Guia Sobre Como Começar. Quatro Etapas para Compreender as Possibilidades do Vídeo em Sua Organização

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1 Guia Sobre Como Começar Quatro Etapas para Compreender as Possibilidades do Vídeo em Sua Organização

2 Pesquisas indicam que 90% dos usuários frequentes dizem que as tecnologias de colaboração por vídeo poupam pelo menos duas horas de seu valioso tempo de trabalho por semana. Colaboração por Vídeo: Transforme seu Negócio e Aumente Sua Produtividade Mais da metade da eficiência na comunicação é determinada pelo tom de voz e linguagem corporal, e muitos desses importantes detalhes não verbais se perdem em trocas de ou ligações em conferências. A comunicação cara a cara é mais pessoal, gerando um nível maior de confiança, reduzindo as dúvidas e aumentando a responsabilidade. Evidentemente, nem sempre é possível comunicar-se pessoalmente no ambiente de negócios atual. Mas a telepresença e a videoconferência permitem uma nova solução: comunicação virtual instantânea em pessoa, mesmo quando as pessoas estão a milhas de distância. Com este guia, podemos lhe ajudar a criar a solução de colaboração de vídeo correta, maximizando a adoção por usuários e medindo o sucesso pós-implantação. Descubra os Benefícios Muitas organizações consideram a telepresença e a videoconferência como ferramentas essenciais para a redução de custos. Quase 90% da tecnologia de colaboração por vídeo resulta em redução tanto no número de viagens quanto nos gastos. Além de ajudar a economizar e aumentar sua produtividade, o vídeo também pode contribuir para: Tomar decisões mais rápidas: Minimize o tempo gasto com viagens e o tempo tentando explicar problemas complexos por . O vídeo permite que todas as partes compartilhem ideias, mostrem imagens detalhadas e ajam com mais rapidez. Statoil, uma das maiores empresas de petróleo do mundo, usa a colaboração de vídeo para conectar as plataformas offshore de perfuração com os especialistas em terra. Problemas que levariam 2 meses para se resolver agora são resolvidos em 2 semanas, reduzindo significativamente o tempo de inatividade e aumentando a segurança. Oferecer acesso imediato a especialistas: Estenda a especialidade de algumas pessoas para sua organização sem os custos de viagem. Soluções para transmissão e arquivamento de vídeo permitem gravar e guardar conhecimento de especialistas para o acesso de qualquer pessoa a qualquer momento. A empresa de arquitetura e design global Woods Bagot utiliza a colaboração de vídeo para conectar 1000 empregados no mundo todo. Ela adapta equipes específicas para cada projeto, escolhendo especialistas conforme a necessidade. A Woods Bagot vem reduzindo viagens ao mesmo tempo em que melhora seus serviços e a comunicação com seus clientes. Unir a sua organização: Expansão global, fusões ou recursos para terceirização podem distanciar as pessoas e os objetivos de projetos. Uma sala de reuniões virtual ajuda a manter todo mundo atualizado e a construir uma cultura empresarial. O United Steelworkers usou a colaboração por vídeo para aprimorar as conversas sobre a aliança de fusões com outros sindicatos de trabalhadores. As organizações desenvolveram uma relação próxima rapidamente sem precisarem viajar, e aceleraram o processo de fusão em pelo menos 6 meses. Melhore o equilíbrio trabalho-vida: Viagens constantes significam estresse e sacrifício de tempo familiar e pessoal. Participando de reuniões por vídeo ou trabalhando de casa permite que os colaboradores equilibrem suas vidas pessoais e profissionais. As equipes de design internacional da Tommy Hilfiger em Amsterdã e Nova York usam o Cisco TelePresence para criar provadores virtuais, onde podem colaborar com sua equipe de manufatura em Hong Kong. Agora os designers podem tomar decisões cruciais rapidamente sem ter de passar muito tempo longe de casa. A solução também acelera o tempo de entrada no mercado. Vídeo é a Nova Onda Ecológica Em média, os clientes Cisco descobrem que a colaboração via vídeo reduz a necessidade de viagens em 30 por cento, reduzindo emissões de gás CO 2 e aumentando os lucros. A Vodafone eliminou voos por ano, ajudando a empresa a reduzir suas emissões de carbono em mais de 5500 toneladas anuais.

