Projeto CI. Curso: Engenharia da Computação Disciplina: Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas Professora: Carla Silva

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1 Projeto CI Curso: Engenharia da Computação Disciplina: Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas Professora: Carla Silva Recife, 28 de outubro de 2012

2 Sumário 1. Motivação Introdução: O Problema Identificado Soluções Alternativa Alternativa Alternativa Estudo da Viabilidade Operacional Estudo da Viabilidade Técnica Alternativa Alternativa Alternativa Estudo da Viabilidade de Cronograma Alternativa Alternativa Alternativa Estudo da Viabilidade Econômica Alternativa Alternativa Alternativa Análise Final das Alternativas Recomendação e Considerações Finais Apêndice A História e Visão Geral Apêndice B - Contatos e Coleta de Informações Apêndice C - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Econômica Alternativa Alternativa Alternativa Apêndice D - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Operacional Alternativa Alternativa Alternativa

3 13. Apêndice E Avaliação da Equipe

4 1. Motivação Os sistemas de informação facilitam o processo dentro da empresa. Suas atividades e tarefas são otimizadas quando os agentes envolvidos dentro da organização dispõem de um sistema que os auxiliam, tornando o cotidiano da corporação ágil, prático e eficiente. Por isso, profissionais das mais variadas áreas eliminam as atividades, antes realizadas manualmente, para que os sistemas de TI as realizem. Empresas de todos os setores buscam sistemas que se identifiquem com seu negócio para melhoramento do processo. Porém, com toda essa evolução e tecnologia que existe hoje, ainda há organizações que precisam de uma remodelagem no seu processo de negócio. A empresa precisa ter o controle sobre tudo que acontece dentro dela, como: controle de estoque, faturamento, gastos e controle de funcionários. Tendo em vista isso, empresas que trabalham com manutenção e conserto de equipamentos precisam ter um controle maior sobre transações internas. Por isso, é fundamental que possuam um sistema que diminua o retrabalho, a inconsistência de dados e informações, e aumente o controle, a segurança e a eficiência nas operações. Na manutenção e recondicionamento de computadores existe um grande volume de equipamentos e aparelhos entrando e saindo da empresa, devido a diversos tipos diferentes de peças e artefatos. Por essa razão, os gestores e colaboradores devem ter um domínio e um controle formal sobre eles, sendo essencial para o bom andamento e organização do processo da empresa. 2. Introdução: O Problema Identificado O Projeto Computadores para Inclusão - Projeto CI - consiste em receber doações de computadores e componentes de órgãos públicos e privados para serem restaurados e posteriormente entregues as escolas públicas e telecentros comunitários. Esse projeto envolve a administração federal e seus parceiros num esforço conjunto para a oferta de equipamentos de informática recondicionados, em plenas condições operacionais, para apoiar a disseminação da informática em centros comunitários. O apêndice A relata seu histórico e descreve mais detalhes de seu funcionamento. O objetivo desse projeto é criar uma rede nacional de reaproveitamento de equipamentos usados, sendo esses equipamentos recondicionados por jovens em 4

5 formação profissionalizante. Oficinas denominadas de Centros de Recondicionamento de Computadores (CRCs) estão sendo adaptadas para o processo de recepção de equipamentos usados, triagens, recondicionamentos, armazenamentos, entrega e descarte ambientalmente correto de componentes não aproveitáveis. A figura 1 ilustra o funcionamento da empresa. Figura 1. Funcionamento do Projeto CI O processo da organização começa com o recebimento dos computadores e componentes na recepção. Os equipamentos são anotados manualmente e encaminhados para o setor de estoque. Nesse setor, os equipamentos são recebidos e armazenados até que a equipe de montagem solicite algum componente. Nesse caso, o pedido é feito também manualmente ou até mesmo verbalmente, sem nenhum controle de entrada e saída dos artefatos. Além desse processo, existe uma seleção dos locais onde os computadores reaproveitados serão entregues. Quando o local é escolhido, os computadores prontos são encaminhados para a instituição pública ou telecentro selecionado. Nesse processo foram encontradas várias falhas e problemas que estão citados abaixo: O maior problema é a falta de controle do estoque. Os equipamentos recebidos e armazenados muitas vezes não são notificados. Como o processo é feito manualmente, o registro de entrada e saída de peças nem sempre é realizado. O modo como a comunicação entre os agentes é realizado causa inconsistência das informações e um possível retrabalho das equipes, já que as transações internas não são devidamente registradas. Há dificuldades na geração mensal dos relatórios, que devem ser enviados ao órgão superior sobre os locais que receberam os computadores do CRC. Existe um gargalo na arrecadação de computadores por falta de propaganda e incentivo a doação dos componentes. 5

