Manual de gestão arquivística de documentos

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1 Manual de gestão arquivística de documentos Rio de Janeiro-RJ 2014

2 Presidente da Autoridade Pública Olímpica Fernando Azevedo e Silva Manuais Diretor Executivo Marcelo Pedroso Supervisão Gestão de Documentos Carolina de Oliveira Iggor da Silva Costa Rafael Lucindo (supervisor) Equipe de elaboração Carolina de Oliveira Rafael Lucindo

3 INTRODUÇÃO O registro das atividades desenvolvidas por uma instituição é essencial para o cumprimento de suas funções. Assim, para produção, uso/manutenção e destinação dos documentos arquivísticos são necessários procedimentos adequados a fim de que mantenham suas qualidades tais como: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade. Com base no Programa de Gestão de Documentos da APO, a elaboração deste Manual de Gestão Arquivística de Documentos visa orientar as atividades já citadas, assim como o acesso aos documentos em qualquer uma das idades do arquivo: corrente, intermediária ou permanente. O público-alvo deste Manual é todo servidor responsável por produzir ou receber documentos no desenvolvimento de suas atividades na APO, sejam essas atividades-meio ou fim. O objetivo dos procedimentos aqui definidos é organizar o arquivo da APO, pois um conjunto de documentos desorganizado dificulta a rotina de trabalho 1) por não se saber onde está o documento que se procura e 2) por nem saber qual documento se procura. Por último, cabe destacar que o Manual é passível de revisões e atualizações, conforme mudanças que possam ocorrer nos fluxos de trabalho e, por isso, elaborado coletivamente.

4 Procedimentos para gestão de documentos arquivísticos As fases que compõem a gestão de documentos arquivísticos são: produção, uso/manutenção e destinação, as quais serão descritas a seguir. 1ª FASE PRODUÇÃO É nessa fase que será realizado o registro de uma informação num suporte (papel, DVD, CD, HD), dando origem a um documento. Em âmbito institucional, deve ser adotada uma redação formal, forma e espécie documentais padronizadas. Para a nominação (identificador do documento digital) de documentos produzidos por meio de editores de texto, planilhas, eslaides para apresentação, deve-se adotar as seguintes regras: - espécie documental + palavra-chave. Ex.: Levantamento_documental_SGC. - indicar o status do documento: rascunho (com a letra: r e número sequencial) ou minuta. Ex.: Politica_arquivistica_r1; Programa_gestao_minuta. - se necessário indicar a data como uma palavra-chave, deve ser: ano+mês+dia. Ex.: Sinopse_reuniao_ não adotar siglas desconhecidas. - não abreviar palavras.

5 Figura 1 Exemplos de nominação de documento e seu status. Nos casos de recebimento de documentos digitais de outros entes consorciados, o identificador do documento digital deve seguir as regras definidas para a APO. Quanto ao documento digital armazenado nos diretórios do computador ou do servidor de rede da APO, é importante ressaltar a atenção que se deve ter nas operações de copiar/ recortar/ colar a fim de que não haja equívocos e dificuldades para a sua localização. Em último caso, um recurso a ser utilizado é a ferramenta localizar.

6 Figura 2 Exemplo de uso da ferramenta Localizar Nos casos em que houver necessidade de impressão do documento, selecionar a opção Imprimir nos dois lados, reduzindo-se, assim, o número de folhas do documento a ser arquivado. Status do documento: rascunho, minuta, original. Um documento ao ser produzido, geralmente, passa por alguns estágios. Primeiro fazse um rascunho, que após revisões e aprovação por seu(s) redator(es) torna-se uma minuta. Finalmente, a minuta é analisada e assinada por aquele que possui a autoridade para assiná-lo, criando assim o original do documento. Na APO, os documentos originais devem ser impressos e assinados. Porém, ANTES da impressão, é pertinente uma análise do conteúdo para confirmar se é o documento completo e efetivo com referência à ação para a qual foi produzido. Exemplo: produção de uma sinopse de reunião. 1º redator coleta e registra as informações apresentadas em reunião.

