SISTEMA DE MONITORAMENTO DE REQUISITOS LEGAIS SGA E SGSSO SYMLEX

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1 SISTEMA DE MONITORAMENTO DE REQUISITOS LEGAIS SGA E SGSSO SYMLEX Manual do Usuário Março/2011 V7

2 SISTEMA DE MONITORAMENTO AOS REQUISITOS LEGAIS SGA E SGSSO DO SYMLEX MANUAL DE USUÁRIO A KEYASSOCIADOS atua com o objetivo de fornecer soluções sustentáveis, envolvendo novos métodos, práticas e competências que maximizem os aspectos econômico, social e ambiental de seus clientes, em bases sólidas e permanentes. O diferencial da KEYASSOCIADOS é atribuído à competência e à variedade das especialidades da equipe; à satisfação dos clientes; à qualidade e à agilidade dos processos; à eficiência dos sistemas de gestão e à rede de contatos. Desde ano em que a empresa iniciou suas atividades - houve um aumento significativo da equipe de colaboradores cujo espectro de profissionais garante a KEYASSOCIADOS rapidez e excelência no atendimento às demandas, já que cada trabalho é pensado por uma força conjunta composta por profissionais de diferentes segmentos de mercado. A KEYASSOCIADOS pratica grande parte das técnicas e metodologias aplicadas aos clientes. Como exemplo, a empresa foi uma das primeiras companhias no Brasil e no mundo a adotar um Sistema de Gestão Integrado, englobando certificação nacional e internacional na ISO 9001, ISO e OHSAS

3 UNIDADE/DEPARTAMENTO DE NEGÓCIO SMS (Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional) A Unidade/departamento de Negócios SMS (Segurança, Meio Ambiente e Saúde Ocupacional) tem como principal missão, oferecer às empresas capacitação e assessoria na implantação de metodologias e ferramentas para a melhoria da gestão ambiental e de segurança e saúde ocupacional, visando o atendimento às partes interessadas, atendimento às legislações, melhoria da imagem organizacional, satisfação dos funcionários e conseqüente retorno dos investimentos aos acionistas. Nossa equipe planeja e executa os serviços de assessoria utilizando, conforme necessário, referenciais nacionais ou internacionais, tais como NBR ISO 14001, OHSAS 18001, PRODIR, SASSMAQ, regras do OIT, Transqualit Green e adequação legal (legislações ambientais, trabalhistas, NR s e demais regulamentos), dentre outros. A Unidade/departamento de Negócios SMS atende às necessidades dos mais diversos gêneros de empresas, em termos de governança (limitadas ou S.A.), segmento (energia, agrícolas, industriais ou prestadoras de serviço) e porte. A implantação das soluções sempre procura a forma mais eficaz na medida do possível sempre integrando com outros sistemas existentes e gerando valor na forma de retorno financeiro de curto, médio ou longo prazo. Alguns produtos oferecidos pela Unidade/departamento de Negócios SMS: Implantação de Sistema de Gestão SMS para atendimento aos requisitos do Sistema Portal da Petrobrás Implantação de Sistema de Gerenciamento Ambiental para atendimento a norma BS 8555 Desenvolvimento e implantação de Projetos de Ecoeficiência Implantação de Sistemas de Gestão conforme NBR ISO Mudanças Climáticas Parte 1: Especificação e orientação a organizações para quantificação e elaboração de relatórios de emissões e remoções de gases de efeito estufa Diagnóstico Ambiental e/ou de Segurança e Saúde Ocupacional Inicial Identificação e avaliação dos aspectos e impactos ambientais Avaliação de Conformidade Legal (Ambiental e/ou de Segurança e Saúde Ocupacional) 3

4 Identificação, estudo e atualização de legislações ambientais e/ou de Segurança e Saúde Ocupacional aplicáveis à empresa, através da implantação do Sistema de Monitoramento de Requisitos Legais SYMLEX Implantação do Sistema de Gestão Ambiental visando Certificação NBR ISO Auditoria interna e de segunda parte (fornecedores) de SGA/SGSSO/SGI Diagnóstico independente para avaliação do SGA / SGSSO Esse documento tem caráter informativo para ser utilizado somente em treinamento do Sistema sendo propriedade da KEYASSOCIADOS, portanto não pode ser copiado ou usado para outros fins sem autorização. 4

