A Internet como Ferramenta Facilitadora para Inscrição em Benefícios de Um Plano de Saúde Exemplo : Campanha de Vacinação

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1 A Internet como Ferramenta Facilitadora para Inscrição em Benefícios de Um Plano de Saúde Exemplo : Campanha de Vacinação Renato Marandino 1, Mônica Regina Grynberg de Matos 1 1 Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES - FAPES Resumo Este artigo apresenta o sistema de inscrição e controle de vacinação contra a gripe, desenvolvido pela Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES FAPES, administradora de Plano de Saúde de autogestão oferecido aos empregados do Sistema BNDES, com objetivo de facilitar e permitir a inscrição de seus beneficiários - em nível nacional - na sua Campanha Anual de Vacinação contra Gripe, através de seu Portal na Internet. Palavras-chave: Vacinação, Internet, Plano de Saúde. Abstract This paper presents the implementation of an online system developed by the foundation responsible for the administration of the Health Care Plan used by the National Development Bank employees, with the intent of allowing the enrollment and control of its Anual Campaign of Immunization Against Influenza through the Internet, at national level.. Key-words: Immunization, Internet, Health Care Plan. Introdução Há sete anos a Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES - FAPES, responsável pela administração do Plano de Assistência e Saúde (PAS) dos empregados do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social BNDES, oferece aos seus beneficiários, sejam empregados ativos ou aposentados e seus dependentes maiores de 10 anos, a vacina contra gripe. Toda a administração da Campanha é feita a partir da sede da Fundação, no Rio de Janeiro, sendo a vacinação realizada na sede do BNDES e nas suas três representações: São Paulo, Recife e Brasília. As vacinas são adquiridas no Rio, e a empresa que as fornece fica responsável pelo envio das doses para as representações. É política da FAPES que as vacinas sejam oferecidas gratuitamente aos beneficiários do Plano e seus dependentes habilitados. É possível, entretanto, a inscrição de outros dependentes não habilitados, arcando, então, o beneficiário titular com o custo dessas doses. No caso do não comparecimento do titular e/ou dependentes, as doses adquiridas para eles serão também cobradas, sempre mediante desconto em folha de pagamento. Um dos grandes desafios vivenciados ao longo desses anos foi a administração do processo em todas as suas fases: inscrição, controle da vacinação e cobrança. Inicialmente, a inscrição era feita através de formulários preenchidos pelos beneficiários titulares, entregues na Central de Atendimento da Fundação e, posteriormente, lançados em bancos de dados para o controle da vacinação e cobrança. Em uma outra fase, aproveitando o uso difundido do correio eletrônico, utilizou-se a inscrição via , o que facilitou o processo em parte, por dispensar a presença do beneficiário na Central de Atendimento. Porém a necessidade de digitação das informações no banco de dados para os controles futuros permaneceu como dificultador do processo. Em dezembro de 2003 foi inaugurado o Portal da Fundação, surgindo, então, a oportunidade de utilizá-lo para todas as etapas da Campanha de Vacinação; dispensando completamente a presença do beneficiário no atendimento e acabando com as etapas de digitação, anteriormente necessárias.

