ROTEIRO BÁSICO. Multi-empresa. Módulos integrados. Iniciando o Persona Gold

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1 Apresentação Caro usuário, este material de apoio é um roteiro que lhe dará uma visão geral dos recursos disponíveis e das teclas de funções que o [sistema] possui. Em razão de nossos sistemas terem alterações e melhorias constantes, para que você possa obter informações mais detalhadas, acesse a Ajuda por meio do F1 (help eletrônico), que será seu "manual eletrônico" e é atualizado pela Nasajon sempre que sair um novo release/versão do sistema. Obs.: para utilizar o F1 - Help em sistemas operacionais Windows Vista e/ou Windows 2008 será necessário instalar uma atualização da Microsoft que torna o sistema operacional compatível com o formato de nosso módulo de Ajuda. Tal atualização deve ser baixada e atualizada em

2 ROTEIRO BÁSICO Nas páginas seguintes, você terá uma visão geral dos recursos disponíveis e das funções que o Persona pode automatizar. Sem entrar em detalhes sobre como operar cada módulo, este roteiro descreve somente o que cada rotina pode fazer. Multi-empresa O Persona Gold foi elaborado para permitir o processamento para várias empresas. Com investimento em um único sistema, é possível administrar o movimento de quantas empresas desejar. Módulos integrados A integração entre os diversos módulos do sistema é total, ou seja, você cadastra os dados uma única vez e estes são automaticamente utilizados em todas as funções, agilizando a operação. Iniciando o Persona Gold Ao acessar o Persona Gold será exibida a seguinte tela: Isto significa que um usuário deve ser identificado, a fim de que o sistema possa ser utilizado. Ao ser instalado, o software assume o usuário como MESTRE e a senha , podendo esta ser posteriormente alterada pelo usuário que obtiver o acesso. Obs.: O Persona Gold permite que o acesso a usuários seja limitado através do Grupo de Trabalho que cada um pertence. Ao término deste procedimento será exibido um Menu Principal completo, com todas as opções oferecidas pelo Persona Gold. Neste ponto, o sistema estará pronto para ser operado.

3 Menu principal O menu principal apresenta o conjunto das opções que o usuário dispõe para gerenciar com eficiência os diversos segmentos da sua empresa. Ele é composto pelos seguintes módulos: Itens de menu Em cada uma das opções que formam o menu principal, existem vários itens de menu que podem ser selecionados. Um item de menu pode ser composto por um outro conjunto de itens (ou subitens). Na tela exemplo, dentro da opção Sistema, há os seguintes itens de menu: A seleção de um item de menu é feita por meio de um clique do mouse no local desejado, ou teclando a letra sublinhada de um item. Ex.: Ao se teclar a letra E, é acessado o item Empresas no menu Sistema, porque a letra E é a letra sublinhada. Icones (botões): Alguns módulos do Persona Gold são representados por ícones (botões) que podem ser selecionados, bastando um clique no botão desejado. Ex: O módulo de Funcionários pode ser selecionado através do ícone correspondente, cuja descrição é Funcionários. Colocando o cursor do mouse em cima de um ícone, o Persona Gold mostrará para que módulo serve o botão.

4 Barra de Opções Nas janelas de edição, abertas durante a operação do sistema, há uma barra de opções. Nesta barra, uma opção pode ser selecionada clicando com o mouse no botão correspondente. Abaixo, temos um exemplo: A barra de opções é formada pela linha localizada logo abaixo do título da janela exibida. Na tela de Empresas, por exemplo, os botões que podem ser selecionados na barra de opções são, entre outros: Guias Há determinadas telas em que a informação é distribuída em guias, nas quais cada uma contém informações a respeito de um mesmo assunto. É como se houvessem várias telas sobrepostas e você selecionasse a página que ficará visível, clicando com o mouse na guia correspondente (que fica sempre na parte inferior da tela). Apenas uma ficha é visualizada por vez. No exemplo abaixo, as guias do módulo Empresas são: Dados Gerais, Dados INSS e Outras Informações.

5 Busca Incremental Nas telas apresentadas no Persona Gold, você pode, opcionalmente, utilizando somente o teclado, posicionar o cursor sobre um determinado código de uma lista, apenas digitando o mesmo. Podemos citar como exemplo o código de um funcionário. O sistema automaticamente irá procurar o código que começa pelo primeiro número digitado, passando, em seguida, ao segundo número que o compõe, e assim progressivamente, encontrando-o dentro do cadastro. Caso o sistema não localize o código desejado, ele automaticamente entenderá que o usuário necessita incluí-lo, abrindo assim, uma tela vazia para o seu preenchimento. OBS.: Você pode também cadastrar um novo funcionário, clicando no botão criar. Passagem de um campo para outro Existem dois modos de se movimentar nas telas do Persona Gold. Modo 1 Em um campo do tipo Edição, assim como nas telas de Cadastro da Empresa ou Cadastro de Sindicato, após ser digitada a informação, a passagem para o próximo campo é feita através da tecla [TAB] ou [ENTER]. Para voltar ao campo anterior, aperte simultaneamente as teclas [SHIFT] e [TAB] ou [SHIFT] e [ENTER].

