Performance de processos sob olhar do Lean Office na indústria: o caso da Tupy S/A Samuel Dagostin Galdino

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2 Performance de processos sob olhar do Lean Office na indústria: o caso da Tupy S/A Samuel Dagostin Galdino Coordenador Educação Corporativo - Tupy

3 VISÃO GERAL DA TUPY Líder Global de mercado de blocos e cabeçotes de ferro para motores e líder nacional de conexões em ferro maleável e perfis contínuo de ferro Presença Global : Manufatura, clientes e segmentos de mercado Referência em engenharia e relacionamentos a longo prazo com clientes em mais de 40 países Joinville Mauá Fábricas Ramos Arizpe Saltillo Escritórios funcionários R$ 3,7 bi de faturamento em

4 VISÃO GERAL DA TUPY MOVIMENTAÇÃO DE CARGA 1

5 VISÃO GERAL DA TUPY 1

6 VISÃO GERAL DA TUPY Transporte de Carga Infraestrutura e Investimentos Construção Pesada Veículos Utilitários (Pequenas empresas, Construção residencial, Reformas, etc) Mineração Construção Leve Óleo & Gás Operações Portuárias Caminhões médios & pesados Motores estacionários Plataformas elevatórias

7 VISÃO GERAL DA TUPY Agricultura Outros Manuseio de carga & frete Colheitadeiras Motores marítimos Implementos Tratores Transporte de grãos Defesa

8 VISÃO GERAL DA TUPY funcionários 1

9 DEFINIÇÃO DOS PROCESSOS Critérios de definição Processos eleitos Com relevância direta para o negócio PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOS Onde já havíamos identificado demanda de reestruturação Áreas onde o líder se engajou com o projeto PROGRAMA DE APRENDIZAGEM 5 s implantado CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA

10 LEAN OFFICE Caso Tupy Motivações PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS RH SAÚDE Alto volume de processos admissionais, demandas repentinas, grau de risco elevado. PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH EDUCAÇÃO Relevância do programa de aprendizagem, oportunidades de carreira, alto volume de trabalho concentrado, riscos legais. Expectativas Maior agilidade, segurança e assertividade no processo de contratação; Reduzir o risco legal, o volume de trabalho e melhorar a assertividade do processo de gestão de aprendizes CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA FINANCEIRO Baixo ciclo de conversão de caixa Aumentar o ciclo de conversão de caixa

11 VISÃO GERAL War Room

12 Lean Office: PROCESSO ADMISSÃO DE FUNCIONÁRIOS RH Gestão Saúde GESTÃO DE SAÚDE R&S RECEPÇÃO EQUIPE FULL TIME EQUIPE DE APOIO Analista RH Sponsor: Cordenadora RH Médico Trabalho Sponsor: Gerente RH MÉDICOS FORNECEDORES Clínica (Parceiro comercial) Laboratórios (Parceiro comercial) Coordenadora RH Saude Sponsor: Gerente RH Saude ENFERMAGEM / EXAMES Coordenadora RH Saude Sponsor: Gerente RH Especialista TI Especialista TI TI

13 Lean Office: PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH - Educação Corporativa Analista RH RH BACKOFFICE Analista RH RH REMUNERAÇÃO EQUIPE FULL TIME Sponsor: Coordenador RH SENAI Coordenadora do Programa de Aprendizagem Sponsor: Coordenador RH RH EDUCAÇÃO Analista RH Sponsor: Coordenador RH 1

14 Lean Office: CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA(PMP) Financeiro GESTÃO DE SAÚDE EQUIPE FULL TIME PMO CONTROLES E COMPLIANCE Especialista Logistica Sponsor: Coordenador Suprimentos FINANCEIRO Especialista Financeiro Sponsor: Coordenadora Finanças COMPRAS INDIRETAS Analista Suprimentos Sponsor: Coordenador Suprimentos CPF Analista Recebimento Sponsor: Coordenadora Comex EQUIPE DE APOIO CONTROLADORIA Analista Controladoria Sponsor: Coordenador Controladoria Analista TI TI

15 MITOS E VERDADES

16 PROJETO LEAN OFFICE: PROCESSO ADMISSÃO FUNCIONÁRIOS RH Gestão Saúde ESCOPO: Pré-Cadastro no Nexo até o arquivamento da documentação legal KPO: Coordenadora RH Saude INDICADORES: Lead time do processo Tempo do candidato no Ambulatório Aumento de capacidade Redução do volume Redução do volume de papel sendo de papel impresso e impresso e circulando circulando Mapeamento do fluxo atual 4 dias Timeline 9/out 1 semana 12/out 30/out 1 semana 02/nov 1

17 PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH Educação Corporativo ESCOPO: Contratação, Avaliação de Desempenho, Término do Contrato KPO: Analista RH T&D INDICADORES: Convocações X Participações Taxa de Desempenho nas Avaliações % Efetivações Redução Pesquisa do volume de Satisfação de papel sendo impresso (Padrinhos e circulando e Jovens) Timeline 9/out 1 semana 12/out 30/out 1 semana 02/nov 1

18 PROJETO LEAN OFFICE: CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA Financeiro ESCOPO: Eliminar os desperdícios de tempo (dias) no fluxo de pagamento aos fornecedores, aumentando os dias do Prazo Médio de Pagamento (PMP) KPO: Especialista Logística INDICADORES: Prazo entre a emissão da NF e a efetivação da nota fiscal no sistema Prazo entre a efetivação da nota fiscal e o pagamento Prazo Médio Pagamento PMP (dias) Timeline 9/out 1 semana 12/out 30/out 1 semana 02/nov