7 2º apresenta aos participantes da reunião para análise e considerações. Nesse momento, serão produzidos diversos rascunhos desse documento. Veja item nominação de documentos. 3º no momento em que não houver mais considerações dos participantes, conclui-se a redação do último rascunho que assume o status de minuta. 4º o coordenador da reunião aprecia a redação da minuta e a aprova, assinando o documento. Com isso, a minuta assume o status de original, que é o documento completo e efetivo. Nos casos de não aprovação da minuta, retoma-se a partir do 3º passo. Saiba que Rascunho = forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto passível de modificações. Minuta = forma sob a qual um documento, antes de sua feição definitiva, apresenta texto abreviado ou completo que, embora sem os sinais de validação, já foi devidamente revisado. Original = forma sob a qual um documento, feito por vontade expressa de seu autor, é conservado no suporte e formato em que foi emitido, com os devidos sinais de validação. Cópia = forma sob a qual um documento é duplicado a partir do original por meio de diferentes métodos. (DTA, 1996) Espécie documental Um documento ao ser produzido deve ter certos componentes que caracterizam a finalidade para a qual ele foi criado. Dessa maneira, o documento arquivístico apresenta uma forma preestabelecida, a sua espécie: configuração que o documento assume de acordo com a disposição e a natureza de sua informação. A seguir, são definidas as espécies mais indicadas para o registro das atividades desenvolvidas na APO e seus respectivos modelos. Outras espécies documentais como: resolução, portaria, parecer, nota, propostas (em geral), contratos (em geral), termo de posse, formulários (em geral), despacho, aviso de pauta, listas (em geral), release, ordem bancária, boletim de serviço, ficha cadastral e demonstrativo

8 contábil, geralmente indicadas para registro das atividades-meio, não possuem modelo neste Manual, pois já são consagradas na administração pública. As espécies ata, memorando, ofício e boletim de serviço, comumente, recebem número de ordem, cujo controle deve ser feito pela unidade administrativa que produz o documento. Nos casos em que for atribuído o número de ordem errado, deve-se refazer o documento atribuindo o número de ordem correto. Espécie: ata Finalidade: registro das ocorrências de uma reunião, assembléia ou sessão, assim como das decisões tomadas por seus membros. Responsável pela produção: secretário da reunião Tramitação: concluída a redação, é feita a leitura do documento e assinado pelos presentes no mesmo dia da reunião. Espécie: memorando Finalidade: forma de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros, entre chefias de unidades de uma mesma instituição. O memorando não trata de assuntos de ordem pessoal e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigações. Responsável pela produção: FT, CA, CS Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade administrativa da APO a que se destina. Espécie: nota técnica Finalidade: utilizado para descrever e avaliar projetos, ações, atos e empreendimentos, sobre os quais se emitem análises e opiniões fundamentadas em argumentação teórica, técnica e legal. Representa, em geral, a resposta a consultas endereçadas às áreas técnicas, em busca de subsídios para decisões administrativas. Responsável pela produção: FT, CA, CS Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade administrativa da APO ou ente consorciado que demandou a análise. Espécie: ofício Finalidade: forma padronizada de comunicação escrita entre subalternos e autoridades, entre os órgãos públicos e entre estes e os particulares, em caráter oficial. É pelo ofício que se

9 mantém o intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. Responsável pela produção: CA, CS Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade administrativa da APO ou ente consorciado a que se destina. Espécie: relatório Finalidade: Exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações ou de atividades realizadas por autoridade com a finalidade de prestar conta de seus atos à autoridade superior. Responsável pela produção: FT, CA, CS Tramitação: concluída a redação e assinado, o documento é encaminhado para a unidade administrativa da APO ou ente consorciado a que se destina. Espécie: sinopse Finalidade: apresentação concisa de textos, acontecimentos, fatos ou eventos para informar a uma autoridade ou orientar interessados em geral. Responsável pela produção: FT, CA, CS Tramitação: concluída a redação, o documento é encaminhado aos participantes de uma reunião para apreciação. Observação: os modelos disponibilizados pela equipe de gestão de documentos foram previamente configurados para impressão nos dois lados da folha, possuindo cabeçalho somente nas páginas ímpares e rodapé apenas na primeira folha. Desta forma, reiteramos a recomendação de que, nos casos em que houver necessidade de impressão do documento, seja selecionada a opção Imprimir nos dois lados.

10 Código/classe: [consultar plano de classificação] Ata [especificar atividade] nº Protocolo inicial: número da ata e nome da entidade subscritora da reunião. Data cronológica, inclusive designação da hora, do local, com endereço. Nome das pessoas presentes, sua qualificação e declaração de abertura da sessão pelo presidente e secretário. Texto: assuntos discutidos, em obediência ou não a uma ordem do dia ou pauta. O texto é contínuo, sem parágrafos ou listas de itens como se fosse um único e longo parágrafo. Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso. Não se adotam abreviaturas ou siglas. Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (nos casos de atas manuscritas). Todos os verbos descritivos de ações da reunião são usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu etc). Protocolo final: fecho: nada mais havendo a tratar... eu... secretário lavrei a presente ata. Assinaturas do presidente e do secretário e demais participantes.

