Relatório de atividades Em aprovação pela tutela

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2 Índice detalhado 1 introdução mensagem do conselho diretivo abordagem para elaboração do relatório a espap enquadramento e atribuições enquadramento atribuições missão, visão e valores missão visão valores modelo de gestão organização interna organograma principais clientes, serviços e parceiros clientes serviços serviços partilhados de finanças serviços partilhados de recursos humanos compras públicas veículos do Estado e logística tecnologias de informação e comunicação parceiros autoavaliação quadro de avaliação e responsabilização (QUAR) estratégia, objetivos e resultados objetivos estratégicos e operacionais revisão do QUAR aprovada análise de execução de parâmetros, objetivos e indicadores execução por indicador recursos financeiros pessoas stakeholders/partes interessadas clientes questionário de satisfação de utilizadores do centro de serviços partilhados de finanças GeRFiP questionário de satisfação de utilizadores do centro de contacto da espap colaboradores in espap questionário para colaboradores espap 180º questionário de feedback a dirigentes avaliação do sistema de controlo interno (SCI) medidas de reforço positivo do desempenho reforço positivo do desempenho boas práticas comparação com outros serviços espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

3 4 síntese da atividade desenvolvida atividade desenvolvida por área/serviço serviços partilhados de finanças satisfação dos clientes com os serviços partilhados de finanças indicadores de atividade dos serviços partilhados de finanças serviços partilhados de recursos humanos desenvolvimento e consolidação da solução GeRHup expansão dos serviços partilhados de recursos humanos indicadores de atividade dos serviços partilhados de recursos humanos compras públicas proposta de novo regime jurídico para o sistema nacional de compras públicas acordos quadro outros instrumentos de contratação entidades voluntárias aderentes plataforma eletrónica de contratação sistema de informação integrado de gestão (SIIG) plano nacional de compras públicas poupanças no sistema nacional de compras públicas relatório estatístico anual de compras públicas compras públicas ecológicas análise do desempenho do sistema nacional de compras públicas projetos internacionais indicadores de atividade das compras públicas parque de veículos do Estado contratação centralizada gestão do parque de veículos do Estado entradas e saídas no parque de veículos do Estado indicadores de atividade do parque de veículos do Estado tecnologias de informação e comunicação desenvolvimento de sistemas de informação indicadores de atividade de tecnologias de informação e comunicação áreas transversais gestão de clientes e serviços processos, qualidade e inovação planeamento e desenvolvimento organizacional comunicação administração geral, gestão financeira e recursos humanos apoio jurídico relações externas e cooperação execução do plano de atividades objetivo estratégico 1 aumentar a eficácia dos serviços prestados objetivo estratégico 2 contribuir para a redução da despesa pública objetivo estratégico 3 promover a excelência operacional e qualidade do serviço objetivo estratégico 4 desenvolver capacidades e competências críticas avaliação final espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

4 6 perspetivas siglas e abreviaturas Anexos Anexo 1 Balanço Social 8.2 Anexo 2 REACP espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

5 1 introdução 1.1 mensagem do conselho diretivo O desafio de um Estado Inteligente O Estado existe para servir os cidadãos e deve ser, antes de mais, um exemplo da adequada utilização dos recursos na mobilização operativa para uma maior competitividade económica e social. Precisamos por isso de apostar num Estado Inteligente. Um Estado Inteligente deve assumir-se como a plataforma central para uma cultura de participação cívica positiva tendo em vista conseguir atingir resultados e impactos positivos. Para isso, são importantes os bons exemplos e as boas práticas. A espap - Entidade de Serviços da Administração Pública - assume o desafio de contribuir, em rede com outras entidades deste ecossistema, para um Estado Inteligente em Portugal. A economia portuguesa está confrontada com o desafio de uma nova competitividade no quadro de uma crescente competição global e pretende-se para o quadro social nacional uma base de confiança e estabilidade próprias de um país desenvolvido. O Estado assume um papel central na criação das condições para estes objetivos, pretendendo-se um Estado Inteligente, exemplar na boa afetação dos seus recursos (financeiros, materiais e humanos) e capaz de construir novos contextos de parceria estratégica facilitadores da captação de investimento, dinamização do empreendedorismo e reforço da inovação e criatividade como fatores de distinção competitiva. A espap assume-se como uma plataforma dinâmica focada em elevados patamares de eficiência na gestão partilhada de recursos e na excelência de soluções em rede que ajudem os diferentes atores da Administração Pública no objetivo individual e coletivo de construção de um verdadeiro Estado Inteligente. O Estado é antes de mais uma grande organização complexa multipolar onde os sistemas de informação e as tecnologias têm um papel instrumental decisivo para a concretização dos níveis de eficiência estratégica e eficácia operativa que ambicionamos. O Estado é também, e sobretudo, um referencial de confiança e ambição para todos os cidadãos, empresas e outros stakeholders que partilham no dia-a-dia a dura batalha da competitividade. O ano de 2014 representou um marco importante para a espap pela aposta sustentada neste desafio estratégico, assumida através do Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP) que pretende, a três anos, nas diferentes áreas de intervenção - Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, Compras Públicas, gestão do Parque de Veículos do Estado e Serviços Partilhados de TIC - consolidar a base colaborativa entre todos os stakeholders e aumentar os níveis de eficiência e poupança conseguidos no Estado. Ao mesmo tempo, a espap assumiu a aposta na dinamização da inovação na Administração Pública através da criação de um LAB - plataforma colaborativa e de partilha de conhecimento e boas práticas - e de reforço da mobilização de redes estratégicas nas áreas do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) e da Rede operacional de Serviços Partilhados de TIC (rsptic), consolidando também as articulações com o território (CCDR s, áreas metropolitanas e comunidades intermunicipais) e a inovação e conhecimento (FCT, universidades e institutos politécnicos). O desafio que se coloca agora é o de consolidar este trabalho de excelência e de apostar na construção do Estado Inteligente que todos ambicionamos. Trata-se de um desafio complexo, que deverá mobilizar inúmeros atores da Administração Pública, em rede com cidadãos e empresas, para espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

6 que seja mais fácil captar investimento, aumentar o número de novas empresas, reforçar a presença internacional da nossa economia e desenvolver novas oportunidades em áreas centrais como a inovação social. A espap dará o seu contributo em rede para este Estado Inteligente, capacitando recursos, qualificando práticas e metodologias, dinamizando redes, reforçando contextos de interoperabilidade. Inovação aberta, gestão de redes e inteligência competitiva serão a base deste aposta que a espap se propõe fazer para este objetivo estratégico, central para uma sociedade mais moderna e uma economia mais competitiva. Jaime Quesado César Pestana Eugénio Antunes Carlos Gonçalves Presidente Conselho Diretivo Vice-Presidente Conselho Diretivo Vogal Conselho Diretivo Vogal Conselho Diretivo espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

7 1.2 abordagem para elaboração do relatório A elaboração do presente relatório reuniu o contributo das diferentes orgânicas da espap, através dos instrumentos previstos na agenda de gestão, nomeadamente pelo Comité de Planeamento e Operações (CPO), que reúne quinzenalmente o Conselho Diretivo e os diretores, bem como pelo processo de monitorização periódica do desempenho organizacional. O relatório compreende os seguintes conteúdos:» Informação institucional de caracterização da organização, da sua missão e atribuições, modelo de gestão, serviços, clientes e parceiros;» Autoavaliação do serviço, na qual se apresentam o cumprimento do Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR), os resultados de instrumentos de avaliação dos stakeholders (externos clientes e internos colaboradores), o Sistema de Controlo Interno (SCI) e as medidas de reforço positivo do desempenho;» Síntese da atividade desenvolvida por área/serviço e execução do plano de atividades de 2014;» Avaliação final de 2014;» Perspetivas para espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

8 2 a espap 2.1 enquadramento e atribuições enquadramento No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), têm vindo a ser implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos, bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap). A espap foi criada em junho de 2012 e assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão. A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na espap, teve como objetivo refundar e melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros, humanos e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das valências até aqui dispersas pelas três entidades. A criação da espap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia. Neste sentido, assegurou-se a continuidade do desenvolvimento do Programa de Gestão Partilhada de Recursos na Administração Pública (GeRALL), anteriormente conduzido pela GeRAP, com a expansão e consolidação de instrumentos e modelos nas áreas de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP) e de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP). A prestação de serviços partilhados tem como objetivo permitir a redução de custos de funcionamento e a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da Administração Pública que dela necessitam, no âmbito das suas atribuições. A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu (BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo para o equilíbrio das contas públicas. Na área das TIC, promove-se a utilização das capacidades existentes como instrumentos de dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados e à promoção da reutilização e partilha de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

9 recursos comuns, designadamente em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na Administração Pública, aprovado pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 12/2012, de 7 de fevereiro. A espap assumiu ainda as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque de Veículos do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem prejudica a sua revisão. Fig. 1 Criação da espap Fusão GeRAP, ANCP e II A espap é um instituto público de regime especial dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, prosseguindo as atribuições do Ministério das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro. A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a sua criação, e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos atribuições A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. São atribuições da espap:» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:» Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e respetiva execução orçamental;» Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas;» Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes;» Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e respetivos pagamentos; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

10 » Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios de pagamento e respetiva reconciliação bancária;» Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações efetuadas;» Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a contratos;» Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes;» Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da componente de aprovisionamentos;» Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos de armazém;» Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo.» A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:» Planeamento de necessidades de pessoal;» Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho;» Orçamentação de despesas com pessoal;» Recrutamento e seleção de pessoal;» Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego;» Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos recursos humanos;» Mobilidade de trabalhadores;» Assiduidade e trabalho extraordinário;» Deslocações em serviço;» Processamento de abonos e descontos;» Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde;» Formação profissional;» Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços;» Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais obrigatórios.» No âmbito das compras públicas:» Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes compradoras;» Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos contratos públicos a celebrar a nível ministerial;» Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

11 » Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos respetivos setores de atividade;» Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de informação de suporte relacionados com as compras públicas;» Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação para as compras públicas;» Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;» Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público;» Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as empresas fornecedoras e a Administração Pública;» Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas Eletrónicas;» Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;» Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito.» No âmbito do parque de veículos do Estado:» Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários para o efeito;» Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas frotas;» Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE;» Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e respetiva utilização;» Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos, bem como a identificação de desvios;» Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE;» Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza, não possam ser por si aprovados.» No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC):» Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

12 TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa lógica de serviços partilhados;» Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às soluções adotadas para a Administração Pública;» Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os custos envolvidos;» Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outros ministérios;» Assegurar a articulação entre o PGERRTIC na Administração Pública e a prestação de serviços partilhados e as compras públicas;» Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou organismos inter e intraministeriais com responsabilidades neste domínio;» Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados do Ministério das Finanças e/ou globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam cometidas e proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo, nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado;» Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos do Ministério das Finanças ou de outros ministérios e outras entidades. Pode ainda ser determinada à espap, por despacho do membro do Governo da tutela, a atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração Pública. 2.2 missão, visão e valores missão Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país visão Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

13 2.2.3 valores Os valores fundamentais que pautam a atividade da espap são: Fig. 2 Valores espap 2.3 modelo de gestão organização interna A organização interna da espap encontra-se definida nos seus estatutos e teve como principais diretrizes: organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos serviços prestados» Estruturação por áreas de serviços partilhados Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) que concebem, desenvolvem e operam os serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam;» As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e importante papel:» Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes funções de negócio;» Prestador de serviços externo, ao Ministério das Finanças e à Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas e tecnologias de informação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

14 orientação ao cliente e à excelência do serviço» Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e gestão do portefólio de serviços;» Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e serviços. agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora» Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando contudo a governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências acumuladas, numa perspetiva global da organização. A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com foco nas unidades de negócio/serviços: funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços prestados, bem como a gestão de clientes e inovação» Direção de Serviços Partilhados de Finanças;» Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos;» Direção de Compras Públicas;» Direção de Veículos do Estado e Logística;» Direção de Sistemas de Informação;» Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação;» Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação. funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento e desenvolvimento da organização» Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional;» Gabinete de Apoio Jurídico. funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio administrativo» Direção de Administração Geral. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

15 2.3.2 organograma Fig. 3 Organograma espap Em 2014, em resultado da experiência da operação, foram identificadas necessidades de ajustes à estrutura orgânica criada inicialmente, com o objetivo de aumentar a eficiência do desempenho organizacional, reforçando a governabilidade da organização. Foram realizadas duas alterações ao nível dos núcleos existentes. Na Direção de Gestão de Clientes, Serviços e Inovação (DGCSI), foi revogado o núcleo de gestão de processos e inovação, cujas competências transitaram para o nível da própria direção e foi criado um novo núcleo de planeamento e gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), integrado na Direção de Compras Públicas, de forma a responder com maior eficácia ao objetivo estratégico de dinamização da rede do SNCP. Estas alterações à orgânica estão refletidas na atualização do Regulamento Interno da organização, aprovada pelo Conselho Diretivo da espap em setembro de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

16 2.4 principais clientes, serviços e parceiros clientes A atividade da espap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da Administração Pública. Na área das TIC, a espap assume o papel de prestador de serviços da função informática do Ministério das Finanças e da Administração Pública, em geral. espap SP Finanças SP Recursos Humanos Fig. 4 Clientes e serviços espap Compras Públicas Administração Pública Parque de Veículos do Estado DGO Tecnologias de Inf ormação e Comunicação ( TIC) Ministério das Finanças A espap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:» Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos serviços existentes;» Todas as orgânicas espap são cliente interno dos serviços de TIC. IGF SG DGAEP INA... espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

17 2.4.2 serviços A atividade da espap está estruturada em cinco áreas de serviço específicas: TIPIFICAÇÃO DOS PRINCIPAIS SERVIÇOS CLIENTES Fig. 5 Tipificação de serviços espap serviços partilhados de finanças Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado Serviços Partilhados de Gestão de Recursos Humanos GeRHuP Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeADAP Solução de Gestão da Avaliação de Desempenho da AP Desenvolvimento do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Desenvolvimento de instrumentos de contratação de bens e serviços transversais Gestão do Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP) Processo de aquisição, alienação e abate de veículos do Parque de Veículos do Estado (PVE) Gestão do PVE Serviços Partilhados TIC para o Ministério das Finanças (MF) Desenvolvimento e manutenção aplicacional Centro de dados, infraestruturas e comunicações A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. A D M IN I S T R A Ç Ã O P Ú BL I C A Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo as áreas:» Financeira:» Contabilidade orçamental;» Contabilidade geral;» Contas a receber;» Contas a pagar; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

18 » Tesouraria;» Imobilizado;» Gestão de contratos;» Contabilidade analítica.» Logística:» Gestão de aquisição de bens e serviços;» Gestão de existências em armazém;» Vendas e distribuição. Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente:» Partilha de serviços contempla a execução de processos e atividades por parte da espap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;» Partilha de plataforma contempla a disponibilização e a manutenção da solução informática, alojada em infraestrutura da espap, cabendo ao cliente a execução dos processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade serviços partilhados de recursos humanos A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública. A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP que integra os processos de gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP).» O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de:» Gestão administrativa de pessoal:» Gestão organizacional;» Início de funções;» Gestão do cadastro;» Saídas temporárias e definitivas.» Vencimentos.» Serão gradualmente disponibilizados serviços de gestão de recursos humanos nas áreas de:» Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário;» Gestão de deslocações em serviço. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

19 Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente, permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a descentralização dos processos para os vários intervenientes. O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo, fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo. Esta solução contempla duas componentes:» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central;» Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local compras públicas A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros, poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos limitados por prévia qualificação ou concursos públicos que permitam a celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da centralização de procedimentos aquisitivos. Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e qualidade de serviço, entre outros. As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a espap disponibiliza às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da espap. No CNCP estão disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos ou os descontos mínimos estabelecidos nos acordos quadro. No final de 2014, estavam em vigor 10 acordos quadro nas seguintes categorias:» Vigilância e segurança;» Refeições confecionadas;» Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software (acordo quadro de utilização facultativa e apenas para entidades vinculadas ao SNCP);» Serviço móvel terrestre; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

20 » Combustíveis rodoviários;» Eletricidade;» Viagens, transportes aéreos e alojamentos;» Veículos automóveis e motociclos;» Equipamento informático;» Papel, economato e consumíveis de impressão veículos do Estado e logística O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e organismos do Estado, de modo global e integrado. O modelo de prestação do serviço assenta em 3 pilares base:» Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro automóvel, como competência exclusiva da espap;» Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço de seguro automóvel;» Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de suporte à gestão da frota do Estado. Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades:» Analisar e verificar a existência de disponibilidade de veículos;» Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos;» Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos;» Efetuar a gestão do PVE;» Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis, motociclos e seguro automóvel;» Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, mas também a espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

21 toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e cidadãos. A espap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova eficiência. Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional, incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas áreas de atuação principais:» Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages), bem como a atualização resultante de alterações legislativas;» Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap ou pelo cliente. Os serviços de operação e administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet, entre outros. Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir:» Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP);» Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP);» Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública (GeADAP);» Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP);» Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE);» Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI);» Bolsa de Emprego Público (BEP);» Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC);» Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SRH);» RIGORE Central;» Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);» Sistema de Orçamento de Estado (SOE);» Sistema de Gestão da Receita (SGR);» Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT);» Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Mobilidade Especial (sigame);» Sistema de Produtos de Aforro (SPA);» AforroNet (AFN). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

22 2.4.3 parceiros A espap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e, atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração Pública, quer tenham responsabilidades de superintendência, gestão, normalização e controlo nas suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou complementares à sua, nomeadamente:» Direção-Geral do Orçamento (DGO);» Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (SGMF);» Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);» Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);» Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA);» Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. (SPMS);» Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P.E. (IGCP);» Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);» Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE);» Caixa Geral de Aposentações (CGA);» Direção-Geral da Segurança Social (DGSS);» Unidades Ministeriais de Compras (UMC);» Instituto da Construção e do Imobiliário, I. P. (InCI); Para além das entidades referidas, a espap mantém relações de parceria com outras entidades, no setor público e privado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

23 3 autoavaliação 3.1 quadro de avaliação e responsabilização (QUAR) estratégia, objetivos e resultados objetivos estratégicos e operacionais A avaliação de desempenho dos serviços, no âmbito do Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública (SIADAP 1), assenta no Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR). O QUAR 2014 foi concebido de acordo com as orientações e políticas da tutela, traduzidas nos objetivos estratégicos (OE) da espap:» OE1 Aumentar a eficácia dos serviços prestados desenvolver os serviços prestados com foco na criação de valor através da atuação em três vertentes: abrangência do modelo, privilegiando a dimensão dos serviços partilhados (nas áreas de finanças, recursos humanos e TIC) e a centralização, no caso das Compras Públicas e do PVE; adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes e universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública.» OE2 Contribuir para a redução da despesa pública através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados;» OE3 Promover a excelência operacional e qualidade do serviço assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos;» OE4 Desenvolver capacidades e competências críticas desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente, a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores, os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos. Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que este foi o segundo ano integral de operação da espap, durante o qual se pretendeu continuar a expandir os serviços prestados e alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da Administração Pública. O foco foi no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados, quer pela maior abrangência da oferta, quer pela expansão da base de clientes. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

24 O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. As competências organizacionais, os processos, as tecnologias e o desenvolvimento dos colaboradores, constituem aspetos essenciais para a consolidação da organização e desenvolvimento do modelo de prestação do serviço. A partir dos objetivos estratégicos, em alinhamento com a metodologia de definição de critérios de eficácia, eficiência e qualidade, foram definidos os objetivos operacionais (OO):»»»»»»»» eficácia OO1 Expandir os serviços partilhados na Administração Pública; OO2 Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP); OO3 Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE); OO4 Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção; OO5 Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações. eficiência OO6 Reduzir tempos de resposta a clientes. qualidade OO7 Assegurar a satisfação dos organismos clientes; OO8 Aumentar a qualidade dos serviços prestados. Os objetivos e respetivos indicadores do QUAR foram monitorizados trimestralmente, de modo a identificar desvios e implementar ações corretivas, quando aplicável revisão do QUAR aprovada Na monitorização do 1.º semestre de 2014 foram propostas e aprovadas algumas alterações ao QUAR inicial, quer no sentido de aumentar o desafio para a espap, quer para ajustar situações de impossibilidade de cumprimento face a motivos alheios à entidade. OO 1. QUAR 2014 Proposta de alteração aprovada (julho 2014) Expandir os serviços partilhados na Administração Pública Indicador 2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP Meta Tolerância Valor crítico Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação Nota: O número de trabalhadores com vencimentos processados foi diminuindo face às saídas temporárias ou definitivas de trabalhadores dos organismos clientes do GeRHuP. Dada a impossibilidade de concluir a expansão do GeRHuP para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), pela dependência de outros projetos e pela necessidade de resolução de pontos em aberto entre a AT e a espap, que se encontram em análise pelo gabinete do SEAP, foi proposta a revisão da meta e valor crítico. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24

25 OO 3. QUAR 2014 Proposta de alteração aprovada (julho 2014) Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) Indicador 6. N.º veículos abatidos no PVE Meta Tolerância Valor crítico Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação Nota: Apesar do resultado obtido no final do 1.º semestre não atingir a meta inicialmente prevista para o ano de 2014, foi proposta a alteração para aumentar meta e valor crítico, atendendo ao volume de viaturas sinalizadas para abate. OO 7. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Indicador 10. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap OO 8. Meta Tolerância Valor crítico Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação 90% 85% 5% 2% 5% 3% 94% 92% 3% Nota: Os níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap resultam do contributo das áreas de serviço da espap: Serviços Partilhados de Finanças; Serviços Partilhados de Recursos Humanos; Compras Públicas; Parque de Veículos do Estado. A redução dos níveis de serviço obtidos no 1.º trimestre e no 2.º trimestre decorre do subdimensionamento das equipas do Parque de Veículos do Estado e dos Serviços Partilhados de Finanças. Tendo em conta a natureza cumulativa dos indicadores de níveis de serviço e as dificuldades de recuperação dos níveis de serviço no médio prazo, foi proposta a alteração da meta, tolerância e valor crítico. Aumentar a qualidade dos serviços prestados Indicador 11. N.º serviços certificados em ISO Indicador 11. N.º de processos implementados no sistema de gestão de serviços ISO Meta Tolerância Valor crítico Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação Inicial Alteração Variação 2 serv. 9 proc. na 0 serv. 3 proc. na 3 serv. 13 proc. Na Nota: Devido à necessidade de focar os recursos disponíveis em atividades e projetos de natureza operacional, não seria possível a conclusão do processo de certificação até ao final de Contudo, iriam ser canalizados todos os esforços para que o sistema de gestão de serviços ISO estivesse em exploração, com os correspondentes processos a produzir evidências no primeiro semestre de 2015 obtendo-se, assim, a certificação de 4 serviços. Nesse sentido foi proposta a substituição do indicador de N.º serviços certificados em ISO para N.º de processos implementados no sistema de gestão de serviços ISO Qua. 1 QUAR 2014 Alteração proposta e aprovada Os resultados obtidos no QUAR 2014 são apresentados no quadro seguinte. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25

26 Objetivos Operacionais EFICÁCIA OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública IN D IC A D OR ES IND1. N.º entidades na AP implementadas em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP M ET A T o lerância V alo r C rí t ico PESO P o R ESU LT A D O % % Ponderação: 60% Peso: 30% T A X A C LA SSIF IC A - R EA LIZ A ÇÃ O ÇÃ O 100% Atingiu 100% Atingiu OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: 25% IN D IC A D OR ES IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público) M ET A T o lerância V alo r C rí t ico PESO R ESU LT A D O % 5 T A X A R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A - ÇÃ O 100% Atingiu IND4. % redução do n.º de pedidos de exceção a AQ's (1) na 50% 10% 70% 0% N/D OO 3. IN D IC A D OR ES Qua. 2 QUAR 2014 Resultados análise de execução de parâmetros, objetivos e indicadores ,24% IND6. N.º veículos abatidos no PVE IND8. Nº centros de dados consolidados na espap na % % 1,2% 125% Peso: 20% OO 4. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10% IND7. Disponibilidade dos principais sistemas em produção OO 5. OO 6. QUALIDADE OO 7. M ET A T o lerância Notas: (1) Condicionado à aprovação da proposta de revisão do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro (flexibilização de compras até ao montante de (2) Condicionado s/iva) à delegação de competências na espap para autorizar dispensa da aquisição centralizada de bens e serviços e de aquisição ao abrigo de AQs (até ao montante de s/iva) V alo r C rí t ico PESO PESO R ESU LT A D O R ESU LT A D O T A X A R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A - ÇÃ O Superou 215% Superou Não Atingiu Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 15% IN D IC A D OR ES Assegurar a satisfação dos organismos cliente IN D IC A D OR ES IND10. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap OO 8. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) IND5. % redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes) EFICIÊNCIA IN D IC A D OR ES Reduzir tempos de resposta a clientes IN D IC A D OR ES IND9. % redução do tempo de resposta a pedidos de exceção (SNCP) (2) Aumentar a qualidade dos serviços prestados IN D IC A D OR ES IND11. N.º de processos implementados no sistema de gestão de serviços ISO ,0% 0,15% 1,2% M ET A ,73% 99,80% 0,05% 99,90% 100% 99,58% 99,83% M ET A M ET A M ET A T o lerância V alo r C rí t ico PESO R ESU LT A D O 25% 5% 35% 100% 33,02% T A X A R EA LIZ A ÇÃ O 100% 4 100% Atingiu Ponderação: 15% Ponderação: Peso: 25% C LA SSIF IC A - ÇÃ O 85% 5% 92% 100% 85,90% 100% Atingiu M ET A T o lerância T o lerância T o lerância T o lerância % V alo r C rí t ico V alo r C rí t ico V alo r C rí t ico V alo r C rí t ico PESO PESO PESO R ESU LT A D O R ESU LT A D O R ESU LT A D O T A X A R EA LIZ A ÇÃ O T A X A T A X A Peso: R EA LIZ A ÇÃ O R EA LIZ A ÇÃ O C LA SSIF IC A - ÇÃ O C LA SSIF IC A - ÇÃ O 100% C LA SSIF IC A - ÇÃ O 120% Superou T A X A R EA LIZ A ÇÃ O 50% Peso: 50% C LA SSIF IC A % % Superou ÇÃ O Em 2014, o foco da atividade da espap foi na eficácia, sendo este o parâmetro que apresenta maior ponderação (60%), seguido da qualidade (25% de ponderação) e da eficiência (15% de ponderação). Os objetivos operacionais definidos no QUAR foram praticamente todos atingidos ou superados. Convém, no entanto, salientar as seguintes situações:» O objetivo OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas, foi inicialmente constituído pela junção de dois indicadores: IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação, com um peso de 70%, e IND4. % redução do n.º de pedidos de exceção a AQ's, com um peso de 30%, estando este último indicador condicionado à aprovação espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26

27 da proposta de revisão do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro (flexibilização de compras até ao montante de ). Atendendo a que esta aprovação não ocorreu no decurso no ano de 2014, o peso do indicador foi anulado, passando o indicador IND3. a assumir o peso de 100% para a execução do objetivo operacional OO2;» O objetivo OO4. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção tem uma ponderação de 6% no total do QUAR e é composto unicamente pelo indicador IND7. Disponibilidade dos principais sistemas em produção. Apesar do indicador ser considerado como não atingido (por não ter atingido 100%) a taxa de realização foi de 99,8%. Este indicador resulta da média de disponibilidade dos principais sistemas em produção, durante os meses de janeiro a dezembro e, apesar do indicador apresentar um desempenho bastante coerente ao longo dos meses, durante os meses de janeiro e fevereiro a aplicação SIGO teve um desempenho abaixo de 98%, que causou um impacto impossível de recuperar nos meses subsequentes (consoante nota explicativa dos objetivos e indicadores em QUAR, no quadro do ponto do presente relatório). A taxa de realização final obtida no QUAR 2014 foi de 115%, tendo sido superados globalmente todos os parâmetros (eficácia, eficiência e qualidade). EFICÁCIA 60% OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública 30% OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) 25% OO 3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) 20% OO 4. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção 10% OO 5. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações 15% EFICIÊNCIA 15% OO 6. QUALIDADE OO 7. OO 8. Taxa de Realização Parâmetros e Objetivos - DEZEMBRO 2014 Reduzir tempos de resposta a clientes Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar a qualidade dos serviços prestados TAXA DE REALIZAÇÃO FINAL Planeado 100% 25% 50% 50% 100% 68% 30% 25% 34% Taxa Realização Parâmetros / Objetivos 114% 100% 100% 10% 99,8% 15% 18% 120% 28% 50% 63% 115% 120% 120% 113% 100% 125% 115% Superado A A S Objetivos mais relevantes (vide instruções) A 18% 170% S 12% NA 6% 100% A 9% A Superado Superado 15% 15% 13% 100% Realizado Ponderação Classificação Identificação R R R 13% R Parâmetros Eficácia Eficiência Qualidade Ponderação 60% 15% 25% Resultado 114% 120% 113% Bom Satisfatório Insuficiente 115% Avaliação Final da espap Qua. 3 QUAR 2014 Taxa de realização final, por parâmetros e objetivos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27

28 taxa de realização por indicador Fig. 6 QUAR 2014 Taxa de realização por indicador execução por indicador Apresenta-se de seguida, o detalhe da execução por objetivo e por indicador, constante do QUAR EFICÁCIA Ponderação 60% Realização 109% OO 1. IND Expandir os serviços partilhados na Administração Pública N.º entidades na AP implementadas em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização % Atingiu No âmbito da expansão dos Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP, foram implementadas 37 novas entidades durante o 1.º semestre. Atendendo a que as novas implementações ocorrem preferencialmente no início do ano económico, não era esperado um acréscimo deste indicador, contudo, foi possível a implementação de mais uma entidade no 2.º semestre. Este indicador foi atingido, com uma taxa de realização de 100%, tendo sido implementadas mais 38 entidades em Serviços Partilhados de Finanças, face ao ano de A meta prevista para o ano de 2014 era de 350 e o número de entidades abrangidas foi de 353. Ind N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização % Atingiu O número de trabalhadores com vencimentos processados tem vindo a diminuir desde janeiro devido às saídas temporárias ou definitivas de trabalhadores dos organismos clientes do GeRHuP, correspondendo a uma saída média mensal de 13 trabalhadores, apesar de se ter registado a entrada de uma nova entidade no GeRHuP a partir de setembro, a Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial (UTAM). Dada a impossibilidade de concluir a expansão do GeRHuP para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), pela dependência de outros projetos e pela necessidade de resolução de pontos em aberto entre a AT e a espap, que se encontram em análise pelo gabinete do SEAP, o indicador foi revisto após a monitorização do 1.º semestre. Durante o ano de 2014 verificaram-se diversas alterações ao prazo de execução das tarefas de conclusão do desenvolvimento do GeRHuP, que se justificam essencialmente por: Crescente complexidade das tarefas objeto do contrato GeRHuP; Dimensão e impacto das alterações legislativas e organizativas levadas a cabo durante a execução deste espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 28

29 EFICÁCIA Ponderação 60% Realização 109% contrato; Declarações de inconstitucionalidade por parte do Tribunal Constitucional. A solução GeRHuP ainda não se encontra totalmente concluída e, consequentemente, formalmente aceite. Contudo, já está em utilização, de forma parcelar, por forma a minimizar os atrasos ocorridos, desde 8 de outubro de 2012 e implementada, atualmente, em 20 entidades (incluindo os gabinetes governamentais) do Ministério das Finanças. Estima-se que a solução possa brevemente estar em condições de roll out massivo e, dessa forma, cumprir o seu principal desiderato. Assim, o contrato de implementação do GeRHuP encontra-se em revisão pelas partes, bem como o programa de trabalhos que formaliza a conclusão do piloto do GeRHuP no Ministério das Finanças. OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Ind N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público) Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização % Atingiu O resultado do indicador foi de 5 lançamentos de concursos para celebração de acordos quadro durante o ano de 2014, pelo que a taxa de realização ascendeu a 100%. A meta fixada para o indicador foi de 6 acordos quadro, considerando uma tolerância de 1 acordo quadro, dado o risco associado ao indicador. Assim, o objetivo foi atingido, tendo sido lançados os seguintes concursos para celebração de acordo quadro: AQ-PECON Papel e economato, lançado em ; AQ-SMIE Manutenção de instalações de elevação, lançado em ; AQ-MOB Mobiliário, lançado em ; AQ-EI Aquisição e aluguer operacional de equipamento informático, lançado em ; AQ-SITIC Infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação (TIC), lançado em No final de 2014, estavam em vigor 10 acordos quadro (AQ): AQ-VS Vigilância e segurança; AQ-RC Refeições confecionadas; AQ Consultadoria Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software; AQ-SMT Serviço móvel terrestre; AQ-CR Combustíveis rodoviários; AQ-Ene Eletricidade; AQ-VA Viagens, transportes e alojamentos; AQ-VAM Veículos automóveis e motociclos; AQ-EI Equipamento Informático; AQ-PECI Papel, economato e consumíveis de impressão. Ind % de redução do n.º de pedidos de exceção a AQ's Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização n.a. n.a. 50% 10% 70% N/D - - Este indicador teve um peso inicial de 30% (no total do objetivo OO2.) mas estava condicionado à aprovação da proposta de revisão do Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro (flexibilização de compras até ao montante de s/iva). Atendendo a que esta aprovação não ocorreu até final do ano de 2014, este indicador não pode ser considerado, passando o indicador IND3. a assumir o peso de 100% para a execução do objetivo operacional OO2. Por esse facto, não está disponível a medição do indicador. OO 3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) Ind % redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes) Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização 3,73% 3,24% 1,0% 0,15% 1,2% 1,2% 125% Superou espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 29

30 EFICÁCIA Ponderação 60% Realização 109% Em 2014, a taxa de redução de frota foi de 1,2% face a 2013, atendendo a que a frota passou de veículos para e excluindo 38 veículos já existentes na frota, que só agora integraram o PVE para efeitos de inventário. Ver informação mais detalhada no ponto deste documento. Ind N.º veículos abatidos no PVE Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização % Superou Em 2014, à semelhança da estratégia seguida nos anos anteriores, foi desenvolvido um esforço significativo, em conjunto com os vários organismos utilizadores do PVE, para identificação e abate dos veículos que cumpriam os critérios estabelecidos. Apesar do indicador ter sido revisto em alta, foram concretizados mais abates do que estavam previstos. Ver informação mais detalhada no ponto deste documento. OO 4. Ind Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Disponibilidade dos principais sistemas em produção Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização na 99,73% 99,80% 0,05% 99,90% 99,58% 99,8% Não atingiu A espap tem vindo a implementar um conjunto de iniciativas estruturantes para garantir a disponibilidade dos sistemas de informação, disponibilizados ou geridos pela própria espap. Apesar do indicador ser considerado como não atingido (por não ter atingido 100%) a taxa de realização foi de 99,8%. Este indicador resulta da média de disponibilidade dos principais sistemas em produção: Acesso internet; AforroNet; BEP; ECE; ; GeADAP; GeRFiP; GeRHuP; RAFE; SCE; SCT; SGT;SIGO;SPA. Durante os meses de janeiro a dezembro, o indicador apresentou um desempenho bastante consistente com exceção da aplicação SIGO que nos meses de janeiro e fevereiro teve um desempenho abaixo de 98%, causando um impacto impossível de recuperar nos meses subsequentes. OO 5. Ind Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações N.º centros de dados consolidados na espap Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização na % Atingiu No âmbito do Plano de ação Setorial de racionalização das Tecnologias de Informação e Comunicação no Ministério das Finanças (PSTIC MF) Medida 8, com vista à centralização e racionalização de centros de dados dos organismos do Ministério Finanças (exceto AT), foi concebida e desenvolvida a metodologia de suporte à capacitação da espap, enquanto prestadora de serviços de alojamento e gestão de infraestruturas, e efetuado o planeamento detalhado de implementação. No ano de 2014 concretizaram-se 4 centralizações de Centros de Processamento de Dados (CPD): IGF; SSAP; SGMF e GPEARI. EFICIÊNCIA Ponderação 15% Realização 120% OO 6. Reduzir tempos de resposta a clientes Ind % redução do tempo de resposta a pedidos de exceção (SNCP) Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização na na 25% 5% 35% 33,02% 120% Superou Este indicador estava condicionado à delegação de competências na espap para autorizar dispensa da aquisição espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 30

31 centralizada de bens e serviços e de aquisição ao abrigo de acordos quadro (até ao montante de s/iva). Esta condicionante foi verificada, atendendo a que a delegação de competências no anterior Conselho Diretivo cessou a 30/04/2014 e que a delegação no novo Conselho Diretivo foi publicada a 21/05/2014. Verificada a condicionante do indicador, a meta estabelecida para a percentagem de redução do tempo de resposta foi de 25% e o resultado de 33%, a que corresponde uma taxa de realização de 120% tendo o indicador sido superado. Este resultado reflete uma redução do tempo de resposta de 6.26 dias (18.96 dias no início de 2014 para 12.7 dias no final do ano). QUALIDADE Ponderação 25% Realização 113% OO 7. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Ind % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2014 Realização na 78% 85% 5% 92% 85,9% 100% Atingiu O cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos com os clientes é essencial para a eficácia da prestação de serviços da espap. Os níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços espap resultam do contributo das áreas de serviço da espap: Serviços Partilhados de Finanças - prazos de resposta a pedidos de: serviço, dados mestre, apoio técnico, funcional e pedidos classificados incorretamente; Serviços Partilhados de Recursos Humanos - prazos de processamento mensal de vencimentos (envio dos ficheiros de remunerações para entidades bancárias, emissão e envio de notas de abonos e descontos); Compras Públicas - prazos de resposta aos pedidos de exceção aos AQ; Parque de Veículos do Estado - gestão do processo de aquisição de veículos, desde a receção e análise de pedidos, à agregação de necessidades e condução do procedimento de aquisição ao abrigo de AQ. Os prazos monitorizados são referentes à emissão de parecer sobre os pedidos e ao lançamento do procedimento de aquisição. Os níveis de serviço estabelecidos por área de atividade da espap foram: Serviços Partilhados de Finanças, por tipo de pedido: Dados mestre = 1 dia útil (0.5 dias úteis em caso de pedido urgente); Serviço = 2 dias úteis (1 dia útil em caso de pedido urgente); Apoio técnico, funcional e pedidos classificados incorretamente= 3 dias úteis (1.5 dias úteis em caso de pedido urgente). Serviços Partilhados de Recursos Humanos, por processamento mensal de vencimentos: Envio de ficheiro para entidades bancárias = até às 14h00 do dia útil seguinte ao pedido do cliente e no limite até às 14h00 do 3.º dia útil anterior à data de pagamento; Compras Públicas, por pedido de exceção: Análise do pedido e resposta às entidades = 20 dias úteis (inclui análise e parecer da espap, bem como aprovação pelo membro do Governo com a tutela). Parque de Veículos do Estado, por processo de aquisição de viaturas: Emissão do parecer sobre o pedido = 15 dias úteis; Desde a receção do pedido devidamente instruído até ao lançamento do procedimento de aquisição = 30 dias. O valor acumulado obtido no ano de 2014 foi de 85,9%, tendo a distribuição por trimestre sido a seguinte: 86,1% no 1.º trimestre (DSPF = 95%; DSPRH = 97%; DVEL = 61%; DCP = 92%); 84,6% no 2.º trimestre (DSPF = 86%; DSPRH = 97%; DVEL = 67%; DCP = 89%); 85,8% no 3.º trimestre (DSPF = 84%; DSPRH = 98%; DVEL = 71%; DCP = 91%); 85,9% no 4.º trimestre (DSPF = 86%; DSPRH = 97%; DVEL = 75%; DCP = 85%). Os níveis de serviço TIC foram inseridos no âmbito da iniciativa de certificação do sistema de gestão de serviços, de acordo com a norma ISO 20000, prevendo-se a plena implementação da monitorização em OO 8. Aumentar a qualidade dos serviços prestados Ind 11. N.º de processos implementados no sistema de gestão de serviços ISO Meta 2014 Tolerância Valor Crítico Resultado 2013 Realização na % Superou A missão e atribuições da espap exigem o alinhamento dos processos, capacidades, sistemas e infraestruturas com o modelo de negócio definido, com o objetivo de obter o desempenho e resultados pretendidos. As TIC constituem uma peça essencial na prossecução deste objetivo, considerando o duplo papel de prestador de serviços na espap: ao cliente externo organismos da Administração Pública (AP) e, em particular, do Ministério das espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 31

