Metodologia de Gestão de Projetos em Rede

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1 Metodologia de Gestão de Projetos em Rede Apresentação da Metodologia e Ferramentas de gestão de projetos em rede no contexto da BVS e da BIREME/OPAS/ OMS 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 1

2 Projetos da BIREME/OPAS/OMS 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 2

3 Resumo PTB 89 PRJ 1 Projetos: Resultados Esperados (OSERS): Atividades Indicadores: 3 de Mar de 29 PRJ 2 PRJ 3 PRJ 4 PRJ 5 PRJ 6 TOTAL Visita PWRBRA 3

4 Processos de Projetos executados pela BIREME BIREME/OPAS/OMS Processo de Gestão de Projetos em Rede Acordo Formal BIREME/OPAS/OMS Contato com Instituição para discussão de possível cooperação técnica Registro do Projeto (DotProject) e ínicio da execução Finalização do Projeto, elaboração e envio de Prestação de Contas FINAL Execução do Projeto Elaboração de Relatórios Técnicos e Financeiros Parciais Instituição Parceira Discussão dos produtos e serviços resultantes e elaboração de proposta Formalização do Acordo de Cooperação Técnica Execução das Atividades sob responsabilidade da Instituição Aprovação da Proposta Definíção de Prazos e Custos do Projeto Proposto Elaboração da Proposta de Projeto 3 de Mar de 29 Acompanhamento da Aprovação FINAL do projeto Monitoramento e Controle do Projeto Acompanhamento e Aprovação do Acordo em todas as instancias Visita PWRBRA Aprovação dos Relatório Parciais Aprovação FINAL do Projeto Acompanhamento da Aprovação dos Relatórios Parciais Acompanhamento da Aprovação do Relatórios FINAL 4

5 Planejamento de Projetos Apresentação da construção dos projetos utilizando os modelos no contexto da BIREME/OPAS/OMS 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 5

6 Planejamento do Projeto Tratase de uma das etapas iniciais do projeto, onde se define: O que será realizado; Por que o projeto deve ser iniciado; Quais seus objetivos; Quais serão seus resultados; Como avaliar se os Resultados estão sendo atingidos; Quais atividades serão desenvolvidas; Qual será o período de duração; Quanto custará seu desenvolvimento. 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 6

7 Estrutura Utilizada na BIREME/ OPAS/OMS 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 7

8 Elaboração do Planejamento do Projeto Introdução Nesse item, uma breve introdução ao projeto é feita. Onde seus objetivos e produtos são apresentados de forma resumida. O Item em questão, assim como a proposta de projeto em si, devem, preferencialmente, ser redigidas em 3ª pessoa. O que será realizado; 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 8

9 Elaboração do Planejamento do Projeto Antecedentes Nessa sessão, se houver, é redigido um breve texto sobre o histórico da iniciativa e/ou trabalho anterior, relacionado, com a instituição. Ou seja, de onde surgiu a iniciativa. Justificativa Aqui um texto é redigido, apresentando a importância do projeto e qual a necessidade, eminente ou futura, que justifica a sua execução. Por que o projeto deve ser iniciado; 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 9

10 Elaboração do Planejamento do Projeto Objetivos e Resultados Almejados Objetivo Geral Aqui o objetivo é descrito, com relação ao impacto que causará na sociedade, meio, ou área geral que atuará. Objetivo Específico Nessa sessão é descrito o objetivo do projeto, a sua meta e os benefícios gerados pelos produtos e serviços resultantes da iniciativa. Quais seus objetivos; 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 1

11 Elaboração do Planejamento do Projeto Resultado Esperado, indicadores e premissas Resultado Esperado Descrever o produto/serviço resultante da execução do projeto. O que será entregue ao final das atividades. Quais serão seus resultados; Indicadores São itens, produtos, números de acessos etc, que devem ser observados, para comprovar que os Objetivos estão sendo alcançados. Como avaliar se os Resultados estão sendo atingidos; Premissas Se resume aos itens necessários para o cumprimento do projeto, como por exemplo, equipamentos, profissionais, infraestrutura, conhecimento específico etc. 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 11

