UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAS APLICADAS - GESTÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

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1 UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAS APLICADAS - GESTÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAMONY DE SOUZA PFLEGER PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO NA EMPRESA HABITENGE EMPREENDIMENTOS E ENGENHARIA LTDA São José 2008

2 RAMONY DE SOUZA PFLEGER PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO ADMINISTRATIVO-FINANCEIRO NA EMPRESA HABITENGE EMPREENDIMENTOS E ENGENHARIA LTDA Trabalho de Conclusão de Estágio - apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí. Professor Orientador: Marcio Matias São José 2008

3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA OBJETIVOS Objetivo geral Objetivos específicos JUSTIFICATIVA APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO INTERNET SISTEMA DE INFORMAÇÃO TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SISTEMA DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÃO SPT SISTEMA DE TRABALHADORES DO CONHECIMENTO (STC) E DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL SIG SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO SAD SISTEMA DE APOIO AO EXECUTIVO SAE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO FINANCEIRA ERP CICLOS DE VIDA DO DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO SISTEMA DE INFORMAÇÃO EM PEQUENAS EMPRESAS SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA CONSTRUÇÃO CIVIL ASPECTOS METODOLÓGICOS CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA POPULAÇÃO E AMOSTRA PROCEDIMENTOS E INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS ANÁLISE DOS DADOS RESULTADOS DESCRIÇÃO DA EMPRESA... 50

4 4.2 DESCRIÇÃO DO SISTEMA ATUAL Planejamento de um novo projeto Prestação de serviço Compras Recebimento de materiais Pagamento de contas Registro contábil final do mês Registro contábil todo final da semana PONTOS FORTES E FRACOS DO SISTEMA ATUAL REQUISITOS PARA O NOVO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ESCOLHA DO SOFTWARE Sins Sistemas Sênior Sistemas Funcionalidade Instalação e Treinamento Equipamentos Informação do software Procel Funcionalidade Instalação e Treinamento Equipamentos Informações do software TOTVS Funcionalidade Instalação e Treinamento Equipamentos Informações do software Seleção do sistema Cronograma de implantação do sistema CONSIDERAÇÕES FINAIS RECOMENDAÇÕES PARA FUTUROS ESTUDOS GLOSSÁRIO 94 REFERÊNCIAS 95 APÊNDICE A 99

5 17 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Este capítulo apresenta a fundamentação teórica que embasa o desenvolvimento deste trabalho, e inclui os seguintes tópicos principais: tecnologia da informação, Internet, sistemas, informações, sistemas de informação e seus objetivos, tipos de sistemas de informação, ERP, ciclos de vida de desenvolvimento de sistemas, implantação de um sistema de informação, sistemas de informação em pequenas empresas e sistemas de informação na construção civil. 2.1 Tecnologia da Informação Com o aumento da competitividade do mercado em geral aumentam também as pressões pela utilização de tecnologias da informação (TI). As tecnologias da informação disponibilizam uma diversidade de recursos e de maneiras para processar as informações. Velloso (2004, p. 263) define tecnologia da informação (TI) como um conjunto de recursos tecnológicos e computacionais, desde os voltados a elementar geração de dados, até os pertinentes a sofisticadas redes de comunicação, presentes nos processos de utilização da informação. De uma maneira geral, Rezende e Abreu (2003) definem TI como recursos tecnológicos e computacionais para criação e uso da informação. De acordo com Folkmann (2008) a tecnologia da informação são todos os mecanismos ligados direta ou indiretamente à direção, coerência, monitoração, controle de dados que compõem um ciclo de informações de um determinado processo, As organizações estão se tornando dependentes da TI a cada dia que passa, com o intuito de satisfazer seus objetivos estratégicos e para atender às necessidades do negócio que atua. Para que a TI não seja apenas um simples provedor de tecnologia, este tem que considerar os objetivos estratégicos da organização como seus próprios objetivos. (MAGALHÃES; PINHEIRO, 2007). Pode-se concluir que a tecnologia da informação são ferramentas de computação ou recursos tecnológicos do qual gera e usa a informação. A tecnologia da informação inclui alguns componentes, que Audy, Andrade e Cidral (2005) relacionam: tecnologia de hardware; tecnologia de software e tecnologia de comunicação. Rezende e Abreu (2003) ainda acrescentam a gestão de dados e informação.