32 QUALIDADE Ponderação 25% Realização 113% Finanças e ao cliente interno restantes orgânicas/áreas de serviço da espap. O PGERRTIC considera como um dos objetivos estratégicos para a função informática na AP, o alinhamento dos organismos setoriais TIC com a norma ISO 20000, com vista à melhoria da qualidade e eficiência do serviço prestado aos clientes. Assumido o desafio, desenvolveu-se um esforço significativo na preparação da certificação ISO em 3 processos/serviços TIC: Alojamento de infraestruturas; Disponibilização de infraestruturas; Gestão de plataformas aplicacionais; Devido à necessidade de focar os recursos disponíveis em atividades e projetos de natureza operacional, a data de implementação do processo de certificação foi revista após a monitorização do 1.º semestre, passando para Contudo, no final de 2014, o sistema de gestão de serviços ISO estava em exploração com 13 processos implementados. Gestão de incidentes e pedidos de serviço; Gestão de problemas; Gestão de alterações; Gestão de configurações; Gestão de capacidade; Gestão de versões e entregas; Planeamento estratégico e orçamento; Gestão de níveis de serviço; Gestão da relação com o negócio; Gestão de risco; Gestão da segurança da informação; Gestão da formação; Gestão de fornecedores. O indicador foi, assim, superado com uma taxa de realização de 125%, atendendo a que foram implementados 13 processos no Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação (SGSTI). Em 2014 foi possível fechar o desenho do SGSTI e disponibilizar internamente a documentação relevante, o manual do sistema de gestão, processos e respetivos subprocessos e procedimentos gerais. Foi ainda concretizada a parametrização dos processos aplicáveis na ferramenta de gestão de serviços (Remedy) recursos financeiros O orçamento para 2014 foi elaborado de acordo com uma metodologia de base 0 (processo iniciado em junho de 2013). Após comunicação do plafond atribuído à espap, foi necessário reduzir o orçamento em cerca 10M (registado nas aplicações do orçamento). Ao orçamento registado pela espap, foram aplicadas reduções adicionais de 1.4M (800, nas rubricas de pessoal, 100, em despesas de instalação e 500, na requalificação do edifício), tendo a espap iniciado o ano de 2014 com um orçamento de 29,376, Posteriormente ao orçamento foram aplicados os cativos legalmente previstos e reforços de dotação por via dos programas de rescisões amigáveis, a espap obteve uma dotação real de 27,855,643.00, tendo sido executados 20, , com uma taxa de execução de 74.36%. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 32

33 Recursos Financeiros D ESIGN A ÇÃ O Orçamento de Funcionamento Despesas c/pessoal Aquisições de Bens e Serviços Outras Despesas Correntes Despesas de Capital PIDDAC TOTAL (OF + PIDDAC + Outros) EXEC UÇÃ O IN IC IA L C OR R IGID O SA LD O 30-jun 30-set 31-dez ,15% T axa de Execução 95,22% 99,91% 99,97% 87,44% 34,99% ,36% Qua. 4 QUAR 2014 Recursos financeiros O orçamento de funcionamento efetivamente disponibilizado à espap foi de 18,206, tendo sido executado a 95.22%, a que corresponde 17,337, de despesa paga. O orçamento de investimento efetivamente disponibilizado à espap foi de 9,648, tendo sido executado a 34.99%, a que corresponde 3,376, de despesa paga. A execução de apenas 34.99% do orçamento de investimento de 2014 justifica-se pelos seguintes fatores essenciais:» Os desvios resultantes da execução do projeto GeRHuP;» A dificuldade na contratação de bens e serviços, onde vários concursos públicos ficaram desertos;» A redução da componente nacional afeta a projetos cofinanciados por fundos comunitários que impediu a sua execução. Para assegurar as atividades de investimento da espap o orçamento foi dividido em 5 projetos:» Programa GeRALL, com uma execução de 33.10%;» Renovação de instalações, com uma execução de 42.35%;» Projeto Cloud, com uma execução de 43.35%;» Evolução Aplicacional e Tecnológica dos Sistemas de Informação em Produção (EASI), com uma execução de 61.88%;» Apoio ao GeRALL, com uma execução de 0.00%. A análise mais detalhada da componente financeira encontra-se no relatório de gestão da espap que integra a conta de gerência de pessoas Para a realização das atividades inerentes à sua missão e atribuições, a espap contava no final de 2014 com 305 colaboradores, o que representa uma variação negativa de 6,2% face ao planeado (menos 20 colaboradores do que o previsto inicialmente). Considerando a pontuação realizada face à planeada, a variação negativa é superior, ascendendo a 16% de défice de capacidade, em tempo de trabalho realizado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 33

34 Os resultados obtidos justificam-se pela extrema dificuldade de retenção de pessoas, que se traduz na crescente saída de colaboradores, à qual acresce a dificuldade no recrutamento de novos colaboradores, considerando o contexto de forte restrição orçamental e de política remuneratória, bem como de perspetivas de progressão na carreira na Administração Pública. Atendendo às características da atividade da espap, muitos dos seus profissionais são justamente valorizados pelo mercado de trabalho, detendo capacidades e competências específicas, por vezes escassas. Torna-se, por isso mesmo, cada vez mais crítica a existência de política adequada de gestão do capital humano, sem a qual os efeitos serão previsivelmente devastadores na operação quotidiana de um organismo como a espap. Recursos Humanos Dirigentes - Direção superior Dirigentes - Direção Intermédia e Chefes de equipa Nota: Os valores de realização apresentados incorporam alterações na classificação dos recursos humanos, de modo a promover o alinhamento com o reporte SIOE. Tal facto decorre da necessidade de criar critérios de equiparação, apenas para efeitos de prestação de informação com os instrumentos disponíveis, entre as carreiras das extintas ANCP/GeRAP e as carreiras da Administração Pública. Qua. 5 QUAR 2014 Recursos humanos Ef et ivo s Po nt o s Ef et ivo s Técnico Superior e Especialista de Informática % Coordenador Técnico Técnico de Informática Assistente Técnico Assistente Operacional D ESIGN A ÇÃ O TOTAL Número de trabalhadores a exercer funções no serviço: PON T U A ÇÃ O PLA N EA D OS na Durante o ano de 2014 foram ministradas 8,693 horas de formação com 787 participações em 92 ações de formação. Cerca de 91% dos colaboradores da espap (278 pessoas) participaram em, pelo menos, uma ação de formação. A informação completa referente ao Balanço Social da espap, conforme Decreto-Lei n.º 190/96 de 09/10, encontra-se no anexo 1 ao presente relatório. Po nt o s Ef et ivo s 69 0 T axa d e Execução % R EA LIZ A D OS jun set 29 Po nt o s Ef et ivo s Po nt o s d ez D ESV IO % 87% 71% 93% 30% 84% Previst o R ealizad o Previst o R ealizad o espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 34

35 3.2 stakeholders/partes interessadas Em 2014, no âmbito da avaliação dos serviços, a espap deu continuidade aos instrumentos de aferição da satisfação de clientes e colaboradores, desenvolvidos em 2013, tendo conduzido quatro inquéritos destinados a:» Avaliar a satisfação dos clientes:» Utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP considerando que os Serviços Partilhados de Finanças e o GeRFiP têm um grau de disseminação elevado na Administração Pública e um grau de maturidade que permite e justifica o foco em programas e ações de melhoria contínua;» Utilizadores do Centro de Contacto espap sendo este um serviço transversal a todos os clientes da entidade, revela-se determinante para a qualidade do atendimento e do relacionamento com o cliente.» Avaliar a satisfação dos colaboradores:» in espap constituindo o fator crítico essencial e determinante na espap, os colaboradores foram inquiridos, pelo 2.º ano consecutivo, acerca da satisfação e expetativas com a organização;» espap 180º os colaboradores foram ainda convidados a dar feedback aos dirigentes (diretores e coordenadores), através de um instrumento de perspetiva 180º clientes questionário de satisfação de utilizadores do centro de serviços partilhados de finanças GeRFiP Considerando o grau de expansão e maturidade dos Serviços Partilhados de Finanças na Administração Pública e com o objetivo de melhoria contínua do serviço prestado, foi realizado o 2.º inquérito anual de avaliação da satisfação dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP, de modo a assegurar a monitorização da evolução de resultados e suportar planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho organizacional metodologia e abordagem de implementação A conceção, desenvolvimento e aplicação do questionário foram assegurados integralmente por equipas internas, tendo compreendido as seguintes fases:» Conceção, desenvolvimento e validação do questionário;» Aprovação pelo Conselho Diretivo;» Preparação e realização do inquérito através de solução eletrónica de surveys;» Tratamento de dados e produção de relatório de resultados;» Identificação de áreas de melhoria e ações a implementar pela equipa responsável pela gestão do Centro de Serviços Partilhados de Finanças; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 35

36 » Comunicação de resultados à organização, através da intranet corporativa dimensões analisadas Foi utilizado o modelo de questionário desenvolvido em 2013, de forma a permitir a monitorização da evolução dos resultados, que compreende 2 secções:» Prestação de serviços através de atendimento telefónico composta por 9 questões dedicadas às dimensões:» frequência de utilização, permitindo relacionar a satisfação com a frequência de contacto;» tempo de espera, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço do atendimento;» atitude e capacidade de entendimento dos pedidos por parte dos interlocutores, permitindo avaliar a necessidade de reforço de capacidades e competências da equipa afeta ao atendimento;» capacidade de resolução no 1.º contacto e eficácia da resolução, como indicadores de eficácia do serviço;» experiência comparativa, de modo a aferir a perceção do utilizador relativamente à comparação com outros serviços de apoio telefónico;» evolução da qualidade do serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementados;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com o apoio telefónico.» Prestação de serviços através do portal da solução GeRFiP composta por 6 questões dedicadas às dimensões:» frequência de utilização, com vista a relacionar a satisfação com o número médio de pedidos colocados através do portal;» tempo de resposta, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço;» qualidade do serviço, de modo a aferir a perceção sobre a qualidade do serviço prestado;» evolução dos níveis de serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementados;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com a prestação de serviços através do portal período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação Foi considerada uma amostra de 6,313 utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP, tendo-se obtido uma taxa de participação de:» 18%, para a prestação de serviços por atendimento telefónico; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 36

37 » 17%, para a prestação de serviços através do portal da solução GeRFiP resultados Os resultados do 2.º inquérito de satisfação aos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP revelaram-se muito positivos, registando uma evolução positiva quer no atendimento telefónico, quer no serviço online prestado através do portal:» Relativamente ao atendimento telefónico:» 93% dos utilizadores com resposta conclusiva está globalmente muito satisfeito ou satisfeito com o serviço prestado (versus 85% em 2013);» 94% classifica a solução dada aos pedidos de apoio como totalmente adequada ou adequada (versus 91% em 2013);» 87% indica que a resolução ocorre, sempre ou na maior parte das vezes, no 1.º contacto (versus 84% em 2013);» 87% considera que o tempo de espera para atendimento é rápido ou aceitável (versus 76% em 2013);» 78% regista uma evolução, muito positiva ou positiva, do serviço nos últimos meses (versus 68% em 2013);» 94% considera que o serviço é, pelo menos, idêntico a outros serviços de apoio telefónico (versus 92% em 2013) e 55% considera que este serviço é muito melhor ou melhor do que outros (versus 45% em 2013), sendo este um relevante indicador de benchmarking externo a considerar.» Relativamente à prestação de serviços através do portal GeRFiP:» 91% dos utilizadores com resposta conclusiva está globalmente muito satisfeito ou satisfeito com o serviço prestado (versus 84% em 2013)» 91% está muito satisfeito ou satisfeito com a qualidade do serviço (versus 83% em 2013)» 87% considera que o tempo de resposta aos pedidos é rápido ou aceitável (versus 78% em 2013);» 78% regista uma evolução muito positiva ou positiva dos níveis de serviço (versus 69% em 2013). Convertendo os resultados para uma escala de 1 a 5 (em que 5 é o valor mais elevado), o resultado de satisfação global dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP foi de 3.9 versus 3.7 em espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 37

38 Participação Atendimento telefónico: 1,146 respostas taxa de participação = 18% Portal GeRFiP: 1,067 respostas taxa de participação = 17% Resultados Atendimento telefónico Frequência de contacto telefónico com o Centro de Serviços Partilhados de Finanças Atitude dos interlocutores Tempo de espera para atendimento Capacidade de entendimento da questão espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 38

39 Resolução no 1.º contacto Solução dada aos pedidos de apoio Comparação com outros serviços de apoio telefónico Evolução do serviço de apoio Satisfação global espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 39

40 Portal GeRFiP N.º médio de pedidos mensais Tempo de resposta a pedidos Qualidade dos serviços prestados Evolução dos níveis de serviço Satisfação global Fig. 7 Inquérito de satisfação de utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP 2014 Nota: A análise de dados do inquérito, para cada um dos canais de atendimento (telefónico e portal GeRFiP), foi efetuada com recurso à exclusão das respostas Não sabe/responde e Não utiliza a plataforma informática GeRFiP, de modo a permitir a leitura desagregada dos utilizadores de cada um dos canais. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 40

41 questionário de satisfação de utilizadores do centro de contacto da espap No âmbito do programa de melhoria do Centro de Contacto da espap (CC), face ao acréscimo de atividade inerente à integração progressiva do atendimento dos vários serviços da organização, considera-se essencial aferir a satisfação com o serviço prestado para a estratégia de relacionamento com o cliente. Com este objetivo, foi dada continuidade em 2014 à realização do questionário anual de avaliação da satisfação dos utilizadores do Centro de Contacto (CC), de modo a assegurar a monitorização da evolução de resultados e suportar os planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho metodologia e abordagem de implementação O questionário adota a metodologia consagrada no processo de Gestão da avaliação da satisfação de clientes, contemplado no processo de Gestão da relação com o negócio no âmbito do projeto de certificação ISO A conceção, desenvolvimento e aplicação do questionário foram assegurados integralmente por equipas internas, tendo compreendido as seguintes fases:» Conceção, desenvolvimento e validação do questionário;» Aprovação pelo Conselho Diretivo;» Preparação e realização do inquérito através de solução eletrónica de surveys;» Tratamento de dados e produção de relatório de resultados;» Identificação de áreas de melhoria e ações a implementar pela equipa responsável pela gestão do Centro de Contacto;» Comunicação de resultados à organização, nomeadamente na reunião de CPO com o Conselho Diretivo e diretores e através da intranet corporativa dimensões analisadas Foi utilizado o modelo de questionário desenvolvido em 2013, que compreende 11 questões, dedicadas às dimensões:» produto ou serviço mais utilizado, de modo a aferir os produtos ou serviços que geram mais contactos, bem como apoiar a análise e interpretação de resultados do questionário;» frequência de utilização, com vista a relacionar a satisfação com a frequência de contacto;» tempo de espera, para obter a perceção dos utilizadores sobre o nível de serviço do atendimento;» atitude dos interlocutores e atendimento telefónico/por , permitindo avaliar a necessidade de reforço das capacidades e competências da equipa afeta ao atendimento telefónico e por ;» capacidade de resolução no 1.º contacto e eficácia da resolução, como indicadores de eficácia do serviço; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 41

42 » experiência comparativa, de modo a obter a perceção do utilizador relativamente à comparação com outros serviços de apoio ao cliente;» evolução da qualidade do serviço, com vista a avaliar o impacto dos programas e ações de melhoria implementadas;» apreciação global, como indicador global do nível de satisfação com o Centro de Contacto período de realização Questionário realizado de a universo, amostra e participação O questionário foi disponibilizado a uma amostra de 945 utilizadores do Centro de Contacto (seleção de utilizadores com um mínimo de 3 interações com o Centro de Contacto, de janeiro a setembro de 2014), tendo-se obtido 357 respostas, o que representa uma taxa de participação de 38% resultados Os resultados do questionário de satisfação dos utilizadores do Centro de Contacto, apesar de registarem um ligeiro decréscimo na satisfação face aos resultados de 2013, foram bastante positivos:» 91% dos inquiridos indica estar muito satisfeito ou satisfeito globalmente com os serviços prestados (versus 95% em 2013);» 74% considera que o tempo de espera para atendimento é rápido ou aceitável (versus 80% em 2013);» 66% considera que a evolução do serviço, no último ano, foi muito positiva ou positiva (versus 69% em 2013);» 91% considera totalmente adequada ou adequada a solução dada aos pedidos de apoio (versus 95% em 2013);» 83% indica que os pedidos são sempre ou na maior parte das vezes resolvidos no 1.º contacto (versus 89% em 2013);» 87% considera que o serviço do Centro de Contacto é, pelo menos, idêntico a outros serviços de apoio ao cliente (versus 88% em 2013) e 51% considera o serviço muito melhor ou melhor do que os outros (versus 56% em 2013), constituindo este um importante instrumento de benchmarking externo. Em agosto de 2014, foi implementada uma nova solução de Contact Center que alterou o paradigma de atendimento do centro de contacto da espap. A atual estrutura de atendimento é suportada numa solução de Interactive Voice Response (IVR) que centraliza todas as chamadas, que são redirecionadas de acordo com a opção selecionada no menu do IVR. Os resultados do questionário podem ter sido influenciados pelas perturbações decorrentes da fase de migração da solução de Contact Center. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 42

43 É ainda de realçar que o objeto deste inquérito abrange apenas os serviços prestados pelo Centro de Contacto, normalmente designados por atendimento de 1.ª linha, o qual não contempla o apoio especializado de 2.ª linha prestado pelos técnicos de cada área específica. Contudo, do ponto de vista dos clientes, é natural que esta separação não seja muito óbvia, nem relevante. Por isso, é possível que em alguns casos as respostas dadas se encontrem influenciadas igualmente pela experiência do contacto com as equipas de 2.ª linha e não apenas com os operadores do Centro de Contacto. Participação Resultados 357 respostas taxa de participação = 38% Produtos ou serviços mais utilizados Frequência com que recorre aos serviços do Centro de Contacto Tempo de espera no atendimento telefónico espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 43

44 Atitude dos interlocutores Capacidade de entendimento da questão Resolução no 1.º contacto Solução dada aos pedidos de apoio Comparação com outros serviços de apoio ao cliente Evolução do serviço de apoio espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 44

45 Satisfação global Fig. 8 Inquérito de satisfação de utilizadores do Centro de Contacto colaboradores As pessoas são fator crítico essencial e determinante da organização. A comunicação assume primordial importância, sendo disponibilizados diferentes canais de comunicação internos e transversais à organização, nomeadamente:» CPO Comité de Planeamento e Operações que, tendo como objetivos o planeamento, a gestão e acompanhamento periódico da atividade, reúne quinzenalmente o Conselho Diretivo com os diretores, como uma comissão executiva alargada;» forhum espap Fórum de Organização e Recursos Humanos que, reunindo mensalmente o Presidente do Conselho Diretivo e um vogal com um representante de cada orgânica, eleito anualmente por maioria de votos da respetiva equipa, tem como objetivo ouvir os ecos da organização, identificar as questões críticas e sugestões de melhoria, bem como definir as ações a implementar, assegurando o seu acompanhamento. Este fórum promove a proximidade entre o Conselho Diretivo e os colaboradores, sendo os resultados das reuniões e o plano de ação validados por todos os participantes e divulgados a toda a organização na intranet corporativa;» i@espap Intranet corporativa que assegura a divulgação da informação mais relevante aos colaboradores, nomeadamente informação institucional de enquadramento jurídico e regulamentar, modelo de governo e instrumentos de gestão, processos e procedimentos internos, bem como outra informação de caráter generalista, com atualização diária. A intranet constitui um canal de comunicação bidirecional através do qual todos os colaboradores podem colocar questões ou apresentar sugestões;» Ações de comunicação interna, como as reuniões gerais espap (RGE) ou outras sessões de comunicação específicas para divulgação de projetos e iniciativas em curso, pontos de situação ou mensagens do Conselho Diretivo;» in espap Questionário para colaboradores, cujo objetivo é constituir um barómetro da cultura organizacional e aferir a satisfação e expetativas dos colaboradores, permitindo identificar as melhorias a implementar;» espap 180º Questionário de feedback a dirigentes, que consiste num instrumento de feedback aos dirigentes da espap (diretores e coordenadores), tendo em vista o seu desenvolvimento e alinhamento com os objetivos de desempenho organizacional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 45

46 in espap questionário para colaboradores No âmbito da consolidação da cultura organizacional, no contexto de melhoria contínua da organização e de gestão das pessoas que a constituem, assume particular relevância a aferição da motivação, expetativas, perspetivas e satisfação dos colaboradores, com vista à identificação de ações a implementar que potenciem um melhor desempenho e resultados. Com este objetivo, foi realizado em 2014 o 2.º questionário anual de avaliação da satisfação dos colaboradores, de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho metodologia e abordagem de implementação A conceção, desenvolvimento e aplicação do questionário foram assegurados integralmente por equipas internas, tendo compreendido as seguintes fases:» Conceção, desenvolvimento e validação do questionário;» Aprovação pelo Conselho Diretivo;» Preparação e realização do inquérito através de solução eletrónica de surveys;» Implementação do plano de comunicação da iniciativa, promovendo diferentes ações de divulgação a todos os colaboradores;» Tratamento de dados e produção de relatório de resultados;» Identificação de áreas de melhoria e ações a implementar;» Comunicação de resultados a toda a organização:» Sessão de apresentação de resultados a dirigentes para identificação de áreas de melhoria e ações a implementar nas equipas;» Comunicação geral do Conselho Diretivo e publicação de resultados globais na intranet corporativa;» Apresentação da síntese de resultados e áreas de melhoria na 6.ª Reunião Geral espap e divulgação do relatório dos resultados agregados na intranet corporativa dimensões analisadas De modo a permitir a comparabilidade dos resultados, foi replicado o modelo de questionário desenvolvido em 2013, que compreende 45 questões e é estruturado em 6 dimensões consideradas com impacto na satisfação, motivação e desempenho dos colaboradores:» satisfação, grau de satisfação global relativamente à espap, perceção do contributo e desempenho da organização, envolvimento das pessoas e diálogo entre a liderança e os colaboradores;» organização, orgulho relativamente à organização e referenciação positiva a terceiros, intenção e fatores de saída, áreas de melhoria e pontos fortes; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 46

47 » cultura e gestão, perceção sobre a cultura organizacional: colaboração, melhoria contínua, iniciativa e reconhecimento; conhecimento das linhas de desenvolvimento/ação da organização, confiança no cumprimento de objetivos e liderança pelo exemplo ;» trabalho e equipa, compreensão do contributo/papel individual e das equipas no coletivo, existência de trabalho e projetos interessantes/desafiantes, meios e recursos para desenvolvimento do trabalho, tomada de decisão e autonomia, feedback de desenvolvimento, equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, ambiente de trabalho e equipa;» desenvolvimento e inovação, perspetivas de desenvolvimento e formação, adaptabilidade a mudanças de estratégia, inovação e risco, orientação ao cliente;» higiene, saúde e segurança no trabalho (HSST), satisfação com higiene, segurança e refeitório/bar;» espaço aberto, para comentários e sugestões de melhoria período de realização Questionário realizado de a universo e participação O questionário, de resposta anónima, foi disponibilizado a todos os colaboradores (306 ativos à data), tendo-se obtido uma taxa de resposta de 57% (173 colaboradores) resultados Globalmente, os resultados do in espap 2014 foram positivos, com uma média de satisfação global de 3.4 (numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais positivo), registando-se apenas uma ligeira redução face a 2013 (3.5) e uma taxa de participação da maioria dos colaboradores (57%), apesar do contexto de generalizada e elevada desmotivação na Administração Pública. A dimensão com pontuação mais positiva foi o trabalho e equipa, como já haviam demonstrado os resultados de 2013, e a menos pontuada foi a cultura e gestão. A higiene, saúde e segurança no trabalho, nomeadamente, a satisfação com o serviço de refeitório e bar, que apresentava em 2013 a satisfação mais baixa, registou em 2014 a evolução mais positiva, refletindo a eficácia das medidas de reforço de pessoal nos serviços de limpeza e de bar, que passou a disponibilizar produtos para refeições ligeiras. Os fatores mais referidos como geradores de insatisfação e com maior potencial de melhoria foram a remuneração e a falta de perspetivas de carreira. O desenvolvimento/formação dos colaboradores, referido como um dos principais motivos de insatisfação no questionário realizado em 2013, apresentou uma evolução positiva muito significativa, refletindo a satisfação dos colaboradores com o investimento efetuado no plano de formação em As áreas de melhoria identificadas pelos colaboradores e as sugestões recolhidas foram a base para a criação de um plano de mudança organizacional, que pretende envolver todos os colaboradores na construção de soluções de abordagem dos temas mais prioritários. A implementação deste plano será iniciada no 1.º semestre de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 47

48 Taxa de participação = 57 % Fig. 9 in espap 2014 Resultados Média global de satisfação = (2013) espap 180º questionário de feedback a dirigentes No âmbito da consolidação da cultura organizacional, o desenvolvimento pessoal e profissional dos dirigentes é considerado um dos fatores críticos de sucesso para o desempenho das equipas e da organização, essencial à obtenção dos resultados de negócio pretendidos. Com este objetivo, foi dada continuidade em 2014 ao questionário de feedback a dirigentes, pretendendo-se a sua aplicação anual, de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho. Escala 5 Concordo totalmente 4 Concordo 3 Não concordo nem discordo 2 Discordo 1 Discordo totalmente NA Não tenho informação para responder Este questionário abrange os dirigentes da espap diretores e coordenadores numa perspetiva 180º:» Autoperspetiva;» Perspetiva dos pares (demais dirigentes);» Perspetiva das respetivas equipas e outras equipas com as quais manteve contacto funcional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 48

49 metodologia e abordagem de implementação A conceção, desenvolvimento e aplicação do questionário foram assegurados integralmente por equipas internas, tendo compreendido as seguintes fases:» Conceção, desenvolvimento e validação do questionário;» Aprovação pelo Conselho Diretivo;» Preparação e realização do inquérito através de solução eletrónica de surveys;» Implementação do plano de comunicação da iniciativa a todos os dirigentes e colaboradores;» Tratamento de dados, produção e distribuição de relatório de resultados individuais a cada dirigente da espap;» Identificação de áreas de melhoria e ações a implementar;» Comunicação de resultados globais a toda a organização:» Sessão de apresentação de resultados a dirigentes e identificação de áreas de melhoria e ações a implementar;» Comunicação geral do Conselho Diretivo e publicação de resultados globais na intranet corporativa; dimensões analisadas De forma a poder monitorar a evolução dos resultados, o questionário de 2014 seguiu o modelo desenvolvido em 2013, que compreende 42 questões estruturadas em 4 dimensões consideradas essenciais para o desenvolvimento da liderança na organização:» liderança, liderança pelo exemplo, capacidade de relacionamento, promoção da cultura organizacional, comunicação da estratégia e objetivos, promoção da visão de médio-longo prazo, empenho e perseverança, tomada de decisão, compromisso com o serviço público e com a organização;» envolvimento e desenvolvimento de pessoas, envolvimento da equipa na definição de objetivos, prioridades e responsabilidades, capacidade de transmitir à equipa o contributo de cada elemento para o todo, capacidade de comunicação e promoção do diálogo, capacidade de desenvolvimento da equipa, reconhecimento do contributo dos colaboradores, promoção da autonomia, resolução eficaz de conflitos, capacidade para lidar com erros ou insucessos, reação perante a crítica, criação de oportunidades e desafios, desenvolvimento de relações de confiança e promoção do equilíbrio entre a vida pessoal e profissional;» orientação para resultados e capacidade de execução, capacidade de definir objetivos e transmitir com clareza os resultados esperados, orientação para resultados, perseverança, coordenação da equipa, gestão de meios e recursos e responsabilização pelos resultados;» inovação e flexibilidade, orientação ao valor e benefícios para o cliente, gestão da mudança, melhoria e inovação, autodesenvolvimento, colaboração e estabelecimento de parcerias;» espaço aberto, para comentários relativos a pontos fortes e aspetos a melhorar. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 49

50 período de realização Questionário realizado de a universo e participação O questionário de feedback, a cada diretor e coordenador, foi disponibilizado aos pares e a todos os colaboradores das respetivas equipas ou de outras equipas com contacto funcional frequente, tendose obtido cerca de 650 respostas (média de 30 respostas por diretor e de 20 respostas por coordenador) resultados Globalmente, os resultados do espap 180º 2014 foram positivos, com uma média de 3.80, versus 3.81 em 2013, (numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais positivo), realçando-se a elevada participação dos colaboradores, totalizando cerca de 650 respostas. Os resultados individuais foram fornecidos a cada um dos dirigentes, de modo a suportar os planos de desenvolvimento respetivos. As principais áreas de melhoria identificadas no espap 180º e no in espap, foram analisadas com os dirigentes e serão integradas no programa de desenvolvimento de dirigentes, a implementar em Resultados por diretores + coordenadores Participação Resultados Média global respostas 100% dirigentes com feedback Escala: 1 a 5 (5 é o valor máximo) dimensão espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 50

51 Resultados por dimensão e nível de direção 2014 Fig. 10 espap 180º 2014 Resultados globais 3.3 avaliação do sistema de controlo interno (SCI) A avaliação do Sistema de Controlo Interno (SCI) tem como base o referencial definido pelo Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços (CCAS), nomeadamente, o anexo A do Documento Técnico n.º 1/2010, de 4 de março. Questões 1. Ambiente de controlo 1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno? 1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão? 1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função? 1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)? 1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? Aplicado S N NA X X X X Fundamentação O sistema de controlo interno não está ainda operacionalizado em todas as suas dimensões, contudo foram dados alguns passos nesse sentido, de que é exemplo a elaboração de um vasto conjunto de processos relativos à área administrativa, financeira, patrimonial e contabilística que dão corpo ao Manual de Controlo Interno. 1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direção e os dirigentes das X X Não foi ainda constituída e operacionalizada uma equipa para assumir as responsabilidades indicadas. Estão definidos e divulgados os valores da organização e o Código de Ética, através dos diversos canais de comunicação internos (intranet e reuniões gerais) e externos (site institucional). Em complemento, encontra-se definida e divulgada a Política de Prevenção e Gestão de Conflito de Interesses, conforme recomendação 5/2012 de 7 de novembro do CPC. O plano de formação é definido anualmente, em função das necessidades identificadas pelos dirigentes das orgânicas e respetivas equipas. O Conselho Diretivo privilegia a comunicação na organização, adotando uma política de porta aberta que promove o contacto frequente a todos os níveis da organização: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 51

52 Questões Aplicado S N NA Fundamentação unidades orgânicas? Conselho Diretivo, dirigentes e equipas. Na agenda de gestão estão previstas reuniões periódicas: CPO Comité de Planeamento e Operações reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da organização; PMO Project Management Office reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes e responsáveis dos projetos em curso para acompanhamento de progresso. Estes fóruns são realizados globalmente e por programa, de 1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo? 2 Estrutura organizacional 2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras X definidas legalmente? 2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados X de acordo com o SIADAP 2 e 3? 2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma ação X de formação? X modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas; RCS Reuniões de Coordenação Setorial com periodicidade definida em função das necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os respetivos dirigentes; forhum espap que reúne mensalmente o presidente do Conselho Diretivo e um vogal com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na organização e implementar melhorias; RGE Reunião Geral espap realizada periodicamente, com o Conselho Diretivo, dirigentes e todos os colaboradores, com o objetivo de avaliar o ano anterior e apresentar as diretrizes para o ano seguinte. São ainda realizadas regularmente outras sessões de comunicação, em função das necessidades e das temáticas relevantes na organização (sessões de apresentação de iniciativas, projetos ou outros). Fiscal único, no âmbito da certificação legal de contas e Inspeção-Geral das Finanças ao SNCP e PVE. A estrutura organizacional da espap está prevista: Na orgânica Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho; Nos estatutos Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro; Na Deliberação n.º 1573/2013, de 12 de agosto. Na Deliberação do Conselho Diretivo de 9 de setembro de 2014, exarada na informação n.º 3/2014-CD. A avaliação de desempenho dos colaboradores que desempenham funções na espap ao abrigo de: Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) rege-se pelo disposto no SIADAP; Contrato Individual de Trabalho (CIT) rege-se pelo modelo de avaliação próprio, com regras idênticas às estabelecidas no SIADAP. A avaliação de desempenho dos dirigentes segue regras idênticas às estabelecidas no SIADAP, com adaptações. Os colaboradores e dirigentes tiveram os objetivos contratualizados de acordo com o modelo de avaliação de desempenho aplicável. 91% dos colaboradores da espap participaram em pelo menos uma ação de formação (interna ou externa). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 52

53 Aplicado Questões Fundamentação S N NA 3 Atividades e procedimentos de controlo administrativo implementados no serviço 3.1 Existem manuais de procedimentos internos? 3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e formalizada? 3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? 3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre trabalhadores? 3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas? 3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos? 3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias? 3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas? 3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é executado e monitorizado? 4 Fiabilidade dos sistemas de informação 4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria? 4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação? X X X X X X X X X X Os processos prioritários estão a ser definidos e documentados através da produção de manuais de procedimentos internos, sendo que os processos críticos já se encontram definidos e documentados no Manual de Controlo Interno. De acordo com a legislação aplicável e delegação de competências. Não está implementado um sistema formal de rotação de funções, até pela falta de recursos para se efetuar a rotação, mas está prevista e tem vindo a ter aplicação a mobilidade interna de colaboradores entre orgânicas em função das necessidades da organização e das competências, experiência e expetativas das pessoas. Processos e procedimentos internos. Processos e procedimentos internos. Processos e procedimentos internos. A espap suporta a gestão financeira na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado GeRFiP; a gestão 4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? 4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão? X X X de pessoas na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado GeRHuP e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública GeADAP; a gestão documental nas soluções godocs/smartdocs. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 53

54 Questões Aplicado S N NA Fundamentação 4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou ativos do serviço? 4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)? 4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? Legenda: S (Sim) N (Não) NA (Não aplicável). Fig. 11 Avaliação do SCI medidas de reforço positivo do desempenho reforço positivo do desempenho X X X A política de segurança da informação encontra-se em certificação, no âmbito do processo de gestão de segurança da informação do sistema de gestão de serviços de TI, segundo a norma ISO 20000; Para além das políticas e processos de gestão de TI, estão asseguradas as condições tecnológicas para a segurança e salvaguarda física e lógica da informação (incluindo o controlo sobre os mecanismos de acesso), nos sistemas locais e nos sistemas geridos a partir do Centro de Processamento Dados (CPD) da espap. No domínio do desempenho organizacional e da identificação de melhorias para o seu reforço positivo, sintetizam-se algumas das iniciativas e ações implementadas de modo transversal à organização:» Comité de Planeamento e Operações CPO, que consistiu na realização de reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo e os diretores, com o objetivo de acompanhar o desempenho das orgânicas, da operação e articular prioridades, necessidades e recursos. As reuniões de CPO realizam-se bimensalmente, constituindo-se em duas reuniões mensais, uma reunião com âmbito estratégico, onde se discutem as linhas de ação e se priorizam as iniciativas a implementar, e outra mais operacional, que inclui a monitorização da execução dos planos de ação e orçamental das diversas orgânicas e a análise dos respetivos indicadores de desempenho. O processo de planeamento é suportado pela intranet corporativa através de uma área destinada à monitorização dos planos e indicadores de desempenho das orgânicas, bem como à disponibilização dos instrumentos de gestão, partilhada pelo Conselho Diretivo e dirigentes.» Avaliação de desempenho de colaboradores, tendo-se realizado as reuniões de acompanhamento anuais, previstas no modelo de avaliação de desempenho da espap, definido e implementado em O modelo para colaboradores que desempenham funções na espap ao abrigo de Contrato Individual de Trabalho (CIT) e para dirigentes intermédios, foi definido com regras idênticas às estabelecidas no SIADAP, com as devidas adaptações. Deste modo, foi possível articular o desempenho organizacional com o desempenho das equipas e colaboradores, de modo uniforme e consistente na organização;» Sistema de gestão e monitorização de projetos EPM, implementado desde 2013, permitindo a gestão do ciclo de vida dos vários projetos e iniciativas desenvolvidas na espap, com reporting periódico automatizado. Em 2014, desenvolveram-se os mecanismos de gestão de portefólio e espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 54

55 iniciou-se o processo de implementação da integração das componentes de gestão de capacidades e afetação de recursos (scheduling);» Sistema de gestão documental, cujo piloto foi iniciado em 2012, de modo a assegurar a gestão integrada e eficiente de documentos, permitindo descontinuar progressiva e faseadamente os diferentes sistemas existentes (das 3 entidades que originaram a espap). Este projeto, face a restrições orçamentais, ainda não foi concluído, prevendo-se a conclusão da definição da arquitetura de gestão documental da espap, em 2015;» Projeto ISO 20000, cujo objetivo consiste em alinhar os processos de gestão dos serviços de TI com a norma ISO 20000, visando a sua simplificação e otimização, numa perspetiva de melhoria contínua. A iniciativa não se circunscreve aos serviços de TI, abrangendo processos transversais e comuns às diversas orgânicas. Em 2014, concluiu-se o desenho do Sistema de Gestão de Serviços de TI (SGSTI), do qual decorreu a adaptação da ferramenta BMC Remedy ITSM, para suportar a operacionalização dos processos. O processo formal de certificação ISO ocorrerá em 2015;» Inquéritos de satisfação de colaboradores e de feedback a dirigentes que, tendo a participação e envolvimento dos colaboradores, permitem identificar áreas de melhoria e ações a implementar;» Programa de formação comportamental conduzido para dirigentes e equipas, permitindo desenvolver e consolidar a cultura que se pretende na organização, bem como reforçar as competências de liderança e orientação ao desempenho e eficácia. Este programa iniciou-se no final de 2013 e foi concluído em dezembro de 2014, tendo abrangido todos os dirigentes e equipas da espap. Este programa foi avaliado pelos participantes, com excelentes resultados (média de 8.7, numa escala de 1 a 10, representando este último o valor máximo);» Ainda no domínio do desenvolvimento de competências e conhecimentos essenciais ao bom desempenho da organização, foi estruturado o plano de formação que visa dotar as equipas de competências necessárias para garantir a excelência da prestação de serviços das equipas nos diversos domínios de intervenção da espap. Em 2014 foram ministradas 8,693 horas de formação com 787 participações em 92 ações de formação boas práticas Microsoft Portugal A Microsoft Portugal referenciou a espap, como caso de sucesso de eficiência na gestão de projetos com o Microsoft Project Management Office (PMO). O artigo aborda a estratégia de implementação do Entreprise PMO na espap suportada na solução tecnológica de EPM (Enterprise Project Managment), baseada em Microsoft Project. Esta solução permite realizar a sistematização metodológica e a monitorização e reporte do portefólio de projetos da espap. O desenvolvimento da solução foi realizado pela própria espap com o input inicial e apoio de dois parceiros Microsoft locais (Winning e Bright Partners). Para a espap, a criação da unidade de PMO permitiu a definição e implementação de processos de forma transversal a toda a organização, com recurso às melhores práticas na gestão de projetos. O suporte dos processos numa ferramenta adequada, representa a possibilidade do reporte do progresso dos projetos e a obtenção em tempo real de informação de gestão relevante para aferir o estado da execução dos projetos, mantendo-os no rumo certo. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 55

