NOVEMBRO 2014 NÚMERO: 03 TREINA+

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1 NOVEMBRO 2014 NÚMERO: 03 TREINA+ 5DIRETRIZES PARA SEGUIR ANTES DE CONTRATAR UM LMS ESTRATÉGIAS PARA APROVEITAR MELHOR SEU LMS LMS, POR QUÊ? O QUE É LMS (LEARNING MANAGEMENT SYSTEM)? EDI ÇÃO EXCLU SIVA TREINA+ 1

2 CONTEÚDO Uma série de estudos teóricos e práticos têm procurado explorar os componentes principais de um LMS. Nesta edição, queremos identificar os aspectos principais, funções e implementações da tecnologia de um software de gestão da aprendizagem. De modo geral, esses recursos podem ser divididos em três grandes categorias: de transmissão, o que ajuda na distribuição e acesso ao material do curso; avaliação, que auxilia na identificação de diferentes padrões de aprendizagem entre os colaboradores; e interação, a qual estabelece ambientes de aprendizagem únicos para a prática aplicada de exercícios específicos. O desenvolvimento do LMS sempre teve como foco o usuário final. Na realidade, o conjunto dos usuários é, geralmente, a parte mais vital para qualquer tipo de software, e, assim, as suas opiniões devem ser especialmente avaliadas. Ao analisar a utilidade de um LMS, esta edição apresenta diretivas que podem auxiliar no planejamento estratégico para futuras aplicações LMS e apontar formas de se aproveitar ao máximo os recursos disponibilizados após a sua aquisição. O QUE É LMS? TRANSMISSÃO Qual é a melhor definição prática de um Learning Management System? Conheça o conceito de transmissão de conhecimento aplicado ao LMS. PÁGINA 4 PÁGINA 5 AVALIAÇÃO INTERAÇÃO Veja os benefícios da avaliação que podem ser associados ao LMS. Os desafios do engajamento dos colaboradores em um ambiente LMS. PÁGINA 5 PÁGINA 5 5 DIRETRIZES PARA ESCOLHER UM LMS ESTRATÉGIAS PARA APROVEITAR O LMS PÁGINA 6 O que você deve seguir no momento em que for escolher contratar um LMS. PÁGINA 11 O que você deve ter em mente para aproveitar ao máximo os recursos do LMS da sua empresa. CONTEÚDO E DIAGRAMAÇÃO / E-LEAD+ - DISTRIBUIÇÃO GRATUITA 2 TREINA+

3 OLÁ! PERGUNTAS IMPORTANTES PÁGINA 13 Perguntas que você deve fazer no momento de planejar os resultados que espera com um LMS. REFERÊNCIAS Referencial téorico sobre a aplicação e conceitos do LMS. PÁGINA 15 A administração é uma questão de habilidades, mas é preciso antes de tudo saber o que se quer. Sócrates Os LMS s estão cada vez mais proeminentes e nas corporações o seu domínio tem se expandido. Além do mais, o que era apenas um sistema utilizado para atender necessidades internas, passou a ser mais uma frente de geração de recursos. Com opções de aprendizagem focadas em clientes e fornecedores, a educação se torna autofinanciada. E em muitos casos, lucrativa. Ao confrontar esse futuro, é imperativo ter um conjunto viável de critérios pelos quais as prioridades de um LMS, ou qualquer ambiente de aprendizagem com ou sem esse nome, devam ser sistematicamente pensadas. Isso, felizmente, é mais fácil quando conseguimos refletir de forma objetiva sobre sua própria eficácia. E espero que seja exatamente isso que você consiga perceber com o conteúdo desta edição de novembro. Ubirajara Neiva Especialista em Educação Corporativa e sócio da E-LEAD+ TREINA+ 3

4 O QUE É LMS? O QUE É LMS? do LMS é possível gerir os resultados das ações Através de educação a distância. Os dois principais benefícios de um LMS são: através da distribuição de materiais eletronicamente e quase instantaneamente, um LMS facilita a criação e difusão de conteúdos didáticos mais do que qualquer outra forma de disponibilização de conhecimento. Um LMS também permite um nivelamento do acesso às informações através de ambientes de aprendizagem únicos que podem complementar as atividades presenciais, capacitando os colaboradores espalhados geograficamente de forma muito mais barata. Ferramentas LMS apresentam características que atendem às necessidades atuais das empresas, bem como dos colaboradores. Como outras inovações de software importantes que têm resistido ao teste do tempo, LMS (também conhecido como sistemas de gestão ou ambientes virtuais de aprendizagem) foi concebido e desenvolvido pelas principais universidades americanas e europeias e adaptado para a realidade corporativa. Existe a convicção de que o avanço das práticas educativas nas empresas pode melhorar de forma significativa a aplicação real da tecnologia e, portanto, a experiência de aprendizagem dos colaboradores. Dentro deste contexto mais amplo, a maioria das implementações LMS deve ter como meta facilitar uma das três prioridades educacionais: transmissão, avaliação e interação. Um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) é um ambiente on-line, digital, que permite que informações sejam compartilhadas entre os colaboradores de uma empresa. BENEFÍCIOS LMS COLABORADORES DISTRIBUIÇÃO RÁPIDA NIVELAMENTO Principais benefícios: disponibilização rápida de conteúdos didáticos e nivelamento do acesso às informações de forma barata. INFORMAÇÃO 4 TREINA+

