Dataprev aumenta a eficiência na entrega de projetos em 40% com CA Clarity PPM

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1 CUSTOMER SUCCESS STORY Dataprev aumenta a eficiência na entrega de projetos em 40% com CA Clarity PPM PERFIL DO CLIENTE Indústria: Setor público Companhia: Dataprev Empregados: Faturamento: R$ 1 bilhão EMPRESA A Dataprev fornece soluções de tecnologia da informação e de comunicação para a execução e o aprimoramento das políticas sociais do Estado brasileiro. DESAFIO A Dataprev precisava garantir melhor visibilidade e controle sobre o ciclo de vida de seus projetos, incluindo recursos, custos e tarefas, para atender às crescentes demandas de seus clientes por processos e controles. SOLUÇÃO O CA Clarity PPM (Project & Portfolio Management) facilitou a automação de processos e a adoção de melhores práticas de gerenciamento de projetos por todo o ciclo de vida de demandas e projetos. BENEFÍCIOS Com o CA Clarity PPM, a Dataprev aumentou em 40% a eficiência na entrega de projetos, e permitiu aos clientes uma maior visibilidade sobre cada uma de suas demandas.

2 Empresa Tecnologia para suportar políticas sociais Com a proposta de ser uma fornecedora de tecnologia para o aprimoramento das políticas sociais do Brasil, a Dataprev foi criada em Sediada em Brasília (DF), a Dataprev tem representação em todos os estados brasileiros. São 27 unidades regionais, 3 centros de processamento e 5 unidades de desenvolvimento de software. A Dataprev tem como os seus principais clientes o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), o Ministério da Previdência Social, o Ministério do Trabalho e Emprego e a Receita Federal do Brasil. Como empresa pública, a empresa não visa o lucro fi nanceiro, mas o social, e para isso se dedica à melhoria contínua do atendimento ao cidadão através das soluções de tecnologia da informação e comunicações (TIC). Os serviços prestados pela Dataprev incluem desenvolvimento de software, consultoria em TIC, telecomunicações e datacenter. Desafi o Controlando o crescente volume de projetos e solicitações de clientes A Dataprev controla atualmente um portfólio com cerca de 60 grandes projetos de software, incluindo sofi sticados sistemas capazes de armazenar, processar e atualizar em tempo real as informações de dezenas de milhões de segurados da Previdência Social brasileira. Com o crescimento das demandas, tornou-se difícil gerenciar projetos sem uma visão integrada. Denise Cascardo Assessora da Diretoria de Desenvolvimento e Relacionamento da Dataprev Desde 2001, a Dataprev adota as melhores práticas de gestão em seus projetos de desenvolvimento de software. Devido às peculiaridades do sistema previdenciário brasileiro e as necessidades específi cas de software dos clientes, a Dataprev desenvolveu uma metodologia própria alinhada com as diretrizes do PMBoK (Project Management Body of Knowledge), do PMI (Project Management Institute). 02