11 Memo nº /[ano] [Diretoria]/APO Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano]. Ao Senhor(a) [Cargo] Assunto: [resumo teor do documento] - [código: consultar plano de classificação] 1. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente xxxxxxxxxxx. 2. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente xxxxxxxxxxx. Atenciosamente, [NOME] [Cargo]

12 Ofício nº /[ano] [Diretoria]/APO Rio de Janeiro, [dia] de [mês] de [ano]. [vocativo] [nome do destinatário] [cargo] [órgão] [endereço completo] Assunto: [resumo do teor do documento] - [código: consultar plano de classificação] [vocativo] 3. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente xxxxxxxxxxx. 4. Conteúdo a ser especificado de acordo com interesse do remetente xxxxxxxxxxx. 5. Respeitosamente, ou Atenciosamente, [Nome] [Cargo]

13 [Código de classificação: consultar plano de classificação] Sinopse de reunião Identificação: [ex: GT Memória dos Jogos, Reunião de Diretoria, etc] Local: [local em que ocorreu a reunião] Data: dd/mm/aaaa Hora Início: hh:mm Hora Término: hh:mm Coordenador: [identificação do coordenador no caso de GT ou do solicitante da reunião] Redator: [identificação do redator da memória] Participantes Nome Cargo Entidade Pauta: [especificar a pauta da reunião] Notas da reunião: [principais pontos discutidos] Encaminhamentos: Descrição da Ação Responsável Data da Solicitação Prazo/Status Observações: [data da próxima reunião, pauta da próxima reunião ou outros dados julgados importantes] [local], [dd] de [mês] de [aaaa] Coordenador Redator

14 [código: consultar plano de classificação] Relatório Assunto: [nome do evento congresso, curso, seminário etc - ou observação PGO etc] Data: [data em que foi realizado o evento ou observação] Horário: [horário em que foi realizado o evento ou observação] Local: [local em que foi realizado o evento ou observação] Redator(es): [identificação do redator(es) do relatório] Relato e comentários: [o texto deve ser estruturado da forma que o elaborador entender mais conveniente para atingir os objetivos pretendidos] [local], [dia] de [mês] de [ano] [Redator] [cargo ou função]

15 Mensagem de correio eletrônico A mensagem de correio eletrônico tem sido frequentemente utilizada para registro das atividades desenvolvidas por uma instituição, com finalidade informativa ou decisória. Na literatura essa mensagem ainda não é reconhecida como uma espécie documental, porém a sua forma documental apresenta, conforme descrito na Cartilha de gestão de mensagem de correio eletrônico do Arquivo Nacional, os seguintes elementos: - cabeçalho: parte em que constam os campos para, carbon copy (cópia carbono ou com cópia), blind carbon copy ( cópia carbono oculta ou com cópia oculta) e assunto. - corpo da mensagem: área destinada à redação do texto, podendo conter elementos gráficos incorporados, links, registros sonoros ou anexos. Para mais orientações sobre a mensagem de correio, indica-se a leitura da Cartilha citada, a qual está disponível no sítio do Sistema de Gestão de documentos de Arquivo, eletronico_an.pdf.

16 Classificação de documentos e atribuição de código de classificação das atividades-meio e fim da APO A classificação de documentos consiste na hierarquização intelectual das funções e atividades desenvolvidas pela Autoridade Pública Olímpica com o objetivo de organizar os documentos de forma racional proporcionando rápida localização e acesso. Para essa função de classificação de documentos é necessário identificar quais são as atividades-meio e as atividades-fim da APO, sendo que: - Atividades-meio são aquelas desenvolvidas para dar apoio à execução da finalidade de coordenar a participação da União, do Estado do Rio de Janeiro e do Município do Rio de Janeiro na preparação e realização dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos de 2016; e - Atividades-fim são aquelas desenvolvidas para a execução da finalidade da APO que é coordenação dos entes envolvidos nos Jogos Olímpicos e Paralímpicos de 2016 e monitoramento da execução dos projetos e serviços da Matriz de responsabilidades e da Carteira de Projetos Olímpicos. O instrumento de gestão a ser aplicado para a classificação de documentos da atividade-meio é o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, aprovado pela Resolução nº 14, de 2001, do Conarq. Para a classificação de documentos das atividades-fim, o Código de Classificação consiste nas seguintes classes: 100 Coordenação de ações governamentais 200 Transferência de conhecimento 300 Assunção de execução de projetos 400 Homologação de documentos para licitação relativas à preparação e realização dos Jogos Autuação (ou formação) de processo administrativo O processo administrativo é uma unidade documental em que se reúnem documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação realizada pela APO. A formação de um processo faz-se necessária quando uma ação requer análises, informações, despachos, pareceres e decisões de diferentes unidades administrativas da APO

