CE-240 ListEx 1. Lista de Exercícios 1. Relatório

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1 CE-240 ListEx 1 Lista de Exercícios 1 Relatório Autor: Daniela América Da Silva Data: 10/04/2007 Versão 2.0 Página 1 de 5

2 1. Objetivo da Listex 1 Este relatório descreve a execução de operações básicas de banco de dados utilizando três diferentes softwares: MS Outlook, MS Excel e MS Word. O relatório apresenta o uso do cadastro de contatos do MS Outlook e a geração final de uma mala direta para estes contatos utilizando o MS Word. Antes que os dados sejam utilizados na mala direta, eles serão classificados e filtrados utilizando o MS Excel. 2. Descrição Os itens abaixo descrevem os passos executados até a criação da mala direta. Foram gerados quatro arquivos referentes à execução dos itens abaixo. a) Agenda Eletrônica A agenda eletrônica está cadastrada no MS Outlook. Para acessá-la basta selecionar Ferramentas, Catálogo de Endereços. Serão apresentados os contatos que poderão ser editados ou adicionados. Para exportar a agenda eletrônica selecione Arquivo, Importar e Exportar e Exportar para um arquivo. Em seguida informar Microsoft Excel, selecionar a pasta Contatos, informar o nome do arquivo e confirmar novamente a pasta contatos. Arquivo de saída: dsilva_outlook.xls b) Classificação e Filtragem de dados. Para se classificar os dados foram utilizadas operações SQL que são possíveis via MS Excel. Para executá-la é necessário criar uma planilha vazia, e selecionar menu Dados, Importar Dados Externos, e informar a planilha dsilva_outlook.xls. Todos os campos referentes a contatos serão importados. No entanto os dados poderão ser filtrados; basta selecionar menu Dados, Importar Página 2 de 5

3 Dados Externos, Editar Consulta. A seguir selecionar SQL na caixa Tipo de Comando e informar o comando SQL abaixo. select tratamento, nome, sobrenome, empresa, ruadoendereçocomercial as rua, cidadedoendereçocomercial as cidade, estadodoendereçocomercial as estado, Paísdoendereçocomercial as pais, cepdoendereçocomercial as cep, Endereçode as , Sexo from contatos order by nome A operação de classificação é demonstrada pelo uso da cláusula order by no comando SQL. E a operação de filtragem é demonstrada pela seleção de algumas colunas do arquivo Excel original ( dsilva_outlook.xls ). O resultado será uma planilha com apenas os campos importantes para a mala direta, com dados ordenados pela coluna nome. A planilha foi salva como dsilva_classificado.xls. Cada vez que a planilha original de contatos é exportada basta abrir esta planilha novamente e selecionar Dados, Atualizar dados e os dados serão automaticamente filtrados e classificados. Arquivo de entrada: dsilva_outlook.xls Arquivo de saída: dsilva_classificado.xls Página 3 de 5

4 c) Mala direta Para criar uma mala direta no MS Word basta criar um documento em branco e então selecionar menu Ferramentas, Assistente de Mala direta. A seguir selecionar em tipo de documento Carta e então um modelo, como por exemplo Carta Profissional para Mala Direta. A seguir informar o arquivo dsilva_classificados.xls que contém os destinatários. O mesmo procedimento poderá ser utilizado para se criar envelopes, neste caso no Assistente de Mala Direta selecionar documento do tipo Envelope. Arquivo de entrada: dsilva_classificado.xls Arquivo de saída: dsilva_mala_direta.doc e dsilva_envelope.doc d) Diretório de armazenamento de dados Os arquivos foram armazenados em um diretório local C:\ITA. Para modificar o diretório é necessário atualizar respectivamente os arquivos dsilva_classificado.xls, dsilva_mala_direta.doc e dsilva_envelope.doc, indicando o novo diretório onde estarão armazenados os arquivos de entrada. 3. Principais Conclusões, Recomendações ou Sugestões A ListEx 1 possibilitou a verificação de comandos básicos de banco de dados, como por exemplo, exportação, classificação e integração de dados. Neste caso foram executadas operações básicas utilizando-se três softwares do pacote Microsoft: MS Outlook, MS Excel e MS Word. Através desta Listex pode-se verificar a utilidade destes softwares bem como aprofundar o conhecimento das ferramentas disponíveis para a integração de dados. Pode-se, por exemplo, no MS Excel utilizar diretamente um comando SQL para execução de filtragem e classificação de dados, permitindo uma atualização automática da planilha caso o arquivo de entrada de contatos seja atualizado. Página 4 de 5

5 Através da Listex pode-se verificar também a reutilização de informações, neste caso do cadastro de contatos do MS Outlook para a criação de mala direta no MS Word. Página 5 de 5

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