5 ÍNDICE 1.Sistema de Monitoramento de Requisitos Legais SYMLEX Características do Sistema Segurança de informações Requisitos necessários para navegação Navegação pelo SYMLEX Acesso pelo cadastro (login, senha) Módulos Página Inicial / Calendário de Pendências Configurações Monitoramento de Requisitos Legais a Unidade Temas Aspectos Dispositivo Legal Aplicabilidade Conformidade e Evidências Data de Verificação e Data de Validade Salvar e Voltar e Versão em Relatório b - Ferramentas de auxílio à navegação Estatísticas Filtro Canal de relacionamento Sair do Sistema

6 1. Sistema de Monitoramentos de Requisitos Legais SYMLEX O sistema de Monitoramento dos Requisitos Legais é uma ferramenta on line desenvolvida para auxiliar as empresas no conhecimento e controle de atendimento as legislações aplicáveis, sejam elas ambientais ou de SSO, conforme a necessidade do cliente. Este sistema se aplica a empresas que tenham como objetivo o atendimento pleno a todas as legislações ambientais e de SSO aplicáveis ao seu negócio em todos os seus âmbitos (federal, estadual e municipal), bem como àquelas empresas que já possuam sistemas de gestão implantados ou em fase de implantação. As principais funcionalidades deste sistema são: disponibilização da informação completa acerca das legislações aplicáveis (texto na íntegra conforme publicado em Diários Oficiais) e de monitoramentos que facilitam o atendimento aos requisitos estabelecidos, e atualização mensal destes requisitos legais (novos requisitos ou requisitos alterados). 2. Característica do Sistema (SYMLEX) São características do SYMLEX: Cadastramento de diferentes níveis de usuários (administrador, gerenciador, leitor); Agrupamento das legislações em temas (resíduos, recursos hídricos, etc.); Fornecimento dos monitoramentos necessários ao atendimento das legislações; Sistema de avisos sobre vencimento das licenças legais e controle de prazos; Relacionamento direto com equipe especializada para esclarecimento de dúvidas; Exportação dos dados para ferramentas de leitura (excel) e Fornecimento de Certificado de Segurança SSL e backup de todas as informações. 6

7 3. Segurança de informações O SYMLEX é segurado pelo SSL (Secure Sockets Layer), prevenindo assim que os dados trafegados possam ser capturados ou mesmo alterados entre o curso do navegador e o site garantindo o sigilo das informações. O SSL é uma tecnologia de segurança que é comumente utilizada para codificar os dados trafegados entre o computador do usuário e um Website. No caso de navegadores browsers (como Internet Explorer, por exemplo), esse processo é identificado na barra de endereços (através de um cadeado à direita do site digitado), no qual o acesso ao site passa a ser https:// (no lugar do padrão), caracterizando assim uma conexão segura, conforme Figura 01. Figura 1 Para ter acesso ao Protocolo de Segurança SSL é só clicar duas vezes no cadeado padrão, o qual exibirá o Certificado de Segurança SSL, conforme Figura 2. Figura 2 7

8 Outra medida de segurança adotada é a geração de um Backup contendo todas as informações do sistema em um banco de dados referente às unidades. O Backup somente é gerado semanalmente e fornecido quando solicitado ao responsável da unidade. 4. Requisitos necessários para navegação Como o SYMLEX é um sistema on line, é necessário que o usuário tenha um micro computador, acesso à Internet e navegador compatível, tais como Internet Explore 7.0 ou Mozila Firefox 2.0, ou superiores. 5. Navegação pelo SYMLEX O acesso para o Sistema de Monitoramento dos Requisitos Legais SYMLEX é realizado por meio do site: https://. 5.1 Acesso pelo cadastro (login e senha) O login e a senha são fornecidos previamente para cada usuário, sendo os mesmos definidos a partir das escolhas de cada gerente das unidades. As restrições quanto ao acesso também são definidas pelos administradores da empresa. A KEYASSOCIADOS fornece três níveis de acesso (Figura 3), sendo: Administrador gerenciamento corporativo * Responsável pelo gerenciamento corporativo. Este usuário tem acesso a todas as unidades, visualiza as validação e evidências registradas nas mesmas, além de visualizar a ferramenta estatística geral. * Acesso e controle de todos os usuários da empresa que utilizam o sistema; * Visualização do relatório gerencial, quando solicitado. Este contém dados como: - Requisitos validados e não validados; - Requisitos validados sem evidências de atendimento; - Verificações/licenças vencidos e a vencer. 8

