S E C R E T A R I A - G E R A L

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2 S E C R E T A R I A - G E R A L Relatório de Atividades 2011 Abril 2012 MINISTÉRIO DA SOLIDARIEDADE E DA SEGURANÇA SOCIAL PRAÇA DE LONDRES, nº Lisboa secretaria.geral@sg.msss.pt Página institucional: Relatório de Atividades

3 Í n d i c e I. Nota introdutória...6 II. AUTOAVALIAÇÃO A SECRETARIA-GERAL E O SEU QUADRO DE REFERÊNCIA Missão, Visão, Valores Estrutura orgânica SÍNTESE DA AUTOAVALIAÇÃO QUADRO DE AVALIAÇÃO E RESPONSABILIZAÇÃO (QUAR) Objetivos estratégicos Objetivos operacionais Grau de concretização dos objetivos Resultados por unidade orgânica Direção de Serviços Jurídicos e Contencioso Missão Objetivos Grau de concretização dos objetivos Indicadores de atividades Direção de Serviços de Organização e Recursos Humanos Missão Objetivos e atividades Grau de concretização dos objetivos Direção de Serviços de Inovação e Qualidade Missão Objetivos Grau de concretização dos objetivos Projetos Indicadores de atividades Direção de Serviços de Documentação, Informação e Relações Públicas Missão Objetivos Grau de concretização dos objetivos Projetos Indicadores de atividades Direção de Serviços de Gestão Financeira e do Património Missão Objetivos, atividades e projetos Grau de concretização dos objetivos Relatório de Atividades

4 Projetos Indicadores de atividades Direção de Serviços de Gestão de Recursos Internos Missão Objetivos e atividades Grau de concretização dos objetivos Unidade Ministerial de Compras Missão Objetivos e atividades Grau de concretização dos objetivos Indicadores de atividades SÍNTESE DOS RESULTADOS DA ATIVIDADE DA SG Síntese dos objetivos atividades e projetos por Unidade Orgânica Síntese dos projetos da SG AFETAÇÃO DE RECURSOS Recursos Humanos AUDIÇÃO DE DIRIGENTES E TRABALHADORES AVALIAÇÃO DO SERVIÇO PRESTADO INQUÉRITO AOS CLIENTES DA SG INQUÉRITO AOS FORNECEDORES DA SG AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Ambiente de controlo Contactos regulares entre a Direção e as unidades orgânicas Controlos financeiros efetivos Estrutura organizacional Atividades e procedimentos de controlo administrativo implementadas no serviço Fiabilidade dos sistemas de informação Responsabilidade Social e Ambiental ANÁLISES COMPARATIVAS Benchmarking entre Secretarias-Gerais...91 Relatório de Atividades

5 10.2. Indicadores de desempenho da SGMSSS...94 III. BALANÇO SOCIAL...97 IV. AVALIAÇÃO FINAL V. ANEXOS Inquéritos à satisfação de clientes, fornecedores e colaboradores 2. Sistema de Controlo Interno Questionário Anexo A 3. Relatório de Benchmarking entre as SG s 4. Balanço Social Relatório de Atividades

6 I. Nota introdutória Relatório de Atividades

7 No âmbito do quadro legal em vigor e atendendo às diretrizes divulgadas pelas entidades competentes, CCA s e GEP, a Secretaria-Geral (SG) elaborou o Relatório de Atividades de 2011, cujo conteúdo agrega e sintetiza toda a atividade desenvolvida no decurso daquele período, por forma a fornecer informação clara e suficiente tendo em vista uma apreciação global e o mais fidedigna possível da sua realidade, por parte das entidades externas competentes. O presente documento contém não só todos os dados inerentes à atividade da SG no período considerado como também algumas sínteses e análises críticas, apoiadas em quadros e gráficos com vista a uma melhor ilustração do seu conteúdo. É de realçar que o atual contexto de crise económica do país em geral e da administração pública em particular veio também a refletir-se no normal funcionamento da SG uma vez que, por determinação do Sr. Ministro de Estado e das Finanças, de 28 de abril, ocorreu a suspensão de utilização PIDDAC de verbas não comprometidas que veio a impossibilitar o cumprimento de diversos objetivos e projetos planeados para Todavia e não obstante as restrições orçamentais referidas, merecem destaque algumas iniciativas promovidas pela SG, designadamente os Encontros Temáticos no âmbito do Portal do Conhecimento para a Inovação e Qualidade no MSSS (POCIQ), bem como a conceção, lançamento e arranque do projeto para a Responsabilidade Social da SG, cujo desenvolvimento cabe a um grupo de trabalho permanente, constituído, para o efeito, por elementos de diversas unidades orgânicas da SG, que não constavam do Plano de Atividades para Este projeto tem por base o conceito de responsabilidade social como uma vertente de gestão estratégica, numa ótica de abordagem global à organização, abarcando os diversos aspetos pertinentes, designadamente em matéria de desenvolvimento sustentável, de melhoria do serviço prestado e da satisfação dos clientes e fornecedores, bem como da progressiva melhoria da satisfação dos colaboradores, quer ao nível do desempenho profissional, quer ao nível das condições de trabalho. No decurso de 2011 foram ainda desenvolvidas duas iniciativas, não contempladas no Plano de Atividades, uma de caráter interno (consolidação do InterpontoPlus) e outra de natureza transversal (implementação do GeRFIP), descritas no capítulo 8 deste relatório, referente ao controlo interno. Ambas as iniciativas foram concluídas em Refira-se também que, por indicação do GEP, a fórmula de cálculo definida para a avaliação da execução dos objetivos e dos indicadores do QUAR introduziu, a partir de 2011, um novo paradigma (valor crítico), tendo em vista reduzir o efeito comparativo global de resultados muito superiores à respetiva meta planeada. Deste modo, os resultados apresentados no presente relatório foram calculados de acordo com a nova fórmula entendendo-se, assim, não se poder fazer a análise comparativa com o QUAR dos anos anteriores cujo cálculo não obedeceu ao mesmo critério. É de considerar ainda que, no decurso de 2011, foram implementadas as melhorias sugeridas no contexto das auditorias realizadas em 2010, designadamente nos domínios de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, Aquisição de bens e serviços e Empreitadas de obras públicas - PIDDAC, Gestão de Pessoal da SGMSSS e Aplicação do SIADAP 2 e 3, conforme descrito no capítulo 9, no ponto deste relatório. Relatório de Atividades

