluxo ou fluxograma. Tal mapeamento ajudará a compreender todas as fases necessárias à criação desses indicadores, que são os elementos fundamentais desse sistema. Palavras-chaves: Mapeamento de Processo, Vigilância em Saúde, Indicadores, VigSau. Abstract. This article focuses on the importance of process mapping in order to create indicators to be inserted in the information system for health surveillance (VigSau). This work, therefore, aims at favoring the management of information related to health surveillance within EsAEx ( Administration school of the army). Process mapping is a managerial, analytical communication method that intends to improve existing process or to implement a new process oriented structure through assembly, macroflux or fluxogram. This mapping will help the understanding of all necessary steps to create these indicators that are fundamental elements of this system. Keywords: Process mapping, Health Surveillance, Indicators, VigSau 1. Introdução O presente trabalho tem como objetivo mapear os processos a fim de favorecer a criação de novos indicadores que serão utilizados na implantação de um sistema informatizado para o programa de Vigilância em Saúde, através do software VigSau. Este sistema servirá como instrumento avaliador das condições de saúde dos militares da EsAEx/CMS, envolvendo as subáreas de vigilância da saúde do trabalhador militar e vigilância sanitária, permitindo uma avaliação mais precisa da situação de higidez da tropa e de investimentos nesta área. 2. Esboço histórico O software VigSau surgiu da necessidade de conceber um programa que pudesse fornecer dados condensados sobre o estado de higidez da tropa através de indicadores em vigilância em saúde adaptados às particularidades das atividades militares. O estudo iniciou-se através do projeto interdisciplinar no ano de 2004 com as diretrizes básicas para a implantação da gestão ambiental e vigilância sanitária em unidades militares, sendo aperfeiçoado no ano subseqüente com o projeto Proposta de um software para a implantação do programa de vigilância em saúde (MAIA, 2005), o que gerou o software VigSau em Atualmente, novos indicadores serão inseridos nas áreas de vigilância da saúde do trabalhador militar, vigilância sanitária, níveis de stress da tropa 1 Tenente-aluno do Curso de Formação de Oficiais/EsAEx-graduação em informática, jmazario@yahoo.com.br. 2 Tenente-aluno do Curso de Formação de Oficiais/EsAEx-graduação em administração, sandova@click21.com.br.

2 e financeiros, que constituirão o projeto interdisciplinar da Seção de Ensino/5 da EsAEx/CMS no ano de O processamento destes indicadores irá fornecer informações que servirão de base para o planejamento estratégico e tomada de decisão, sendo inclusive um objeto de pesquisa na área de Vigilância em Saúde desta seção e tema de artigos para a revista Científica da EsAEx. 3. Mapeamento do processo O estudo de um determinado tema ou problemática dentro da organização deve consistir no conjunto das seguintes etapas: a) estabelecer detalhamentos do problema a ser estudado, fixando objetivamente o fim a ser estudado; b) analisar a situação anterior, fazendo uma espécie de recenseamento dos dados conhecidos, tanto técnicos, quanto econômicos ou humanos; c) avaliar o estudo, prevendo sua repartição e sua duração com a ajuda de um plano de intervenção; d) achar a solução, ou as soluções, baseado na crítica dos dados analíticos; e) discutir as soluções; f) terminar o projeto; g) aplicar a solução; h) constatar os resultados. Contudo, a experiência de Luiz Carlos Danin citado por Araújo (2001, p. 34) um outro conjunto de etapas pode ser considerado: a) definição do objeto de estudo; b) promover uma pesquisa preliminar; c) planejar a ação; d) execução; e) identificação dos principais problemas e necessidades; f) formular e escolher alternativas de ação; g) mudar e acompanhar; h) reavaliar. Os resultados alcançados com a implementação do software dependem diretamente da compreensão e cumprimento de todas as etapas do processo. A palavra sistema ou processo tem intima relação com a informática, pois o objetivo dos sistemas de informação é apresentar os fluxos de informação e estabelecer vinculações com o processo decisório na organização. Realimentação de informação Programação Computador Tomada de decisão da administração Requisitos de informacão para decisão Projeto de sistemas Registro de dados Elaboração de relatorios Calculos Resumo ou totalização Fig. 01 Esquema de uma rede de informação