9 - Ações corretivas pendentes - Ações preventivas pendentes Gerenciador responsável pelo gerenciamento da unidade/departamento (senhas diferentes - uma para cada gerenciador de unidade). Este usuário deverá: *Fornecer legislações, diretrizes e outras informações já identificadas e necessárias à execução dos serviços; *Fornecer a planilha com os aspectos e impactos da unidade/departamento para ser inserida no sistema; *Preencher e manter os registros e evidências atualizados, validar todas as pendências (opcional para novo nível de acesso); *Entrar em contato, através do canal de relacionamento, sempre que surgir dúvidas do sistema ou da verificação do atendimento legal. Visualizador com permissão de leitura somente. Para este nível de acesso, o gerenciador da unidade pode solicitar um acesso que permite a visualização de outras unidades de atividades similares. Figura Módulos A navegação pelo Sistema é realizada através de módulos, localizados no canto superior direito da página. São eles: 9

10 Início / Página Inicial Configurações Monitoramento de Requisitos Legais Canal de Relacionamento Sair do Sistema Página inicial / Calendário de pendências Esta página mostra o calendário de pendências referentes aos registros preenchidos dos monitoramentos. Este calendário estático indica uma semana anterior à data atual (destacada de amarelo) e quatro semanas posterior. Quando há ações pendentes referentes ao monitoramento de algum requisito legal, o Sistema avisa o dia em que esta pendência irá vencer, além do tema e assunto ao qual se refere. Sempre que for inserida uma data de validade no registro do atendimento ao monitoramento, este irá ser gravado no sistema e quando a data estiver próxima, o calendário irá alertar (Figura 4). O administrador visualiza as pendências de todas as unidades atendidas pela KEYASSOCIADOS. No caso de acesso com senha de gerenciador, no calendário aparecem somente as pendências relativas à respectiva unidade. Sempre que a pendência for sanada, esta é retirada automaticamente do calendário. As pendências apontadas no CALENDÁRIO são direcionadas para que quando clicadas abram a página referente aos monitoramentos em questão. 10

11 Figura 4 Outra ferramenta desenvolvida e estruturada no SYMLEX é de alerta de pendências é comunicação com antecedência através do sistema de avisos (via ) das pendências, dos prazos e informações do acompanhamento para o atendimento aos requisitos legais, aos envolvidos. Este aviso via acontecerá em duas datas: um trinta dias antes ao vencimento da pendência e outro quinze dias antes. Os usuários que devam receber as notificações serão determinados pelo administrador Configurações No módulo CONFIGURAÇÕES (Figura 5), é possível editar dados do usuário que está acessando (Editar Dados do Usuário). 11

12 Figura 5 Nesse item há possibilidade do usuário alterar o nome, , preencher alguma observação pertinente, além da alternativa de alterar a senha (Figura 6), ficando livre da escolha de uma nova senha. Vale lembrar que a KEYASSOCIADOS não visualiza a nova senha, portanto é de responsabilidade total do usuário o armazenamento da nova senha gerada. Figura 6 12

13 5.2.3 Monitoramento de Requisitos Legais Nessa página há um registro de todas as unidades atendidas pela KEYASSOCIADOS, caso o usuário entre com senha de administrador, conforme Figura 7. Caso o acesso seja com a senha de gerenciador essa listagem de unidades não aparece. Assim, o gerenciador ao clicar no link MONITORAMENTO, abre a página inicial da sua unidade. Figura 7 Ao entrar na unidade desejada aparece a tela abaixo (Figura 8), no qual os quadros na parte inferior esquerda são referentes aos temas de requisitos legais aplicáveis e os quadros da parte inferior da direita são referentes às estatísticas e ao filtro. Nessa página, também há o informe de quantos monitoramentos foram adicionados na ultima atualização (inclusive em quais temas foram inseridos esses monitoramentos) e quantos monitoramentos não foram avaliados em relação à aplicabilidade, ou seja, se são aplicáveis ou não para a unidade. 13