2 Metodologia O sistema foi desenvolvido contemplando dois módulos: o de usuário e o de administrador. Módulo Usuário A Fundação possui vários perfis de beneficiários, e o Portal foi criado seguindo essa filosofia, a mesma utilizada no desenvolvimento deste módulo. Ao entrar na área de acesso restrito, através de login e senha, o usuário visualiza apenas os serviços que correspondem ao seu perfil. O sistema da Campanha de Vacinação foi desenvolvido partindo de dados individualizados e com o levantamento das necessidades de informação da área médica. O Formulário de inscrição apresenta: instruções sobre como proceder à inscrição; check box para o beneficiário titular manifestar seu interesse e de seus dependentes habilitados; campo para inclusão de dependentes não cadastrados no Plano, bastando informar nome completo, data de nascimento e clicar no botão ADICIONAR; finalização da inscrição, clicando no botão INSCREVER; e mensagem final informando que a inscrição foi realizada com sucesso. A utilização dessa base, bem como a identificação do usuário, permitem disponibilizar a inscrição apenas para os habilitados no PAS e seus dependentes inscritos, exibindo nome completo, grau de parentesco e data de nascimento, evitando digitação. Definida a população alvo da Campanha - entendida como todos os beneficiários da Fundação com direito ao Plano de Assistência e Saúde do BNDES, seus dependentes habilitados e dependentes não habilitados estabelecemos, então, as etapas da Campanha de Vacinação, respeitando os períodos de inscrição e vacinação pré-determinados : Cabe destacar que a utilização da área de acesso restrito do Portal garante a certeza da ordem de compra das vacinas e evita possíveis reclamações de inscrição indevidas, ocorridas nos outros anos, quando havia intermediários no processo. O beneficiário, ao se logar, vê, primeiramente, um banner com o slogan da campanha (figura 1) Figura 1 banner com slogan e ao clicar sobre ele é transportado para o formulário de inscrição. (figura2). Figura 2 Ficha de Inscrição

3 Mesmo os dados já informados anteriormente podem ser alterados durante o período de vigência das inscrições, sendo possível marcar ou desmarcar qualquer beneficiário habilitado, bem como os não habilitados. Para confirmar as alterações, deverá clicar no botão ATUALIZAR. O sistema permite inscrição de beneficiários aposentados residentes fora das cidades onde é feita a vacinação (Rio, São Paulo, Recife e Brasília), fornecendo uma mensagem de alerta avisando-os de que o não comparecimento traria como consequência o desconto do valor das doses solicitadas; Módulo Administrador Abrange o controle dos processos de inscrição e de vacinação. O Gerente Médico da Fundação é o administrador do processo e pode indicar quais funcionários têm acesso a cada uma das etapas. inscritos, obtém-se a lista dos mesmos em ordem alfabética, contendo a matrícula do titular. Figura 4 Relatório de inscritos por região No caso do controle do processo de vacinação, estão disponibilizadas duas funções importantes: busca dos inscritos de cada titular, por nome ou matrícula (figura 5), que permite a confirmação da data de vacinação, mediante marcação de check-box no momento em que os beneficiários são recebidos para vacinação. No caso do controle do processo de Inscrição (figura 3), o sistema foi programado para permitir que o administrador entre, excepcionalmente, no formulário de inscrição de qualquer beneficiário, para contornar situações que possam ter surgido no decorrer do processo, como por exemplo: doenças que tenham surgido e impedido a aplicação da vacina, recomendações médicas para não tomar a vacina etc. Figura 5 Tela de consulta de inscritos relatório on-line de vacinados, que permite a extração de uma lista em ordem alfabética, selecionados pela data de vacinação informada (figura 6). Figura 3 Tela Inicial do Módulo Administrador O módulo fornece também relatório on-line de inscritos (figura 4).A qualquer momento o sistema permite a visualização dos totais por região (RJ,SP,PB,DF e OUTROS).Ao clicar no total de Figura 6 Emissão de Lista de Comparecimento