12 Elaboração do Planejamento do Projeto Metodologia de Implantação e Macroatividades Aqui é descrita a maneira a qual o projeto será implantado, qual o papel de cada instituição/profissional envolvido no projeto, e como se dará a interação entre ambos. MacroAtividades Descreve as atividades que serão realizadas para garantir os Resultados previstos. Quais atividades serão desenvolvidas; Cronograma básico de atividades Apresenta a duração estimada para as macroatividades, atividades e subatividades do projeto 3 de Mar de 29 Qual será período de duração; Visita o PWRBRA 12

13 Elaboração do Planejamento do Projeto Orçamento Item o qual apresenta a estimativa de custo do projeto. Custo o qual é calculado, baseado nos recursos a serem utilizados, como: Passagens e Diárias; Serviços de Terceiros; Serviços de Consultoria; Equipamentos; Materiais de Consumo; Quanto custará seu desenvolvimento; 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 13

14 Elaboração do Planejamento do Projeto Acompanhamento, informes e avaliação Nessa sessão é descrito o período e a quantidade de informes a serem elaborados para avaliação/acompanhamento do progresso do projeto. Anexo Documentos contendo informação adicional relevante, que não se classificam nos itens acima descritos, podem ser incluídos nesta sessão. 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 14

15 Modelo de Proposta de Projeto Os modelos são desenvolvidos para padronizar a forma de registro e a apresentação dos dados relevantes ao projeto em todo o seu ciclo de vida. 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 15

16 Projetos em AAI 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 16

17 Planejamento de recursos Apresentação das funções principais da planilha de orçamento e cronograma e como utilizála no contexto da BIREME/OPAS/OMS 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 17

18 Planejamento do Projeto Durante o planejamento do projeto temos a definição: dos objetivos e resultados esperados; da metodologia de implantação; das macroatividades e atividades; do orçamento. 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 18

19 A Planilha A planilha de orçamento e cronograma visa auxiliar as etapas de definição, estruturação e orçamentação das macroatividades e atividades previstas no projeto. 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 19

20 Planilha onde é realizada a definição e ajustes dos recursos Planilha onde as atividades do projetos serão transcritas e os recursos detalhados Planilha que apresenta de forma resumida os recursos utilizados no projeto Planilha para definição do Cronograma Planilha utilizada durante o planejamento, para definir o desembolso do Projeto 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 2

21 Atualização do valor de câmbio os valores indicados em recursos humanos são calculados periodicamente e não devem variar entre os projetos As linhas de custos não utilizadas no projeto são destacadas para indicar linhas que deverão ocultadas Utilização de recursos agrupada por cada tipo de custo (RH, Passagens, Per diens, Serviços, Consultoria, Equipamentos e Material de Consumo) Campos de preço unitário a ser completados com o apoio das Unidades responsáveis 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 21

22 Recursos Humanos por Gerência/Unidade Levantamento das bases de dados dos Centros de Informação da Administração Pública Paulista; Análise das estruturas de cada base de dados bibliográfica e estudo para reformatação de campos; Estudo da forma de publicação da base e possíveis desdobramentos (subbases); Migração dos registros formatados o LILDBIWeb; Linhas parapara inserção das Suporte Técnico e manutenção da FI 3. Espaço Colaborativo BVS Exemplo atividades, conforme proposta de projeto Instalação e configuração de um Espaço Colaborativo; 7,2. 1,37. 8,342. hs hs hs hs hs hs hs hs hs hs hs hs hs hs , , ,55. 9, ,23. 41,59. 6, ,61. 9,17. 2 Os 38.4 recursos indicados nessa área, calculados são25 12 automaticamente, conforme valores inseridos na 8 matriz Elaboração e impressão de Materiais de Consumo Participação em 1 evento Nacional Participação em 1 evento Internacional qtd qtd qtd qtd qtd 12 1 Genebra 1 4 Divulgação do Portal BVS Exemplo qtd Brasília de Mar de 29 hs FO/UGC P.Vi An.S Sup I Sup II JR JR hs 64,479. 4,23. An.S PL hs 15,736. Ger hs Instalação e disponibilização de um fórum de discussão e chat para o trabalho cooperativo online; An.S A.So Sup I T.In I JR SR hs 3.2 Ger Banner Bib SR Folder ,319. Bib PL Notebok para Coordenador do Projeto Literatura TécnicoCientífica 1.3 5,968. An.S JR Consultoria Especializada Est FO/DGI MTI Hosting BIREME 1.5 Criação de identidade visual (design gráfico) e operação de uma interface integrada de pesquisa e navegação em toda a rede Hosting do Portal da BVS Exemplo Implementação de um serviço de estatística que monitore o acesso ao portal na Internet Definição da estrutura temática do portal e exposição, acesso e atualização dos conteúdos das fontes de informação e controle de visitas do site. Suporte Técnico e Manutenção do Portal Bib SR GA ITI Estrutura de Evento Portal BVS Exemplo Custo Bib PL DS diárias An.S An.S JR PL PFI diárias Custo por Atividade BVS Exemplo MTI FIR passagens PFI BVS Serviços de Material de Terceiros Consumo Consultoria Equipamentos passagens BIREME/OPAS/OMS Março 29 Viagens Matriz de recursos por atividades Visita PWRBRA

