UNIVERSlDADE TUIUTI DO PARANA FACULDADE DE CIENCIAS EXATAS E TECNOL6olCAS ANALISE DE REQUISITOS FUNCIONAIS PARA IMPLANTA<;:AO DE SISTEMAS ERP

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1 UNIVERSlDADE TUIUTI DO PARANA FACULDADE DE CIENCIAS EXATAS E TECNOL6olCAS ANALISE DE REQUISITOS FUNCIONAIS PARA IMPLANTA<;:AO DE SISTEMAS ERP CURITIBA 2003

2 ALESS NDRA BALUCH ANALISE DE REQUISITOS FUNCIONAIS PARA IMPLANTAC '0 DE SISTEMAS ERP Traoolho de conclusao de curse 8prescntooo a discipllna Projeto de Gradua~ao,do CUI'&O de TecnologiA em Proce$Samento de Dados dol Universidllde Tuiuti do Parana, Faculdede de Ci~nc;;ias Exatas e de Tecnologiit. Profsssor Orientador: Dr. Alberto Pucci Junior CURITlBA 2003

3 TERMO DE APROVA(:AO Alessandra Balucb ANALISE DE REQUISITOS FUNCIONAIS PARA IMPLANTA(:AO DE SISTEMAS ERP E~a monograli:t (oi juleadlt e aprova.dtlpara I obtcn~o do titulo de TccooloeP em Proce$~lTK. nto de I):tdO!C no CllJ":'l() de T!.'Cr'IOlugili r.:m l'n)l..'ci.'jamcntq de D3dos d:. Ulli\'t'Nidadl: Tuiuli do I'lInlna. Cmitibs, I2 (~I}()\'Cmhro de 2(0). Coorden",dor: Ric:lrdo Oliveir.!. Pereira Tecnologin em Processnmento de Dados Universidnde Tuiuti do Pamn3. Oricntndor: ProF Dr. Alberto Pucci Junior Universidade Tuiuti do Pamn3 Membros da Bane.., Examinadom: pror Elaini Simoni Angelotti Universidnde Tuiuti do Pamn" Pror Giulliann Martins Vicentin Universidnde Tuiuti do Pnmno. Prof" Ricardo Oliveim Pereil'3. Univer5idnde Tuiuti do P3rami

4 SUMARIO LlSTA DE FIGURAS. LISTA DE SIGLAS.. 1 INTRODUCAO.. 2 ERP CONCEITO ORIGEM VANTAGENS DA UTILIZACAO DE ERP. 2.4 DESVANTAGENS DA UTILIZACAO DE ERP FUTURO DO ERP. 2.6 CARACTERisTICAS FUNDAMENTAlS. 3 CASOS DE SUCESSO NA IMPLANTACAo DE SISTEMAS ERP JOHNSON & JOHNSON. 3.2 PHILIPS - ARGENTINA. 3.3 COSMETICOS AVON. 4 FORNECEDORES E SOFTWARE ERP SAP Os Produtos SAPRI PEOPLESOFT Os Produtos PeopleSoft ORACLE Os Produtos Oracle8i Produtos Customer Relationship Management 4.4 BAAN Os Produtos Baan IV JDEDWARDS Os Produtos ActivEra e-business Oneworld

5 AcfivEra Knowledge Management 5 METODOLOGIA. 5.1 ESTUDO DA VIABILIDADE. 5.2 ANALISE DE REQUISITOS FUNCIONAIS Plano de Implanta~ao. 5.3 PLANEJAMENTO EXECU<;Ao. 5.5 TREINAMENTO POS-IMPLANTA<;AO. 5.6 VALlDA<;AO I AVALlA<;Ao. 6 PRINCIPAlS CAUSAS DO FRACASSO/SUCESSO DE IMPLANTAt;:OES. 7 DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO ACADEMICO. 7.2 Considerac;6esfinais do acompanhamento da implanta<;ao. 8 RESULTADO DO DESENVOLVIMENTO - Plano de Implantayao de sistemas ERP.. 9 FERRAMENTAS PARA IMPLEMENTAt;:Ao. 9.1 BANCO DE DADOS. 9.2 SISTEMA OPERACIONAL. 9.3 SOFTWARE ERP... CONCLUsAo. REFERENCIAS.. ANEXO 1 - Questionario de Informa~oes do Cliente. ANEXO 2 - Documento de Sistemas e Processos. ANEXO 3 - Documento de Mapeamento de Informatica. ANEXO 4 - Documento de Treinamento.. ANEXO 5 - Documento de Procedimentos. ANEXO 6 - Documento de Relat6rios e Customizayoes. ANEXO 7 - Telas de desenvolvimento. ANEXO 8 - Telas de desenvolvimentos e ajuste das regras de neg6cio. ANEXO 9 - Termo de Encerramento e Conclusao do Projeto