6 18 Para Laudon e Laudon (2006, p. 13) hardware é o equipamento físico usado para atividades de entrada, processamento e saída de um sistema de informação. Stair e Reynolds (2002) definem software como programa para computador que permite a operação do equipamento. Um computador não tem utilidade ou não pode operar se não tiver programas de computador (software). (MEYER; BABER; PFAFFENBERGER, 2000). A tecnologia de comunicação, segundo Laudon e Laudon (2006) é composta de meios físicos e softwares interligados a diversos equipamentos de computação e transfere dados de uma localização física à outra. Para Rezende e Abreu (2003) gestão de dados é fundamental para que os sistemas de informação funcionem normalmente, pois sem os dados e a capacidade de processá-los ela não estaria apta a executar suas atividade eficientemente. A TI pode ajudar a montar e aprimorar a estratégia da empresa por meio do fornecimento dos melhores dados e informação e também ajudar a organização a redefinir e apoiar relações com os clientes, fornecedores e outras empresa. (OLIVEIRA, 2004). As tecnologias da informação podem gerar muitos benefícios para as empresas, desde que sejam utilizadas de maneiras adequadas, de acordo com as necessidades destas organizações. Um dos recursos de TI mais utilizados atualmente pelas organizações é a Internet Internet A Internet é um dos recursos da tecnologia da informação que apresenta uma diversidade de serventia que vai de aplicações pessoais a corporativas. Segundo Laudon e Laudon (2006) a Internet surgiu a partir de uma rede do Departamento de Defesa dos Estados Unidos, com o objetivo de interligar cientistas e professores universitários em todo o mundo. De acordo com Audy, Andrade e Cidral (2005) pode-se definir Internet como a interação de uma rede global com outras redes locais, regionais e nacionais. A Internet segundo Capron e Johnson (2004) é considerada por muitos a tecnologia demarcadora do século XXI e pode manter por vários anos esse status. Segundo Stair e Reynolds (2002), a Internet transmite dados de um computador a outro. A Internet atualmente oferece alguns serviços dos quais Laudon e Laudon (2006) destacam:

7 19 A. Correio eletrônico ou mensagem de pessoa a pessoa; B. grupos de discussão: em painéis eletrônicos de noticias; C. listservs: grupos de discussão e serviço de mensagem que utiliza servidores de listas de endereços de ; D. bate-papo: conversação interativa; E. telnet: estar ligado a um sistema de computador enquanto trabalha em outro; F. FTP: transferência de arquivos de um computador a outro; G. world wide web: extrair, formatar e apresentar informações usando link de hipertexto. Pode-se acrescentar nos serviços oferecidos pela Internet a Internet-fone, serviços de videoconferência e fluxo de conteúdo multimídia. A Internet-fone que se os usuários tiverem equipamentos e software compatível possa se comunicar com outros usuários da Internet. Os serviços de vídeo conferenciam é a comunicação tanto de voz como de imagem. O fluxo de conteúdo multimídia é a transferência de arquivos de multimídia pela Internet. (STAIR; REYNOLDS, 2002). A utilização da Internet na área comercial está se expandindo a simples troca de informação para uma ampla aplicação empresarial estratégica. (O BRIEN, 2004). Algumas empresas dispõem de ferramentas que a Internet possibilita sendo uma delas a Intranet e Extranet. Em termos técnicos, Intranet é um conjunto de serviços disponíveis em uma rede local tendo como interface uma página àquelas utilizadas em sites na webs. (CORTÊS, 2008, p. 212). A Intranet segundo Velloso (2004), é um sistema interno de comunicação comparável à forma de modo de operação aos da rede mundial. As Intranets, conhecidas também como redes locais, são pequenas redes onde os computadores nela ligados conseguem partilhar recursos e informações. (MARTINS, 2007). Já para O Brien (2004) é uma rede dentro e uma organização que utiliza tecnologias da Internet para oferecer um ambiente como o da Internet dentro da empresa, assim pode haver uma troca de informações, comunicações, colaborações e suporte aos processos de negócios. Assim, está transformando a maneira como as organizações produzem e compartilham informações. (MEYER; BABER; PFAFFENBERGER, 2000). Para O Brien (2004, p. 175) Extranet são conexões de rede que utilizam as tecnologias da Internet para interconectar a Intranet de uma empresa com as Intranet de seus clientes, fornecedores, ou outros parceiros de negócios. De uma maneira resumida, Velloso (2004)

