Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP

Transcrição

1 Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens SCDP Perfil: Solicitante de Viagem

2 Etapa de Cadastramento / ou Alteração da Viagem 1 Cadastrar ou Alterar Viagens Acessar o menu principal e clicar na opção SOLICITAÇÃO > Cadastra/Altera Viagem. Clicar no botão NOVO. 1 Informar o Grupo do Proposto, Tipo do Proposto e Informar o CPF do proposto. Clicar no botão PESQUISAR.

3 1 Caso o proposto for acompanhante de PNE Pessoa com Necessidade Especial. Marcar o campo Acompanhante PNE, quando o proposto for acompanhante de PNE. Informar o Número da PCDP do proposto que está sendo cadastrado. Informar o Órgão pertencente ao proposto, que poderá ser selecionado por meio da pesquisa de Órgãos, clicando no ícone Lupa. Clicar no botão PESQUISAR. Caso o proposto for Não Servidor, proceder da seguinte forma : Informar o Tipo do Proposto. Se desejar informar o nome, digitar no campo Nome. Se desejar informar o CPF, marcar o campo CPF e informar o número do CPF. Clicar no botão PESQUISAR.

4 Realizada a pesquisa, será apresentada a tela de cadastro da PCDP com os dados do proposto. Verificar os dados do proposto. Verificar ou atualizar, se necessário, número do Passaporte, Telefone e . Informar o tipo de Recebimento das diárias. Se necessário, marcar o campo Reunião de Colegiados. Se necessário, marcar o campo Portador de Necessidades Especiais. Se necessário, alterar os valores de auxílio alimentação e auxílio transporte clicando no ícone Alterar Valores (será obrigatório informar a justificativa para a alteração de valores). Verificar ou atualizar os dados bancários Banco, Agência, C/C. Caso não possua conta corrente, marcar o campo Não Possui Conta Corrente. Clicar no botão SALVAR.

5 Após clicar no botão SALVAR, será apresentada a mensagem: Após a mensagem, as abas Roteiros, Complemento e Resumo serão habilitadas para inclusão das informações da PCDP. Serão habilitados também os botões ANEXOS, ENCAMINHAR.

6 2 Cadastrar Trechos de Viagem Clicar na aba Roteiros. Clicar na botão NOVO. O solicitante deverá preencher os campos abaixo: Selecionar o Tipo para cada roteiro. Informar o Local de Origem. Informar o Local de Destino. Informar a data de Data Início no local. Informar a data de Data Fim no local. Se tiver passagem no roteiro, marcar o campo Passagens. Selecionar o Meio de Transporte. Selecionar a Classe de voo. Informar o percentual de Diárias. Se necessário, marcar o campo Adicional de Deslocamento. Se o servidor comparecer no local de trabalho no mesmo dia, marcar o campo Dia de partida sem desconto de auxílio transporte. Se necessário, marcar o campo Ocorreu missão neste trecho?. Informar a Data do início do trabalho, evento ou missão. Informar a Hora do início do trabalho, evento ou missão. Informar se há Condições/Restrições para este trecho. Clicar no botão CONFIRMAR.

7 Clicar no botão NOVO para incluir um novo roteiro de viagem.

8 Para incluir o roteiro de retorno, o solicitante deverá preencher os campos abaixo: Selecionar o campo Retorno. Verificar o Local de Origem. Verificar o Local de Destino. Verificar a Data de Partida. Verificar a Data de Chegada à Sede. Se necessário, marcar o campo Passagens se utilizará passagens. Selecionar o Meio de Transporte. Selecionar a Classe de Voo. Informar o percentual de Diárias. Se o servidor comparecer no local de trabalho no mesmo dia, marcar o campo Dia de chegada à sede sem desconto de auxílio transporte. Informar se há Condições/Restrições para este trecho. Clicar no botão CONFIRMAR.

9 Após a confirmação de inclusão do novo roteiro, o sistema exibirá todos os trechos da solicitação de viagem. O solicitante poderá: a) editar um roteiro. b) excluir um roteiro. c) incluir novo roteiro antes. d) incluir novo roteiro depois. e) mover o roteiro para cima. f) mover o roteiro para baixo.