6 LlSTA DE FIGURAS Figura 1 - Evolu~o das Aplica,6es Empresariais. Figura 2 - Dados do Cliente. 39 Figura 3 - Especifical'6es da Infra-Estrutura.. 39 Figura 4 - Especifica<;6esdo ERP. 40 Figura 5 - Dados do projeto.. 40 Figura 6 - Controle de Tarefas. 40 Figura 7 - Termo de entrega do Sistema. 40 Figura 8 - Tela do Sapiens - caminho para acessar 0 gerador de relat6rios. 59 Figura 9 - Tela do Sapiens - Tela do gerador de relat6rios Figura 10 - Tela do Sapiens - Relat6rio em Desenvolvimento.. 61 Figura 11 - Tela do Sapiens - Relat6rio gerado (com resultados). 63 Figura 12 - Tela do Sapiens - Tela de prepara~o de Nota Fiscal de Salda. 64 Figura 13 - Mensagem de Erro. 65 Figura 14 - Tela do Sapiens - Caminho para acessar 0 editor de regras. 66 Figura 15 - Tela do Sapiens - Tela do editor de regras.. 67 Figura 16 - Tela de mensagem de erro dos itens da Nola Fiscal. 70

7 LlSTA DE SIGLAS AMR CO CRP CX OEM EDI EIS EOQ EPI ERM ERP ES GB GE GNRE HD HTML ICMS - Advanced Manufacturing Research - Comercial - Planejamento de Requisi,oes e Capacidades - Caixa - Dynamic Enterprise Modeling - Eletronic Data Interchange (Troca eletr6nica de dad as) - Enterprise Information System - Economic Order of Quantities (Ordem Econ6mica de Quantidades) - Equipamento de Prote,ao Individual - Enterprise Resource Management - Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais) - Estoques - Gigabyte - Geral - Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais - Hard Disk (Disco Rfgido) - Hipertext Markup Language (Linguagem de formata,ao de hipertexto) - Eo a impasto sabre Opera~6es Relativas Ii Circula,ao de Mercadorias e sabre Presta,oes de Servi~os de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicayao KG - Kilograma Mb - Mega bits MRP - Material Resource Planning MRP II - Manufacturing Resource Planning NF - Nota Fiscal NT - Network (Rede) OS - Ordem de Servi~o PC - Personal Computer (Computador Pessoal) PCP - Planejamento de controle e produ,ao RAM - Random Access Memory (Memoria de Acesso Aleatorio) SOAP - Simple Object Access Proto.col II

8 SQL - Structured Query Language TCO - Total Cost of Ownership (Custo Total de Propriedade) TI - Tecnologia da Informa9iio UN - Unidade XML - extensible Markup Language (Metalinguagem padronizada pela www) ill