6 Modo 2 Em um campo do tipo Grade, após ser digitada a informação referente, a passagem para outros campos deverá ser feita utilizando as teclas de setas do seu teclado. Exemplo de campo tipo Grade: Atenção: Para deletar uma linha da grade, use as teclas [CTRL] e [DELETE] do computador e confirme a exclusão. teclado do seu Fechamento de uma tela Na utilização do Persona Gold, você verá que, de acordo com as operações realizadas, várias janelas são abertas, ficando sobrepostas. Você poderá fechar a janela anterior, procedendo dos seguintes modos: Modo 1 Clicando no botão na barra de opções. Modo 2 Na tela que deseja fechar, clique no botão localizado no canto superior direito.

7 O uso da tecla E N T E R A tecla [Enter] é utilizada, muitas vezes, como confirmação de uma determinada ação. Em algumas situações, por exemplo, são exibidas mensagens que exigem uma resposta SIM, NÃO ou CANCELAR. Se você pressionar a tecla [Enter] sobre a resposta selecionada no momento, esta é a que o Persona Gold assumirá. Na tela a seguir, existe um leve sombreado em cima da opção CANCELAR. Se teclarmos [Enter], a opção CANCELAR é a que será selecionada pelo sistema. O uso do botão GRAVAR Após a entrada de dados, você deve pressionar o botão informações. para efetivar o armazenamento das Campo com botão de Seleção Ao clicar com o cursor do mouse sobre a seta para baixo de um determinado campo, o sistema abrirá uma listagem que se refere ao campo selecionado. Como exemplo, veja a tela abaixo. Em Cadastro / Sindicatos / Ficha Gerais, observe no campo Mês Dissídio a tela onde aparece a seta para baixo. Ao clicar nesta seta, aparecerá a lista dos meses para que o usuário selecione.

8 Uso do botão Envelope Ao clicar no botão acima, o sistema irá acessar o programa de correio eletrônico ( ), que se encontra instalado na máquina do usuário. Este botão aparece, por exemplo, na ficha Dados Gerais, do Cadastro da Empresa. Uso do botão Globo Terrestre Ao clicar neste botão, o sistema acessará o browser de navegação na Internet que se encontra instalado na máquina do usuário. Este botão aparece, por exemplo, na ficha Dados Gerais, do Cadastro da Empresa. Visualizando e imprimindo um relatório Na visualização de um relatório aparecerá um menu de botões que têm funções diferenciadas. Botão Ao pressionar o botão Imprimir, será exibida uma tela solicitando informações referentes à impressão. Nela, você especifica o número de cópias desejadas, se deseja a impressão de todo o documento ou apenas de parte dele, bem como configura padrões para a impressão.

9 Botão A função do botão Gravar, na visualização de um relatório, é permitir ao usuário que ele salve o relatório no formato desejado, e abra-o através de um outro aplicativo. Um uso bastante comum é gravar o relatório em formato PDF. Os arquivos com este formato são abertos através do aplicativo Acrobat. Então, caso um contador, por exemplo, queira ver o relatório numa máquina onde não tenha o Persona Gold, basta ter o aplicativo Acrobat instalado. Assim, o relatório no formato PDF poderá ser visualizado e impresso, se desejar. Botão O botão serve para o sistema gerar um arquivo PDF referente ao relatório que está sendo visualizado e, após isso, entrar no programa de correio eletrônico (deve existir um instalado na máquina, tipo Outlook Express, Mozila etc.), para enviar o relatório via Internet. O relatório enviado pela Internet também deverá ser aberto pelo aplicativo Acrobat. Botão É utilizado para se aumentar ou diminuir a visualização do relatório (zoom). Para isso, basta clicar em uma das lupas e o documento será ampliado ou diminuído. Botões Possuem as seguintes funções: mostrar que página do relatório está sendo visualizada; passar para página seguinte (botão com a seta para cima), ou retornar para página anterior (seta para baixo); ir para a primeira página (botão com quadrado vermelho); ir para a última página (botão com quadrado vermelho na última posição) e ir direto para determinada página (bastando digitar a página desejada no campo onde aparece em que página você se encontra).

10 Botão Tem a função de habilitar ou desabilitar faixas. Ao se emitir uma listagem sintética de todas empresas cadastradas no persona, por exemplo, cada uma delas será demonstrada em uma linha. Se você observar bem, existirá um pequeno sombreado, linha sim, linha não. Para que você elimine esse sombreado, clique no referido botão que ele desaparecerá. Cancelamento da edição No preenchimento de uma janela de edição, durante a entrada de dados, os campos que já foram digitados, mas não foram efetivamente gravados no arquivo, são ignorados se você pressionar o botão na barra de opções. Este botão está presente na grande maioria das telas. Obs: você pode ignorar os dados informados na digitação de um determinado campo pressionando a tecla [ESC]. Help On-Line Em qualquer parte do sistema, o usuário pode obter informações detalhadas sobre o módulo em que se encontra, simplesmente pressionando a tecla [F1], acessando diretamente o Help On-Line.