10 b c d e f Para incluir um novo roteiro entre os roteiros já cadastrados: Deverá clicar no botão d Incluir depois do primeiro trecho ou no botão c. Incluir antes do segundo trecho. Após incluir o novo roteiro, o solicitante deverá: 1.1 Selecionar o tipo Trecho. 1.2 Verificar o Local de Origem. 1.3 Verificar o Local de Destino. 1.4 Verificar o Início da Permanência. 1.5 Verificar o Final de Permanência. 1.6 Se necessário, marcar o campo Passagens se utilizará passagens. 1.7 Selecionar o Meio de Transporte. 1.8 Selecionar a Classe de Voo. 1.9 Informar o percentual de Diárias Se necessário, marcar o campo Adicional de Deslocamento Se necessário, marcar o campo Ocorreu missão neste trecho? Informar a Data do início do trabalho, evento ou missão Informar a Hora do início do trabalho, evento ou missão Informar se há Condições/Restrições para este trecho Clicar no botão CONFIRMAR.

11 Após confirmar a inclusão do novo trecho, o solicitante deverá salvar a solicitação de viagem: Clicar no botão SALVAR.

12 Após clicar no botão SALVAR, será apresentada a mensagem: Após a inclusão do trecho de escala, deverá ser atualizado o trecho de retorno: Clicar sobre o trecho de Retorno para Cidade/UF. Será apresentada a mensagem: Após apresentada a mensagem de alteração da cidade de origem, o solicitante deverá fechar a caixa de mensagem e atualizar os dados do trecho de retorno. Após confirmar a alteração do novo trecho, o solicitante deverá salvar a solicitação de viagem: Clicar no botão SALVAR.

13 Após a inclusão dos roteiros de viagem, o solicitante realizará a complementação da viagem: 3 Complementar dados da viagem Clicar na aba Complemento. Informar se é Viagem em grupo, mais de 10 pessoas?. Selecionar se é Curso de formação ou aperfeiçoamento ministrado por escola do governo?. Selecionar o Motivo da Viagem. Informar a Descrição do Motivo da Viagem. Informar a justificativa para viagem, caso seja urgente. Informar a justificativa, caso viagem de proposto com prestação de contas pendente. Informe a justificativa, caso a viagem de proposto com mais de quarenta diárias acumuladas no exercício. Informar os recursos da viagem para passagens nacionais, selecionando o Projeto/Atividade e Empenho. Informar os recursos da viagem para diárias nacionais, selecionando o Projeto/Atividade e Empenho. Clicar no botão SALVAR.

14 Nesta tela, poderá incluir documentos referentes à viagem, clicando no botão ANEXOS. Para incluir anexos, o solicitante deverá: Informar o Nome do documento. Selecionar o Tipo do documento. Caso deseje que a agência de viagens visualize este anexo, marque o campo Visível na agência de viagens. Selecionar o arquivo a ser anexado clicando no botão Selecionar arquivo... Se necessário, preencher o campo Observações. Clicar no botão ANEXAR.

15 Após cadastrar os dados do proposto, roteiros e complementar a PCDP, o solicitante poderá visualizar o resumo da mesma: 4 Consultar resumo da viagem Clicar na aba Resumo. Nome do proposto. Posição da PCDP no fluxo. Histórico. Justificativas. Bilhetes. Encaminhamentos. Roteiro da viagem. Diárias Nacionais. Quadro de totalização. Cálculos desta etapa. Parcelas previstas. Consolidação de gastos da viagem. Anexos de viagem. Conferir se as informações estão corretas e clicar no botão ENCAMINHAR, Manual Solicitante março de

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17 O sistema informará que a PCDP foi criada e encaminhada para a próxima etapa do fluxo: Reserva de Passagem.

18 Solicitação de Viagem Internacional 5 Cadastrar ou Alterar Viagens Internacionais Acessar o menu principal e clicar na opção SOLICITAÇÃO > Cadastra/Altera Viagem. 5.1 O procedimento da solicitação de viagem internacional é, basicamente, igual ao da viagem nacional. A diferença encontra-se na aba Complemento, onde serão necessárias informações específicas para a viagem internacional. Clicar na aba Complemento. Informar se Viagem é em grupo, mais de dez pessoas?. Informar se Curso de formação ou aperfeiçoamento ministrado por escola do governo?. Informar o Motivo da viagem. Informar a Descrição do Motivo da Viagem. Informar se o afastamento é Com Nomeação/Designação ou Sem Nomeação/Designação. Para saber mais detalhes clicar no botão [Sobre Nomeação/Designação]. Abrirá tela com explicações. Clicar no ícone Lupa, ao lado do campo Enquadramento legal, e selecionar o tipo com nomeação ou sem nomeação. Selecionar a Classe da Diária. Para saber mais detalhes, clique no botão [Sobre as Classes de Diárias].