9 INTRODUCAO o ERP (Enterprise Resource Planning) e um pacote de gestao empresarial que integra processos de negocios, abrangendo finanyas, controles, logfstica e recursos humanos, al!~m de comparthhar dad as, produzir e utilizar informac;oes em tempo real. (COLANGELO FILHO, 2001, p.1bo) As empresas procuram melhorar sua lucratividade, S8 diferenciar da concorrencia, buscar maior competitividade e S8 preparar para 0 cresci mento, buscando a capacidade de mudar processos do neg6cio. Os sistemas ERP sao uma das solu96es que essas empresas estao aplicando para atingir esses objetivos. Para melhor entender 0 porque da procura palo sistema ERP, 0 capitulo 2 traz 0 concerto, a origem, vantagens e desvantagens desse sistema que as empresas tanto procuram. Alguns exemplos de empresas que implantaram 0 sistema ERP sao vistas no capitulo 3. A falta de um material completo de implanta~o de sistemas ERP motivou 0 desenvolvimento deste trabalho acad~mico, que de uma forma geral e detalhada, relata passo a passo a instalayao de um sistema ERP. o objetivo e apresentar um roteiro generico de implanta~o enfatizando a analise de requisitos funcionais, a partir do acompanhamento de uma implantayao desses sistemas. Para a implantayao de urn sistema ERP, assim como todo e qualquer outro sistema ou projeto, deve existir uma metodologia a ser seguida. Essa metodologia e melhor explicada no capitulo 5. Com base em levantamentos preliminares, nota-58 que os sistemas ERP sao aplicados, porem sem uma metodologia generica de implanta~o, tanto par parte da empresa responsavel pela implanta~o quanta par seus usuarios. 0 capitulo 7 apresenta a metodologia de implantayao da GCI Soluc;6espara Gestao Empresarial, uma empresa que implanta os sistemas ERP. A conlribui~o deste trabalho academico e, atraves de pesquisas e comparac;iies com outras referencias sobre metodologias de implanta<;ilo dos sistemas ERP, desenvolver um documento, a Plano de Implantayao do Sistema ERP, que descreve um roteiro de implantayao generico, enfatizando a analise de requisitos funcionais,

10 para que as empresas que implantam os sistemas ERP, possam adaptar essa metodologia em Situ8ya9S especificas. o estudo de case inclui: (a) descrever pas so a pas so a implanta9c30 do sistema ERP dando enfase a analise de requisitos funcionais; (b) fazer um levantamento e analise de dados; (c) elaborar os documentos necessarios contendo a situa~o atual da empresa, necessidades especfficas e ajustes nas regras de neg6cio; (d) implementar 0 ajuste das regras de negocio no sistema ERP a partir dos documentos elaborados para um modulo especifico, neste casa 0 modulo de compras no sistema. Ao final a proposta generica e simplificada de um roteiro de plano de implanta~o de sistemas ERP> e apresentada.

11 2 ERP Ter todos os sistemas de uma empresa integrados e partilhando a mesma base de dados e um avan90 importante para empresas que buscam a modemidade. 8aseando-se em literaturas e experiencia pratica, a partir deste capitulo e relatado 0 conceito de ERP, a sua origem, empresas que implantaram a sistema, a que vai ser do ERP e a metodologia de implanta.;ao de um sistema ERP. 2.1 CONCEITO REZENDE (2001, p.206), assim como alguns outros autores (COLANGELO FILHO, HEHN, FRANCO JR), definem ERP como um sistema de informa es integradas, adquiridas na forma de pacotes comerciais de software, que atendem a maior parte das atividades de uma empresa. Esses pacotes disponibilizam a informa~o para todos na empresa que necessitem da masma. Por i550 as sistemas ERP utilizam 0 conceito de base de dados unica para a integra.;ao e disponibiliza.;ao desses dados. Ja para COLANGELO FILHO (2001, p.17): "Nao ha uma defini.;ao precisa e inquestionavel do que seja um sistema ERP (Enterprise Resource Planning)". De um modo geral, pode-se dizer que 0 ERP e uma arquitetura de software que facilita 0 fluxo de informa90es entre todas as atividades da empresa, um sistema amplo de solue,oesque utiliza um banco de dados e que oferece um conjunto de aplicativos completamente integrados para propiciar consistencia e visibilidade ao processo da organizayllo. Resumindo, ERP sao pacotes de gestao empresarial com a prerrogativa de utilizar 0 conceito de base de dad os unica, pois todos as seus modulos ou subsistemas estiio integrados. Como 0 sistema opera entao com uma base de dados comum, no centro do sistema, esse banco de dados interage com todos os aplicativos do Sistema, eliminando a redundiincia e redigita.;ao de dados, 0 que contribui para a integridade das informa es obtidas.

