Centro e-learning da TecMinho

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1 Centro e-learning da TecMinho Dias A 1, Fernandes D 1 1 TecMinho/Gabinete de Formação Continua da Universidade do Minho, Guimarães, Portugal Resumo. A TecMinho/Gabinete de Formação Contínua da Universidade do Minho, disponibiliza à comunidade académica e empresarial um Centro de Formação a Distância, no qual se desenvolvem iniciativas de investigação&desenvolvimento e de formação de equipas e de especialistas em áreas relacionadas com o e-learning e a inovação nos processos de aprendizagem. O Centro dispõe de um conjunto de meios tecnológicos de apoio à implementação da estratégia e-learning da TecMinho. Estes meios estão integrados, de forma a fomentar e implementar iniciativas de e-learning ou mistas, e tem visibilidade na Internet através do Centro E-learning da TecMinho em O Centro e-learning é composto por três sistemas informáticos distintos quanto ao seu objectivo, mas devidamente integrados: (a) Um sistema de gestão da aprendizagem a distância, vulgarmente conhecido por LMS(Learning Management System); (b) Um sistema de gestão de alunos e de professores, que pode ser classificado como um SMS (Student Management System) e (c) Um sistema de Interface de relação com o cliente (Costumer Relationship Management) que se traduz no Site - Centro e-learning. 1. Introdução A TecMinho/Gabinete de Formação Contínua da Universidade do Minho, disponibiliza à comunidade académica e empresarial um Centro de Formação a Distância, no qual se desenvolvem iniciativas de investigação&desenvolvimento e de formação de equipas e de especialistas em áreas relacionadas com o e-learning e a inovação nos processos de aprendizagem. O Centro dispõe de um conjunto de meios tecnológicos de apoio à implementação da estratégia e-learning da TecMinho. Estes meios estão integrados, de forma a responder a uma estratégia desenvolvida para fomentar e implementar iniciativas de e-learning ou mistas, e têm visibilidade na Internet através do Centro E-learning da TecMinho em O Centro e-learning é composto por três sistemas informáticos distintos quanto ao seu objectivo, mas devidamente integrados: (a) Um sistema de gestão da aprendizagem a distância, vulgarmente conhecido por LMS(Learning Management System), cujo objectivo principal é servir de apoio à implementação dos e-cursos. Este sistema possui um conjunto de ferramentas que vão desde a definição e caracterização pedagógica do curso na plataforma (definir, módulos, unidades,

2 actividades, testes, etc.) até ao planeamento das ferramentas de comunicação e interacção a utilizar no curso (ferramentas síncronas e assíncronas); (b) Um sistema de gestão de alunos e de professores, que pode ser classificado como um SMS (Student Management System). Este sistema serve de base ao sistema de aprendizagem (LMS), implementando funcionalidades administrativas tais como, emissão de certificados, controlo de assiduidade, notas de honorários, declarações, etc; (c) Um sistema de Interface de relação com o cliente (Costumer Relationship Management) que se traduz no Web Site Centro e-learning. Este é o primeiro contacto que qualquer e-cliente (aluno, professor, autor, etc.) tem com o Centro e-learning. Este sistema de interface tem por objectivo fidelizar os clientes, acompanhando-os segundo o seu perfil e apresentando informações personalizadas de acordo com percursos percorridos. Para concretizar estes objectivos, o sistema faz a gestão de inscrições em cursos que foram divulgados, avaliações aos e-cursos terminados, gestão da informação de utilizadores (incluindo tracking), gestão de candidaturas a e-formadores, gestão de documentos diversos na área de e-learning entre outras funcionalidades. Nesta comunicação iremos apresentar com algum detalhe os sistemas informáticos exixtentes, dando uma visão global sobre a necessidade crescente de sistematização de processos e de integração de sistemas no sentido de se alcançarem soluções e-learning mais eficientes. 2. Plataforma/ Sistema de gestão da aprendizagem a distância (LMS) O sistema de gestão da aprendizagem (LMS Learning Management System) adoptado pela TecMinho é o Lotus Learning Space (LLS) da IBM. Este sistema foi implementado pela IBM utilizando a tecnologia JAVA e ASP, sendo apoiado numa base de dados Microsoft SQL Server. O sistema tem vários casos de uso, a maior parte deles são acessíveis a partir dos interfaces gráficos que serão descritos mais à frente, porém existem outros que podem ser acedidos a partir de código numa qualquer linguagem de programação. O LLS disponibiliza dois interfaces gráficos diferentes, o de administrador e o de aluno. 2.1 Interface de Administrador O Interface de administrador é acedido apenas por utilizadores com perfil de administradores do sistema, de tutores ou de autores de cursos. O administrador do sistema tem todos os previlégios, pelo que o administrador TecMinho criou o tipo de utilizador Formador que engloba as permissões de autor e de tutor. Entrando com o perfil Formador o utilizador tem sobretudo, a possibilidade de caracterizar e definir toda a informação necessária à implementação de um curso, quer da parte síncrona quer da parte assíncrona do curso, bem como desenvolver questionários de avaliação de diversos formatos. O Formador pode definir a árvore de módulos, unidades, sessões (esta árvore não tem limite de nodos), pode associar um conjunto de informação a cada um destas sub-divisões do curso (nome, descrições, datas) assim como associar os próprios conteúdos de aprendizagem e avaliações. Os conteúdos podem ser ficheiros de qualquer tipo (HTML, PowerPoint, Avi, etc.) e podem localizar-se em qualquer servidor de páginas