8 II. Autoavaliação Relatório de Atividades

9 1. A Secretaria-Geral e o seu quadro de referência 1.1. Missão, Visão, Valores Decorrente da entrada em funcionamento do XIX Governo Constitucional, esta Secretaria-Geral passou a integrar o Ministério da Solidariedade e da Segurança Social, nos termos do Decreto-Lei nº 86-A/2011, de 12 de julho. Contudo, só em 2012 entrou em vigor a nova lei orgânica do MSSS (DL 126/2011, de 29 de dezembro), pelo que toda a sua atividade da SG foi enquadrada pelo Decreto Regulamentar n.º 63/2007, de 29 de maio, no contexto da Lei Orgânica do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social. Neste sentido, a missão, visão e valores são os que foram definidos naquele contexto. Missão da SG Nos termos do diploma acima mencionado, a SG tem por missão assegurar o apoio técnico especializado e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério e aos demais orgãos e serviços nele integrados e a prestação de serviços comuns, desde que não cometidos por lei a outros serviços, designadamente, nos domínios técnico-jurídico e de contencioso, da organização e gestão de recursos, da gestão financeira e execução orçamental, das compras públicas, da documentação e arquivo, da comunicação e relações públicas e desenvolvimento permanente de soluções de eficiência, inovação e qualidade no âmbito da sua atuação. Para o efeito, concebeu-se um modelo organizativo que dota a SG do Ministério de unidades orgânicas nucleares de matriz essencialmente técnica e conceptiva, a que se juntam serviços operativos, enquadrados por idênticos níveis de hierarquia, visando um melhor relacionamento inter áreas. Visão da SG Ser um serviço de referência para o MSSS no quadro da sua área de atuação. Valores da SG Rigor Prestabilidade Exigência de qualidade Espírito de colaboração com os clientes Relatório de Atividades

10 1.2. Estrutura orgânica Efetivos em 01/11/2011 Relatório de Atividades

11 2. Síntese da Auto avaliação Relativamente ao ano de 2011, a SG definiu um conjunto de 44 objetivos, 7 dos quais constituíram o QUAR 2011, sendo estes objeto de avaliação pelo orgão competente no Ministério (GEP). Estes objetivos foram monitorizados trimestralmente de acordo com as orientações legais e a respetiva avaliação final veio a traduzir-se na seguinte situação: 4 superados (57%) e 3 cumpridos (43%). Quanto aos objetivos das unidades orgânicas, num total de 37, verifica-se que 86,49% foram superados (32 objetivos), 5,41% foram cumpridos (2 objetivos) e 8,11% não foram cumpridos (3 objetivos), por terem sido inviabilizados pela impossibilidade de compromisso PIDDAC, resultante do despacho do Sr. Ministro de Estado e das Finanças, de 28 de abril de Esta situação veio também a repercutir-se na taxa de execução dos projetos, 31% dos quais (4 projetos) foram cancelados pelas razões acima descritas. Da totalidade de projetos incluídos no Plano de Atividades para 2011 (13), 46% foram concluídos (6 projetos) e 26% não foram concluídos (3 projetos), prevendo-se a sua conclusão em No tocante às atividades, inscritas pela primeira vez no Plano de Atividades da SG, desenvolvidas pelas unidades orgânicas, verificou-se uma elevada taxa de realização, uma vez que 93,15% das mesmas foram realizadas, contra 6,85% de não realizadas, sendo que esta situação se deveu às circunstâncias inerentes à reestruturação do MSSS, que não permitiu a plena concretização das ações transversais previstas. Para além de contemplarem as atividades das unidades orgânicas, numa aproximação de alinhamento com os respetivos objetivos, foi também planeado um maior número de objetivos e de indicadores, quer para o QUAR, quer para os serviços, o que representa um esforço acrescido de planeamento e controlo da atividade desenvolvida, a par de uma maior visibilidade da mesma. Uma vez mais foi efetuada a auscultação dos colaboradores internos e dos clientes e fornecedores da SG, através de inquéritos de satisfação, cujos resultados se encontram detalhados no capítulo 7 e 8 do presente relatório. É de notar que, apesar da reformulação introduzida nos questionários, de acordo com as orientações recebidas do GEP, os resultados globais apresentam uma melhoria, ainda que ligeira, face aos anos anteriores, mantendo-se a SG acima do nível 4, numa escala de 1 a 5. Salienta-se ainda um aumento do número de respostas ao inquérito de colaboradores, o qual obteve um resultado global superior ao do ano anterior, de 3.7 (2010) para 4 pontos (2011). Como nos anos anteriores, foram também lançados questionários sectoriais aos clientes, designadamente pelo serviço de Formação, pelo serviço de Atendimento ao Cidadão - Linha Azul, pela Unidade Ministerial de Compras e, ao nível interno da SG, inquéritos no âmbito da Intranet, anexos a este relatório. Em 2011 foi ainda realizada a iniciativa de Benchmarking entre Secretarias-Gerais da AP, cujos resultados se encontram descritos no capítulo 10 deste relatório, especialmente dedicado a este assunto. Relatório de Atividades