56 O documento foi publicado nos meios de comunicação da Microsoft e publicado no site da espap. Excerto da referência: Título: Mais eficiência com Microsoft PMO Data: 25 de setembro de 2014 New Europe O exemplo da espap, como entidade governamental especializada na prestação de serviços partilhados, foi referenciado no semanário de Bruxelas New Europe online, através da publicação de um artigo de opinião do presidente da espap. Excerto da referência: Título: The espap Example Data: 12 de outubro de 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 56

57 3.4.3 comparação com outros serviços A prática de benchmarking ou comparação com entidades de idêntica atividade requer a maturidade dos serviços prestados, tal como a implementação de processos estruturados de definição, recolha e análise de dados comparativos, de modo a assegurar consistência e fiabilidade da informação e dos resultados obtidos. No âmbito do Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), foram conduzidos vários exercícios de benchmarking, recorrendo à informação de indicadores e métricas de desempenho alcançados em casos de sucesso internacionais nos vários domínios da operação de Serviços Partilhados (Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas e TIC). Com base nestas métricas de referência foram estabelecidos os objetivos e métricas a três anos para cada um dos negócios da espap. Esta informação está disponível no relatório do PESPAP publicado no site institucional. A par do processo de benchmarking externo, conduzido no projeto PESPAP, as prioridades em 2014 foram a disseminação e consolidação dos processos e práticas de suporte à monitorização sistemática dos indicadores relevantes por cada uma das orgânicas da espap. Como indicadores de benchmarking externo, podem ainda ser referidos os resultados obtidos nos inquéritos de satisfação de utilizadores dos serviços espap, nomeadamente:» Utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP atendimento telefónico, no âmbito do qual se solicita a comparação do serviço prestado com outros serviços de apoio telefónico (informação detalhada no ponto do presente relatório), sendo que:»»» 55% dos participantes considera que o serviço prestado é muito melhor ou melhor; 39% considera que o serviço prestado é idêntico; 6% considera que o serviço prestado é pior.» Utilizadores do Centro de Contacto da espap, no âmbito do qual se solicita a comparação do serviço prestado com outros serviços de apoio ao cliente (informação detalhada no ponto do presente relatório), sendo que:»»» 51% dos inquiridos considera que o serviço prestado é muito melhor ou melhor; 36% considera que o serviço é idêntico; 7% considera que o serviço é pior. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 57

58 4 síntese da atividade desenvolvida A síntese da atividade desenvolvida pela espap é apresentada sob duas perspetivas:» Principais atividades por área de atividade/serviço: Serviços Partilhados de Finanças, Serviços Partilhados de Recursos Humanos, Compras Públicas, Parque de Veículos do Estado, Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), bem como áreas transversais corporativas e de suporte à organização (ponto 4.1);» Execução do plano de atividades de 2014, evidenciando o grau de realização dos objetivos estratégicos e os indicadores e metas estabelecidos (ponto 4.2). 4.1 atividade desenvolvida por área/serviço serviços partilhados de finanças Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP), que integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P). Em 2014, a atividade da espap no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças teve como principais linhas de ação:» Continuação da adesão aos serviços partilhados/gerfip na Administração Pública Central e na Administração Regional dos Açores e na Administração Regional da Madeira, aumentando de 315 para 353 o n.º de entidades implementadas em GeRFiP;» Requalificação do GeRFiP como um programa de melhoria contínua, bem como disponibilização da solução GeRFiP 3.0 que, para além de assegurar uma evolução tecnológica, permite ainda aos clientes beneficiar de melhorias significativas na informação de gestão, com a solução de Business Intelligence (BI), cuja entrada em produtivo se prevê para o 1.º semestre de 2015;» Evolução da integração do GeRFiP com as Compras Públicas, permitindo maior rigor e qualidade na informação sobre aquisições, realçando-se o projeto piloto de faturação eletrónica previsto para 2015;» Continuação do projeto de Business Analytics, com o objetivo de melhor suportar a tomada de decisão com base na informação de gestão, direcionada aos diferentes perfis de utilizadores e em modelo de self service;» Continuação do projeto que permite a existência de mecanismos para a gestão do ciclo de vida de documentos e arquivo em GeRFiP;» Expansão dos serviços, assegurando o desenvolvimento, implementação e disseminação de novos processos e funcionalidades, e promovendo a modalidade de adesão em modo de serviço partilhado, especialmente no caso dos clientes que apenas beneficiem de plataforma partilhada;» Desenvolvimento do programa de formação estruturado, permitindo aos clientes dotar as próprias equipas das competências mais relevantes sobre os processos e funcionalidades no âmbito dos serviços prestados pela espap;» Evolução e melhoria do Centro de Serviços Partilhados, investindo na melhoria dos serviços prestados, pela adequada capacitação e desenvolvimento das equipas, implementação de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 58

59 mecanismos de rotação pelas áreas funcionais, de modo a que cada colaborador possa ter maior conhecimento dos processos suportados e serviços prestados ao cliente. O resultado das iniciativas de melhoria implementadas traduziu-se numa evolução muito positiva do nível de satisfação dos clientes, tendo sido obtida uma classificação de 3.9, face a 3.7 obtido em satisfação dos clientes com os serviços partilhados de finanças Considerando o grau de expansão e maturidade dos Serviços Partilhados de Finanças na Administração Pública e com o objetivo de melhoria contínua do serviço prestado, foi realizado o 2.º inquérito de avaliação da satisfação dos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP. Este questionário permitiu aferir a satisfação dos clientes com a prestação de serviços, tendo sido considerada uma amostra de 6,313 utilizadores, dos quais participaram 18% dos utilizadores do atendimento telefónico e 17% dos utilizadores do portal GeRFiP. Os resultados do questionário de satisfação aos utilizadores do Centro de Serviços Partilhados de Finanças GeRFiP foram muito positivos e registaram uma evolução positiva face ao ano transato, destacando-se:» Relativamente ao atendimento telefónico:» 93% dos utilizadores com resposta conclusiva está globalmente muito satisfeito ou satisfeito com o serviço prestado;» 94% classifica a resolução dos pedidos de apoio como totalmente adequada ou adequada;» 87% indica que a resolução ocorre, sempre ou na maior parte das vezes, no 1.º contacto;» 87% considera que o tempo de espera para atendimento é rápido ou aceitável;» 78% regista uma evolução, muito positiva ou positiva, do serviço nos últimos meses;» 94% considera o serviço, pelo menos, idêntico a outros serviços de apoio telefónico e 55% considera que este serviço é muito melhor ou melhor do que outros.» Relativamente à prestação de serviços através do portal GeRFiP:» 91% dos utilizadores com resposta conclusiva está globalmente muito satisfeito ou satisfeito com o serviço prestado;» 91% está muito satisfeito ou satisfeito com a qualidade do serviço;» 87% considera que o tempo de resposta aos pedidos é rápido ou aceitável;» 78% regista uma evolução muito positiva ou positiva dos níveis de serviço. O questionário e resultados encontram-se detalhados no ponto do presente relatório. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 59

60 indicadores de atividade dos serviços partilhados de finanças Principais indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Finanças: Serviços Partilhados de Finanças Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º entidades AP implementadas em SP Finanças GeRFiP % 2. N.º faturas ou documentos equivalentes processados 484, ,599-12% 3. N.º pedidos de serviço e apoio 108, , % 4. N.º pedidos de dados mestre 54,878 56, % 5. N.º contas de gerência produzidas % 6. N.º contactos via atendimento telefónico 10,593 1) 22, % 7. % cumprimento de níveis de serviço 89% 86% - 3% 8. N.º utilizadores registados em GeRFiP 6,385 5,716-10% 1) Informação referente ao período de abril a dezembro de Qua. 6 Indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Finanças Outros indicadores de caráter operacional que refletem a atividade da área: Indicadores Var.(%) 1. N.º horas de formação a organismos migrados para GeRFiP 3,899 ( 557 dias) 1) ( 274 dias) - 44% 2. N.º horas de suporte a organismos migrados para GeRFiP 20,795 ( dias) 2) ( 222 dias) - 91% 3. N.º horas tratamento e migração de dados 13,752 ( dias) 2) ( 970 dias) - 44% 4. N.º horas de apoio telefónico por operador CSP-F (média) ( 13 dias) 2) ( 24 dias) + 86% 1) 1 dia = 7 horas 2) 1 dia = 8 horas Qua. 7 Outros indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Finanças espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 60

61 evolução dos níveis de serviço do centro de serviços partilhados de finanças Níveis de serviço estabelecidos por tipo de pedido: - Dados mestre = 1 dia útil (0.5 dias úteis em caso de pedido urgente); - Serviço = 2 dias úteis (1 dia útil em caso de pedido urgente); - Apoio técnico e funcional e pedidos classificados incorretamento= 3 dias úteis (1.5 dias úteis em caso de pedido urgente). Fig. 12 CSP Recursos Finanças 2014 Evolução mensal dos níveis de serviço A evolução mensal dos níveis de serviço, durante o ano de 2014, registou uma queda entre maio e agosto, como consequência da redução da equipa do Centro de Serviços Partilhados de Finanças, pela falta de capacidade de retenção de pessoas, face às restrições da política remuneratória e de gestão de carreiras na Administração Pública, e na impossibilidade de substituição das mesmas devido a condicionantes legais. Neste contexto, foi necessário recorrer a contratação externa para suprir a falta de capacidade na prestação do serviço. O período de queda dos níveis de serviço corresponde ao período que mediou entre o início e a conclusão do processo de contratação externa serviços partilhados de recursos humanos Os Serviços Partilhados de Recursos Humanos assentam na solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP) e na solução de Gestão integrada da Avaliação de Desempenho da Administração Pública (GeADAP), que implementa o SIADAP. Em 2014, a atividade da espap no âmbito dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos visou a continuação da expansão dos serviços partilhados, tendo como prioridades a evolução dos produtos GeRHuP e GeADAP e o piloto dos Serviços Partilhados no Ministério das Finanças. Sintetizam-se como principais linhas de ação:» Conclusão da fase 1 gestão administrativa de pessoal, do GeRHuP, que inclui os módulos de gestão administrativa e vencimentos, gestão de assiduidade e trabalho extraordinário e gestão de deslocações;» Consolidação do desenvolvimento do portal GeRHuP - front end que permite a desmaterialização dos processos administrativos para trabalhadores, dirigentes e áreas de recursos humanos, com as consequentes economias de tempo e custos, decorrentes do regime de self service; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 61

62 » Continuação dos trabalhos de preparação da implementação do GeRHuP na Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), que permitirá a conclusão do piloto GeRHuP no Ministério das Finanças;» Expansão do GeRHuP para os trabalhadores em requalificação de funções da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças, através da sua migração para a entidade gestora da mobilidade (INA);» Evolução do GeADAP para as carreiras especiais médica e de enfermagem desenvolvimento e consolidação da solução GeRHup Em 2014, o foco da atividade foi o desenvolvimento da solução GeRHuP, nas componentes de backend e de front-end. GeRHuP back-end Para 2014, estava prevista a conclusão das fases de gestão administrativa de pessoal, gestão de talento e gestão estratégica de recursos humanos (respetivamente fases 1, 2 e 3) do GeRHuP, que representam o fecho de 5 dos projetos ativamente desenvolvidos desde a conceção da solução. Esta ação foi reprogramada na proposta de revisão do Plano de Atividades de 2014, apresentada à tutela em julho de 2014, dada a complexidade da tarefa que é objeto do contrato. Adicionalmente, vários e significativos fatores concorreram para a necessidade de efetuar diversas modificações ao planeamento da execução das tarefas cometidas ao fornecedor, de entre as quais se destacam as inúmeras, densas e complexas alterações legislativas operadas pelo Estado português, quer do ponto de vista organizacional (afetando a organização e as realidades jurídicas das entidades envolvidas no projeto, incluindo a criação de novas entidades), quer do ponto de vista processual, com impacto direto na execução do contrato GeRHuP, conduzindo à necessidade de rever sucessivamente o programa de trabalhos. Acresceu, ainda, que diversas declarações de inconstitucionalidade de normas inseridas nos últimos Orçamentos do Estado (OE) tornaram inúteis alguns processos entretanto implementados no GeRHuP, o que acarretou um acréscimo de ajustamentos à solução e dificuldades acrescidas na sua execução. A ocorrência dos diversos fatores supra expostos tiveram naturalmente um impacto profundo no cumprimento do plano de trabalhos inicialmente aprovado, criando a necessidade de ajustar soluções já definidas, implementadas e testadas e, consequentemente, obrigando a sucessivas alterações ao planeamento do projeto. Neste contexto, a meta inicial para o desenvolvimento do back-end do GeRHUP foi revista para Aceitação provisória da Implementação do GeRHuP back-end fase 1, que engloba as seguintes componentes:» Lote 1 Gestão administrativa e vencimentos;» Lote 2 Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário;» Lote 3 Gestão de deslocações. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 62

63 A fase 1 da solução GeRHuP ainda não se encontra totalmente concluída e, consequentemente, formalmente aceite. Contudo, já está em utilização, de forma parcelar, por forma a minimizar os atrasos ocorridos, desde 8 de outubro de 2012 e implementada, atualmente, em 20 entidades (incluindo os gabinetes governamentais) do Ministério das Finanças. Estima-se que a solução possa brevemente estar em condições de roll out massivo e, dessa forma, cumprir o seu principal desiderato. Esta fase da solução GeRHuP afigura-se como a fase essencial do projeto, atendendo ao facto de compreender os processos básicos e prioritários para a gestão de recursos humanos, integrando, nas diferentes subáreas funcionais, processos sensíveis e indispensáveis e de grande relevância para a Administração Pública portuguesa. Reconhece-se que o interesse público da célere execução do contrato, condição necessária para a expansão da solução GeRHuP a toda a Administração Pública, foi determinante para a decisão de eliminação das fases 2 e 3. A justificação desta decisão é reforçada pelo facto de que, durante o decurso de vigência do contrato, o Estado veio a encontrar soluções alternativas que dão resposta ao objeto destas fases eliminadas:» Implementação do GeRHuP back-end fase 2 gestão de talentos;» Implementação do GeRHuP back-end fase 3 gestão estratégica. Neste sentido, o atual contrato de implementação do GeRHuP encontra-se em revisão de âmbito, estando a ser negociado um novo programa de trabalhos (não fechado à data), que prevê aceitações de componentes funcionais parcelares. portal GeRHuP front-end A componente de front-end da solução, designada por portal GeRHuP, é fulcral para que se consigam atingir as economias de tempo e de custos operacionais, decorrentes da mudança de paradigma pela disseminação do regime de self service, suportada pela desmaterialização dos processos administrativos para trabalhadores, dirigentes e áreas de recursos humanos. O objetivo do número de processos prioritários implementados no GeRHuP front-end foi revisto, na proposta de revisão do Plano de Atividades de 2014, apresentada à tutela em julho de 2014, de 15 para 10. Esta revisão atendeu às dificuldades existentes na contratação de serviços de desenvolvimento do portal, nomeadamente a ocorrência de concursos desertos por violação das condições postas a concurso, tendo-se revelado necessário rever o número de processos de negócio possíveis de serem implementados até ao final do ano de Paralelamente, foram identificadas algumas melhorias a serem consideradas nestes processos. Neste âmbito, foram desenvolvidos 2 processos de negócio de suporte à gestão de recursos humanos e 1 nova área de portal, nomeadamente:» Definir plano de férias anual;» Alterar plano de férias; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 63

64 » Área do decisor. Paralelamente, foram iniciados os desenvolvimentos de novos processos de negócio, a saber:» Justificar uma falta;» Processar estatuto trabalhador-estudante;» Processar outros estatutos;» Processar equiparação a bolseiros;» Processar licenças;» Processar licenças parentais iniciais/adoção;» Processar dispensa para amamentação/aleitação;» Processar licença parental do pai, parental complementar, licença de assistência a filho e assistência a filho com deficiência ou doença crónica expansão dos serviços partilhados de recursos humanos Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) Inicialmente estava prevista, para 2014, a conclusão do piloto GeRHuP no Ministério das Finanças, com o roll out para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Esta ação foi reprogramada para 2015, na proposta de revisão do Plano de Atividades de 2014, apresentada à tutela em julho de 2014, dada a dependência de outros projetos e da necessidade de resolução dos pontos em aberto entre a AT e a espap, que se encontram em análise pelo Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública (SEAP). trabalhadores em requalificação de funções; A expansão do GeRHuP para a totalidade dos trabalhadores em requalificação de funções, planeada inicialmente para o final de 2014, foi reprogramada na proposta de revisão do Plano de Atividades de 2014, apresentada à tutela em julho de O objetivo revisto, a conclusão da fase 1 a 31 de maio de 2014, foi totalmente atingido e compreendeu a migração dos trabalhadores em requalificação de funções (ex-trabalhadores em situação de mobilidade especial) da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças para a entidade gestora da mobilidade (INA), bem como a preparação do GeRHuP para a futura migração dos restantes trabalhadores. A implementação da fase 2, ou seja, a migração dos restantes trabalhadores em requalificação de funções para o GeRHuP, está dependente da revisão contratual, em curso, com o fornecedor do GeRHuP e, consequentemente, do novo plano de trabalho a acordar com o INA. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 64

65 evolução do GeADAP para as carreiras especiais médica e de enfermagem Durante o ano de 2014 procedeu-se à evolução do GeADAP, de forma faseada e priorizada, de modo a integrar a avaliação de desempenho dos trabalhadores das carreiras especiais médica e de enfermagem, com efeitos ao ano avaliativo em curso indicadores de atividade dos serviços partilhados de recursos humanos Principais indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos: Serviços Partilhados de Recursos Humanos Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º entidades AP implementadas em SP RH GeRHuP % 2. N.º trabalhadores com vencimentos processados GeRHuP 1,843 1,665-10% 3. total de vencimentos processados GeRHuP 46,100, ,175, % 4. N.º pedidos de apoio clientes GeRHuP 947 1, % 5. N.º entidades AP implementadas em SP RH GeADAP % 6. N.º avaliações de desempenho GeADAP 29,820 40, % 7. N.º pedidos de apoio clientes GeADAP % 8. % cumprimento de níveis de serviço 86% 97% + 13% Qua. 8 Indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos Para além do GeRHuP, a espap assegura ainda o Sistema de Recursos Humanos (SRH) que é responsável pelo processamento de cerca de 51,700 trabalhadores da Administração Pública, num montante superior a 1,437 milhões de euros (valores médios). Outros indicadores de caráter operacional que refletem a atividade da área: Indicadores Var.(%) 1. N.º alterações legais implementadas em GeRHuP % 2. N.º registos tratados e enriquecidos para migração GeRHuP 2,300,000 n.a. n.a. 3. N.º casos de teste GeRHuP 3,700 5, % 4. N.º alterações ao sistema (melhoria contínua) % Qua. 9 Outros indicadores de atividade dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 65

66 evolução dos níveis de serviço do centro de serviços partilhados de recursos humanos Níveis de serviço estabelecidos por tipo de pedido processamento de vencimentos: - Envio de ficheiro para entidades bancárias = até às 14h00 do dia útil seguinte ao pedido do cliente (limite: 14h00 do 3.º dia útil anterior à data de pagamento); Fig. 13 CSP Recursos Humanos 2014 Evolução dos níveis de serviço (média trimestral acumulada) A evolução trimestral dos níveis de serviço regista uma consistência no cumprimento dos prazos estabelecidos desde o início de 2014, apesar do acréscimo de atividade e pedidos recebidos, sem o correspondente reforço de equipa, o que revela a consolidação da capacidade de prestação de serviço nesta área compras públicas A espap é a entidade gestora central do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), funcionando em rede com as Unidades Ministeriais de Compras (UMC), entidades compradoras (por imposição legal ou adesão voluntária de base contratual), bem como com outros stakeholders do setor. A atividade da espap no domínio das Compras Públicas teve como principais linhas de ação:» Revisão do regime jurídico do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) com base na proposta apresentada à tutela (D.L. 37/2007, de 19 de Fevereiro), visando maior eficácia, clareza, flexibilidade e eficiência do modelo. Nesta proposta destaca-se não apenas a flexibilização das compras de baixo valor (abaixo de 5 mil euros), mas também a dispensa de trâmites, como sejam as autorizações para despesas plurianuais e portarias de extensão de encargos para tipologias cuja despesa não varia ao longo dos anos.» Melhoria contínua dos acordos quadro, quer pelo aumento das categorias abrangidas, quer pelo aumento da frequência de utilização dos mesmos pelas entidades vinculadas ou voluntárias ao SNCP, melhorando o modelo concetual de modo a refletir a evolução do mercado e as necessidades dos organismos;» Realização de iniciativas de centralização de aquisições, para potenciar poupanças e testar os respetivos acordos quadro;» Desenvolvimento do modelo concetual e arranque dos desenvolvimentos para a criação da nova plataforma de contratação pública do SNCP, que pressupõe a integração com os vários sistemas de compras públicas desenvolvidos na espap: Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI) e solução de processamento de pedidos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 66

67 de exceção, assegurando maior conhecimento e controlo da informação relativa às aquisições, de modo a saber mais, comprar melhor e aumentar poupanças;» Definição do modelo do Sistema de Informação Integrado de Gestão (SIIG), que prevê a integração da nova plataforma de contratação pública do SNCP com outras plataformas de compras, com o Portal Base e com sistemas de informação que alimentam o sistema de compras públicas, tais como os sistemas do Instituto Nacional de Estatística (INE), do Banco de Portugal ou do Orçamento de Estado (OE), permitindo a atualização automática da informação e uma maior fiabilidade dos dados;» Promoção e divulgação do funcionamento e benefícios do SNCP e, em particular, dos acordos quadro e procedimentos de aquisição centralizada, promovendo a adesão aos mesmos;» Dar continuidade às iniciativas de dinamização, envolvimento e articulação com os diversos intervenientes da rede do SNCP (organismos compradores, UMC e fornecedores), com o objetivo de potenciar os ganhos de eficiência pela melhoria dos procedimentos operacionais das compras públicas;» Promoção da revisão do modelo de estimativa de poupanças com as compras públicas, em articulação com o Tribunal de Contas (TC) e Inspeção-Geral das Finanças (IGF);» Participação no desenvolvimento do modelo concetual para a disponibilização de serviços de computação em nuvem partilhados para a Administração Pública, em colaboração com a Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC), no contexto dos Serviços Partilhados de TIC (SP TIC) proposta de novo regime jurídico para o sistema nacional de compras públicas Com vista à maior eficácia e eficiência do SNCP e promoção da sua adequação às necessidades e contexto atual da Administração Pública, foi efetuada uma proposta de revisão do regime jurídico do SNCP. Esta proposta foi amplamente consensualizada com as UMC, tendo sido enviada para apreciação ao membro do Governo com a tutela, no início de As notas de apresentação do projeto de diploma, que aprova o novo regime do SNCP e revoga o Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, identificam como objetivos da revisão legislativa:» Flexibilizar e agilizar os procedimentos do SNCP, fruto da experiência de gestão adquirida ao longo dos últimos anos;» Dar adequado enquadramento a dúvidas que têm surgido na sua aplicação, designadamente quanto ao âmbito subjetivo do SNCP e às responsabilidades das partes envolvidas nos procedimentos de aquisição centralizada;» Integrar orientações resultantes de auditorias realizadas ao SNCP e decisões do Tribunal de Contas (TC);» Eliminar entraves detetados ao funcionamento eficiente e eficaz do SNCP, potenciando a sua utilização, através da redução de atos e procedimentos administrativos associados à aplicação do regime, quer ao nível da autorização da despesa para a contratação centralizada, quer ao nível das exceções admissíveis à contratação centralizada;» Clarificar as diferentes vertentes de contratação centralizada (celebração de acordos quadro versus centralização dos procedimentos de aquisição) e evidenciar a articulação necessária entre ambas; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 67

68 » Adequar os procedimentos dos pedidos de exceção à aplicação do regime do SNCP às necessidades dos organismos vinculados. As principais alterações propostas sintetizam-se em:» Integração e unificação de dois instrumentos normativos atualmente necessários para a aplicação do SNCP (Decreto-Lei n.º 37/2007 e Regulamento n.º 330/2009);» Clarificação do âmbito subjetivo do SNCP, prevendo-se a inclusão expressa como entidades vinculadas:» Dos institutos públicos, independentemente da designação atribuída pelo ato legislativo de criação, incluindo os de regime especial, salvo quando os respetivos diplomas estatutários prevejam a sua equiparação a entidade do setor público empresarial para efeitos de contratação pública;» Das fundações públicas de direito público criadas exclusivamente por entidades também vinculadas ao SNCP;» Das instituições de ensino superior públicas, uma vez que o TC tem vindo a considerá-las vinculadas ao SNCP, pelo facto de constituírem entidades da administração indireta que, apesar das suas especificidades, aplicam o regime jurídico dos institutos públicos. Prevê-se, contudo, uma exceção específica para estas entidades, consubstanciada na possibilidade de adquirirem fora do SNCP para efeitos de projetos de Investigação e Desenvolvimento (I&D);» Alargamento do âmbito das entidades voluntárias, tendo-se optado pela possibilidade de adesão ao SNCP de entidades não consideradas vinculadas e que, nos termos do Código dos Contratos Públicos (CCP), sejam adjudicantes, permitindo dar resposta às que procuravam aderir ao SNCP sem que existisse enquadramento normativo que o admitisse;» Maior abrangência e adequação dos instrumentos de contratação ao dispor do SNCP, no sentido de poderem extravasar os acordos quadro e virem a abranger outras figuras previstas no CCP, tais como os sistemas de aquisição dinâmicos, razão pela qual o projeto passa a incluir uma referência genérica a contratos reguladores de relações contratuais futuras ;» Clarificação da distinção das duas vertentes da contratação centralizada que integram o SNCP a celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos reguladores de relações contratuais futuras (função essencialmente desempenhada pela espap) e a centralização dos procedimentos de aquisição (maioritariamente executada pelas UMC) bem como a clarificação da articulação destes dois regimes, que tem gerado algumas dificuldades de interpretação. Neste sentido, existindo centralização pela UMC para determinada categoria e inexistindo acordo quadro em vigor, a UMC continua a centralizar os procedimentos; bem assim quando a UMC não se encontre a realizar procedimentos centralizados para determinada categoria abrangida por um acordo quadro, as entidades vinculadas mantêm-se obrigadas a recorrer aos acordos quadro em vigor;» Maior responsabilização das UMC no âmbito do SNCP, concretizada ao nível dos despachos conjuntos atualmente previstos na Portaria n.º 772/2008, de 6 de agosto, na redação dada pela Portaria n.º 103/2011, de 14 de março, que determinam as tipologias de bens e serviços cujos procedimentos de centralização são conduzidos pelas UMC. Neste sentido, propõe-se que os despachos centralizadores sejam preferencialmente anuais, permitindo que as UMC adaptem regularmente as tipologias a centralizar de acordo com os meios ao dispor e necessidades manifestadas pelas entidades vinculadas do respetivo ministério;» No mesmo sentido, propõe-se (ainda que tal não resulte diretamente do projeto de diploma), que a competência para autorização dos pedidos de exceção possa ser delegada na espap, com faculdade de subdelegação, visando a possibilidade da espap vir a subdelegar nas UMC os poderes para autorizar pedidos de exceção à aquisição centralizada pela UMC, mantendo a espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 68

69 espap competências para autorizar os pedidos de exceção às aquisições ao abrigo dos acordos quadro;» Maior liberdade das UMC quanto à forma de centralização dos procedimentos, podendo estas decidir se pretendem assumir a prática dos diversos atos (por exemplo, autorização da despesa, recolha de autorizações e vistos) de modo centralizado, tendo em consideração o valor global do procedimento, ou se pretendem que cada entidade compradora assegure tal instrução. Esta flexibilização visa permitir maior adequação dos procedimentos de aquisição centralizada à realidade de cada UMC;» Maior responsabilização de todas as entidades integradas no SNCP quanto ao reporte dos contratos celebrados, que deve ocorrer até 10 dias úteis após a respetiva adjudicação, por forma a garantir uma adequada monitorização e o conhecimento real dos números envolvidos, através da criação de uma cominação legal de ineficácia dos contratos, nomeadamente para efeitos de pagamento, em caso de incumprimento do referido dever de informação;» Flexibilização de determinados aspetos de funcionamento do sistema que, pela sua natureza administrativa e burocrática, têm criado dificuldades de funcionamento às entidades vinculadas, sem que daí advenham ganhos de eficiência:» Neste sentido, foi criada uma exceção à aplicação do SNCP que visa flexibilizar e simplificar as compras de baixo valor, por analogia ao regime do ajuste direto simplificado, derivado do CCP. Fica assim autorizada, sem necessidade de parecer prévio da espap, a contratação de bens ou serviços abaixo de 5, euros por ano económico, cujo regime atual não representa mais do que um peso administrativo e sem utilidade para os organismos. As entidades ficam apenas obrigadas a reportar as aquisições efetuadas, a posteriori e em suporte eletrónico, com justificação simplificada da aquisição. Com esta alteração, será eliminada a necessidade de resposta a mais de 70% dos pedidos de exceção anuais. Será também reduzido o número e valor dos pedidos de exceção e simplificado o seu procedimento através do registo, tratamento e acompanhamento dos pedidos de exceção de modo desmaterializado, via web;» Propõe-se a possibilidade de os procedimentos de aquisição centralizada serem dispensados da portaria de extensão de encargos prevista no artigo 22.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de junho, e da autorização prévia prevista na alínea a) do n.º 1 do artigo 6.º da Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (lei dos compromissos e pagamentos em atraso) em caso de verificação de encargos plurianuais, desde que a despesa cabimentada e autorizada por cada uma das entidades envolvidas na centralização não exceda o limite de 350, euros em cada um dos anos económicos seguintes, e que as entidades em causa não possuam pagamentos em atraso;» No caso das tipologias de bens e serviços consideradas fundamentais para os organismos (por exemplo, eletricidade, limpeza, segurança) propõe-se a isenção dos mesmos atos, independentemente do valor dos procedimentos, desde que esse valor (cabimentado e a cabimentar para os anos económicos seguintes) não exceda uma percentagem (a definir e a articular com o membro do Governo responsável pelo Orçamento) da média de consumos dos mesmos bens e serviços, verificada nos 3 anos anteriores, e que as entidades em causa não possuam pagamentos em atraso;» Por último, propõe-se a previsão do deferimento tácito dos pedidos de exceção à contratação centralizada, decorridos 20 dias úteis da sua receção, sem que sejam objeto de decisão expressa. As propostas efetuadas encontram-se em apreciação pela tutela, esperando-se que a sua aprovação ocorra brevemente. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 69

70 acordos quadro No final de 2014, estavam em vigor 10 acordos quadro: Acordos quadro Data de entrada em vigor AQ-VS Vigilância e segurança AQ-RC Refeições confecionadas AQ-Consultadoria Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software ) AQ-SMT Serviço móvel terrestre AQ-CR Combustíveis rodoviários AQ-Ene Eletricidade AQ-VA Viagens, transportes aéreos e alojamentos AQ VAM Veículos automóveis e motociclos AQ-EI Equipamento informático AQ-PECI Papel, economato e consumíveis de impressão ) Acordo quadro de utilização facultativa e apenas para as entidades vinculadas ao SNCP Qua. 10 Acordos quadro em vigor a 31 de dezembro de 2014 Em 2014, foram celebrados os seguintes acordos quadro:» AQ-VS Vigilância e segurança 2014» AQ-RC Refeições confecionadas e foram lançados:» 5 concursos para celebração de novos acordos quadro, 4 concursos limitados por prévia qualificação e 1 concurso público;» 6 consultas públicas no âmbito dos trabalhos preparatórios do lançamento do novos concursos públicos para celebração de acordos quadro. Concursos Data de lançamento AQ-PECON Papel e economato AQ-SMIE Manutenção de instalações de elevação AQ-MOB Mobiliário AQ-EI Aquisição e aluguer operacional de equipamento informático AQ-SITIC Infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação (TIC) Qua. 11 Concursos (limitado por prévia qualificação ou público) 2014 Consultas públicas Data de consulta AQ-Cloud Serviços de computação em nuvem AQ-AOV Aluguer operacional de veículos AQ-VAM Aquisição de veículos automóveis e motociclos AQ-PECI Papel, economato e consumíveis de impressão Comunicação de voz e dados AQ-VA Viagens e alojamentos Qua. 12 Consultas públicas 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 70

71 Outros acordos quadro em preparação Foram ainda realizados os trabalhos de desenvolvimento e de preparação da 3.ª geração do acordo quadro de cópia e impressão (AQ-CI Serviços de cópia e impressão em regime de outsourcing), a lançar durante o primeiro semestre de outros instrumentos de contratação Com vista à promoção da racionalização da despesa e geração de poupanças, foi conduzido um procedimento de aquisição agregada de eletricidade, em regime de mercado livre, ao abrigo do AQ- ENE Eletricidade , para vários organismos da Administração Pública. O objeto consistiu no fornecimento de 44,740,535 kwh (44,7 GWh) de energia elétrica (energia ativa), divido entre: 3,875,499 kwh em Baixa Tensão Especial e 40,865,036 kwh em Média Tensão, para o período de 1 de janeiro a 31 de dezembro de Este procedimento agregou 22 entidades compradoras e 109 pontos de entrega (instalações). As entidades adquirentes, que integraram o procedimento, caracterizam-se por terem uma grande diversidade, entre as quais se destacam:» Ministério da Agricultura e do Mar: 8 entidades;» Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território e Energia: 2 entidades;» Órgão de Soberania: 2 entidades;» Presidência de Conselho de Ministros: 3 entidades;» Presidência de Conselho de Ministros / Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território e Energia: 3 entidades;» Sector Empresarial do Estado: 3 entidades;» Sector Empresarial Local: 1 entidade. O procedimento foi realizado ao abrigo do artigo 259.º do Código dos Contratos Públicos (CCP), e contou com o recurso a negociação por leilão eletrónico, tendo participado 3 cocontratantes num total de 8 licitações. Muitos dos pontos de entrega dos contratos incidiam sobre tarifas do mercado regulado ou em preços unitários de energia ativa menos vantajosos. Os índices de poupança calculados refletem, por um lado, a poupança associada à transição para mercado livre e, por outro, a poupança que resulta diretamente do procedimento de aquisição em causa. A estimativa de custos da componente de energia ativa com tarifas atuais (contratos em vigor) era de 3,383,309.29, sendo que o preço base do procedimento foi de 2,720, e a proposta vencedora finalizou com um total de 2,578, Deste modo, pode aferir-se os seguintes valores de poupança:» poupança valor base face aos contratos em vigor: 662, (20%); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 71

72 » poupança da proposta vencedora face ao preço base: 142, (4%);» poupança total face aos contratos em vigor: 805, (24%). Milhões 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 3,38 Valor estimado com as tarifas atuais A espap gerou 805 mil euros de poupança com aquisição agregada de eletricidade para 22 entidades da Administração Pública entidades voluntárias aderentes 2,72 2,57 Preço base do procedimento Preço da proposta vencedora Em 2014, a espap continuou o esforço de alargamento do universo de entidades que integram o SNCP de forma voluntária, registando-se um total de 578 entidades (mais cerca de 10% do que o registado no final de 2013). Ao longo deste ano, e dando seguimento à estratégia adotada desde 2011, o principal objetivo no que às entidades voluntárias diz respeito prendeu-se com a prestação de apoio ao lançamento de procedimentos ao abrigo de acordos quadro, para que estas entidades aumentassem a frequência da sua utilização, em detrimento do crescimento do número de adesões. Importa referir que, no final de 2014, integravam o SNCP aproximadamente 80% dos municípios portugueses (238) e 107 empresas do setor empresarial do Estado, incluindo todas as entidades E.P.E. do Ministério da Saúde. Foram realizadas 7 reuniões de ponto de situação com as UMC, tendo como objetivo identificar oportunidades de reforço do apoio prestado pela espap, nomeadamente através da elaboração de um plano de formação para colaboradores das UMC e para responsáveis de organismos. Foram ainda realizadas 14 sessões com entidades vinculadas e voluntárias para apoio na preparação de procedimentos ao abrigo de acordos quadro. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 72

73 Tipologia de entidade Total de adesões Variação (%) ( ) Administração Autónoma % Autarquias Locais % Setor Empresarial do Estado % Setor Empresarial Local % Outras Pessoas Coletivas % TOTAL % As tipologias indicadas compreendem: Administração Autónoma: Regiões Autónomas (órgãos e serviços da Administração Regional), Associações Públicas e Privadas de Direito Público, Ordens Profissionais, Institutos Públicos integrados nas Regiões Autónomas; Autarquias Locais: Municípios e Freguesias; Setor Empresarial do Estado: Entidades Públicas Empresariais e Sociedades Anónimas de capitais públicos; Setor Empresarial Local: Entidades Empresariais Municipais (E.E.M.), Empresas Municipais (E.M.) e Entidades Empresariais Intermunicipais (E.I.M.); Outras Pessoas Coletivas (OPC): Entidades Reguladoras, Entidades Regionais de Turismo e Centrais de Compras. Qua. 13 Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Evolução das Entidades Voluntárias Aderentes plataforma eletrónica de contratação No segundo semestre de 2014, foi definido o modelo conceptual para a nova plataforma de contratação pública do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP). Pretendeu-se identificar melhorias nas funcionalidades, com o objetivo de disponibilizar uma ferramenta capaz de dar uma resposta mais adequada às necessidades das entidades que integram o SNCP. O modelo definido prevê a contratação de uma plataforma eletrónica tecnicamente mais avançada, não se limitando ao cumprimento das obrigações legais de contratação pública eletrónica. A nova plataforma prevê uma estrutura adicional de agregação de necessidades de todo o universo do SNCP, assim como componentes adicionais de monitorização do sistema de contratação pública ao abrigo dos acordos quadro e ainda mecanismos de reporte de informação e de integração com os sistemas desenvolvidos pela espap para suporte às Compras Públicas. A contratação de serviços adicionais faz parte da estratégia da espap para prestar um serviço de valor acrescentado às entidades que compõem o SNCP, seguindo a tendência do próprio mercado em oferecer soluções diferenciadas e com valências acrescidas em relação ao serviço de base que habitualmente é contratualizado, contribuindo desta forma para a promoção da utilização de recursos comuns na Administração Pública. Em simultâneo, no final de 2014 foi desenvolvida uma nova funcionalidade de integração com o sistema SRVI, de forma a deixar de ser necessária a criação dos Relatórios de Contratação dos procedimentos criados na Plataforma Eletrónica de Contratação Pública (PECP). Esta nova funcionalidade, além de simplificar o processo de reporting, permite a integração e validação no SRVI dos dados dos procedimentos existentes na PECP. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 73