12 2.2 ORIGEM Antes da decada 60, os negocios eram apoiados pelas tecnicas de gestao de inventarios, com 0 objetivo de garantir 0 bom funcionamento da organiza9fjo das empresas. 0 metodo/tecnica mais popular de gestao de inventarios e a EOO, Ordem Econ6mica de Ouantidades. Neste metodo, qualquer item em estoque e analisado pelo seu custo, face a pedidos/ordens de encomenda e pelo custo de armazenagem. Sao feitas estimativas de venda de forma a otimizar 0 custo final dos produtos bem como as quantidades dos mesmas em estoque. FRANCO JR. (2001, p.204) relata que 0 ERP e um nome derivado de MRP (Material Resource Planning) que foi um dos sistemas originais no planejamento e controle da produ9fjo industrial entre os anos 60 e 70. Esses sistemas efetuavam 0 controle dos estoques e apoiavam as fun9<)es de planejamento de produyiio e compras. Os MRP's demonstraram bastante sucesso ao: Reduzir os tempos de produyiio e distribuiyiio, devido ao melhoramento da coordena9fjo; Diminuir as atrasos; Aumentar a eficiencia. o MRP provou ser uma excelente tecnica para gestao de inventarios, mas pecava por esquecer as outras diferentes areas das empresas. Tambem foi uma grande evoluyiio produyiio. em termos de integrayiio de informa9<)es e sistematiza9fjo da Nos anos 70, surge 0 Closed Loop MRP, semelhante ao MRP, tendo sido modificada a logica de funcionamento original. Nesta nova tecnica, a capacidade de produ9fjo passou a ser levada em conta. Isto resultou a inclusao de um novo modulo no sistema, de nome CRP - Planejamento de Requisi9<)ese Capacidades. Nos anos 80, 0 MRP foi renovado passando a chamar-se MRP II (Manufacturing Resource Planning), onde 0 sistema passava agora a incorporar fun,6es objetivas, ou seja, alem de executar fun9<)esde planejamento de produ9fjo e estoques, tratavam de planejamento de capacidade de produyiio e de aspectos financeiros, como or,amento e custeio da produyiio, minimizando custos, perdas, tempo de atendimento ou maximizando resultados da produyiio, financeiros. econ6micos e

13 Segundo MONTEIRO e OLIVEIRA (2001), ao longo dos anos, outras importantes lerramentas evoluiram automatizando todo 0 processo de gestao de produyao: Desenho e produc;ao auxiliados par computador; Produyao integrada por computador; Sistemas de gestao de produyao influenciada por clientes. Nos anos 90 com a globalizaya,o, 0 ambiente de neg6cios tornou--s8 extremamente competitivo. Assim os sistemas MRP II evoluiram para aplica es de linan""s e recursos humanos, prometendo agilidade e reduyao de custos como alirma COLANGELO FILHO (2001, p.21). Dessa forma todas essas aplica es licaram rnais bern denominadas como ERP. Para COLANGELO FILHO (2001, p.21), 0 sistema e muito mais amplo que apenas 0 planejamento, abrangendo tambem execuyao e controle. Dessa forma, alguns prelerem a expressao ERM (Enterprise Resource Management). A figura 1 a seguir nos mostra a evolu~o das aplica es empresariais: Figura 1 - Evoluctao das Aplicact0es Empresariais Fonte: COLANGELO FILHO, Lucio. Implantac10 de Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) - Urn Enfoque e Longo Prezo

14 6 Como pode-se ver na figura acima, os sistemas MRP, eram voltados para aplica96es em empresas manufatureiras, e efetuavam 0 controle dos estoqu8s e davam apoio a funy6es de planejamento de produ9bo e compras. Nao se integravam com Qutras aplicay6es usadas pelas organiza es. Quando surgiram as MRP II, ja houve uma primeira integrac;ao, pais os mesmos, alem de fun95es de planejamento de produyao e estoques, tratavam de aspectos financeiros. Com 0 ERPjll havia 0 dominio sobre finanyas e recursos humanos e prometia agilioade e reduyao de custos, ai<3mde uma maior integridade com os diversos setores da empresa au masma com filiais. o fato dos sistemas ERP trabalharem com uma base de dados.:inica, os diferentes aspectos do funcionamento da empresa tern todos os seus serviyos harmonizados, de modo que estes passu am uma interayao forte e eficiente. o sistema ERP oferece um conjunto de modulos para aquisi,ao, ou seja, cada unidade de negocio da empresa, por exemplo, estoqijes, compras, vendas, financeiro, contabilidade, tem um moduloespecifico, incividualizado para cada urn. Assim, 0 sistema ERP permite qije a empresa padronize seu sistema oe informa es, gerenciando um conjunto de atividades de uma me sma base de dadas. Por exemplo: Urn solicitante faz uma requisi~o de material. Esta requisiyao e analisada e aprovada por urn superior imediato, que pode cancelar ou aprovar a solicitayao. Se hollver a aprovayao da requisi~o, automaticamente, a mesma e liberada para atendimento pelo departame)nto de estoques. Se 0 item solicitado nao tiver no estoque, e gerada uma solicitayao de compras, que envolve, fornecedores cota,5es. Com esse exemplo pode-se notar que a integra,ao e fe)itaautomaticamente sem a necessidade de redigita~o de dados para atualizayao das informa90es. 0 resultado de tudo isso e uma organiza980 com urn fluxo de dad as consistente que flui entre as diferentes interfaces do neg6cio. Na essencia, 0 ERP propicia a informac;ao correta, para a pessoa correta e no momento correto. Mas, os sistemas ER.P nilo POSSUemsomente caracteristicas positivas como a integrayao das informa9i)es e base de dados unica. Seu maior ponto negativo e 0 custo e 0 tempo de impl,mt<tyao.as vant<tgense desvantagens serao vistas mais adiante nas se90es 2.3 e 2.4 respectivamente. e