11 Módulo Sistema No módulo Sistema, é possível acessar as seguintes opções: Login e Logout: opções que possibilitam a mudança ou troca de usuários que estão acessando o sistema no momento. A opção Login faz o sistema abrir a tela para a entrada do nome do usuário e da senha. A opção Logout desabilita os módulos principais para o usuário que estava operando e abre a tela para entrada de dados do novo usuário. Usuários: a partir desta opção, é possível criar novos Grupos de Trabalho e Usuários, definindo acessos a módulos do sistema e/ou a empresas, possibilitando até que usuários fiquem vinculados a uma única empresa. Empresas: efetua o cadastramento de empresas, criando uma estrutura de movimentações, inclusões de lançamentos e aberturas e fechamentos de exercício. Fechar Empresa: serve para fechar os módulos de acesso à empresa e selecionar outra empresa para trabalhar. Necessário quando se troca de usuário e o usuário seguinte não tem acesso à empresa selecionada. Então, antes de o usuário anterior dar logout deve fechar a empresa selecionada para que o usuário seguinte possa escolher aquela que deseja trabalhar. Criar Backup/Restaurar Backup: opções de grande importância no sistema. A partir delas é possível fazer cópias de todas as informações possibilitando, em ocasiões de emergência, como hard disks danificados e quedas de energia, restaurálas e minimizando a redigitação de informações. Em Criar Backup, destaca-se a opção de fazer backup somente do exercício atual ou de todos os exercícios.

12 Também destaca-se a opção de fazer backup dos Dados Comuns do Sistema, que são as tabelas compartilhadas entre as empresas como Tabela de Eventos, Cadastro de Bancos, Agências e Sindicatos. Outra opção que merece destaque é a de fazer backup de todos os relatórios gravados no sistema. O ideal é sempre fazer o backup completo, ou seja, selecionar a(s) empresa(s) que deseja e marcar também a opção Fazer Backup dos Dados comuns do Sistema. Configuração: são configurações já preparadas para as funções disponíveis no Persona, como cálculos, relatórios, ponto etc. Caso seja necessário, é possível alterar algumas informações como, o parâmetro que o sistema utilizará, por exemplo, para a contagem do saldo de salário, se é mês comercial (30 dias)ou não comercial (conforme o número de dias o mês). As configurações feitas neste módulo são individualizadas por empresa. Em Configuração temos as seguintes funções: Salário Líquido em Disco: função para criar o protocolo para emissão do arquivo de Salários Líquidos ou arquivo remessa, a ser enviado ao Banco para pagamento de funcionários. Etiqueta / Crachá de Ponto: através desta função, podemos alterar o layout de etiqueta de cartão de ponto, criar um novo layout para as etiquetas de ponto ou criar crachás de ponto com foto do funcionário. Cálculos: esta função é dividida em várias guias, usadas nos diversos cálculos existentes ou totalizações de eventos. São elas: Folha, Adiantamento, 13 o Salário, Férias, Rescisão, Totais, Lucro Distribuído. Cada ficha possui eventos configurados e informações adicionais que servirão para os cálculos do sistema. Os eventos que servirão para a emissão de relatórios específicos, como o Informe de Rendimentos e a Rais, são configurados na ficha Totais. Geral: serão cadastradas informações que servirão aos cálculos e em outras atividades do sistema. Esta função é dividida em: Parâmetros/Cálculos: definimos nesta guia informações como: data de pagamento da folha, se a empresa vai trabalhar com arredondamento do salário líquido ou não, percentual do adiantamento de salário dos funcionários e estagiários, se a empresa trabalha com salários ou férias proporcionais por mês comercial ou não comercial, entre outros.