12 Quadro 1 Quadro de Avaliação e Responsabilização QUADRO DE AVALIAÇAO E RESPONSABILIZAÇÃO Última actualização: (2012/04/09) Serviço: Secretaria-Geral do Ministério da Solidariedade e da Segurança Social Missão: A Secretaria-Geral do Ministério da Solidariedade e da Segurança Social (SGMSSS) tem por missão assegurar o apoio técnico especializado e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no Ministério e aos demais órgãos e serviços nele integrados e a prestação de serviços comuns, desde que não cometidos por lei a outros serviços, designadamente, nos domínios técnico-jurídico e de contencioso, da organização e gestão de recursos, da gestão financeira e execução orçamental, das compras públicas, da documentação e arquivo, da comunicação e relações públicas e desenvolvimento permanente de soluções de eficiência e qualidade no âmbito da sua actuação. Objectivos estratégicos (OE): OE 1 Garantir a rapidez e qualidade dos pareceres / informações OE 2 Melhorar a imagem do Ministério, através da qualidade, inovação e comunicação OE 3 Acompanhar a implementação e o desenvolvimento de novos modelos organizacionais e de recursos humanos OE 4 Dinamizar a prática da Inovação e Qualidade no MSSS, desenvolvendo e optimizando os recursos tecnológicos de suporte da SG OE 5 Melhorar a eficiência, a eficácia e o controlo na utilização dos meios, dinamizando e reforçando, entre outros, os projectos de gestão partilhada entre serviços / organismos do Ministério EFICÁCIA (35%) Objectivos operacionais OB 1 Ponderação de 100% Ind 1 Ano 2009 META Ano 2009 Resultado Ano 2010 META Meta Tolerância Ano 2011 Valor Crítico Resultado Taxa Realização Garantir a celeridade na resposta aos interessados em processos não contenciosos Nº médio de dias despendidos entre a data de recepção do pedido do interessado e a data de saída da respectiva resposta ,5 100% Peso 40 OB 2 Ponderação de 50% Desenvolver as competências dos trabalhadores do MTSS, através do Programa Form@r Ind 2 Ind 3 - Índice de realização das acções de formação planeadas e solicitadas (nº acções realizada /nº acções planeadas e solicitadas) Ponderação de 50% - Volume de formação alcançado (Somatório do Nº de Horas de cada Curso multiplicado pelo respectivo Nº de Participantes) n.a. n.a n.a 93% 3% 100% 107,69% 115,79% n.a. n.a n.a 93% 3% 100% 86,94% 93,00% Peso 30 OB 3 Assegurar a coordenação e aplicação de medidas nos domínios da Inovação, modernização e qualidade no Ministério Ind 4 Ind 5 Ponderação de 40% Grau de adesão dos organismos do MTSS ao POCIQ (Portal do Conhecimento para a Inovação e Qualidade no MTSS) Ponderação de 60% Nº workshops / conferências temáticas n.a n.a 60% 75% 5% 100% 100% 125% n.a n.a n.a % Peso 30 Relatório de Atividades

13 EFICIÊNCIA (35%) OB 4 Ponderação de 100% Garantir um acréscimo de poupança no processo aquisitivo no âmbito das compras públicas centralizadas no MTSS Ind 6 Taxa de poupança média n.a n.a 7% 9% 3% 15% 9,70% 100% no processo aquisitivo Peso 60 OB 5 Ponderação de 100% Ind 7 Organizar os procedimentos necessários para controlar o prazo médio de pagamento das facturas aos fornecedores Prazo médio (em dias) de pagamento das facturas aos fornecedores pela SGMTSS (obtido pela forma de cálculo estipulada no nº 4 do Despacho 9870/2009, de 13 de Abril) n.a n.a n.a % Peso 40 QUALIDADE (30%) OB 6 Ponderação de 100% Ind 8 Garantir a qualidade na satisfação dos clientes da SG Índice de qualidade média (numa escala de 1 a 5) obtido através dos diversos instrumentos de análise efectuados 3,5 4,1 3,5 3,8 0,3 5 4,29 122,57% Peso 50 OB 7 Ponderação de 100% Ind 9 Garantir a formação dos trabalhadores da SG Percentagem de trabalhadores envolvidos em acções de formação (Nº de trabalhadores da SG que frequentaram acções de formação em 2011 / Nº trabalhadores da SG x 100) n.a n.a. n.a. 60% 5% 80% 95% 143,75% Peso 50 Meios disponíveis Recursos Humanos Pontuação Dirigentes superiores 20 Dirigentes intermédios 16 Técnico Superior 12 Informático 12 Coordenador Técnico 9 Assistente Técnico 8 Assistente Operacional 5 Total Pontos Planeados Pontos Executados Desvio 60 59, ,41 3, ,16 39, ,65 32, ,68 7, ,43 68, ,35 7, ,49 159,51 Orçamento (milhões de ) Estimado Realizado Desvio(MC) Funcionamento , , ,00 PIDDAC , ,00 Relatório de Atividades

14 Parâmetros Eficácia Eficiência Qualidade Eficácia Ponderação 35% Ponderação35% Ponderação 30% 115,79 125,00 36,51% 35% 39,95% 100,00 93,00 100,00 Ind 1 Ind 2 Avaliação Final do Serviço Ind 3 Ind 4 Bom Satisfatório Insuficiente Ind 5 111,46% Recursos Financeiros e Humanos Recursos Financeiros Eficiência , ,00 100,00 100,00 Estimado Realizado Ind 6 Ind , ,00 Funcionamento PIDDAC Recursos Humanos 1366,49 Qualidade ,75 Pontos Planeados Pontos executados 122,57 Ind 8 Ind 9 Listagem das Fontes de Verificação Objectivo 1 Objectivo 2 Objectivo 3 Objectivo 4 Objectivo 5 Objectivo 6 Objectivo 7 Aplicação smartdocs e mapas de controlo da UO Relatório de execução do Programa Formar e Aplicação smartdocs Relatório de execução do Projecto/Actividade e Aplicação smartdoc Relatório dos procedimentos de negociações desenvolvidos Sistema RAFE/SIC e mapas de controlo da UO Inquérito aos clientes e respectivo relatório Relatório de execução do Programa Formar, Aplicação smartdocs e mapas de excel da UO Relatório de Atividades