15 As primeiras implantagoes de sistemas ERP foram relativamente caras e demoradas, devido a pequena experi~ncia e inexist~ncia de metodologias de trabalho especificas. As empresas fornecedoras de sistemas ERP estao aprimorando e desenvolvendo conhecimentos, metodologias e ferramentas que reduzem durac;a,o, custos e riscos de projeto de implantacao. Com isso torna-s8 viavel 0 uso dos sistemas ERP por organiz8gaes que dispoem de menor volume de recursos. Segundo VIEIRA (2003), inumeras empresas que implementaram 0 ERP foram C<lpazes de economizar milh6es em redugao de custos de produtos e processos, aumento de efici{jncia e reducao de tempo de cicio. Alguns exemplos que podem ser citados sao as das empresas OM Construtora de Obras Ltda, Employer Organizacao de Recursos Humanos,e GOg que recentemente tiveram a implantagao do sistema ERP implantado pela GCI Solug6es para Gestao Empresarial e que estao satisfeitas com os resultados conforms pesquisa interna. 2.3VANTAGENS OA UTILlZA~.I\O DE ERP Na ultima decada 0 ambiente de neg6cios mudou dramaticamente. As organizag6es enfrentam novos mercados e crescentes expectativas dos consumidores. E neste seguimento que aparecem as tecnologias de sistemas ERP. Segundo MONTEIRO E OLIVEIRA (2001), as vantagens de utilizar este tipo de sistemas integrados silo ilimitadas. Primeiro, os custos da empresa podem ser reduzidos. Depois, urn sistema ERP integra todas as areas de urna empresa para ter mais controle sabre todas as operagoes. Desta forma, as processos de todas as areas sao executados mais rapidamente. A utilizacao de sistemas ERP otimiza 0 fluxo de informay6es e facilita 0 acesso aos dados operacionais, favorecendo a ado~o de estruturas organizacionais mais flexiveis. Alem disso, as informagces tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisao com base em dados que refletem a realidade da empresa. Um Dutro beneficio da implantacao e a adocao de melhores pratic<lsde neg6cio. suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organizacao.

16 Segundo algumas das maiores empresas, citado por MONTEIRO E OLIVEIRA (2001), os beneficios de utiliza,.ao de sistemas ERP, sao: Reduz 0 numero de documentos em papel, disponibilizando consulta e introdu,.ao on-line de informa,.ao; Permite acesso a informa,ao tratada, muito mais rapidamente; A informayao e detalhada e vinda de varias areas da empresa; Permite Controle de Custos; Menor Tempo na Resposta e Assist~ncia ao Cliente; Rapida consulta as bases de dados; Ajuda a alcen98r vantagem em rela,.ao a concorr~ncia, devido aos processos de negocio do sistema; Providencia uma base de dados unica, para ser utilizada por todas as aplice9iies; 2.4 DESVANTAGENS DA UTILIZACAO DE ERP Apesar de existirem muitas vanta gens na utilizagao de sistemas ERP, existem tambem algumas desvantagens nestes sistemas. Par exemplo, as custos de implanta,.ao de um sistema ERP podem ser bastante elevados, e s6 estar ao alcence de determinadas empresas. As empresas mais pequenas poderao nao conseguir suportar os custos. "Como para todos 05 neg6cios e necessario tempo, para uma empresa 0 tempo e considerado um recurso importante. Urn sistema ERP demora algum tempo ate ser implantado e durante esse processo, a empresa podenl baixar a sua produtividade".(monteiro e OLIVEIRA, 2001). Pode-s8 dizer tambem que processos que anteriormente necessitavam de pessoal, para serem executados, poderao automatizar-se depois da implanta,.ao do sistema. Ao implantar um sistema ERP, devera dar-se forma91io aos empregados, forma,.ao essa que acerreta mais custos para a empresa.