74 sistema de informação integrado de gestão (SIIG) No último trimestre de 2014, procedeu-se à definição do modelo do Sistema de Informação Integrado de Gestão (SIIG), que prevê a integração da nova plataforma de contratação pública do SNCP com outras plataformas de compras, com o Portal Base e com sistemas de informação que alimentam o sistema de compras públicas, tais como os sistemas do Instituto Nacional de Estatística (INE), do Banco de Portugal ou do Orçamento de Estado (OE), permitindo a atualização automática da informação e uma maior fiabilidade dos dados. Fig. 14 Modelo conceptual do SIIG plano nacional de compras públicas Nos termos do disposto no Regulamento n.º 330/2009, de 30 de junho de 2009, a espap tem a responsabilidade de elaborar o Plano Nacional de Compras Públicas (PNCP). Em 2013, foi concebido e desenvolvido o novo modelo que suporta o PNCP de 2014, apresentando como principais objetivos:» Determinar que o PNCP, com base nos diversos Planos Ministeriais de Compras (PMC), efetue a correlação direta entre as classificações económicas do Orçamento do Estado (OE) e os bens e/ou serviços a adquirir, bem como um cronograma com as aquisições objeto de centralização por parte das UMC;» Identificar as entidades compradoras vinculadas e voluntárias de cada ministério através Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC);» Identificar e determinar o valor abrangido pelos acordos quadro, face às classificações económicas que o suportam;» Identificar e determinar, em número e em valor estimado, os acordos quadro que serão objeto de agregação no ano de 2014, por parte das UMC;» Monitorizar semestralmente a execução dos PMC, analisando os eventuais desvios e as medidas corretivas aplicadas pelas UMC. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 74

75 Em reunião da Comissão Interministerial de Compras de 28 de abril de 2014 foi apresentado, discutido e aprovado o Plano Nacional de Compras Públicas 2014, remetido à tutela a 30 de abril. O documento foi aprovado a 16 de maio. O PNCP 2015 teve como grande alteração a interligação com o Orçamento do Estado (OE) e os valores inscritos por cada entidade por classificação contabilística. O novo processo e calendário foram apresentados a todas as UMC na sessão que decorreu no Ministério das Finanças a 24 de julho e que contou com a presença dos Secretários de Estado do Orçamento e do Tesouro. O calendário foi ajustado de forma a que sejam remetidos, a cada UMC e respetivas entidades, os documentos pré-preenchidos com os valores aprovados no Orçamento do Estado (OE), para o ano a que o PNCP se refere. A 31 de dezembro os ficheiros estavam preparados, faltando inserir os valores do OE, aprovado nessa mesma data, para posterior envio a cada UMC poupanças no sistema nacional de compras públicas Considera-se poupança a redução dos gastos do Estado com a aquisição de bens e serviços transversais, decorrente da celebração de acordos quadro, de aquisições agregadas e centralizadas ao seu abrigo e da implementação e consolidação do SNCP. Assim, define-se como poupança toda e qualquer redução de despesa que seja obtida:» Como resultado das negociações efetuadas pelas entidades adjudicantes face a aquisições anteriores, no âmbito de consultas ao abrigo dos acordos quadro, designada por poupança transacional;» Na sequência de processos de compra centralizados e mais eficientes, em resultado da criação do SNCP, designada por poupança processual. A poupança global gerada pelo SNCP corresponderá ao somatório destas duas parcelas. Esta definição assenta em poupanças financeiramente mensuráveis, excluindo-se elementos intangíveis, potencialmente enquadráveis no conceito de poupança. À data da elaboração do presente relatório o processo de apuramento de poupanças de 2014 do SNCP ainda não estava concluído. A reunião da Comissão Interministerial de Compras (CIC), onde o Relatório de Poupanças 2014 será discutido e validado, está agendada para 4 de maio de Após validação na CIC, o documento será remetido à tutela da espap para aprovação, e após aprovação pela tutela o documento será publicado no site institucional da espap relatório estatístico anual de compras públicas Nos termos do artigo 472.º do CCP compete à espap elaborar e remeter anualmente à Comissão Europeia (CE) um relatório estatístico relativo aos contratos de aquisição e locação de bens e de aquisição de serviços celebrados, no ano anterior, pelas entidades adjudicantes abrangidas pelas Diretivas n.º 2004/18/CE e n.º 2004/17/CE, ambas do Parlamento Europeu e do Conselho Europeu, de 31 de março. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 75

76 No cumprimento das suas obrigações estatísticas, a espap concluiu em 2014, para envio à CE e divulgação pública dos principais resultados em Portugal, o Relatório Estatístico Anual de Compras Públicas (REACP) relativo à aquisição e locação de bens e à aquisição de serviços no ano de A informação estatística incluída no REACP deriva dos resultados obtidos a partir dos dados recolhidos através da Operação de Inquérito (OI) anual denominada Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços (REA). Esta operação é dirigida a todas as entidades adjudicantes nacionais que, pela sua natureza e/ou especificidades da contratação realizada, se consideram abrangidas na tipologia de entidades prevista na Diretiva Clássica (2004/18/CE) e na Diretiva Setores Especiais (2004/17/CE). Responderam ao REA , 2,683 entidades adjudicantes. Apresentam-se os principais indicadores do REACP 2012: Entidades adjudicantes Dir. Clássica 1 Dir.Sectores Especiais 2 Total3 N / % N / % N / % N.º total entidades adjudicantes 2, ,683 N.º total entidades que celebraram contratos > limiares comunitários % entidades que celebraram contratos > limiares comunitários % 45.8% 14.0% Contratos celebrados N N N N.º total contratos celebrados > limiares comunitários valor total de contratos celebrados > limiares comunitários valor total de contratos celebrados (< > limiares comunitários) Base: Número de entidades adjudicantes/contratos celebrados 1) Diretiva 2004/18/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março; 2) Diretiva 2004/17/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março; 2, ,390 1,495,465, ,570, ,868,014, ,569,584, ,333, ,128,917, ) Devido à existência de entidades adjudicantes cujo enquadramento da contratação pública efetuada se distribui por ambas as Diretivas Comunitárias, os valores totais dos indicadores relativos às entidades adjudicantes podem não equivaler ao somatório direto dos valores apresentados na segmentação por Diretiva Comunitária de enquadramento. Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, Qua. 14 Síntese da informação reportada no REACP 2012: entidades adjudicantes e contratos celebrados, segundo a Diretiva Comunitária de enquadramento Estes e outros indicadores complementares estão disponíveis para consulta no anexo 2 do presente relatório, bem como no site da espap. O relatório estatístico de Portugal relativo a 2012, consolidado com a informação estatística produzida pela espap e pelo InCI, foi remetido, em setembro de 2014, ao GPEARI do Ministério das Finanças e à Direção-Geral dos Assuntos Europeus (DGAE) do Ministério dos Negócios Estrangeiros para envio formal à Comissão Europeia. No que diz respeito ao REA 2013, a OI decorreu entre 11 julho a 6 de novembro de 2014, tendo-se iniciado a respetiva validação e tratamento da informação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 76

77 A produção do REACP 2013 será concluída em Paralelamente, foi criada em junho de 2013, por iniciativa da espap, uma equipa de projeto que conta com a colaboração do InCI e da Imprensa Nacional Casa da Moeda (INCM) cuja ação se destina a permitir prescindir da necessidade de realização da OI do REA 2014 e seguintes para efeitos da produção do REACP, passando os dados necessários a ser recolhidos através do portal BASE. Este projeto apresentou como principais objetivos:» Obter informação que possibilite a tomada de decisão em tempo útil prejudicada pela morosidade dos trabalhos preparatórios para o lançamento do REA;» Promover a otimização da informação recolhida sobre os contratos de bens e serviços no portal BASE;» Diminuir os custos diretos envolvidos na realização da OI (parametrização anual do REA no SRVI, entre outros);» Reduzir as obrigações de reporte/carga estatística impostas às entidades respondentes. Os desenvolvimentos necessários revelaram ser de enorme complexidade técnica, sendo que a 31 de dezembro de 2014 já estavam na sua fase final. Assim, na elaboração do REACP 2014 e relatórios subsequentes todos os dados serão provenientes do Portal Base compras públicas ecológicas Entre as várias iniciativas da espap de coordenação das compras públicas ecológicas em parceria com a Agência Portuguesa do Ambiente, I.P. e Laboratório Nacional de Energia e Geologia, I.P., destacam-se:» Participação no projeto Building SPP - Capacity Building in Sustainable Public Procurement, através da apresentação num painel da Conferência Compras Sustentáveis: Um desafio para a Administração Pública, 16 setembro 2014, no Museu do Oriente em Lisboa.» Participação nas reuniões de follow up promovidos pelo Green Public Procurement Office (GPP) da Directorate-General for the Environment (DG Environment) da Comissão Europeia análise do desempenho do sistema nacional de compras públicas No âmbito da avaliação permanente do desempenho do SNCP e com vista à implementação futura de melhorias conducentes à maior eficácia do sistema, a espap deu continuidade à iniciativa que lançou em 2013, em colaboração com as Entidades Compradoras Vinculadas (ECV), com os seguintes objetivos:» Identificar as discrepâncias de valor verificadas entre os pagamentos líquidos para a aquisição de bens e serviços abrangidos pelos acordos quadro, por oposição aos relatórios de faturação espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 77

78 reportados pelos cocontratantes, considerando ainda os pedidos de exceção merecedores de parecer favorável;» Determinar o valor que as aquisições realizadas ao abrigo de acordos quadro representaram, face aos pagamentos líquidos por classificação económica;» Determinar a fiabilidade da informação reportada pelos cocontratantes, através dos relatórios de faturação;» Identificar o motivo por que determinada ECV não adquiriu ao abrigo do acordo quadro, ou tendo adquirido, qual o peso na respetiva classificação económica;» Identificar os desvios reportados pelos cocontratantes face ao valor efetivamente liquidado pela ECV. Considerando os resultados obtidos, a espap continuará a desenvolver iniciativas de avaliação do desempenho do SNCP, confrontando e correlacionando diversas fontes de informação, identificando medidas corretivas e preventivas que visem incrementar a fiabilidade e reporte da informação, tendo como objetivo assegurar maior abrangência das aquisições de bens e serviços constantes dos acordos quadro, refletida na despesa das ECV projetos internacionais C4E Cloud for Europe Na prossecução dos seus objetivos e competências, a espap integrou em 2013 a criação de um consórcio europeu, que integra o projeto Cloud for Europe, constituído por 24 parceiros, oriundos de 12 países, em que 4 acumulam o papel de procurers compradores/financiadores do projeto onde se inclui a espap. O projeto Cloud for Europe, que teve início em junho de 2013 e vai decorrer até novembro de 2016, é cofinanciado pela Comissão Europeia no âmbito do Programa-Quadro de Investigação e Inovação (FP7) e tem como objetivo remover os obstáculos para a adoção em larga escala, por parte das administrações públicas europeias, de serviços baseados em tecnologia de cloud computing, através da preparação e condução de um procedimento concursal segundo os moldes da figura de precomercial procurement (PCP). O PCP visará a promoção de I&D para a obtenção de soluções técnicas e de serviços alinhados com as necessidades e expetativas do setor público europeu, através da consolidação do nível tecnológico da indústria europeia, mediante o estímulo da sua capacidade de inovação e de diferenciação, do desafio à hegemonia e abordagem liberal dos grandes operadores norteamericanos na Europa ou da criação de guidelines para disseminação de boas práticas para a contratação de serviços de cloud computing. Destacam-se as seguintes atividades desenvolvidas no âmbito do PCP:» definição dos serviços a submeter ao procedimento e a consolidação dos respetivos requisitos e especificações técnicas;» elaboração das peças do procedimento e o desenvolvimento do modelo de condução do processo a adotar para as suas três fases; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 78

79 » realização de duas consultas públicas presenciais para a apresentação dos contornos processuais e do objeto do procedimento. A 15 de dezembro de 2014 foi lançado o concurso para Inovação em cloud. O joint pre-commercial procurement (concurso para um contrato pré-comercial conjunto) para investigação e desenvolvimento de serviços de computação em nuvem para as administrações públicas europeias, que prevê um investimento global de quatro milhões de euros, é constituído por três lotes que preveem o desenvolvimento de soluções para:» Serviços de federação e certificação de brokers na nuvem;» Armazenamento seguro na nuvem em conformidade com legislação diferenciada;» Implementação e prossecução de legislação. O concurso é composto por três fases distintas, ao longo dos próximos 18 meses:» Fase 1 desenho da solução;» Fase 2 desenvolvimento de um protótipo;» Fase 3 desenvolvimento inicial de uma quantidade limitada de produtos/serviços a submeter a séries de testes. A entidade que lidera a condução do procedimento (lead procurer) é a Agenzia per l'italia Digitale (Itália), que representa as restantes entidades adjudicantes (procurers) do projeto - Ministerie van Financiën Directoraat-generaal Belastingdienst (Países Baixos), espap - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (Portugal), The National Institute for Research & Development in Informatics - Ministry for Information Society (Roménia) e Ministry of Finance of the Slovak Republic (Eslováquia) indicadores de atividade das compras públicas Principais indicadores de atividade das Compras Públicas: Compras Públicas Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º acordos quadro (lançamento de concurso público) % 2. N.º entidades voluntárias aderentes ao SNCP % 3. poupança global gerada SNCP 42,690, n.a. n.a. 4. % cumprimento dos níveis de serviço 73% 85% + 16% 5. N.º pedidos de exceção 3,054 3, % 6. N.º dias úteis para parecer pedidos de exceção (média) % 7. N.º dias úteis para resposta pedidos de exceção (média) % Qua. 15 Indicadores de atividade das Compras Públicas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 79

80 evolução dos níveis de serviço das compras públicas Níveis de serviço estabelecidos, por pedido de exceção: - Análise do pedido e resposta às entidades = 20 dias úteis (inclui análise e parecer da espap, bem como aprovação pelo membro do Governo com a tutela). Fig. 15 Evolução dos níveis de serviço das Compras Públicas 2014 (média trimestral acumulada) O gráfico mostra de forma clara que os níveis de serviço, medidos em número de dias de resposta a pedidos de exceção, evoluem de forma inversa ao número de pedidos de exceção rececionados. Tradicionalmente o último trimestre regista um aumento muito significativo de pedidos de exceção, originando que o prazo médio de resposta seja mais dilatado entre outubro e dezembro. Fruto de um esforço acrescido, e apesar do volume de pedidos de exceção ter crescido 11% face ao registado em 2013, foi possível reduzir em 2014 o prazo médio anual de resposta em cerca de um terço, passando de 19 para 13 dias, conseguindo-se assim dar resposta mais célere às entidades A evolução registada nos níveis de serviço revela uma consistência no seu cumprimento, que se deve à implementação de ações de melhoria iniciadas em 2013, nomeadamente a simplificação dos procedimentos e instrumentos utilizados e a otimização do trabalho das equipas. No último trimestre de 2014, em resultado da quase duplicação dos pedidos de exceção recebidos, não acompanhado pelo reforço necessário da equipa, revelou-se inevitável a queda do nível de serviço parque de veículos do Estado O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos serviços e organismos que integram a administração direta do Estado e dos institutos públicos, de modo global e integrado. Em 2014, a atividade da espap no âmbito do PVE teve como principais linhas de ação:» Continuação da redução da frota, através do controlo da aplicação da regra de abate prevista no Decreto-Lei de execução orçamental para 2014, e centralização de procedimentos de contratação, tendo em vista a redução de custos;» Continuação da aposta no aluguer operacional de veículos, em detrimento da compra, potenciando vantagens como a eliminação dos riscos inerentes à gestão autónoma da manutenção dos veículos, maior flexibilidade na gestão de frota e inexistência de investimento de capital inicial na aquisição;» Conclusão da proposta de revisão do regime jurídico do PVE e legislação complementar, nomeadamente no que concerne à apreensão de veículos, visando a introdução de melhorias espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 80

81 significativas e onde é definido o trinómio tipologia de veículo/ perfil de utilização/ plafond para aquisição e aluguer operacional;» Continuação da implementação de melhorias progressivas no SGPVE, permitindo a otimização das funcionalidades disponíveis e a obtenção de informação de gestão mais adequada às necessidades e à tomada de decisão. Destacando-se a implementação do procedimento de contratação de veículos novos, que até então era elaborado sem recurso ao SGPVE. Este desenvolvimento tornou possível a obtenção de dados mais fiáveis e com menos esforço. No seu conjunto as melhorias implementadas permitem prestar aos serviços e entidades vinculados ao PVE, mais e melhor informação de um modo automático, satisfazendo atempadamente as necessidades de cada entidade cliente;» Otimização e agilização dos processos internos, promovendo mecanismos que permitam maior visibilidade dos serviços de gestão do PVE junto dos clientes, especialmente no que respeita ao progresso dos pedidos de serviço e do nível de cumprimento dos prazos estabelecidos;» O estudo da prova de conceito, através de um projeto piloto de centralização da gestão da frota, iniciado em 2013, ainda se encontra em análise e ponderação, devido ao seu impacto e ao seu âmbito. Integram o PVE organismos bastante heterogéneos da Administração Pública como as forças armadas, com capacidade de gestão de frota instalada e necessidades muito específicas; as forças de segurança com uma frota dispersa por todo o país; organismos cuja frota é composta apenas com veículos novos e organismos com uma frota de veículos muito antigos e sem capacidade de gestão;» Conclusão do projeto Veículos + Eficientes, que consistiu num teste piloto a uma nova tecnologia para redução dos custos de combustível e das emissões de gases de escape em motores de combustão. Previa-se, com esta tecnologia, a redução de 30% nos consumos e 80% nas emissões de gases de escape; contudo, os resultados não demonstraram quaisquer poupanças contratação centralizada No âmbito do modelo de centralização das categorias de veículos e seguro automóvel (quando contratado para veículos novos), foi mantida a política de agregação de necessidades e de controlo da despesa pública, contribuindo para aumentar a competitividade entre fornecedores e o equilíbrio orçamental sendo que, num cenário desagregado como o anteriormente existente, não seria possível atingir os níveis de poupança agora alcançados, nem o controlo sobre o equipamento adicional, a tipologia/gama e a quantidade de veículos. Em 2014, foram lançados 18 procedimentos de contratação de veículos automóveis e motociclos (16 procedimentos ao abrigo do acordo quadro de veículos automóveis e motociclos, 1 procedimento ao abrigo do acordo quadro de veículos elétricos e 1 concurso público), agregando necessidades acima dos 940 veículos, o que permitiu obter ganhos de escala, poder negocial e redução de encargos administrativos gestão do parque de veículos do Estado Em outubro de 2014, foi apresentada à tutela uma proposta para revisão do regime jurídico do PVE (Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 81

82 Após apresentação da proposta inicial, impuseram-se algumas melhorias e alterações à estrutura do diploma que têm sido trabalhadas em conjunto com a tutela. A proposta do novo regime jurídico do PVE inclui uma nova definição de âmbito subjetivo do PVE, respondendo às recomendações de auditorias da Inspeção-Geral de Finanças (IGF) e do Tribunal de Contas (TC). Inclui ainda a definição do âmbito objetivo do PVE, no que diz respeito às tipologias de veículos que o integram. No quadro do regime de veículos apreendidos, são apresentadas propostas inovadoras que vão ao encontro da centralização dos parques de veículos apreendidos na espap, bem como se procede a uma clarificação do papel de cada entidade na gestão dos processos de integração (ou não), destes veículos no PVE. A proposta inclui também a possibilidade da instalação, nos veículos do PVE, de um dispositivo de leitura automática de quilómetros com comunicação direta ao SGPVE, permitindo uma monitorização da frota cada vez mais rigorosa, fiável e em tempo real. Face à sua complexidade, esta proposta aguarda aprovação por parte da tutela, prevendo-se que a mesma seja alcançada no primeiro quadrimestre de Realça-se ainda que, em abril de 2014, foi publicado o Despacho n.º 5410/2014 que estabelece os critérios financeiros, os critérios ambientais e as respetivas quotas a que obedece a aquisição onerosa de veículos destinados a integrar o PVE, nos termos do n.º 1 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto. Este Despacho veio revogar e substituir o Despacho n.º 7382/2009, de 12 de março entradas e saídas no parque de veículos do Estado Com a publicação do Decreto-Lei n.º 72-A/2010, de 18 de junho, entrou em vigor a regra de três veículos abatidos por cada novo veículo adquirido, reforçando-se as medidas com vista ao controlo da despesa. A regra manteve-se na execução orçamental dos anos seguintes e o efeito desta medida teve reflexo na dimensão do PVE, reduzindo-se significativamente as contratações de veículos e aumentando o número de abates. Em 2013, com a publicação do Decreto-Lei n.º 36/2013, de 11 de março, a regra de abate foi alterada para dois veículos abatidos por cada novo veículo adquirido. Esta regra manteve-se em 2014 conforme é referido no Decreto-Lei n.º 52/2014. No final de 2014, o PVE era composto por 26,903 veículos com uma idade média de anos, o que representa uma redução de 291 veículos (-1.1%) face a 2013.» Movimentos no PVE em 2014:» Entradas de veículos: 1,170;» Saídas de veículos: 1,461.» Importa distinguir na entrada de veículos no PVE, os veículos novos contratados dos veículos já existentes e integrados no SGPVE para efeitos de inventário. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 82

83 » Integraram o PVE, para efeitos de inventário, 38 veículos existentes que correspondem a:» Organismos que não tinham submetido toda a informação da frota, não constando a frota da ex-dgp;» Organismos referidos numa auditoria da IGF como vinculados ao PVE (como tribunais, universidades, institutos politécnicos, entre outros);» Organismos que não integravam o PVE e passaram a integrá-lo (por exemplo, E.P.E. que passaram a I.P.). Assim, excluindo os 38 veículos existentes, obteve-se uma redução do PVE de 1.2%, em Entradas no PVE Modalidades Veículos novos contratados Qua. 16 Parque de Veículos do Estado (PVE) entradas e saídas 2014 Veículos registados já existentes na frota indicadores de atividade do parque de veículos do Estado Principais indicadores de atividade do Parque de Veículos do Estado: Outros AOV Aquisição Apreensão/abandono Doação Total Saidas no PVE Modalidades Total Saídas no PVE Desmantelamento Modalidades 850Total Restituição Desmantelamento AOV (fim de contrato) Restituição AOV (Fim de contrato) 308 Alienação 1 Doação (1) 3 Alienação 0 Doação (1) 75 Restituição de veículos apreendidos Outras saídas do do PVE PVE (2) (2) Total 1237 Total 1461 Total (1) Doações nos termos do n.º 2 do artigo 18.º do Decreto-Lei n.º 170/2008 (entidades com fins de interesse público, p.e. IPSS, Corporações de Bombeiros, etc) (2) Por exemplo, perda total por sinistro, veículos de um organismo que deixa de ser vinculado ao PVE Parque de Veículos do Estado Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. % redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos 3.24% 1.2% - 63% anteriormente existentes) 2. N.º veículos abatidos ao PVE 1,237 1, % 3. N.º veículos geridos no PVE 27,194 26, % 4. N.º procedimentos de contratação lançados % 5. Idade média veículos PVE (anos) % 6. % cumprimento de nível de serviço 64% 75% +17% Qua. 17 Indicadores de atividade do Parque de Veículos do Estado espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 83

84 evolução dos níveis de serviço do parque de veículos do Estado Níveis de serviço estabelecidos, por processo de aquisição de viaturas: - Emissão de parecer sobre o pedido = 15 dias úteis; - Desde a receção do pedido devidamente instruído até ao lançamento do procedimento de aquisição = 30 dias. Fig. 16 Evolução dos níveis de serviço do Parque de Veículos do Estado 2014 (média trimestral acumulada) A evolução trimestral dos níveis de serviço apresenta uma progressão positiva no cumprimento dos prazos estabelecidos durante 2014, num contexto de acréscimo significativo da atividade registada (+50% procedimentos de aquisição relativamente a Apesar do esforço notório da equipa, claramente subdimensionada, ainda não foi praticável em 2014 o cumprimento dos níveis de serviço com a impossibilidade, até à data, de reforço da equipa, por restrições orçamentais tecnologias de informação e comunicação A espap assegura a prestação de um conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente ao Ministério das Finanças, e também à Administração Pública em geral, abrangendo um vasto e diversificado universo de utilizadores, desde empresas a cidadãos. Em 2014 iniciou-se o projeto de construção da Rede operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rsptic), gerida pela espap, que visa aproveitar a capacidade instalada na Administração Pública. A rsptic junta serviços e organismos da Administração Pública, detentores de sistemas e de infraestruturas que permitam a prestação de serviços de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), através da reutilização e racionalização dos meios existentes, quando se verifiquem vantagens do ponto de vista económico e financeiro. A rsptic integra as iniciativas previstas no PESPAP, e o seu foco inicial de ação será ao nível dos serviços de infraestrutura com maior potencial de ganhos imediatos de eficiência ao nível global, destacando-se os serviços de centros de dados, computação em nuvem e disaster recovery.» No âmbito do desenvolvimento de sistemas de informação, as principais áreas de foco em 2014 sintetizam-se em:» Desenvolvimento e manutenção dos sistemas na dupla perspetiva de prestador de serviços: ao cliente interno orgânicas da espap e ao cliente externo Ministério das Finanças e Administração Pública;» Reforço das capacidades de prestação de serviços, de forma a aumentar o conhecimento de negócio e a articulação com os clientes. Para o efeito, foram celebrados contratos de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 84

85 manutenção corretiva e evolutiva para as principais tecnologias e soluções da espap e realizadas reuniões regulares de gestão com os principais clientes;» Consolidação das capacidades de planeamento de projetos e de coordenação de programas, assegurando a correta gestão da capacidade e aumentando o grau de execução dos projetos. Foi reforçado o papel do PMO e o nível de conformidade dos gestores de projeto às metodologias definidas, com o acompanhamento regular dos vários projetos e respetiva adoção das medidas de mitigação de risco;» Desenvolvimento do modelo e reforço das capacidades de gestão do portefólio de aplicações, assegurando a adequada gestão de investimentos e prioridades.» Relativamente à gestão de infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, as principais atividades desenvolvidas foram:» Continuação do reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor desempenho dos sistemas;» Continuação da estratégia de centralização faseada dos Centros de Processamento de Dados (CPD) do Ministério das Finanças e da Administração Pública na espap, tendo em vista o aumento da eficiência energética e consequente redução de custos operacionais. Destaca-se a concretização da centralização das infraestruturas tecnológicas da IGF, SGMF, SSAP no modelo de housing e do GPEARI em modelo de hosting;» Conclusão do desenho do Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação (SGSTI), baseado na norma ISO para os serviços de alojamento de infraestruturas, disponibilização de infraestruturas e gestão de plataformas aplicacionais. Este trabalho incluiu o desenho dos 13 processos em que se estrutura a norma e toda a componente documental que lhe está associada, preparando-se a organização para a recolha de evidências e consequente processo de certificação dos três serviços referidos, durante o ano de 2015;» Implementação da primeira fase novo serviço de monitorização orientado aos serviços, que se focou na monitorização do GeRFiP, do GeRHuP e do serviço de suportado na infraestrutura de cloud privada da espap. Este novo serviço permite disponibilizar, aos clientes dos serviços de infraestruturas, dashboards de acompanhamento adequados às suas necessidades de gestão. Simultaneamente foram também melhoradas as vistas a que os elementos técnicos responsáveis pela operação e gestão das plataformas têm acesso e a componente de alarmística que lhe está associada;» Implementação da infraestrutura de cloud privada da espap, sobre a qual, e enquanto serviço piloto, foi montado o serviço de em modo Software as a Service. Este primeiro serviço foi testado com sucesso com a migração do serviço de correio eletrónico da própria espap para esta nova infraestrutura, estimando-se que os restantes clientes deste serviço possam migrar igualmente para a nova infraestrutura durante o ano de 2015;» Conclusão do desenho da Configuration Management DataBase (CMDB) e o seu carregamento para os ativos de suporte aos serviços a certificar no âmbito da norma ISO A conclusão do carregamento será efetuada durante o primeiro semestre de 2015;» Inicio da implementação da nova infraestrutura de rede do CPD da espap, abrangendo as infraestruturas de switching, balanceamento e firewall, de forma a potenciar a redução de incidentes de disponibilidade associados à gestão dos sistemas de informação e serviços de infraestrutura sob gestão e operação da espap;» Aprofundamento da estratégia global de qualidade da espap na área de TIC, iniciada com a adoção da norma ISO 20000, com a preparação (que incluiu a conclusão da contratação de serviços para apoio à sua implementação) dos projetos de desenho e implementação do espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 85

86 Sistema de Gestão da Segurança da Informação (SGSI), de acordo com a norma ISO 27001, e do Plano de Continuidade de Negócio (PCN), alinhado com a norma 22301, para os serviços TIC, projetos que serão concluídos em 2015; desenvolvimento de sistemas de informação desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação» PEPAC MNE Iniciou-se um novo projeto de desenvolvimento de uma versão do Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC), com regras específicas para o Ministério dos Negócios Estrangeiros (MNE). Foi implementada a fase 1 desta nova versão, que incluiu os seguintes desenvolvimentos:» Criação de um novo subsite do PEPAC específico para o MNE;» Disponibilização no site de uma área do candidato, com formulários para registo, candidatura e acompanhamento da situação de candidatura;» Definição de novas regras para a avaliação das candidaturas, incluindo a informação relativa a entrevistas profissionais;» Definição do processo de seleção e colocação de candidatos;» Aceitação/não aceitação e upload de documentação pelos candidatos;» Elaboração de relatórios de apoio às diversas fases.» PEPAC 3ª Edição Para dar suporte à 3.ª edição do PEPAC, sob responsabilidade do INA, iniciou-se em 2014 a preparação desta nova edição a implementar no site da Bolsa de Emprego Publico (BEP). Foram desenvolvidas as seguintes alterações aos processos de suporte ao levantamento de necessidades das entidades promotoras e candidaturas:» Introdução de novas fases e alterações de fases já existentes, nomeadamente:» Alteração à fase de candidaturas, destacando-se a alteração dos dados pedidos para a candidatura e apresentação do número de candidatos que selecionaram cada estágio;» Nova fase de validação de candidaturas;» Alteração ao processo de notificação dos candidatos;» Alteração da fase de audiência de interessados;» Alteração do processo de gestão das respostas e não respostas à audiência de interessados;» Alteração da fase de validação das respostas à audiência de interessados; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 86

87 » Desenvolvimento para a gestão simultânea de vários programas de estágio, com a criação de um novo mecanismo de gestão e controlo da execução de processos, batches e jobs. Foi também elaborada documentação funcional mais detalhada para todas as funcionalidades do PEPAC 3.» SRH Sistema de Gestão de Recursos Humanos Foram desenvolvidas novas funcionalidades no SRH para garantir o cumprimento de requisitos legais, resultantes de alterações legislativas, entre as quais, as reduções salariais aos trabalhadores em funções públicas, decretadas pelo Acórdão do Tribunal Constitucional; as novas regras definidas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e diversos pedidos da Direção-Geral do Orçamento (DGO):» Nova estrutura do ficheiro de despesas com pessoal e respetivo ficheiro único;» Nova versão do ficheiro do Modelo 10 para a AT e respetivo ficheiro único;» Alterações à codificação de abonos e descontos do IRS, com reflexos em todos os módulos de criação de ficheiros a enviar à AT e de declarações de abonos e descontos;» Novas relações de descontos, cálculo das respetivas contribuições de entidade empregadora e mapas associados;» Alteração do cálculo do subsídio de férias para pagamento integral em junho;» Alteração da taxa de desconto para a ADSE e eliminação da contribuição da entidade empregadora;» Eliminação das reduções salariais de 2014 e reintrodução das reduções salariais nos moldes de 2011;» Novas listagens de conferência de dados;» Atividades de manutenção evolutiva, com a introdução de melhorias ao SRH e alterações legais, nomeadamente no que diz respeito a ficheiros do Balanço Social e outros.» sigame Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Mobilidade Especial No seguimento da publicação da Lei n.º 80/2013, de 28 de novembro, que estabelece o regime jurídico da requalificação de trabalhadores em funções públicas, foram desenvolvidas as necessárias adaptações ao sigame, para dar resposta às novas regras aplicáveis aos trabalhadores em requalificação, assim como para suporte das competências atribuídas ao INA, nomeadamente:» Correção e adaptação do portal sigame;» Adaptação do backoffice do sigame às novas regras da requalificação;» Migração dos funcionários em requalificação das Secretarias-Gerais para o INA.» SGU Sistema de Gestão de Utilizadores Foram desenvolvidas diversas atividades de manutenção evolutiva e melhorias do SGU, entre as quais se destacam: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 87

88 » Adaptação do SGU para integração com o GeRFiP e possibilitar o login único para o GeRFiP e o GeRHuP, caso seja atribuído acesso aos dois sistemas ao mesmo utilizador. Este desenvolvimento irá, ainda, permitir o envio das credenciais de acesso aos utilizadores;» Alteração do campo de telefone pessoal, para possibilitar o registo, de números de telefones internacionais. Este desenvolvimento decorreu de um requisito para candidaturas ao PEPAC MNE;» Melhoria de performance do processo de conversão de logins;» Continuação do acompanhamento do processo de renomeação de logins do GeADAP.» STG Sistema de Tabelas Gerais Foi concluída a implementação da integração do STG com o Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE), para atualização de forma automática da informação relativa à orgânica do Estado existente no STG, a partir do webservice público disponibilizado pela DGAEP para o efeito. Esta implementação incluiu um site de apoio à atividade do Data Steward. Simultaneamente, procedeu-se à análise e ao desenvolvimento de serviços que permitiram descontinuar a versão mais antiga do STG, mantendo-se a compatibilidade entre versões. Foi ainda desenvolvido e disponibilizado, na plataforma de Interoperabilidade na Administração Pública (iap), um webservice para tradução de códigos de entidade SIOE/STG.» SCH Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Acompanhamento mensal do processamento e suporte às Instituições de Crédito (IC) e à Direção-Geral do Tesouro e Finanças (DGTF).» SmCH Sistema de moratória no Crédito à Habitação No ano de 2014 continuaram a decorrer testes com algumas Instituições de Crédito (IC) com vista à sua adesão ao SmCH.» SCHd Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Regime Deficientes A Lei n.º 64/2014, de 26 de agosto, aprovou o regime de concessão de crédito bonificado à habitação a pessoa com deficiência, estabelecendo as condições dos empréstimos concedidos ao abrigo desta Lei. Pelo referido diploma, compete à Direção-Geral do Tesouro e Finanças (DGTF), em articulação com a espap, definir os requisitos e as especificações técnicas relativos ao conteúdo dos ficheiros informáticos necessários à prestação da informação e respetivas regras de formatação, com vista ao pagamento das bonificações às Instituições de Crédito (IC) que disponham de contratos celebrados ao abrigo deste regime. As novas especificações técnicas e regras foram desenvolvidas pela espap, em articulação com a DGTF, e constarão em despacho específico de regulamentação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 88

89 Destacam-se os seguintes desenvolvimentos implementados em 2014 no SCHd:» Operações de tratamento de ficheiros das IC;» Apuramento e envio para a DGTF dos valores de pagamentos a efetuarem às IC;» Consultas pela DGTF à informação enviada pelas IC, através do portal do Sistema de Apoios Financeiros (SAF);» Submissão de informação (e consulta) pelas IC através do Portal SAF.» SGT Sistema de Gestão de Contas do Tesouro Foi implementada a evolução tecnológica do SGT para ambientes com sistema operativo Windows 2008 e base de dados MS SQL 2008, com recurso à utilização de novas ferramentas de desenvolvimento, reporting services, integration services. Esta evolução permitiu garantir o apoio por parte da Microsoft, o aumento da performance no tratamento de informação e a redução de riscos. Foi também considerado o novo circuito do IGCP com a SIBS em relação a cheques emitidos, permitindo ao SGT continuar a manter atualizada a informação dos cheques emitidos pela Tesouraria do Estado e disponibilizar a mesma aos clientes. Foi alterado o circuito de cobranças via Multibanco para disponibilizar informação adicional aos clientes, permitindo-lhes melhorar o processo de reconciliação automática das contas bancárias que possuem no IGCP. Na vertente contabilística do SGT, foram disponibilizadas funcionalidades que permitem ao IGCP continuar a apurar automaticamente os valores de despesa e receita orçamentais.» SGR Sistema de Gestão da Receita e SCR Sistema Central de Receitas Principais atividades no âmbito do SGR realizadas em 2014:» Implementação do projeto serviço dador, nas estruturas locais e central das aplicações de receita;» Reformulação da informação disponibilizada, em discoverer sobre o SCR, tendo sido incluídos os dados de serviço dador, ao nível da execução dos serviços;» Implementação do processo de envio diário ao Business Intelligence para aplicação na análise orçamental (BIORC), de nova informação de execução, nomeadamente dos documentos emitidos pelos SGR e dos lançamentos contabilísticos, incluindo sempre a informação de serviço dador;» Desenvolvimento de novas regras na importação de classificações económicas de receita, classificadas na aplicação SOE, como sendo classificações de transferência;» Análise e desenvolvimento de regras específicas de acesso a informação central e receita, no discoverer, para utilizadores com privilégios especiais, determinados pela DGO. Destacam-se ainda as seguintes melhorias nos sistemas SGR e SCR: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 89

90 » Preparação da orçamentação - redução da complexidade de chaves comparativas entre os sistemas de despesa e receita;» Atualização das estruturas de lançamentos contabilísticos, com informação de serviço dador;» Novos mapas de orçamentação (SGR e SCR), solicitados pela DGO;» Reformulação do processo de criação de utilizadores, com a implementação de novas regras de segurança;» Cálculo automático dos valores provisórios e definitivos de 2014/2015, e implementação da transição de acordo com a correspondência definida pela DGO. Foi necessário adequar a estrutura de serviços com as alterações orgânicas do Governo e, em consequência, proceder à conversão da classificação orgânica abrangendo o SGR e o SCR. Disseminação do SGR entre 2012 e 2014: Ano Serviços criados Serviços em execução * * * Alguns dos serviços incluídos nas GAF contam como um só prestador de contas, mas na realidade, são várias as entidades que compõem a GAF. Qua. 18 Disseminação do SGR entre 2012 e 2014 Procedeu-se à resolução de 90 Pedidos de Apoio Técnico (PAT), tasks e instalação, parametrização, formação e apoio inicial individualizado, em parceria com a Direção de Serviços de Conta da DGO.» SIGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental Destacam-se os principais desenvolvimentos no portal do SIGO e nos sistemas centrais do orçamento: orçamento de Estado de 2015 Para a elaboração do Orçamento de Estado (OE) de 2015, foi necessário desenvolver uma nova funcionalidade que permitisse ao utilizador funcional, obter e verificar o cálculo de todas as vertentes de cálculo dos cativos, de forma totalmente autónoma, fácil, ágil e automática e aplicálas e/ou removê-las no Sistema de Orçamento de Estado (SOE), tantas vezes quantas as iterações necessárias às necessidades do processo de elaboração do OE. Ainda no âmbito das alterações para o OE 2015, destaca-se:» Desenvolvimento de uma nova funcionalidade para mensualização do orçamento, permitindo um planeamento antecipado da execução do OE; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 90