8 20 define que a Extranet foi criada a partir da conexão de uma Intranet à Internet assim podendo disponibilizar recursos da organização a clientes, fornecedores e parceiros em geral. A diferença entre a intranet e a extranet, é que a intranet oferece esses serviços internamente à empresa, a extranet os disponibiliza na Internet, sendo geralmente com acesso restrito. (CORTÊS, 2008). Pode se perceber que a Internet é uma forma de se comunicar com diversas pessoas ou organizações, com rapidez e facilidade, sem a necessidade de se deslocar fisicamente. Essa tecnologia facilita o desempenho de algumas atividades na empresa e na vida pessoal e também pode gerar redução de custos. 2.2 Sistema de Informação Para instrumentalizar este estudo sobre sistema de informação, pode-se primeiramente buscar os conceitos individuais do que vem a ser sistema e informação. Na literatura específica da área, sistema é definido de uma maneira geral como um conjunto de elementos interdependentes que interagem entre si, formando um todo, com o objetivo de cumprir metas, alcançar objetivos. (O BRIEN, 2004; LAUDON; LAUDON, 2006; MELO 2002; STAIR; REYNOLDS, 2002; OLIVEIRA, 2000). Quanto ao conceito de informação, Audy, Andrade e Cidral (2005) e Stair e Reynolds (2002) a definem como um conjunto de fatos que é organizado de forma a adquirir um valor suplementar, que vai além do valor dos próprios fatos isolados. Com a definição de sistema e de informação pode-se analisar o contexto relacionado a sistema de informação segundo alguns autores. Segundo Stair e Reynolds (2002) um sistema de informação (SI) é um conjunto de elementos ou componentes que se relacionam entre si que coletam (entrada), manipulam (processamento) e disseminam (saída) os dados e as informações e fornecem um feedback. De uma forma resumida, Melo (2002, p. 30) define SI como [...] todo e qualquer sistema que tem informação como entrada visando gerar informações de saída. De acordo com Laudon e Laudon (2006) as atividades geradas pelo SI produzem às informações de que as organizações necessitam para decisões, controlar operações, analisar problemas e criar novos produtos e serviços A figura 1 apresenta essas atividades:

9 21 Figura 1 Funções de um sistema de informação Fonte: Laudon e Laudon (2006, p. 8). A figura 1 demonstra as atividades de um sistema de informação. O sistema de informação faz o processo de entrada, que é a captação dos dados, o processamento de dados, que transforma os dados em algo útil, a saída onde a informação resultante é utilizada por pessoas ou atividades relacionadas, isto gera uma realimentação (feedback). (LAUDON; LAUDON, 2006). Resumidamente as atividades de um SI são a entrada da informação, processamento desta, saída da informação e gera um feedback. O sistema e informação é um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informações que dão apoio à tomada de decisão, a coordenação e controle de uma organização, e também auxiliam gerentes e trabalhadores a analisar problemas e a criar novos assuntos. (LAUDON; LAUDON, 2006). O Brien (2004, p. 6) define SI como um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. Para Meyer, Baber e Pfaffenberger (2000) além de inclui hardware e software, SI também inclui dados, que são essenciais para a missão da organização, usuários treinados que sabem utilizar o sistema com o objetivo de atender melhor os clientes, e procedimentos que descrevem como realizar uma tarefa sem erros. Em se tratando de sistemas de informação, a entrada é a atividade de reunião e coleta de dados brutos, processamento envolve a conversão e a transformação de dados em saídas úteis e a saída é a produção de informações úteis. (STAIR; REYNOLDS, 2002). Para O Brien (2004) feedback são dados sobre o desempenho do sistema.