3 Usando tecnologias de vídeo, pudemos superar muitas das barreiras de cada fase do processo de aquisição. O toque visual que o vídeo oferece nos ajudou imensamente e o uso do vídeo será uma parte importante das integrações de aquisições futuras, disse Jawahar Sivasankaran Gerente Sênior de TI Cisco Por já estarmos prontos para a mobilidade, nossos empregados conseguiram se conectar de forma simples via vídeo com nossos clientes. Planos de viagem podem ter sido cancelados, mas as reuniões com certeza não foram. Nectarios Lazaris, Diretor de Informações, Woods Bagot, durante a erupção do vulcão islandês em 2010 Crie um Caso de Negócios para Colaboração por Vídeo Veja como o Vídeo traz Retorno sobre o Investimento Se está considerando comprar telepresença ou videoconferência, você tem um grande número de opções. Conectividade melhorada, interfaces de usuário mais simples e novos formatos, como vídeo pessoal com qualidade de negócios e soluções de vídeo móveis tornam a colaboração de vídeo mais acessível do que nunca. Com a colaboração de vídeo, você pode melhorar quase qualquer processo que atualmente seja baseado em telefone, ou em viagens. Veja como outras pessoas utilizam o vídeo com sucesso: Executivos Participar de reuniões gerenciais regulares, presenciais, com qualquer um e em qualquer lugar Conduzir reuniões de conselho sem os custos ou encargos de viagem Entrar em contato com tomadores de decisão em pessoa, conforme a necessidade Assistir a briefings ao vivo ou gravá-los para assistir mais tarde Apresentar em seminários ou feiras sem viajar Vendas e Marketing Construir relações mais fortes e mais pessoais com clientes Oferecer a clientes acesso a especialistas centralizados Conectar equipes de venda remotos com a matriz Conduzir pesquisa de mercado face-a-face Recursos Humanos Entrevistar candidatos à distância cara a cara Trazer grupos juntos para treinamentos cara a cara Ajudar na facilitação da integração após uma fusão Melhorar os programas de teletrabalho Pesquisa e Desenvolvimento e Desenvolvimento de Produto Compartilhar e editar documentos de produtos em tempo real Receber comentários em tempo real de fornecedores e clientes Acessar especialistas remotos em tempo real Agilizar o tempo de lançamento no mercado Fabricação Realizar inspeções de controle de qualidade em diversos locais Fornecer especialistas para o conserto remoto do maquinário Coordenar as entregas com fornecedores Preparar planos de continuidade dos negócios Finanças Revisar estratégias, compartilhar notícias e tomar decisões Ampliar os serviços financeiros especializados para os clientes de filiais remotas Entrevistar candidatos potenciais remotamente em pessoa Oferecer treinamento face-a-face e oportunidades de consultoria Setor Público Coordenar ações com agências nacionais, estaduais e locais Oferecer treinamento de forma econômica Promover iniciativas de trabalho remoto Preparar planos de continuidade dos negócios Saúde Fornecer diagnósticos remotamente, de áreas rurais a centros urbanos Colocar profissionais médicos em contato para orientações e consultas face-a-face Oferecer serviços de tradução Participar de programas de educação médica continuada Educação Colaborar com outros campi ou instituições educacionais em tempo real Expandir aulas para estudantes em áreas rurais ou remotas Oferecer apresentações de especialistas e viagens de campo virtuais Oferecer educação continuada e treinamento para membros da equipe ROI: As Três Letras Mais Importantes do Alfabeto Depois de identificar os usos da colaboração de vídeo, calcule seus gastos atuais com atividades que você gostaria de substituir por vídeo. Considere: Quantas pessoas viajam para reuniões? Quais os custos dessas viagens? Como a equipe poderia usar esse tempo mais efetivamente? Quanto tempo leva para sua organização levar um produto ao mercado? Para concluir uma consultoria? Para contratar um novo funcionário? Solucionar um problema? Como as sessões de treinamento podem ser consolidadas? Como empregados, parceiros, e clientes podem tomar decisões de forma mais rápida ou encontrar um especialista no assunto? Sempre que você substituir uma prática pela colaboração por vídeo, terá a oportunidade de medir seu retorno de investimento (ROI). Na economia de hoje, o treinamento não é uma opção, mas uma necessidade para que a equipe se mantenha atualizada sobre informações importantes. Usar locais remotos significa fazer mais com o dinheiro investido em treinamento. Trabalhar com parceiros inovadores como a Cisco ajuda agências a completarem suas missões educacionais e garantir que o dinheiro investido em treinamento vá além do esperado. Tom Kenney Vice Presidente da GTSI e Gerente Geral das Agências Civis Federais