6 Para resolver os problemas relatados anteriormente, a seguir, são listadas três soluções possíveis para melhorar o desempenho da empresa, favorecendo seus processos internos e atividades relacionadas a seu negócio. 3. Soluções 3.1 Alternativa 1 Quando o CRC recebesse uma doação de um equipamento, um funcionário responsável pelo estoque de peças faria um documento de cadastro contendo a relação de peças que este equipamento possui. Em seguida, as peças seriam enviadas para serem armazenadas no galpão de estoque. Quando um funcionário da etapa de manutenção fizesse um pedido de peça ao estoque, para fazer a montagem de um computador, um funcionário do estoque faria o documento de registro do pedido e iria localizar a peça requisitada no galpão de estoque. Encontrada a peça, ela seria enviada para a etapa de manutenção. Quando a peça fosse recebida pelo funcionário da manutenção, o mesmo encaminharia a peça para a realização de testes, para verificar suas condições de uso. Se a peça não estivesse em boas condições, ela seria descartada. Caso contrário, ela seria utilizada na montagem do computador. Quando fossem terminados a montagem e o teste deste computador, um funcionário faria um documento informando que o equipamento está pronto para ser doado. Em seguida, um conjunto de computadores seria encaminhado para as entidades selecionadas como beneficiárias. Mensalmente, seriam documentadas todas as doações realizadas pelo CRC durante este período e enviadas à coordenação do projeto CI. 3.2 Alternativa 2 A segunda alternativa propõe a criação de um sistema web que seria de uso restrito aos funcionários do CRC. O sistema seria responsável pelo controle de estoque e de fluxo das peças doadas. Quando um equipamento fosse recebido pelo CRC, seria feito um cadastro, através de uma página web, das peças que compõem esse equipamento. Se uma peça fosse requisitada por um funcionário da manutenção, seria feito um registro de pedido. Em seguida, o funcionário responsável pelo estoque localizaria a peça no galpão de estoque. Essa localização seria facilitada, pois o 6

7 responsável faria a pesquisa na página web e, se a peça requerida estivesse registrada no estoque, seria mostrada na tela do sistema a localização da mesma no galpão. Sendo encontrada a peça, ela seria enviada para a etapa de manutenção, e seria feito o registro de saída da peça. Quando a peça chegasse à etapa de manutenção, seria feita a confirmação do seu recebimento. Em seguida, seriam testadas suas condições de uso. Se a peça não estivesse em boas condições, ela seria registrada como peça danificada e seria encaminhada para restauração ou descarte. Se estivesse em boas condições, ela seria utilizada na montagem do computador. Quando fossem terminados a montagem e o teste deste computador, este seria adicionado à lista de computadores que estariam prontos para serem doados. Um conjunto de computadores seria selecionado através do sistema e encaminhado para as entidades selecionadas como beneficiárias. Sendo assim, seriam gerados automaticamente os documentos com as informações de doações, para que mensalmente fossem reportados à coordenação do projeto CI. 3.3 Alternativa 3 Uma terceira alternativa seria a implementação de um portal web. Este sistema público seria uma forma de aumentar a divulgação dos projetos de inclusão digital e estimular empresas ou pessoas físicas a fazerem doações de equipamentos usados. No portal, seriam informados os CRCs mais próximos das localidades dos doadores interessados. Este também incluiria um sistema para gerenciar todo o funcionamento do CRC. O acesso a este sistema seria restrito aos funcionários do CRC. Nele seria feito o controle de estoque de peças e o controle de fluxo dos equipamentos no CRC. 4. Estudo da Viabilidade Operacional Nesta seção, são apresentados os resultados obtidos no estudo comparativo entre as alternativas propostas no que diz à respeito à viabilidade operacional. Durante este processo, as alternativas não apenas foram avaliadas de acordo com a estrutura PIECES, como também a posição do usuário final e da gerência do sistema. Um estudo mais detalhado sobre a viabilidade operacional de cada alternativa pode ser encontrado no apêndice D. É recomendado a sua leitura, pois abaixo são mostrados apenas os resultados, e não como chegamos a esse resultado. A primeira alternativa se mostrou mais viável economicamente, por se tratar apenas de uma modelagem dos processos de negócios do CRC. Porém ela deixa a 7