15 3. Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) De acordo com a legislação em vigor, a SG procedeu à elaboração do respetivo Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) que constitui um importante meio de avaliação do desempenho organizacional, tendo como referência os 7 principais objetivos anuais definidos no Plano de Atividades para o ano de Trata-se, assim, de um instrumento de apoio à gestão que permite a tomada de decisões face ao desenvolvimento de um conjunto de objetivos selecionados como estruturantes e representativos da atividade global deste organismo, através da prestação das diversas unidades orgânicas e refletida no seu conteúdo. Quanto ao desvio dos pontos planeados e executados, constantes do QUAR, o mesmo carece da seguinte reflexão: - Os pontos planeados têm em linha de conta o número de efetivos por carreira profissional, cada uma das quais tem uma pontuação diferente e reportam a ; - Os pontos executados reportam a e por isso refletem todas as alterações ocorridas ao longo do ano de Assim, o desvio constante do QUAR (Quadro 1) do presente relatório não reflete somente o absentismo ocorrido, mas também as alterações de pessoal ao nível do número de efetivos e respetiva distribuição pelas carreiras definidas Objetivos estratégicos 1. Garantir a rapidez e qualidade dos pareceres / informações. 2. Melhorar a imagem do Ministério, através da qualidade, inovação e comunicação. 3. Acompanhar a implementação e o desenvolvimento de novos modelos organizacionais e de recursos humanos. 4. Dinamizar a prática da Inovação e Qualidade no Ministério, desenvolvendo e otimizando os recursos tecnológicos de suporte da SG. 5. Melhorar a eficiência, a eficácia e o controlo na utilização dos meios, dinamizando e reforçando, entre outros, os projetos de gestão partilhada entre serviços/organismos do Ministério Objetivos operacionais 1. Garantir a celeridade na resposta aos interessados em processos não contenciosos. 2. Desenvolver as competências dos trabalhadores do MSSS, através do Programa Form@r. Relatório de Atividades

16 3. Assegurar a coordenação e aplicação de medidas nos domínios da inovação, modernização e qualidade no Ministério 4. Garantir um acréscimo de poupança no processo aquisitivo no âmbito das compras públicas centralizadas no MTSS. 5. Organizar os procedimentos necessários para controlar o prazo médio de pagamento das faturas aos fornecedores. 6. Garantir a qualidade na satisfação dos clientes da SG. 7. Garantir a formação dos trabalhadores da SG Grau de concretização dos objetivos No quadro das suas competências, coube à Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (DSIQ) a coordenação do processo de elaboração do QUAR desta SG que contou com a participação dos dirigentes de todas as unidades orgânicas. A respetiva monitorização teve uma periodicidade trimestral, de acordo com os resultados oportunamente fornecidos pelos responsáveis dos serviços. Os resultados anuais relativos a cada um dos objetivos encontram-se descritos na figura seguinte, verificando-se que 3 foram atingidos e 4 foram superados, sendo de destacar o objetivo 6 e 7 que pertencem ao parâmetro Qualidade. 143,75 122,57 100,00 104,40 110,00 100,00 100,00 Obj 1 Obj 2 Obj 3 Obj 4 Obj 5 Obj 6 Obj 7 Figura 1 Taxa de realização dos objetivos De seguida apresentam-se os resultados de cada um dos objetivos e os comentários relativos ao respetivo grau de concretização. Relatório de Atividades

17 Objetivo 1: Garantir a celeridade na resposta aos interessados em processos não contenciosos Indicador 1 Meta Tolerância Valor crítico Resultado Taxa de Realização N.º médio de dias despendidos entre a data de receção do pedido do interessado e a data de saída da respetiva resposta ,5 100% Este objetivo é comum a duas Direções de Serviços, uma vez que ambas emitem pareceres jurídicos em matéria de recursos humanos, a pedido dos Gabinetes e de outros organismos. Esta atividade insere-se na função de apoio, neste domínio, no âmbito do Ministério e constitui a principal atribuição daquelas unidades orgânicas. Os valores constantes do quadro supra correspondem à média aritmética dos resultados atingidos por cada uma das unidades orgânicas referidas, apresentando uma ligeira superação face à meta prevista o que, face aos anos anteriores, manifesta um evidente esforço ao nível do próprio planeamento, de modo a um maior ajustamento entre o previsto e o executado. Salienta-se que esta atividade tem uma natureza de elevada imprevisibilidade pois é resultante de pedidos externos às unidades orgânicas. De acordo com as regras definidas pelo GEP, conforme se pode observar no quadro 1, a taxa de realização deste objetivo atingiu o valor de 100%. Objetivo 2: Desenvolver as competências dos trabalhadores do MTSS, através do Programa Form@r. Indicador 2 Meta Tolerância Valor crítico Resultado Taxa de Realização Índice de realização das ações de formação planeadas e solicitadas (n.º de ações realizadas/n.º de ações planeadas) 93% 3% 100% 107,69% 115,79% Indicador 3 Volume de formação alcançado (volume alcançado/volume previsto, sendo que o volume de formação é o somatório de n.º de horas de cada curso * respetivo n.º de participantes) 93% 3% 100% 86,94% 93,00% Para este objetivo concorre uma Direção de Serviços, apresentando os dois indicadores de resultados que, em conjunto, revelam a situação de superação da respetiva meta e mesmo da sua tolerância máxima. Com efeito, a média dos resultados obtidos em cada indicador atingiu o valor de 97,31%. Relatório de Atividades

18 A taxa média de realização deste objetivo, com dois indicadores, foi de 104,40%. Objetivo 3: Assegurar a coordenação e aplicação de medidas nos domínios da inovação, modernização e qualidade no Ministério Indicador 4 Meta Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Grau de adesão dos organismos do MTSS ao POCIQ (Portal do Conhecimento para a Inovação e Qualidade no MTSS) Indicador 5 N.º de workshops/conferências temáticas 75% 5% 100% 100% 125% Meta Tolerância Valor Crítico % Para o objetivo 3 contribuiu somente uma Direção de Serviços verificando-se que os dois indicadores em causa obtiveram um resultado de 100% relativamente à meta prevista. No que se refere ao desvio, o resultado difere num e noutro indicador, devido ao respetivo valor crítico. Quanto à taxa de realização verifica-se que, no conjunto, o objetivo foi concretizado em 112,50%. A figura 2 ilustra os resultados dos indicadores 1 a 5 que correspondem aos objetivos do parâmetro Eficácia, sendo que apenas 1 indicador ficou abaixo dos 100%. 115,79 125,00 100,00 93,00 100,00 Ind 1 Ind 2 Ind 3 Ind 4 Ind 5 Figura 2 Indicadores de Eficácia Relatório de Atividades