23 Identificação de níveis aplicados na planilha Identificação de níveis ocultados Identificação de níveis exibidos 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 23

24 BIREME/OPAS/OMS Março 29 Custo por Atividade BVS Exemplo Exibição das Macroatividades Utilizando o sistema de níveis, como descrito no slide anterior (visualização do nível 1) 3 de Mar de 29 Custo 1. Portal BVS Exemplo 5, Literatura TécnicoCientífica 64, Espaço Colaborativo BVS Exemplo 4, Divulgação do Portal BVS Exemplo 41,59. Total 161,159. Visita PWRBRA 24

25 BIREME/OPAS/OMS Março 29 Custo por Atividade BVS Exemplo 1. Portal BVS Exemplo 1.5 Criação de identidade visual (design gráfico) e operação de uma interface integrada de pesquisa e navegação em toda a rede Hosting do Portal da BVS Exemplo Implementação de um serviço de estatística que monitore o acesso ao portal na Internet Definição da estrutura temática do portal e exposição, acesso e atualização dos conteúdos das fontes de informação e controle de visitas do site. Suporte Técnico e Manutenção do Portal 2. Literatura TécnicoCientífica Levantamento das bases de dados dos Centros de Informação da Administração Pública CalculoPaulista; dos custos indicados, por Análise das estruturas de cada base de dados bibliográfica e estudo tipo de despesa, conforme para reformatação de campos; preenchimento da matriz Estudo da forma de publicação da base e possíveis desdobramentos (subbases); Migração dos registros formatados para o LILDBIWeb; Suporte Técnico e manutenção da FI 3. Espaço Colaborativo BVS Exemplo 3.1 Instalação e configuração de um Espaço Colaborativo; Instalação e disponibilização de um fórum de discussão e chat para o trabalho cooperativo online; Recursos Humanos Passagens Serviços de Terceiros Diárias 34, , Consultoria 7,2. 7,2. Equipamentos Material de Consumo Custo 9,. 5,968. 9,. 18,319. 7,2. 1, ,37. 8,342. 8, , , , , ,826. 8,55. 9, , , ,. 64, , ,. 2,826. 8,55. 9,57. 4,23. 4, Suporte Técnico 4. Divulgação do Portal BVS Exemplo 9,593. 5,521. 5,245. 2,. 1,15. 41, Elaboração e impressão de Materiais de Consumo Participação em 1 evento Nacional Participação em 1 evento Internacional 5,732. 1,93. 1, ,541. 2,7. 2,545. 2,. 1,15. 6, ,61. 9,17. Total 3 de Mar de 29 97,42. 5,521. Visita PWRBRA 5, ,2. 16,. 25 9,. 1, ,159.

