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1 INFORMATIVO DPPH Nº 005 RAIS /01/2015. MANTER EM DIA AS ATUALIZAÇÕES O programa DOWNLOAD JD é o nosso portal oficial onde são publicadas as versões e os manuais de atualização e de informação para o usuário. CÓPIA DE SEGURANÇA OBRIGATÓRIA DPPH - VERSÃO Revisão /01/ RAIS Ano-Base TRANSMISSÃO DA RAIS: Estão disponíveis para DOWNLOAD os aplicativos para envio da declaração da RAIS ano-base 2014 e de anos anteriores (1976 a 2013) no site da Rais e Programa DownloadJD. GDRais 2014 versão: /01/ :54hrs ATENÇÃO! O prazo de entrega da declaração da RAIS, ano-base INÍCIO - 20 de janeiro de TÉRMINO - 20 de março de 2015, conforme Portaria nº 10, de 9 de janeiro de 2015, publicada no Diário Oficial em 12 de janeiro de CERTIFICAÇÃO DIGITAL Os estabelecimentos ou arquivos que possuem 11 ou mais vínculos empregatícios deverão transmitir a declaração utilizando um certificado digital válido padrão ICP Brasil. A obrigatoriedade também inclui os órgãos da Administração Pública. As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser CPF ou CNPJ. Para os demais estabelecimentos que não se enquadrarem nessa obrigatoriedade, a utilização da certificação digital continuará facultativa, com a opção de transmitirem sua declaração por meio dessa chave privada, caso possuam. Para a transmissão da RAIS de exercícios anteriores é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil, inclusive para os órgãos da Administração Pública. Para a transmissão da RAIS Negativa, o uso da certificação digital é facultativo. ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES: O estabelecimento que encerrou as atividades em 2014 e não entregou a declaração da RAIS deverá marcar a opção encerramento das atividades, disponível no programa GDRAIS 2014, e informar a data do encerramento de suas atividades, bem como a data de desligamento dos empregados. Encerramento das atividades no decorrer de 2015 o estabelecimento pode antecipar a entrega da declaração, utilizando o programa GDRAIS 2014 e informar no campo data de encerramento, o dia, mês e ano de quando está sendo declarada a RAIS (no formato DD/MM/AAAA), bem como a data de desligamento dos empregados. A RAIS do ano-base 2014 também deverá ser declarada, caso ainda não tenha sido entregue. Observação: no caso de entrega antecipada da declaração da RAIS de 2015, é necessário entregar também a declaração da RAIS do ano-base 2014 NOTA: A entrega da declaração é obrigatória e o atraso na entrega está sujeito a multa conforme previsto no ART. 25 da Lei nº 7.998, de 11/01/

2 PORTARIA Nº 10, DE 9 DE JANEIRO DE 2015 SÃO OBRIGADOS A ENTREGAR A DECLARAÇÃO DA RAIS: - inscritos no CNPJ com ou sem empregados - o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa; - todos os empregadores, conforme definidos na CLT; - todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica; - empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados; - cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas; - empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base; - órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais; - condomínios e sociedades civis; - empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base; filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior. NOTAS: O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no CEI, conforme parágrafo único do art. 2º do Decreto nº /75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados. O estabelecimento inscrito no Cadastro Específico no INSS (CEI), que não possui empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está dispensado de declarar a RAIS Negativa A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgãoestabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores. Estabelecimento/Entidade inscrito no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo CEI as informações devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informações devem ser declaradas no CNPJ. No caso da declaração ser prestada no CEI, deve haver também a declaração da RAIS Negativa do CNPJ. Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica. QUEM DEVE SER RELACIONADO: - empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência; - servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas; - trabalhadores avulsos (aqueles que prestam serviços de natureza urbana ou rural, a diversas empresas, sem vínculo empregatício, com a intermediação 2

3 obrigatória do órgão gestor de mão-de-obra, nos termos da Lei nº 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da categoria); - empregados de cartórios extrajudiciais; - trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974; - trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998; - diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS (Circular CEF nº 46, de 29 de março de 1995); - servidores públicos não-efetivos (demissíveis ad nutum ou admitidos por meio de legislação especial, não-regidos pela CLT); - trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973); - aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005; - trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999; - trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Estadual; - trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal; - servidores e trabalhadores licenciados; - servidores públicos cedidos e requisitados; e - dirigentes sindicais. NOTAS: O sindicato ou órgão gestor de mão-de-obra ou a empresa contratada, que no anobase congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informações referentes a esses trabalhadores, além das relacionadas com seus próprios empregados. Em razão disso, a empresa tomadora desses serviços não deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS. Os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos mencionadas no inciso II do art. 430 da CLT, com exercício de atividades práticas em outra empresa, devem ser informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde o aprendiz exerce as atividades práticas da aprendizagem não deve declarar esse aprendiz na sua RAIS. Os servidores que estiverem na situação de cedidos ou requisitados devem ser declarados na RAIS tanto pelo órgão de origem quanto pelo órgão requisitante, caso percebam remunerações de ambos os órgãos. o dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo estabelecimento/órgão de origem, caso o mesmo perceba remuneração de ambas as partes. Se a remuneração for paga exclusivamente pelo sindicato apenas este deve declará-lo da RAIS. QUEM NAO DEVE SER RELACIONADO: - diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS; - autônomos; - eventuais; - ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem; - estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº , de 25 de setembro de 2008; 3