10 22 O sistema de informação (SI) tem objetivo, e segundo Audy, Andrade e Cidral (2005), seu objetivo principal é disponibilizar informações necessárias à organização. Já para Laudon e Laudon (2006) afirma que, SI essencialmente transforma a informação em forma útil para o responsável pelo fluxo de trabalho da empresa, ajudando nas tomadas de decisões, analisando e visualizando assuntos complexos e a resolver outros problemas. Segundo O Brien (2004), os sistemas de informação desempenham três papéis fundamentais para uma empresa: suporte de seus processos e operações, suporte na tomada de decisões de seus funcionários e gerentes e suporte em suas estratégias em busca de vantagem competitiva. Os SIs geram suporte nas tomadas de decisão, nos processos e operações e na busca de vantagem competitiva. Para poder atender às demandas e diversidades dos departamentos de uma empresa são utilizados diversos tipos de sistemas de informação. No tópico a seguir serão apresentadas essas classificações Tipos de Sistemas de Informação Ao se consultar a literatura especializada da área de SI, percebe-se que os autores classificam os tipos de SI de diferentes formas. Levando em conta os mais variados interesses e objetivos que as empresas possuem também existe variação nos tipos de SI. Segundo O Brien (2004), sistemas de informação podem ser classificados de acordo com a figura 2: Figura 2 Classificação dos sistemas de informação Fonte: O Brien (2004, p. 23).

11 23 Segundo a figura 2, O Brien (2004) classifica sistema de informação em: sistemas de apoio às operações e de apoio gerencial, e as subdivide: A. Apoio às operações: sistemas de processamento de transações, sistemas de controle de processos e sistemas de colaborativos; B. Apoio gerencial: sistemas de informação gerencial, sistemas de apoio à decisão e sistemas de informação executiva. Rezende e Abreu (2003) classificam sistema de informação em suporte a decisões e de abrangência da organização. A. Suporte a decisão: operacionais, gerenciais e estratégicos; B. Abrangência da organizacional: pessoal, grupal, organizacional, inter-organizacional, globais e arquitetura do sistema de informação. Stair e Reynolds (2002) apresentam outra classificação de sistemas de informação, os de processamento de informações gerenciais, de suporte à decisão e de inteligência artificial. Para Laudon e Laudon (2006) os sistemas de informação podem ser classificados como: A. Nível operacional: sistemas de processamento de transações (SPTs); B. nível do conhecimento: sistemas de trabalhadores do conhecimento (STCs) e os sistemas de automação de escritório; C. nível gerencial: sistemas de informações gerenciais (SIGs) e sistemas de apoio à decisão (SADs); D. nível estratégico: sistemas de apoio executivo (SAEs). Pode se verificar que há variações nas classificações de SI, mas nota-se também que são todos interligados com alterações de nomes. Serão enfatizados seis principais tipos de SI, que são: STC, SAD, SIG, SAE, SPT e sistemas de automação de escritório. Nos tópicos a seguir serão apresentadas as classificações segundo os autores Laudon e Laudon (2006) Sistema de Processamento de Transação SPT Informações rotineiras do cotidiano demandam controle e gerenciamento. Em geral essas informações possuem papéis essenciais, e utilizam tecnologias para seu controle. O sistema de processamento de transação dá apoio ao nível operacional de uma empresa.

12 24 Um sistema de processamento de transação (SPT) pode ser definido como um sistema computadorizado que realiza e registra as transações rotineiras necessárias ao funcionamento da empresa. (LAUDON; LAUDON, 2006, p. 41). Para Stair e Reynolds (2002), SPT fornece suporte a monitoração e a realização das negociações de uma organização, gera e armazena dados sobre estas negociações. Já para O Brien (2004) esse sistema registra e processa dados resultantes de transações das empresas. Um SPT automatiza as transações do dia-a-dia da empresa, coletando dados de transações (vendas, compra de fornecedores e mudanças de estoque) e os armazenados em um banco de dados. (OLIVEIRA, 2004). Com a utilização do SPT, as organizações esperam atingir alguns objetivos, dentre os quais de acordo com Stair e Reynolds (2002) destacam-se: A. Processar dados gerados por ou sobre transações; B. garantir a integridade dos dados e informações; C. manter um alto grau de perfeição; D. produzir documentos e relatórios em tempo; E. aumento da eficiência do trabalho; F. ajuda no fornecimento de mais serviços e serviços melhorados. No quadro 1 pode-se verificar exemplos da aplicação desse tipo de sistema dentro de uma organização: Sistema do nível operacional Vendas e marketing Fabricação Finanças Contabilidade Controle do Negociação de Folha de maquinário seguros pagamento Acompanhamento de Programação pedidos Contas a pagar industrial Recursos humanos Remuneração Treinamento e desenvolvimento Processamento de pedidos Controle de Gerenciamento movimentação Contas a receber de caixa de materiais Quadro 1 Exemplos de SPT - Adaptado Fonte: Laudon e Laudon (2006, pg. 41). Manutenção do registro de funcionários