8 desejar nos aspectos de performance, controle, eficiência, e a opinião do usuário final e da gerência. A segunda alternativa, é interessante com relação à performance, informação, eficiência e serviços. Mostrou-se mediana no controle, economia, usuário final e gerência. Já a terceira alternativa, se mostrou a opção mais cara das três. Porém ela leva vantagem sobre os aspectos da segunda alternativa em relação ao controle, usuário final e gerência. Ela acabou empatando com a alternativa 2 em performance, informação, eficiência e serviços. Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Performance * * * * * * * Informação * * * * * * * * Economia * * * * * * Controle * * * * * * Eficiência * * * * * * * Serviços * * * * * * * * * Usuário Final * * * * * * Gerência * * * * * * * fraco * * razoável * * * bom Assim, concluímos que a terceira alternativa apresenta-se como a mais viável do ponto de vista operacional, seguida pela segunda alternativa e por fim, pela primeira. 5. Estudo da Viabilidade Técnica Foi realizado um estudo de viabilidade técnica, para cada alternativa de solução proposta, visando analisar e verificar a praticidade destas soluções em relação às necessidades técnicas e especialistas em sua execução. 5.1 Alternativa 1 Para essa abordagem é preciso que os colaboradores do CRC sejam treinados para que toda transação interna seja documentada, seguindo um padrão pré-definido de documentação. Está alternativa não precisa de novas tecnologias, apenas padronizar a documentação para que seja mais fácil a geração dos relatórios, que serão confeccionados manualmente e enviados aos órgãos superiores em Brasília. Portanto, essa alternativa é tecnicamente viável, porém com o contraponto de 8

9 demanda para documentação, incluindo pausas no fluxo de produção do centro para manter a documentação. 5.2 Alternativa 2 Para essa abordagem é preciso um servidor interno que armazene um banco de dados, onde o sugerido foi o MySQL. Cada setor interno do centro precisa ter disponível terminais para registrar as movimentações das peças, onde foi sugerido um terminal para cada bancada da manutenção, sendo 16 unidades, um terminal para o controle de estoque e mais 4 terminais para os escritórios. E ainda, além do servidor e dos terminais, seria preciso uma impressora comum conectada em rede, uma impressora de códigos de barras no estoque e leitores de códigos de barras em cada terminal da manutenção para atualizar o status de cada peça. Também seria preciso realizar o treinamento para capacitar os funcionários no uso do novo sistema. Além disso, a aplicação precisaria ser escrita preferivelmente em Perl, pois a o CRC treina alunos com essa tecnologia, tornando as manutenções mais baratas e a alternativa tecnicamente viável. 5.3 Alternativa 3 Para a terceira alternativa é necessário um servidor web que armazene todas as informações submetidas e as torne pública para qualquer pessoa que acesse o portal e queira fazer uma auditoria. A tecnologia de desenvolvimento utilizada no portal seria a linguagem PHP, que também é ensinada para alunos do CRC. Portanto, tendo disponíveis técnicos especializados nesta tecnologia. E, também, por ser uma tecnologia consolidada essa alternativa é tecnicamente viável. 6. Estudo da Viabilidade de Cronograma 6.1 Alternativa 1 Para determinar o padrão dos processos de controle, assim como determinar a formatação dos documentos a serem preenchidos em cada fase do processo, e posterior implantação (treinamento), é necessário um mês. Esta é a alternativa mais rápida das três, pois não há necessidade de criação de software algum. 9

10 6.2 Alternativa 2 Para criar o software de controle de estoque, determinou-se que durariam dois meses. Já a instalação e configuração da rede interna e instalação dos computadores duraria quinze dias. Finalmente, a implantação do sistema e treinamento de pessoal demoraria mais um mês, totalizando três meses e meio para esta alternativa. 6.3 Alternativa 3 Esta alternativa é a que possui o maior tempo para ser concluída. Dois meses para implementação do sistema de software de controle interno, um mês para implementação do site externo (Web), quinze dias para instalação e configuração da rede interna e instalação dos computadores e outro mês para treinamento de pessoal, totalizando quatro meses e meio. Conclusão do Estudo de Viabilidade de Cronograma Dados os prazos de conclusão das três alternativas, segue abaixo as notas dadas a cada uma, com valores de 1 (ruim) a 10 (ótimo). Alternativa 1 10 Alternativa 2 5 Alternativa 3 4 Tabela 1. Viabilidade de Cronograma As alternativas 2 e 3 não possuem prazos ruins, mas foram julgadas com notas bastante inferiores, dada a comparação com a primeira alternativa que é concluída em menos de um terço do tempo das outras. 7. Estudo da Viabilidade Econômica Como o CRC é uma Organização Não Governamental (ONG) sem fins lucrativos, não há retorno financeiro do investimento feito em qualquer das alternativas sugeridas. O CRC não recebe dinheiro pelos computadores montados, nem pelos cursos oferecidos. O Governo Federal simplesmente estabelece um orçamento para a organização e paga as despesas. Logo, não faz sentido calcular tempo de payback ou ROI (Return on Investment) neste estudo. Mesmo sem ter retorno financeiro, uma 10