17 2.5 0 FUTURO DO ERP o grande desalio entre as empresas e a expansao do ERP, integrando-se com 0 mercado externo. Estas empresas procuram na verdade estabelecer urn ela de liga,ao entre clienles e lornecedores, obtendo com isso um tempo de resposta menor ao mercado e urna vantagem competitiva nos negocios. As empresas que hoje implantam os sislemas ERP estao mudando 0 loco que possuiam nas atividades internas da empresa e voltando as caracteristicas do sistema ao gerenciamento das inlerfaces do neg6cio. Outra mudanya que tambem carneys.a sar percebida e 0 interesse crescenta no mercado de pequenas empresas, considerando que as maiores organiz8ya8s ja implantaram au estao implantando seus sistemas ERP. 0 custo do desenvolvimento destes pacotes ja asta amortizado, assim e passivel que comeee a Dearrer urna queda significativa no valor de comercializa,ao do sistema ERP e assim uma maior absor,ao por empresas de medio e pequeno porte. Uma pesquisa feita nos Estados Unidos pela Advanced Manufacturing Research (AMR), citado por WORLD TELECOM (2002), demonslra que 86% das empresas querem estender suas aplica96es ERP aos seus consumidores, empregados e lornecedores atraves da Internet. Com isso as empresas podem melhorar 0 relacionamento com seus clientes, agilizar processos, integrando suas inlorma es e lazendo mais neg6cios. Segundo MONTEIRO e OLIVEIRA (2001), os primeiros sistemas ERP loram desenvolvidos apenas para funcionar nos grandes mainframes. Com a entrada em cena dos PC's, a rela,ao com sistemas de gestao de bases de dados relacionais e integra,ao das mesmas com lecnologias Web contribuiu lortemente para a facilidade de utiliza,ao dos ERP.

18 CARACTERisTICAS FUNDAMENTAlS Os sistemas ERP nao servem apenas para integrar as varios organism as de uma empresa. Conforme citado por MONTEIRO e OLIVEIRA (2001), para verdadeiramente ser considerado ERP I 0 sistema possui algumas das seguintes caracteristicas fundamentais. Flexibilidade: um sistema ERP e f1exivelde forma a responder as constantes transforma,oes das empresas; Modularidade: 0 sistema ERP e um sistema de arquitetura aberta, isto e, pode usar urn m6dulo livremente sem que esta afete as restantes. 0 sistema suporta plataformas multiplas de hardware pais muitas empresas possuem sistemas heterogemeos. Deve tambem facilitar a expansao e/ou adapta<;iio de mais m6dulos posteriormente; Compreensivo: 0 sistema esta apto a suportar diferentes estruturas organizacionais das empresas, bem como a uma vasta area neg6cios; Conectividade: 0 sistema permitir a ligayao com Qutras entidades pertencentes ao mesmo grupo empresarial; Sele"ao de diferentes formas negociais: deve conter uma sele"ao das melhores praticas negociais; Simula<;iioda Realidade: deve permitir a simula,80 da realidade da empresa em computador. De forma alguma 0 controle do sistema deve estar fora do processo de negocio e deve ser passlvel a elaborayao de relat6rios para as utilizadores que control am 0 sistema.