13 25 Pode-se verificar que o quadro 1 apresenta exemplos possíveis de aplicação do SPT em uma empresa e em vários departamentos desta. O SPT bem projetado pode fornecer relatórios periódicos que fornecem uma visão rápida do desempenho da organização e também fornecem relatórios de exceção que os alertam sobre desenvolvimentos inesperados. (MEYER; BABER; PFAFFENBERGER, 2000). Pode-se afirmar que o SPT esta presente nas mais diversas organizações, em atividades rotineiras. Exemplo dessas atividades é o controle de estoque, folha de pagamento, conta a pagar, etc. Esse sistema, se aplicado a uma organização e este por algum instante se apresentar indisponível pode gerar transtornos, pois este operacionaliza funções indispensáveis à organização Sistema de Trabalhadores do Conhecimento (STC) e de Automação de Escritório As demandas relacionadas ao conhecimento são supridas pelo sistema de trabalhadores do conhecimento STC e pela automação de escritório. O sistema de trabalhadores do conhecimento (STC) promove a criação de novos conhecimentos e asseguram que esses novos conhecimentos e capacidades técnicas sejam adequadamente integrados à empresa. Este sistema auxilia os trabalhadores do conhecimento. Os trabalhadores do conhecimento são pessoas com instrução universitária formal e quase sempre com profissões reconhecidas. (LAUDON; LAUDON, 2006). O Brien (2004) chama esse sistema de gerenciamento do conhecimento. Esse sistema é baseado no conhecimento e apóia a criação, organização e disseminação de conhecimentos dos negócios aos funcionários e gerentes de uma empresa de ponta a ponta. (O BRIEN, 2004) Cada vez mais as organizações estão se conscientizando que o conhecimento é um ativo valioso. Estão utilizando uma variedade de tecnologias de informação para criar sistemas de gerenciamento de conhecimento. (MEYER; BABER; PFAFFENBERGER, 2000). O sistema de automação de escritório dá suporte às atividades de coordenação e comunicação essencial a um escritório por meio da aplicação de tecnologia de informação projetada para aumentar a produtividade dos trabalhadores. Este sistema auxilia principalmente os trabalhadores de dados. Os trabalhadores de dados são pessoas com uma formação menos avançada e formal, e essas processam informação e não as criam. Este

14 26 sistema também é utilizado pelos trabalhadores do conhecimento. (LAUDON; LAUDON, 2006). Os trabalhadores do conhecimento trabalham com as informações voltadas para a criação de novos conhecimentos. Esse sistema se encontra nos departamento de trabalhos gráficos, no departamento de engenharia, etc. A automação de escritório auxilia no gerenciamento de documentos auxiliando assim os trabalhadores. Esse sistema se apresenta na edição de textos, agendas eletrônicas, etc Sistema de Informação Gerencial SIG Os sistemas de informação gerencial dão apoio ao nível gerencial de uma organização e facilitam a organização do fluxo de informação. Para Laudon e Laudon (2006, p. 44) os sistemas de informação gerencial (SIG) atendem ao nível gerencial da organização, munindo os gerentes de relatórios ou de acesso on-line aos registros dói desempenho corrente e histórico da organização. Segundo Audy, Andrade e Cidral (2005) são sistemas de informação que resumem, registram e descrevem a situação em que se encontram as operações da organização. Esse sistema fornece para os gerentes informações na forma de relatórios e exibição de vídeos. (O BRIEN, 2004). Já Stair e Reynolds (2002) definem o SIG de forma mais detalhada, sendo que este compreende um conjunto organizado de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos que fornecem informação rotineira aos gerentes e aos tomadores de decisão. O SIG é apoiado pelos SPTs da organização e pelos bancos de dados organizacionais. Esse sistema fornece aos gerentes de nível médio relatórios que resumem dados e apóiam a tomada de decisões do dia-a-dia. (OLIVEIRA, 2004). No quadro 2 se verifica a aplicação desse sistema dentro de uma organização. (LAUDON; LAUDON, 2006): Sistema do nível gerencial Vendas e marketing Fabricação Finanças Contabilidade Recursos humanos Gerenciamento de Controle de Orçamento Análise de investimento Análise de vendas estoque anual de recursos realocação Quadro 2 Exemplos de SIG - Adaptado Fonte: Laudon e Laudon (2006, p 41)