17 ou de órgãos da União, do estado do Rio de Janeiro, do município do Rio de Janeiro e demais entes envolvidos na realização dos Jogos Olímpicos e Paraolímpicos Rio A tramitação desse processo é encerrada com o cumprimento do ato administrativo que o gerou. É responsável pela autuação de processos na APO a unidade administrativa de Protocolo. Cabe ressaltar que não serão autuados os documentos que não exijam análise ou despacho, tais como material publicitário, convites para festividades, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo dentre outros. Um processo administrativo pode ser autado por meio de memorando ou ofício solicitando tal procedimento. Documento de acesso restrito Em geral, na Administração Pública, os documentos têm caráter ostensivo, isto é, o acesso é amplo e irrestrito. No entanto, determinadas funções e atividades têm relação com a segurança da sociedade ou do estado, a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares, cujos documentos têm caráter sigiloso. De acordo com a Política de segurança da informação da APO, os documentos com atribuição de grau de sigilo reservado ou secreto serão aqueles cuja divulgação possa causar impactos de ordem política, de imagem, operacional, sanções administrativas e civis à APO ou aos seus parceiros. Já os documentos com informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem detidos pela APO terão acesso restrito ao servidor da APO legalmente autorizado e à própria pessoa referida no documento. O prazo máximo de reestrição é de cem anos. 2ª FASE USO E MANUTENÇÃO (controle da tramitação, arquivamento e acesso) Tramitação A tramitação consiste no curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa (DBTA, 2005). É também conhecida por movimentação ou trâmite. Quando cessada a tramitação de um documento, determina-se o seu arquivamento. A tramitação de documentos é realizada pela unidade administrativa onde estes se

18 encontram. Nas situações em que se faz uso do correio eletrônico para transmissão de uma mensagem ou anexos reconhecidos como documentos arquivísticos, o controle da tramitação será de responsabilidade do usuário da conta de correio eletrônico, e feito dentro da própria ferramenta com o uso de recursos como criação de pastas de acordo com a classificação do documento, confirmação de recebimento e de leitura. Arquivamento O arquivamento consiste na seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos (DTA, 2005). Ele é feito nas três idades de um arquivo, as quais são: corrente, intermediária e permanente. O arquivo corrente é o conjunto de documentos arquivísticos originais, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela unidade administrativa que o produziu. A responsabilidade pelo arquivamento de documentos nessa idade é da própria unidade que o produziu. Já o arquivo intermediário é o conjunto de documentos arquivísticos originais transferidos do arquivo corrente e que aguardam sua destinação final. A consulta a esse arquivo é pouco frequente. A responsabilidade pelo arquivamento de documentos nessa idade é da Supervisão Gestão de Documentos. O arquivo permanente é o conjunto de documentos arquivísticos originais que, devido ao seu valor informativo, histórico e probatório, deve ser preservado em caráter definitivo. Como método de arquivamento adequado aos documentos, deve ser aplicado o: - alfabético - numérico - cronológico Acesso Disponibilizar o acesso aos documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela APO consiste em franquear a consulta de tais documentos aos próprios servidores da instituição, assim como ao cidadão brasileiro, em cumprimento à Lei nº , de 18 de novembro de Ao servidor da APO o acesso aos documentos, em ambiente digital, deve ser mediante login e permissões de acesso aos diretórios nos servidores de rede e no sistema informatizado da APO.

19 Ao cidadão brasileiro, o acesso deve ser de acordo com os procedimentos estabelecidos pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de ª FASE DESTINAÇÃO A destinação de documentos consiste na decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação (DTA, 2005), sendo o descarte a exclusão de documentos do arquivo e a eliminação a destruição de documentos sem valor secundário para guarda permanente. Para a destinação de documentos deve ser aplicada a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e fim da APO, em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos CPAD.

20 Referências ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Coordenação-Geral de Gestão de Documentos. Cartilha de gestão de mensagem de correio eletrônico no Arquivo Nacional [recurso eletrônico]. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, Coordenação-Geral de Gestão de Documentos. -- Dados eletrônicos, Disponível em: <http://www.siga.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes_tecnicas/cartilha_gestao_correi o_eletronico_an.pdf>. Acesso em: 24 abr ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, p., 30cm, Publicações técnicas nº 51. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_ar quivstica.pdf>. Acesso em: 24 abr SANTOS, Vania Maria Rizzo Amambahy. A elaboração de relatórios, pareceres e notas técnicas. Rio de Janeiro/Brasília: IDEMP, 2011.

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