4 - empregados domésticos regidos pela Lei nº /2006; e - cooperados ou cooperativados. Revisão - DPPH: Conferir em Empresas - Manutenção - Parâmetros: se está marcado a opção RAIS. Verificar no cadastro de cada funcionário na Opção - Parâmetros: se está marcado o campo Consta Rais. Cadastros - Entidades Sindicais: devem ser informados os CNPJs dos Sindicatos - Federações e Confederação, se não souber favor entrar em contato com o sindicato e solicitar, pois o sistema não permite gerar a RAIS caso algum sindicato não esteja com os três CNPJs cadastrados. Verificar no cadastro do funcionário se está informado corretamente a entidade sindical a qual é representado. DESTAQUE PARA ANO BASE 2013: Novo campo no cadastro de empresas: 'Ponto'. Revisar para todas as empresas. Ponto: Informe o enquadramento conforme Portarias do MTE (para geração na RAIS a partir de 2013). 4

5 1) SISTEMA DPPH - GERAÇÃO DA RAIS: Outras Opções - Meios Magnéticos - RAIS: Preencher cada campo conforme manual de orientação da RAIS ano-base Alterações RAIS: Informações de mudança de endereço e CNPJ (fusão, incorporação, cisão, mudança CEI p/cnpj, encerramento de atividades...) Informações PAT: Informações sobre PAT para empresas enquadradas neste regime. (Programa de Alimentação do Trabalhador.) Contribuições Sindicais: Informar ou conferir os valores de contribuição Patronal. (mesmo que a empresa não tenha recolhido informar o sindicato). Verificar Funcionários: Permite verificar quais funcionários estão com o campo Rais não marcado no cadastro. Controle Recibos: Permite baixar e controlar os recibos de entrega da Rais a partir do ano base Geração Arquivo: Informe ou selecione através do botão Procurar, o destino para gravação do arquivo gerado. Rubrica Comissões: Informe ou selecione na lista a Rubrica de Comissões para que o sistema efetue a média das mesmas e inclua no salário contratual, conforme orientações para o preenchimento da RAIS. (padrão 31). Selecionar Empresas: Permite seleção de empresas para geração do arquivo. Esquemas com definição das empresas a serem geradas. ( exemplo: rais). Correspondência P/Responsável: Marque este campo caso deseje que as correspondências relativas a RAIS sejam enviadas para o responsável pela entrega. Responsável: Selecione na Lista (CTRL+Enter) ou informe o código do responsável pela entrega da RAIS. 5

6 Entrega Antecipada: Marque este campo caso a entrega da RAIS seja antecipada. (encerramento de atividade ano 2015). RAIS Retificadora: Marque este campo para gerar RAIS Retificadora. Data Retificação: Informe a Data da Retificação da declaração. CREA a ser Retificado: Número de Controle e Expedição do Arquivo da rais originalmente entregue. Data Geração Arquivo: Data automática ou informe a Data de Geração do Arquivo da RAIS. Nota: Imprimir o relatório da RAIS somente depois de conferido e importado pelo GDRAIS ) PROGRAMA GDRais VALIDAÇÃO DO ARQUIVO: Acessar o GDRAIS na opção: Declaração - Importar - Ano Atual (2014) Localização do arquivo a ser importado - Localizar (destino onde foi salvo o arquivo gerado pelo sistema DPPH) - no campo Nome do arquivo: digitar * (asterisco) - clicar Abrir ou no campo Arquivos do tipo: marcar Arquivos de Texto (*.txt) - Clicar RAIS2014.TXT - Abrir - Avançar - Clicar Opções Marcar Todos ou clicar nas empresas que deseja importar - concluir. Mensagem: Os estabelecimentos selecionados foram importados - Visualizar/Fechar. Selecionar: Declaração - Verificar Inconsistências - Avançar - Marque as empresas que deseja verificar as informações - Avançar - Visualizar Erros/Avisos. Mensagem: marcar Retornar: Acessa o sistema DPPH Empresas/Manutenção/Parâmetros Ponto: Selecionar uma das opções: Fazer geração novamente no sistema DPPH. Acessar o GDRais2014 e importar o arquivo. Mensagem: Não foram encontrados erros nas declarações selecionadas, foram gerados apenas avisos. Os avisos não impedem o envio da declaração, porém o empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de Marcar: Li e me responsabilizo pelas informações prestadas - Visualizar/Fechar. Para gravar a declaração - selecionar: Declaração - Gravar - Avançar - Marque as empresas que devem ser gravadas a declaração - Avançar - Preencher dados apresentados na tela - Avançar - Marcar: Li e me responsabilizo pelas informações prestadas - Avançar - Visualizar Resumo/Fechar. Arquivo gerado com SUCESSO. 6