19 II 3 CASOS DE SUCESSO NA IMPLANTACAo DE SISTEMAS ERP A eficiencia de uma empresa depende da rapidez com que a informa9ao flui atraves da cadeia de produ<;:iio, isto e, do consumidor para 0 produtor e para 0 fornecedor. Este importante fato exige do sistema ERP uma total e completa funcionalidade em areas como: compras, vendas, planejamento, gestao de produ<;:iio, gestao de distribui,ao e transportes. Sobre este aspecto a EDI (Electronic Data Interchange), troca eletr6nica de dad os, e uma importante e essencial ferramenta para aumentar a rapidez e a eficiemcia na troca de informa9ao entre os varios departamentos da empresa." (MONTEIRO e OLIVEIRA, 2001) Cad a vez mais empresas estao lan,ando-se no mercado global, come,ando a dar especial aten<;:iio a descentraliza<;:iio dos seus neg6cios. Para estas empresas administrarem de forma eficiente os seus neg6cios, Os sistemas ERP devem possibilitar a gestao das suas filiais espalhadas por varios paises, sendo para isso necessario um sistema flexivel que possibilite tanto a contabilidade centralizada como descentralizada para garantir a coer~ncia da informa9ao no contexte empresarial do grupo on de a empresa filial esta inserida. As companhias que tem em maos projetos complexos de larga escala, devem possuir ferramentas que auxiliem no calculo do custo efelivo da gest1l0, planejamento e controle do proprio projeto. 0 servi90 de apoio a clientes pes-vend as devem ser linearizados e administrados de forma eficiente. Um forte departamento de sistemas de informa,ao que elabore um completo conjunto de testes ao sistema e fundamental para fornecer a administra,ao, a informa<;:iio essencial para a analise de performance das areas chave da sua organiza<;:iio. o sistema ERP cria um amplo sistema de gestao, em que desde 0 diretor geral ate ao operador de caixa, podem acessar a informa,ao crucial a sua fun<;:iio instantaneamente. Isto aumenta a rapidez de execu,ao de todo 0 processo eliminando uma confusao de relaterios, memorandos. instru\xies e explicayaes que atrasam todo 0 processo.

20 12 Existem muitas aplicayoes destinadas a converter dados em informayao, geralmente com uma funyao ou um prop6sito especifico. Par exemplo, 0 nivel operacional precisa de urn nivel de informa98.o, em tempo real, acerca do processo de produc;ao. 0 chefe executivo precisa de um ponto de vista diferente para elaborar pianos a curto e longo prazo, ou seja, os mesmos dados, mas informa<;6esdiferentes. Em muitos ca.sosos dados sao recolhidos e armazenados, ficando a espera de serem tratados. Eo sobre este aspeto que as aplica90es de Dataminning' e Data Warehousing'l surgem para gerir informayao. As bases de dad as continuam a crescer a medida que as empresas encontram mais dados para armazenar. Ao avaliar qual 0 sistema ERP que melhor corresponde as necessidades de uma empresa, deve primeiro conhecer-se a realidade de todos os sistemas e aplicayoes existentes, nomeadamente a data de instalac;ao,desenvolvimento e ou atualiza90es posteriores. Este processo ajuda a conhecer 0 real beneficia que 0 sistema ERP possa trazer a empresa. Por exemplo, a instalac;aode modulos ERP para ligac;aoa Internet e comlircio eletr6nico e uma grande ajuda a qualquer empresa em todas as areas, devido a forte expansao e potencialidades do mercado eletr6nico mundial. Assim que se tem toea a informayao necessaria, deve-se entao ser estudada e analisada as prioridades da empresa. Este novo ponto de vista estrahigico para a empresa Ii fundamental. podendo facilmente ser baseado na analise beneficios X custos X riscos, pois grandes quanti as monetarias e a pr6pria vida da empresa estao em jogo. Tudo isto Ii bastante importante na escolha do sistema ERP. pois entre si, os diferentes sistemas destacam-se: riscos, custos, tempo de instalayao e integra9ao, fiexibilidade e potencialidades, etc. Como suporte a esta analise. a avaliayao dos beneficios e fundamental. 1 Segundo REZENDE (2001, p.215), cita que 0 Datilmining e uma tecnologia capaz de selecionar dados relevantes, afim de extrair deducoes, germ infonn8!;oes com hip6teses, fazer p",visoes. Permite a 'mincracao' dos dados, a fim de gerar urn real valor do dado. trilrlsformando-o em informayao e conhecimento. 1 Segundo Inmon, em seu livro BlJildingthe Data Warehouse, citado por COLANGELO FILHO (2001, p.14s), urn Data Warehouse ~ ~umconjunto de dad05 orienlado a assuntos, integrado, nao volatil, modificilvel com 0 tempo, onentado ao apoio de processos gerenciais de dectsao".

