Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais MDF-e

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1 Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais MDF-e DESENVOLVENDO SOLUÇÕES Autora: Laila Maria Doc. Vrs. 01 Revisão: Leandro Aprovado em: Novembro de Nota de copyright Copyright 2015 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.

2 1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO: Para vincular os documentos fiscais utilizados nas operações e/ou prestação, à unidade de carga utilizada no transporte, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização. E assim agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte. 1.2 ÍNDICE: 1. VISÃO GERAL MOTIVAÇÃO: ÍNDICE: INTRODUÇÃO: GERAL CONCEITO DO MDF-E DESCRIÇÃO SIMPLIFICADA DO MODELO OPERACIONAL DAMDF-E Cancelamento e Encerramento Contingência PRÉ-REQUISITOS SISTEMAS TEOREMA INSTRUÇÕES NO SISTEMA PRODEDIMENTO NO GESTÃO ADMINISTRATIVA ENCERRAMENTO CANCELAMENTO DEMAIS PROCEDIMENTOS DISPONÍVEIS REFERÊNCIAS ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

3 1.3 INTRODUÇÃO: Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário, conhecimentos básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial dos módulos que possuem a funcionalidade apresentada. Demais manuais e vídeos de processos para assistência de todos os agentes e usuários se encontram no Ambiente de Aprendizagem da área restrita do sítio Teorema. Para o correto funcionamento do sistema certifique-se de que o computador atende aos requisitos mínimos de hardware e sistema operacional solicitados: Processador Pentium IV ou superior AMD 2.0 ou superior; RAM 1GB ou mais; Disco Rígido de 120GB ou mais; Sistema Operacional (Windows XP /Windows 8); Resolução de vídeo igual a 1280 x 720 ou mais alta; Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada; Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup. Este Manual tem por objetivo a definição das especificações e procedimentos quanto a utilização do procedimento MDF-e nos módulos Teorema atendendo as exigências do Fisco. Este documento foi confeccionado para atender aos usuários do sistema e para sanar eventuais dúvidas dos procedimentos disponíveis no sistema para atender as exigências. De início são abordados os motivos e conceitos com relação ao MDF-e incluindo a introdução, objetivos, pré-requisitos e o índice deste documento. Os assuntos pontuais foram divididos em duas (02) grandes partes, a primeira trata as implicações do modelo operacional, a segunda parte descreve as funcionalidades propriamente ditas pertencentes ao processo de MDF-e, tais como seus eventos disponíveis. As últimas seções tratam das referências consultadas para a composição deste documento, e as siglas e abreviaturas empregadas no decorrer dos apontamentos são detalhadas para melhor compreensão dos assuntos. Para situações especiais quanto a emissão de MDF-e consultar a Cartilha referenciada. Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema, botão fornecendo o contato e uma descrição clara e objetiva. na barra de ferramentas, Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

4 2. GERAL Projeto desenvolvido em conjunto entre as secretarias responsáveis e representantes das transportadoras e Agências Reguladoras do segmento de transportes. O MDF-e deverá ser emitido pelos contribuintes emitentes de, no transporte de cargas fracionadas, assim entendida a que corresponda a mais de um conhecimento de transporte ou pelos contribuintes emitentes de no transporte de bens ou mercadorias acobertadas por mais de uma, realizado em veículos próprios ou arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas. 2.1 CONCEITO DO MDF-E Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais utilizados na operação e/ou prestação, à unidade de carga utilizada no transporte, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte. O MDF-e deverá ser emitido por empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com mais de um conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados, ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas, com mais de uma nota fiscal. A finalidade do MDF-e é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte. Autorização de uso do MDF-e implicará em registro posterior dos eventos, nos documentos fiscais eletrônicos nele relacionados, conforme Conceito de MDF-e do Manual de Orientações do Contribuinte DESCRIÇÃO SIMPLIFICADA DO MODELO OPERACIONAL A empresa emissora do MDF-e gerará um arquivo eletrônico contendo as informações do veículo de carga, condutor, previsão de itinerário, valor e peso da carga e documentos fiscais, o qual deverá ser assinado digitalmente, de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor, com certificado ICP-Brasil. O arquivo eletrônico do MDF-e, será transmitido pela Internet, para o ambiente autorizador (1), que fará uma validação do arquivo (2) e devolverá uma mensagem eletrônica com o resultado da validação, podendo ser: rejeição ou autorização de uso (3). Sendo que só poderá iniciar o transporte, quando tiver a sua autorização de uso. Para acompanhar o transporte das mercadorias deverá ser impresso, em papel, um documento auxiliar do MDF-e de acordo com leiaute definido neste manual, o Documento Auxiliar de MDF-e DAMDFe (4). Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