13 Eventos: nesta guia são configurados os códigos de salário que o sistema usa e os códigos de arredondamento do salário líquido. Mesmo que a empresa não trabalhe com o arredondamento, não é necessária a exclusão destes códigos, pois estes só serão utilizados se a empresa usar arredondamentos. Também podemos alterar a ordem dos movimentos para efeito de cálculo. A função Movimentos será explicada mais adiante. Pendências e Cores: função auxiliar do sistema para controlar algumas funções. Dentre as várias listadas, destacamos o Retorno Automático de funcionário em Férias, o vencimento do atestado médico e o vencimento do contrato de experiência. O ideal é deixar todas as pendências habilitadas. Também é possível alterar as cores dos movimentos e cálculos do sistema. Relatórios nesta tela você indicará que relatórios devem ser automaticamente gravados no momento de sua emissão. Ideal para se obter uma segunda via fiel ao que foi gravado em determinado período de tempo. Destacamos o relatório da folha de pagamento, do cálculo de férias e do cálculo de rescisão. Ocorrências: dividida em Afastamento, Retorno, Outros e Exames. Nestas guias, são cadastrados os códigos de ocorrências (Tabela de Ocorrências) que vão alimentar a ficha Ocorrências, no cadastro do funcionário. As ocorrências são utilizadas ainda para os afastamentos a serem feitos pelo sistema, como Licença Maternidade, por exemplo. As ocorrências cadastradas na ficha do cadastro do funcionário alimentam arquivos como o SEFIP, em casos de rescisões, afastamentos e retornos, por exemplo. Servem ainda para o relatório PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário). Ponto: nesta função devem ser cadastradas as informações que servirão para o cálculo do ponto dos funcionários, quando feitos pelo Persona através do módulo de Ponto ou até mesmo por intermédio de uma importação de um arquivo TXT, gerado por um sistema de Ponto Eletrônico. Textos: o sistema possui relatórios que podem ser alterados pelo usuário, como o Contrato de Trabalho, por exemplo. Nesta função, são feitas as alterações necessárias. Cheque: função onde é definido o layout do cheque a ser impresso numa impressora matricial ou jato de tinta/laser. A impressão será feita nos cheques em formulário contínuo. Etiqueta de Cart.Trab.: nesta função é possível criar ou alterar o layout da etiqueta que será colada na Carteira de Trabalho dos funcionários. Estas etiquetas apresentam informações cadastradas na ficha Ocorrências do cadastro do funcionário, como reajustes salariais, mudanças de cargos, período de férias etc. Impressora Texto: possibilita qualquer alteração de configuração em impressora matricial, como definir margens, tamanho do papel etc. Suporte: define-se em qual estado do Brasil o usuário contacta o suporte. No menu Ajuda Suporte Via Internet, será aberto o programa de correio eletrônico no qual já está inserido o endereço eletrônico do suporte para onde se deseja enviar o . Ex: suporte Rio de Janeiro (suporte20@nasajon.com.br).

14 Bureau: local para cadastramento dos dados do responsável pela prestação de informações da empresa. Algumas informações deste módulo são utilizadas quando gera-se arquivos para SEFIP, RAIS, CAGED. Esse cadastro serve para todas as empresas do Persona Gold. Editor de Relatórios: possibilita a criação de novos relatórios baseados nas informações fornecidas pelo sistema. Sair: quando acessada, fecha o sistema. Módulo Cadastro No módulo Cadastro, é possível realizar as seguintes operações: Bancos: cadastramento dos bancos que a empresa e/ou funcionários, autônomos, prestadores de serviço, estagiário, mantêm conta corrente. O código do banco a ser criado permite até 6 caracteres alfanuméricos. Os bancos cadastrados serão compartilhados por todas as empresas do Persona Gold. Agências: são as agências dos bancos criados anteriormente. Cadastramos aí as diversas agências onde a empresa, funcionários, autônomos, prestadores de serviço e estagiários, mantêm conta corrente. O código da empresa a ser criado permite até cinco caracteres alfa-numéricos. As agências criadas serão compartilhadas por todas as empresas do Persona Gold. Sindicatos: cadastramento dos diversos sindicatos da(s) empresa(s), incluindo o patronal e o dos funcionários. Divide-se em três guias: Cadastrais, Gerais, Anuênios, Feriados e Eventos. O código do sindicato a ser criado permite até três caracteres alfa-numéricos. Os sindicatos criados serão compartilhados por todas as empresas do Persona Gold.

15 Locadores: são empresas contratadas, fornecedoras de mão de obra, como cooperativas, serviços de limpeza e centrais de estágio. O código do locador a ser criado permite até cinco caracteres alfa-numéricos. O locador criado servirá somente para a empresa selecionada, onde foi feito o cadastro do locador. Tomadores de Serviço: são empresas, contratantes, onde existe mão de obra alocada. O código do tomador a ser criado permite até cinco caracteres alfa-numéricos. O tomador criado servirá somente para a empresa selecionada, onde foi feito o cadastro do tomador. Possui 3 guias: Gerais, utilizada para o preenchimento os dados cadastrais do tomador; INSS e Faturas, onde os valores das notas fiscais de prestação de serviços, do INSS retido nestas notas e dos valores de compensações existentes devem ser lançados; e, finalmente, Feriado, utilizado para se lançar datas de feriados existentes no município onde o tomador de serviço está localizado. Será utilizado no cálculo do vale-transporte e do descanso semanal remunerado. Módulo Tabelas Algumas tabelas já vêm cadastradas pela Nasajon, como a Tabela de Ocorrências, CBO etc., outras deverão ser criadas pelo usuário. Algumas são compartilhadas entre as empresas e outras são somente da empresa selecionada. A maioria das tabelas permitem alterações por parte do usuário. Eventos: os eventos representam os movimentos que compõem a folha de um funcionário, tais como: Salário Base, INSS, Anuênio, Base de INSS etc.. Antes de cadastrar um evento é preciso saber como ele deve se comportar na folha, ou seja, se é um Rendimento ou Desconto, se incide em INSS ou não. A primeira janela é uma tabela que possui um resumo das informações sobre o evento. Esta janela fornece a possibilidade de ordenar a tabela por alguns dos campos como Código, Descrição, Unidade, Categoria, Tipo. Para editar um evento basta clicar duas vezes sobre o mesmo ou selecionar o evento e clicar no botão Alterar. Para criar um evento, clique no botão Criar. O código a ser criado permite até 4 caracteres alfa-numéricos. Os eventos criados servirão a todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Antes de trabalhar com esta tabela no Persona Gold, verifique se as características dos eventos estão de acordo com a forma de trabalho da empresa. Ex: o evento Repouso Remunerado pode ser considerado como um rendimento variável para uma empresa e para outras não.