3 em qualquer parte do mundo. Para sessões síncronas o LLS permite a criação de chats programáveis podendo depois ser associados a um qualquer nodo do curso. Podem criar-se o número de sessões síncronas que se queira para cada curso, podendo apenas associar-se uma sessão assíncrona Quadro de Discussão (fórum) por curso. Com um perfil Formador, pode controlar-se ainda o andamento dos formandos através da utilização da ferramenta de geração de relatórios. Existem vários relatórios pré-definidos (exemplos: progresso de um aluno num curso ou progresso de um aluno em todos os nodos e conteúdos do curso), mas o Learning Space é flexível e dá a possibilidade de serem criados relatórios personalizados. Além de acompanhar os formandos, o formador pode ir registando os resultados de cada um deles nas várias actividades que ele tiver definido. O acompanhamento online dos formandos pelo formador é efectuado via Interface do Aluno, que serve também à abordagem e interface professor-aluno. 2.2 Interface do Aluno O interface do aluno está representado abaixo (Figura 1) e é a parte da plataforma de aprendizagem que o aluno vê, sendo também esta a Interface utilizada pelo professor na comunicação com os alunos. Árvore de nodos do curso Zona de conteúdos Ferramentas do curso (Chat, Fórum, Correio Electrónico) Figura 1: Interface de aluno O aluno acede ao LLS através do site e-learning da TecMinho, mediante um nome de utilizador e palavra passe, acedendo depois ao curso em que está inscrito o aluno tem um conjunto de possibilidades de trabalho diferente:

4 Pode aceder a cada módulo do curso, lendo os conteúdos de aprendizagem, seguindo as instruções do formador e desenvolvendo as actividades propostas pelo formador. Pode aceder ao quadro de discussão (fórum sessão assíncrona) para lançar uma linha de discussão ou simplesmente responder a uma outra mensagem colocada por um outro utilizador (formando, formador, administrador). Pode enviar um para todos os colegas e/ou para o formador do módulo, utilizando a ferramenta de correio electrónico. Caso esteja agendada uma sessão síncrona pode falar por escrito e realizar actividades em tempo real com os colegas e formador. De todas as funcionalidades disponíveis a partir do interface de aluno, a mais interessante de explorar, será talvez a que permite utilizar sessões síncronas ( sessões ao vivo ). Numa sessão síncrona, aparece uma nova janela, sendo que do lado direito da janela é apresentada a lista de participantes (todos formandos e formadores ligados naquele momento ao sistema). Todas estes participantes podem utilizar as várias funcionalidades apresentadas incluindo uma ferramenta de Chat para conversação sobre os temas propostos pelo formador. O LLS disponibiliza uma funcionalidade que permite a qualquer participante levantar a mão para falar escrever, o que dá ao formador o poder de controlar as intervenções de cada aluno. O formador tem ainda a possibilidade de sugerir um determinado site para os alunos consultarem, através da funcionalidade Siga-me. Caso queira fazer uma análise estatística rápida, (quanto à satisfação dos alunos em relação à sessão, por exemplo) o formador pode utilizar a funcionalidade de Perguntas e Respostas.Outra forma de utilizar uma sessão síncrona é a através da partilha de um programa ou ecrã inteiro do formador. Resumindo, o sistema ou plataforma de gestão da aprendizagem apresentado é o sistema que permite implementar as acções de formação desde a caracterização do curso até à realização das actividades (síncronas ou assíncronas). 3. Sistema de gestão de alunos (SMS Student Management System) De uma forma sucinta este sistema serve de base ao sistema de aprendizagem (LMS), implementando funcionalidades administrativas tais como, emissão de certificados, controlo de assiduidade, notas de honorários, declarações, etc. Este sistema estava inicialmente implementado sobre uma base de dados Access e recentemente passou a ser suportado por uma base de dados Postgres. Apesar desta alteração, todo o interface deste sistema continua a estar implementado em formulários do Microsoft Access. As grandes funcionalidades do sistema são a gestão de cursos e das respectivas acções associadas. Uma acção não é mais do que uma instanciação de um curso, podendo haver N instanciações do mesmo curso. Todas as funcionalidades de gestão dos curso estão associadas às acções. Para cada acção é possível registar os participantes e ir controlando a informação que é gerada na relação participante/acção de formação. A integração dos dados permite pois, realizar de uma forma eficiente, a emissão de folhas de pagamento de bolsas, notas de honorários para formadores, controlo da assiduidade dos formandos, avaliação da formação, emissão de certificados, geração de relatórios estatísticos, etc.