15 27 No quadro 2 nota-se que este sistema também apresenta diversas funções em diversos departamentos de uma organização. Esse sistema segundo O Brien (2004) gera quatro tipos de relatórios principais: A. Relatórios periódicos programados: ex.: relatórios de vendas diários ou semanais e os demonstrativos financeiros mensais; B. relatórios de exceção: ex.: relatório somente de clientes que excedem seus limites de créditos; C. informes e respostas por solicitação; D. relatórios em pilha. Esse sistema fornece suporte aos controles e decisões gerenciais e utilizam dados gerados pelo sistema de processamento de informação para gerar relatórios resumidos de acordo com as demandas dos gerentes. Este também apresenta funções de suporte a diversos processos, tais como: analisar faturamentos, desempenho de vendas, contas a pagar, etc Sistemas de Apoio à Decisão SAD O sistema de apoio à decisão é uma ferramenta de auxílio nas decisões dos níveis gerencial e estratégico de uma organização. O sistema de apoio à decisão (SAD) segundo Laudon e Laudon, (2006, p. 358) auxilia o processo de decisão gerencial combinando dados, ferramentas e modelos analíticos sofisticados e software amigável ao usuário em um único e poderoso sistema que pode dar suporte à tomada de decisão semi-estruturada e não-estruturada. Decisão não-estruturada é aquela em que o responsável por esta deve usar o bom senso, sua capacidade de avaliação sua esperteza para definir o problema e a semi-estruturada apenas parte do problema tem uma resposta clara e precisa. (LAUDON; LAUDON, 2006). Para Audy, Andrade e Cidral (2005) os SAD são os sistemas de informação que auxiliam os gerentes a tomar decisões semi-estruturadas, a partir de dados obtidos nos sistemas de informação gerencial (SIG), de processamento de transações (SPT) e de fontes externas. Já Stair e Reynolds (2002) definem de maneira mais resumida que são sistemas de suporte a tomadas de decisões especificas de um problema por meio de pessoas, procedimentos, software, bancos de dados e dispositivos.

16 28 Esse sistema é capaz de apoiar os gerentes diretamente, sendo em tipos específicos de decisões e a estilos e necessidades pessoais de cada gerente. (O BRIEN, 2004). Oliveira (2004) denomina este sistema de sistema de suporte à decisão (SAD). Esse fornece benefícios aos gerentes em todos os níveis da organização, sendo que esses recorrem a modelos de decisão de bancos de dados integrados. No quadro 3 se verifica a aplicação desse sistema dentro de uma organização. (LAUDON; LAUDON, 2006): Sistema do nível gerencial Recursos Vendas e marketing Fabricação Finanças Contabilidade humanos Análise das vendas por Programação da Análise de preços Análise de custo Análise de custos região produção e lucratividade de contratos Quadro 3 - Exemplos de SAD - Adaptado Fonte: Laudon e Laudon (2006, p 41). O SAD permite a coordenação e integração de dados e de partes diversas, visando objetivos comuns e fornecendo informações que permitem melhores decisões empresariais. (REZENDE; ABREU, 2003). Este sistema proporciona aos gerentes ferramentas que os apóiam nas atividades de tomada de decisão. Este sistema também possibilita ao usuário flexibilidade, adaptabilidade e resposta rápidas na execução de suas atividades Sistema de Apoio ao Executivo SAE Os Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE) abordam decisões não-rotineiras que exigem bom senso, avaliação e percepção, uma vez que não existe um procedimento previamente estabelecido para se chegar a uma solução. (LAUDON; LAUDON, 2006, p. 46). O Brien (2004, p. 292) classifica SAE como sistemas de informação executiva (EIS), no qual são sistemas de informação que combinam muitas características dos sistemas de informação gerencial e dos sistemas de apoio à decisão. Para Meyer, Baber e Pfaffenberger (2000), esse sistema filtra as informações críticas, de modo que as tendências globais fiquem evidentes e apresentam essas informações em uma interface gráfica fácil de utilizar.