16 Importante: como foi citado acima, a tabela de eventos é única para todas as empresas cadastradas no Persona, assim, é preciso ter cuidado ao alterar qualquer evento, pois essa alteração influenciará também em outra empresa. Caso você tenha situações diferentes em mais de uma empresa, o ideal seria criar um outro evento com a nova característica para aquela empresa. Constantes: tabela auxiliar onde ficam registrados valores que servirão para diversos cálculos. Os valores registrados nesta tabela servirão para todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Os valores contidos nesta tabela NÃO serão atualizados pela Nasajon Sistemas. Faixas: nesta função teremos definidas seis tabelas: AUTO (autônomos), DDIR (valor da dedução por dependente para o imposto de renda), INSS, IRRF, SAMI (valor do salário mínimo) e SFAM (valor do salário família). Os valores contidos nestas tabelas NÃO serão atualizados pela Nasajon Sistemas. Se necessário, pode-se criar outras tabelas de faixas, a serem usadas nos cálculos do sistema. O código de uma tabela de faixas a ser criada permite até quatro caracteres alfa-numéricos. As tabelas de faixas são compartilhadas entre todas as empresas do Persona Gold. Para atualizar os valores de uma tabela já criada, basta clicar no botão representado por uma folha em branco, ao lado do campo Data de Criação e inserir a data a partir da qual será válida a nova tabela. Importante: Se você deseja atualizar uma tabela, INSS por exemplo, crie uma nova conforme sugestão acima. Não altere uma tabela já existente, pois se for necessária a realização de algum cálculo em um mês anterior à nova tabela, o sistema buscará a tabela que estava em vigor naquela ocasião para o enquadramento. Concessionárias de Vale-Transporte: cadastro de concessionárias de vale-transporte, como FETRANSPOR. Será vinculada ao cadastro dos vales-transporte na tabela de vale-transporte. Serve para gerar listagens de vales, vinculadas à concessionária. O código a ser criado permite até seis caracteres alfa-numéricos. Esta tabela serve para todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Tarifas de Vale-Transporte: cadastro de todas as tarifas de vale-transporte, que serão vinculadas posteriormente aos funcionários. O código da tarifa a ser cadastrada permite até quatro caracteres alfa-numéricos. As tarifas cadastradas servirão para todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Horários: este item é destinado ao cadastro de horários dos funcionários da empresa. O horário criado será vinculado ao funcionário no seu cadastro. É utilizada para o cálculo do ponto, repouso remunerado (em alguns tipos de cálculos), compra ou desconto do vale-transporte. O código do horário a ser criado permite até quatro caracteres alfa-numéricos. Os horários criados servirão somente para a empresa selecionada, onde foi feito o cadastro do horário. Importante: caso o repouso de algum horário seja escala, não deixe de preencher o campo folgas no mês ou entrar e preencher o quadro de folgas no botão escala. A ausência deste preenchimento influenciará diretamente no cálculo do vale-transporte ou do repouso remunerado. Cuidado ao alterar qualquer horário existente. Como já citado, esse horário pode ser compartilhado com todos funcionários desta empresa, então, se você tiver mais de um funcionário utilizando o mesmo código de horário, a mudança que você fizer afetará também o outro funcionário. Se não é isso o que você deseja, crie um novo código de horário para cada situação. Situações: esta tabela é usada no cadastro do funcionário para definir sua situação na empresa, ou seja, se está em atividade normal ou afastado por algum motivo, por exemplo. O código permite até cinco caracteres