7 Importante! 1) O arquivo pode ser transmitido através do botão <Transmitir> ou utilizando a função "Transmitir Declaração" do menu principal. 2) Providencie uma cópia de segurança do arquivo gerado ou da base de dados do sistema e guarde-a junto com o relatório e o recibo, deixando-os disponíveis para a fiscalização. 3) As informações declaradas são de responsabilidade da empresa e tem impactos no recebimento de abono salarial de seus trabalhadores e nas estatísticas do Governo Federal. Para visualizar e imprimir a Relação dos Estabelecimentos declarados, clicar no botão "Visualizar Resumo". Marcar CNPJ - se a empresa estiver obrigada a certificação digital, marcar: Transmitir com Certificação Digital, caso contrário não marcar essa opção. Clicar: Transmitir - Lista de Certificados - Executar - Assinando dados com a chave privada de assinatura - OK - digitar Senha do certificado. Atenção: Os Recibos de Entrega das declarações serão disponibilizadas para impressão, 5 dias úteis após a transmissão do arquivo, nos endereços eletrônicos (www.rais.gov.br e opção Impressão de Recibo. O número CREA constante nesse protocolo, será imprescindível para impressão do recibo pela Internet. OU no sistema DPPH Outras Opções Meios Magnéticos RAIS - -. Nova funcionalidade no Controle de Recibos: - Incluído campo Local GDRais, que permite informar a pasta onde está instalado o aplicativo da RAIS. Com essa informação o sistema decodifica o CREA a partir do arquivo transmitido que estará armazenado no GDRais, ficando a busca do Recibo na Internet totalmente automática. OBSERVAÇÃO: No Local GDRAIS deve ser informada a pasta do aplicativo do ano que está sendo feita a geração/transmissão, exemplo: GDRAIS2014 Incluir Empresa: Utilize para incluir as empresas que deseja fazer controle dos recibos de entrega. Baixar Recibo(s): Utilize para baixar da Internet os recibos de entrega. NOTA: Será baixado o recibo selecionado no Grid. Para baixar mais que uma empresa, basta aplicar um filtro. Quando solicitada mais de uma empresa, aquelas que já estiverem com o arquivo baixado, não serão mais processadas. Caso necessite 7

8 atualizar o recibo, elimine a empresa do Grid e inclua novamente, solicitando em seguida para baixar. Local GDRais : Informar a pasta onde está instalado o aplicativo da RAIS. O sistema tenta buscar automaticamente o CREA gerado para cada empresa, facilitando a busca dos recibos. Ver Recibo: Permite visualizar o recibo, abrindo o 'Arquivo' da empresa selecionada no Grid. Imprimir Recibo(s): Utilize para imprimir os recibos de entrega. NOTA: Será impresso (na impressora padrão) o recibo selecionado no Grid. Para imprimir mais que uma empresa, basta aplicar um filtro.somente serão impressos recibos de empresas com situação 'Recibo Gerado ' e o arquivo indicado. ATENÇÃO! Recomendamos sempre ler atentamente os manuais, bem como em caso de dúvida, ler o manual da RAIS e da DIRF, disponibilizado na opção ajuda dos respectivos programas. É de suma importância que o usuário saiba o que está fazendo e não apenas executando procedimentos. Muitas vezes os usuários desconhecem até mesmo para que serve a RAIS ou a DIRF, porque da sua entrega e também quais as informações que realmente devem constar. Pois será difícil darmos um bom suporte quando o usuário não leu o manual nem ao menos sabe o que fazer. Conferência: Favor fazer uma conferência em todos os principais dados gerados para a RAIS. Principalmente no caso de funcionários que ganham até 02 (dois) salários mínimos, para que possam receber o 14º Salário ou PIS devem ser declarados em RAIS. Raquel Colle Escandiel JD Soft Informática Ltda 8

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