17 29 Para obter informações úteis aos executivos e para a redução de tempo e esforço desses mesmos, esse sistema filtra, comprime e rastreia dados críticos. Este sistema proporciona uma capacidade generalizada de computação e comunicações que podem ser aplicados a diversos problemas dos quais estão sem se alterando. Hoje esse sistema pode reunir informações de todos os departamentos de uma organização possibilitando aos que os gerentes selecionem, acessem e modelem essas informações conforme suas necessidades utilizando ferramentas de fácil uso. Este sistema pode auxiliar a alta administração a monitorar o desempenho organizacional, rastrear as atividades de concorrentes, localizarem problemas, identificar oportunidades e prever tendências. (LAUDON; LAUDON, 2006). Esse sistema fornece informações criticas em quadros de fácil visualização para uma diversidade de gerentes. (O BRIEN, 2004). Verifica-se a necessidade da análise contextual sobre sistema de informação financeira para uma melhor compreensão do trabalho. 2.3 Sistemas de Informação Financeira O departamento financeiro de uma empresa tem um papel considerável. Este é responsável pela administração do dinheiro da empresa, pelo fluxo de caixa, contas a pagar, investimentos, etc. Com isso esse departamento demanda recursos que forneçam suporte ao gerenciamento de dados capaz de gerenciar todas essas informações de maneira rápida e fácil. Segundo O Brien (2004), o sistema de informação financeiro apóia os gerentes financeiros nas decisões referentes ao financiamento de uma empresa e à implantação e controle de recursos financeiros na empresa. Um sistema de informação gerencial financeiro segundo Stair e Reynolds (2002), disponibiliza informações financeiras para uma ampla variedade de pessoas que precisam tomar as melhores decisões no dia-a-dia, e não exclusivamente aos executivos. O departamento de finanças é responsável pela administração dos ativos financeiros da empresa já o departamento de contabilidade é responsável pela manutenção e pelo gerenciamento dos registros financeiros da empresa. (LAUDON; LAUDON, 2006). Um sistema de informação gerencial financeiro pode ser implementado como um conjunto de sistemas e de vários arquivos que são atualizados por uma significada quantidade de transações de dados obtidos por vários sistemas de processamento de transações, como entrada de pedido, contas a pagar, compras, etc. (STAIR; REYNOLDS, 2002).

18 30 O Brien (2004) apresenta as principais categorias de sistema de informação financeira: Figura 3 - Exemplos de importantes sistemas de informação financeira Fonte: O Brien (2004, p. 233). A figura 3 apresenta como tipos de sistemas de informação financeiros: a administração de caixa, administração de investimentos, orçamento de capital e planejamento financeiro. O sistema de administração de caixa coleta informações em tempo real e ou em certos períodos referente a todos os recebimentos e desembolsos de caixa da empresa. O sistema de administração de investimento auxilia os gerentes financeiros a tomar decisões de compra, venda ou retenção de títulos de forma a desenvolver uma composição ótima de títulos que diminuam riscos e aumentem as receitas de investimento da empresa. O sistema de orçamento de capital envolve a avaliação do rendimento e impacto financeiro de propostas de gasto de capital. O sistema de planejamento financeiro auxilia a determinar as necessidades de financiamento de uma empresa e analisam métodos alternativos de financiamento. (O BRIEN, 2004). Alguns tipos de sistema de informação financeiro e contábil são os de nível estratégico que estabelecem metas de investimento de longo prazo, os de nível gerencial que ajudam os gerentes a supervisionar e controlar os recursos financeiros, os de nível do conhecimento auxiliam na analise de carreiras e o de nível operacional que monitoram o fluxo de recursos da empresa como contas a pagar. (LAUDON; LAUDON, 2006). Um controle adequado da parte financeira de uma empresa pode ser uma ferramenta de sucesso, podendo trazer vantagens competitivas através de um controle financeiro. Um sistema de informação financeira é importante, pois muitas questões são envolvidas nesta gestão, ou seja, quase todas as áreas de uma empresa têm um impacto financeiro.