5 O documento auxiliar em papel poderá ser substituído por um cartão com RFID no padrão Brasil-ID, conforme legislação específica. A empresa emitente deverá encerrar o MDF-e no final do percurso. Enquanto houver MDF-e pendente de encerramento não será possível autorizar novo MDF-e, para o mesmo par de UF de carregamento e UF de descarregamento, para o mesmo veículo. Se no decorrer do transporte houver qualquer alteração nas informações do MDF-e (veículos, carga, documentação, motorista, etc.), este deverá ser encerrado e ser emitido um novo MDF-e com a nova configuração. Entende-se como encerramento do MDF-e o ato de informar ao fisco, através de Web Service de registro de eventos o fim de sua vigência, que poderá ocorrer pelo término do trajeto acobertado ou pela alteração das informações do MDF-e através da emissão de um novo. O Ambiente Autorizador será o repositório nacional de todos os MDF-e emitidos e disponibilizará os documentos para as Secretarias de Fazenda das Unidades Federadas, RFB e SUFRAMA (6). O sistema MDF-e implementa o conceito de evento, que é o registro de uma ação ou situação relacionada com o manifesto, que ocorreu após a autorização de uso, como o registro de um cancelamento, por exemplo. Figura 1 Representação do Modelo Operacional do MDF-e. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

6 A validação do MDF-e poderá resultar em: Rejeição o MDF-e será descartado, não sendo armazenado no Banco de Dados, podendo ser corrigido e novamente transmitido; Autorização de uso o MDF -e será armazenado no Banco de Dados; O resultado do processamento do MDF-e deverá ficar disponível na fila de saída por um período mínimo de 24 horas DAMDF-E Documento Auxiliar de MDF-e DAMDF-e é uma representação gráfica resumida do MDF-e, impressa em papel comum, para acompanhar o transporte da carga, permitindo o acesso ao arquivo do MDFe pela Fiscalização de Mercadorias em Trânsito. O DAMDF-e poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação da documentação fiscal eletrônica Cancelamento e Encerramento Após a concessão de Autorização do MDF-e, esse não mais deverá ser alterado, caso ocorra a necessidade de cancelamento do MDF-e após sua autorização é possível solicitar o cancelamento desde que não tenha ultrapassado o prazo de 24h após a sua autorização e o transporte não tenha sido iniciado. Diferentemente do e, no projeto MDF-e não houve previsão do evento de inutilização de número, por não ser exigido a sua escrituração. Entende-se como encerramento do MDF-e o ato de informar ao fisco, através de Web Service de registro de eventos, o fim de sua vigência, que poderá ocorrer pelo término do trajeto acobertado ou pela alteração das informações do MDF-e (veículos, carga, documentação, inclusão de mercadorias para a mesma UF de descarregamento e outros). Caso ocorra alteração nas informações do MDF-e, deverá ser emitido um novo documento acobertando o trecho restante do percurso Contingência Para tempo de resposta, informado pela SEFAZ no retorno da consulta de Status, superior a 3 (três) minutos ou ausência de retorno, caberá à empresa decidir pela utilização do processo de contingência ou aguardar pelo retorno do serviço. Também através deste método a empresa deverá identificar a saída do estado de contingência. Antes de entrar em contingência a empresa também deverá verificar o status operacional de sua rede interna. Quando em decorrência de problemas técnicos não for possível a emissão do MDF-e, o emitente do MDF-e deve imprimir o DAMDF-e em papel comum, observando que o documento foi emitido em contingência, sendo que nesse documento obrigatoriamente conterá a chave de acesso dos documentos eletrônicos que o manifesto agrega ou informações pertinentes aos documentos em papel. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