5 TRANSMISSÃO COMO TRANSMITIR CONTEÚDOS DIFERENTES PARA DIFERENTES COLABORADORES? Padrões de uso e autorelatos de gestores educacionais quase universalmente demonstram que o LMS é mais utilizado para a transmissão de conteúdos, em sua maioria no formato de cursos, que a empresa normalmente precisa distribuir entre seus colaboradores. Como tal, a mobilização de um LMS para efeitos de transmissão é a característica mais equivalente à prática pedagógica offline. O LMS, no entanto, permite que os colaboradores tenham acesso ao material institucional em qualquer ponto no espaço e no tempo. Assim, os gestores têm a oportunidade de aperfeiçoar, atualizar e ampliar os materiais não só antes do início de uma determinada turma, mas também durante e depois, reforçando as metas de necessidades de treinamento durante o período avaliado. LMS s não são, no entanto, uma panaceia. Estudos mostram que os sistemas tendem a ser usados esmagadoramente por sua utilidade como repositórios online de cursos, muitas vezes negligenciando a maioria, se não todos, os outros recursos. É importante que exista uma reflexão sustentada por diferentes profissionais dentro da empresa sobre como os recursos adicionais e possibilidades podem melhorar a experiência de aprendizagem on-line. Nesse ponto, sugerimos o uso do Kano Model como uma ferramenta de auxílio (edição de outubro da Treina+). AVALIAÇÃO COMO MEDIR O COMPORTAMENTO DOS COLABORADORES EM UM AMBIENTE VIRTUAL? Um dos benefícios do LMS é que ele fornece aos gestores uma oportunidade interna para refletir criticamente sobre a utilidade dos cursos para o ensino ou aprendizagem. A maioria dos LMS s vem pré-configurados com algum tipo de relatório analítico, que permite a empresa acompanhar os colaboradores que já acessaram os cursos, com que frequência fizeram e como está o andamento dos cursos que eles iniciaram. Isso pode ajudar os gestores a monitorar não só o que os colaboradores estão fazendo no LMS, mas também como estão fazendo, quais as dificuldades que estão encontrando, e como esta informação reflete, de forma transparente, na padronização do conhecimento. A ressalva para este ponto, no entanto, é que as estatísticas de utilização, mesmo que altamente sensíveis, não possibilitam distinguir os estilos individuais de aprendizagem dos colaboradores. O método mais abrangente de avaliação é aquele que permite ao usuário refletir criticamente sobre o que aprendeu e, portanto, como poderá colocar seus novos conhecimentos em prática. É importante considerar esta última avaliação como complementar aos relatórios fornecidos pelo LMS. INTERAÇÃO COMO PROMOVER O ENGAJAMENTO DOS COLABORADORES COM A PLATAFORMA LMS? Independentemente de filosofia educacional, um LMS pode promover a aprendizagem apenas na medida em que os usuários interagem com ele. O engajamento do colaborador com o conhecimento disponibilizado pela empresa é diretamente proporcional ao valor que a empresa dá a isso. O LMS por si só não promove a interação das pessoas. É muito importante neste ponto se atentar que desejo pessoal e necessidades de capacitação do cargo ou função, deverão ser continuamente trabalhados na comunicação interna da empresa. Os colaboradores devem estar cientes sobre a importância das atualizações de conhecimento na melhoria da performance e qualidade da organização. Desta forma, poderão assumir a responsabilidade individual de manter vivo o ambiente de aprendizagem virtual. TREINA+ 5

6 5 DIRETRIZES DO LMS 5 DIRETRIZES DE UM LMS QUAIS OS PONTOS QUE DEVERÃO SER ANALISADOS ANTES DE CONTRATAR UM LMS. DIRETRIZ 1 Usabilidade e Navegabilidade DIRETRIZ 2 Atenção ao preço Nem todo usuário de um LMS é um especialista em tecnologia, por isso certifique-se de que seu sistema é de fácil acesso e fácil de usar, de preferência através de uma interface point-and-click (intuitiva). O sistema deve permitir que os usuários façam login com sucesso e navegue até o conteúdo que eles precisam rapidamente. Ele também deve tornar o trabalho de seu administrador mais fácil usando apenas navegadores e plug-ins padrões. Essa primeira diretriz elimina 95% dos problemas e demandas ao RH causados por acessos confusos e computadores incompatíveis. Dependendo dos recursos do sistema, o preço de um LMS pode variar de algumas centenas a vários milhares de reais por mês. Ao selecionar um LMS de baixo custo que ofereça as funcionalidades de que precise, você pode reduzir o custo total da formação na sua organização ou aumentar consideravelmente a oferta de cursos aos colaboradores. Esteja ciente também de que a criação da cultura de educação a distância na empresa pode levar mais tempo do que o esperado. Caso isso aconteça, será importante manter índices baixos de gastos com ferramentas que ainda não estejam 100% implantadas ou eficientes. 6 TREINA+