14 Figura a - Unidades TEMAS A legislação aplicada para a unidade esta dividida em temas. São eles: Alimentos Diversos Produtos Químicos e Perigosos Ar condicionado Tráfico Aéreo Recursos Hídricos Áreas de Proteção Incêndio Resíduos Gases do Efeito Estufa Licenças / Registros Responsabilidade Social Dedetização NR s Ruído 14

15 Defensivos agrícolas Óleo Saúde Efluentes Pára-raio Segurança e Armamento Equipamentos de Transporte Políticas Públicas Transporte Energia Poluição Atmosférica Veículos Fauna e Flora Produtos Controlados Outros Requisitos Recursos do Mar Ao clicar no link, abre a página relacionada aos monitoramentos do tema escolhido. Abaixo segue um exemplo referente ao tema RESÍDUOS (Figura 9): Figura 9 15

16 ASPECTOS Nessa página é possível vincular os aspectos ambientais (parte superior da página, conforme Figura 9), baseado nos aspectos e impactos já identificados pela unidade, com a legislação pertinente. DISPOSITIVO LEGAL (descrição, âmbito, requisito, monitoramento, abrir lei) Nesse item apresenta a descrição detalhada do requisito legal: Assunto: qual assunto que se refere à norma. Âmbito: É descrita á qual esfera pertence à norma. Se federal, estadual ou municipal; Requisito: É descrito o tipo de norma que se refere. Se for lei, decreto, resolução, portaria, comunicado, juntamente com o número de referência e a data que foi homologada. [--Abri Lei--]: ao clicar neste item abre-se uma janela (Figura 10), a qual possibilita visualizar a norma em questão ou salvar em arquivo. O título do requisito legal segue logo abaixo desse item. Figura 10 Monitoramento: Esse item se refere ao requisito que deve ser cumprido pela empresa. Pode ser um registro, um documento obrigatório, ou mesmo uma ação para ser tomada. 16

17 APLICABILIDADE O Gerenciador da unidade deve avaliar se a norma em questão é aplicável para a sua unidade. Para tanto, há um campo aonde o gerenciador deve responder se o monitoramento é aplicável ou não às atividades desenvolvidas na unidade. Se o mesmo validar com SIM, um campo para preenchimento de registros é habilitado (conforme Figura 11). Caso negativo, o gerenciador validar com NÃO, a norma não aplicável à unidade é retirada do Sistema no mês seguinte. Figura 11 CONFORMIDADE E EVIDÊNCIAS Após a validação positiva da aplicabilidade, o gerenciador deve preencher o campo de Conformidade e Evidências. É necessário indicar a conformidade da unidade em relação ao monitoramento indicado. O gerenciador poderá descrever a ação realizada ou os números dos registros referentes ao monitoramento (Figura 11). DATA DE VERIFICAÇÃO E DATA DE VALIDADE Nesse item o gerenciador deve entrar com a data da verificação da conformidade do monitoramento e com a data da validade dessa conformidade (Figura 12). Por exemplo: se a conformidade for referente à necessidade da licença ambiental de operação e a mesma for válida até outubro de 2010, o gerenciador pode digitar no campo de data de validade, a validade da licença; pois o Sistema esta programado para 17

18 alertar todos os envolvidos (gerenciador e usuários selecionados) para receber antecipadamente via , a notificação de que esta conformidade irá vencer. Figura 12 SALVAR E VOLTAR e VERSÃO EM RELATÓRIO Após o preenchimento correto dos registros das evidências para cada monitoramento, o gerenciador deverá salvar as informações (Figura 13). Figura 13 18