3 Porém, o número de projetos e o volume de solicitações e demandas dos clientes começaram a crescer, tornando seu atendimento um desafi o para a Dataprev. Com o crescimento das demandas dos clientes, tornou-se difícil o gerenciamento dos projetos sem uma visão integrada, explica Denise Cascardo, atualmente Assessora da Diretoria de Desenvolvimento e Relacionamento da Dataprev. A fi m de atender a demanda dos clientes, a Dataprev contratou, por meio de concurso público, cerca de 400 pessoas para formar a equipe das Unidades de Desenvolvimento para execução dos diversos projetos, o que tornou praticamente impossível a gestão sem uma ferramenta que possibilitasse a integração da gestão do projeto com gestão do tempo e com informações sobre alocação de recursos. Embora a Dataprev utilizasse uma solução para o cronograma dos projetos, ela não permitia a gestão da alocação de recursos e nem a visão integrada dos projetos. Nós só conseguíamos controlar tempo. A ferramenta não tratava outros aspectos de gerenciamento de projetos, recorda Denise. Para vencer essas limitações e atender à crescente demanda por seus serviços, a organização precisava de uma solução que permitisse que os gerentes tivessem uma visão de ponta a ponta sobre os projetos de desenvolvimento de software. Além disso, os clientes da Dataprev começaram a solicitar com maior frequência informações atualizadas e mais detalhadas sobre o progresso de suas demandas e projetos. Essas demandas dos clientes externos são demandas de desenvolvimento e/ou consultoria. Tanto a Dataprev, quanto os seus clientes precisavam fazer o controle e o acompanhamento das demandas solicitadas à instituição em ambas as frentes, explica Denise. A empresa também tinha agora o desafi o de gerir com excelência essas demandas. Solução Gestão de projetos centralizada e com melhores práticas No fi nal de 2008, a Dataprev abriu um processo de licitação para contratar uma solução para gestão de portfólio de projetos. O CA Clarity PPM (Project & Portfolio Management) atendeu aos requisitos técnicos exigidos e em 2009 o contrato foi celebrado para então iniciarem a implantação da solução. De acordo com a maturidade inicial estabelecida pela equipe gestora da Dataprev, foi realizada a migração dos projetos para o CA Clarity PPM, que na ocasião proporcionou o controle e o gerenciamento de tempo e recursos. Depois de treinar internamente seus usuários, a Dataprev adotou o CA Productivity Accelerator (CAPA) para a disponibilização de um help desk online que funciona como treinamento de novos profi ssionais, visando ã contínua transferência de conhecimento, conforme diretrizes corporativas. Para assegurar uma visão integrada de todas as disciplinas do PMBOK e todas as características do projeto, a empresa integrou o controle de horas trabalhadas ao escopo, risco e recursos de um projeto. Acrescentamos os processos para encerramento do projeto e lições aprendidas ao CA Clarity PPM, comenta Denise. 03

4 Também usamos a solução para criar relatórios de status de projeto, eliminando trâmite de papel e criando uma base histórica da situação do projeto. A Dataprev expandiu o uso das funções de Apontamento de Horas (timesheets) que já estavam em uso das áreas de desenvolvimento, para as áreas de serviços e produtos. Assim conseguiremos comparar o custo de manutenção de produtos com o valor faturado, acrescenta Denise. De fato, com o passar do tempo, aumentou o interesse dos clientes por acompanhar de perto a evolução das demandas. Assim, mais tarde, em 2011, a Dataprev entendeu que era hora de habilitar no CA Clarity PPM as funcionalidades de Gestão de Demandas. Com isso o cliente pode controlar a evolução de suas demandas desde a sua concepção até a entrega fi nal. Ele cadastra uma ideia no Clarity e essa ideia é analisada pela área de produtos, que elabora uma proposta de atendimento para aprovação do cliente. Quando o cliente aprova e assina a proposta, a ideia é transformada em demanda e a partir daí, tanto Dataprev, quanto o cliente podem acompanhar a evolução do desenvolvimento, seus custos, recursos alocados e diversas outras informações a respeito do projeto, detalha Denise. Hoje o CA Clarity PPM integra todo o ciclo das ideias, bem como o gerenciamento de demandas e apontamento de horas (timesheets), permitindo o total controle dos projetos, diz Denise. O CA Clarity PPM integra o ciclo de ideias, gerenciamento de demandas e timesheet. Denise Cascardo Assessora da Diretoria de Desenvolvimento e Relacionamento da Dataprev Atualmente, grandes clientes da Dataprev já utilizam o módulo de Gestão de Demandas do Clarity. Entre eles estão o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Superintendência Nacional de Previdência Complementar (Previc) e Ministério da Previdência Social (MPS). O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) também está em fase de adoção do recurso e em breve deve passar a cadastrar, controlar e acompanhar suas demandas a partir da funcionalidade de Gestão de Demandas do CA Clarity PPM. Hoje, recursos do CA Clarity PPM já estão integrados com o sistema de gestão empresarial (ERP) adotado pela empresa, o Protheus da Totvs, para garantir um controle mais preciso dos projetos. O gerenciamento fi nanceiro dos projetos foi aprimorado ainda mais com a integração das funcionalidades de demandas CA Clarity PPM à plataforma ERP da Dataprev. Através dessa interface, o processo de faturamento é disparado automaticamente no sistema de ERP no momento em que o projeto/produto é aprovado pelo cliente. 04