4 Aproveitando a facilidade oferecida pela ferramenta WEB, o módulo de administração da campanha também contemplou a geração de arquivo de dados para o setor de pagamentos para desconto em folha, e arquivo de dados dos beneficiários ativos, para ser importado pelo Sistema do Ambulatório Médico da Fundação NEXO Saúde Ocupacional (figura 7). Figura 7 Tela de Emissão de Relatórios Através de um simples comando, o sistema verifica, para cada titular, quais beneficiários habilitados estavam inscritos e não compareceram, e quantos são os não habilitados, permitindo enviar informações para a cobrança em folha de pagamento. O ambulatório médico da FAPES é totalmente informatizado e dispõe de um Sistema próprio, que já contém os prontuários dos funcionários ativos e seus diagnósticos. Com a finalidade de aprimorar o estudo epidemiológico da gripe no Sistema BNDES e sua relação com a vacinação, através do acompanhamento dos casos de empregados com gripe que foram vacinados, o módulo permite a geração de arquivo contendo matrícula e data de vacinação de empregados ativos. Esses dados serão ligados a um código criado pelo Grupamento Técnico da Fundação especificamente para representar funcionário vacinado contra gripe, e importados para o prontuário dos funcionários vacinados. Assim, será possível a geração de estatísticas para controle dos casos de gripe entre a população vacinada e validação do processo. Resultados Os benefícios para a empresa foram importantes: Não houve desperdício de funcionários/horas trabalhadas com digitação de dados redundantes, que poderiam ter sido lançados diretamente nos sistemas apropriados; Não houve despesas com material de consumo utilizado na confecção de fichas de inscrição e impressão de s para conferência de dados; A cobrança foi extremamente ágil, uma vez que as etapas de digitação foram abolidas; As perdas de vacinas foram muito menores que nos anos anteriores, devido ao maior comprometimento do beneficiário com seu pedido, que passou a ser feito sem intermediários; e A importação dos dados para o sistema de informática do ambulatório da FAPES permitirá um acompanhamento epidemiológico dos indivíduos vacinados muito mais adequado do que nos anos anteriores Para os beneficiários a vantagem foi o conforto de poder inscrever-se com segurança, de qualquer lugar, mesmo que estivessem ausentes por motivo de doença ou férias, sem interferência de terceiros, garantindo a idoneidade do processo. Conclusões Uma primeira dificuldade identificada foi a falta de cultura dos beneficiários da FAPES para o uso da Ferramenta WEB, para inscrição direta em um benefício. Verificamos que a cultura na empresa era de uso da Internet para pesquisa e não para obtenção de benefício, o que motivou resistência inicial. Porém, passada essa fase, a aceitação foi ampla e a Campanha muito bem sucedida. Outra questão a ser considerada: os beneficiários sem acesso à rede. Para minimizar o fato, foram disponibilizados dois computadores na Central de Atendimento da FAPES, para atendêlos. Além disso, foi permitida a inscrição por telefone, sendo seus dados inseridos no sistema, posteriormente, através do módulo administrativo. Para os próximos anos, a idéia é que se continue permitindo a inscrição por telefone, mas o atendente responsável pelo recebimento das ligações deverá ter acesso ao módulo administrativo e realizar a inscrição diretamente no Sistema.

5 O modelo utilizado nessa Campanha de Vacinação está definitivamente integrado ao Portal para uso nos próximos anos e poderá ser adaptado para qualquer outro benefício semelhante que a FAPES venha a oferecer. Todas as expectativas do uso da ferramenta WEB foram atingidas nessa experiência. O sucesso foi tamanho, que, a partir de agora, todas as Campanhas da área médica da empresa serão pensadas tendo em vista a possibilidade do uso da Internet. Agradecimentos À Diretoria da FAPES e aos Departamentos de Comunicação e de Assistência, pelo apoio ao desenvolvimento deste trabalho. Agradecimentos especiais aos participantes da Campanha de Vacinação contra Gripe 2004 Helena Regina Valença, Francisco Antonio Galhardi Goulart, Sandra Campos Salewski, Sonia Regina da Silva, Norma Elisa Lima Ventura, Denise Rizzo, Simone Alvarez Dias de Almeida e José Geraldo Cipriano. Contatos Monica Regina Grynberg de Matos Gerente de Comunicação Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES FAPES Av. República do Chile 230, 8º andar CEP monicamatos@fapesbndes.org.br monicamatos@fapes.com.br Renato Marandino Gerente Médico Fundação de Assistência e Previdência Social do BNDES FAPES Av. República do Chile 100, SL CEP marandino@fapesbndes.org.br marandino@fapes.com.br

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