5 Figura 2: Exemplo de janelas do SMS 4. Sistema de Interface de Relação com o Cliente (Costumer Relationship Management) Este sistema é o primeiro contacto que qualquer e-cliente (aluno, formando, professor, formador, autor, etc.) tem com o Centro e-learning. Este sistema de interface tem por objectivo fidelizar os clientes, acompanhando-os segundo o seu perfil e apresentando informações personalizadas de acordo com os percursos previamente percorridos. Para concretizar estes objectivos, o sistema faz a gestão de inscrições em cursos que foram divulgados, avaliações aos e-cursos terminados, gestão da informação de utilizadores (incluindo tracking), gestão de candidaturas a e-formadores, gestão de documentos diversos na área de e-learning entre outras funcionalidades. Este sistema é visivel ao utilizador através de um Browser, apresentando-se como um site dinâmico dedicado aos temas, cursos, conteúdos e projectos de e-learning. O sistema dispõem de duas áreas distintas, uma área usualmente designada por frontoffice que é a área visível aos utilizadores em geral Centro e-learning, e uma área que faz a gestão da informação que irá aparecer neste site, que é normalmente designada por backoffice (ou seja o frontoffice é dinâmico e alimentado / gerido por um backoffice).

6 4.1 FrontOffice o Centro e-learning O frontoffice é a parte pública, ou seja a parte do sistema que é acessível ao público em geral via Browser. A primeira página do frontoffice (Figura 3) é representativa das áreas a que um utilizador qualquer pode ter acesso neste site. A parte central do écrã é onde se apresenta a informação variável (dinâmica), que neste caso tem os cursos que estão a ser anunciados (laranja) e os destaques em termos de documentos e notícias (azul). Caso o utilizador, que esteja a consultar a página, ainda não se tenha registado, ou não tenha feito o login, pode fazê-lo através do menú que aparece do lado direito do écrã, que permite que possa efectuar qualquer uma dessas operações. Um utilizador que já tenha feito o Login e que esteja inscrito num curso e-learning pode entrar directamente para a plataforma de e-learning através do link disponível também do lado direito (Acesso à plataforma). Fig. 3: Página inicial do frontoffice Na barra azul escura, (parte superior) está presente o menu de navegação do site e um motor de pesquisa rápido com base em palavras chave. O Centro e-learning dispõe das seguintes áreas principais: e-learning - área com informação geral acercar de vários pontos relacionados com e-learning. Cursos - contêm a lista de cursos oferecidos pela TecMinho e que podem ser filtrados por áreas. A partir desta área pode aceder-se à descrição pormenorizada de cada curso, assim como, fazer inscrições nesses mesmos cursos; Consultoria - contém informação estática sobre serviços de consultoria em e- Learning disponibilizados pela TecMinho. Contém ainda a possibilidade de uma qualquer entidade solicitar este serviço através de um formulário. Documentos ou conteúdos - contêm uma lista de documentos podendo ser filtrados por áreas ou tipo de documento (exemplo, artigo, publicação, etc.). Esta filtragem justifica-se porque o número de documentos existentes tem tendência a aumentar ao longo do tempo. Nesta área pode aceder-se à descrição pormenorizada de cada documento assim como fazer download de ficheiros associados ao documento. Por este ser um site dinâmico,