4 Escolha de um Fornecedor O fornecedor ideal age como um parceiro do seu negócio. Ao fazer uma lista de fornecedores, verifique se eles possuem: Selecione: O Equipamento, Fornecedor e Modelo de Implantação Corretos Veja Como a Colaboração por Vídeo se Adequa às Suas Necessidades Uma solução de colaboração de vídeo inclui uma câmera, um microfone, um monitor, um autofalante, um codec, uma rede confiável, uma infraestrutura otimizada e o modelo de implantação correto. Uma ligação de vídeo pode utilizar dois ou vários terminais, com uma grande variedade de recursos. Existe um sistema ou plataforma para cada local de trabalho de salas de reunião a desktops e de locais de campo a fábricas. Sua solução completa pode incluir alguns ou todos os seguintes produtos: Telepresença imersiva: Cria a experiência de reunião "cara a cara" mais realista e oferece uma plataforma ideal para interação. Sistemas com diversos propósitos: Esses sistemas são projetados para serem utilizados em salas de reunião, salas de conselho, auditórios e ambientes compartilhados. Soluções de mesa, pessoais ou móveis: Essas soluções são projetadas para uso pessoal ou para uma única pessoa no escritório, estação de trabalho ou escritório de casa. Aplicativos de indústria: Telessaúde, educação à distância, defesa e outras indústrias possuem sistemas de colaboração em vídeo especial. Um perfil financeiro sólido e um bom modelo de negócio Um histórico empresarial forte, práticas comerciais éticas e reputação profissional Um serviço ao cliente aprovado, compreensível e clientes satisfeitos Manutenção econômica, suporte e programas de treinamento Pesquisa e desenvolvimento progressivos Presença global para uma implantação única e completa onde quer que você use o vídeo Equipe sólida que pode oferecer as melhores práticas Uma solução completa, com infraestrutura, gerenciamento e diversos terminais Como selecionar um modelo de implantação O modelo de implantação correto permitirá alcançar seus objetivos de colaboração por vídeo. Organizações podem gerenciar custos e manter flexibilidade através de uma série de opções de implantação, desde o trabalho até hospedagem, que possa resolver as necessidades específicas do negócio e o orçamento disponível, assim como preservar uma experiência consistente para o usuário final. Considere esses fatores na sua decisão: Cobertura geográfica: você tem planos de trabalhar com novas regiões ou por múltiplas redes? Escolha um modelo de instalação que simplifique implantações globais ou regionais, assim como serviço e suporte. Alcance do ecossistema: Você deseja ampliar a colaboração de vídeo para clientes, parceiros, e fornecedores? Escolha uma opção que permita um suporte fácil para colaboração segura com qualquer pessoa, a qualquer hora. Capacidade de conferência: Quantos usuários você espera? Frequentemente, as abordagens oferecem capacidade acima do fluxo, assim como soluções únicas para reuniões de alto escalão. Especialidade de vídeo: Escolha serviços que ofereçam suporte para operação, gerenciamento, atualização, segurança, ajuda ao usuário final e recursos para relatórios, liberando a sua equipe de TI. Tempo para o serviço: Qual a velocidade que você precisa para sua colaboração de vídeo? Dependendo das necessidades de sua organização, você pode precisar de implantação, testes e otimização ou um modelo de instalação que possa ser desenvolvido rapidamente. Orçamento: Se você escolher implantações no local ou em nuvem, existem opções que não necessitam de investimento de capital, oferecendo uma maior flexibilidade de orçamento e acessibilidade. Periféricos e acessórios: Uma grande variedade de equipamentos periféricos pode melhorar a comunicação visual, como alta definição (HD) e câmeras angulares grandes, câmeras de registro, DVDs, VCRs, lousas e aplicativos. Soluções completas também podem incluir produtos de infraestrutura que podem facilitar a conexão entre usuários em redes diferentes e ajudar a garantir que o vídeo não afetará o tráfego de outros aplicativos e que as sessões são seguras. Seleção de Fornecedor, Sistema e Modelo de Implantação Tamanho Único Não Serve Para Todos Não existe uma única solução de colaboração de vídeos para todas as organizações. É importante selecionar um fornecedor, um modelo de instalação, e uma solução de vídeo que atenda às suas necessidades.