5 Denise conta que essa interface permite o envio das informações do CA Clarity PPM que são necessárias ao faturamento no ERP e o envio do faturamento realizado do ERP para o Clarity, para posterior consulta e acompanhamento. Com isso, cada área de produto passa a ter condições de controlar seu saldo contratual com mais precisão. Benefícios Informações precisas e integradas para otimização de projetos O CA Clarity PPM permitiu um avanço na gestão dos projetos de desenvolvimento de software da Dataprev. A solução permite uma visão integrada dos projetos e suporta as disciplinas de melhores práticas, trazendo mais efi ciência e controle à execução dos projetos, de forma dinâmica e baseada em indicadores, elevando assim a linguagem para o nível executivo. 40% mais eficiência na entrega de projetos com CA Clarity PPM Gerentes de recursos das Unidades de Desenvolvimento agora conseguem visualizar um mapa de planejamento e alocação de mão de obra, avançando na gestão de pessoas e especialidades necessárias para o desenvolvimento de sistemas de cada cliente. Todas as horas trabalhadas associadas diretamente às tarefas do cronograma do projeto agora são lançadas no CA Clarity PPM. Conseguimos controlar e monitorar as horas trabalhadas. Isso tornou a entrega dos projetos mais transparente. Também conseguimos medir a produtividade da equipe de projeto e estabelecer um benchmark para medição de demandas de recursos e projetos futuros, explica Denise. 05

6 Essa visibilidade de uso dos recursos permite que a Dataprev controle com mais efi ciência os projetos. Com o uso integrado do CA Clarity PPM e do ERP, a empresa tem a visão dos custos projetados e atuais de cada projeto, bem como os valores faturados dos clientes. Isso ajuda a prevenir perdas para a Dataprev ou custos adicionais aos clientes. Com CA Clarity PPM, a Dataprev aumentou em cerca de 40% a efi ciência na entrega de projetos. A melhor gestão com a adoção da CA Clarity PPM permitiu controle e planejamento mais efi cientes, diz Denise. Melhor planejamento e melhor controle dos projetos resultam em melhorias nos prazos de entrega. Gestão de demandas A nova funcionalidade do CA Clarity PPM dá a todos os envolvidos completa visibilidade sobre o andamento da demanda. O Clarity permite que todo o fluxo do processo de atendimento da demanda seja efetuado em meio eletrônico, trazendo com isso a facilidade de registro e de envio de documentos e a eliminação de alguns documentos em papel, afi rma Denise. Além diss, a funcionalidade de gestão de demandas proporciona mais inteligência ao negócio, pois permite aos gestores extraírem estatísticas e tomar decisões mais acertadas com base nelas. Hoje, com o uso do recurso de gestão de demandas, a Dataprev obteve: visibilidade do andamento da demanda; automação do fluxo do processo de atendimento da demanda em meio eletrônico; mais controle sobre o processo, desde a criação da ideia até a entrega do produto fi nal; capacidade de extração de relatórios e geração de estatísticas sobre as demandas; melhor controle sobre o orçamento de cada projeto; controle mais preciso de saldo contratual, uma vez que o saldo fi ca visível. Os benefícios de médio e longo prazo esperados pela Dataprev com a adoção da gestão de demandas do CA Clarity PPM incluem: melhor gestão das demandas; eliminação completa de papel no fluxo do processo de atendimento da demanda; histórico das demandas dos clientes para estudo de comportamento. Copyright 2012 CA Technologies. Todos os direitos reservados. Todas as marcas registradas, nomes comerciais, marcas e logótipos de serviços aqui referenciados pertencem às respetivas empresas. Este documento se destina somente a fi ns informativos. A CA não assume qualquer responsabilidade pela exatidão ou exaustão das informações. Até a extensão permitida pela lei aplicável, a CA fornece este documento tal como está sem qualquer garantia, incluindo, sem limitação, quaisquer garantias implícitas de comercialização, adequação para determinado fi m ou não infração. A CA não será nunca responsabilizada por perda ou danos, diretos ou indiretos, decorrentes do uso deste documento, incluindo, sem limitação, perda de lucros, interrupção do negócio, boa-fé ou perda de dados, mesmo que a CA seja expressamente avisada com antecedência sobre a possibilidade de tais danos. 06

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