7 DIRETRIZES 1 E 2 TIPOS DE ANÁLISE O QUE ELA RESPONDE O LMS é intuitivo, ou seja, é fácil de navegar? USABILIDADE NAVEGABILIDADE Quais materiais de suporte ao usuário o LMS oferece (manuais, vídeos)? Quantos cliques o usuário terá que dar até iniciar o curso? Qual a porcentagem do investimento em LMS em relação ao gasto total de educação na empresa? Qual o valor da economia que a empresa terá se substituir os treinamentos presenciais possíveis por treinamentos a distância? VIABILIDADE Em quanto tempo a redução de despesa com treinamento presencial pagará o investimento feito no LMS? Quais as funcionalidades essenciais para a empresa hoje e o que elas representam no valor do LMS? TREINA+ 7

8 DIRETRIZ 3 Verifique se o LMS permite personalização O sistema deve permitir que você adicione a logomarca da empresa, personalize cores e certificados para promover sua marca corporativa. Um bom LMS também permitirá você tirar o máximo proveito de todos os tipos de conteúdo on-line, a partir de blogs ou vídeos do YouTube. CUSTOMIZAÇÃO Customizações principais LOGOMARCA SLOGAN DO PROGRAMA DE EDUCAÇÃO DA EMPRESA CERTIFICADO 8 TREINA+

9 DIRETRIZ 4 Preste atenção às questões de acessibilidade Evite sistemas LMS que estão vinculados a uma única plataforma ou dispositivo, já que isso poderia limitar o acesso de muitos de seus usuários. Sistemas que funcionam em várias plataformas e suportam vários dispositivos (incluindo celular, ipad e PC) têm maiores chances de atingir os sistemas de seus usuários, mesmo que os dispositivos mudem com o tempo. ACESSIBILIDADE POR ONDE O LMS DEVE SER ACESSADO COMPUTADOR TABLETS CELULARES ATENÇÃO: verificar se o LMS suporta versões mais antigas de navegadores, como IE 7, que costuma apresentar muitos problemas de acessibilidade. TREINA+ 9

10 UNIVERSALIDADE DIRETRIZ 5 Atenção à aprendizagem global Organizações com uma presença global precisam de um LMS que suporte vários idiomas. Se você tiver necessidades de formação em diferentes países, você pode garantir o sucesso de sua implantação LMS personalizando conteúdo de treinamento para cada localidade. Não se esqueça de levar em conta que idioma e diferenças culturais podem afetar o sucesso da aprendizagem. Pontos principais Além das línguas que vierem por padrão na instalação do LMS, é muito importante procurar saber qual a facilidade para instalar uma nova língua. Verificar também se haverá custo para esta implementação, caso seja necessária. Para unidades com marcas diferentes, procurar saber se o LMS permite a customização da marca e layout por unidades e, portanto, que permita diferentes comunicações. Perceba se a forma de navegar e iconografia do LMS são universais, ou seja, que são facilmente decodificadas por culturas diferentes. 10 TREINA+