19 Objetivo 4: Garantir um acréscimo de poupança no processo aquisitivo no âmbito das compras públicas centralizadas no MTSS Indicador 6 Meta Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Taxa de poupança média no processo aquisitivo 9% 3% 15% 9,70% 100% Este objetivo foi prosseguido por uma só unidade orgânica apresentando um resultado de execução com um valor um pouco acima da meta, mas aquém do valor crítico. Realça-se que se trata de uma atividade dependente das oscilações do mercado o que dificulta o respetivo planeamento. Objetivo 5: Organizar os procedimentos necessários para controlar o prazo médio de pagamento das faturas aos fornecedores Indicador 7 Meta Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Prazo médio (em dias) de pagamento das faturas aos fornecedores pela SGMTSS (obtido pela forma de cálculo estipulada no nº 4 do Despacho 9870/2009, de 13 de abril) % Para o objetivo 5 contribuiu uma unidade orgânica, constatando-se que o mesmo atingiu um resultado de superação, embora abaixo do valor crítico. Quanto aos indicadores de eficiência, conforme figura 3, verifica-se um grau de realização de 100%. 100,00 100,00 Ind 6 Ind 7 Figura 3 Indicadores de Eficiência Relatório de Atividades

20 Objetivo 6: Garantir a qualidade na satisfação dos clientes da SG Indicador 8 Meta Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de realização Índice de qualidade média (numa escala de 1 a 5) obtido através dos diversos instrumentos de análise efetuados 3,8 0,3 5 4,29 122,57% O questionário lançado em 2011 pela Secretaria-Geral, para aferição do índice de satisfação dos seus clientes, teve um resultado de 4,29, tendo superado a meta definida. Tal como nos anos anterior a base de metodologia do referido inquérito foi a de sufrágio universal, conforme descrito no capítulo 8 Avaliação do serviço prestado -, tendo-se atingido assim uma taxa de realização de 122,75%. Objetivo 7: Garantir a formação dos trabalhadores da SG Indicador 9 Meta Tolerância Valor Crítico Resultado Taxa de Realização Percentagem de trabalhadores envolvidos em ações de formação (Nº de trabalhadores da SG que frequentaram ações de formação em 2011 / Nº trabalhadores da SG x 100) 60% 5% 80% 95% 143,75% Este objetivo apresentou um resultado de superação do mesmo quer em relação à meta planeada, quer em relação ao valor crítico definido. Houve de facto um grande esforço no sentido de desenvolver as competências dos trabalhadores da SG. Para este valor contribuíram ações de formação específicas a projetos em que a formação era crucial para a sua implementação. Quanto à taxa de realização, verifica-se que este objetivo atingiu 143,75%. Relatório de Atividades

21 No parâmetro Qualidade, constituído por estes dois últimos objetivos, obtiveram-se os resultados acima indicados, sendo representados na figura seguinte: 143,75 122,57 Ind 8 Ind 9 Figura 4 Indicadores de Qualidade Relatório de Atividades

22 4. Resultados por unidade orgânica 4.1. Direção de Serviços Jurídicos e Contencioso Missão Apoio jurídico aos Gabinetes dos membros do Governo e aos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho que não disponham dos meios apropriados. Apoio jurídico-contencioso ao Ministério e sua representação junto dos Tribunais Administrativos. Colaboração, sempre que solicitada, ao Ministério Público Objetivos Objetivos DSJC-2011 Indicadores Meta Superação Resultados Valor atingido Desvio% Objetivo Operacional 1 Garantir que a resposta aos interessados em processo não contenciosos, seja dada no prazo médio de 14 dias úteis, admitindo-se um intervalo de 1 dia para menos ou para mais. N.º de dias úteis de resposta, calculados entre as datas de entrada e de saída do processo da DSJC Prazo de resposta, em média, igual a 14 dias úteis Média igual ou inferior a 12 dias úteis Média 6 dias úteis 133,33% Objetivo Operacional 2 Garantir nos processos administrativos contenciosos que 98% das peças processuais concluídas dêem entrada no Tribunal dentro do prazo, sem pagamento de multa % de peças processuais concluídas e entradas no tribunal dentro do prazo sem pagamento de multa 98% de peças processuais 100% das peças processuais 100% 2% Objetivo Operacional 3 Garantir que 95% dos pareceres/informações elaborados em processos administrativos graciosos não sejam devolvidos por deficiente análise da matéria de facto e/ou de direito ou por redação pouco clara que comprometa a compreensão do seu conteúdo % de Informações/ Pareceres não devolvidos 95% de informações e pareceres não devolvidos 96% de pareceres e informações não devolvidos 97% 2,06% Objetivo Operacional 4 Garantir a resposta em 22 dias úteis, nos processos de sindicância, inquérito, disciplinares, apreciação de diplomas legais ou outros que por sua manifesta complexidade, determine a sua inclusão neste tipo de processos. Admite-se um intervalo de 1 dia, para mais ou para menos. N.º de dias úteis de resposta calculados entre as datas de entrada e de saída do processo da DSJC Média de 22 dias úteis Média igual ou inferior a 20 dias úteis Média de 19 dias úteis 15,78% Objetivo Operacional 5 Apresentar duas propostas de melhoria do serviço prestado pela DSJC, até 31 de Outubro de 2011, visando a inovação e simplificação de processos, que mereçam acolhimento superior Data da entrega das propostas Apresentar as propostas até 31 de Outubro de 2011 Apresentar as propostas até 31 de Setembro de Proposta em Abril de 2011 e outra a 7 de Setembro de 2011 a) a) Superou em média 3,5 meses a data de entrega das propostas. Relatório de Atividades

23 Grau de concretização dos objetivos Relativamente aos resultados da unidade orgânica, cumpre apontar alguns elementos pertinentes. Em primeiro lugar refira-se que em finais de março de 2011 foi efetuada uma reavaliação dos objetivos desta unidade orgânica, tendo-lhe sido definidos, por parte da Direção, mais dois objetivos operacionais, bem assim como a alteração das metas dos objetivos 1 e 2. Quanto ao grau de concretização dos objetivos, designadamente no que concerne aos objetivos 1 e 4, através do quadro 4.2 acima apresentado, verifica-se que, em termos de prazos, foram fixados duas modalidades, atenta à natureza dos respetivos processos: a) Prazos de resposta numa média de 14 dias úteis b) Prazos de resposta numa média de 22 dias úteis, aplicáveis a processos com determinadas características, tais como processos disciplinares, inquéritos, diplomas legais e ainda todos aqueles que, apreciados caso a caso, revelem determinada complexidade que justifica a inclusão nesse grupo. É de salientar que relativamente aos processos referidos na alínea a) e b) foram tratados 110 e 138 processos, respetivamente, sendo estes últimos incluídos para efeitos do QUAR da SG. No que respeita ao objetivo 5 (apresentação de propostas de melhoria do serviço) foi elaborada uma proposta relacionada com a necessidade de se criar um programa para a contagem dos prazos dos processos não contenciosos. Mereceu acolhimento por despacho superior datado de A outra proposta insere-se na temática da formação específica dos juristas da DSJC, muito concretamente na área do contencioso administrativo. Assim, sugeriu-se a hipótese de celebração de um acordo de cooperação com a Ordem dos Advogados (proposta datada de ), a qual viria a merecer despacho favorável datado de Seguiu-se uma reunião com o Bastonário e a elaboração de um projeto de acordo, que foi remetido àquela instituição, aguardando-se decisão por parte da mesma. Em processo contencioso tiveram lugar 105 intervenções. Os gráficos seguintes ilustram as grandes temáticas trabalhadas tanto nos processos contenciosos, como não contenciosos, no decurso de Relatório de Atividades