26 BIREME/OPAS/OMS Março 29 Custo por Atividade BVS Exemplo 1. Custo Portal BVS Exemplo 1.5 Criação de identidade visual (design gráfico) e operação de uma interface integrada de pesquisa e navegação em toda a rede Hosting do Portal da BVS Exemplo Implementação de um serviço de estatística que monitore o acesso ao portal na Internet Definição da estrutura temática do portal e exposição, acesso e atualização dos conteúdos das fontes de informação e controle de visitas do site. Suporte Técnico e Manutenção do Portal 2. Literatura TécnicoCientífica USD Cost USD Cost 5,968. USD 21, , ,319. USD 7,665. 5,994. 7,2. USD 3,13. 2,356. 1,37. USD ,342. USD 3,49. 2, ,736. USD 6,584. 5, ,479. USD 26, , USD ,796. USD 1,793. 8,44. 2,826. USD 8,714. 6,814. 8,55. 9,57. USD USD 3,559. 3,79. 2,783. 2, Levantamento das bases de dados dos Centros de Informação da Administração Pública Paulista; Análise das estruturas de cada base de dados bibliográfica e estudo para reformatação de campos; Estudo da forma de publicação da base e possíveis desdobramentos (subbases); Migração dos registros formatados para o LILDBIWeb; Suporte Técnico e manutenção da FI 3. Espaço Colaborativo BVS Exemplo 4,23. USD 1,759. 1, Instalação e configuração de um Espaço Colaborativo; Instalação e disponibilização de um fórum de discussão e chat para o trabalho cooperativo online; USD 4,23. USD 1,759. 1, Divulgação do Portal BVS Exemplo 41,59. USD 17, , Elaboração e impressão de Materiais de Consumo Participação em 1 evento Nacional Participação em 1 evento Internacional 6, ,61. 9,17. USD USD USD 2,88. 1,716. 3,773. 2,252. 8,38. 2,95. Total 161,159. USD 67,43. 52, de Mar de 29 Visita PWRBRA Os custos, determinados após a estimativa, podem ser apresentados em 3 moedas, tomando como base a taxa cambial informada na Planilha Resumo do Orçamento 26

27 BIREME/OPAS/OMS Março 29 Custo por Atividade Serviços de Terceiros PJ BVS Exemplo 1. Portal BVS Exemplo 1.5 Criação de identidade visual (design gráfico) e operação de uma interface integrada de pesquisa e navegação em toda a rede Hosting do Portal da BVS Exemplo Implementação de um serviço de estatística que monitore o acesso ao portal na Internet Definição da estrutura temática do portal e exposição, acesso e atualização dos conteúdos das fontes de informação e controle de visitas do site. Suporte Técnico e Manutenção do Portal 2. Literatura TécnicoCientífica Passagens Serviços de Equipamento Material de Terceiros PF s Consumo Diárias Total % 41,968 9, 5,968 32% 9,319 9, 18,319 11% 7,2 7,2 4% 1,37 1,37 1% 8,342 8,342 5% 15,736 15,736 1% 48,479 16, 64,479 4% ,796 25,796 16% 4,826 16, 2,826 13% 8,55 9,57 8,55 9,57 5% 6% Levantamento das bases de dados dos Centros de Informação da Administração Pública Paulista; Análise das estruturas de Após cada todo baseode dados bibliográfica e estudo detalhamento dos recursos, os custos podem ser para reformatação de campos; visualizados nessa planilha de Estudo da forma de publicação da base e possíveis desdobramentos forma mais resumida e comparativa (subbases); (através dos totais e porcentagens) Migração dos registros formatados para o LILDBIWeb; Suporte Técnico e manutenção da FI 3. Espaço Colaborativo BVS Exemplo 4,23 4,23 3% 3.1 % 4,23 4,23 3% 3.5 Instalação e configuração de um Espaço Colaborativo; Instalação e disponibilização de um fórum de discussão e chat para o trabalho cooperativo online; Suporte Técnico % 4. Divulgação do Portal BVS Exemplo 29, Elaboração e impressão de Materiais de Consumo Participação em 1 evento Nacional Participação em 1 evento Internacional 5,732 21,93 1,93 Total 124, % 3 de Mar de 29 77% Visita PWRBRA 5, % 5,245 1,15 41,59 26% 98 4,541 2,7 2,545 1,15 6,882 4% 25,61 16% 9,17 6% 5,521 5,245 16, 1,15 161,159 3% 3% 1% 9, 6% 27 1% 1% 1%

28 Coluna de apoio, gerada à partir dos valores estimados na Planilha Custo por Atividade Clique para exibir/ocultar a coluna de apoio Calculo automático gerado à partir das colunas de Início e Duração Coluna para inserção do período de início das atividades Coluna para definição da duração da atividade (meses) Clique para inserir linha de atividade Informar o número da linha onde a atividade deve ser inserida 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 28

29 Indicação das datas de início e fim esperadas para o projeto Com relação as datas, as colunas de Início e Duração, são estabelecidas automaticamente, baseadas na informação detalhada na Tabela de Meses 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA Coluna para definição das atividades dependentes (importante para controle das atividades durante a fase de execução) 29

30 Visualização Macro do Cronograma (exibida através dos níveis, explicados na planilha de Custo por Atividades) 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 3