21 13 o processo de reengenharia engloba toda a analise estrutural e temporal de todas as atividades e sistemas da empresa, executando todas as mudanyas necessarias para a linearizac;ao e condensac;ao das mesmas. Se todo este processo nao for devidamente estudado e executado, se a empresa nao se aperceber da sua importancia ou existir falta de empenho e/ou motivac;ao a todos as nfveis da empresa, nunca 0 sistema ERP atingini 0 nivel de desempenho desejado. Empresas de todas as areas e tamanhos ja disp6em ou mesmo estao a implantar sistemas ERP nas suas instalayoes, de forma a dar resposta a competitividade do mercado, aumento do volume de neg6cios ou substituiyao de sistemas antigos e ou obsoletos. A implementa,ao de sistemas ERP envolve um elevado numero de complexas tarefas, desde a reengenharia, ao processo de escolha e sele,ao do sistema, a instata<;iio e parametriza,ao, manuten,ao e atualizayiles do sistema inicial. Devido a falta de recursos humanos especializados e aos elevados custos que estes implicam e normal a escolha de empresas especializadas para implementarem o sistema. Ou seja, os clientes de ERP t~m de encontrar a melhor solu,ao de forma a manter controle sabre as custos e continua rem a manter urn sistema ERP verdadeiramente estrategico. o Outsourcing' total ou parcial da manuten,ao e implementa<;iio do sistema e uma op,ao importante, pois liberta os poucos recursos humanos especializados pertencentes aos quadros da empresa para fun<;oesmais importantes. Conclui-se assim que a majaria das organizayaes modernas estao procurando S9 mover para a dire<;iio da implanta<;iio de sistemas ERP. 0 esfor<;o de mudar e implantar um sistema ERP tem tido retorno garantido..::..~~s~l:.. :::t lll liohu,.- '" l)l<lo<i ~,,' ',;.,,' / J terceirizatyao de urn au mais processes dotando as empresas de profissionais qualificado$ nas mais dive~s areas de gestilo

22 l~ Para melhor exemplificar. conforme citado pela DATA SYSTEMFIN S.A (2003). segue abaixo a rela,ao de algumas empresas que implantaram 0 ERP e comprovaram na pratica as vantagens da uti11zayao deste sistema: 3.1 JOHNSON & JOHNSON A Johnson & Johnson tinha problemas como diliculdade para acessar a informa,ao. processo decisorio fora de tempo. informa,ao incompleta. cada area da empresa analisava de forma diferente os indicadores do negocio. lalta de dados consolidados. problemas de qualidade de dados. A implanta,ao do sistema ERP neste casa teve urn tempo de cinco meses, e seguindo uma metodologia de implanta,ao obtiveram resultados como: Unifica,ao e padroniza,ao dos conceitos do neg6cio; Incremento da produtividade; Melhora na qualidade de dados; Liberayao do pessoal de sistemas para tarefas mais relacionadas com sua area; Reduyao de custos; 3.2 PHILIPS - ARGENTINA A Philips. neste caso a filial da Argentina. tinha grandes esforc;os na formata,ao da informa,ao. A prepara,ao da informa,ao ocupava 80% do tempo enquanto a analise da informa~ ocupava 20%, as informa90es eram disponibilizadas em Excel, informa,ao incompleta e problemas de qualidade de dados. A implanta,ao do sistema ERP durou sete meses e os beneliciou com a elimina,ao em grande porcentagem 0 uso de planilhas Excel, maior disponibilidade de tempo para an<llise e nao para a prepara,ao da informa,ao, incremento da produtividade. unifica,ao e padroniza,ao dos conceitos do negocio e redu,ao de custos.

23 COSMETICOS AVON A Avon. empresa do ramo de cosmeticos, apresentava dificuldade para acessar a informac;ao, seu processo decisorio era fora do tempo, cada area da empresa analisava de forma diferente os indicadores do negocio, falta de dados consolidados, informac;6esincompletas e em Excel. A implanta<;iiodurou 3 meses e como resultado da mesma obteve-se redu<;iio ao minimo do uso de planilhas Excel, redu<;iiode horas na prepara<;iio de informes, libera<;iio do pessoal de sistemas para tarefas mais relacionadas com sua area. assim como a Johnson & Johnson houve urn incremento da prod uti vida de, melhora na qualidade de dados e por fim a redu<;iiode custos.

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