17 alfa-numéricos (embora normalmente usemos dois caracteres). Esta tabela serve para todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Eventualmente, solicitamos que seja criada uma nova situação a ser usada pelo sistema em um novo tipo de afastamento, por exemplo. Ocorrências: a ocorrência é um histórico do funcionário que é gerado em uma situação de afastamento, retorno, reajuste salarial, etc. Eventualmente solicitamos que se crie uma nova ocorrência e que depois a vincule nas Configurações de Ocorrências para ser usada num novo tipo de afastamento, por exemplo. Um novo código permite até cinco caracteres numéricos, embora normalmente usemos dois caracteres. A tabela de ocorrências é compartilhada por todas as empresas do sistema. CBO: a tabela de CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) é um sistema prático para ordenar conteúdos de trabalho em ocupações e grupos de ocupações. Esta tabela é fixa no sistema, estando disponível somente para consulta. Pode ser usada na tabela de cargos, pois o cadastramento do CBO é obrigatório, uma vez que o CBO do cargo é usado no arquivo RAIS, SEFIP, CAGED. Vínculos: esta tabela é fixa no sistema e está disponível somente para consulta. Refere-se aos vínculos que serão levados para o arquivo da RAIS. Divisões: as divisões são os departamentos da empresa. Os códigos criados serão usados no cadastro do funcionário. Um novo código permite até dois caracteres alfa-numéricos. Esta tabela pertence somente à empresa selecionada. Existem duas guias na tabela de divisões, uma chamada Gerais, utilizada para o cadastramento, e a outra chamada Feriados. Um exemplo de utilização desta tabela é quando existem divisões em municípios diferentes. Neste caso, deve-se cadastrar os feriados de cada município, cada um em uma divisão. Tipos de Funcionário: é uma tabela auxiliar, cujo preenchimento não é obrigatório. Esta tabela será útil no cadastro do funcionário. Serve para caracterizar o funcionário e, com base nisso, gerar o relatório por tipo de funcionário. Exemplo: funcionários fumantes e não fumantes; doadores de órgãos; doadores de sangue; etc. Um novo código criado permite até 8 caracteres alfa-numéricos. Esta tabela pertence somente à empresa selecionada. Cargos: cadastro dos cargos e dos salários respectivos aos cargos. Traz também informações adicionais como o campo Descrição, que será usado no relatório PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário). Também é no cadastro do cargo que é registrado o Sindicato e os Dias de Experiência, a serem impressos no contrato de trabalho. Esta tabela será usada no cadastro do funcionário. Um novo código permite até cinco caracteres alfa-numéricos. Esta tabela pertence somente à empresa selecionada. Na aba salários, deverão ser cadastrados os níveis salariais para este cargo. Para que fique correto, obrigatoriamente, deverá ser cadastrado, no mínimo, um nível salarial. Campos Especiais: é uma tabela auxiliar, cujo preenchimento não é obrigatório. O uso desta tabela será no cadastro do funcionário, ficha outros. Serve para guardar informações sobre o funcionário como o tamanho do uniforme, validade para a troca do uniforme, validade do capacete, luva, etc. Um novo código permite até dois caracteres numéricos. Esta tabela pertence somente à empresa selecionada. Feriados da Empresa e Feriados Federais: a tabela de feriados federais já se apresenta preenchida. A de feriados na empresa é utilizada para o cadastramento dos feriados municipais e estaduais e deverá ser renovada todo ano. Esta tabela será usada no cálculo da folha do funcionário para desconto do evento Vale-Transporte ou pagamento do

18 evento Repouso Remunerado. Também é necessária para emissão de listagens referentes ao valetransporte e à compra do vale-transporte. Sua função é ajudar na determinação dos dias úteis e dos dias não úteis do mês. Esta tabela pertence somente à empresa selecionada. Módulo Terceiros Autônomos: cadastro dos autônomos que prestam serviço à empresa. O código criado para o cadastro do autônomo permite até 12 caracteres alfa-numéricos. O cadastro serve somente à empresa selecionada. Dividido em quatro guias: Gerais, Outras Empresas, Movimentos e Resultados. Gerais: dados cadastrais do autônomo; Outras Empresas: caso o autônomo tenha prestado serviço no mês em questão em outra empresa, deve-se cadastrar o valor do serviço prestado e o valor do INSS retido, para que o Persona Gold não ultrapasse o limite máximo de desconto de INSS; Movimentos: onde serão lançados os eventos considerados para o cálculo da folha do autônomo; Resultados: são mostrados nesta tela os cálculos das folhas dos autônomos. É dela que o sistema busca valores para gerar o relatório da folha de pagamento, recibo de pagamento e GPS da empresa. Locados: cadastro de trabalhadores que atuam na empresa oriundos de outras empresas (locadores), como central de estágio ou empresa de terceirização. Não fazem parte da folha de pagamento dos funcionários. O código do prestador permite até seis caracteres alfa-numéricos. O locado criado pertence somente à empresa cadastrada. Prestadores de Serviço: cadastro de empresas que prestam serviço à empresa. O código do prestador permite até seis caracteres alfa-numéricos. O prestador criado pertence somente à empresa selecionada. Este módulo tem por finalidade o cadastro dos serviços prestados que serão usados na emissão de relatórios referente ao IR, como DARF, Informe de Rendimentos. O módulo é dividido em duas guias: Gerais: dados cadastrais; Serviços: lançamento do serviço prestado, valor e outras informações. O IR é calculado automaticamente;

19 Estagiários: cadastro de estagiários da empresa. Não faz parte da folha de pagamento dos funcionários. O código do estagiário permite até seis caracteres alfa-numéricos. O estagiário criado pertence somente à empresa selecionada. O cadastro divide-se em cinco guias: Gerais: dados cadastrais; Pessoais: cadastro do endereço residencial e documentos do estagiário; Ocorrências: utilizada para lançamento de informações do tipo: data da contratação, reajuste da bolsa auxílio etc.; Vale-Transporte: cadastre nesta guia as tarifas do vale-transporte utilizado. A função deste campo é apenas para a geração de relatórios de vale-transporte, recarga de cartão ou compra de vales; Movimentos: lançamento dos eventos que farão parte do cálculo da folha do estagiário. Resultados: são mostrados nesta tela os cálculos das folhas dos estagiários. É desta tela que o sistema busca valores para gerar o Relatório da Folha de Pagamento, Recibo de Pagamento e o Informe de Rendimentos.