31 Clique para alterar o formato de exibição do Gráfico, entre meses e datas Clique para adequar a coloração da linha de acordo com sua representação Projeto Macroatividade Período somente de Suporte Técnico Os dados informados na tabela, exibida no slide anterior, serão traduzidos nesse Gráfico de Gantt Atividade Subatividade 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 31

32 Gráfico de Gantt, da Macroatividade 1 (traduzido para Datas) 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 32

33 BVS Exemplo 1. Portal BVS Exemplo 2. Literatura TécnicoCientífica Visualização do Gráfico macro do Projeto 3. Espaço Colaborativo BVS Exemplo 4. Divulgação do Portal BVS Exemplo s ês 1 ês 2 ês 3 ês 4 ês 5 ês 6 ês 7 ês 8 ês 9 s 1 s 11 s 12 Mê M M M M M M M M M Mê Mê Mê 3 de Mar de 29 Duração Atividade Somente de Manutenção e/ou Suporte Técnico Visita PWRBRA 33

34 Acompanhamento da execução do Projeto utilizando o Sistema DotProject Apresentação das funções principais da ferramenta e como utilizálas no contexto da BIREME/OPAS/OMS 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 34

35 Processos de Projetos executados pela BIREME BIREME/OPAS/OMS Processo de Gestão de Projetos em Rede Acordo Formal BIREME/OPAS/OMS Contato com Instituição para discussão de possível cooperação técnica Registro do Projeto (DotProject) e ínicio da execução Finalização do Projeto, elaboração e envio de Prestação de Contas FINAL Execução do Projeto Elaboração de Relatórios Técnicos e Financeiros Parciais Instituição Parceira Discussão dos produtos e serviços resultantes e elaboração de proposta Formalização do Acordo de Cooperação Técnica Execução das Atividades sob responsabilidade da Instituição Aprovação da Proposta Definíção de Prazos e Custos do Projeto Proposto Elaboração da Proposta de Projeto 3 de Mar de 29 Acompanhamento da Aprovação FINAL do projeto Monitoramento e Controle do Projeto Acompanhamento e Aprovação do Acordo em todas as instancias Visita PWRBRA Aprovação dos Relatório Parciais Aprovação FINAL do Projeto Acompanhamento da Aprovação dos Relatórios Parciais Acompanhamento da Aprovação do Relatórios FINAL 35

36 Utilização do DotProject nas fases de execução e finalização dos projetos Após aprovação formal, o projeto é apresentado pelo líder à equipe envolvida e apresenta os responsáveis por cada tarefa prevista; O projeto é cadastrado no sistema DotProject pela equipe GA/PPP e é acessado pela equipe envolvida e supervisores; As equipes registram os avanços e trabalhos de cada atividade; 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 36

37 Utilização do DotProject nas fases de execução e finalização dos projetos Líder, supervisores e instituições parceiras acompanham desenvolvimento das atividades e ajustam quando necessário; Relatórios do sistema utilizado como insumo na produção dos relatórios parciais e final Avaliação da performance do projeto e dos pontos a serem melhorados no planejamento de projetos similares (lições aprendidas) 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 37

38 Utilização do DotProject nas fases de execução e finalização dos projetos Usuário e senha da Rede BVS nome.sobrenome senha de acesso a rede 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 38

39 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 39

40 Filtros de exibição dos Projetos por líder e/ou Instituição Exibição dos projetos por fase 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 4

41 Dados do Projeto O status de execução das tarefas é representado através de cores, conforme indicação da legenda 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 41

42 Opção de seleção do período a ser exibido no gráfico Mostra o nome dos responsáveis por tarefa Mostra as atividades do mês atual O gráfico de Gant, pode ser modificado para apresentação conforme dados inseridos e itens selecionados Mostra o gráfico de todo o projeto Tarefa parcialmente executada Grupo de atividades (tarefa dinâmica) Tarefa não iniciada 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA Marco 42

43 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 43

44 Filtros para exibição de registros Lista do registro das atividades 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 44

45 Opção de procura por tarefas Mostra o nome dos responsáveis por tarefa Identificação do Projeto Campo de indicação de participação de Profissionais 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 45

46 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 46

47 Nessa área o usuário é capaz de personalizar a ferramenta 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 47

48 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 48

49 Discussões e Conclusões 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 49

50 Obrigado! 3 de Mar de 29 Visita PWRBRA 5