19 A não realização este procedimento não garante que os dados informados sejam salvos, portando o gerenciador deverá sempre salvar os registros após preenchimento. Após salvar as informações, aparecerá uma tela confirmando a ação (Figura 14). Figura 14 A Versão em Relatório (Figura 15) é uma ferramenta desenvolvida para que o gerenciador exporte a página na qual está visualizando, em formato Excel (Figura 16). Figura 15 19

20 Figura b Ferramentas de auxílio à navegação O Sistema possui ferramentas para facilitar a navegação do usuário no sistema. São elas: ESTATÍSTICA e FILTRO, localizadas na página de monitoramento no canto direito inferior (Figura 17). Figura 17 ESTATÍSTICAS Esta ferramenta indica o total de monitoramentos por tema, avaliação de aplicabilidade separados em N/Av, SIM e NÃO e conformidades separadas em N/Ve (Não Verificado), SIM e NÃO. O grau de aderência é o resultado da avaliação de atendimento aos requisitos legais já avaliados pelo gerenciador nas situações 20

21 conformes, não conformes e conformidades não verificadas, além dos monitoramentos ainda não avaliados quanto a aplicabilidade. Portanto, os monitoramentos avaliados como não aplicáveis não participam do gráfico de % de aderência (Figura 18). No exemplo da Figura 18, no tema Resíduos, há 11 monitoramentos apontados pela KEYASSOCIADOS, sendo que 3 (três) foram analisados como não avaliados, 1 (um) como não aplicável. Dos monitoramentos indicados aplicáveis pelo gerenciador 1 (um) não foi verificado se a unidade/departamento atende ou não, 4 (quatro) indicados como dentro das conformidades e 2 (dois) apontados como não conformes necessitando adequação, ou seja, somente 40% dos monitoramentos aplicáveis (grau de aderência) estão sendo atendidos. Caso o usuário queira voltar para o monitoramento no qual estava, é só clicar no link VOLTAR PARA O MONITORAMENTO. Figura 18 A barra do grau de aderência é preenchida por completo e adquire cor verde quando totalizada (100%) à medida que as conformidades descritas no campo de preenchimento atendem aos monitoramentos do requisito legal. Caso contrário, se a totalidade é de não-conformidades (0%), a barra do grau de aderência é preenchida de cor vermelha. Em suma, a barra de grau de aderência migra do 0% (preenchida de vermelho) para 100% (cor verde com preenchimento total) referente ao atendimento legal dos monitoramentos, e entre 0% e 100% a barra vai 21

22 adquirindo outra mescla de cor conforme sua porcentagem alcançada. Há a possibilidade de imprimir essa estatística em forma de relatório. Para tanto, é necessário clicar no botão VERSÃO PARA IMPRESSÃO (figura 18) e selecionar nas barras de ferramenta do navegador a opção Imprimir (figura 19). Figura 19 FILTRO O sistema fornece uma ampla pesquisa por normas no banco de dados através de filtros temáticos (Figura 20), tais como: Tema Assunto Âmbito Palavra-chave Mês de inclusão (mês e ano) Leis vigentes entre as datas Tipo de lei Aplicável Conformidade Validade Ordenar por 22

23 Figura 20 Para localizar corretamente qualquer requisito no campo palavra-chave, basta ser digitada a lei conforme ela esteja cadastrada, (Ex: Lei 3.232) conforme figura 20. A busca por palavra-chave ocorre dentro do campo REQUISITO e DESCRIÇÃO DA LEGISLAÇÃO. Ao selecionar o filtro desejado (ou filtros desejados) conforme Figura 21 e clicar PROCURAR, abrem-se os monitoramentos selecionados (conforme Figura 22). Figura 21 23

24 Figura 22 Caso o usuário deseje visualizar os monitoramentos de todos os temas apontados pela KEYASSOCIADOS, basta não selecionar nenhuma opção e clicar no botão PROCURAR Canal de relacionamento A KEYASSOCIADOS oferece serviços de consulta (help desk) conforme figura 23, com atendimento via e telefone, a fim de fornecer assistência técnica e manutenção do banco de dados durante o período de vigência do contrato. 24

25 Figura Sair do Sistema Quando o usuário desejar sair do sistema, basta clicar no botão SAIR DO SISTEMA, localizado no canto direito superior e o acesso se encerra. 25

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