Segundo Chiavenato (2000, p. 501), um sistema é o conjunto de elementos dinamicamente relacionados, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre entradas (informação, energia ou matéria) e fornecendo saídas (informação, energia ou matéria) processadas. Os elementos, as relações entre eles e os objetivos (ou propósitos) constituem os aspectos fundamentais da definição de um sistema. Os elementos constituem as partes ou órgãos que compõem o sistema e estão dinamicamente relacionados entre si, mantendo uma constante interação. A rede que caracteriza as relações entre os elementos (rede de comunicações entre os elementos) define o estado do sistema, isto é, se ele está operando todas essas relações (estado dinâmico ou estável) ou não. As linhas que formam a rede de relações constituem as comunicações existentes no sistema. A posição das linhas reflete a quantidade de informações do sistema e os eventos que fluem para a rede que constitui o

3 sistema; são as decisões. Essa rede é fundamentalmente um processo decisório; as decisões são descritíveis (e mesmo previsíveis) em termos de informação no sistema e estruturação das comunicações. Assim, no sistema, temos: um conjunto de elementos (que são as partes ou órgãos do sistema) dinamicamente relacionados numa rede de comunicações (em decorrência da interação dos elementos), formando uma atividade (que é a operação ou processamento do sistema) para atingir um objetivo ou propósito (finalidade do sistema), operando sobre dados/energia/matéria (que são insumos ou entradas de recursos para o sistema operar) para fornecer informação/energia/matéria (que são as saídas do sistema). Entrada Processamento Saída Dados/Energia/Matéria Sistema Informação/Energia/Matéria Fig. 02 Elementos de um sistema O sistema para a constituição do programa VigSau abrange as seguintes etapas: Entrada Processamento Saída - Vigilância em saúde - Vigilância sanitária - Serviço de aprovisionamento VigSau Informações sobre o estado de higidez dos militares Fig Elementos de um sistema dentro do VigSau Para melhor entendimento de um sistema de informação, deve-se ter bem claro a definição dos seguintes conceitos: Dado: É um registro ou anotação a respeito de um evento ou ocorrência. Informação: Consiste no conjunto de dados com um significado, ou seja, reduz a incerteza ou aumenta o conhecimento a respeito de algo. Comunicação: Ocorre quando uma informação é transmitida a alguém, sendo, então, compartilhada também por esta pessoa. Para que haja comunicação é necessário que o destinatário da informação a receba e a compreenda. Um sistema de comunicação consiste em seis componentes: Fonte Transmissor Canal Receptor Destino Ruido ou interferência Fig. 04 Sistema de comunicação A informática é a disciplina que lida com o tratamento racional e sistemático da informação por meios automáticos que se transformou num importante ferramental tecnológico à disposição do homem para promover o desenvolvimento econômico e social, pela agilização do processo de decisão e pela otimização da utilização dos recursos existentes. Dessa forma, a metodologia utilizada para a elaboração do processo que constituirá o VigSau será a pesquisa bibliográfica que criará o embasamento teórico no qual todo o trabalho irá se respaldar. O trabalho também será desenvolvido com base em projetos interdisciplinares elaborados anteriormente. Segundo Luis César G. de Araújo (2001, p. 42), os principais instrumentos de levantamento de informações empregados são: a entrevista, o questionário e a observação pessoal (ou direta), que podem ser utilizados num mesmo estudo, ou então, podem ser aplicados a entrevista e o questionário, ou dois separadamente, mais a observação pessoal. É importante salientar que todos os instrumentos apresentam vantagens e desvantagens, devendo ser aplicado aquele que melhor atender às necessidades do estudo. No caso do VigSau, os instrumentos utilizados para o levantamento dos indicadores necessários para alimentar o programa foram o emprego de questionários e entrevistas adequados a cada indicador. 4. Estudo do processo de decisorial Segundo Chiavenato (2000, p.417), decisão é o processo de análise e escolha entre