11 melhor eficiência do centro é cobrada por quem o financia, sendo este o principal objetivo das soluções. 7.1 Alternativa 1 Custo: Treinamento do pessoal. Benefício: Diminuição de extravios de peças do estoque em até 70%; Relatórios mais precisos e confiáveis; 7.2 Alternativa 2 Custos: Salário dos desenvolvedores do software; Aquisição de computador servidor do sistema; Aquisição de computadores terminais, com leitores de código de barras; Aquisição de impressora normal e de etiquetas de código de barras; Instalação e configuração de rede interna; Manutenção do hardware adquirido; Treinamento de pessoal; Benefícios: Diminuição de extravios de peças do estoque em até 90%; Aumento no número de computadores montados por mês em até 50%; Eliminação do esforço manual para geração de relatórios mensais; Relatórios mais precisos e confiáveis; 7.3 Alternativa 3 Custos: Salário dos desenvolvedores do software (sistema interno e página externa); Aquisição de computador servidor do sistema; Aquisição de computadores terminais, com leitores de código de barras; Aquisição de impressora normal e de etiquetas de código de barras; Instalação e configuração de rede interna; Manutenção do hardware adquirido; Treinamento de pessoal; 11

12 Servidor de hospedagem para a página externa; Benefícios: Diminuição de extravios de peças do estoque em até 90%; Aumento no número de computadores montados por mês em até 50%; Eliminação do esforço manual para geração de relatórios mensais; Relatórios mais precisos e confiáveis; Melhor comunicação com o público e potenciais doadores; Aumento no número de doações em até 50%; 8. Análise Final das Alternativas Segue abaixo a matriz de análise de viabilidade que é usada para determinar qual das alternativas é a mais viável. Viabilidade Peso Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Operacional 50% 5,0 8,0 10,0 Técnica 10% 9,0 7,0 7,0 Cronograma 10% 10,0 7,0 6,0 Econômica 30% 5,5 7,0 7,0 Final 100% 6,05 7,50 8,40 Tabela 2. Matriz de Análise de Viabilidade Como visto na tabela 2, pela análise de viabilidade e as notas a elas atribuídas, a terceira alternativa é a mais viável em relação as demais. Ela obteve vantagem na viabilidade operacional, adquirindo nota máxima e notas medianas nas demais avaliações, sendo esses os motivos pelos quais ela foi considerada a melhor alternativa. A média foi calculada considerando os pesos dados a cada viabilidade estudada. A viabilidade operacional foi considerada como o principal critério de avaliação e, por isso, ela recebeu o peso de 50%. A análise de Viabilidade Técnica obteve peso de 10%, porque todas as alternativas usam tecnologias existentes e consolidadas. Como a primeira alternativa só utiliza tecnologia na modelagem do processo, ela recebeu nota 9 por ser mais prática em relação as demais. A análise da Viabilidade de Cronograma recebeu peso de 10% porque o tempo não é um fator crítico no desenvolvimento e implantação das alternativas. A nota máxima foi dada a primeira alternativa porque ela possui um prazo menor. 12

13 Como essa organização se trata de uma ONG, ela não obtém lucro, entretanto, menos gastos são bem vindos. A análise de Viabilidade Econômica foi realizada com base nos custos do desenvolvimento de cada alternativa. 9. Recomendação e Considerações Finais Com os estudos de viabilidade expostos nesse trabalho, concluímos que a alternativa mais viável é a alternativa 3. Com o objetivo de melhorar o processo interno da ONG e ajudar a disseminar a arrecadação de computadores e componentes, a terceira alternativa é a recomendada. Ela abrange tanto o trabalho interno dos colaboradores, informatizando o processo, como também divulga o trabalho do Projeto CI para além de seus parceiros. Mesmo a alternativa 3 não obtendo todas as notas máximas, suas limitações, por exemplo, de tempo, não impediram que ela se tornasse a melhor alternativa. Com esse projeto, o Governo Federal oferece a comunidade uma oportunidade para um mundo informatizado, cheio de aprendizado e novas experiências. Com isso, é importante salientar que informatização é fundamental em qualquer instituição. 10. Apêndice A História e Visão Geral O Projeto Computadores para Inclusão foi criado em 2004 como parte da política de inclusão digital do Governo Federal. Coordenado pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão - SLTI/MP, integrou as ações do Programa Inclusão Digital, integrante do Plano Plurianual de Aplicações (PPA). Em 2011, o Projeto CI iniciou seu processo de transição para a Secretaria de Inclusão Digital, criada na estrutura do Ministério das Comunicações, no qual está sendo integrado às ações de formação e demais programas e projetos sob responsabilidade do novo órgão. Os Computadores para Inclusão - CI promove a inclusão digital e a formação de jovens de baixa renda em situação de vulnerabilidade social com a oferta de oficinas, cursos, treinamentos e outras atividades formativas, com foco no recondicionamento e manutenção de equipamentos de informática, e na conscientização ambiental sobre os resíduos eletroeletrônicos. Os cursos são oferecidos por Centros de Recondicionamento de Computadores (CRCs). 13