20 Módulo Funcionários Cadastro: Neste módulo são cadastrados os funcionários e os sócio diretores. O que irá diferenciar o cadastro de um diretor sócio de um funcionário comum será o tipo de admissão, o vínculo e a categoria do FGTS. O módulo Cadastro divide-se em oito guias: Gerais, Pessoais, Documentação, Outros, Vale-Transporte, Ocorrências, Movimentos e Anexos. Gerais: cadastro de informações importantes como Divisão (departamento), Tomador, Data de Admissão, Cargo, Nível (salário), Horário e Cat.FGTS (categoria de FGTS). Caso sua empresa seja de engenharia ou prestação de serviço e o funcionário esteja alocado num Tomador de Serviço, informe o tomador no campo Tomador. No menu Foto, é possível inserir a foto do funcionário para aparecer na sua guia. Em Dependentes, cadastraremos os dependentes do funcionário para desconto de IR, Pensão Alimentícia e também para pagamento do Salário-Família. O menu Filtro serve para deixar visível todos os funcionários ativos, pois quando o funcionário tem no campo Situação o código 60 (afastado

21 definitivamente), ele fica oculto no sistema. Pessoais: destacam-se nesta guia o cadastro do campo Raça/Cor e Grau de Instrução, que serão usados no arquivo RAIS e CAGED. Caso sua empresa gere o arquivo remessa ao banco para crédito do pagamento de salário na conta do funcionário, deverão ser cadastrados também os campos Bancos, Agência, No. da Conta. Documentação: nesta guia destacam-se os campos Carteira de Trabalho e PIS/PASEP, pois são usados no arquivo SEFIP. Outros: destacam-se nesta guia os campos: Ini.Últ.Per.Aquis. que se refere ao período de aquisição das férias do funcionário; Sal.Outra Emp. que se refere à base de INSS do funcionário que possui mais de um vínculo empregatício; Alíq.INSS referente a alíquota de desconto do INSS para trabalhadores com Cat.FGTS 5 ou 11 (Diretores) e 17 ou 24 (Cooperados). Agente Nocivo que será considerado para o cálculo da GPS da empresa e também para o arquivo SEFIP. Desc. INSS ficará desabilitado nos casos em que for necessário inibir o cálculo automático do INSS; Sindicalizado a ser habilitado para os funcionários, que, por já contribuírem para o sindicato, não sofrerão o desconto da Contribuição Sindical no mês estabelecido, nas configurações do Sindicato. Atividade Simples campo só habilitado quando a empresa é enquadrada no super simples federal, relativo aos anexos I a III e IV ou V simultâneamente. Nesta tela você definirá, baseado nas atividades do funcionário, a que anexo ele está vinculado. Este campo influenciará diretamente no resultado da GPS mensal da empresa. Adiantamento será indicado o percentual de adiantamento, caso o percentual deste funcionário seja diferente do padrão da empresa, cadastrado em Sistemas / Configuração / Geral. Vale-Transporte: nesta guia, cadastraremos as tarifas de vale-transporte que o funcionário utiliza. Além do código da tarifa (cadastrada na Tabela de Vale-Transporte), cadastraremos a quantidade diária de cada tarifa. No campo Número Cartão Magnético informe o número do cartão do funcionário. Esse número será informado na geração do arquivo magnético para a solicitação dos vales. Caso o código do funcionário na FETRANSPOR não seja igual ao do cadastro, informe-o no campo Código na Fetranspor. Ainda nesta guia, o sistema informa o total diário utilizado, quando é informada a quantidade diária de Valestransporte. Ocorrências: onde ficam registrados os históricos que são relevantes para a guia do funcionário, como Saída e Retorno de Férias, Reajuste Salarial, Advertência, Suspensão, Afastamento e Retorno de Licença Médica, Acidente de Trabalho, Licença Maternidade. O sistema lança automaticamente a ocorrência do Afastamento por Férias, quando o cálculo de férias é processado. A ocorrência do Reajuste Salarial é lançada quando a função de Reajuste Salarial é utilizada. E as ocorrências de afastamento por Licença Médica, Licença Maternidade e Acidente de Trabalho, por exemplo, são lançadas quando utilizado o módulo de Afastamentos. Caso você tenha lançado uma ocorrência erradamente neste módulo, a exclua utilizando o botão lixeira próximo à coluna data. Movimentos: nesta guia serão mostrados todos os eventos movimentados para o funcionário para os cálculos do sistema como Folha, Férias, Rescisão. Os movimentos poderão aparecer com cores diferentes, pois podem ter sido movimentados de quatro maneiras diferentes: Empresa, Divisão, Sindicato, Funcionário.