24 31% 36% Candidaturas (Fundos) Contribuições Carreiras 7% 6% 20% Procedimento Concursal Outros Figura 5 Processos Contenciosos 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 10% 13% 10% 26% Avaliações Candidaturas Contribuições Procedimento Desempenho (Fundos) Concursal 41% Outros Figura 6 Processos Não Contenciosos Finalmente, refira-se que em matéria de recursos humanos, durante o ano de 2011, a DSJC dispôs de 4 juristas e 3 assistentes técnicos Indicadores de atividades PRODUTOS/SERVIÇOS Pareceres e informações* de natureza jurídica, recursos hierárquicos e tutelares, suscitados no âmbito do MTSS N.º OCORRÊNCIAS 2010 N.º OCORRÊNCIAS Contestações e alegações de contencioso administrativo Notificações e requerimentos no âmbito de processos nos Tribunais Administrativos. Pareceres e informações que habilitam os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares ** 2 5 Processos de apoio ao Ministério Público 6 1 Intervenções em júris de concurso (Pessoal e Aq. de bens e serviços) 1 0 Ofícios, faxes e notas de comunicação interna * Nestas informações incluem-se as que acompanham as peças em contencioso administrativo. ** No ano de 2011 muitos destes atos foram praticados por mail, o que dificulta a sua contabilização. Relatório de Atividades

25 4.2. Direção de Serviços de Organização e Recursos Humanos Missão Desenvolver as competências das pessoas do Ministério, contribuir para a criação de uma cultura de aprendizagem no Ministério, disponibilizar e partilhar conhecimento, dar apoio técnico, no âmbito das questões relativas à organização e à gestão de recursos humanos, aos gabinetes dos membros do Governo e a todos os serviços, organismos e estruturas do Ministério Objetivos e atividades Objetivos/Atividades DSORH-2011 Indicadores Meta Superação Resultados Valor atingido Desvio% Objetivo Operacional 1 Garantir a satisfação dos clientes Atividades Média da valoração do grau de satisfação dos clientes, dos parceiros, dos fornecedores e dos trabalhadores da DSORH Valoração média = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) 4,40 4,59 9,28% Avaliar o grau de satisfação dos clientes, parceiros, fornecedores e trabalhadores da DSORH/Formação Média da valoração do grau de satisfação Valoração média do stakeholder = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) 4,40 4,59 9,28% Objetivo Operacional 2 Desenvolver competências dos trabalhadores do MTSS Índice de realização de ações formativas realizadas / nº acções planeadas e solicitadas Índice do volume de formação (volume de formação obtido / volume de formação previsto) 93% 96,00% 107,69% 15,79% 93% 96,00% 86,94% -6,52% Atividades Realizar a formação transversal e estratégica para o MTSS Potenciar, a nível nacional e internacional, a partilha de conhecimento em situações não formais Objetivo Operacional 3 Apoiar na implementação dos instrumentos associados aos processos de gestão por projetos (GPO) Média da valoração do grau de satisfação dos clientes (nível serviços, UO e participantes) e dos fornecedores, das intervenções formativas Média da valoração do grau de satisfação dos clientes e dos parceiros Média da valoração do grau de satisfação dos clientes e parceiros da DSORH Valoração média do stakeholder = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) Valoração média do stakeholder = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) Valoração média = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) 4,40 4,59 9,28% 4,40 4,63 10,23% 4,40 4,52 2,73% Atividades Apoiar na compreensão do modelo GPO Média da valoração do grau de satisfação dos clientes da DSORH Valoração média do stakeholder = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) 4,40 4,52 2,72% Criar parcerias com outras entidades para partilha do modelo GPO Realizar consultoria em GRH Média da valoração do grau de satisfação dos parceiros da DSORH Valoração média do stakeholder = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) 4,40 4,51 2,50% Relatório de Atividades

26 Objetivos/Atividades DSORH-2011 Indicadores Meta Superação Resultados Valor atingido Desvio% Objetivo Operacional 4 Qualificar e certificar as competências dos trabalhadores do MTSS Atividades Índice do nº de trabalhadores em processo de certificação / nº de trabalhadores do MTSS 2% 2,30% 2,25% 12,50% Certificar as competências em TIC dos trabalhadores do MTSS Trabalhadores certificados em TIC 1,5% 1,80% 1,80% 20% Contribuir para a certificação profissional dos trabalhadores do MTSS N.º de trabalhadores em processo de certificação profissional 5% 7,00% 0,00% -100% Objetivo Operacional 5 Reduzir custos Custos com a Atividade do ano n / média dos custos da Atividade nos 3 anos anteriores 5% 6,00% 8,00% 60% Atividades Criar parcerias financeiras Média da valoração do grau de satisfação dos parceiros da DSORH Valoração média dos parceiros = 4,2 valores (numa escala ascendente de 1 a 5) 4,40 4,75 13,09% Objetivo Operacional 6 Garantir a formação dos trabalhadores da SGMTSS Índice dos trabalhadores que frequentaram 1 curso de formação (nº de trabalhadores SG que frequentaram ações de formação em 2011 / n º de trabalhadores SG) 60% 65,00% 95,00% 58% Atividades Construir o Mapa de Competências dos trabalhadores da SGMTSS N.º de ações/atividades 85% 90,00% 0,25% -99,71% Desenvolver as competências dos trabalhadores da SGMTSS N.º de ações formativas Volume de formação 60% 65,00% 169,00% 181,66% Objetivo Operacional 7 Garantir a celeridade na resposta aos interessados em processos não contenciosos Nº médio de dias despendidos entre a data de receção do pedido do interessado e a data de saída da respectiva resposta % Atividades Desenvolver as competências dos trabalhadores da DSORH N.º de ações/atividades 93% 98,00% 100,00% 7,52% Conceber, aplicar e avaliar um sistema de qualidade dos pareceres produzidos na DSORH N.º de ações/atividades 85% 90,00% 90,00% 5,88% Grau de concretização dos objetivos Os números acima apresentados evidenciam, de forma sucinta, os resultados obtidos pela DSORH. De salientar que a área funcional de formação da direção de serviços assenta no Programa Form@r, o qual é planeado por triénios, tendo sido iniciado, neste ano, o Plano Esta circunstância impossibilita a comparação de alguns resultados com os anos anteriores, embora permaneça a matriz fundamental do Programa - desenvolver as competências transversais dos trabalhadores do Ministério. De notar, também, que a área funcional de recursos humanos iniciou em 2011 a atividade de emissão de Relatório de Atividades