14 O Centro de Recondicionamento de Computadores (CRC) é o espaço físico adaptado para a formação de jovens de baixa renda no processamento de equipamentos de informática usados, de modo a deixá-los em plenas condições de funcionamento. Os CRCs oferecem oportunidade de formação profissional para pessoas que vivem em seu arredor. Nos centros, jovens aprendem na prática a testar, consertar, limpar, configurar e embalar as máquinas. Os computadores prontos são doados a telecentros, bibliotecas e escolas públicas de todo o país. 11. Apêndice B - Contatos e Coleta de Informações Tivemos nosso primeiro contato com o Centro de Recondicionamento de computadores, o CRC Recife, através de uma reportagem, achamos o projeto interessante e resolvemos realizar uma visita. A primeira visita tinha o objetivo de conhecer o projeto mais de perto. Conhecemos as dependências do centro. E, posteriormente, nos foi apresentado os professores de programação, de eletrônica e por último o administrador chefe do centro, Sávio França. Então, vimos a possibilidade de realizarmos um projeto em conjunto para melhorar a qualidade do serviço prestado pelo CRC e a capacidade de produção do Centro. Visitas posteriores foram realizadas durante uma semana para realizar o processo de análise e para a elicitação dos requisitos. Foram realizadas entrevistas abertas com responsáveis pelos setores, como o administrador auxiliar responsável pelo controle do estoque, Dimas Ferreira, e também um maior contato com as turmas em treinamento para saber a opinião deles sobre possíveis mudanças no centro. 12. Apêndice C - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Econômica 12.1 Alternativa 1 Para esta solução, o custo se resume ao salário de um mês de um analista de sistemas e o uso de computador com ferramentas de modelagem de processos de negócio. Este analista será responsável pela criação dos processos e treinamento dos stakeholders envolvidos. Para determinar o custo da utilização das ferramentas de modelagem, escolheuse a taxa de 20% ao ano de depreciação do software. Item Computador Valor (R$) R$2000,00 14

15 Sistema Operacional R$ 500,00 Ferramenta de modelagem de processos R$ 400,00 Total R$ 2900,00 Depreciação por ano (20%) R$ 580,00 Depreciação por mês R$ 48,33 Tabela 3. Custo de desenvolvimento Seguem então os custos totais para concluir esta solução, material e mão-deobra: Salário de Analista de Sistemas Júnior R$ 2.800,00 Utilização de material de desenvolvimento R$ 48,33 Total R$ 2848,33 Benefícios Como benefícios da padronização dos processos de estocagem e manutenção de computadores, o centro seria beneficiado com uma redução no número de peças extraviadas, aproveitando melhor as doações recebidas, e os relatórios gerados para as instituições que financiam o centro seriam mais confiáveis. O ganho em relação ao estado atual do centro não seria tão expressivo, visto que ainda haveria muito esforço em trabalhos manuais de documentação e controle Alternativa 2 Para desenvolver esta solução, será necessária uma equipe de três desenvolvedores e um analista de sistemas, como também uma equipe para implantação e mão-de-obra para instalar o cabeamento e dispositivos de rede. Logo, durante os primeiros dois meses de desenvolvimento, as despesas mensais seriam as seguintes: Mão-de-obra: Salário Analista de Sistemas Júnior R$ 2800,00 Salário Desenvolvedor Perl 1 R$ 2300,00 Salário Desenvolvedor Perl 2 R$ 2300,00 Salário Desenvolvedor Perl 3 R$ 2300,00 Total mensal R$ 9700,00 15

16 Tabela 4. Mão de Obra Utilização de hardware e software: Item Qtd. Valor unitário (R$) Valor total (R$) Computador , ,00 Sistema Operacional 4 300, ,00 Ferramentas de desenvolvimento* 3 0,00 0,00 Ferramentas de modelagem 1 400,00 400,00 Total ,00 Custo anual (20%) ,00 Custo mensal ,00 Tabela 5. Hardware e Software *As ferramentas escolhidas para desenvolvimento do sistema são gratuitas. Ao fim destes dois meses o sistema de controle interno estaria pronto. No terceiro mês, haveria aquisição e instalação da nova infraestrutura, como descrito na tabela abaixo: Custo de instalação de infraestrutura: Item Qtd. Valor unitário (R$) Valor total (R$) Servidor , ,00 Computadores terminais , ,00 Cabeamento de rede - 220,00 220,00 Switch 1 220,00 220,00 Modem roteador 1 200,00 200,00 Total ,00 Tabela 6. Instalação de infraestrutura Logo, os custos divididos por cada mês seriam os seguintes: Primeiro mês: Mão de obra R$ 9700,00 16