91 » Implementação de regras específicas para os serviços do SNS;» Implementação de regras para os serviços abrangidos pelo regime simplificado, incluindo adaptações à gestão de entidades;» Desenvolvimento de uma nova funcionalidade para o cálculo dos passivos financeiros;» Adaptação do discoverer de modo a incorporar as alterações efetuadas e acesso à informação por parte das entidades coordenadoras. execução orçamental de 2014 Durante o ano de 2014 foi concluída a implementação da funcionalidade de serviço dador e beneficiário nos sistemas de informação na componente da despesa (Sistema Central de Contabilidade (SCC) e Sistema dos Serviços e Fundos Autónomos (SFA)), com impacto na informação disponibilizada ao BIORC. Foi implementado um interface para permitir o tratamento da informação proveniente dos Serviços e Fundos Autónomos, que só reportam através do RIGORE-Central. No âmbito dos SFA, foram desenvolvidos novos mapas sobre a execução. Foi concluída a disponibilização do SIGO à Região Autónoma da Madeira (RAM) para permitir a elaboração da respetiva conta, tendo sido efetuados desenvolvimentos à medida para adaptação dos mapas da Conta Geral de Estado (CGE) à realidade da região. Procedeu-se ainda à elaboração dos dois orçamentos retificativos do continente e um da RAM.» SPA Sistema de Produtos de Aforro e AFN AforroNet Foram concluídos os desenvolvimentos de evolução tecnológica do SPA e do AFN. Foi implementado o projeto de desenvolvimento de um novo produto de aforro (Série D) cuja primeira fase entrou em produção em janeiro de Este projeto abrangeu o Sistema de Produtos de Aforro e o AforroNet. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 91

92 indicadores de atividade de tecnologias de informação e comunicação Principais indicadores de atividade TIC: TIC Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. N.º sistemas de informação em exploração > 35 > 35 n.a. 2. Grau de eficiência energética (PUE Power Usage Effectiveness) % 3. N.º pedidos de serviço 17,535 20, % 4. % incidentes face a pedidos de serviço (média) 22.0% 10.3% - 53% 5. % disponibilidade dos principais sistemas em produção 99.73% 99.58% - 0.2% Qua. 19 Indicadores de atividade TIC áreas transversais gestão de clientes e serviços As principais atividades desenvolvidas em 2014 na área de gestão de clientes e serviços, foram:» Desenvolvimento e consolidação do modelo de relacionamento com o cliente, nomeadamente nas vertentes de revisão dos instrumentos de contratação associados ao produto GeRFiP;» Integração progressiva de mais serviços de apoio e atendimento no Centro de Contacto da espap (CC), no que respeita a soluções aplicacionais desenvolvidas pela espap, assim como no âmbito das Compras Públicas, promovendo a consolidação dos níveis de serviço e a uniformização e qualidade do atendimento;» Melhoria contínua do Centro de Contacto da espap (CC), continuando a perseguir o objetivo de garantir o melhor serviço de atendimento. Com este objetivo, foi realizado pelo 2.º ano consecutivo o inquérito de satisfação de utilizadores do CC melhoria contínua do Centro de Contacto da espap No âmbito do programa de melhoria do Centro de Contacto (CC), foi dada continuidade à avaliação da satisfação dos utilizadores através do questionário anual, para obtenção de feedback sobre o serviço prestado e identificação de ações de melhoria, tendo-se obtido uma taxa de participação de 38%. Neste questionário, 91% dos inquiridos indica estar globalmente muito satisfeito ou satisfeito com os serviços prestados (ver informação detalhada no ponto ). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 92

93 indicadores de atividade de gestão de clientes e serviços Principais indicadores de atividade de gestão de clientes e serviços: Gestão de Clientes e Serviços Principais indicadores de atividade Indicadores Var. (%) 1. % cumprimento dos níveis de serviço da espap 78.1% 85.9% + 10% 2. Tempo médio de espera p/ atendimento CC (média mensal) % 3. % chamadas atendidas CC <= 30 (média mensal) 92% 88% - 4% 4. % chamadas abandonadas e terminadas CC (média mensal) 4% 5% + 25% 5. N.º chamadas atendidas CC (média mensal) 1,322 1, % 6. N.º s recebidos CC (média mensal) 4,051 4, % 7. N.º pedidos web recebidos CC (média mensal) 1,116 1, % Qua. 20 Indicadores de atividade de gestão de clientes e serviços evolução dos níveis de serviço da espap Fig. 17 Evolução dos níveis de serviço da espap 2014 (média trimestral acumulada) A evolução trimestral dos níveis de serviço regista uma consistência no cumprimento dos prazos estabelecidos, com exceção do PVE que registou em 2014 um acréscimo de atividade em 50% face ao ano transato, sem o correspondente reforço da equipa que se encontra claramente subdimensionada, e dos Serviços Partilhados de Finanças no 3.º trimestre, em consequência da redução da equipa pela falta de capacidade de retenção de pessoas, face às restrições da política remuneratória e de gestão de carreiras da Administração Pública. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 93

94 processos, qualidade e inovação No âmbito dos processos internos, qualidade e inovação, as principais iniciativas realizadas em 2014 foram:» Consolidação da implementação da metodologia transversal de gestão de projetos da espap;» Reforço da aposta na definição e desmaterialização dos processos internos, de modo alinhado com a iniciativa ISO 20000, nomeadamente nas áreas de gestão de projetos, relacionamento com o negócio e relacionamento com o cliente. project management office (PMO) Em 2014 consolidou-se a implementação da metodologia transversal de gestão de projetos da espap, nomeadamente:» Consolidação do modelo de governo e de gestão de programas e projetos, com vista a um acompanhamento mais eficaz;» Reuniões de acompanhamento do progresso dos projetos dinamizadas pelo PMO, tendo como objetivo a coordenação e acompanhamento dos projetos desenvolvidos por programa, reunindo quinzenalmente o Conselho Diretivo da espap, os responsáveis das unidades orgânicas envolvidas e os gestores de projeto, de acordo com o modelo de governo de projetos definido;» Organização e acompanhamento da execução do portefólio de projetos através da sistematização de vários programas;» Conclusão da disseminação da plataforma de gestão de projetos Enterprise Project Management (EPM) - que permite otimizar a gestão dos diferentes programas da organização e obter uma visão transversal dos projetos em curso, assim como a obtenção automática de indicadores de desempenho;» Formação aos colaboradores envolvidos na gestão de projetos para a disseminação do novo modelo de governo e metodologias. As ações de formação foram realizadas com recurso a formadores externos e internos, na perspetiva de partilha de conhecimento e utilização racional das verbas destinadas à formação;» Instanciação de mecanismos de gestão de portefólio e preparação de bases para a implementação de processos de schedulling e gestão da procura, tendo em vista a otimização da afetação de recursos humanos e financeiros. plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas Em 2014, procedeu-se à operacionalização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas (PGRCIC), aprovado em 2013, e à elaboração do relatório anual de execução, disponibilizado no site institucional. Foram adicionalmente identificadas novas medidas de mitigação, que foram incluídas no referido relatório e que constituem em si mesmas o PGRCIC de 2014, que a espap se propôs executar durante a anuidade de maio 2014 a abril espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 94

95 política de prevenção e gestão e de conflito de Interesses Em 2014 foi definida e aprovada a Política de Prevenção e Gestão de Conflito de Interesses da espap, que foi divulgada a todos os colaboradores através da intranet corporativa. processos internos Sendo a espap uma entidade criada recentemente, a partir da fusão de três entidades com processos, procedimentos e práticas de trabalho distintas, suportadas em diferentes sistemas de informação, em 2014 foi dada continuidade ao trabalho de mapeamento, sistematização, otimização e definição dos processos internos da organização, com vista ao funcionamento mais eficiente das equipas, nomeadamente:» Gestão do acesso de documentação de recursos humanos;» Emissão e cobrança de receita;» Ciclo de vida do veículo;» Controlo de acesso a edifícios;» Manual do Sistema de Controlo Interno (SCI). Adicionalmente, foi dada continuidade ao trabalho de otimização e definição de processos no âmbito da certificação do Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação (SGSTI), de acordo com a norma ISO 20000, que abrangem uma parte significativa dos processos internos transversais das várias orgânicas da espap. No âmbito desta iniciativa, os processos de gestão de projetos foram alvo de reengenharia, incorporando as ultimas evoluções em termos de boas práticas internacionais, nomeadamente The Standard for Portfolio Management Third Edition; The Standard for Program Management Third Edition; PMBOK Guide Fifth Edition; Implementing Organizational Project Management: A Practice Guide; Navigating Complexity: A Practice Guide; Managing Change in Organizations: A Practice Guide planeamento e desenvolvimento organizacional Em 2014, as principais atividades desenvolvidas na área de planeamento e desenvolvimento organizacional, que também tem a seu cargo a gestão da marca e a comunicação, foram:» Desenvolvimento do processo de planeamento estratégico, com a elaboração do Plano Estratégico dos Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP), que envolveu toda a organização numa discussão aberta sobre o futuro dos serviços partilhados na Administração Pública e os objetivos a atingir para os próximos três anos;» Desenvolvimento e consolidação do planeamento e monitorização do desempenho organizacional;» Desenvolvimento do balanced scorecard da organização, bem como a monitorização de indicadores de processos e serviços; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 95

96 » Implementação dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de colaboradores, bem como de feedback a dirigentes;» Disponibilização do novo site institucional, cujo projeto foi iniciado em 2013;» Continuação do processo de rebranding dos sistemas e produtos espap;» Desenvolvimento da intranet corporativa, iniciando o projeto de implementação da nova versão, como instrumento promotor da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos;» Divulgação do projeto de consolidação e desenvolvimento dos serviços partilhados da Administração Pública da espap, junto dos principais stakeholders externos, iniciando redes de partilha de informação e conhecimento;» Implementação do plano de comunicação interna e externa, garantindo a eficácia das ações e meios de comunicação utilizados;» Realização de ações de responsabilidade social. desenvolvimento e consolidação do processo de planeamento No último quadrimestre de 2014, a espap conduziu um processo de reflexão estratégica sobre o futuro dos serviços partilhados da Administração Pública portuguesa. Recorrendo à contratação de uma consultora de referência e com comprovada experiência nacional e internacional na área de serviços partilhados públicos e privados, a espap elaborou um plano estratégico a 3 anos ( ), o Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP). Para a implementação deste plano a espap propõe-se assumir um papel ampliado de coordenação da operação de Serviços Partilhados (SP) na Administração Pública portuguesa. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 96

97 Fig. 18 Visão estratégica para o PESPAP Tendo em conta a realidade da Administração Pública portuguesa, em que não se afigura como possível ou desejável no médio prazo a centralização total dos serviços de suporte de todos os ministérios e a migração massiva de recursos para uma única entidade, preconiza-se um modelo em rede, com constituição de unidades de serviços partilhados nos ministérios de maior dimensão, com um suporte tecnológico, processos e práticas comuns articulados pela espap, que funcionará como coordenador e centro indutor de conhecimento dessa rede e fornecerá diretamente os restantes ministérios. A espap concentrará em qualquer dos casos um conjunto limitado de processos que, pelo seu valor acrescentado de centralização, não devam ser dispersos por várias unidades. Fig. 19 Modelo de operacionalização do PESPAP espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 97

98 Este modelo coordenado deverá permitir a escala e articulação suficientes para que sejam evitadas as armadilhas do modelo descentralizado, ao mesmo tempo que impõe condições menos restritivas e mais pragmáticas do que um modelo completamente centralizado. Neste modelo, a espap propõe-se os seguintes objetivos estratégicos a três anos:» O aumento da eficácia dos serviços partilhados na Administração Pública;» A redução de despesa pública alcançada através da disseminação de processos mais eficientes e fornecimento de informação de gestão para controlo da despesa;» O reforço da excelência operacional, com prestação de serviços normalizados de maior qualidade e consistência, suportada em processos otimizados e difundidos pela rede de serviços partilhados. Com base nestas linhas estratégicas, a espap definiu para cada uma das áreas de negócio consolidadas - Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas, Veículos do Estado e Tecnologias de Informação e Comunicação - iniciativas e metas para contributo na realização do modelo e dos objetivos, que se sintetizam na figura abaixo. Fig. 20 Iniciativas do PESPAP por unidade de negócio O PESPAP foi apresentado formalmente aos stakehoders no dia 3 de fevereiro de 2015, numa sessão que ocorreu no Ministério das Finanças. O documento do PESPAP encontra-se em aprovação na tutela e foi disponibilizado, salvaguardando a confidencialidade da informação mais sensível, no site da espap. Paralelamente, em 2014, foi desenvolvido e consolidado o processo de planeamento estratégico, de acordo com o modelo definido em 2012: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 98

99 Fig. 21 Modelo de planeamento e acompanhamento de atividade e desempenho organizacional Foram concretizadas as seguintes iniciativas:» Reuniões de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com o Conselho Diretivo e diretores, para assegurar quer o alinhamento estratégico e o planeamento e definição de prioridades de ação (CPO Estratégico), quer a monitorização, acompanhamento e revisão das atividades e desempenho organizacional (CPO Operacional);» Processo de reporte e monitorização de indicadores de desempenho organizacional, mensal, que inclui os objetivos e indicadores do QUAR, do Plano de Atividades e dos planos de ação internos das orgânicas, suportado na partilha de informação na intranet corporativa. desenvolvimento do balanced scorecard da organização Em 2014, no âmbito do PESPAP, foram definidas as linhas estratégicas e concretizados os objetivos e metas a três anos para cada uma das unidades de negócio, considerando os referenciais de benchmarking de best practices internacionais. Com base nos objetivos estratégicos e operacionais definidos no PESPAP, e atendendo aos recursos disponíveis previstos no orçamento para 2015, foi definido o plano de atividades e o portefólio de projetos a implementar. Foi desenvolvido o modelo de balanced scorecard da organização para monitorização das iniciativas do PESPAP e do plano de atividades de 2015, bem como para benchmarking de indicadores de processos e serviços. Prevê-se em 2015, a evolução do sistema de suporte ao balanced scorecard com a integração dos sistemas de monitorização do desempenho e de controlo da execução orçamental com a ferramenta de Entreprise Project Mangement (EPM) que suporta o PMO. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 99

100 forhum espap Em 2014, foi dada continuidade ao forhum espap Fórum de Organização e Recursos Humanos, com o objetivo de promover o envolvimento dos colaboradores e consolidar a cultura organizacional. O forhum reúne mensalmente e tem como objetivo ouvir os ecos da organização e acompanhar a sua implementação, assegurando a proximidade do Conselho Diretivo junto dos colaboradores. Nas reuniões do forhum são identificadas, pelos colaboradores, as principais questões críticas na organização, sendo propostas sugestões de melhoria e identificadas ações a implementar. O forhum é representativo de toda a espap, reunindo elementos de cada uma das orgânicas eleitos anualmente, por maioria de votos, por todos os colaboradores da equipa. Em 2014, as eleições para o forhum contaram com a participação de cerca de 55% dos colaboradores. No seguimento de cada reunião de forhum, os documentos de suporte às reuniões são produzidos e validados, por todos os membros, e publicados na intranet corporativa. O plano de implementação das ações identificadas é atualizado mensalmente, sendo igualmente disponibilizado na intranet. Em 2014, realizaram-se 9 reuniões de forhum. A 31 de dezembro de 2014, a taxa de realização do plano, face a todas as iniciativas identificadas desde o seu início em 2012, foi de 79%, correspondendo à implementação de 38 ações durante No final do ano existiam 31 ações em curso ou por iniciar. instrumentos de aferição da satisfação e motivação de colaboradores No âmbito da consolidação da cultura organizacional e no contexto de melhoria contínua da organização e da gestão das pessoas que a constituem, torna-se particularmente relevante a aferição da motivação, expetativas, perspetivas e satisfação dos colaboradores, com vista à identificação de ações a implementar que potenciem melhor desempenho e resultados. Foi realizado no final de 2014, o 2.º questionário anual de avaliação da satisfação dos colaboradores in espap de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar os planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho. A conceção, desenvolvimento e aplicação do questionário foram assegurados integralmente por equipas internas, tendo sido usado o modelo desenvolvido em 2013, estruturado nas dimensões consideradas com maior impacto na satisfação, motivação e desempenho dos colaboradores. Globalmente, os resultados do in espap foram positivos, com uma média de satisfação global de 3.4 (numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais positivo), e obteve uma taxa de participação de 57% do universo de colaboradores, apesar do contexto de elevada desmotivação na Administração Pública (informação detalhada no ponto do presente relatório). Os resultados foram discutidos em reunião com os membros do Conselho Diretivo, diretores e coordenadores, e divulgados a todos os colaboradores na 6ª reunião geral, a 13 de fevereiro de 2015, e publicados na intranet. A análise deste questionário permitiu identificar as principais áreas de melhoria, estando em curso a elaboração de um plano de ação, que irá contar com o envolvimento de toda a organização. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 100

101 desenvolvimento da liderança No âmbito da consolidação da cultura organizacional, o desenvolvimento pessoal e profissional dos dirigentes é considerado um dos fatores críticos de sucesso para o desempenho das equipas e da organização, essencial à obtenção dos resultados de negócio pretendidos. Com este objetivo, foi realizada a 2.ª edição do questionário anual de feedback a dirigentes, de modo a monitorizar a evolução de resultados e suportar os planos de ação que promovam o reforço positivo do desempenho. Este questionário abrangeu os dirigentes da espap diretores e coordenadores numa perspetiva 180º:» Autoperspetiva;» Perspetiva dos pares (demais dirigentes);» Perspetiva das respetivas equipas e outras equipas com as quais mantenha contacto funcional. Foi usado o modelo de questionário desenvolvido em 2013, estruturado nas dimensões consideradas essenciais para o desenvolvimento da liderança na organização, tendo a sua conceção, desenvolvimento e aplicação sido assegurados integralmente por equipas internas. Globalmente, os resultados do espap 180º foram positivos, com uma média de 3.81 (numa escala de 1-5, sendo 5 o valor mais elevado), realçando-se a elevada participação dos colaboradores, totalizando cerca de 650 respostas (informação detalhada no ponto do presente relatório). Os resultados individuais foram fornecidos a cada um dos dirigentes de modo a suportar os respetivos planos de desenvolvimento. programa de formação comportamental Com vista à prossecução da missão e atribuições da espap, torna-se essencial o desenvolvimento de uma cultura organizacional de excelência, suportada no desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores. O desenvolvimento de dirigentes e equipas apresenta como principais objetivos:» Consolidar a cultura organizacional da entidade, promovendo os seus valores fundamentais, nomeadamente, a criação de valor no serviço público, o profissionalismo e competência, a inovação e mudança contínuos, bem como a responsabilidade social e sustentabilidade;» Desenvolver o potencial de liderança e talento na organização, fomentando o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores. A aposta no desenvolvimento de competências comportamentais é um aspeto crítico na criação de capacidades que, de modo integrado e transversal às áreas de serviço e de suporte da organização, permitam conduzir a um desempenho superior, orientado aos resultados de negócio pretendidos. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 101

102 Em 2014, foi concluído um programa de desenvolvimento de competências comportamentais para dirigentes e equipas, iniciado no final de 2013, com as seguintes componentes:» Dirigentes workshops de desenvolvimento orientados aos temas prioritários identificados nos instrumentos in espap e espap 180º, bem como às necessidades identificadas pelos dirigentes, para além da criação de uma linguagem comum e transversal à organização;» Equipas programa de desenvolvimento de equipas visando a criação de uma linguagem comum e transversal à organização, bem como a promoção e consolidação das atitudes, práticas e comportamentos inerentes à cultura espap. Este programa foi dirigido aos dirigentes e colaboradores de equipas da espap e decorreu em três fases: dezembro de 2013, março e dezembro de A participação neste programa foi de 100% dos dirigentes (com 4 dias de formação em sala) e de 77% dos colaboradores de equipas (com 1 dia de formação em sala). Os participantes foram convidados a preencher um questionário de feedback tendo sido obtidos excelentes resultados de satisfação global, com uma média de 8.7 (numa escala de 1-10, em que 10 é o valor mais elevado), sendo 8.5 o resultado obtido nas equipas e 8.8 no grupo de dirigentes da espap. responsabilidade social e sustentabilidade A responsabilidade social e sustentabilidade é um dos valores da organização, que continua a assumir uma enorme relevância face ao atual contexto socioeconómico do país. Em 2014, a espap, com o contributo dos colaboradores, deu continuidade às iniciativas de apoio à comunidade, nomeadamente:» Realização de ações de dádiva de sangue em parceria com o Instituto do Sangue e da Transplantação, I. P.;» Recolha de tampas de garrafas plásticas, para apoio ao financiamento de tratamentos médicos especializados para crianças;» Recolha de géneros alimentares e de artigos de higiene e vestuário para bebés, para oferta a instituições de apoio a famílias carenciadas;» Campanha de reciclagem de plástico e papel, através de contentores específicos disponibilizados no edifício;» Divulgação de contactos e iniciativas diversas no âmbito da intervenção social, na intranet corporativa;» Realização da 2.ª edição do dia da família espap, no qual os filhos dos colaboradores conhecem a espap, o local de trabalho dos pais e o seu contributo para o país, podendo ainda participar em atividades recreativas de desenho e pintura. Esta iniciativa obteve um grau de satisfação de 3.3 (numa escala de 1-4, sendo 4 o valor máximo), prevendo-se nova edição em 2015;» Criação da horta comunitária, iniciativa que surgiu a partir de uma sugestão apresentada no forhum espap. Resulta de uma ação voluntária dos colaboradores visando o aproveitamento dos espaços verdes circundantes do edifício para o cultivo de espécies alimentares. Em 2014, concretizaram-se os trabalhos de criação e manutenção de um jardim aromático e de uma horta biológica, tendo sido realizadas as primeiras colheitas sazonais. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 102

103 comunicação comunicação interna Na espap, a comunicação interna assume um papel essencial no alinhamento e desenvolvimento da organização, assegurando a proximidade e constante articulação entre o Conselho Diretivo, os dirigentes e as equipas. Neste âmbito, foram realizadas diferentes ações de comunicação interna, privilegiando-se a comunicação presencial, como as reuniões gerais (RGE) com todos os colaboradores. Sintetizam-se as principais iniciativas desenvolvidas em 2014: RGE Reuniões Gerais espap» 3.ª RGE , onde foram apresentados os principais projetos e iniciativas para 2014, por unidade orgânica, e divulgados os resultados do 1.º inquérito de satisfação a colaboradores - in espap 2013.» 4.ª RGE , contou com a abertura do Secretário de Estado da Administração Pública, José Leite Martins. Teve ainda a participação de especialistas convidados, que apresentaram casos práticos nacionais e internacionais de best practices em serviços partilhados na Administração Pública.» 5.ª RGE , onde a abertura foi realizada pela Secretária de Estado do Tesouro, Isabel Castelo Branco. Nesta reunião foi apresentado o Plano Estratégico de Serviços Partilhados para a Administração Pública (PESPAP), para o triénio 2015 a Na 5.ª reunião geral foi ainda realizada uma atividade de envolvimento dos colaboradores, designada por Atitude espap, na qual todos os colaboradores selecionaram uma palavra que definisse a sua atitude na espap. Em resultado desta iniciativa criou-se a nuvem de palavras que define a atitude espap e que está exposta no átrio do edifício. As três reuniões foram avaliadas positivamente pelos participantes, tendo-se obtido um grau médio de satisfação de 2,8 (numa escala de 1-4, sendo 4 o valor mais elevado). i@espap intranet corporativa A intranet corporativa é um dos principais meios de comunicação interna massificada, através do qual se promove a divulgação da informação e atividades institucionais relevantes, bem como os aspetos de utilidade funcional para equipas e colaboradores. A intranet tem uma atualização diária de conteúdos de interesse para os colaboradores (em 2014, foram publicadas mais de 210 notícias) e registou, em 2014, um grande acréscimo nas audiências, com uma média de cerca de 200 visitas/dia. Foi realizado, em 2014, um questionário para aferir o grau de satisfação com a intranet, tendo-se obtido um resultado de 3,0 (numa escala de 1-4, sendo 4 o valor mais elevado). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 103

104 Ainda em 2014, foi iniciado o projeto de implementação da nova versão que, para além da evolução da plataforma tecnológica, tem como principais objetivos:» Potenciar uma learning organization, através da introdução de funcionalidades colaborativas e de áreas de trabalho partilhadas;» Apresentar ao colaborador os processos, tarefas ou notificações pendentes nos sistemas internos da organização;» Criar sinergias de informação, pela integração de sistemas da espap;» Melhorar a usabilidade e acessibilidade da intranet;» Permitir a automatização de processos internos;» Substituir os shares de rede pessoais;» Descontinuar intranets das ex-entidades. Em 2015 será concluída a definição de requisitos e lançado o procedimento para contratação de serviços de consultadoria para o desenvolvimento do software de suporte à nova intranet comunicação externa Em 2014 deu-se especial relevância à comunicação externa, de forma a garantir a visibilidade e o reconhecimento da atividade desenvolvida pela espap. Foram realizadas várias iniciativas de sensibilização e mobilização dos stakeholders para o projeto dos serviços partilhados da Administração Pública portuguesa, destacando-se as seguintes: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 104

105 site institucional Fig. 22 Homepage do site institucional O novo site institucional foi lançado em julho de 2014, com um look&feel inovador e profissional e novas funcionalidades potenciadoras da usabilidade. O site evoluiu ainda ao nível dos conteúdos, permitindo a descontinuação dos sites das entidades extintas que constituíram a espap. O site institucional é o espaço online privilegiado para comunicação com os stakeholders externos, através do qual se pretende divulgar a espap e promover os seus serviços e soluções, bem como consolidar a consistência da marca espap. O site é atualizado diariamente, com publicação de notícias (cerca de 100 notícias em 2014) e divulgação de informação relevante da atividade da espap, e tem uma audiência de cerca de 4,000 pageviews por dia. newsletter espap Em 2014 foi lançada a newsletter espap, dirigida a todos os stakeholders com o objetivo de divulgar a atividade da espap e promover os seus serviços. Trata-se de uma publicação mensal onde, para além do destaque das notícias recentes mais relevantes, é apresentado um colaborador da espap, divulga-se um testemunho de um stakeholder externo, a agenda dos principais eventos e as publicações na imprensa sobre a espap. Todas as edições da newsletter são disponibilizadas no site institucional. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 105

106 conferência anual de serviços partilhados e compras públicas A espap realizou, no dia 26 de novembro, a primeira Conferência Anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas, que reuniu mais de 1,200 representantes de todos os setores da Administração Pública Portuguesa (Central, Local, Escolas, Universidades, Hospitais) e de vários setores privados. Neste evento, estiveram em debate as melhores práticas nacionais e internacionais nos domínios dos serviços partilhados, apresentadas por especialistas convidados. Foram também apresentados projetos em curso relevantes nas áreas das compras públicas, finanças públicas, recursos humanos e tecnologias de informação no setor público português. Esta iniciativa teve como objetivos:» Dar a conhecer a espap e a sua estratégica de atuação;» Divulgar os serviços partilhados prestados pela espap na Administração Pública portuguesa;» Promover as melhores práticas em serviços partilhados e compras públicas;» Mobilizar os vários atores para a jornada da implementação de serviços partilhados no setor público em Portugal. Esta iniciativa foi avaliada muito positivamente pelos participantes, obtendo um resultado médio de satisfação global de 4.0, numa escala de 1 a 5, sendo 5 o valor mais elevado. marca e imagem Em 2014, foi dada continuidade ao programa de rebranding dos produtos e aplicações da espap, tendo-se desenvolvido a nova imagem para a maioria das soluções aplicacionais, estando já implementada para o GeRHuP, PECP, SRVI e SAC. A nova imagem já desenvolvida para o serviço espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 106

107 de cloud e para as soluções GeRFiP, CNCP e GeADAP (parcialmente), será implementada com a entrada em produção das novas versões destas aplicações, em publicidade institucional No âmbito dos artigos 10.º e 11.º da Resolução do Conselho de Ministros n.º 47/2010, de 25 de junho, conjugada com o disposto na Portaria n.º 1297/2010, de 21 de dezembro, os institutos públicos devem incluir, no relatório de atividades anual, informação sobre as iniciativas de publicidade institucional. A espap procedeu à publicitação de anúncios, no cumprimento das atribuições e desenvolvimento da atividade, referentes às consultas públicas lançadas no âmbito dos trabalhos preparatórios de lançamento de procedimentos concursais para celebração de acordos quadro ou referentes a procedimentos de recrutamento. O montante anual global, por órgão de comunicação social, foi o seguinte: Designação do órgão de comunicação social Montante global anual pago Tipo de Meio GLOBAL NOTÍCIAS PUBLICAÇÕES, S.A. 1, Imprensa IMPRESA PUBLISHING, S.A. 5, Imprensa INCM - IMPRENSA NACIONAL CASA DA MOEDA, S.A. 8, Imprensa S.T. & S.F. - SOC. DE PUBLICAÇÕES, LDA. 3, Imprensa EDISPORT, S.A. 1, Imprensa Total Anual 20, Qua. 21 Investimento em publicidade institucional 2014 Para efeitos do disposto no Decreto-Lei n.º 231/2004, de 13 de dezembro, a espap não realizou ações de publicidade institucional de valor superior a 15, euros por trimestre, no ano de administração geral, gestão financeira e recursos humanos No âmbito da administração geral, gestão financeira e de recursos humanos, destacam-se as seguintes atividades:» Otimização dos processos de gestão financeira e de gestão de recursos humanos, suportados no GeRFiP e GeRHuP;» Promoção do desenvolvimento de capacidades nas equipas, visando um melhor desempenho organizacional;» Desenvolvimento e consolidação do modelo de custeio, visando a sua expansão a toda a organização;» Elaboração do manual do Sistema de Controlo Interno (SCI), tendo sido desenhados 6 macroprocessos e respetivos processos e subprocessos;» Conclusão do programa de reabilitação do edifício;» Lançamento do concurso público de aquisição de serviços de higiene, segurança e saúde no trabalho. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 107

108 gestão financeira Durante o ano de 2014, foram melhorados os mecanismos de gestão financeira e controlo de gestão, designadamente em matérias de execução orçamental e de gestão de contratos, sendo disponibilizados às áreas a informação mensal sobre a execução do seu orçamento e a execução dos contratos que têm sob a sua responsabilidade. gestão de recursos humanos Em 2014, foi operacionalizado o processo de gestão de férias no GeRHuP contemplando a marcação de férias e a gestão de alterações do mapa de férias. Esta iniciativa permitiu, por um lado, a desmaterialização do processo na espap e, por outro, a identificação de melhorias ao processo que vai ser expandido à Administração Pública. No que respeita às iniciativas de desenvolvimento de capacidades dos trabalhadores e equipas, foram ministradas 8,693 horas de formação com 787 participações em 92 ações de formação, durante o ano de Cerca de 91% dos colaboradores da espap (278 pessoas) participaram em, pelo menos, uma ação de formação. Mais informação relativa à área de recursos humanos pode ser consultada no Balanço Social, disponível no anexo 1 ao presente relatório. modelo de custeio No âmbito do modelo de custeio destacam-se as seguintes atividades:» Revisão da ferramenta de suporte à operacionalização e manutenção do modelo de custeio, com vista à sua simplificação e otimização de resultados;» Revisão do modelo de custeio TIC, permitindo aferir resultados da área com maior aderência à realidade;» Inicio dos trabalhos de expansão do modelo de custeio à DSPF. manual do sistema de controlo interno Sendo um instrumento fundamental na gestão das organizações, foi elaborada, em articulação com a DGCSI, a 1.ª versão do manual do Sistema de Controlo Interno (SCI), para aprovação pelo Conselho Diretivo, tendo-se definido e desenhado os seguintes processos:» Macroprocesso de emissão e cobrança de receita:» Processo de gestão de emissão de receita:» Subprocesso do âmbito de receita dos AQ;» Subprocesso do âmbito de receita para contratos de prestação de serviços;» Subprocesso do âmbito de receita emanado e disposições legais.» Processo de gestão do recebimento; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 108

109 » Processo de gestão de cobrança por incumprimento:» Subprocesso de interpelação a devedor;» Subprocesso de sanção em AQ ou prestação de serviços;» Subprocesso de ações judiciais.» Macroprocesso de tesouraria:» Processo de gestão do fundo de maneio:» Subprocesso de constituição e utilização;» Subprocesso de reconstituição e reposição;» Processo de recebimentos (incluído no macroprocesso de emissão e cobrança de receita);» Processo de pagamentos.» Macroprocesso de gestão do património:» Processo de aquisição e registo;» Processo de transferência interna;» Processo de abate de património;» Processo de controlo e conferência física.» Macroprocesso de aprovação de documentos contabilísticos:» Processo de Receção e Registo de Documentos Contabilísticos;» Processo de Validação de Documentos Contabilísticos.» Macroprocesso de custos com pessoal:» Processo de gestão de trabalho suplementar:» Subprocesso de autorização de trabalho suplementar;» Subprocesso de controlo e processamento de trabalho suplementar.» Processo de requisição de veículos de serviço;» Macroprocesso de gestão de existências em armazém:» Processo de aquisição de existências para armazém;» Processo de controlo de existências em armazém;» Processo de regularização de existências em armazém. programa de reabilitação do edifício Dando sequência ao trabalho anteriormente desenvolvido que, em 2013, se consubstanciou na concentração de toda a atividade no edifício da espap e que permitiu gerar poupanças anuais superiores a 500,000.00, em 2014, foi dada prioridade a duas importantes empreitadas de reabilitação:» A reformulação do layout interno, adequando-o à nova realidade da espap, permitindo por um lado, uma melhor organização das equipas, tendo em conta as suas necessidades funcionais, e por outro, aumentar o número de postos de trabalho possíveis no edifício. Corrigiu-se ainda algumas patologias do edifício, como a substituição da lã de rocha não encapsulada que ainda espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 109

110 existia sobre os tetos falsos, por forma a melhorar a qualidade do ar e as condições de trabalho dos colaboradores e adaptou-se uma instalação sanitária para cidadãos com necessidades especiais no 4.º piso do edifício novo, garantindo melhores condições de trabalho para essas pessoas e melhorando o cumprimento das regras de acessibilidade do edifício;» A reformulação dos acessos exteriores às instalações, que permitiu eliminar um posto de controlo de um dos acessos ao edifício, evitando um custo anual de aproximadamente 70,000.00, mantendo, ainda assim, um nível de controlo de acessos adequado à atividade da espap apoio jurídico Destacam-se as seguintes iniciativas, desenvolvidas em 2014:» Aprovação e revisão do regulamento interno, que define as orientações, princípios e regras a observar na organização e funcionamento da entidade;» Conclusão das propostas de revisão dos novos regimes jurídicos do SNCP e do PVE, em articulação com as respetivas áreas de negócio;» Avaliação dos instrumentos jurídicos de suporte à organização, de modo a melhorar a gestão e otimizar o desempenho das orgânicas;» Apoio à Direção de Compras Públicas na elaboração das peças jurídicas para celebração de novos acordos quadro;» Implementação do programa de formação interna em contratação pública ( Vamos às compras ), dirigida às várias unidades de negócio;» Colaboração com a direção de compras públicas na realização de ações de formação dirigidas às escolas;» Partilha de informação de legislação relevante para a atividade da espap, através da sua publicação nos alertas jurídicos da intranet corporativa;» Criação de uma base de dados de jurisprudência, relativa à celebração de acordos quadro, para melhoria da qualidade e produtividade da atividade do gabinete jurídico, na análise e tratamento dos pedidos;» Resposta a 363 pedidos de apoio por parte das unidades orgânicas e do Conselho Diretivo nos diversos domínios (recursos humanos, logística, dados pessoais, regimes jurídicos do SNCP e do PVE, serviços partilhados de finanças, contratação pública) e condução de 92 procedimentos de aquisição. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 110

111 4.1.7 relações externas e cooperação No âmbito das relações externas e cooperação, a espap intensificou, em 2014, a sua participação em diversas iniciativas de partilha de conhecimento e colaborado em diversos projetos e estudos, destacando-se as seguintes iniciativas:» Participação no grupo de trabalho, promovido pela Comissão Europeia, que acompanha os desenvolvimentos em matéria de compras públicas eletrónicas (working group on electronic public procurement), na 27.ª reunião que decorreu em maio em Bruxelas;» Integração no grupo de trabalho Multi-Stakeholder Expert Group on eprocurement (EXEP), que consiste num grupo de peritos que tem por objetivo dar apoio aos estados membros e à Comissão Europeia na implementação das novas diretivas relativas à contratação pública eletrónica;» Participação, desde 2013, no grupo de trabalho Cloud for Europe, integrado no programa de investigação e inovação FP7 promovido pela Comissão Europeia, que acompanha os desenvolvimentos relacionados com a Cloud Governamental. A espap participou nas seguintes reuniões do grupo de trabalho:» Assembleia geral, março, Haia;» Consulta Pública, que envolveu a apresentação e discussão do projeto a operadores económicos, na reunião de procurers, março e abril, Amesterdão;» Reunião de procurers, abril, Berlim;» Reunião de procurers a assembleia geral do consórcio, julho, Bratíslava;» Reunião de procurers a assembleia geral do consórcio, outubro, Roma;» Participação no seminário Fostering cloud computing in Europe and Latin America realizado em Santiago (Chile) e organizado pela ECLAC/DG Connect, na sequência do convite da DG Communications Networks, Content and Technology da Comissão Europeia endereçado à espap para a apresentação, no evento, do projeto Cloud for Europe;» Participação nos encontros da rede de centrais de compras europeias (European Conference on e-public Procurement), que tiveram lugar em Lisboa, no mês de maio, e em Reiquejavique (Islândia), em outubro. Neste último, a espap moderou o grupo de trabalho sobre e-procurement, onde partilhou o modelo português;» Receção de comitiva de dirigentes do Governo da República Popular de Angola. Este encontro teve como objetivos a partilha de experiências no âmbito dos Serviços Partilhados e das Compras Públicas e o reforço da cooperação estratégica e operacional entre Portugal e Angola;» Visita de delegações governamentais do Brasil, Coreia do Sul e Guiné Bissau, para partilha do modelo português de Serviços Partilhados e de Compras Públicas da Administração;» Participação na jornada Compra Pública Innovadora, promovida pelo Eixo Atlântico do Noroeste Peninsular e o Consórcio da Zona Franca de Vigo. Nesta iniciativa, que ocorreu em Vigo no mês de setembro, a espap partilhou a sua experiência no desenvolvimento de uma estratégia inovadora na área das Compras Públicas;» Participação na delegação que representou Portugal na 1.ª reunião das equipas do programa e- Certis (1st Meeting of e-certis National Editorial Teams), que ocorreu em novembro, em Bruxelas. O e-certis (ecertificates information mechanism) consiste num sistema de informação, em formado de base de dados, que ajuda os operadores económicos a identificar os diferentes espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 111