4 alternativas disponíveis de curso de ação que a pessoa deverá seguir. A decisão envolve seis elementos, a saber: Tomador de decisão; Objetivos; Preferências; Estratégia; Situação; Resultado. O processo decisorial é complexo e depende das características pessoais do tomador de decisões, da situação em que está envolvido e da maneira como percebe a situação. O tomador de decisões deverá levar em consideração as características do ambiente militar com suas peculiaridades, evitando fazer avaliações equivocadas baseadas em opiniões pessoais ou infundadas, a fim de atingir o resultado desejado. Os procedimentos na tomada de decisão têm início com uma análise cuidadosa das informações coletadas a respeito do que deve ser decidido, consistindo em: Tomada de decisão do ponto de vista classico. Problema claramente definido Conhecimento de todas as alternativas possíveis e de suas consequências Escolha da alternativa Ótima Ação administrativa Limitação cognitiva Fig. 06 Processo decisorial clássico e comportamental Tomada de decisão do ponto de vista comportamental. Problema não claramente definido Conhecimento é limitado às possíveis alternativas e de suas consequência Escolha da alternativa Satisfatória Ação administrativa O VigSau apresenta o seguinte esquema para tomada de decisão: Realiza a auditoria Consultar setor sob sua responsabilidade Receber alerta para situações críticas do setor Auditor Consulta situação epidemiológica DSau Consulta situação ambiental, epidemioógica e sanitária Consulta consumo de medicamentos Consulta estado de saúde da tropa VigSau Informações Analise dos dados Previsão dos resultados Quadro de alternativas Responsável Técnico 6 RM Consulta a sitacão da OM Consulta setores CMDO Chefe do Setor Comparação com as previsões Mensuração de resultados Aplicação Fig. 05 Procedimentos na tomada de decisão Seleção da alternativa S/4 Consultar situação do setor Receber alerta para situações críticas do setor Consultar setores Receber alerta para situações críticas dos setores SCmt Cmt Simon citado por Chiavenato(2000, p. 419) alerta quanto à subjetividade na tomada de decisões, que pode ocorrer em decorrência de: Racionalidade limitada; Imperfeição das decisões; Relatividade das decisões; Hierarquização das decisões; Racionalidade administrativa; Influência organizacional. Fig Diagrama de caso de uso dentro do VigSau O auditor que representa a pessoa responsável pelo cadastramento dos itens que serão avaliados durante inspeção, pela inserção das notas após a auditoria e por consultar os setores sobre a situação em auditorias já realizadas. O responsável técnico pelo setor que consultará o setor sobre sua responsabilidade e será alertado quando situações cadastradas como críticas forem detectadas durante a auditoria. O chefe do setor que poderá consultar as condições das instalações sob sua responsabilidade e receber alerta para situações críticas.

5 O fiscal administrativo (S/4) que poderá consultar as informações referentes às auditorias que foram realizadas nas instalações da OM e será alertado para situações críticas. O Cmdo que generaliza as interações do Comandante e do Subcomandante de consultas aos setores e situação da sua OM. A Região Militar terá uma visão geral das OMs e acompanhará a situação ambiental, sanitária, epidemiológica e o estado de saúde dos militares da OM em questão. A DSau, como proposta, poderá consultar a situação epidemiológica no âmbito das Regiões Militares. 5. Tecnologia da informação como ferramenta de apoio à decisão gerencial A tecnologia da informação tem sido considerada como um dos principais fatores responsáveis pelo sucesso das organizações, tanto no nível de sobrevivência, quanto no aumento de competitividade. A tecnologia da informação, neste contexto, é definida como uma convergência de diversas correntes de desenvolvimento tecnológico, incluindo microeletrônica, ciência da computação, telecomunicações, engenharia de software e análise de sistema. As principais mudanças atualmente em curso dizem respeito à forma de aplicação da computação, que são: Passagem da computação pessoal para a computação em grupo, em que são disponibilizadas ferramentas, informações e capacidades tanto em nível pessoal como em nível de grupo, dando suporte direto a todas as categorias de pessoas; Passagem de sistemas ilhados para sistemas integrados ; Passagem da computação interna para a computação empresarial. As principais características da tecnologia da informação atual podem ser perfeitamente relacionadas com as metas ou temas organizacionais atuais. São elas: Sistemas abertos; Interconexão; Computação distribuída; Tempo real; Processamento cooperativo; Protocolo de rede ponto a ponto; Modularidade da arquitetura; Especialização de plataforma; Sistemas amistosos ao usuário; Rede global. A utilização da Tecnologia da Informação é parte integrante do processo de informação das organizações; é necessário, portanto, investir em inovações tecnológicas, utilizar sistemas de informações gerenciais, implementar o processo de mudança organizacional, utilizar o conhecimento como recurso estratégico e capacitar as pessoas para a adaptação à nova realidade. 