27 pareceres em matéria de recursos no âmbito da aplicação do SIADAP no MSSS, exigindo um trabalho de aquisição de mais competências por parte dos respetivos técnicos. Fazendo uma breve análise dos resultados, no contexto atrás descrito, constatou-se que, quanto ao objetivo 1, existe, em geral, um grau de satisfação muito elevado com o serviço prestado pela DSORH aos seus clientes, parceiros e fornecedores. Esse nível de satisfação é, contudo, mais elevado por parte dos parceiros (Objetivo 5) e menos elevado por parte dos clientes das atividades inerentes ao objetivo 3. Estes índices devem-se, sobretudo, a duas ordens de razões: - No indicador 1, do objetivo 2 realizaram-se cursos não previstos nem solicitados porque os técnicos da formação diagnosticaram, no decorrer de atividades ligadas a projetos, necessidades formativas essenciais para o desempenho individual. - O indicador 2 foi afetado pela redução do montante de financiamento do Programa Form@r, o que obrigou (conforme o aconselhável em cada caso) à redução do número de horas por curso e/ou à anulação de mais edições. Sendo o volume de formação apurado pela multiplicação do nº de horas pelo nº de participações, aquele constrangimento teve efeitos muito negativos nos resultados deste indicador. O objetivo 3 apresenta, como atrás se disse, uma ligeira redução, em relação à média, do grau de satisfação dos clientes, que se deve, principalmente, ao atraso no início das atividades que implicavam custos e com que a DSORH se comprometera, motivado pela tardia aprovação do financiamento do programa Form@r. O objetivo 4 apenas teve atividades na Certificação ECDL. Esta limitação deveu-se ao facto de os serviços do MSSS terem considerado, já no decorrer do ano de 2011, que não podiam disponibilizar assistentes técnicos para ingressarem no processos de certificação profissional, face a dois tipos de dificuldades - por um lado, o elevado número de situações de aposentação nesta carreira e, por outro, a natural indefinição associada à mudança do Governo, que cria sempre dificuldades de funcionamento interno nos organismos. Simultaneamente, foi possível incrementar a Certificação ECDL face à implementação do projeto, cuja atividade se descreve no Quadro 1. Este Quadro indica os restantes resultados alcançados nesta vertente de intervenção. O objetivo 6 tem resultados muito superiores ao previsto. O motivo centra-se no facto de, já no 2º semestre, terem sido solicitadas e diagnosticadas novas necessidades formativas internas consideradas fundamentais para o desempenho individual e às quais foi possível dar respostas. No objetivo 7 foi feito um esforço intenso, na direção de serviços, para padronizar e agilizar procedimentos, bem como investir na aquisição de novas competências, de forma a garantir a qualidade com menor investimento de tempo. Esta preocupação de gestão revelou-se da maior eficácia, na medida em que o número de técnicos da área funcional responsável por este objetivo foi reduzido em 2 elementos. As restantes atividades relevantes desenvolvidas pela DSORH estão enunciadas nos Quadros 2 e 5. Relatório de Atividades

28 Quadro 2 Centro de competências ÁREA DE INTERVENÇÃO - CENTRO DE COMPETÊNCIAS CERTIFICAÇÃO DE COMPETÊNCIAS ECDL CARTAS EMITIDAS TIPO Nº EXAMES SERVIÇOS ENVOLVIDOS OUTRAS ATIVIDADES Expert 2 Advanced 13 Progress 198 Core 190 Total 403 TOTAL COM SUCESSO ÍNDICE DE SUCESSO 64,00% ISS CPL ANQ IGFSE IGMSSS SGMSSS Conclusão do Pro-jeto Hyper-V, em parceria com o Instituto de Informática MSSS, o Instituto da Segurança Social, a ECDL Portugal e o Instituto de gestão da ECDL para o sul da europa, sediado na Grécia Custos da Certificação Custos por Carta ECDL ,00 137,00 Quadro 3 - Projetos PROJETOS PROJETOS ATIVIDADES Benchmarkingde Gestão de Recursos Humanos Mapa de Competências Transversais do MSSS Mapa de Competências dos Trabalhadores do MSSS Plano de Formação Consolidado do MSSS Realizada 1 reunião da Rede de Boas Práticas de Gestão do MSSS (REDE), identificando a prioridade de aquisição de competências para elaboração dos Mapas de Competências nos serviços Elaborado o estudo O Procedimento Concursal Realizados 3 cursos (solicitados na REDE 1ª fase do projecto) Elaborado o Projeto Concluído o Mapa de Competências da DSORH Solicitados os Planos de Formação de cada serviço, não havendo resposta da maioria, o que impediu a conclusão do trabalho Elaborado o Projeto Plano de Formação da SGMSSS Avaliar a Formação A Segurança e Saúde no Trabalho Concluída a aplicação experimental na DSORH, com elaboração dos Planos Individuais de Desenvolvimento (PID) de cada trabalhador da DORHU Questionário de Avaliação Reativa dos Participantes - adaptação ao modelo da CAF Questionário de Avaliação pelo Formador - adaptação ao modelo da CAF Estudo Avaliar o Impacto da Formação Referencial de Avaliação da Formação Manual de Procedimentos Internos Lançamento de Questionário de Identificação das Práticas em SST no MSSS (Tratamento das respostas em fase de conclusão) Realização de formação em prevenção de sinistros, para o edifício da Praça de Londres Primeiros Socorros Combate a Incêndios Evacuação de Edifícios Constituição de equipas primeiros socorros no edifício da Praça de Londres Constituição de equipasde primeira intervenção Organização do Simulacro de Evacuação do Edifício da Praça de Londres Plano de Segurança do Edifício da Praça de Londres, em conclusão A Qualidade do Serviço da DSORH Elaborado o Sistema de Avaliação da Qualidade na DORH U Relatório de Atividades