112 certificados e declarações que são normalmente pedidos nos procedimentos concursais nos países membros da EU;» Participação no 1º Congresso Internacional de Compras Públicas de Cabo Verde, que decorreu em novembro. Este evento foi organizado pela Agência Reguladora das Aquisições Públicas (ARAP), com a qual a espap celebrou um protocolo de colaboração conjuntamente com a Universidade do Minho e a Universidade de Cabo Verde;» Participação no encontro internacional Compras Sustentáveis: um desafio para a Administração Pública, integrado no projeto Building SPP - Capacity Building in Sustainable Public Procurement;» Participação nas reuniões de follow up promovidos pelo Green Public Procurement Office (GPP) da Directorate-General for the Environment (DG Environment) da Comissão Europeia;» Integração no Comité Técnico da Agenda Digital Portugal, coordenado pelo IAPMEI. A Agenda Digital para a Europa é uma das sete iniciativas emblemáticas da estratégia Europa 2020, que visa definir o importante papel das Tecnologias de Informação e de Comunicação (TIC) para uma estratégia de sucesso;» Participação no 3º Congresso Compras Públicas, promovido pela Gatewit, com uma apresentação subordinada ao tema Compras públicas: oportunidades e desafios ;» Participação na conferência Administração Pública Eletrónica O que falta fazer?, promovida pela APDSI, com uma intervenção sobre gestão dos recursos do Estado;» Participação na conferência Cloud Summit 2014, organizada pela APDC, com a apresentação do caso da espap;» Ministração de formação em contratação pública a diretores de escolas e representantes da DGEstE. Neste ciclo de formação os principais tema abordados formam: o Código dos Contratos Públicos, a condução de procedimentos de ao abrigo de acordos quadro e a utilização da plataforma eletrónica de contratação disponibilizada às entidades do SNCP;» Participação na conferência BPM Lisbon 2014, com intervenção no painel 'Como promover a adoção de práticas estratégicas de BPM na AP' e apresentação do 'Caso espap BPM: uma estratégia de extensão aos sistemas ERP para maior agilidade';» Participação no evento anual da Q-DAY Decidir Melhor, evento anual da Quidgest que reúne diversos stakeholders da Administração Pública e da área das TIC;» Colaboração no ciclo seminários, organizados pela APMEP (Associação Portuguesa dos Mercados Públicos) e OPET (Observatório de Prospetiva de Engenharia e da Tecnologia) sobre Os Desafios da Transposição das Diretivas dos Contratos Públicos. Diversas sessões, que decorreram entre setembro e dezembro, foram realizadas no auditório da espap e contaram com a participação de representantes da espap;» Colaboração com a Associação Portuguesa de Portos no domínio de atuação das Compras Públicas;» Participação na cimeira Grand Coalition Summit ; com intervenção no painel sobre a Agenda Digital;» Participação na Conferência As Normas Permitem Competir em Igualdade de Circunstâncias, promovida pelo IPQ (Instituto Português da Qualidade) no Dia Mundial da Normalização, com uma intervenção sobre a Importância da Normalização nas Compras Públicas ;» Participação no evento IDC Directions 2014, que abordou o tema da Inovação e Transformação do Negócio na 3ª Plataforma Tecnológica ; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 112

113 » Organização de reunião de trabalho com as áreas metropolitanas e comunidades intermunicipais, com o objetivo de partilhar experiências e boas práticas na área dos Serviços Partilhados e Compras Publicas;» Participação no 24.º Congresso da Comunicações, promovido pela APDC, sobre Business Trends;» Intervenção no seminário Compras Públicas na Saúde Nova Dimensão, organizado pelos Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS);» Participação na VIII Conferência Internacional de Gestão de Projetos, promovida pelo PMI Portugal Chapter; com duas intervenções: Inteligência competitiva - uma solução estratégica e Não há nada mais inteligente que o exercício da partilha ;» Promoção de reuniões de trabalho com as Universidades e Institutos Politécnicos, visando a partilha de informação e conhecimento sobre as áreas de Serviços Partilhados e Compras Públicas, bem como preparar futuras ações de cooperação;» Participação na 11.ª Conferência Anual da itsmf Portugal, subordinada ao tema O contributo das TIC como motor de inovação e competitividade na economia';» Colaboração no 8º Congresso Nacional de Contratação Pública Eletrónica promovido pela APMEP (Associação Portuguesa dos Mercados Públicos) e pelo OPET (Observatório de Prospetiva de Engenharia e da Tecnologia);» Dinamização da conferência A Inteligência Competitiva de uma Sociedade Aberta, com a organização da CIIWA - Associação para a Inteligência Competitiva;» Participação na Conferencia Semana do Gestor de Projeto promovida pela APOGEP, com uma intervenção sobre A gestão de Projetos na Administração Pública A visão de um PMO. Com o objetivo de dar seguimento à estratégia da partilha das melhores práticas na área dos serviços partilhados, a espap está a dinamizar, em 2015, várias iniciativas no âmbito do espap Lab, uma plataforma colaborativa de partilha de conhecimento, constituída por três tipos de iniciativas: workshops temáticos, visitas de benchmarking e demonstrações de soluções no âmbito dos serviços partilhados e compras públicas. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 113

114 4.2 execução do plano de atividades O plano de atividades da espap apresenta uma taxa de execução global de 83%, considerando integralmente as medidas planeadas, após revisão do Plano de Atividades aprovado. Plano de Atividades 2014 Objetivo estratégico Plano revisto em julho Taxa de realização OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados 81% OE2. Contribuir para a redução da despesa pública 56% OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço 81% OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas 97% Taxa de realização global 1) 83% 1) Taxa de realização considerada para todos os indicadores e atividades monitorizadas, com ponderação idêntica. A taxa de execução dos indicadores do plano de atividades é calculada pela relação direta entre o valor realizado e o planeado, exceto para indicadores em QUAR, cujo cálculo é efetuado de acordo com as orientações técnicas do Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços. Fig. 23 Plano de Atividades 2014 taxa de execução global Em seguida, apresentam-se os resultados da execução do plano de atividades de 2014, decorrentes da monitorização a 31 de dezembro. Nesta monitorização, não foram refletidas atividades realizadas extra plano, anteriormente referidas (ponto 4.1 do presente relatório, no qual se apresenta a síntese por área de atividade) objetivo estratégico 1 aumentar a eficácia dos serviços prestados OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivo Operacional OO01. Expandir os Serviços Partilhados na Administração Pública OO01 Indicador Meta Resultado Execução Observações OE1.OO01.01 N.º serviços na AP implementados em Serviços Partilhados de Finanças/GeRFiP (QUAR) OE1.OO01.02 N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH/GeRHuP (QUAR) No âmbito da expansão dos Serviços No âmbito da expansão dos Serviços % Partilhados de Finanças/GeRFiP na AP implementaram-se mais 38 novas entidades desde 1 de janeiro de 2014 O número de trabalhadores com vencimentos processados, desde janeiro, tem vindo a diminuir face às saídas temporárias ou definitivas de trabalhadores dos organismos clientes do GeRHuP, correspondendo a uma % saída média mensal de 13 trabalhadores, muito embora se tenha registado a entrada de uma nova entidade no GeRHuP a partir de setembro, a Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial (UTAM). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 114

115 OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivo Operacional OO01 Indicador Meta Resultado Execução Observações OE1.OO01.03 Implementação do GeRHuP roll out para Ministério das Finanças AT (data) Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. Dada a dependência de outros projetos e da necessidade de ND ND ND resolução dos pontos em aberto entre a AT e a espap, que se encontram em análise pelo gabinete do SEAP, a conclusão desta iniciativa foi adiada para OO01 OO02. Expandir a oferta de Serviços Partilhados de Finanças OO02. OO03. Expandir a oferta de Serviços Partilhados de Recursos Humanos OO03. OO03. OE1.OO01.04 Disponibilização do GeRHuP roll out para trabalhadores em requalificação (ex-sme Sistema de Mobilidade Especial) (data) OE1.OO02.01 Evolução do GeRFiP Integração com compras públicas / e- procurement OE1.OO02.02 Evolução do GeRFiP Business Analytics OE1.OO03.01 GeRHuP BE Fase 1 - Lote 1 Gestão administrativa e vencimentos Aceitação Provisória OE1.OO03.02 GeRHuP BE Fase 1 - Lote 2 Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário Aceitação Provisória OE1.OO03.03 GeRHuP BE Fase 1 - Lote 3 Gestão de deslocações Aceitação Provisória Foi possível migrar os trabalhadores em requalificação de funções da SGMF para o INA, e preparar o GeRHuP com as condições Concluído 100% necessárias à migração dos restantes trabalhadores em requalificação de funções, o que se prevê que venha a acontecer no decorrer de A dependência deste projeto em relação ao GeRFiP 3.0 tem motivado o atraso no início de algumas das suas Em Curso 43% atividades. Em curso a fase de aprovação de alguns Business BluePrint (BBP) e o desenvolvimento dos já aprovados. A empresa contratada (PT) manifestou dificuldades em afetar uma equipa ao projeto e desde o início que se verifica um claro subdimensionamento da Em Curso 5% mesma. Neste momento, está fechado e acordado o âmbito do projeto com a empresa, aguardando-se o respetivo plano de projeto Em Curso 90% Durante o ano de 2014 verificaram-se diversas alterações do prazo de execução das tarefas de conclusão do desenvolvimento do GeRHuP, que se justificam essencialmente por:» Crescente complexidade das tarefas objeto do contrato GeRHuP; Em Curso 90%» Dimensão e impacto das alterações legislativas e organizativas levadas a cabo durante a execução deste contrato;» Declarações de inconstitucionalidade por parte do Tribunal Constitucional. A solução GeRHuP ainda não se encontra totalmente concluída e, consequentemente, formalmente aceite. Contudo, já está em utilização, de forma parcelar, por forma a minimizar os atrasos ocorridos, desde Em Curso 90% 8 de outubro de 2012 e implementada, atualmente, em 20 entidades (incluindo os gabinetes governamentais) do Ministério das Finanças. Estima-se que a solução possa brevemente estar em condições de roll out massivo e, dessa forma, cumprir o seu principal desiderato. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 115

116 OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações O contrato de implementação do GeRHuP encontra-se em revisão pelas partes, assim como o programa de trabalhos que formaliza a conclusão do piloto do GeRHuP no Ministério das Finanças. OO03. OO03. OO03. OE1.OO03.04 Implementação do GeRHuP back-end Fase 2 Gestão de talentos (data) OE1.OO03.05 Implementação do GeRHuP back-end Fase 3 Gestão estratégica (data) OE1.OO03.06 N.º de processos prioritários implementados no GeRHuP front-end Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. No âmbito da celebração da adenda ao contrato em vigor entre a espap e o ACE SAP Novabase, reconhece-se que o interesse público da célere execução do contrato e à extensão da solução GeRHuP a toda a ND ND ND Administração Pública determina a eliminação das fases 2 e 3. A justificação desta decisão é reforçada pelo facto de que, durante o decurso de vigência do contrato, o Estado veio a encontrar soluções alternativas que dão resposta ao objeto destas fases eliminadas. Indicador anulado na revisão do plano de Atividades. No âmbito da celebração da adenda ao contrato em vigor entre a espap e o ACE SAP Novabase, reconhece-se que o interesse público da célere execução do contrato e à extensão da Solução GeRHuP a toda a ND ND ND Administração Pública determina a eliminação das fases 2 e 3. A justificação desta decisão é reforçada pelo facto de que, durante o decurso de vigência do contrato, o Estado veio a encontrar soluções alternativas que dão resposta ao objeto destas fases eliminadas. Foram concluídos os processos: RH03FR03 - Definir plano de férias anual e RH03FR04 - Alterar plano de férias assim como a uma nova área de % decisor no portal. Os restantes processos foram desenvolvidos mas não entraram em produção até final do ano. OO03. OO04. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) OE1.OO03.07 Implementação do GeADAP SIADAP 2/3 Evolução para avaliação das carreiras especiais médica e de enfermagem OE1.OO04.01 N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso público) (QUAR) Procedeu-se à evolução do GeADAP, de forma faseada e priorizada, de modo a permitir avaliação de Concluído 100% desempenho dos trabalhadores das carreiras especiais médica e de enfermagem, com efeitos ao ano avaliativo em curso. AQ: % No final de 2014, estavam em vigor 10 AQ, tendo sido lançados os concursos públicos para a celebração de 5 novos - AQ-PECON Papel e economato, lançado em ; - AQ-SMIE Manutenção de instalações de elevação, lançado em espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 116

117 OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivo Operacional OO04. OO04. OO04. OO04. OO04. Indicador Meta Resultado Execução Observações OE1.OO04.02 % Redução do n.º de pedidos de exceção a AQ's (QUAR) OE1.OO04.03 Promoção da aprovação da proposta de revisão do regime jurídico do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) (DL n.º 37/2007, 19, de fevereiro) OE1.OO04.04 N.º entidades voluntárias aderentes ao SNCP OE1.OO04.05 Implementação de plano de divulgação Roadshows dos AQ OE1.OO04.06 Participação no projeto C4E Cloud for Europe ; - AQ-MOB Mobiliário, lançado em ; - AQ-EI Aquisição e aluguer operacional de equipamento informático, lançado em ; - AQ-SITIC Infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação (TIC), lançado em Indicador condicionado, desde o QUAR inicial, à aprovação da proposta de revisão do Decreto-Lei n.º 37/2007, ND ND ND de 19/02 (flexibilização de compras até ao montante de ), que não ocorreu. Neste contexto, o indicador não pôde ser considerado Em Curso 90% Reajustamentos efetuados à proposta de Decreto-Lei, em análise pelas entidades. Em 2014, a espap continuou a aposta na expansão e aumento da abrangência do SNCP, pelo alargamento do universo de entidades % que o integram de forma voluntária, registando-se no final do ano um total de 578 entidades voluntárias aderentes (mais 10% do que o registado em 2013) Não iniciado O plano de divulgação foi apenas iniciado em 2015, dada a necessidade 0% de alocação de recursos a projetos prioritários em Projeto a decorrer conforme previsto. Foi lançado concurso, a 15 de dezembro, para os três lotes do Pre Em Curso 100% Commercial Procurement. As iniciativas planeadas para 2014 foram concluídas. OO05. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) OE1.OO05.01 % redução de frota PVE (exclui inventariação de veículos anteriormente existentes) (QUAR) Em 2014, a taxa de redução de frota foi de 1,2% face a 2013, atendendo a que a frota passou de veículos 1,0% 1,2% 125% para e considerando a exclusão de 38 veículos já existentes na frota. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 117

118 OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações OO05. OE1.OO05.02 N.º veículos abatidos no PVE (QUAR) % Apesar do indicador ter sido revisto em alta, foram concretizados mais abates do que estavam previstos. OO05. OO05. OO05. OO06. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção OO07. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações OO08. Desenvolver o modelo de relacionamento com o cliente OO09. Assegurar a satisfação do cliente cumprimento de níveis de OE1.OO05.03 Implementação de programa piloto de centralização da gestão de frota para veículos ligeiros do PVE (não contempla contratos de AOV) OE1.OO05.04 Promoção da aprovação da proposta de revisão do regime jurídico do PVE (DL 170/2008, 26/08, e restante legislação conexa) OE1.OO05.05 Proposta de revisão da legislação de veículos apreendidos em processo crime OE1.OO06.01 % Disponibilidade dos principais sistemas em produção (QUAR) OE1.OO07.01 N.º centros de dados consolidados na espap (QUAR) OE1.OO08.01 Implementação do Modelo de Relacionamento com o cliente espap: contratualização de serviços, processos de emissão de receita, inquéritos de satisfação, sugestões e reclamações Não iniciado O programa foi suspenso por ausência 0% de recursos. Concluído. Proposta de diploma Concluído 100% enviada para a tutela em 30/10/ Não iniciado O atual regime colide com a Lei n.º 45/2011 do Ministério da Justiça 0% (conforme parecer do GAJ). Esta nota foi enviada na proposta de diploma com o novo RJPVE. Do universo considerado dos principais sistemas de informação, o sistema SIGO contribuiu negativamente para o resultado final, nomeadamente com o resultado de disponibilidade inferior a 98% nos 99,8% 99,58% 99,8% meses de janeiro e fevereiro. Após esse resultado, não foi possível recuperar os valores para a meta global definida. O objetivo teria sido alcançado caso se tivesse excluído o SIGO do universo de análise. Foi concluída a centralização dos CPD % da IGF, SSAP, SGMF e GPEARI. OE1.OO09.01 % Cumprimento de níveis de serviço estabelecidos com base numa lista e indicadores níveis de Os processos relativos à ISO foram concluídos em dezembro. Os processos de inquérito de satisfação foram iniciados, mas o seu lançamento não ocorreu em 2014, por opção das unidades de negócio que consideraram que seria mais Em Curso 71% adequado o seu lançamento em No caso dos serviços cloud foram realizados trabalhos preparatórios. Fica em agenda para 2015 a articulação da prestação deste novo serviço com o modelo de governance da rsptic. Cumprimento da meta revista para 85%. 85% 85,9% 100% O valor acumulado obtido no ano de 2014 foi de 85,9%, tendo a distribuição por trimestre sido a seguinte: espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 118

119 OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados Objetivo Operacional serviço OO09. OO09. OO10. Desenvolver o Centro de Contacto OO11. Desenvolver o modelo de pricing dos serviços espap Legenda: Execução superior a 100% Execução de 90 a 99% Execução inferior a 90% Indicador Meta Resultado Execução Observações serviços do catálogo de serviços espap, selecionados para monitorização OE1.OO09.02 % de Cumprimento dos níveis de serviço do Centro de Contacto (âmbito: tempo de espera para o atendimento; % de chamadas atendidas até aos 30 seg; % de chamadas atendidas) OE1.OO09.03 % Cumprimento de níveis de serviço TIC (serviços certificados ISO 20000) OE1.OO10.01 Integração de serviços adicionais no Centro de Contacto (Compras Públicas e Veículos do Estado) OE1.OO11.01 Definição do modelo de pricing dos serviços espap SPRH e TIC (data) - 86,1% no 1.º trimestre (DSPF = 95%; DSPRH = 97%; DVEL = 61%; DCP = 92%); - 84,6% no 2.º trimestre (DSPF = 86%; DSPRH = 97%; DVEL = 67%; DCP = 89%); - 85,8% no 3.º trimestre (DSPF = 84%; DSPRH = 98%; DVEL = 71%; DCP = 91%); - 85,9% no 4.º trimestre (DSPF = 86%; DSPRH = 97%; DVEL = 75%; DCP = 85%). Durante o ano de 2014 foram globalmente cumpridos os níveis de serviço definidos para o Centro de Contacto: - Tempo médio de espera até ao 80% 100% 125% atendimento <= 30 seg; - % de chamadas atendidas nos primeiros 30 seg >=80%; - % de chamadas atendidas face ao total das recebidas >=85%; Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. Este indicador depende do processo ND ND ND de certificação dos serviços em ISO (indicador ), pelo que a sua medição apenas ocorrerá em Em Curso 50% Dada a prioridade atribuída pela espap à renovação de um conjunto de acordos quadro, foi decidido o adiamento da iniciativa para Esta decisão permitirá também tirar partido da nova plataforma tecnológica de suporte à gestão de pedidos que entretanto será disponibilizada, maximizando os benefícios alcançados com esta transição. Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. ND ND ND Esta iniciativa foi recalendarizada para o ano de 2015, dada a dependência dos resultados do modelo de custeio. Indicador/atividade anulada na revisão do Plano de Atividades espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 119

120 4.2.2 objetivo estratégico 2 contribuir para a redução da despesa pública OE2. Contribuir para a redução da despesa pública Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações OO01. Reduzir custos operacionais OE2.OO01.01 Melhoria do PUE (grau de eficiência energética) do CPD A eficiência energética do CPD foi mais vantajosa do que o planeado, 1,9 1,58 117% atendendo a que foi atingido um resultado 1,58. OO01. OO01. OO02. Assegurar a evolução tecnológica de soluções OO02. OE2.OO01.02 % Redução de custos de suporte/manutenção de software OE2.OO01.03 Conclusão do processo negocial centralizado com o fabricante SAP para serviços de suporte para toda a AP (lançamento de caderno de encargos para compra agregada) OE2.OO02.01 Atualização de arquiteturas tecnológicas dos sistemas legacy (data) OE2.OO02.02 Implementação do novo sistema de transferência de ficheiros levantamento de requisitos de negócio (data) Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. Dado o atraso verificado no processo de negociação centralizada do serviço de suporte ao SAP para toda ND ND ND a Administração Pública não seria possível obter poupanças em 2014, no entanto, as negociações apontam para uma efetivação da poupança no triénio Assim, o indicador foi substituído pelo Foi possível chegar ao desenho dos serviços que seriam incluídos na contratação agregada, bem como, tendo em conta dados de 2013, à identificação das poupanças por entidades e para a Administração Em Curso 50% Pública como um todo. No entanto, por falta de recursos internos para avançar para a fase de validação dos termos do contrato com cada entidade, o processo foi suspenso, podendo ser reativado no primeiro trimestre de ND ND ND Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. A iniciativa foi suspensa. Sem evolução por falta de recursos Não iniciada 0% internos para alocar ao projeto. Legenda: Execução superior a 100% Execução de 90 a 99% Execução inferior a 90% Indicador/atividade anulada na revisão do Plano de Atividades espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 120

121 4.2.3 objetivo estratégico 3 promover a excelência operacional e qualidade do serviço OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações OO01. Assegurar a satisfação do cliente com os serviços prestados OO01. OO02. Assegurar a melhoria dos Serviços Partilhados de Finanças OO02. OO03. Aumentar a eficiência dos processos de Compras Públicas OO03. OO04. Aumentar a qualidade dos serviços TIC OO04. OE3.OO01.01 Grau de satisfação do cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (1-5) OE3.OO01.02 % Utilizadores do Centro de Contacto com grau de satisfação >= 3 OE3.OO02.01 Requalificação do GeRFiP Programa de melhoria (data) OE3.OO02.02 Requalificação do GeRFiP Implementação do GeRFiP 3.0 (data) OE3.OO03.01 % Redução do tempo de resposta a pedidos de exceção (SNCP) (QUAR) OE3.OO03.02 Simplificação e desmaterialização do processo de gestão de pedidos de exceção (data) OE3.OO04.01 Implementação do Sistema de Gestão de Serviços do ISO (data) Questionário realizado entre 19/01/2015 e 30/01/2015, face à prestação de serviços de Para um universo de => 3.5 3,9 111% utilizadores foi obtida uma taxa de participação de cerca de 18%. Os resultados registaram uma evolução muito positiva face a 2013 (3,7). A avaliação global do grau de satisfação dos clientes com o 90% 90,8% 101% Centro de Contacto permite concluir que 91% está satisfeito ou muito satisfeito. A dependência deste projeto em relação ao GeRFiP 3.0 tem motivado o atraso no início de Em Curso 20% algumas das suas atividades. Estão em desenvolvimento os novos processos que não têm dependência do GeRFiP 3.0. A existência de um volume bastante elevado de erros tem motivado que as fases de testes se Em Curso 54% prolonguem para prazos bastante superiores aos previstos em sede de planeamento. O tempo de resposta a pedidos de exceção foi reduzido para 12,7 dias, face ao n.º de dias no final de 2013, que era de 18,96 dias. (A condicionante da delegação de 25% 33,02% 120% competências na espap para autorizar dispensa da aquisição centralizada de bens e serviços e de aquisição ao abrigo de AQ até ao montante de 100,000 s/iva, foi cumprida). O contrato foi assinado com o fornecedor numa data que já não permitia a respetiva conclusão no ano de Verificou-se ainda Em Curso 35% que alguns dos requisitos definidos inicialmente careciam de revisão, para melhor se ajustarem às necessidades atuais. OE3.OO04.02 % Políticas de backup com sucesso após reforço de infraestrutura Foi possível fechar o desenho do SGSTI estando toda a documentação relevante manual do sistema de gestão, processos e respetivos subprocessos e Concluído 100% procedimentos gerais disponível na intranet da espap. Foi ainda concretizada a parametrização dos processos aplicáveis na ferramenta de gestão de serviços (Remedy). O projeto sofreu um atraso e, inclusive, foi suspenso devido às limitações na infraestrutura de rede 90% 99% 110% do CPD da espap. No entanto, os backups ao serviço de virtualização VMWare estão assentes na nova infraestrutura desde dezembro de espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 121

122 OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações OO04. OO05. Certificar serviços TIC qualidade OO05. OO06. Desenvolver e implementar o modelo de gestão da capacidade OE3.OO04.03 Implementação do sistema de monitorização de serviços TIC conceção do sistema e implementação prioritária para GeRFiP e GeRHuP (data) OE3.OO05.01 N.º serviços certificados em ISO (QUAR) OE3.OO05.02 N.º de processos implementados no sistema de gestão de serviços ISO (QUAR) 2014, registando-se, desde essa data, uma taxa de sucesso de 99% na operação. Apesar de se verificar apenas um mês de recolha de evidências e de o universo alvo ser apenas parcial, a taxa de sucesso resulta da medição após o reforço da infraestrutura, tal como definido no objetivo Concluído 100% Concluído. Dashboards para GeRFiP, GeRHuP e Cloud ( ) disponíveis. Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. Devido à necessidade de focar os recursos disponíveis em atividades ND ND ND e projetos de natureza operacional, o processo de certificação foi adiado para 2015, tendo o indicador sido substituído pelo OE3.OO Foram implementados 13 processos no sistema de gestão de serviços ISO 20000: - Gestão de incidentes e pedidos de serviço; - Gestão de problemas; - Gestão de alterações; - Gestão de configurações; - Gestão de capacidade; % - Gestão de versões e entregas; - Planeamento estratégico e orçamento; - Gestão de níveis de serviço; - Gestão da relação com o negócio; - Gestão de risco; - Gestão da segurança da informação; - Gestão da formação; - Gestão de fornecedores. OE3.OO06.01 Implementação do modelo de gestão da capacidade (gestão da procura e oferta/ scheduling) (data) Modelo instanciado e em fase de disseminação às restantes áreas Concluído 100% da espap (em particular DSI e DITIC). OO07. Aumentar a eficiência da gestão de projetos OO07. OE3.OO07.01 % Projetos inseridos no novo modelo de gestão e suportados em EPM OE3.OO07.02 % Implementação do plano de formação em gestão de projetos 90% 100% 100% Todos os projetos são inseridos no modelo de gestão e suportados em EPM. 80% 100% 100% O plano de formação em gestão de projetos foi integralmente implementado. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 122

123 OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações OO08. Implementar ferramentas de suporte ao ciclo de vida de projetos OO09. Aumentar a eficiência desmaterialização de processos internos OO10. Desenvolver capacidade analítica e custeio de produtos e serviços OO11. Promover a transparência de custos Legenda: Execução superior a 100% Execução de 90 a 99% Execução inferior a 90% OE3.OO08.01 Implementação da solução de gestão de requisitos (data) OE3.OO09.01 N.º Processos internos críticos desmaterializados OE3.OO10.01 Desenvolvimento de modelo de custeio de produtos e serviços (data) % Clientes de serviços certificados em ISO com chargeback (efetivo ou pedagógico) Indicador/atividade anulada na revisão do Plano de Atividades Foram identificados os requisitos da solução e as componentes Em Curso 30% funcionais da solução. A validação do piloto pelas áreas de negócio foi replaneada para Dados os atrasos verificados na adjudicação dos desenvolvimentos previstos para a plataforma % tecnológica de suporte à gestão documental e de processos, a meta de desmaterialização foi atingida apenas parcialmente. Durante o ano de 2014 a espap avançou com a consolidação do modelo de custeio TIC e iniciou os Em Curso 40% trabalhos de alargamento à DSPF. Por falta de recursos, não foi possível alargar o modelo de custeio a todas as áreas. Indicador anulado na revisão do Plano de Atividades. Este indicador depende do ND ND ND processo de certificação dos serviços em ISO (indicador ), pelo que a sua medição apenas ocorrerá em espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 123

124 4.2.4 objetivo estratégico 4 desenvolver capacidades e competências críticas OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações OO01. Desenvolver e consolidar a cultura organizacional OO01. Desenvolver e consolidar a cultura organizacional OO01. Desenvolver e consolidar a cultura organizacional OO02. Desenvolver a comunicação OO02. Desenvolver a comunicação OO02. Desenvolver a comunicação OE4.OO01.01 Grau de satisfação de colaboradores (1-5) OE4.OO01.02 % Implementação do plano de ação do forhum OE4.OO01.03 Elaboração do manual de acolhimento espap (data) OE4.OO02.01 Disponibilização de nova versão do site institucional da espap (data) OE4.OO02.02 % Implementação do plano de comunicação OE4.OO02.03 Grau de satisfação com ações de comunicação interna (1-4) Lançamento e divulgação dos resultados da 2.ª edição do questionário para colaboradores. O período de resposta ocorreu entre 10-3,5 3,4 97,1% e , tendo-se registado uma taxa de participação de 57% dos colaboradores e um resultado de satisfação global de 3,4. Realizaram-se 9 reuniões de forhum espap. A percentagem de implementação do plano de ação 75% 79% 105,3% corresponde a 79%, tendo em consideração todas as iniciativas identificadas desde o início do forhum. Foram concluídos o índice e a estrutura Em Curso 45% do layout do manual de acolhimento. Até 31/12/2014 foram concluídas as fases 1 e 2 do site externo, com a Em Curso 80% implementação dos requisitos estruturais base e o lançamento da newsletter espap. Foram concretizadas todas as ações do plano de comunicação que tinham 80% 100% 125% sido planeadas, destacando-se: três RGE, Dia da Família espap e Encontro de Natal. O resultado médio da avaliação da satisfação dos colaboradores com as ações de comunicação interna foi de 2,7 2,91 108% 2,91. Corresponde à avaliação das três RGE e Dia da Família espap: 3,19; 2,61; 2,66 e 3,18, respetivamente. OO03. Assegurar a capacitação da organização OO03. Assegurar a capacitação da organização OE4.OO03.01 Implementação do modelo de feedback a dirigentes Desenvolvimento das capacidades de liderança (data) OE4.OO03.02 % Implementação do plano de formação de colaboradores Lançamento e divulgação dos resultados globais da 2.ª edição do questionário de feedback a dirigentes, Concluído 100% referente ao ano O período de resposta decorreu entre e Para o 2.º semestre de 2014 (período de referência do indicador), foram planeadas horas de formação, tendo sido executadas horas, 80% 90% 113% correspondendo a uma taxa de execução de 90%. Durante o ano de 2014, foram ministradas horas de formação com 787 participações em 92 ações de formação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 124

125 OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas Objetivo Operacional Indicador Meta Resultado Execução Observações OO04. Desenvolver instrumentos jurídicos, regulamentares e laborais OE4.OO04.01 Conclusão da elaboração do regulamento interno (data) Concluído 100% O Conselho Diretivo aprovou a o Regulamento Interno da espap, conforme proposta do GAJ. OO05. Promover a melhoria das condições de trabalho instalações OO06. Desenvolver a marca espap Legenda: Execução superior a 100% Execução de 90 a 99% Execução inferior a 90% OE4.OO05.01 Implementação do programa de renovação do edifício (data) OE4.OO06.01 % Implementação do programa de rebranding de serviços e produtos Indicador/atividade anulada na revisão do Plano de Atividades A reformulação do lay-out do espaço interior ficou praticamente concluída, Em Curso 98% ficando para o início de 2015 a conclusão de 4 gabinetes. Foram concluídos os processos de rebranding do GeRFiP, CNCP, Cloud, 80% 81% 101% SRVI e SAC. Ficaram por concluir o GeADAP (95%), PVE (50%) e SGU (0%). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 125

126 5 avaliação final Considerando os resultados do desempenho da espap em 2014, sintetizados no presente relatório de atividades, é proposta uma avaliação final de Bom, de acordo com o disposto no n.º 1 do artigo 18.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro. EFICÁCIA 60% OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública 30% OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) 25% OO 3. Aumentar a eficácia da gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) 20% OO 4. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção 10% OO 5. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações 15% EFICIÊNCIA 15% OO 6. QUALIDADE OO 7. OO 8. Taxa de Realização Parâmetros e Objetivos - DEZEMBRO 2014 Reduzir tempos de resposta a clientes Assegurar a satisfação dos organismos cliente Aumentar a qualidade dos serviços prestados TAXA DE REALIZAÇÃO FINAL Planeado 100% 25% 50% 50% 100% Fig. 24 QUAR 2014 Avaliação de resultados por parâmetros e objetivos Taxa Realização Parâmetros / Objetivos 10% 99,8% A taxa de realização final ascendeu a 115%, tendo a espap superado todos os parâmetros que constituem a avaliação: eficácia, eficiência e qualidade. Os objetivos operacionais definidos no QUAR considerados como mais relevantes foram todos atingidos ou superados, representando 61% do total dos objetivos. 68% 30% 25% 34% 15% 18% 120% 28% 50% 63% 115% Apenas o objetivo de menor ponderação e impacto no total (6%) - objetivo OO4. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção - não foi totalmente atingido e obteve uma taxa de realização de 99,8%. 114% 100% 100% 120% 120% 113% 100% 125% 115% Superado A A S Objetivos mais relevantes (vide instruções) A 18% 170% S 12% 100% A 9% A NA 6% Superado Superado 15% 15% 13% 100% Realizado Ponderação Classificação Identificação R R R 13% R Apesar dos resultados positivos no QUAR, salientam-se as dificuldades inerentes ao dimensionamento da equipa, inferior em 6,2% (20 colaboradores), relativamente ao inicialmente planeado. Este facto deve-se à crescente desmobilização de pessoas, quer pela deficiente capacidade de retenção das entidades da Administração Pública, face à política remuneratória e de gestão de carreiras e percursos profissionais, quer pela dificuldade crescente na contratação de recursos ou de serviços. Em termos de recursos financeiros a taxa de execução orçamental global atingiu 74%, tendo a componente de funcionamento sido executada em 95% e a componente de investimento em 35%. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 126

127 O ano de 2014, o segundo ano completo de atividade da espap, foi marcado pela alteração dos membros do Conselho Diretivo (em maio de 2014). Não obstante este facto, foram mantidos e reforçados os desafios que a organização se propôs a atingir e que estão refletidos no Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública (PESPAP). Foi ainda reforçada a aposta na comunicação externa, com resultados visíveis no reconhecimento, por parte dos stakeholders, da importância do papel estratégico da espap no projeto de reforma do Estado. Os resultados dos instrumentos de avaliação da satisfação dos stakeholders externos (clientes) e internos (colaboradores) demonstraram ainda que o processo de mudança na liderança de topo não prejudicou a perceção da qualidade do serviço prestado pela e na organização, uma vez que não se verificou qualquer entropia na operação. Estes resultados não seriam possíveis sem o empenho, dedicação e perseverança dos colaboradores da espap. O espírito de equipa e de missão, a proatividade e rigor são as características da atitude espap. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 127

128 6 perspetivas será o terceiro ano integral de operação da espap, durante o qual se pretende continuar a expandir os serviços prestados e alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva dos serviços partilhados aos organismos da Administração Pública. Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à espap, surge a necessidade de consolidar o modelo de prestação de serviços da entidade, com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em 3 eixos de atuação:» Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados, alinhados progressivamente com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, eficiência, rigor e transparência na Administração Pública, potenciando mais oportunidades de partilha de recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições centralizadas ou da centralização da gestão de frota;» Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo das soluções disponibilizadas;» Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala. Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados. Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da espap, contribui para a redução da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública. A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos processos. Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de suporte ao desempenho organizacional. O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação do serviço. Serviços Partilhados de Finanças Com a conclusão da migração para GeRFiP dos serviços integrados da Administração Pública Central, assegurando a utilização plena do Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P) e a implementação na Administração Regional dos Açores e na Administração Regional da Madeira, as apostas para 2015 nos Serviços Partilhados de Finanças serão o alargamento para entidades com espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 128

129 elevado grau de complexidade associada às especificidades do seu negócio e ainda não enquadradas na solução GeRFiP, bem como a conclusão dos projetos iniciados, nomeadamente:» Requalificar o GeRFiP com um programa de melhoria contínua, bem como disponibilizar a solução GeRFiP 3.0 que, para além de assegurar uma evolução tecnológica, permite ainda aos clientes beneficiar de melhorias significativas na informação de gestão, com a solução de Business Intelligence (BI);» Integrar o GeRFiP e as Compras Públicas, permitindo maior rigor e qualidade na informação sobre aquisições;» Implementar o Business Analytics, com o objetivo de melhor suportar a tomada de decisão com base na informação de gestão, direcionada aos diferentes perfis de utilizadores e em modelo de self service;» Implementar mecanismos para a gestão do ciclo de vida de documentos e arquivo em GeRFiP;» Implementar, em colaboração com a Direção-Geral do Orçamento, as melhorias no produto Rigore Central;» Implementar a plataforma de faturação eletrónica e o portal dos fornecedores;» Dar continuidade ao programa de formação estruturado, que permita aos clientes dotar as próprias equipas das competências mais relevantes sobre os processos e funcionalidades no âmbito dos serviços prestados pela espap;» Criar as condições necessárias e desenvolver o modelo de arquitetura para o Programa Transformacional da Gestão Financeira Pública (PTGFP);» Assegurar a satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Serviços Partilhados de Recursos Humanos Nos Serviços Partilhados de Recursos Humanos as principais apostas para 2015 serão:» Concluir o roll out do GeRHuP no Ministério das Finanças, com a expansão para a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e para os trabalhadores no sistema de requalificação de funções;» Iniciar um piloto do GeRHuP fora do Ministério das Finanças;» Assegurar a conclusão das fases de back-end do GeRHuP: gestão administrativa e vencimentos; gestão de assiduidade e trabalho extraordinário e gestão de deslocações;» Consolidar o desenvolvimento do portal GeRHuP (front-end) que permite a desmaterialização dos processos administrativos, com a implementação de 15 processos de suporte à gestão de recursos humanos, e a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente;» Assegurar a satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Compras Públicas Nas Compras Públicas, em 2015, as linhas de ação a seguir serão:» Continuar com o lançamento dos procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro, em áreas transversais da Administração Pública, aumentando o número de acordos quadro em vigor e potenciando o conhecimento mais aprofundado das categorias de compra; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 129

130 » Caminhar para a gestão centralizada de compras aumentando o número de procedimentos de compra centralizados, criando maior volume de compras com as entidades a agregar;» Melhorar o sistema de informação e gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) com o início da integração dos diversos sistemas existentes;» Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradoras;» Identificar e sistematizar as melhores práticas de contratação pública num manual único;» Assegurar a satisfação dos organismos clientes definindo novos níveis de serviço e cumprindo os níveis já estabelecidos. Parque de Veículos do Estado (PVE) Em 2015, as principais apostas no Parque de Veículos do Estado serão:» Melhorar as aquisições para o PVE, reduzindo o preço médio de contratação e o prazo médio de aquisição;» Elaborar estudos e apresentar proposta de revisão da legislação sobre a gestão dos parques de veículos apreendidos;» Melhorar as funcionalidades do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE);» Definir e implementar um plano de comunicação sobre o PVE, que permita facilitar a gestão e dar visibilidade sobre as melhorias alcançadas com a gestão do PVE;» Assegurar a satisfação dos organismos clientes, avaliando o nível de satisfação e cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) No âmbito dos sistemas de informação, as áreas de foco em 2015 serão:» Concretizar os projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos e internos, tendo em consideração os planos de projeto aprovados;» Garantir a satisfação dos organismos clientes, monitorizando e cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. No âmbito das infraestruturas de tecnologias de informação e comunicação, as prioridades sintetizam-se em:» Continuar a aposta no reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor desempenho dos sistemas e continuar a estratégia de centralização faseada dos centros de dados do Ministério das Finanças e da Administração Pública na espap;» Concluir o desenvolvimento do Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação (SGSTI) e o processo de certificação ISO 20000;» Implementar serviços de IaaS (Infrastructure as a Service) e de em SaaS (Software as a Service);» Prestar serviço de backups;» Desenhar Planos de Continuidade de Negócio (PCN) para serviços TIC certificados no âmbito do processo ISO 20000; espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 130