5 Combinando Soluções a Objetivos Responder as seguintes perguntas facilitará o processo de escolha dos recursos e capacidades que a sua nova solução de colaboração de vídeo deve ter: Utilização Como você imagina que sua empresa usará a colaboração por vídeo? Que tipo de informações você troca: detalhes de produtos, planilhas, multimídia ou informações altamente confidenciais? Haverá necessidade de gravar as reuniões ou salvar ligações de vídeo para que elas continuem disponíveis depois? Os funcionários desejam ficar conectados visualmente durante viagens? As pessoas farão ligações por demanda ou programarão as ligações com antecedência? Alcance Seria útil ver e falar com colegas em seus locais de trabalho ou em casa? Você se comunicará visualmente com fornecedores, clientes ou parceiros? Quantos sites devem se conectar em uma reunião? Infraestrutura Você planeja utilizar uma solução via nuvem ou operar o sistema em sua própria rede? Se for operar em sua própria rede, que tipo de rede é? Você deseja definir opções de largura de banda diferentes para tipos de funcionários diferentes? Você quer integrar o vídeo às suas outras ferramentas unificadas de comunicação? As pessoas usarão suas unidades de vídeo como seus telefones principais? Sua organização de TI irá gerenciar a rede de vídeo de um local central ou de vários locais? Experimente Antes de Comprar Os fornecedores que você analisar devem permitir que você teste o equipamento por um período. Faça; utilize-o em um cenário real e traga usuários potenciais para obter suas opiniões. Teste a solução em termos de: Confiabilidade e Qualidade da Chamada Qual a nitidez da imagem na largura de banda usada? A qualidade da imagem é definida por um codec que oferece suporte a um melhor tratamento de movimento e possa lidar com uma taxa de atualização do monitor de 30 quadros por segundo (fps). Se você quer qualidade de alta definição, a solução completa tem todos os elementos em alta definição? Se não tiver, a qualidade pode ser afetada negativamente. Você ouve bem? O áudio está sincronizado com as imagens? A experiência de áudio é definida pelo microfone, o cancelamento de eco, os alto-falantes e sua largura de banda. Com que frequência as chamadas caem? O tempo médio entre falhas (MTBF) deve ser alto. Tecnologia de Ponta Existe um projeto de engenharia inovador que forneça o que há de mais avançado em nitidez e funções de vídeo? O fabricante possui o certificado ISO 9002? Ele é fabricado com eficiência energética e sustentabilidade ambiental em mente? O design do formato é inovador e atraente? Facilidade de Uso Os prompts de menu, agendas e a interface são claros e intuitivos o suficiente para que qualquer pessoa em sua organização compreenda? A instalação, a manutenção e o reparo são fáceis? Ele oferece um programa de reparo gerenciado flexível que permite que você escolha sua rede? Integração A integração com apenas um clique com outras ferramentas de comunicação, planos de discagem de comunicações unificadas, e conferência via web está disponivel para a inclusão de outros usuários remotos? É baseado em padrões para interoperabilidade com unidades de vídeo de terceiros? Pode ser integrado facilmente com outras ferramentas do local de trabalho? Todos os sistemas de vídeo, desde a telepresença imersiva e soluções de desktop a dispositivos móveis, tablets e infraestrutura funcionam bem em conjunto? Valor Os sistemas são otimizados para larguras de banda alta e baixa para ajudá-lo a equilibrar custos com funções? É possível atualizar o software para adicionar recursos à medida que a tecnologia se desenvolve e sua adoção aumenta? Os recursos e funções atendem às suas necessidades com preço competitivo? Padrões e Compatibilidade Lembre-se de escolher uma solução baseada em padrões que seja interoperável com equipamentos de vídeo de qualquer fabricante.