11 COEFICIENTE DE SATISFAÇÃO ESTRATÉGIAS PARA O BOM USO DO LMS CONJUNTO DE DIRETRIZES E BOAS PRÁTICAS QUE PODEM SER ÚTEIS PARA AS EMPRESAS. Dicas Escolher ou desenvolver um sistema em torno das necessidades dos colaboradores. Não importa a função: transmissão, avaliação ou interação - o LMS, como os políticos, deve atender a um amplo espectro de eleitores. Enquanto os colaboradores são, em última instância, o beneficiário final de qualquer refinamento pedagógico, gestores de áreas são mais propensos a serem afetados por mudanças na forma em que a empresa repassa conteúdo para os funcionários. Qualquer LMS proposto deve ser uma tentativa de atender às prioridades e necessidades de gestores de área e colaboradores. Tire proveito da adaptabilidade pedagógica O LMS deve facilitar um amplo conjunto de atividades de aprendizagem e acomodar uma variedade de estilos de ensino. Embora as plataformas estejam configuradas com uma série de recursos pré-instalados, sua funcionalidade é semelhante ao de um quadro -negro: seja qual for o conteúdo desejado, os conteudistas estão restritos apenas pelas dimensões do quadro. O LMS cria, assim, um instrumento pedagógico que é, essencialmente, pedagogicamente neutro. Em vez de deixar-se limitar por uma plataforma LMS, as organizações devem ampliar os limites do software para garantir o maior grau de flexibilidade e efetividade no ensino corporativo. Envolva gestores e colaboradores no processo de decisão. Estude as ferramentas que os gestores poderão ter acesso no LMS que possam facilitar a identificação das informações disponíveis aos colaboradores e suas performances. Permitir que os alunos aprendam por si mesmos Com base no volume de literatura que aborda esta teoria, os LMS s parecem favoravelmente alinhados com os objetivos expressos do construtivismo educacional. Mesmo o LMS permitindo diferentes abordagens para o material de um curso, o uso do sistema pode incentivar os usuários a estabelecerem suas próprias respostas para a melhor forma de navegar por um curso. No entanto, precisamente porque muitas características do LMS (não importa como adaptáveis) só podem ser modificadas por gestores ou administradores, é importante reconhecer este potencial de liberdade na utilização do LMS, e considera-lo como mecanismo de melhoria da aprendizagem. Aproveite a estrutura do LMS para inserir pequenas avaliações sobre as melhores abordagens e o que funciona ou não funciona nos diferentes conteúdos disponibilizados no sistema. TREINA+ 11

12 Use o LMS para repensar o ensino corporativo Como o conteúdo é preservado e pode ser acessado a qualquer momento, o LMS pode ser usado para aumentar a aprendizagem em qualquer ponto durante a formação de um colaborador. O uso de um LMS tem que estar focado em como o próprio sistema pode contribuir para a aprendizagem antes, durante e após o período de contratação de um funcionário. As três categorias de uso do LMS - transmissão, avaliação e interação podem ser vistas em correspondência às etapas cronológicas de uma implementação bem sucedida: que material é transmitido, como os colaboradores estão aprendendo e quais os recursos interativos podem ser acessados para melhorar o conteúdo em si. Explorar o potencial de avaliar performance Embora a razão mais óbvia para usar um LMS é que isso pode melhorar o desempenho do colaborador em razão da diminuição de custos em educação, há pouco consenso sobre o que um melhor desempenho implicaria. A maioria dos estudos individuais sobre LMS busca correlacionar o desempenho dos colaboradores com notas nas avaliações dos cursos. Embora as notas sejam prioridade de muitos gestores, é lógico que a realidade das empresas está muito além das provas de cursos corporativos e, sim, mais relacionada à qualidade e oferta de condições de melhorar os desempenhos e resultados dos funcionários. Através da disponibilidade de conhecimento abre-se a possibilidade de cada individuo buscar soluções para as próprias dificuldades apontadas nas avaliações de desempenho e planos de desenvolvimento institucionais. AUMENTE AS POSSIBILIDADES COMO EXPANDIR OS BENEFICÍOS DO LMS NA LINHA DO TEMPO DO COLABORADOR: ANTES DE ENTRAR Utilize o LMS para jogos de seleção de futuros candidatos. NA EMPRESA Utilize o LMS para disponibilizar conteúdos interessantes para os familiares dos colaboradores em datas comemorativas. FORA DA EMPRESA Utilize o LMS para manter o capital intelectual na empresa através da participação dos colaboradores na construção de bibliotecas virtuais. 12 TREINA+

13 PERGUNTAS IMPORTANTES PERGUNTAS IMPORTANTES PERGUNTAS IMPORTANTES QUE VOCÊ DEVE SE FAZER DEPOIS DE TER IMPLEMENTADO UM LMS. Responda DE TEMPOS EM TEMPOS Até que ponto nosso LMS está de acordo com as diretrizes descritas nesta revista? Que diretrizes são as mais fáceis de atingir, fazendo ajustes mínimos no LMS atual? Como as diretrizes expostas aqui podem ser aplicadas com sucesso em outros sistemas de tecnologia educacional? Como podemos determinar o momento adequado caso seja necessário migrar para outra plataforma LMS? TREINA+ 13

14 14 TREINA+ ENTRE EM CONTATO PARA MAIS INFORMAÇÕES

15 REFERÊNCIAS REFERÊNCIAS SAIBA AONDE BUSCAR INFORMAÇÕES MAIS DETALHADAS E APROFUNDADAS SOBRE LMS. Brandon White and Johann Ari Larusson. Strategic Directives for Learning Management System Planning. ECAR Reserach Bulletin 19, Robinson, Carol, and Judy Sebba. Personalizing Learning Through the Use of Technology. Computers & Education 54 (2010): Castro Neto, Mariano. Da teoria da atividade a atividade docente em ambientes virtuais de apoio à aprendizagem. Universidade Federal de Santa Catarina - Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção - Florianópolis, 2006 TREINA+ 15