131 » Efetuar showback e/ou chargeback dos custos dos serviços prestados pela área de infraestruturas;» Implementar o Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) ISO 27001;» Assegurar a satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço estabelecidos. Áreas transversais Na área de gestão de clientes, serviços e inovação, as principais orientações para 2015 serão:» Garantir a satisfação com os serviços de apoio e atendimento do Centro de Contacto da espap (CC), promovendo a consolidação dos níveis de serviço e a qualidade do atendimento;» Consolidar o modelo de governo e de gestão de programas e projetos;» Desenvolver e consolidar o modelo de relacionamento com o cliente. Os objetivos para 2015, relativamente ao planeamento e desenvolvimento organizacional serão:» Dinamizar, planear e monitorar a implementação das iniciativas do PESPAP previstas para 2015;» Desenvolver e consolidar o planeamento e monitorização do desempenho organizacional;» Promover e implementar as iniciativas de partilha de conhecimento no âmbito do espap Lab;» Assegurar o desenvolvimento da intranet corporativa, desenvolvendo o projeto de implementação da nova versão, como instrumento promotor da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos;» Assegurar a continuidade e evolução dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de colaboradores, bem como de feedback a dirigentes;» Definir e implementar o plano de comunicação, interna e externa, garantindo a eficácia das ações e meios de comunicação utilizados;» Dar continuidade às ações de responsabilidade social. No que respeita à administração geral, os principais objetivos serão:» Promover o desenvolvimento de capacidades nas equipas, potenciando o desempenho organizacional, pela definição e implementação do plano de formação anual;» Assegurar a extensão do modelo de custeio a toda a organização;» Fortalecer os mecanismos de controlo interno da organização, em colaboração com a área de gestão de clientes, serviços e inovação. Para o apoio jurídico, as prioridades serão:» Promover a avaliação dos instrumentos jurídicos de suporte à organização, de modo a melhorar a gestão e otimizar o desempenho das orgânicas;» Suportar as demais áreas de serviço na revisão dos regimes e enquadramento jurídico, com vista à maior eficácia na ação. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 131

132 7 siglas e abreviaturas ADSE AFN Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas AforroNet AMA Agência para a Modernização Administrativa, I. P. ANCP Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E. AOV AP AQ AT BASE BBP BCE BEP BI BIORC BPM CC CCAS CCDR CCP CE CGE CGA CIC CIT CMDB CNCP CPC CPD CPO CSP-F Aluguer Operacional de Veículos Administração Pública Acordo quadro Autoridade Tributária e Aduaneira Portal dos Contratos Públicos Business BluePrint Banco Central Europeu Bolsa de Emprego Público Business Intelligence Business Intelligence para aplicação na análise orçamental Business Process Management Centro de Contacto Conselho Coordenador da Avaliação de Serviços Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional Código dos Contratos Públicos Comissão Europeia Conta Geral de Estado Caixa Geral de Aposentações Comissão Interministerial de Compras Contrato Individual de Trabalho Configuration Management DataBase Catálogo Nacional de Compras Públicas Conselho de Prevenção da Corrupção Centro de Processamento de Dados Comité de Planeamento e Operações Centro de serviços Partilhados de Finanças espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 132

133 CTFP DAG DCP DITIC DGAE DGAEP DGCSI DGO DGP DGSS DGTF DSI DSPF EASI ECE ECV EPM espap EVA FCT FMI GAF GAJ GeADAP GeRALL Contrato de Trabalho em Funções Públicas Direção de Administração Geral Direção de Compras Públicas Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação Direção-Geral dos Assuntos Europeus Direção-Geral da Administração e do Emprego Público Direção de Gestão de Clientes, Serviços e Inovação Direção-Geral do Orçamento Direção-Geral do Património Direção-Geral da Segurança Social Direção-Geral do Tesouro e Finanças Direção de Sistemas de Informação Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos Evolução Aplicacional e Tecnológica dos Sistemas de Informação em Produção Entidade Contabilística do Estado Entidades Compradoras Vinculadas Sistema de Gestão e Monitorização de Projetos Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública Entidades Voluntárias Aderentes Fundação para a Ciência e a Tecnologia Fundo Monetário Internacional Gestão Administrativa e Financeira Gabinete de Apoio Jurídico Gestão integrada da Avaliação de Desempenho da Administração Pública Programa de Gestão Partilhada de Recursos na Administração Pública GeRAP Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. GeRFiP GeRHuP GPEARI GPTIC HSST Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais Grupo de Projeto para as Tecnologias de Informação e Comunicação Higiene, Saúde e Segurança no Trabalho espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 133

134 iap IC I&D IGCP IGF II Interoperabilidade na Administração Pública Instituições de Crédito Investigação e Desenvolvimento Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P.E. Inspeção-Geral de Finanças Instituto de Informática INA Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas INE Instituto Nacional de Estatística InCI Instituto da Construção e do Imobiliário, I. P. INCM Imprensa Nacional Casa da Moeda IRS Imposto Sobre o Rendimento das Pessoas Singulares IVR Interactive Voice Response MNE Ministério dos Negócios Estrangeiros MF Ministério das Finanças NIB Número de Identificação Bancária NIPC Número de Identificação de Pessoa Coletiva OE Orçamento do Estado OI Operação de Inquérito PAEF Programa de Assistência Económica e Financeira PAT Pedido de Apoio Técnico PCN Plano de Continuidade do Negócio PCP Pre-Comercial Procurement PEC Plataformas Eletrónicas de Compras PECP Plataforma Eletrónica da Contratação Pública PEPAC PESPAP PGERRTIC PGRCIC PMC PMO PMOG Programa de Estágios Profissionais da Administração Central Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas Planos Ministeriais de Compras Project Management Office Project Management Office Global espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 134

135 PNCP POC-P PREMAC PSTIC MF PTGFP PVE QUAR RAFE RAM RCS REA REACP RGE RJPVE rsptic SAC SAF SAFT-PT SCC SCE SCH SCHd SCI SCR SCT SEAP SFA SGMF SGPVE SGR SGSI Plano Nacional de Compras Públicas Plano Oficial de Contabilidade Pública Plano de Redução e Melhoria da Administração Central Plano de ação Setorial de racionalização das Tecnologias de Informação e Comunicação no Ministério das Finanças Programa Transformacional da Gestão Financeira Pública Parque de Veículos do Estado Quadro de Avaliação e Responsabilização Regime de Administração Financeira do Estado Região Autónoma da Madeira Reunião de Coordenação Setorial Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços Relatório Estatístico Anual de Compras Públicas Reunião Geral espap Regime Jurídico do Parque de Veículos do Estado Rede operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública Sistema de Autenticação e Credenciação Sistema de Apoios Financeiros Standard Audit File for Tax Purposes Sistema Central de Contabilidade Sistema de Cobrança do Estado Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Sistema de Crédito Bonificado à Habitação Regime Deficientes Sistema de Controlo Interno Sistema Central de Receitas Sistema de Compensação do Tesouro Secretário de Estado da Administração Pública Sistema dos Serviços e Fundos Autónomos Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Sistema de Gestão do PVE Sistema de Gestão da Receita Sistema de Gestão da Segurança da Informação espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 135

136 SGSTI SGT SGU SIADAP SIADAP 1 SIADAP 2 Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação Sistema de Gestão de Contas do Tesouro Sistema de Gestão de Utilizadores Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Serviços da Administração Pública Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Dirigentes da Administração Pública SIADAP 3 Subsistema de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública sigame Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Mobilidade Especial SIIG Sistema de Informação Integrado de Gestão SIGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental SIOE Sistema de Informação da Organização do Estado SGSTI Sistema de Gestão de Serviços de Tecnologias de Informação SmCH Sistema de moratória no Crédito à Habitação SNCP Sistema Nacional de Compras Públicas SNS Sistema Nacional de Saúde SOE Sistema de Orçamento de Estado SP Serviços Partilhados SPA Sistema de Produtos de Aforro SPMS Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E. SP TIC Serviços Partilhados de TIC SRH Sistema de Gestão de Recursos Humanos SRVI Sistema de Recolha e Validação de Informação SSAP Serviços Sociais da Administração Pública STA Supremo Tribunal Administrativo STG TC TIC UMC UTAM Sistema de Tabelas Gerais Tribunal de Contas Tecnologias de Informação e Comunicação Unidades Ministeriais de Compras Unidade Técnica de Acompanhamento e Monitorização do Setor Público Empresarial espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 136

137 8 Anexos 8.1 Anexo 1 Balanço Social 8.2 Anexo 2 REACP espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 137

138 Juntos, partilhamos eficiência Relatório de atividades 2014 abril 2014 versão inicial 1.0 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Av. Leite Vasconcelos, 2 Alfragide AMADORA Portugal Tel.: (+351) Fax: (+351) cc@espap.pt

139 Anexo 1 Balanço Social 2014

140 Balanço Social 2014 índice Introdução Estrutura orgânica Recursos Humanos Caracterização do efetivo global Trabalhadores segundo a modalidade de relação jurídica e vínculo Trabalhadores segundo cargo/carreira Trabalhadores segundo o género Trabalhadores por escalão etário Trabalhadores por antiguidade Trabalhadores segundo o nível de escolaridade Trabalhadores portadores de deficiência Modalidade de horário de trabalho Trabalho extraordinário Movimentos de pessoal Admissões e reinício de funções Cessação de funções Mudanças de posicionamento remuneratório/ pagamento de prémios de desempenho Absentismo Segurança e saúde no trabalho Encargos com pessoal Estrutura remuneratória Total dos encargos com pessoal Formação profissional Relações profissionais e de disciplina Relações profissionais Disciplina Variação dos indicadores nos últimos 2 anos ANEXOS espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 2

141 Balanço Social 2014 Introdução O presente documento, que consubstancia o Balanco Social da Entidade de Serviços partilhados da Administração Pública, I. P. (espap) do Ministério das Finanças com referência a 31 de dezembro de 2014, foi preparado em conformidade com a estrutura geral consignada no Decreto-Lei n.º 190/96, de 9 de outubro, e instruções disponíveis no sítio da Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP). O conjunto de informação dele constante, embora procurando refletir a realidade da organização que nos é específica, é apresentado em conformidade com as opções de tratamento e divulgação da informação constantes na Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro, que institui e regula o funcionamento do Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE). O Balanço Social constitui um importante instrumento de apoio ao planeamento e à gestão dos recursos humanos da espap, no contexto do seu funcionamento, caracterizado por uma lógica funcional do desenvolvimento da atividade estruturada em projetos, implicando uma marcada mobilidade na afetação dos recursos humanos e grande rigor na programação das ações. O conteúdo do Balanço Social compreende tabelas e ilustrações gráficas com informação estatística essencial, relativa aos recursos humanos, acompanhados da respetiva análise explicativa, que em conjunto pretendem dar a conhecer, evidenciar e esclarecer alguns dos valores mais significativos apresentados. Este documento pretende ser, acima de tudo, uma ferramenta útil e de fácil leitura, que demonstre a realidade da instituição. O universo sobre o qual incide o âmbito deste Balanço Social coincide com o dos trabalhadores em efetividade de funções na espap a 31 de dezembro de 2014, independentemente do regime jurídicolaboral. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 3

142 Balanço Social 2014 BALANÇO SOCIAL EM 31 DE DEZEMBRO DE Estrutura orgânica A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (espap), cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, resultou do processo de reorganização de serviços que procedeu à extinção por fusão de três entidades: o Instituto de Informática (II), a Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E.P.E. (GeRAP) e a Agência Nacional de Compras Públicas, E.P.E. (ANCP), ou seja, de uma Direção-Geral e duas Entidades Públicas Empresariais. A espap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas das tecnologias de informação e comunicação (TIC) do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos. Deste processo de fusão, resulta uma complexidade adicional ao nível da gestão de recursos humanos, por coabitarem dois regimes de pessoal: o Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) e o Contrato Individual de Trabalho (CIT), com a inerente complexidade de harmonização de dados. Os valores de realização apresentados incorporam alterações na classificação dos recursos humanos, de modo a promover o alinhamento com o reporte SIOE. Tal facto decorre da necessidade de criar critérios de equiparação, apenas para efeitos de prestação de informação com os instrumentos disponíveis, entre as carreiras das extintas ANCP/GeRAP e as carreiras da Administração Pública. 2 Recursos Humanos Para o ano de 2014, encontrava-se previsto no mapa de pessoal da espap um total de 325 trabalhadores, dos quais 33 correspondiam a dirigentes, distribuídos por 1 Presidente, 1 Vicepresidente, 2 Vogais, 10 Diretores de Direção e, ou, Gabinete e 19 Coordenadores de Núcleo. No final de 2014, a espap dispunha de 302 trabalhadores (não sendo contabilizados trabalhadores ausentes por período superior a 6 meses, em conformidade com as opções de tratamento e espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 4

143 Balanço Social 2014 divulgação da informação constantes na Lei n.º 57/2011, de 28 de novembro), em exercício de funções, representados do seguinte modo: Dirigente superior Dirigente intermédio Técnico superior 66 3 Caracterização do efetivo global 3.1 Trabalhadores segundo a modalidade de relação jurídica e vínculo A espap contava em 31 de dezembro de 2014 com um total de 302 trabalhadores, 109 em regime de Contrato de Trabalho em Funções Públicas por tempo indeterminado, 160 em regime de Contrato de Trabalho por tempo indeterminado, 29 em Comissão de Serviço no âmbito do Código do Trabalho e 4 em Comissão de Serviço no âmbito da Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas (LTFP). Relação Jurídica CTFP CT por tempo indeterminado 110 Assistente Técnico Assistente operacional Informático Comissão de serviço no âmbito da LTFP Comissão serviço âmbito Código Trabalho Em comparação com o ano anterior, em que a 31 de dezembro se encontravam a exercer funções 315 efetivos (não sendo contabilizados trabalhadores ausentes por período superior a 6 meses), houve um decréscimo de 13 trabalhadores o que representa uma diminuição de 4,13 %. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 5

144 Balanço Social 2014 No gráfico abaixo é apresentada a variação do n.º de trabalhadores nos últimos 2 anos, à data de 31 de dezembro Trabalhadores segundo cargo/carreira A 31 de dezembro de 2014, encontram-se providos 33 cargos dirigentes, sendo 4 de direção superior de 1.º e de 2.º graus, 10 equiparados a direção intermédia de 1.º grau e 19 equiparados a direção intermédia de 2.º grau. Tendo em conta o total de trabalhadores da Entidade, naquela data, esta ocupação de cargos dirigentes corresponde a uma taxa de enquadramento de 11 %. Os trabalhadores da espap são, predominantemente das carreiras de técnico superior, com um total de 110 efetivos, correspondente a 36,4 % do total de efetivos e da carreira informática com 85 efetivos, correspondente a 28,1 %. As restantes carreiras registam um número inferior, sendo a terceira carreira mais representada a de assistente técnico, com um total de 66 efetivos (21,9 %). A distribuição dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira é a constante do gráfico que segue. 1% 10% 28% Dirigente superior Dirigente intermédio Técnico superior Assistente Técnico 3% 36% Assistente operacional Informático 22% 3.3 Trabalhadores segundo o género Relativamente à distribuição dos efetivos por género, constata-se que 50 % são do sexo feminino (151) e 50 % do sexo masculino (151). espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 6

145 Balanço Social 2014 Género M 50% H 50% Esta paridade de efetivos quanto ao género verifica-se em todos os grupos de cargos/carreiras, com exceção da carreira de assistente técnico, onde existe um número mais significativo de trabalhadores do sexo feminino, conforme pode ser verificado no gráfico infra. Género 4 0 Dirigente superior 3.4 Trabalhadores por escalão etário A idade média dos trabalhadores da espap, no final de 2014 era de 42 anos, ligeiramente superior à verificada em igual data de 2013 que era de 41 anos Dirigente intermédio Técnico superior Assistente Técnico Assistente operacional Homem Mulher Informático O escalão etário que regista o maior número de trabalhadores, à semelhança do que se verificou no ano anterior, é o dos 35 a 39 anos, com um total de 79 efetivos, seguido pelo escalão dos 40 a 44 anos, com 57 efetivos, que representam uma percentagem de 45 %. Analisada a distribuição de trabalhadores por escalão etário e género verifica-se que o maior número de mulheres se encontra na faixa etária dos 35 a 39 anos, o mesmo sucedendo com os homens. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 7

146 Balanço Social 2014 Escalão Etário Homem Mulher Total A taxa de envelhecimento - correspondente ao número de trabalhadores com idade igual ou superior a 55 anos sobre o total de trabalhadores do organismo - é de 15,6 %. 3.5 Trabalhadores por antiguidade A média de antiguidade dos trabalhadores em exercício de funções na espap - soma das antiguidades dividida pelo número de efetivos, é de 11,7 anos. O tempo de antiguidade que se situa no intervalo Até 5 anos é o que congrega um maior número de trabalhadores, compreendendo 164 trabalhadores, o que corresponde a 54 % dos trabalhadores efetivos. 88 Antiguidade 76 Homem Mulher Até 5 anos ou mais anos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 8

147 Balanço Social Trabalhadores segundo o nível de escolaridade Relativamente ao nível de escolaridade, a licenciatura é o grau académico mais representado na espap. São licenciados 64 % dos trabalhadores e 6 % são detentores do grau de mestre. Assim, a percentagem de efetivos com habilitação superior - licenciatura e mestrado - é de 70 %, enquanto em 2013 era de 63 %. O nível de escolaridade mais representado a seguir à licenciatura é o 12.º ano, detido por 20 % dos trabalhadores, percentagem que representa um decréscimo em relação ao ano de 2013, em que era de 26 %. Habilitações Académicas 3.7 Trabalhadores portadores de deficiência No ano de 2014 existiam 6 trabalhadores portadores de deficiência, 2 do sexo masculino e 4 do sexo feminino. Estes trabalhadores representam 1,9 % do total dos efetivos. 64% 1% 1% 3% 3% 3.8 Modalidade de horário de trabalho 6% 4 anos escolaridade 6 anos escolaridade 9 anos escolaridade 11 anos escolaridade 20% 12 anos escolaridade Bacharelato Licenciatura Mestrado 2% O horário de trabalho tipo praticado na espap é o horário flexível, com plataformas fixas das 10 horas às 12 horas e das 14 horas às 16 horas e 30 minutos. Praticam este tipo de horário, 152 trabalhadores. São ainda praticadas as modalidades de: isenção de horário, por 99 trabalhadores, jornada contínua por 2 trabalhadores, horário rígido por 28 trabalhadores e trabalho por turnos por 21 trabalhadores. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 9

148 Balanço Social 2014 Modalidades dos horários 33% 7% 9% 50% Rígido Flexível Jornada contínua Trabalho por turnos Isenção de horário 1% 3.9 Trabalho extraordinário Na espap, o trabalho extraordinário foi desenvolvido por trabalhadores das categorias de técnico superior, assistente técnico, assistente operacional e informática. Ao longo do ano foi prestado um total 1.893,39 horas de trabalho extraordinário, tendo 454,41 horas sido prestadas em dia normal de trabalho, 442,40 em dias de descanso semanal obrigatório, 828,18 horas em dias de descanso semanal complementar e 168 horas em dias feriados. 4 Movimentos de pessoal 4.1 Admissões e reinício de funções Em 2014, registou-se o início/reinício de funções na espap para 29 trabalhadores dos quais 13 correspondem a admissões através de processos de recrutamento, 7 a cedências de interesse público, 5 por reinício de funções devia a cessação da situação de mobilidade interna, 3 a comissões de serviço ao abrigo da LTFP e 1 a comissão de serviço ao abrigo do Código do Trabalho. Conforme ilustra o gráfico, em termos percentuais, as admissões ocorreram com maior incidência nas carreiras técnico superior (66 %) e informática (17 %). Admissões 17% 10% 7% Dirigente superior Técnico superior Assistente Técnico Informático 66% espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 10

149 Balanço Social Cessação de funções Durante o ano de 2014 registou-se a cessação de funções de 41 trabalhadores, dos quais 3 por aposentação, 23 por denúncia, 4 por mobilidade interna entre serviços, 1 em regime de cedência de interesse público, 5 por cessação da comissão de serviço e 5 por outros motivos, entre os quais, a nomeação para cargos dirigentes noutros organismos da Administração Pública (1 trabalhador), por cessação da cedência de interesse público (2 trabalhadores), por licença sem vencimento (1 trabalhador) e por procedimento concursal (1 trabalhador). Motivos de saídas 3% 17% 5 Mudanças de posicionamento remuneratório/ pagamento de prémios de desempenho No decurso do ano e 2014 não houve lugar a qualquer mudança de posição remuneratória nem ao pagamento de prémios de desempenho. 6 Absentismo 10% 12% 7% 51% Reforma Denúncia (por iniciativa do trabalhador) Mobilidade Cedência Cessação de comissão de serviço Outro motivo Em Portugal, por absentismo entende-se as Ausências do trabalhador durante o período normal de trabalho a que está obrigado, devendo atribuir-se todas essas ausências ao trabalhador, independentemente das suas causas e de se converterem em faltas justificadas ou não. O absentismo no trabalho é um fenómeno complexo, as suas causas são múltiplas e são numerosos os fatores que o influenciam. É um fenómeno sociológico que está diretamente vinculado à atitude do indivíduo e da sociedade perante o trabalho. Ou seja, tudo o que propicie uma atitude adequada (integração, satisfação, motivação, representatividade, etc.) é passível de resultar num menor absentismo. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 11

150 Balanço Social 2014 A causa fundamental do absentismo implica a ausência ao trabalho por uma necessidade ligada à condição humana e, como tal, nunca se conseguirá reduzi-la a zero. Idealmente caminha-se no sentido de conseguir um nível aceitável do controlo destas situações. O número total de faltas dadas pelos trabalhadores da espap, no ano de 2014, foi de dias, sendo que o maior volume de dias diz respeito a ausências por motivo de doença do próprio ou de proteção na parentalidade, num total de Casamento Protecção na parentalidade Falecimento de familiar Doença Assistência a familiares Trabalhador-estudante Por período férias Outras situações O n.º total de faltas representa em média 2,8 dias de ausência por trabalhador. 7 Segurança e saúde no trabalho Durante o ano de 2014 não se registou qualquer acidente de trabalho, nem houve transição de situações de acidentes ocorridos em anos anteriores. 8 Encargos com pessoal 8.1 Estrutura remuneratória A análise da estrutura remuneratória tem como período de referência o mês de dezembro e as remunerações mensais base ilíquidas, mais os suplementos regulares. A estrutura remuneratória da espap desenvolve-se entre os escalões e mais 6.000, embora não haja quaisquer trabalhadores que aufiram remunerações dos escalões , , , , e espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 12

151 Balanço Social 2014 Género / Escalão de remunerações Masculino Feminino Total 8.2 Total dos encargos com pessoal Os encargos com pessoal ascenderam a ,89 constatando-se um crescimento de 1 % face a Até Mais de Total Encargos com pessoal Montante % em relação ao total Remuneração base/salário base ,77 89,87% Suplementos remuneratórios ,02 4,61% Prémios de desempenho Prestações sociais ,36 3,71% Benefícios sociais 1.602,50 0,02% Outros encargos com pessoal ,24 1,78% Total ,89 100% espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 13

152 Balanço Social Formação profissional A formação constitui um imperativo para o desenvolvimento contínuo das competências dos trabalhadores da espap, tendo sido efetuado um esforço para a melhoria da sua qualificação. No sentido de melhorar a qualificação dos trabalhadores a espap promoveu 92 ações de formação, a que correspondem horas de formação, envolvendo 278 trabalhadores (787 participações). No ano 2014 constatou-se um acréscimo no investimento na formação profissional em relação ao ano anterior: o n.º de horas cresceu 12,5 %, o n.º de participações cresceu 31,16 % e no n.º de formandos houve um acréscimo de 17,30 %. A abrangência de ações de formação foi maior, tendo sido ministradas mais 967 horas de formação em 2014, face a 2013 (8.693 horas de formação em 2014, quando em 2013 o numero de horas totalizou 7.726). Considerando o universo de colaboradores no final de , a percentagem de trabalhadores abrangidos, por pelo menos uma ação de formação ao longo do ano, foi de 92 %, enquanto em 2013 havia sido de 75 % o que representa um aumento de 17 %. No que respeita à caracterização dos formandos, pode observar-se, no quadro seguinte, a sua distribuição por grupo de pessoal. N.º de formandos / grupo / cargo / carreira Dirigente Superior Dirigente Intermédio Técnico Superior Assistente Técnico Informático Assistente Operacional espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 14

153 Balanço Social 2014 São os técnicos superiores e os informáticos que absorvem a maior percentagem do número de formandos. N.º de formandos / n.º de participações / n.º de horas 4078, Dirigente Superior Dirigente Intermédio Técnico Superior Assistente Técnico Informático Assistente Operacional N.º Formandos N.º Participações N.º Horas Durante o ano de 2014, de entre um total de 92 ações de formação, salienta-se que 70,65 % tiveram uma duração até 30 horas. Esta análise é representada no quadro seguinte: 120 H ou mais De 60 a 119 H De 30 a 59 H Menos de 30 H 2 2 Formação / duração Relações profissionais e de disciplina 10.1 Relações profissionais São 9 os trabalhadores sindicalizados que descontam para as associações sindicais. Não existia em 2014 comissão de trabalhadores. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 15

154 Balanço Social Disciplina Durante o ano de 2014 não decorreu nem foi instaurado qualquer processo disciplinar. 11 Variação dos indicadores nos últimos 2 anos Indicador Cálculo Total de efetivos Soma dos efetivos a 31 de dezembro Nível etário Taxa de feminização Taxa de habilitação superior Taxa de enquadramento Taxa de tecnicidade Taxa de entradas Soma das idades Total de efetivos Total de efetivos femininos Total de efetivos Total Licenciatura + Mestrado Total de efetivos Total de dirigentes Total de efetivos Total dirigentes + TS + Esp. Informática Total de efetivos Total de admissões Total de efetivos 41 49,50% 63% 9,84% 72,38% 20,00% 42 50,00% 70% 10,93% 75,50% 9,60% Total de saídas Taxa de saídas 14,60% 13,58% Total de efetivos Total de admissões Taxa de reposição 136,96% 70,73% Total de saídas Total de encargos com remuneração base Remuneração base média anual , ,17 Total de efetivos Total de participantes em formação Taxa de participação em formação 75% 92% Total de efetivos espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 16

155 Balanço Social 2014 ANEXOS espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 17

156 Balanço Social 2014 Quadro 1: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo a modalidade de vinculação e género, em 31 de dezembro Grupo / cargo / carreiral / M o dalidades de vinculação C argo P o lí tico / M andato N o meação T ransitó ria N o meação T ransitó ria Nomeação definitiva po r tempo po r tempo determinado determinável C T em F unçõ es P úblicas po r tempo indeterminado C T em F unçõ es P úblicas a termo resolutivo certo C T em F unçõ es P úblicas a termo resolutivo incerto C o missão de Serviço no âmbito da LT F P C T no âmbito do C ó digo do T rabalho po r tempo indeterminado C T no âmbito do C o missão de Serviço C ó digo do T rabalho a no âmbito do C ó digo termo (certo o u do Trabalho incerto ) T OT A L T OT A L M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal P restações de Serviços M F Total T arefa 0 A vença 0 T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 18

157 Balanço Social 2014 Quadro 2: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o escalão etário e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira / Escalão etário e género M eno s que 20 ano s maio r o u igual a 70 ano s M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal P restações de Serviços maio r o u igual a 70 M eno s que 20 ano s T OT A L ano s T OT A L M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T arefa A vença T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 19

158 Balanço Social 2014 Quadro 3: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o nível de antiguidade e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira/ Tempo de serviço até 5 ano s o u mais ano s T OT A L M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. A antiguidade reporta-se ao tempo de serviço na Administração Pública. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 20

159 Balanço Social 2014 Quadro 4: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o nível de escolaridade e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira / H abilitação Literária M eno s de 4 ano s de 4 ano s de 6 ano s de 9.º ano ou equivalente 11.º ano 12.º ano ou equivalente Bacharelato Licenciatura M estrado D o uto ramento T OT A L esco laridade esco laridade esco laridade M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal Grupo / cargo / carreira / H abilitação Literária M eno s de 4 ano s de 4 ano s de 6 ano s de 9.º ano ou equivalente 11.º ano 12.º ano o u equivalente B acharelato Licenciatura M estrado D o uto ramento T OT A L esco laridade esco laridade esco laridade M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T o tal T arefa A vença T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 21

160 Balanço Social 2014 Quadro 5: Contagem dos trabalhadores estrangeiros por grupo/cargo/carreira, segundo a nacionalidade e género, em 31 de dezembro Grupo / cargo / carreira P roveniência do trabalhador União Europeia CP LP Outros países TOTAL M F M F M F M F T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal P restaçõ es de Serviço s / P ro veniência do trabalhador União Europeia CP LP Outros países TOTAL M F M F M F M F T o tal T arefa A vença T o tal espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 22

161 Balanço Social 2014 Quadro 6: Contagem de trabalhadores portadores de deficiência por grupo/cargo/carreira, segundo o escalão etário e género, em 31 de dezembro Grupo / cargo / carreira maio r o u igual a 70 meno r que 20 ano s T OT A L ano s M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P olícia M unicipal T o tal P restações de Serviços maio r o u igual a 70 meno s de 20 ano s T OT A L ano s T o tal M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T arefa A vença T o tal NOTAS: Considere o total de trabalhadores que beneficiem de redução fiscal por motivo da sua deficiência; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 23

162 Balanço Social 2014 Quadro 7: Contagem dos trabalhadores admitidos e regressados durante o ano, por grupo/cargo/carreira e género, segundo o modo de ocupação do posto de trabalho ou modalidade de vinculação Grupo / cargo / carreira/ M o do s de o cupação do po sto de trabalho R egresso de licença P ro cedimento C edência M o bilidade sem vencimento o u de Comissão de serviço CEAGP * Outras situações TOTAL co ncursal perí o do experimental M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal P restações de Serviços (M o dalidades de vinculação ) M F T o tal T arefa 0 A vença 0 T o tal Notas: Considerar o total de efectivos admitidos pela 1ª vez ou regressados ao serviço entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro inclusive; * Curso de Estudos Avançados em Gestão Pública. No caso de orgãos autárquicos considere, ainda, os formandos do CEAGPA; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 24

163 Balanço Social 2014 Quadro 8: Contagem das saídas de trabalhadores nomeados ou em comissão de serviço, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo de saída e género Grupo / cargo / carreira/ M o tivo s de saí da (durante o ano ) M o rte R efo rma/ / A po sentação Limite de idade C o nclusão sem sucesso do perí o do experimental C essação po r mútuo aco rdo Exo neração a pedido do trabalhado r A plicação de pena disciplinar expulsiva M o bilidade C edência C o missão de serviço Outras situaçõ es T OT A L T o tal M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: Incluir todos os trabalhadores em regime de Nomeação ao abrigo do art. 8º e em Comissão de Serviço ao abrigo do art. 9º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 25

164 Balanço Social 2014 Quadro 9: Contagem das saídas de trabalhadores contratados, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo de saída e género Grupo / cargo / carreira/ M o tivo s de saí da (durante o ano ) M o rte C aducidade (termo ) R efo rma/ / A po sentação Limite de idade C o nclusão sem sucesso do perí o do experimental R evo gação (cessação por mútuo aco rdo ) R eso lução (po r iniciativa do trabalhado r) D enúncia (po r iniciativa do trabalhado r) D espedimento po r inadaptação D espedimento co lectivo D espedimento po r extinção do po sto de trabalho M o bilidade C edência Outras situaçõ es T OT A L T o tal M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: Incluir todos os trabalhadores em Contrato de Trabalho em Funções Públicas, e com Contrato de Trabalho no âmbito do Código do Trabalho; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 26

165 Balanço Social 2014 Quadro 10: Contagem dos postos de trabalho previstos e não ocupados durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo a dificuldade de recrutamento Grupo / cargo / carreira/ Dificuldades de recrutamento N ão abertura de pro cedimento co ncursal Impugnação do pro cedimento co ncursal F alta de auto rização da entidade co mpetente P ro cedimento co ncursal impro cedente P ro cedimento co ncursal em desenvo lvimento T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0 Dirigente superior de 1º grau a) 0 Dirigente superior de 2º grau a) 0 Dirigente intermédio de 1º grau a) 0 Dirigente intermédio de 2º grau a) 0 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0 Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo 0 Assistente operacional, operário, auxiliar 0 Aprendizes e praticantes 0 Info rmático 0 M agistrado 0 D iplo mata 0 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - 0 assistente de residência P essoal de Inspecção 0 P essoal de Investigação Científica 0 Docente Ensino Universitário 0 Docente Ensino Superior P olitécnico 0 Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e 0 Secundário M édico 0 Enfermeiro 0 Téc. Diagnóstico e Terapêutica 0 Técnico Superior de Saúde 0 Chefia Tributária 0 P essoal de Administração Tributária 0 P essoal Aduaneiro 0 Conservador e Notário 0 Oficial dos Registos e do Notariado 0 Oficial de Justiça 0 Forças Armadas - Oficial b) 0 Forças Armadas - Sargento b) 0 Forças Armadas - P raça b) 0 P olícia Judiciária 0 P olícia de Segurança P ública - Oficial 0 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente 0 Guarda Nacional Republicana - Oficial 0 0 Guarda Nacional Republicana - Sargento 0 Guarda Nacional Republicana - Guarda 0 Serviço Estrangeiros Fronteiras 0 Guarda P risional 0 Outro P essoal de Segurança c) 0 B o mbeiro 0 P o lí cia M unicipal 0 T o tal Notas: - Para cada grupo, cargo ou carreira, indique o número de postos de trabalho previstos no mapa de pessoal, mas não ocupados durante o ano, por motivo de: - não abertura de procedimento concursal, por razões imputáveis ao serviço; - impugnação do procedimento concursal, devido a recurso com efeitos suspensivos ou anulação do procedimento; - recrutamento não autorizado por não satisfação do pedido formulado à entidade competente; - procedimento concursal improcedente, deserto, inexistência ou desistência dos candidatos aprovados; - procedimento concursal em desenvolvimento. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 27

166 Balanço Social 2014 Quadro 11: Contagem das mudanças de situação dos trabalhadores, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo e género Grupo / cargo / carreira/ Tipo de mudança P ro mo çõ es (carreiras não revistas e carreiras subsistentes) A lteração o brigató ria do po sicio namento remunerató rio (1) A lteração do po sicio namento remunerató rio po r opção gestionária (2) P ro cedimento co ncursal C o nso lidação da mo bilidade na catego ria (3) T OT A L M F M F M F M F M F M F T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: (1) e (2) - Artigos 156º,157º e 158 da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho (3) - Artigo 99º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 28

167 Balanço Social 2014 Quadro 12: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo a modalidade de horário de trabalho e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 Grupo / cargo / carreira Rígido Flexível Desfasado Jornada contínua Trabalho por turnos Específico (*) Isenção de horário M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L T o tal R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. (*) Artigo 110º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 29

168 Balanço Social 2014 Quadro 13: Contagem dos trabalhadores por grupo/cargo/carreira, segundo o período normal de trabalho (PNT) e género, em 31 de dezembro SE Células a vermelho - Totais não estão iguais aos do Quadro1 PNT inferior ao praticado a tempo completo T OT A L Tempo completo Tempo parcial ou outro regime Tempo parcial ou outro regime Tempo parcial ou outro regime Tempo parcial ou outro regime Tempo parcial ou outro regime Grupo/cargo/carreira células abertas para indicar nº horas/semana especial (*) especial (*) especial (*) especial (*) células abertas para indicar nº horas/semana especial (*) M F T o tal 35 horas 40 horas 42 horas M F M F M F M F M F M F M F M F M F R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos Dirigente superior de 1º grau a) Dirigente superior de 2º grau a) Dirigente intermédio de 1º grau a) Dirigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) Técnico Superior A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E assistente de residência P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) Forças Armadas - P raça b) P olícia Judiciária P olícia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P olícia de Segurança P ública - Agente Guarda Nacional Republicana - Oficial Guarda Nacional Republicana - Sargento Guarda Nacional Republicana - Guarda Serviço Estrangeiros Fronteiras Guarda P risional Outro P essoal de Segurança c) B o mbeiro P o lí cia M unicipal T o tal NOTAS: Os totais dos quadros 1, 2, 3, 4, 12, 13 e 17 devem ser iguais, por grupo/cargo/carreira e por género. Indique para cada um dos horários de trabalho semanal, assinalados ou a assinalar, o número de trabalhadores que o praticam; PNT - Número de horas de trabalho semanal em vigor no serviço, fixado ou autorizado por lei. No mesmo serviço pode haver diferentes períodos normais de trabalho; (*) - Trabalho a tempo parcial ou outro regime: indicar o número de horas de trabalho semanais, se inferior ao praticado a tempo completo; Quando existirem mais do que 3 horários a tempo parcial (incompletos) deve optar por estabelecer escalões em cada uma das células abertas de modo a contemplar todos os horários incompletos. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 30

169 Balanço Social 2014 Quadro 14: Contagem das horas de trabalho suplementar durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo a modalidade de prestação do trabalho e género Grupo / cargo / carreira/ M o dalidade de prestação do trabalho suplementar T rabalho suplementar diurno T rabalho suplementar no cturno T rabalho em dias de descanso semanal o brigató rio T rabalho em dias de descanso semanal co mplementar T rabalho em dias feriado s T OT A L M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0:00 0:00 0:00 Dirigente superior de 1º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente superior de 2º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 1º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 2º grau a) 0:00 0:00 0:00 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0:00 0:00 0:00 Técnico Superior 18:00 158:30 90:00 262:00 135:00 14:00 7:00 452:30 232:00 684:30 A ssistente técnico, técnico de 39:45 6:00 45:10 8:00 170:18 7:00 7:00 262:13 21:00 283:13 ní vel intermédio, pesso al administrativo A ssistente o peracio nal, o perário, auxiliar 129:00 129:00 0:00 129:00 Aprendizes e praticantes 0:00 0:00 0:00 Info rmático 178:50 83:06 117:00 24:00 240:00 14:00 77:00 63:00 612:50 184:06 796:56 M agistrado 0:00 0:00 0:00 D iplo mata 0:00 0:00 0:00 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência 0:00 0:00 0:00 P essoal de Inspecção 0:00 0:00 0:00 P essoal de Investigação Científica 0:00 0:00 0:00 Docente Ensino Universitário 0:00 0:00 0:00 D o cente Ensino Superio r P o litécnico 0:00 0:00 0:00 Educ.Infância e D o c. do Ens. Básico e Secundário 0:00 0:00 0:00 M édico 0:00 0:00 0:00 Enfermeiro 0:00 0:00 0:00 Téc. Diagnóstico e Terapêutica 0:00 0:00 0:00 Técnico Superior de Saúde 0:00 0:00 0:00 Chefia Tributária 0:00 0:00 0:00 P esso al de A dministração T ributária 0:00 0:00 0:00 P essoal Aduaneiro 0:00 0:00 0:00 Conservador e Notário 0:00 0:00 0:00 Oficial do s R egisto s e do N o tariado 0:00 0:00 0:00 Oficial de Justiça 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Oficial b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Sargento b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - P raça b) 0:00 0:00 0:00 P olícia Judiciária 0:00 0:00 0:00 P o lí cia de Segurança P ública - Oficial P o lí cia de Segurança P ública - Chefe de P olícia P o lí cia de Segurança P ública - A gente 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Guarda N acio nal R epublicana - Oficial Guarda N acio nal R epublicana - Sargento Guarda N acio nal R epublicana - Guarda 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 Serviço Estrangeiros Fronteiras 0:00 0:00 0:00 Guarda P risional 0:00 0:00 0:00 Outro P essoal de Segurança c) 0:00 0:00 0:00 B o mbeiro 0:00 0:00 0:00 P o lí cia M unicipal 0:00 0:00 0:00 T o tal 365:35 89:06 0:00 0:00 320:40 122:00 672:18 156:00 98:00 70: :33 437: :39 NOTAS: Considerar o total de horas suplementares/extraordinárias efectuadas pelos trabalhadores do serviço entre 1 de janeiro e 31 de dezembro, nas situações identificadas; O trabalho suplementar diurno e nocturno só contempla o trabalho suplementar efectuado em dias normais de trabalho (primeiras 2 colunas). As 3 colunas seguintes são especificas para o trabalho suplementar em dias de descanso semanal obrigatório, complementar e feriados. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 31