7 A transmissão para o Ambiente Autorizador deverá ser feita logo que esteja cessada a contingência, observando o prazo limite de 168 horas a partir da emissão do documento. 2.3 PRÉ-REQUISITOS SISTEMAS TEOREMA O servidor Doc-e deve estar ativo para a geração e transmissão do MDF-e aos servidores da Receita Federal. Faz-se necessário o registro dos respectivos códigos do IBGE para os estados vinculados nos MDF-es, Figura 2. Utilizar a Tabela do IBGE de código de unidades da federação. A tabela de UF do IBGE está disponível em: ftp://geoftp.ibge.gov.br/organizacao/divisao_territorial/2006/dtb_2006.zip Informar EX para operações com o exterior e o respectivo código BACEN no cadastro de países. Figura 2 Menu Cadastro de Estados. A Figura 3 destaca o campo que deve ser preenchido com o respectivo código IBGE. Figura 3 Cadastro de Estados. Registro obrigatório do emitente do MDF-e junto à ANTT para exercer a atividade de transportador rodoviário de cargas por conta de terceiros e mediante remuneração, Figura 4. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

8 Figura 4 Cadastro da Empresa. Registro obrigatório do proprietário, coproprietário ou arrendatário do veículo junto à ANTT para exercer a atividade de transportador rodoviário de cargas por conta de terceiros e mediante remuneração, Figura 5. Figura 5 Cadastro de Transportador. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

9 3. INSTRUÇÕES NO SISTEMA Ideal para Conhecimentos ou Notas Fiscais eletrônicos para a mesma UF de destino, a Figura 6 exemplifica destacando quatro (04) Conhecimentos para a UF de destino PE. Figura 6 Consulta Conhecimentos - mesmo destino. 3.1 PRODEDIMENTO NO GESTÃO ADMINISTRATIVA Com o Servidor DOC-e ativo, no módulo de abrir o Gestão DOC-e, Figura 7. Figura 7 Menu Gestão DOC-e. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

10 Pesquisar utilizando os Filtros disponíveis e localizar os respectivos s que comporão o MDF-e a ser gerado, Figura 8. O MDF-e deve vincular exclusivamente s ou s. Figura 8 Consulta Documentos Gestão DOC-e. Abrir o processo de MDF-e conforme indica a Figura 9. Figura 9 Geração de MDF-e. Clicar no botão Incluir para iniciar os lançamentos, Figura 10. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

11 Figura 10 Tela do Gestão MDF-e. Incluir a série, a data de emissão e selecionar o Tipo de Emitente para Prestador de Serviço de Transporte ou de Carga Própria, Figura 11. Deve ser preenchido com Carga Própria para emitentes de e pelas transportadoras quando estiverem fazendo transporte de carga própria. Figura 11 Tipo Emitente. Na sequência adicionar a data para Previsão Fechamento que indicará uma suposição da última entrega. E utilizar o botão na lateral esquerda para incluir os documentos que serão vinculados no MDFe, caso não tenha sido selecionados anteriormente, Figura 12. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

12 Figura 12 Adicionar os Documentos vinculados. O sistema habilitará uma tela específica para localização dos documentos a serem vinculados no MDF-e, saindo de um estado determinado para um estrado respectivo e conforme a carga, ou seja, mesmo caminhão. A Figura 13 exemplifica a localização dos documentos do tipo para a UF de destino PE destacados na Figura 6. Figura 13 Tela de importação de Documentos eletrônicos. 14. Selecionar na grid em Seleciona os documentos a serem importados e clicar em Importar, Figura Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

13 Figura 14 Seleção dos documentos eletrônicos a importar. Ao processar a importação os documentos selecionados são listados na grid da tela de Gestão MDFe, Figura 15. Figura 15 s vinculados. Incluir a Origem, estado em que será realizado o carregamento da carga e o Destino, local de descarregamento da carga, Figura 16, nos campos destacados da lateral direita da tela. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

14 Figura 16 Origem e Destino. Incluir o veículo a ser utilizado no transporte, Figura 17. Lembrando que, enquanto houver MDF-e pendente de encerramento, não será possível autorizar novo MDF-e para o mesmo par UF de carregamento e UF de descarregamento, mesmo veículo de tração, em diferentes datas de emissão. Figura 17 Veículo utilizado para o transporte. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

15 Incluir os motoristas que realizarão o trajeto, utilizando o botão selecionar os motoristas na tela de Consulta como indica a Figura 18. na seção Motoristas, e Figura 18 Seleção de Motoristas. Após iniciado o transporte, o emitente do MDF-e poderá informar novos condutores ao longo do percurso. A troca ou inclusão de motorista poderá ser efetuada por meio do evento "Inclusão de Condutor", que deverá ser realizado antes do evento de "Encerramento do MDF-e". Importante lembrar que durante a emissão do MDF-e, poderá ser informado até 10 (dez) condutores por MDF-e. No exemplo da Figura 19 foram incluídos os três (03) condutores setados na tela de seleção. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