19 ERP De acordo com a literatura pesquisada percebeu-se que o termo ERP (Enterprise Resource Planning) também é conhecido como planejamento de recursos empresariais, sistemas integrados de gestão e também por planejamento de recursos empresariais, todos representados pela sigla ERP. Os primeiros sistemas de ERP surgiram em meados dos anos de 1990 com a pressão competitiva que buscava a redução de custos e aumento da eficiência. (ZENONE, 2003). Segundo O Brien (2004, p. 208) ERP, por ele chamado de planejamento de recursos empresariais: É um sistema interfuncional que atua como uma estrutura para integrar e automatizar muitos dos processos de negócios que devem ser realizados pelas funções de produção, logística, distribuição, contabilidade, finanças e de recursos humanos de uma empresa. Rezende e Abreu (2003) definem ERP como pacotes de gestão empresarial ou de sistemas integrados com recursos de automação e informatização visando colaborar com o gerenciamento dos negócios empresariais. O Brien (2004) acrescenta que ERP é uma família de módulos de software que apóia os processos vitais internos das atividades da empresa. Um sistema de ERP é composto por um banco de dados, um aplicativo integrado e uma interface completa para os usuários da empresa, e esse sistema seguem a todas as regras de manufatura, distribuição, finanças e vendas. (MONTEIRO, 2000 apud ZENONE, 2003). O ERP coleta, processa e fornece informações sobre a ação total da empresa incluindo processamento de pedidos, compras, estoque, fabricação, distribuição, recibos de pagamentos, previsão de demanda e recursos humanos. (OLIVEIRA, 2004). Segundo Colangelo Filho (2001) não existe uma definição precisa e inquestionável para um sistema ERP. Pode ser considerado como um software aplicativo, que permite que as empresas automatizem e integrem uma parcela de seus processos e negócios incluindo finanças, controles, logísticas e recursos humanos, permite o compartilhamento de dados e a padronização dos processos de negócios e permite produzir e utilizar as informações em tempo real. Segundo Stair e Reynolds (2002) o software aplicativo consiste em programas que auxiliam os usuários a solucionar problemas específicos. Para Zenone (2003) o objetivo do ERP é o controle e fornecimento de suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da organização.

20 32 empresas: Colangelo Filho (2001) destaca as principais áreas de aplicação dos sistemas ERP nas Finanças e controles Operações/logísticas Recursos humanos Contabilidade financeira Suprimentos Contas a pagar Administração de materiais Treinamento Contas a receber Gestão de qualidade Benefícios Recrutamento e seleção de pessoal Tesouraria Ativo imobilizado Planejamento e controle da produção Custos de produção Desenvolvimento de pessoal Medicina e segurança do trabalho Orçamento Previsão de vendas Remuneração (salários) Contabilidade gerencial Entrada de pedidos Folha de pagamentos Custos Análise de rentabilidade Faturamento Fiscal Gestão de projetos Quadro 4 Áreas de aplicação dos sistemas ERP Fonte: Colangelo Filho (2001, p.19). De acordo com o quadro 4, o sistema ERP abrange três áreas importantes de uma empresa: finanças, operações e recursos humanos. Para Cortês (2008) as três grandes áreas de um módulo de ERP para uma empresa são: comercial, produção e administrativo. Na área comercial Cortês (2008) apresenta seus respectivos módulos: A. Módulo de previsão de demanda: permite o cadastro e manutenção das previsões de vendas; B. módulo de pedidos: cadastro e manutenção de pedidos, controle de preços, autorização do faturamento, cadastro de datas de entrega; C. módulo de estoque de produtos: estoque de produtos acabados; módulo de expedição: indica a remessa de produtos ao cliente; D. módulo de faturamento: emissão e cancelamento de notas fiscais; E. módulo de logística externa: acompanhamento de remessas efetuadas. Na área de produção Cortês (2008) apresenta seus respectivos módulos:

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