17 Utilização de material R$ 160,00 Total R$ 9860,00 Segundo mês Mão de obra R$ 9700,00 Utilização de material R$ 160,00 Total R$ 9860,00 Terceiro mês: Investimento em infraestrutura R$ 35140,00 Mão de obra para instalação R$ 2500,00 Treinamento feito pelo Analista de Sistemas (15 dias) R$ 1400,00 Total R$ 39040,00 Quarto mês: Treinamento feito pelo Analista de Sistemas (15 dias) R$ 1400,00 Custo de manutenção da infraestrutura (mensal) R$ 585,66 Total R$ 1985,66 Meses seguintes: Custo de manutenção da infraestrutura (mensal) R$ 585,66 O custo de manutenção foi calculado tomando como base a depreciação de 20% ao ano do valor do patrimônio em infraestrutura adquirido: Valor do patrimônio em infraestrutura R$ 35140,00 Custo de manutenção (20% ao ano) R$ 7028,00 Benefícios 17

18 Agora, com um sistema computacional que guarda todos os dados sobre peças recebidas, assim como destino de cada uma (descarte ou computador montado e doado), o centro possui relatórios muito mais ricos, precisos e confiáveis, aumentando a satisfação dos seus financiadores. Além disso, a produção do centro aumenta bastante, devido à eliminação de diversos passos que eram realizados manualmente Alternativa 3 Para esta solução, será necessária uma equipe de desenvolvimento Web Back- End em PHP, um analista de sistemas, um desenvolvedor Web Front-End e instalação de infraestrutura para implantar o sistema de controle interno. Durante os primeiros dois meses, seriam necessários três desenvolvedores back-end, um desenvolvedor front-end e um analista de sistemas para implementar o sistema de controle interno: Mão-de-obra: Salário Analista de Sistemas Júnior R$ 2800,00 Salário Desenvolvedor Back-End (PHP) R$ 2200,00 Salário Desenvolvedor Back-End (PHP) R$ 2200,00 Salário Desenvolvedor Back-End (PHP) R$ 2200,00 Salário Desenvolvedor Front-End R$ 2100,00 Total mensal R$ 11500,00 Tabela 7. Mão de Obra Durante estes dois meses, os desenvolvedores fariam uso dos seguintes materiais: Utilização de hardware e software: Item Qtd. Valor unitário (R$) Valor total (R$) Computador , ,00 Sistema Operacional 5 300, ,00 Ferramentas de desenvolvimento* 3 0,00 0,00 18

19 Ferramenta de design gráfico 1 120,00 120,00 Ferramenta de modelagem 1 400,00 400,00 Total ,00 Custo anual (20%) ,00 Custo mensal ,33 Tabela 8. Hardware e Software *As ferramentas escolhidas para desenvolvimento back-end são gratuitas. Após este período, seria iniciado o desenvolvimento do site externo, que duraria um mês e que necessitaria de menos desenvolvedores: dois desenvolvedores backend, outro front-end e nenhum analista de sistemas. Mão-de-obra: Salário Desenvolvedor Back-End (PHP) R$ 2200,00 Salário Desenvolvedor Back-End (PHP) R$ 2200,00 Salário Desenvolvedor Front-End R$ 2100,00 Total mensal R$ 6500,00 Tabela 9. Mão de Obra Durante este mês, os desenvolvedores fariam uso dos seguintes materiais: Utilização de hardware e software: Item Qtd. Valor unitário (R$) Valor total (R$) Computador , ,00 Sistema Operacional 3 300,00 900,00 Ferramentas de desenvolvimento* 2 0,00 0,00 Ferramenta de design gráfico 1 120,00 120,00 Total ,00 Custo anual (20%) ,00 Custo mensal ,00 19

20 Tabela 10. Hardware e Software *As ferramentas escolhidas para desenvolvimento back-end são gratuitas. Com o sistema de controle interno e site externo prontos, haveria aquisição e instalação da nova infraestrutura, idêntica à da alternativa 2, como descrito na tabela abaixo: Custo de instalação de infraestrutura: Item Qtd. Valor unitário (R$) Valor total (R$) Servidor , ,00 Computadores terminais , ,00 Cabeamento de rede - 220,00 220,00 Switch 1 220,00 220,00 Modem roteador 1 200,00 200,00 Total ,00 Tabela 11. Instalação de infraestrutura E para possuir um site para o público há os seguintes custos: Domínio.com.br 30,00/ano 2,50/mês Hospedagem 238,80/ano 19,90/mês Total 268,80/ano 22,40/mês Logo, os custos divididos pelos meses de desenvolvimento seriam os seguintes: Primeiro mês: Mão de obra R$ 11500,00 Utilização de material R$ 200,33 Total R$ 11700,33 Segundo mês: Mão de obra R$ 11500,00 Utilização de material R$ 200,33 Total R$ 11700,33 Terceiro mês: 20