6 Seleção de Sua Rede Tome a Decisão Certa Se você já tem uma rede IP instalada para voz, o passo seguinte deve ser implantar vídeo por IP (VoIP). Muitas empresas executam sistemas de vídeo em ambientes mistos. Ao escolher sua rede, faça as seguintes perguntas: Para quem você pretende ligar? Apenas sites internos ou outros cujo domínio não é da sua empresa? Qual deve ser a abrangência da disponibilidade da rede desejada? Nem todas as redes estão disponíveis no mundo todo. Verifique quais redes estão disponíveis nas áreas geográficas onde sua empresa opera. Quais são os custos associados à rede? O quão confiável é a rede? A internet pública não é tão confiável quanto redes com IP privado. Qual é a largura de banda que você precisa? Você pode querer restringir a largura de banda para determinados usuários ou aplicativos, mas permitir maior largura de banda para suas reuniões por vídeo mais importantes. Escolha uma solução que permita ajustar a largura de banda ou que equilibra automaticamente a largura com base no aplicativo. A solução funcionará com seu parceiro de rede? Reuniões por vídeo sofisticadas, como aquelas por telepresença imersiva, podem se beneficiar por redes gerenciadas dedicadas. Verifique se a solução escolhida funciona com o seu parceiro de rede. Você está operando em um ambiente de comunicações unificado? Se sim, verifique se a capacidade de banda, o poder de processamento e o design de rede são apropriados. Uma Última Palavra Vamos começar. Acreditamos que pessoas que trabalham juntas podem atingir resultados extraordinários. Na Cisco, estamos criando os ambientes e experiências que tornam isso possível. O vídeo está deixando nossos clientes mais produtivos. Oferecemos uma série completa de soluções planejadas para ajudar a conseguir os objetivos da sua empresa, incluindo telepresença, sistemas com diversos propósitos de alta definição, além de vídeo pessoal e móvel. Para saber mais sobre como a Cisco pode ajudá-lo a implantar a solução certa de colaboração por vídeo para sua organização, visite Sede - América Cisco Systems, Inc. San Jose, CA Sede - Ásia e Pacífico Cisco Systems (USA) Pte. Ltd. Cingapura Matriz Europa Cisco Systems International BV Amsterdam, The Netherlands A Cisco possui mais de 200 escritórios no mundo todo. Os endereços, números de telefones e fax estão disponíveis no site da Cisco em Cisco e o logotipo Cisco são marcas comerciais da Cisco Systems, Inc. e/ou de suas afiliadas nos Estados Unidos e em outros países. A lista das marcas comerciais da Cisco pode ser encontrada em Todas as marcas de terceiros citadas pertencem a seus respectivos proprietários. O uso do termo "parceiro" não implica uma relação de sociedade entre a Cisco e qualquer outra empresa. (1005R) C /12