PRESTAÇÃO DE CONTAS CONVÊNIO COM A SME

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1 PRESTAÇÃO DE CONTAS CONVÊNIO COM A SME Entidades beneficiadas: As unidades educacionais das entidades conveniadas ao Sistema Municipal de Ensino de Campinas. Órgão responsável: Coordenadoria Setorial de Administração e Gerenciamento de Convênios da SME. Finalidade: A prestação de contas é OBRIGATÓRIA e tem a finalidade de demonstrar a correta aplicação dos recursos públicos repassados para a execução do objeto conveniado. Resolução / Normatização: Comunicado SME Nº 21/ Publicação DOM 17/03/2015 Comunicado SME Nº 36/ Publicação DOM 13/04/2015 Conseqüências: A não apresentação da prestação de contas via sistema ou a não regularização das pendências/notificações no prazo estipulado, sujeitará a entidade a: Inscrição como inadimplente; Instauração das Tomada de Contas Especial e encaminhamento para o TCESP; A devolução dos recursos, incluídos os rendimentos de aplicação no mercado financeiro, com juros e correção monetária (art. 116, 4º da lei Federal 8.666/93. Contato: Departamento Financeiro da SME Fone: (19) Informações: Dados via Sistema Integre Financeiro: - No menu Ajuda / Fluxo / Entidades e Naves estará disponível fluxo das atividades de modo interativo, com orientações sobre as tarefas e ordens de execução; - O sistema estará disponível às instituições para a inserção da Prestação de Contas do mês de competência, impreterivelmente do dia 1º ao dia 15 de cada mês EXCETO para as despesas ocorridas nos meses de fevereiro e março de 2015, pois serão inseridas no sistema de acordo com cronograma divulgado pela Secretaria.

2 Entrega dos documentos: Os originais devem ser entregues na Coordenadoria Setorial de Administração e Gerenciamento de Convênios da SME, 9º andar sala 13, das 8h às 16h, em envelope lacrado e com a identificação da Entidade (nome, telefone e nome do responsável pela prestação de contas), nos meses de Maio/15, Agosto/15, Novembro/15 e Fevereiro/16. Disposições gerais: Todos os pagamentos com despesas realizadas através de recursos públicos da SME, devem ocorrer exclusivamente na CONTA VINCULADA AO CONVÊNIO; Toda despesa paga com cheque deverá conter a fotocópia do cheque; Todos os cheques devem ser nominais ao favorecido, seja ele prestador de serviço, funcionário ou órgão (INSS, FGTS, Receita Federal etc.) Relação de documentos: Pagamento de salários: Funcionários que possuam conta no Banco do Brasil - Transferência direta da conta do convênio para a conta do funcionário; - Cheque no valor total da folha emitido pela Instituição (nominal ao Banco), com listagem contendo todos os funcionários, nominalmente, pagos com recurso da Educação, discriminando o valor e o número da conta bancária do favorecido. Nesta opção, a Instituição deverá solicitar ao caixa do banco que efetue um depósito para cada funcionário de acordo com a listagem, emitindo um comprovante individual. Apresentar todos os holerites carimbados com o número do Convênio correspondente; Apresentar todos os holerites datados e assinados; Apresentar cópia do cheque (fotocópia do cheque) com o comprovante de pagamento emitido pelo Banco, ou seja, o documento oficial no qual conste a efetiva comprovação do pagamento dos salários aos funcionários e/ou ordem bancária; Funcionários que NÃO possuam conta no Banco do Brasil - Para depósito em conta bancária de vínculo do funcionário: Emitir cheque nominal e individual para o funcionário, desde que em tempo hábil, de disponibilidade de utilização do recurso no dia do pagamento, ou - Para pagamento em cheque: Emitir cheque nominal e individual para cada funcionário, devendo ser entregue mediante recibo datado e assinado pelo funcionário, constando o dia, número e valor do cheque. Apresentar todos os holerites carimbados com o número do Convênio correspondente; Apresentar todos os holerites datados e assinados; Apresentar cópia do cheque (fotocópia do cheque) nominal ao funcionário com o comprovante de depósito e/ou ordem bancária; Recibo datado e assinado pelo funcionário, constando o dia, nº e valor do cheque. Compras e/ou serviços:

3 A Instituição deve elaborar orçamentos em empresas idôneas e independentes, ou seja, que não pertençam ao mesmo grupo. Para toda compra de produto e/ou serviço com recursos do convênio/sme devem, obrigatoriamente, ser apresentados 03 (três) orçamentos independentemente do valor, os quais deverão ser em papel timbrado e assinado pela empresa que estará fornecendo a cotação. Considerar o orçamento dos produtos e/ou serviços que seja mais vantajoso para o convênio, pelo valor total ou unitário. Cotar os mesmos produtos, com a mesma especificidade e as mesmas quantidades. Verificar se os valores ofertados pelas empresas estão de acordo com o preço de mercado. Elaborar planilha por item, conforme modelo anexo, listando os 03 (três) orçamentos ou mais. Nota Fiscal e/ou DANFE - quando se tratar Nota Fiscal Eletrônica referente aos Produtos ou Serviços (deverá ser emitida, também, a Consulta de Autenticidade da Nota Fiscal Eletrônica - no caso de ser obrigatória a emissão de Nota Fiscal Eletrônica); Cópia do cheque nominal à empresa, comprovante de depósito - ou boleto bancário com o respectivo comprovante de pagamento e/ou ordem bancária. OBS: No caso de pagamento direto ao fornecedor ou prestador de serviço, deverá ser anexado um recibo datado e assinado, contendo o número do cheque e da Nota Fiscal correspondente. Os 03 (três) orçamentos e demais documentos citados acima. No verso de todas as Notas Fiscais - tanto de aquisições de produtos, quanto de contratações de serviços - será obrigatório constar o Atestado de Recebimento pela comissão recebedora da Instituição para dar fé de que os produtos/serviços foram recebidos/realizados em conformidade com o descrito. OBS.: Serão aceitos orçamentos por , acompanhado do "corpo" do para verificação do emitente do orçamento anexado. Serão aceitos orçamentos de sites da Internet, bem como compras pela Internet, desde que: - Seja comprovado o menor preço global, incluindo-se o frete. - Que a Nota Fiscal esteja vinculada ao Boleto Bancário que originou a NF, para justificar o pagamento anterior à emissão da NF. - O Boleto Bancário da compra seja pago direto na conta do Convênio e de forma única, visto que não serão aceitas compras parceladas, pois o recurso é repassado pela Prefeitura Trimestralmente. - As compras sejam efetuadas em sites confiáveis e com todos os itens pertinentes ao Projeto Pedagógico aprovado. Serão aceitos ainda Contrato para Aquisição de Produtos e/ou Prestação de Serviços para algumas modalidades tais como: Cesta Básica, Serviços de Manutenção de Informática e Material Pedagógico desde que: - Sejam feitos 03 orçamentos (como acima citado); - O objeto do Contrato seja condizente com a modalidade; - O prazo compreenda a vigência do convênio, - Os documentos demonstrem a regularidade cadastral da empresa durante a vigência do contrato. Orientações anteriores à compra ou contratação de serviços: Consultar os seguintes documentos dos fornecedores que comporão as Prestações de Contas: CNPJ da empresa - para verificar se a mesma está ativa, bem como verificar o ramo de atividade, ou seja, a Instituição deve se certificar de que o produto ou serviço ofertado pela empresa consta no seu ramo de atividade.