21 Mão de obra R$ 6500,00 Utilização de material R$ 117,00 Total R$ 6617,00 Quarto mês: Investimento em infraestrutura R$ 35140,00 Mão de obra para instalação R$ 2500,00 Treinamento feito pelo Analista de Sistemas (15 dias) R$ 1400,00 Custos do site externo (mensal) R$ 22,40 Custo de manutenção da infraestrutura (mensal) R$ 585,66 Total R$ 39648,06 Quinto mês: Treinamento feito pelo Analista de Sistemas (15 dias) R$ 1400,00 Custos do site externo (mensal) R$ 22,40 Custo de manutenção da infraestrutura (mensal) R$ 585,66 Total R$ 2008,66 Meses seguintes: Custos do site externo (mensal) R$ 22,40 Custo de manutenção da infraestrutura (mensal) R$ 585,66 Total R$ 608,06 O custo de manutenção foi calculado tomando como base a depreciação de 20% ao ano do valor do patrimônio em infraestrutura adquirido: Valor do patrimônio em infraestrutura R$ 35140,00 Custo de manutenção (20% ao ano) R$ 7028,00 Benefícios Com esta alternativa, o centro não só aumenta a sua produtividade, satisfaz melhor seus financiadores com relatórios mais ricos, precisos e confiáveis, como também se relaciona melhor com seu público, possuindo um site para divulgação dos 21

22 seus serviços e cursos. O que aumentaria o número de doações de peças, e aumentaria a visibilidade do centro, possivelmente trazendo mais investimentos. Conclusão do Estudo de Viabilidade Econômica Na tabela abaixo, julgamos cada solução com duas notas de 1 a 10, uma para o custo e outra para os benefícios. A nota final deste estudo é a média aritmética entre estas duas notas. Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Primeiro mês R$ 2848,33 R$ 9860,00 R$ 11700,33 Segundo mês R$ 0,00 R$ 9860,00 R$ 11700,33 Terceiro mês R$ 0,00 R$ R$ 6617, ,00 Quarto mês R$ 0,00 R$ 1985,66 R$ 39648,06 Quinto mês R$ 0,00 R$ 585,66 R$ 2008,66 Total de custo R$ 2848,33 R$ 51471,32 R$ 71674,38 Nota Tabela 12. Comparação de custos Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Nota Tabela 13. Comparação de benefícios Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Média 5,5 7,0 7,0 Tabela 14. Comparação final 22

23 13. Apêndice D - Detalhamento do Estudo de Viabilidade Operacional Nesta seção faremos um estudo detalhado da viabilidade operacional das três alternativas, considerando a estrutura PIECES, a avaliação do usuário final e da gerência em relação à implementação do sistema Alternativa 1 Performance - Quanto à vazão (throughput), essa alternativa se mostra ineficiente, pois para cada etapa do processo, os funcionários deveriam preencher à mão vários documentos como o de cadastro de peças, recebimento do kit de peças da montagem, no qual muitas informações repetem-se com frequência. De maneira semelhante, o tempo de resposta para a consulta de peças no estoque seria inadequado, pois o operador de estoque deveria procurar em um grande volume de dados, a disponibilidade da peça. Informação - As informações fornecidas por um controle manual estão mais suscetíveis à inconsistências, devido a uma maior dificuldade de atualizar os status de uma peça, ou uma máquina que esteja sendo montada. O tempo para consultas, geração de relatórios para a coordenação do CRC, seria elevado. Economia - Os custos relativos ao um controle manual de todo o processo seriam relativamente pequenos, devido apenas à uma remodelagem nos processos de negócio da empresa. A análise econômica completa desta alternativa pode ser visualizada através do seu Estudo de Viabilidade Econômica. Controle - Essa alternativa trás um nível médio de segurança e corretude nas informações, pois cada etapa do processo é documentada. Porém, para garantir uma maior segurança nas informações, é necessário que apenas as pessoas credenciadas para manipular cada tipo de documento possam ter acesso aos mesmos. Eficiência - Por se tratar de um método manual, esta alternativa é menos eficiente que as demais, pois em alguns momentos, os funcionários devem pausar suas atividades para manter toda a documentação atualizada, além do grande esforço necessário para extrair informações úteis à coordenação do CRC. 23