19 Selecionar a moeda. Informar a cotação do dólar. Para consultar a cotação do dólar, no site do Banco Central do Brasil, clicar no botão Pesquisar. Informar a justificativa para viagem ocorrida em final de semana, feriado ou iniciada na sexta-feira, se necessário. Informar a justificativa para viagem urgente se necessário. Informar a justificativa para viagem de proposto com prestação de contas pendente, se for solicitada. Informar os recursos da viagem para diárias internacionais, selecionando o Projeto/Atividade e Empenho. Clicar no botão SALVAR. Nesta tela, poderá incluir documentos referentes à viagem, clicando no botão ANEXOS. Manual Solicitante março de

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21 6 Cancelar Viagem Viagem. Acessar o menu principal e clicar na opção SOLICITAÇÃO > Cancela OBS: Para visualizar o solicitante deve está no mesmo órgão de quem solicitou a pcdp O solicitante deverá selecionar a PCDP que deseja cancelar. Clicar na PCDP que deseja cancelar; Ou Informar o Número da PCDP ; Ou Informar o Nome do Proposto ; E clicar no botão PESQUISAR. O solicitante deverá: Se necessário, informar o Motivo do Cancelamento da viagem. Clicar no botão CONFIRMAR.

22 Nesta tela, poderá incluir documentos referentes à viagem clicando no botão ANEXOS. Após clicar no botão CONFIRMAR, será apresentada a mensagem: Para confirmar o cancelamento, deverá clicar no botão SIM. Após a confirmação, será apresentada a mensagem de cancelamento da PCDP.

23 7 Antecipar / Prorrogar / Complementar Viagem Acessar o menu principal e clicar na opção SOLICITAÇÃO > Viagem > Antecipa/Prorroga/Complementa Viagem. OBS: A viagem fica disponível no prorroga/complementa até 5 dias do final da viagem. O solicitante deverá selecionar a PCDP que deseja editar: Clicar na PCDP que deseja editar; Ou informar o Número da PCDP ; Ou informar o Nome do Proposto ; E clicar em no botão PESQUISAR O solicitante poderá alterar as informações contidas nas abas Proposto, Roteiros e Complemento.

24 Clicar no botão SALVAR para gravar as informações na PCDP. O sistema exibirá a mensagem abaixo:

25 Se necessário desfazer as alterações, clicar no botão DESFAZER. Será apresentada a mensagem abaixo: Para confirmar o cancelamento das alterações, clicar no botão SIM. 8 Consultar Solicitação. Acessar o menu principal, e clicar na opção CONSULTAS > Situação da O solicitante poderá selecionar a Pesquisa por PCDP ou Pesquisa Avançada. Informar o Número da PCDP ; Ou selecionar o Nome PCDP ; E clicar em no botão PESQUISAR.

26 1 2 3 Para pesquisar por outros critérios, poderá selecionar os seguintes filtros: Clicar na aba Pesquisa Avançada. Selecionar o Órgão, clicando no ícone Lupa. Selecionar o Tipo de Proposto. Selecionar o Tipo da Viagem. Selecionar a Data Inicial da Solicitação, clicando no ícone Calendário. Selecionar a Data Final da Solicitação, clicando no ícone Calendário. Selecionar a Situação da Viagem. Selecionar a Posição no Fluxo. Clicar no botão PESQUISAR. Filtros para a pesquisa Avançada. Tipo do Proposto Todos, Servidor,Convidado,Colaborador Eventual,Assessor Especial,Outros, Participante Comitiva,Equipe de Apoio,Participante Comitiva,Dependente, Militar das Forças Armadas, Policial Militar, Bombeiro Militar, Empregado Público, Servidor Judiciário, Servidor Legislativo, Servidor Estadual, Servidor Distrital, Servidor Municipal. Tipo de Viagem Todas, Nacional,Internacional

27 Situação da Viagem Todas, Em Andamento, Em Prestação Contas, Prestação de Contas Pendente, Encerrada - realizada, Encerrada - não realizada, Cancelada,Não Aprovada Posição no Fluxo Todas Planejamento em Cadastramento Planejamento em Reserva de Passagem Planejamento em Aprovação pelo Proponente Planejamento em Aprovação pelo Ordenador de Despesas Planejamento em Aprovação pela Autoridade Superior Planejamento em Aprovação pelo Ministro/Dirigente Aguardando Emissão de Bilhetes Planejamento em Execução Financeira Aguardando Início da Prestação de Contas Prestação de Contas em Cadastramento Prestação de Contas em Aprovação pelo Proponente Prestação de Contas em Aprovação pelo Ordenador de Despesas Prestação de Contas em Devolução de Valores Prestação de Contas em Execução Financeira Manual Solicitante março de

28 Prestação de Contas Para a prestação de contas, o servidor deverá apresentar, no prazo máximo de cinco dias, contados do retorno da viagem, original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque, ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, ou declaração fornecida pela empresa de transporte (Portaria 505/2009, art. 4º MP). Em caso de viagens ao exterior, com ônus ou com ônus limitado, o servidor ficará obrigado, dentro do prazo de trinta dias, contados da data do término do afastamento do País, a apresentar relatório circunstanciado das atividades exercidas no exterior (Decreto nº /1985, art. 16).