4 Exemplos: Uma empresa cujo ramo de atividade na Receita Federal consta "Varejista de produtos alimentícios" NÃO PODE fornecer orçamento para a venda de material pedagógico; ou Uma Empresa de prestação de serviço cujo ramo de atividade consta "Manutenção de computadores" NÃO PODE fornecer orçamento para manutenção de playground. Sistema SINTEGRA através do site: para verificar se a Empresa está habilitada e obrigada a emitir nota fiscal eletrônica. Abono de Orçamentos: Serão dispensados os orçamentos das despesas abaixo elencadas: - Vale Transporte: cujo valor da tarifa é instituído por meio de Decreto Municipal; - Cesta Básica e Vale Refeição: desde que esteja demonstrado, na Convenção Sindical, o valor estipulado para este benefício. Não havendo o valor expresso na Convenção Sindical, se faz obrigatória a apresentação dos 03 (três) orçamentos, desde que todos os itens apontados no citado documento do sindicato, estejam descritos na pesquisa de preço; - Nos casos omissos de Regulamentação: quando não houver valor explícito em documentos emitidos por órgãos competentes, tais como Convenção Sindical, Decreto Municipal e outros, fica instituída a OBRIGATORIEDADE DOS 03 (três) ORÇAMENTOS. Restituição de despesas: As restituições, desde que previamente autorizadas pela Coordenadoria de Convênios, devem ocorrer OBRIGATORIAMENTE até 15 dias após o recebimento do recurso. Não ocorrendo dentro do prazo, não mais será permitida. Despesas aceitas: Relativas ao PIS sobre a Folha de Pagamento. A título de horas-extras em caráter excepcional no atendimento às crianças. Os demais casos necessitarão de prévia solicitação às Coordenadorias de Educação Básica (para atividades pedagógicas) e/ou de Convênios (para atividades administrativas) e aprovação por estas. Despesas NÃO aceitas: Importante: Relativas a manutenção predial, hidráulica, elétrica etc. Relativas a material permanente. Relativas a cursos de formação. Obs.: Fica permitida a participação/inscrição nos cursos oferecidos pela Coordenadoria Setorial de Formação da SME. Tarifas bancárias. Rescisões trabalhistas de período fora da vigência do convênio firmado com a SME. Obs.: considera-se neste caso desde o 1º convênio firmado com a Secretaria Municipal da Educação sem interrupções. Acúmulo de Função, Bônus, Gratificação, Função Gratificada e Adicional de Função. Aviso-prévio indenizado (serão aceitos somente aqueles estabelecidos pela lei n , de 11/10/11, referentes aos 03 (três) dias por ano trabalhado). Caso as aquisições não sejam recebidas e/ou estejam em desatendimento ao Projeto Pedagógico, serão glosadas. Quando não for possível realizar a cotação de todos os itens no mesmo estabelecimento, a Instituição para adquiri-lo deverá completar em outro estabelecimento comercial idôneo e independente, a cotação do item faltante. Caso não seja atendido este requisito, a despesa NÃO deverá ser apresentada.

5 Para todos os segmentos os gastos deverão obedecer aos limites planejados no Plano de Aplicação. Esclarecemos que os Planos de Aplicação e Cronogramas de Desembolso somente poderão ser alterados com autorização prévia da SME. Para todos os segmentos (Nave Mãe, Educação Infantil, Educação Especial e Abrigos), os gastos com passeios e atividades pedagógicas extraclasse deverão ter prévia autorização do Departamento Pedagógico. Especificamente às Naves Mães: preliminarmente solicitar a autorização de seu NAED. Cálculos dos valores para pagamento dos próximos repasses (2, 3 e 4 Trimestres/2015) serão de acordo com o atendimento real, com base no primeiro mês de cada trimestre; não mais será aplicada a "variação de 10% (dez pontos percentuais) para mais ou para menos". Considerar a quantidade de funcionários e carga horária descritas no Termo de Convênio 2015 e Edital SME 13/2014 (D.O.M.04/12/14) - 14/2014 (D.O.M. 05/12/2014) Comunicado 134/2014 (D.O.M. 10/12/14). Outras orientações e instruções não contempladas nos comunicados/sme devem ser seguidas de acordo com o Termo de Convênio/2015, bem como Comunicados, s ou Guias de Convênios divulgados anteriormente. ASSESSORA TÉCNICA DE REFERÊNCIA: Sílnia Nunes Martins Prado Contato:

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