24 Serviços - Caso aconteça alguma mudança nos processos do CRC, seria necessário apenas de uma remodelagem do processo de negócios para as partes afetadas. Logo, podemos dizer que ela é flexível. Para o usuário final esse sistema, seria ineficiente, pois seria necessário um grande volume de trabalho manual, ao documentar o processo de aquisição de doações, expedição de peças à montagem. Já para a gerência esse sistema não seria eficiente no sentido de fazer o levantamento de informações úteis a relatórios a serem expedidos ao governo, sendo necessário um grande esforço e tempo para isso Alternativa 2 Performance - Quanto à vazão (throughput), essa alternativa se mostra eficiente, pois no cadastro de peças, por exemplo, muitas informações se repetem, e isso poderia ser otimizado usando um sistema web de controle. O tempo de resposta do sistema se mostra satisfatório, pois o acesso à informação estaria disponível em tempo real. Informação - Como nesta alternativa os dados estariam armazenados numa Base de Dados, teríamos uma garantia na qualidade da informação, estando sempre atualizadas, integradas, e com um tempo de resposta adequado. Economia - Os custos relativos a esta alternativa constituem-se basicamente no desenvolvimento de um sistema web para o controle dos processos internos e a aquisição dos equipamentos de infraestrutura necessários para a implantação. Em contrapartida, os processos seriam mais automatizados, necessitando de menos funcionários para geri-lo. A análise econômica completa desta alternativa pode ser visualizada através do seu Estudo de Viabilidade Econômica. Controle - Como as informações sobre o estoque das peças, e o fluxo das mesmas durante o processo de montagem de computadores, estão registradas no sistema, apenas por pessoas credenciadas para tais atividades, o controle de informação seria eficaz, podendo evitar fraudes no sistema, como o desvio de peças. Eficiência - Por se tratar de um método eletrônico, através de um sistema web, os recursos seriam utilizados ao máximo, deixando que atividades mais mecânicas, como o levantamento de um relatório, fossem executadas pelo sistema. Com isso, alguns funcionários poderiam ser alocados para outras áreas, ou até mesmo poderia haver uma redução no número de pessoas. 24

25 Serviços - Caso aconteça alguma mudança nos processos do CRC, seria necessário apenas de uma alteração no sistema web e um novo treinamento para as novas funcionalidades do sistema. Logo, podemos dizer que ela é uma solução flexível. Para o usuário final esse sistema, seria eficiente, pois seria necessário o processo de cadastro de aquisição de peças seria mais rápido, assim como uma consulta da disponibilidade de uma peça no estoque. Já para a gerência esse sistema seria útil ao ter todo o controle das peças no estoque, assim como o funcionário responsável pela montagem dos computadores, e também seria possível fazer um relatório de maneira rápida e consistente Alternativa 3 Performance - Quanto à vazão (throughput), essa alternativa se mostra eficiente, pois no cadastro de peças, por exemplo, muitas informações se repetem, e isso poderia ser otimizado usando um sistema web de controle. O tempo de resposta do sistema se mostra satisfatório, pois o acesso a informação estaria disponível em tempo real. Informação - Como nesta alternativa os dados estariam armazenados numa Base de Dados, teríamos uma garantia na qualidade da informação, estando sempre atualizadas, integradas, e com um tempo de resposta adequado. Economia - Os custos relativos à esta alternativa constituem-se basicamente no desenvolvimento de um sistema para o controle dos processos internos, e portal web e a aquisição dos equipamentos de infraestrutura necessários para a implantação. Em contrapartida, os processos seriam mais automatizados, necessitando de menos funcionários para geri-lo. Existiria também um aumento tanto na produtividade e no volume de doações. A análise econômica completa desta alternativa pode ser visualizada através do seu Estudo de Viabilidade Econômica. Controle - Como as informações sobre o estoque das peças, e o fluxo das mesmas durante o processo de montagem de computadores, estão registradas no sistema, apenas por pessoas credenciadas para tais atividades, o controle de informação seria eficaz, podendo evitar fraudes no sistema, como o desvio de peças. Outro benefício é que através do portal, a população em geral poderia ter acesso à algumas informações, podendo visualizar informações a respeito das doações e do processo de recondicionamento, fazendo uma espécie de auditoria. Eficiência - Por se tratar de um método eletrônico, através de um sistema web, os recursos seriam utilizados ao máximo, deixando que atividades mais mecânicas, como 25

26 o levantamento de um relatório, fossem executadas pelo sistema. Com isso, alguns funcionários poderiam ser alocados para outras áreas, ou até mesmo poderia haver uma redução no número de pessoas. Serviços - Caso aconteça alguma mudança nos processos do CRC, seria necessário apenas de uma alteração no sistema web e um novo treinamento para as novas funcionalidades do sistema. Logo, podemos dizer que ela é uma solução flexível. Para o usuário final esse sistema, seria eficiente, pois o processo de cadastro de aquisição de peças seria mais rápido, assim como uma consulta da disponibilidade de uma peça no estoque, bem como divulgação dos CRC mais próximos para um doação, além de ter informação relativas a transparência no processo de recondicionamento de computadores. Já para a gerência, esse sistema seria útil ao ter todo o controle das peças no estoque, assim como o funcionário responsável pela montagem dos computadores, também seria possível fazer um relatório de maneira rápida e consistente, e com uma maior divulgação, maior o número de doações, e de jovens interessados a participar do programa, aumentado assim, a produtividade do CRC. 13. Apêndice E Avaliação da Equipe 26