29 Também serão anexados quaisquer outros documentos exigidos pela norma interna do órgão. Deve-se informar os valores realmente gastos e os trechos utilizados, adequando a situação inicialmente prevista à realizada. O Solicitante registra a situação de fato, o que ocorreu realmente na viagem. Após o retorno da viagem, o proponente deverá realizar a prestação de contas da viagem. Acessar o menu principal na opção PRESTAÇÃO DE CONTAS > Prestação de Contas. Será exibida uma relação de PCDP, que podem estar nas situações Prestação de Contas em Cadastramento ou Aguardando início da prestação de contas. O solicitante deverá selecionar a PCDP que deseja realizar a prestação de contas. Clicar na PCDP; Ou informar o Número da PCDP ; Ou informar o Nome do Proposto ; E clicar em no botão PESQUISAR.

30 O solicitante deverá informar. Informar se A viagem foi realizada? ; Se necessário, incluir observações/justificativa ; Se necessário, informar o valor da Restituição (passagens, remarcações de bilhetes, etc.) ; Se necessário, informar o Valor a Reembolsar ; Se necessário, informar o Valor a Devolver ; Inserir os documentos de viagem clicando no botão ANEXOS. Clicar no botão SALVAR ; Clicar no botão ENCAMINHAR ; Após a devolução dos valores, a prestação de contas vai para aprovação do proponente/autoridade concedente. Uma vez aprovada, a PCDP será encerrada com sucesso. OBS: Se a viagem não ocorreu conforme planejado deve clicar no link Clique aqui para cadastrar as alterações necessárias.

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32 8 Devolução de Valores O Solicitante, que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas, recebe a Guia de Recolhimento da União - GRU confere a autenticidade do pagamento, digitaliza o documento, anexa-o ao processo e faz a baixa da dívida. O Coordenador Financeiro acompanha as viagens que possuem valores a devolver, e deve tomar as providências necessárias para a efetividade do processo. Por decisão interna de cada órgão, esse procedimento pode ser atribuído apenas ao Solicitante, apenas ao Coordenador Financeiro ou dividido entre ambos. O usuário deverá acessar o menu principal na opção PRESTAÇÃO DE CONTAS > Devolução de Valores. O solicitante deverá selecionar a PCDP que deseja realizar a devolução de valores. Clicar na PCDP; Ou informar o Número da PCDP ; Ou informar o Nome do Proposto ; E clicar em no botão PESQUISAR. O solicitante deverá informar. Informar a Cotação da Moeda quando internacional; Informar a Data do Depósito, clicando no ícone calendário;

33 Emitir GRU Guia de Recolhimento da União ; Informar GRU Guia de Recolhimento da União ; Inserir a GRU e um Relatório de viagem, clicando no botão ANEXOS ; Clicar no botão ENCAMINHAR. Após incluídos os arquivos necessários, e encaminhada para prestação de contas pelo proponente o sistema irá informar que a viagem foi encaminhada com sucesso.

34 9 Copiar Viagem O solicitante deverá acessar o menu Principal > SOLICITAÇÃO > VIAGEM Copiar Viagem. O solicitante deverá indicar a PCDP que deseja realizar a cópia. Inserir o numero da PCDP; Informar o Órgão ; Se necessário pode visualizar a PCDP; Selecionar o Grupo de proposto e Tipo do Proposto ; Inserir o CPF e clicar no PESQUISAR. OBS: Para inserir mais proposto, basta digitar o CPF e clicar no pesquisar. Podendo inserir a quantidade de propostos que deseja. Após a pesquisa o sistema gera uma lista com os nomes dos propostos que terão suas viagens copiadas Clicar no botão CONFIRMAR CÓPIA.

35 É exibida a tela com a confirmação da cópia; Depois de incluídos os propostos, o solicitante deve retornar ao menu SOLICITAÇÃO > Cadastra/Altera Viagem. O solicitante clica no nome do proposto desejado e insere as necessárias. O sistema copia as informações gerais da viagem e deixa em branco às informações pessoais, que devem ser preenchidas pelo solicitante e encaminhar cada PCDP individualmente.