7 os documentos existentes nesta área dependem do que for definido no backoffice pelo pessoal responsável. Notícias - contém a lista de notícias e a descrição de cada uma delas. Área pessoal - como o nome indica contém informação importante apenas para o utilizador que fez o login, nomeadamente, lista de cursos em que está inscrito, historial de formação em termos de cursos que realizou e os dados pessoais inseridos aquando do registo. 4.2 BackOffice Gestão do Interface Centro e-learning O backoffice é uma parte restrita para os responsáveis pela gestão do site do Centro e- learning que só pode ser acedida mediante uma palavra-passe (Figura 4). Fig. 4: Página inicial do backoffice Depois de feita a autentificação o utilizador autorizado entra no backoffice. A partir daqui tem acesso a um conjunto de funcionalidades que vão permitir gerir a informação constante no site do Centro e-learning. O utilizador pode ter diferentes perfis, ou seja, de acordo com as permissões que tem, pode ter a possibilidade de aceder a diferentes menus ( os perfis existentes são os de coordenador, formador e administrador). O utilizador com perfil de administrador pode inserir novos cursos, definir a informação associada a cada curso (por exemplo, objectivos, destinatários, formadores do curso), publicar artigos, anunciar eventos, registar notícias, etc. Todas as alterações feitas no backoffice vão reflectir-se no frontoffice, ou seja no site do Centro e-learning. Uma das grandes funcionalidades deste sistema é a sua capacidade de se comportar como um sistema de CRM (Costumer Relationship Management Sistema de Gestão de Clientes). Esta funcionalidade materializa-se através da disponibilização de um conjunto de informação, que é continuamente adaptada ao cliente. Quer isto dizer que, dependendo do utilizador que fez o login no site do Centro e-learning a informação que lhe é apresentada tem em conta o seu perfil e historial de utilização do site.

8 Como exemplo, a um utilizador que trabalhe na área das tecnologias de informação serão primeiro apresentados os artigos e os cursos nesta mesma área e só depois outros artigos. 5. Integração dos Sistemas Existentes Nem sempre é fácil manter os sistemas informáticos actualizados e em diálogo uns com os outros. No caso da TecMinho os sistemas anteriormente referidos estão integrados, isto é, existe uma base de dados central (repositório) que é acedida, através da linguagem SQL (Standard Query Language) tanto pelo sistema SMS (um sistema aplicacional que contém cursos, formandos, formadores, etc) como pelo sistema de interface de relação com o cliente (site do Centro e-learning, que aceita entradas de novos clientes a partir do Browser). Em relação à plataforma a solução adoptada (para garantir a integração) foi a utilização dos casos de uso, disponibilizados pelo LLS para o acesso a funcionalidades internas. Um dos exemplos da utilização destes casos de uso é o login automático na plataforma, ou seja, um utilizador que faça o seu login no Centro e-learning não precisa de fazer de novo login para entrar no LLS, entra directamente para a plataforma, bastando para tal clicar na respectiva opção no Centro e-learning. 6. Conclusões A integração dos sistemas de uma empresa, instituição ou Universidade é um factor crítico de sucesso da entidade. A existência de vários programas isolados uns dos outros traz problemas de redundância de dados e não permite aproveitar as funcionalidades de cada um (re-utilização). Para uma entidade que lide com pouca informação este facto pode não ser problemático, mas à medida que a quantidade de informação e que a quantidade de programas for aumentando a integração de sistemas é fundamental. As questões relacionadas com a existência de informação redundante não são questões de hardware (ter a mesma informação a ocupar vários espaços), são antes questões de sistematização interna e possivelmente de relacionamento entre a entidade e entidades externas. Não é fácil manter os sistemas actualizados e integrados uma vez que a informação está constantemente a alterar-se e novos sistemas estão a ser adquiridos ou criados dentro da institutição. Todos os sistemas informáticos da TecMinho referidos neste documento estão de momento integrados, mas ainda durante o ano de 2004, iremos alterar um dos sistemas em uso (o LMS). Nesta situação teremos de novo de estudar e implementar soluções de integração de forma a que o sistema na sua globalidade seja dinâmico e possa conter dados únicos e sem redundâncias.

9 Referências 1. Cardoso, João A., Dias, Paulo M. At all. In Silva, Firmino & Alves, José Augusto(Orgs): ERP & CRM. Centro Atlântico, Vila Nova de Famalicão. Portugal, (2001). 2. Dias, Ana & Dias, Paulo (2003). Pataformas de Gestão da Aprendizagem a Distância. In: Actas da III Conferência Internacional de Tecnologias de Informação e Comunicação na Educação: Desafios Centro de Competência Nônio Século XXI, Universidade do Minho, Paulsen, Morten (2002). Sistemas de Educação Online: Discussão e Definição de Termos. In Baptista, Carina; Dias, Ana (Orgs). E-Learning: O Papel dos Sistemas de gestão da Aprendizagem na Europa. Lisboa: INOFOR, Bidarra, José & Dias, Ana (2003). From Cognitive Landscapes to Digital Hyperscapes. In: International Review of Research in Open and Distance Learning (IRRODL). Athabasca University - Canada's Open University, 2003.