170 Balanço Social 2014 Quadro 14.1: Contagem das horas de trabalho nocturno, normal e suplementar durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo o género Grupo / cargo / carreira/ Horas de trabalho noturno Trabalho nocturno normal Trabalho nocturno suplementar TOTAL M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0:00 0:00 0:00 Dirigente superior de 1º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente superior de 2º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 1º grau a) 0:00 0:00 0:00 Dirigente intermédio de 2º grau a) 0:00 0:00 0:00 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0:00 0:00 0:00 Técnico Superior 0:00 0:00 0:00 A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo 0:00 0:00 0:00 Assistente operacional, operário, auxiliar 0:00 0:00 0:00 Aprendizes e praticantes 0:00 0:00 0:00 Info rmático 0:00 0:00 0:00 M agistrado 0:00 0:00 0:00 D iplo mata 0:00 0:00 0:00 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - 0:00 0:00 0:00 assistente de residência P essoal de Inspecção 0:00 0:00 0:00 P essoal de Investigação Científica 0:00 0:00 0:00 Docente Ensino Universitário 0:00 0:00 0:00 Docente Ensino Superior P olitécnico 0:00 0:00 0:00 Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário 0:00 0:00 0:00 M édico 0:00 0:00 0:00 Enfermeiro 0:00 0:00 0:00 Téc. Diagnóstico e Terapêutica 0:00 0:00 0:00 Técnico Superior de Saúde 0:00 0:00 0:00 Chefia Tributária 0:00 0:00 0:00 P essoal de Administração Tributária 0:00 0:00 0:00 P essoal Aduaneiro 0:00 0:00 0:00 Conservador e Notário 0:00 0:00 0:00 Oficial dos Registos e do Notariado 0:00 0:00 0:00 Oficial de Justiça 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Oficial b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - Sargento b) 0:00 0:00 0:00 Forças Armadas - P raça b) 0:00 0:00 0:00 P olícia Judiciária 0:00 0:00 0:00 P olícia de Segurança P ública - Oficial 0:00 0:00 0:00 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia 0:00 0:00 0:00 P olícia de Segurança P ública - Agente 0:00 0:00 0:00 Guarda Nacional Republicana - Oficial 0:00 0:00 0:00 Guarda Nacional Republicana - Sargento 0:00 0:00 0:00 Guarda Nacional Republicana - Guarda 0:00 0:00 0:00 Serviço Estrangeiros Fronteiras 0:00 0:00 0:00 Guarda P risional 0:00 0:00 0:00 Outro P essoal de Segurança c) 0:00 0:00 0:00 B o mbeiro 0:00 0:00 0:00 P o lí cia M unicipal 0:00 0:00 0:00 T o tal 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 NOTAS: Considerar o total de horas efectuadas pelos trabalhadores do serviço entre 1 de janeiro e 31 de dezembro, nas situações identificadas; Este quadro refere-se apenas a trabalho nocturno. Para o preenchimento da coluna trabalho nocturno suplementar neste quadro deve-se considerar o trabalho suplementar efectuado em dias normais e em dias de descanso semanal obrigatório, complementar e feriados. a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 32

171 Balanço Social 2014 Quadro 15: Contagem dos dias de ausências ao trabalho durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo o motivo de ausência e género Grupo / cargo / carreira/ M o tivo s de ausência P o r acidente em P ro tecção na F alecimento de A ssistência a P o r co nta do perí o do C o m perda de C umprimento de pena C asamento D o ença serviço o u do ença T rabalhado r-estudante Greve Injustificadas Outro s T o tal parentalidade familiar familiares de férias vencimento disciplinar pro fissio nal M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F M F T OT A L R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0,0 0,0 0,0 D irigente superio r de 1º grau a) 0,0 0,0 0,0 D irigente superio r de 2º grau a) 0,0 0,0 0,0 D irigente intermédio de 1º grau a) 29,0 7,0 29,0 7,0 36,0 D irigente intermédio de 2º grau a) 17,0 56,0 5,0 17,0 61,0 78,0 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0,0 0,0 0,0 T écnico Superio r 11,0 164,0 382,0 7,0 10,0 21,0 217,0 47,0 2,0 1,0 240,0 622,0 862,0 A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo 11,0 54,0 237,0 9,0 38,0 94,0 49,0 60,0 1,0 151,0 402,0 553,0 A ssistente o peracio nal, o perário, auxiliar 5,0 32,0 28,0 5,0 42,0 28,0 70,0 A prendizes e praticantes 0,0 0,0 0,0 Info rmático 27,0 314,0 2,0 8,0 86,0 62,0 5,0 18,0 2,0 7,0 6,0 1,0 1,0 141,0 398,0 539,0 M agistrado 0,0 0,0 0,0 D iplo mata 0,0 0,0 0,0 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - assistente de residência 0,0 0,0 0,0 P esso al de Inspecção 0,0 0,0 0,0 P esso al de Investigação C ientí fica 0,0 0,0 0,0 D o cente Ensino Universitário 0,0 0,0 0,0 D o cente Ensino Superio r P o litécnico 0,0 0,0 0,0 Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário 0,0 0,0 0,0 M édico 0,0 0,0 0,0 Enfermeiro 0,0 0,0 0,0 T éc. D iagnó stico e T erapêutica 0,0 0,0 0,0 T écnico Superio r de Saúde 0,0 0,0 0,0 C hefia T ributária 0,0 0,0 0,0 P esso al de A dministração T ributária 0,0 0,0 0,0 P esso al A duaneiro 0,0 0,0 0,0 C o nservado r e N o tário 0,0 0,0 0,0 Oficial do s R egisto s e do N o tariado 0,0 0,0 0,0 Oficial de Justiça 0,0 0,0 0,0 F o rças A rmadas - Oficial b) 0,0 0,0 0,0 F o rças A rmadas - Sargento b) 0,0 0,0 0,0 F o rças A rmadas - P raça b) 0,0 0,0 0,0 P o lí cia Judiciária 0,0 0,0 0,0 P o lí cia de Segurança P ública - Oficial 0,0 0,0 0,0 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de 0,0 0,0 0,0 P o lí cia P o lí cia de Segurança P ública - A gente 0,0 0,0 0,0 Guarda N acio nal R epublicana - Oficial 0,0 0,0 0,0 Guarda N acio nal R epublicana - Sargento 0,0 0,0 0,0 Guarda N acio nal R epublicana - Guarda 0,0 0,0 0,0 Serviço Estrangeiro s F ro nteiras 0,0 0,0 0,0 Guarda P risio nal 0,0 0,0 0,0 Outro P esso al de Segurança c) 0,0 0,0 0,0 B o mbeiro 0,0 0,0 0,0 P o lí cia M unicipal 0,0 0,0 0,0 T o tal 0,0 22,0 296,0 933,0 18,0 18,0 177,0 457,0 0,0 0,0 0,0 5,0 114,0 67,0 12,0 8,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 8,0 620, , ,0 NOTAS: Considerar o total de dias completos de ausência; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 33

172 Balanço Social 2014 Quadro 16 : Contagem dos trabalhadores em greve durante o ano, por escalão de PNT e tempo de paralisação Identificação da greve D ata Âmbito (escolher da lista em baixo ) M o tivo (s) da greve dd-mm-aaaa P N T (*) N º de trabalhado res em greve D uração da paralisação (em hh/ mm) Este campo co ntém uma lista para o (s) mo tivo (s) da greve. D eve ser esco lhido na lista definida pelo meno s 1 motivo por greve. 35 horas 40 horas 42 horas T rabalho a tempo parcial (**) Outro s T o tal 0 0:00 Substituir dd-mm-aaaa pelo dia, mês e ano respectivo da greve Clicar em cima das células a amarelo na seta à direita para escolher o item correspondente da lista (*) Período Normal de Trabalho de valores disponivel (**) Artigo 68º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho Identificação da greve D ata Âmbito (escolher da lista em baixo ) M o tivo (s) da greve dd-mm-aaaa N º de trabalhado res em D uração da paralisação P N T (*) greve (em hh/ mm) 35 horas 40 horas 42 horas T rabalho a tempo parcial (**) Outro s T o tal 0 0:00 Substituir dd-mm-aaaa pelo dia, mês e ano respectivo da greve (*) Período Normal de Trabalho (**) Artigo 68º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho D ata dd-mm-aaaa P N T (*) 35 horas 40 horas 42 horas T rabalho a tempo parcial (**) Outro s N º de trabalhado res em greve D uração da paralisação (em hh/ mm) T o tal 0 0:00 Substituir dd-mm-aaaa pelo dia, mês e ano respectivo da greve (*) Período Normal de Trabalho (**) Artigo 68º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho D ata dd-mm-aaaa P N T (*) 35 horas 40 horas 42 horas T rabalho a tempo parcial (**) Outro s N º de trabalhado res em greve D uração da paralisação (em hh/ mm) T o tal 0 0:00 Substituir dd-mm-aaaa pelo dia, mês e ano respectivo da greve Este campo co ntém uma lista para o (s) mo tivo (s) da greve. D eve ser esco lhido na lista definida pelo meno s 1 motivo por greve. Clicar em cima das células a amarelo na seta à direita para escolher o item correspondente da lista de valores disponivel Identificação da greve Âmbito (escolher da lista em baixo ) M o tivo (s) da greve Clicar em cima das células a amarelo na seta à direita para escolher o item correspondente da lista de valores disponivel Identificação da greve Âmbito (escolher da lista em baixo ) Este campo co ntém uma lista para o (s) mo tivo (s) da greve. D eve ser esco lhido na lista definida pelo meno s 1 motivo por greve. M o tivo (s) da greve Este campo co ntém uma lista para o (s) mo tivo (s) da greve. D eve ser esco lhido na lista definida pelo meno s 1 motivo por greve. Clicar em cima das células a amarelo na seta à direita para escolher o item correspondente da lista (*) Período Normal de Trabalho de valores disponivel (**) Artigo 68º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho Identificação da greve D ata Âmbito (escolher da lista em baixo ) M o tivo (s) da greve dd-mm-aaaa Este campo co ntém uma lista para o (s) mo tivo (s) da greve. N º de trabalhado res em D uração da paralisação P N T (*) D eve ser esco lhido na lista definida pelo meno s 1 greve (em hh/ mm) motivo por greve. 35 horas 40 horas 42 horas T rabalho a tempo parcial (**) Outro s T o tal 0 0:00 Substituir dd-mm-aaaa pelo dia, mês e ano respectivo da greve Clicar em cima das células a amarelo na seta à direita para escolher o item correspondente da lista (*) Período Normal de Trabalho de valores disponivel (**) Artigo 68º da LTFP, aprovada em anexo à Lei nº 35/2014, de 20 de junho Identificação da greve D ata Âmbito (escolher da lista em baixo ) M o tivo (s) da greve dd-mm-aaaa P N T (*) N º de trabalhado res em greve D uração da paralisação (em hh/ mm) Este campo co ntém uma lista para o (s) mo tivo (s) da greve. D eve ser esco lhido na lista definida pelo meno s 1 motivo por greve. 35 horas 40 horas 42 horas T rabalho a tempo parcial (**) Outro s T o tal 0 0:00 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 34

173 Balanço Social 2014 Quadro 17: Estrutura remuneratória, por género A - Remunerações mensais ilíquidas (brutas) Mês de referência: Dezembro (Indicar o Nº de trabalhadores de acordo com a respectiva posição remuneratória, independentemente de terem ou não recebido a remuneração ou outros abonos no mês de Dezembro) (Excluindo prestações de serviço) Número de trabalhadores Género / Escalão de remuneraçõ es M asculino F eminino T o tal NOTAS: Até Mais de T o tal i) Deve indicar o número de trabalhadores em cada escalão por género; ii) O total do quadro 17 deve ser igual ao total dos quadros 1, 2, 3, 4, 12 e 13, por género iii) Remunerações mensais ilíquidas (brutas): Considerar remuneração mensal base ilíquida mais suplementos regulares e/ou adicionais/diferenciais remuneratórios de natureza permanente. iv) Não incluir prestações sociais, subsídio de refeição e outros benefícios sociais; B - Remunerações máximas e mínimas dos trabalhadores a tempo completo Período de referência: mês de Dezembro Euros Remuneração ( ) Masculino Feminino Mínima ( ) 635,07 570,00 Máxima ( ) 6.850, ,00 NOTA: Na remuneração deve incluir o valor (euros) das remunerações, mínima e máxima. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 35

174 Balanço Social 2014 Quadro 18: Total dos encargos anuais com pessoal Encargos com pessoal Valor (Euros) R emuneração base (*) ,77 Suplemento s remunerató rio s ,02 P rémio s de desempenho P restaçõ es so ciais ,36 B enefí cio s so ciais 1.602,50 Outro s encargo s co m pesso al (**) ,24 T o tal ,89 N o ta: (*) - incluindo o subsídio de férias e o subsídio de Natal. (**) - registar as indemnizações por férias não gozadas e as compensações por caducidade dos contratos dos trabalhadores saídos. Quadro 18.1: Suplementos remuneratórios Suplementos remuneratórios Valor (Euros) T rabalho suplementar (diurno e no cturno ) 5.621,32 T rabalho no rmal no cturno T rabalho em dias de descanso semanal, co mplementar e feriado s (*) ,68 D ispo nibilidade permanente ,32 Outro s regimes especiais de prestação de trabalho R isco, peno sidade e insalubridade F ixação na periferia T rabalho po r turno s ,11 A bo no para falhas P articipação em reuniõ es A judas de custo 5.458,79 R epresentação ,17 Secretariado 899,99 Outro s suplemento s remunerató rio s ,64 N o ta: (*) - se não incluído em trabalho suplementar (diurno e nocturno). T o tal ,02 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 36

175 Balanço Social 2014 Quadro 18.2: Encargos com prestações sociais Prestações sociais Valor (Euros) Subsí dio s no âmbito da pro tecção da parentalidade (maternidade, paternidade e ado pção ) ,30 A bo no de famí lia 1.350,72 Subsí dio de educação especial Subsí dio mensal vitalí cio 2.121,12 Subsí dio para assistência de 3ª pesso a Subsí dio de funeral Subsí dio po r mo rte A cidente de trabalho e do ença pro fissio nal Subsí dio de desemprego Subsí dio de refeição ,22 Outras prestaçõ es so ciais (incluindo P ensõ es) T o tal ,36 Quadro 18.3: Encargos com benefícios sociais Benefícios de apoio social Valor (Euros) Grupo s despo rtivo s/ casa do pesso al 1.602,50 R efeitó rio s Subsí dio de frequência de creche e de educação pré-esco lar C o ló nias de férias Subsí dio de estudo s A po io so cio -eco nó mico Outro s benefí cio s so ciais T o tal 1.602,50 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 37

176 Balanço Social 2014 Quadro 19: Número de acidentes de trabalho e de dias de trabalho perdidos com baixa durante o ano, por género No local de trabalho In itinere Acidentes de trabalho Total Inferior a 1 dia (sem dar lugar a baixa) 1 a 3 dias de baixa 4 a 30 dias de baixa Superior a 30 dias de baixa Mortal Total Inferior a 1 dia (sem dar lugar a baixa) 1 a 3 dias de baixa 4 a 30 dias de baixa Superior a 30 dias de baixa Mortal N º to tal de acidentes de trabalho (A T ) ocorridos no ano de referência M 0 0 F 0 0 N º de acidentes de trabalho (A T ) co m baixa ocorridos no ano de referência N º de dias de trabalho perdido s po r acidentes o co rrido s no ano N º de dias de trabalho perdido s po r acidentes o co rrido s em ano s anterio res Notas: Considerar os acidentes de trabalho registados num auto de notícia. M 0 0 F 0 0 M 0 0 F 0 0 M 0 0 F 0 0 O "Nº total de acidentes" refere-se ao total de ocorrências, com baixa, sem baixa e mortais. O "Nº de acidentes com baixa" exclui os mortais. Excluir os acidentes mortais no cálculo dos dias de trabalho perdidos na sequência de acidentes de trabalho. Quadro 20: Número de casos de incapacidade declarados durante o ano, relativamente aos trabalhadores vítimas de acidente de trabalho C aso s de incapacidade permanente: - abso luta - parcial Casos de incapacidade - abso luta para o trabalho habitual C aso s de incapacidade tempo rária e abso luta C aso s de incapacidade tempo rária e parcial T o tal Nº de casos 0 0 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 38

177 Balanço Social 2014 Quadro 21: Número de situações participadas e confirmadas de doença profissional e de dias de trabalho perdidos durante o ano C ó digo (*) Doenças profissionais D esignação N º de caso s N º de dias de ausência Nota: (*) - Conforme lista constante do DR nº 6/2001, de 3 de Maio, actualizado pelo DR nº 76/2007, de 17 de Julho. Quadro 22: Número e encargos das actividades de medicina no trabalho ocorridas durante o ano Actividades de medicina no trabalho Total dos exames médicos efectuados: Exames de admissão Exames periódicos Exames ocasionais e complementares Exames de cessação de funções Despesas com a medicina no trabalho (*) Número Valor (Euros) 0 0,00 Visitas aos postos de trabalho Nota: (*) incluir os montantes pagos aos médicos, enfermeiros, outros técnicos de saúde e técnicos de higiene e segurança no trabalho que prestaram serviço durante o ano, desde que não tenham sido contabilizados no quadro 1. ("pessoas ao serviço em 31 de Dezembro"), as despesas efeituadas com a aquisição de medicamentos, meios auxiliares de diagnóstico, exames médicos e todo e qualquer gasto relacionado com a medicina do trabalho, à exceção dos montantes investidos em infraestruturas. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 39

178 Balanço Social 2014 Quadro 23: Número de intervenções das comissões de segurança e saúde no trabalho ocorridas durante o ano, por tipo Segurança e saúde no trabalho Intervençõ es das co missõ es N úmero Reuniões da Comissão Visitas aos locais de trabalho Outras Quadro 24: Número de trabalhadores sujeitos a acções de reintegração profissional em resultado de acidentes de trabalho ou doença profissional durante o ano Alteração das funções exercidas Formação profissional Adaptação do posto de trabalho Alteração do regime de duração do trabalho M o bilidade interna Nota: Segurança e saúde no trabalho Acções de reintegração profissional Número Artigo 23º do Decreto-Lei nº 503/99, de 20 de Novembro, alterado pelo Decreto-Lei nº 50- C/2007, de 6 de Março e pela Lei nº 64-A/2008, de 31 de Dezembro. Quadro 25: Número de acções de formação e sensibilização em matéria de segurança e saúde no trabalho Segurança e saúde no trabalho Acções de formação N úmero Acções realizadas durante o ano Trabalhadores abrangidos pelas acções realizadas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 40

179 Balanço Social 2014 Quadro 26: Custos com a prevenção de acidentes e doenças profissionais durante o ano Segurança e saúde no trabalho C usto s Valor (Euros) Encargos de estrutura de medicina e segurança no trabalho (a) Equipamento de protecção (b) F o rmação em prevenção de risco s (c) Outro s custo s co m a prevenção de acidentes e do enças pro fissio nais (d) Nota: (a) Encargos na organização dos serviços de segurança e saúde no trabalho e encargos na organização / modificação dos espaços de trabalho (b) Encargos na aquisição de bens ou equipamentos (c) Encargos na formação, informação e consulta (d) Incluir única e exclusivamente os encargos com a criação e manutenção de estruturas destinadas à medicina do trabalho e à segurança do trabalhador no exercício da sua profissão. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 41

180 Balanço Social 2014 Quadro 27: Contagem relativa a participações em acções de formação profissional durante o ano, por tipo de acção, segundo a duração Tipo de acção / duração M eno s de 30 ho ras D e 30 a 59 ho ras de 60 a 119 ho ras 120 ho ras o u mais T o tal Internas Externas T o tal Notas: Relativamente às acções de formação profissional realizadas durante o ano e em que tenham participado os efectivos do serviço, considerar como: acção interna, organizada pela entidade; acção externa, organizada por outras entidades; - N.º de participações = n.º trabalhadores na acção 1 + n.º trabalhadores na acção n.º trabalhadores na acção n (exemplo: se o mesmo trabalhador participou em 2 acções diferentes ou iguais com datas diferentes, conta como 2 participações); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 42

181 Balanço Social 2014 Quadro 28: Contagem relativa a participações em acções de formação durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo o tipo de acção A cçõ es internas A cçõ es externas T OT A L Grupo / cargo / carreira/ N º de participaçõ es e de participantes N º de participaçõ es N º de participaçõ es N º de participaçõ es (*) N º de participantes (**) R epresentantes do po der legislativo e de ó rgão s executivo s 0 D irigente superio r de 1º grau a) D irigente superio r de 2º grau a) D irigente intermédio de 1º grau a) D irigente intermédio de 2º grau a) D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0 T écnico Superio r A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pesso al administrativo A ssistente o peracio nal, o perário, auxiliar A prendizes e praticantes 0 Info rmático M agistrado 0 D iplo mata 0 P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - 0 administrativo P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - o peracio nal P esso al de Inspecção 0 P esso al de Investigação C ientí fica 0 D o cente Ensino Universitário 0 D o cente Ensino Superio r P o litécnico 0 Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e 0 Secundário M édico 0 Enfermeiro 0 T éc. D iagnó stico e T erapêutica 0 T écnico Superio r de Saúde 0 C hefia T ributária 0 P esso al de A dministração T ributária 0 P esso al A duaneiro 0 C o nservado r e N o tário 0 Oficial do s R egisto s e do N o tariado 0 Oficial de Justiça 0 F o rças A rmadas - Oficial b) 0 F o rças A rmadas - Sargento b) 0 F o rças A rmadas - P raça b) 0 P o lí cia Judiciária 0 P o lí cia de Segurança P ública - Oficial 0 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia P o lí cia de Segurança P ública - A gente Guarda N acio nal R epublicana - Oficial 0 Guarda N acio nal R epublicana - Sargento 0 Guarda N acio nal R epublicana - Guarda 0 Serviço Estrangeiro s F ro nteiras 0 Guarda P risio nal 0 Outro P esso al de Segurança c) 0 B o mbeiro 0 P o lí cia M unicipal 0 T o tal T o tais devem ser iguais ao s do Q. 27 Notas: (*) - N.º de participações = n.º trabalhadores na acção 1 + n.º trabalhadores na acção n.º trabalhadores na acção n (exemplo: se o mesmo trabalhador participou em 2 acções diferentes ou iguais com datas diferentes, conta como 2 participações); (**) - Considerar o total de trabalhadores que, em cada grupo/cargo/carreira, participou em pelo menos 1 acção de formação (exemplo: se o mesmo trabalhador participou em 2 acções diferentes ou iguais com datas diferentes, conta apenas como 1 participante); a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 43

182 Balanço Social 2014 Quadro 29: Contagem das horas dispendidas em formação durante o ano, por grupo/cargo/carreira, segundo o tipo de acção Grupo / cargo / carreira/ Horas dispendidas H o ras dispendidas em acçõ es internas H o ras dispendidas em acçõ es externas T o tal de ho ras em acçõ es de fo rmação R epresentantes do po der legislativo e de órgãos executivos 0:00 Dirigente superior de 1º grau a) 21:00 21:00 Dirigente superior de 2º grau a) 49:00 15:00 64:00 Dirigente intermédio de 1º grau a) 333:50 64:00 397:50 Dirigente intermédio de 2º grau a) 506:00 475:50 981:50 D irigente intermédio de 3º grau e seguintes a) 0:00 Técnico Superior 2085: : :50 A ssistente técnico, técnico de ní vel intermédio, pessoal administrativo 1229:00 360: :00 Assistente operacional, operário, auxiliar Aprendizes e praticantes Info rmático M agistrado D iplo mata P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - administrativo P esso al do s Serviço s Externo s do M N E - o peracio nal P essoal de Inspecção P essoal de Investigação Científica Docente Ensino Universitário Docente Ensino Superior P olitécnico Educ.Infância e D o c. do Ens. B ásico e Secundário M édico Enfermeiro Téc. Diagnóstico e Terapêutica Técnico Superior de Saúde Chefia Tributária P essoal de Administração Tributária P essoal Aduaneiro Conservador e Notário Oficial dos Registos e do Notariado Oficial de Justiça Forças Armadas - Oficial b) Forças Armadas - Sargento b) F o rças A rmadas - P raça b) P olícia Judiciária P o lí cia de Segurança P ública - Oficial 117:00 120:00 237:00 467:00 858: :00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00 P o lí cia de Segurança P ública - C hefe de P o lí cia 0:00 P o lí cia de Segurança P ública - A gente 0:00 Guarda Nacional Republicana - Oficial 0:00 Guarda Nacional Republicana - Sargento 0:00 Guarda Nacional Republicana - Guarda 0:00 Serviço Estrangeiros Fronteiras 0:00 Guarda P risional 0:00 Outro P esso al de Segurança c) 0:00 B o mbeiro 0:00 P olícia M unicipal 0:00 Notas: Considerar as horas dispendidas por todos os efectivos do serviço em cada um dos tipos de acções de formação realizadas durante o ano; a) Considerar os cargos abrangidos pelo Estatuto do Pessoal Dirigente (Leis nº 2/2004, de 15 de janeiro e 51/2005, de 30 e Agosto e republicado pela Lei nº 64/2011, de 22 de Dezembro); b) Postos das carreiras militares dos três ramos das Forças Armadas (Exército, Marinha e Força Aérea); c) Registar outro pessoal de segurança não considerado nas carreira ou grupos anteriores, incluindo os trabalhadores pertencentes aos corpos especiais SIS (Serviço de Informações de Segurança) e SIED (Serviço de Informações Estratégicas de Defesa); espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 44

183 Balanço Social 2014 Quadro 30: Despesas anuais com formação Tipo de acção / valor Valor (Euros) D espesa co m acçõ es internas ,52 D espesa co m acçõ es externas ,31 T o tal ,83 Notas: Considerar as despesas efectuadas durante ano em actividades de formação e suportadas pelo orçamento da entidade. espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 45

184 Balanço Social 2014 Quadro 31: Relações profissionais Relações profissionais Número T rabalhado res sindicalizado s 9 Elemento s pertencentes a co missõ es de trabalhado res T o tal de vo tantes para co missõ es de trabalhado res Quadro 32: Disciplina P ro cesso s transitado s do ano anterio r P ro cesso s instaurado s durante o ano Disciplina P ro cesso s transitado s para o ano seguinte Número P ro cesso s decidido s - to tal: 0 * Arquivados * Repreensão escrita * M ulta * Suspensão * Demissão (1) * Despedimento por facto imputável ao trabalhador (2) * Cessação da comissão de serviço Notas: (1) - para trabalhadores Nomeados (2) - para trabalhadores em Contratos de Trabalho em Funções Públicas espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 46

185 Balanço Social 2014 Juntos, partilhamos eficiência Balanço Social 2014 espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. Av. Leite Vasconcelos, 2 Alfragide AMADORA Portugal Tel.: (+351) Fax: (+351) cc@espap.pt espap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. 47

186 Anexo 2 REACP 2014

187 Relatório Estatístico Anual dos Contratos Públicos Informação reportada no Relatório Estatístico Anual enviado à Comissão Europeia (art.º 472.º do CCP) Bens e Serviços Data: 15-set-14 Índice 1. Síntese da informação reportada no REACP 2012: entidades adjudicantes e contratos celebrados, segundo a Diretiva Comunitária de enquadramento 2 2. Evolução do número total de entidades adjudicantes reportadas no REACP 2 3. Evolução do número total de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2 4. Evolução do valor total dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2 5. Evolução do valor total dos contratos celebrados independentemente dos limiares comunitários reportados no REACP 2 6. Número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contratoe segundo o grupo de entidades adjudicantes 3 7. Número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contrato, tipo de procedimento e segundo o grupo de entidades adjudicantes 3 8. Valor dos contratos celebrados reportados no REACP 2012, por enquadramento face aos limiares comunitários, tipo de contrato e segundo o grupo de entidades adjudicantes 3 9. Valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contrato, tipo de procedimento e segundo o grupo de entidades adjudicantes Distribuição do número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes Distribuição do valor dos contratos celebrados independentemente dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes Distribuição do valor dos contratos celebrados abaixo dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes Distribuição do valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes Número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de procedimento e segundo o tipo de contrato Valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de procedimento e segundo o tipo de contrato Número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de entidade adjudicante e segundo o tipo de procedimento Valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de entidade adjudicante e segundo o tipo de procedimento Valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por CPV do objeto principal do contrato Número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contrato, CPV do objeto principal do contrato e segundo o grupo de entidades adjudicantes Valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contrato, CPV do objeto principal do contrato e segundo o grupo de entidades adjudicantes 7 1

188 1. Síntese da informação reportada no REACP 2012: entidades adjudicantes e contratos celebrados, segundo a Diretiva Comunitária de enquadramento Base: Número de entidades adjudicantes/contratos celebrados Entidades adjudicantes Número total de entidades que celebraram contratos > limiares comunitários Dir. Clássica 1 Dir. Sectores Especiais 2 N / % Número total de entidades adjudicantes Percentagem de entidades que celebraram contratos > limiares comunitários ,4% N / % 22 45,8% Total 3 N / % ,0% Contratos celebrados N N N Número total de contratos celebrados > limiares comunitários Valor total dos contratos celebrados > limiares comunitários , , ,52 Valor total dos contratos celebrados (< > limiares comunitários) , , ,63 1) Diretiva 2004/18/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março; 2) Diretiva 2004/17/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março; 3) Devido à existência de entidades adjudicantes cujo enquadramento da contratação pública efetuada se distribui por ambas as Diretivas Comunitárias, os valores totais dos indicadores relativos às entidades adjudicantes podem não equivaler ao somatório direto dos valores apresentados na segmentação por Diretiva Comunitária de enquadramento. Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, Evolução do número total de entidades adjudicantes reportadas no REACP , Número de entidades adjudicantes , Número de contratos celebrados > limiares comunitários Tmca: 50% Tmca: 28% REACP 2007 REACP 2008 Tmca: Taxa média de crescimento anual. REACP 2009 REACP: Relatório Estatístico Anual dos Contratos Públicos. REACP 2010 REACP 2011 REACP 2012 Fonte: ANCP, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2007 a 2010; espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2011 e Evolução do valor total dos contratos celebrados acima dos limiares 5. comunitários reportados no REACP , Valor dos contratos celebrados > limiares comunitários , Valor dos contratos celebrados Evolução do número total de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 0 REACP 2007 REACP 2008 Tmca: Taxa média de crescimento anual REACP 2009 REACP: Relatório Estatístico Anual dos Contratos Públicos REACP REACP REACP 2012 Fonte: ANCP, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2007 a 2010; espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2011 e Evolução do valor total dos contratos celebrados independentemente dos limiares comunitários reportados no REACP MEUR Tca 2011/12: 0,4% Tmca: 30% 1.239,27 502, , , , ,04 MEUR Tca 2011/12: - 8% Tmca 2008/12: 4% 4.393, , , , , ,92 0 REACP 2007 REACP 2008 REACP 2009 REACP 2010 REACP 2011 REACP REACP 2007 REACP 2008 REACP 2009 REACP 2010 REACP 2011 REACP 2012 Tca: Taxa de crescimento anual. Tmca: Taxa média de crescimento anual. REACP: Relatório Estatístico Anual dos Contratos Públicos. Fonte: ANCP, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2007 a 2010; espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2011 e Tca: Taxa de crescimento anual. Tmca: Taxa média de crescimento anual. REACP: Relatório Estatístico Anual dos Contratos Públicos. Fonte: ANCP, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2007 a 2010; espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, 2011 e

189 6. Número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contrato e segundo o grupo de entidades adjudicantes Base: Número de contratos celebrados > limiares comunitários Dir. Clássica Dir. Sectores Especiais Entidades governamentais Entidades regionais, locais e Entidades dos Sectores centrais 1 outras entidades 2 Especiais 3 Total Tipo de Contrato N % N % N % Bens ,0% ,2% 90 44,3% Serviços 54 32,0% ,8% ,7% Total 169 7,1% ,4% 203 8,5% N % 57,7% 42,3% 100,0% 1) Base de referência - Anexo IV Dir. 2004/18/CE, actualizado pela Decisão da Comissão, de 9 de dezembro de 2008, notificada com o n.º C(2008)7871 <=> Anexo I - ACP (GPA): Central government entities; 2) Base de referência - Entidades fora do âmbito do Anexo IV Dir. 2004/18/CE, actualizado pela Decisão da Comissão, de 9 de dezembro de 2008, notificada com o n.º C(2008)7871 <=> Anexo II - ACP(GPA): S ubcentral government entities; 3) Base de referência: Anexos I a X da Dir. 2004/17/CE, actualizados pela Decisão da Comissão, de 9 de dezembro de 2008, notificada com o n.º C(2008)7871 <=> Anexo III - ACP (GPA). Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, Número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contrato, tipo de procedimento e segundo o grupo de entidades adjudicantes Base: Número de contratos celebrados > limiares comunitários Tipo de Contrato/ Tipo de Procedimento Bens N % N % N % Ajuste direto 34 29,6% ,1% 6 6,7% Concurso público 80 69,6% ,0% 18 20,0% Concurso limitado por prévia qualificação 1 0,9% 55 4,7% 7 7,8% Procedimento de negociação ,2% 59 65,6% Diálogo concorrencial n.a. n.a. Total 115 8,3% ,1% 90 6,5% Serviços Ajuste direto 21 38,9% ,7% 13 11,5% Concurso público 25 46,3% ,3% 70 61,9% Concurso limitado por prévia qualificação 8 14,8% 58 6,9% 16 14,2% Procedimento de negociação ,1% 14 12,4% Diálogo concorrencial n.a. n.a. Total 54 5,3% ,5% ,2% Total Global 169 7,1% ,4% 203 8,5% n.a.: Não aplicável. Dir. Clássica Entidades governamentais Entidades regionais, locais e Entidades dos Sectores centrais outras entidades Especiais Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, Dir. Sectores Especiais N Total % 32,8% 58,2% 4,6% 4,4% 100,0% 33,2% 57,2% 100,0% ,0% ,1% 1,5% - 8. Valor dos contratos celebrados reportados no REACP 2012, por enquadramento face aos limiares comunitários, tipo de contrato Base: Valor dos contratos celebrados Tipo de Contrato < limiares comunitários Entidades governamentais centrais N Dir. Clássica Entidades regionais, locais e outras entidades Dir. Sectores Especiais Entidades dos Sectores Especiais % N % N % N % Total Bens ,61 51,9% ,74 50,0% ,29 29,5% ,64 49,2% Serviços ,16 48,1% ,86 50,0% ,45 70,5% ,47 50,8% Total ,77 15,6% ,60 79,0% ,74 5,4% ,11 100,0% > limiares comunitários Bens ,09 63,8% ,68 46,0% ,85 43,3% ,62 46,5% Serviços ,73 36,2% ,31 54,0% ,86 56,7% ,90 53,5% Total ,82 6,1% ,99 73,4% ,71 20,5% ,52 100,0% Total Global ,59 12,2% ,59 76,9% ,45 10,9% ,63 100,0% Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços,

190 9. Valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por tipo de contrato, tipo de procedimento Base: Valor dos contratos celebrados > limiares comunitários Dir. Clássica Dir. Sectores Especiais Tipo de Contrato/ Tipo de Procedimento Bens Entidades governamentais centrais N Entidades regionais, locais e outras entidades Entidades dos Sectores Especiais % N % N % N % Total Ajuste direto ,60 84,1% ,37 41,8% ,24 7,6% ,21 38,9% Concurso público ,49 15,7% ,75 53,7% ,49 26,2% ,73 45,3% Concurso limitado por prévia qualificação ,00 0,2% ,56 4,2% ,12 12,4% ,68 5,4% Procedimento de negociação ,00 0,3% ,00 53,8% ,00 10,5% Diálogo concorrencial n.a. n.a. - - Total ,09 8,4% ,68 72,5% ,85 19,0% ,62 100,0% Serviços Ajuste direto ,43 22,0% ,08 18,2% ,84 6,5% ,35 15,8% Concurso público ,30 28,3% ,98 66,5% ,00 28,1% ,28 56,6% Concurso limitado por prévia qualificação 49,7% ,25 15,2% ,92 63,7% ,17 27,1% Procedimento de negociação ,00 0,1% ,10 1,7% ,10 0,4% Diálogo concorrencial n.a. n.a. - - Total ,73 4,2% ,31 74,2% ,86 21,7% ,90 100,0% Total Global ,82 6,1% ,99 73,4% ,71 20,5% ,52 100,0% n.a.: Não aplicável ,00 Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, Distribuição do número de contratos celebrados acima dos limiares comunitários 11. reportados no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes 2012, Número de contratos celebrados > limiares comunitários 2012, Valor dos contratos celebrados 203 9% 169 7% Entidades governamentais centrais % Entidades regionais, locais e outras entidades Entidades dos Sectores Especiais 12. Distribuição do valor dos contratos celebrados abaixo dos limiares comunitários reportados 13. no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes Distribuição do valor dos contratos celebrados independentemente dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes Distribuição do valor dos contratos celebrados acima dos limiares comunitários reportados no REACP 2012, por grupo de entidades adjudicantes 2012, Valor dos contratos celebrados < limiares comunitários 2012, Valor dos contratos celebrados > limiares comunitários 559,33 MEUR 11% 623,32 MEUR 12% Entidades governamentais centrais Entidades regionais, locais e outras entidades Entidades dos Sectores Especiais Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, ,25 MEUR 77% 175,76 MEUR 5% 508,05 MEUR 16% 383,57 MEUR 20% 115,28 MEUR 6% 2.570,07 MEUR 79% 1.376,18 MEUR 73% Entidades governamentais centrais Entidades regionais, locais e outras entidades Entidades dos Sectores Especiais Entidades governamentais centrais Entidades regionais, locais e outras entidades Entidades dos Sectores Especiais Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços, Fonte: espap, Reporte Estatístico Anual de Compras Públicas de Bens e Serviços,