19 PROJETO LEAN OFFICE: PROGRAMA DE APRENDIZAGEM Modelo Macro Apresentação Programa Programa Jovem Aprendiz Tupy Modelo Tupy Contrato de 01 ano; Jovem Aprendiz (18 à 24 anos); Jornada Integral Compartilhada (04 horas empresa + 04 horas instituição ensino) Cursos de Aprendizagem: Assistente Administrativo, Processos de Qualidade em Metalurgia e Caldeiraria. Dados do Programa Indicadores 2017 Cota Cota Redução Cota 23% Cota Legal % Efetivação Efetivações Aumento % 52% % Aproveitamento* Aproveitamento 40% 40% * O % Aproveitamento é calculado sob o número de aprendizes que encerraram o contrato na data fim. 1

20 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Detalhamento processo Subprocessos/Etapas 1. Pré Seleção RH Remuneração e e Benefícios RH Comunicação e Resp. Social RH Treinamento (Gestão Programa) 2. Seleção Parceiro Senai RH Gestão de Saúde RH Treinamento (Gestão Programa) 3. Admissão e Integração Parceiro Senai RH Back Office RH Treinamento (Gestão Programa) Planejamento de Materiais Suprimentos Almoxarifado Área / Padrinho Jovem Aprendiz 4. Gestão Aprendizes Parceiro Senai RH Treinamento (Gestão Programa) Área / Padrinho Jovem Aprendiz Encerramento e Efetivação 5. RH Remuneração e Benefícios RH Treinamento (Gestão Programa) RH Back Office RH Gestão de Saúde RH Consultores Área / Padrinho Jovem Aprendiz 1 Externo Sindicato

21 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Mapa de fluxo atual fotos 1

22 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Árvore realidade atual 1

23 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Analise Causa Efeito Causa raiz Dados incompletos nas Notas Fiscais Processo elaborado de forma incorreta Falta de orçamento Limitação do sistema Morosidade nas aprovações Efeitos Aumento do lead time do processo Dificuldade no planejamento (fluxo de caixa) Atraso no pagamento Gasto de tempo com retrabalhos Juros / Multas / Protestos Descontentamento do fornecedor (ameaça de bloqueio de fornecimento) Falha na comunicação interna Cadastro desatualizados Falta de treinamento

24 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Novo mapa fluxo Novo Fluxo Etapa 1 OBRIGADO! ESCOPO:

25 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Novo mapa fluxo Novo Fluxo Etapa 2

26 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Novo mapa fluxo Novo Fluxo Etapa 3

27 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Plano Ação Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status 1 Prazo de aprovação de requisição de compra e pedido de compra elevados ocasionando impacto no PMP Rever os critérios de aprovação de Requisição de Compra e Pedido das contas de pagamento obrigatório (gás, energia elétrica, água, plano de saúde, etc...) Alterado forma de aprovação via orçamento anual Concluído com ressalvas 2 Cadastro incorretos Revisar cadastros e alteração em massa quando necessários nos materiais DIEN (5000*) na REGINFO (onde o cadastro tinha Materiais cadastrados com 5000*) Concluído 3 Quando as notas QM são efetivadas, não existe local para consulta Elaborar relatório de tela de consulta ou relatório com extrato de efetivação de notas QM (controle orçamentário) Liberado o relatório de consulta de tela Concluído

28 LEAN OFFICE - ETAPAS BÁSICAS Plano Ação Pontos de Impactos Apontados pela Equipe do Lean Office Nr. Ponto de Fragilidade Descrição Resumida Status 6 Retrabalhos da área da Controladoria Elaborar e ministrar treinamento para compradores sobre IVA (Serviços) Concluído

29 RESULTADOS FINAIS Expectativas PROCESSO ADMISSIONAL DE FUNCIONÁRIOS RH SAÚDE Necessitávamos mais agilidade, segurança e assertividade no processo de contratação; PROGRAMA DE APRENDIZAGEM RH EDUCAÇÃO Reduzir o risco legal, o volume de trabalho e melhorar a assertividade do processo de gestão de aprendizes Resultados Redução 55% tempo permanência no ambulatório Agilidade Produtividade Otimização de agenda Comprometimento Engajamento Desburocratização (Processos digitais) Definição papéis e responsabilidades Comprometimento Transparência Gestão Conhecimento CICLO DE CONVERSÃO DE CAIXA FINANCEIRO Aumentar o ciclo de conversão de caixa Aumento PMP de 21 para 25 dias Diminuição substancial retrabalho Otimização processos Melhoria relação fornecedores Diminuição custos (multas, atrasos, etc.) 1

30 Mudanças Processo AVALIAÇÃO CENÁRIO RISCOS PREVISTOS DESAFIOS MONITORADOS Imprevisibilidade da demanda Dedicação e tempo para o projeto Processo x essência do trabalho Alinhamento com a estratégica Ineditismo das soluções Resultado mensurável e evidente Postos multitarefa Escolha dos processos Variabilidade Trabalho Plano de comunicação

31 PRINCIPAIS GANHOS LEAN OFFICE RESULTADOS CHECK RESULTADOS Resultados Concretos mensuráveis Engajamento e Motivação Formação de multiplicadores e embaixadores Redução de conflitos (Clima Organizacional) Agilidade Melhoria continua natural

32 OBRIGADO!