6. Categorias de Processo dentro do Programa Excelência Gerencial (PEG) Para que uma organização militar possa ser adequadamente gerenciada é necessário que seus comandantes, chefes ou diretores possuam um painel de instrumento, com um conjunto de indicadores monitorando o seu desempenho e indicando se a OM está indo bem ou não. O Programa Excelência Gerencial do Exército define processo como conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas), que têem valor para um grupo específico de clientes interessados e as classifica em quatro categorias: Processos Finalísticos - são aqueles que impactam diretamente o cliente externo. Se houver falha num processo deste tipo, o cliente perceberá imediatamente. Por exemplo, no Exército, o processo de atendimento ambulatorial em um hospital militar; o processo de

6 instrução de qualificação militar em uma unidade operacional; Processos de Apoio - são aqueles que sustentam os processos finalísticos e impactam indiretamente o cliente externo. Se houver falha num processo deste tipo o cliente não perceberá imediatamente. Por exemplo, a prestação de serviços de apoio de informática, a instrução do pessoal ou a distribuição de material pelo almoxarifado; Processos de Gestão são necessários para coordenar as atividades de apoio e os processos finalísticos ou primários. Nesse caso podem ser destacados o processo de planejamento e de orçamentação; Processos-Chave - são os processos finalísticos, de apoio ou de gestão que têm impacto direto no cumprimento da missão da organização, isto é, são fundamentais para a execução de sua estratégia e suas atividades de rotina. Se houver falha num processo deste tipo o sucesso da organização estará comprometido. São para esses processos que são desenvolvidos indicadores que farão parte do sistema de medição da organização. As categorias de processo a serem utilizadas dentro do VigSau serão as do tipo Processo de Apoio e Processo Gerencial, pois entram em consonância com as atividades que sustentam o sistema de Vigilância Sanitária. Os Processos de Apoio ajudarão os elementos executantes a agir diretamente no foco dos problemas de saúde da OM. Já os Gerenciais possibilitarão ao comandante uma visão sistêmica das necessidades na área de saúde e Vigilância Sanitária, possibilitando a tomada de decisão de forma mais eficiente e eficaz. A nossa proposta final será apresentar este artigo e discutir com os componentes do projeto interdisciplinar/2006, com a finalidade de facilitar a implementação do mapeamento e o conhecimento dos processos de apoio e gerencial para a criação dos novos indicadores. Dessa forma, iremos otimizar a produção dos indicadores para o VigSau, influindo positivamente na eficiência dos dados produzidos, após avaliados pelo corpo técnico da Organização Militar. 7. Conclusão Os projetos interdisciplinares feitos anteriormente não abordaram o mapeamento de processos dentro de implantação do VigSau. O presente artigo pretende acrescentar ao trabalho uma melhor compreensão de como devem ser analisados os processos que constituem um sistema. Este conhecimento é fundamental para orientar a criação de indicadores melhor elaborados a serem inseridos no VigSau, uma vez que aumentarão o grau de precisão dos resultados obtidos, fornecendo ao comando informações mais confiáveis, que servirão de subsídio para a tomada de decisão. Referências ARAÚJO, Luis César G. de. Organização, Sistemas e Métodos e as Modernas Ferramentas de Gestão Organizacional. São Paulo: Atlas, CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro: Campus, EXÉRCITO BRASILEIRO. Programa Excelência Gerencial do Exército Brasileiro Indicadores de desempenho. Disponível em: < Acesso em: 15 jun LEITE, Alexandre de Barros et al. Implantação da Gestão Ambiental e Vigilância Sanitária em Unidades Militares: Diretrizes Básicas. Salvador, 2004.

7 MAIA, Érica Ferreira et al. Proposta de um Software para a Implantação do Programa de Vigilância em Saúde. Projeto Interdisciplinar Apresentado na EsAEx. Salvador, ZABOT, João Batista M. Gestão do Conhecimento: Aprendizagem e Tecnologia Construindo a Inteligência Coletiva, São Paulo, Atlas, 2002.