16 Figura 19 Motoristas para o trajeto. O grupo de informações de UF de percurso deverá ser preenchido na ordem Origem Destino sempre que existir pelo menos uma UF entre a UF de carregamento e UF de descarregamento. OBS.: A regra será aplicada considerando as divisas possíveis na ordem definida para o percurso. No sistema indicar o percurso na seção Roteiro como destaca a Figura 20. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

17 Figura 20 Roteiro. Ao clicar sobre o botão o sistema ativa a tela de seleção de estados, Figura 21. Selecionar os estados em que o transporte atravessará entre a Origem Carregamento e o Destino - Descarregamento e clicar em Selecionar. No exemplo a entrega deve ser entre PARANÁ E PERNANBUCO, portanto os estados do roteiro devem ser: SÃO PAULO, MINAS GERAIS E BAHIA. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

18 Figura 21 Seleção de Estados que compõem o trajeto. A Figura 22 demonstra em tracejado amarela o percurso conforme a rota acertada para o transporte, entretanto, caso a rota fosse transferida mais para leste seria necessário incluir também os estados de ALAGOAS E SERGIPE ou até mesmo ESPIRITO SANTO E RIO DE JANEIRO caso alguns destes fosse também atravessado. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

19 Figura 22 Estados Federativos. A Figura 23 mostra a seção Roteiro com os estados do percurso selecionados a partir da tela de seleção organizados sequencialmente por ordem alfabética, essa configuração é própria de grid e poderia ser outra, tal como código. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

20 Figura 23 Roteiro selecionado. Entretanto, é necessário deixar o sequenciamento conforme a ordem do trajeto a ser realizado, para isto utilizar os botões e. A Figura 24 demonstra que a linha SÃO PAULO foi selecionada e será utilizado o botão subir para deslocá-lo para cima. Figura 24 Roteiro a ser sequenciado. A seguir a mesma UF por já estar selecionada, o destaque azul da linha, é deslocada novamente para cima, Figura 25. Figura 25 Roteiro a ser sequenciado. O resultado do sequenciamento da primeira UF é apresentado na Figura 26. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

21 Figura 26 Roteiro a ser sequenciado. Da mesma forma a segunda UF é sequenciada, Figura 27. Figura 27 Roteiro a ser sequenciado. de passagem. Na Figura 28 é possível observar os estados do trajeto sequenciados exatamente conforme a ordem Figura 28 Roteiro sequenciado conforme o trajeto. Realizadas o lançamento do MDF-e com todas as informações pertinentes é necessário salvar o movimento, Figura 29. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

22 Figura 29 Salvar o MDF-e. As demais opções e eventos de MDF-e estão disponíveis em Processos, Figura 30. Figura 30 Gestão de MDF-e - Processos. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

23 Na sequência clicar em Enviar MDF-e, Figura 31, e aguardar a resposta do webservice da Receita para o evento disparado. Figura 31 Processo de Envio de MDF-e. O sistema mostra a aba Principal mostrando a situação do MDF-e como D - Digitada e em modo Normal, até o momento do recebimento do retorno os demais campos permanecem em branco, Figura 32. Figura 32 Aguardando retorno da Receita Federal. A Figura 33 mostra o retorno de um MDF-e realizado conforme as instruções apresentadas. A situação passou a ser A - Autorizada e as demais informações tais como Nº do Protocolo, data, Nº do Recibo e Chave de Acesso são preenchidas no retorno, podendo assim prosseguir o transporte. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

24 Figura 33 Retorno da Receita Federal. Quando o MDF-e contiver inconsistências, informações conflitantes, entre outros o Evento de Envio do MDF-e será travado, recebendo a referente Chave de Acesso, bem como a atualização da situação, Figura 34. Figura 34 Exemplo de MDF-e travada na SEFAZ. 35. Na aba Inf. XML é possível verificar o motivo do travamento do MDF-e e a possível correção, Figura Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