29 Quadro 4 Atividade formativa da DSORH ACTIVIDADE FORMATIVA DA DSORH PROGRAMA ACÇÃO Nº EDIÇÕES HORAS POR AÇÃO TOTAL HORAS Nº PARTICIPAÇÕES SG OUTROS ORGANISMOS Nº VOLUME DE FORMAÇÃO DIRIG. SUP. DIRIG. INTERM. TÉCN. SUP. GRUPOS PROFISSIONAIS COORD. EQUIPAS COORD. TÉCN. ASSIST. TÉCN. ASSIST. 0PERACIONAL INSPECÇÃO INFORMÁTICA OUTROS F SEXO M Gestão Estratégica e Controlo Planeamento Estratégico Balanced Scorecard Inicial Modelos de Medida em Gestão Monitorização do Desempenho Organizacional Workshop Construção de Instrumentos de Medida de Satisfação de Clientes Folha de Cálculo Excel - Nível I Folha de Cálculo Excel - Nível II O Procedimento Concursal Workshop O Método weighted caseload - aplicação prática Workshop Construção de Instrumentos de Modelos de Competências -aplicação prática Workshop As Competências da Liderança no Modelo GPO Gestão RH Literacia Financeira: Gerir e Poupar Responsabilidade Social Workshop 1 Responsabilidade Social Workshop 2 Responsabilidade Social Workshop Igualdade de Género no Trabalho e no Emprego, Protecção da Parentalidade e Conciliação trabalho/ família Primeiros Socorros Combate a Incêndios Evacuação de Edifícios Gestão Financeira e POCP A Contratação Pública Comunicação e relação com o Cliente O Marketing Público A Escrita Profissional Técnicas de Leitura Rápida Análise e Produção de Escrita Sintética Comunicar Eficazmente para Grupos O Acordo Ortográfico A Gestão do Tempo Técnicas de Negociação na Compra Relatório de Atividades

30 ACTIVIDADE FORMATIVA DA DSORH (Continuação) PROGRAMA ACÇÃO Nº EDIÇÕES HORAS POR AÇÃO TOTAL HORAS Nº PARTICIPAÇÕES SG OUTR OS ORGA NISMO Nº S VOLUME DE FORMAÇÃO DIRIG. SUP. DIRIG. INTERM. TÉCN. SUP. GRUPOS PROFISSIONAIS COORD. EQUIPAS COORD. TÉCN. ASSIST. TÉCN. ASSIST. 0PERACIONAL INSPECÇÃO INFORMÁTICA OUTROS F SEXO M Secretariado e Gestão Comunicação no Atendimento 36º colóquio da qualidade BPM Lisbon Audioconferência Serviços de prevenção nas organizações 1 1,5 1,5 3 4, Formação no Exterior C 711 Supervise Campaign Activity Conferência O Memorando de entendimento entre a UE / BCE / FMI e Portugal" Financiamento de projeto de Modernização FORGEP Government at a glance O contencioso Administrativo- Perspectivas teóricas e práticas Orçamentação por programas no OE 2012 QREN - O SIistema de Apoios à Modernização Administrativa (SAMA) Seminário (R)evolução da informação pública: preservar, certificar e acessibilizar Seminário Environmental Fiscal Reform in Portugal Seminário sobre o Regime Jurídico do Contrato de Trabalho em Funções Públicas Symposium on Ethics and Social Responsability Research Workshop de reflexão sobre a RCM nº 89/2010 TOTAIS GERAIS ,5 1,5 1 1, ,5 7, Relatório de Atividades

31 Quadro 5 Participações por organismo ORGANISMO Nº PARTICIPAÇÕES VOLUME DE FORMAÇÃO ACT CPL DGERT DGSS GEP Gabinete MSSS Gabinete SESSS 7 87 IEFP IGFSS IGFCSS 1 4 IGMSSS IGFSE II INR ISS Outros SGMSSS PARTICIPAÇÕES POR ORGANISMO 415 Participantes = Quadro 6 Síntese doutras atividades da DSORH SÍNTESE DE OUTRAS atividades DA DSORH PROCESSO / ACTIVIDADE Actividade vinculada / Pareceres obrigatórios PRODUTO Processos Informações / Pareceres Balanço Social Consolidado do MSSS Relatório dos contratos dos regimes de trabalho em tempo parcial e a meio tempo Nº PRODUTOS Controlo das contratações e despesas públicas - Despacho 4I/MSSS/2011, de Estatísticas de gestão Relatório sobre formação especifica em TIC no MSSS (para UMIC) Melhoria Contínua e Manutenção Processo Formativo Relatório da execução do SIADAP no MSSS (para DGAEP) 1 Relatório de Formação Profissional no MSSS (para DGAEP) Mapa de Necessidades de Formação da DORHU Instrumento de controlo da qualidade dos pareceres da DORHU Instrumento de Identificação de processos, atividades e procedimentos 16ª reunião da Comissão Consultiva para a Formação do MSSS (CCF) do MSSS - diagnóstico de necessidades de formação do MSSS Processsos de adjudicação de serviços de monitoria 59 Reuniões de diagnóstico com serviços do MSSS Coordenação e participação em júris de concursos Coordenação e participação no GT intraministerial A Saúde e Segurança no Trabalho 1 Outras Atividades Participações de trabalhadores da DSORH em ações de formação Nº de trabalhadores 19 Nº total de horas 725,5 Participação no GT POCIQ 2 TOTAL Relatório de Atividades