25 Figura 35 Motivo do travamento. Ressalta-se que os documentos s e s devem estar autorizados para a utilização em MDFe, caso contrário o MDF-e gerado vai apresentar ERRO de não autorizada, Figura 36. Figura 36 Erro especifico de não autorizada. A Figura 37 apresenta as informações de XML e o campo mensagem nulo, demonstrando que tal problema é perceptível somente pelo retorno na situação. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

26 Figura 37 Informações do retorno para não autorizada. 3.2 ENCERRAMENTO Para realizar o evento de Encerramento é necessário abrir o respectivo MDF-e que foi realizado o descarregamento e nos Processo utilizar a opção Encerrar MDF-e, Figura 38. Figura 38 Processo de Encerramento de MDF-e. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

27 O sistema habilita uma pequena tela para selecionar o município em que ocorreu a última descarga, Figura 39. Pois quando o MDF-e integra obrigatoriamente documentos para a mesma UF, mas não necessariamente para a mesma cidade. Figura 39 Seleção de Município de Descarga. Enquanto aguarda o retorno da SEFAZ, a situação é P Pedido de Finalização, com a respectiva data de fechamento e a indicação do município de descarga, Figura 40. Figura 40 Aguardando Evento de Encerramento. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

28 Caso ocorra qualquer alteração nas informações do MDF-e (veículos, carga, documentação, inclusão de mercadorias para a mesma UF de descarregamento e outros) deverá ser encerrado e ser emitido um novo MDF-e com a nova configuração inclusive para acobertar o trecho restante do percurso. 3.3 CANCELAMENTO Caso ocorra a necessidade de cancelamento do MDF-e após sua autorização, é possível solicitar o cancelamento desde que não tenha ultrapassado o prazo de 24h após a sua autorização e não tenha iniciado o transporte, Figura 42. Figura 41 Processo de Cancelamento de MDF-e. Incluir o motivo do cancelamento do MDF-e, Figura 43, com no mínimo 15 caracteres. Figura 42 Inclusão de motivo para Cancelamento. Enquanto aguarda o retorno da SEFAZ aprovando o cancelamento, o MDF-e permanece com a situação Pedido de Cancelamento, como na Figura 43, ao ser efetivamente cancelado o MDF-e passa para a situação. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

29 Figura 43 Aguardando Pedido de Cancelamento. Somente MDF-es em situação próprio sistema Teorema avisará, Figura 44. podem ser Cancelados, caso houver tentativas o Figura 44 Mensagem para impossibilidade de Cancelamento. 3.4 DEMAIS PROCEDIMENTOS DISPONÍVEIS Para inserir novos condutores é necessário habilitar a edição de MDF-e, por meio do botão Editar, Figura 45. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

30 Figura 45 Editar MDF-e. Para imprimir o DAMDF-e, utilizar a opção Reimpressão de MDF-e em Processos, Figura 46. Figura 46 Reimpressão de MDF-e. Atentar que as configurações do Servidor de DOC-e devem estar corretas e funcionais, inclusive para impressão de MDF-e, Figura 47. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

31 Figura 47 Configuração do Servidor DOC-e. Outra funcionalidade disponível no MDF-e é o Reenvio de para os condutores, Figura 48. As configurações de envio de para o usuário do sistema devem estar funcionais, bem como, ter um válido nos cadastros dos condutores. Figura 48 Processo de Reenvio de para Motoristas. Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

32 4. REFERÊNCIAS Sítio Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais Documentos. Disponível em: Acesso em: dezembro de Manual de Orientação do Contribuinte - Padrões Técnicos de Comunicação do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Versão 1.00 de Junho, Cartilha Nacional de MDF-e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais Disponível em: Acesso em: Fevereiro de ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS AMD - Advanced Micro Devices. ANTT - Agência Nacional de Terrestres. BACEN Banco Central do Brasil. Conhecimento de Transporte Eletrônico. DAMDF-e Documento Auxiliar de MDF-e. DOC-e Documento Eletrônico. GB Gigabyte. GRU - Guia de Recolhimento da União. IBGE Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. ICP Brasil infraestrutura de Chaves Públicas e Privadas (ICP) oficialmente utilizada no Brasil. MDF-E Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Nota Fiscal Eletrônica. PE Pernambuco. RFB Receita Federal Brasileira. SEFAZ Secretaria da Fazenda do Estado. SUFRAMA - Superintendência da Zona Franca de Manaus. UF Unidade de Federação. *** Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente. Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança! Site: / suporte@teorema.inf.br / Fone: (42)

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