22 Falaremos mais sobre a função MOVIMENTOS mais a frente. Anexo: Nesta guia é possível anexar um ou mais arquivos para que possam ser acessados diretamente da ficha do funcionário. Esses arquivos podem ser do tipo DOC, RTF, PDF, JPG, BMP, entre outros. Assim, você consegue, por exemplo, anexar contratos, avaliações, fotos, documentos escaneados, planilhas etc. Cada linha da tabela corresponde a um arquivo anexado e nela será gravado o link para o lugar onde o arquivo está fisicamente gravado. Alteração Salarial: através deste módulo, podemos fazer os reajustes de salário dos funcionários. O sistema vai gerar uma ocorrência nas guias, registrando o reajuste do salário e alterando o valor. Podemos também reajustar os salários por Cargos e Níveis, e ainda, Desprocessar o Reajuste. Observe que o módulo de alteração salarial proporciona aos usuários fazer o reajuste por dissídio. Caso o acordo salarial não tenha saído na data base da categoria, você poderá indicar há quantos meses esse dissídio está atrasado. Essa função permitirá que o sistema realize cálculos de rescisão complementar, diferença de férias (para funcionários que tenham direito a receber esses complementos) e até mesmo uma folha complementar relativa a essas diferenças salariais. Afastamentos: neste módulo, fazemos os afastamentos dos funcionários informando ainda a quantidade de dias que o funcionário ficará afastado. Para que o sistema lance na guia do funcionário a ocorrência referente ao afastamento feito é necessário que em Sistema Configuração Ocorrências exista o código da ocorrência configurado. Somente desta forma, o sistema saberá qual ocorrência jogar na guia do funcionário. Exclusão: neste módulo você poderá excluir todos os funcionários que foram afastados definitivamente de uma ou de todas as divisões cadastradas no sistema. É importante saber que serão excluídos apenas os funcionários afastados até a data informada.

23 Esta função só deve ser utilizada após se certificar que as informações dos funcionários que estão sendo excluídos do cadastro não serão mais necessárias. Transferência: Na empresa para onde o funcionário foi transferido, será registrado na guia Ocorrências a data da transferência e de qual empresa ele veio. Na guia gerais, o campo Tipo, ao lado da data de admissão, terá o código específico de uma admissão por transferência. A data de admissão permanecerá a mesma da outra empresa, caso a transferência tenha sido sem ônus. Se a transferência foi com ônus, então a data de admissão terá a mesma data da transferência. Obs.: Para desfazer uma transferência será necessário voltar a um backup feito momentos antes da transferência ou realizar os seguintes passos: Na empresa que recebeu o funcionário transferido, exclua-o; Na empresa origem, volte a situação deste funcionário para 10 (atividade normal) e na guia ocorrências exclua a ocorrência de saída por transferência. Alterar Dados por Grupo: Módulo a ser utilizado quando se deseja alterar uma informação para uma camada de funcionários ou uma divisão, como colocar a mesma data de vencimento de atestado médico para um determinado funcionário. As informações a serem alteradas são: Código da Divisão, Vencimento do Atestado Médico, Agente Nocivo, Início Anuênio e percentual de Adiantamento. Gerar Ocorrências de VT: Em algumas situações é necessário informar, para um ou mais funcionários, um número determinado de vale-transporte, independentemente do número de folgas e feriados do mês. Por exemplo, um funcionário cujo o desconto no fim do mês seja superior ao valor dos vales recebidos pode optar por um determinado valor em vales, todo mês.

24 Um outro exemplo é o de um funcionário convocado para trabalhar em um dia de folga: ele deverá receber o vale-transporte referente a este dia. Os dias informados serão usados pelo Persona, tanto para o pedido de vales do mês quanto para o cálculo do desconto na folha. Listagens e Gráficos: Apresenta diversos relatórios que podem ser impressos baseados em informações cadastrais dos funcionários. Existe também a opção de geração de gráficos de funcionários em relação a salário, cargo, horário, grau de instrução e admissões / demissões. Módulo de Ponto É neste módulo que é feito todo o controle de ponto, são definidas regras para geração de determinados proventos/descontos entre outras funções importantíssimas que destacaremos abaixo. Edição: Este módulo permite o preenchimento manual de uma tabela com os horários de entrada e saída dos funcionários em cada dia do mês. Baseado nessas marcações, o sistema irá calcular movimentos de faltas, atrasos ou horas extras, bem como emitir listagens e planilhas de ponto. Outras opções para a entrada dos horários são: utilizar a função de Importação de Arquivo de Ponto para ler um arquivo gerado por relógio de ponto eletrônico. utilizar o módulo Marcações,integrado ao Persona, que permite registrar os horários de entrada e saída em um computador remoto.

25 Por meio do módulo Marcações, é possível utilizar a aba de Mensagens para registrar qualquer mensagem que deva ser exibida ao funcionário quando ele marcar o ponto no Marcação de Ponto. Listagem de Ponto: Emite uma listagem, por funcionário, das marcações de ponto efetuadas no período indicado. A listagem pode ser ordenada alfabeticamente pelo nome do funcionário ou pelo código do funcionário. Planilha de Ponto: Trata-se de um relatório no qual consta o código do funcionário, nome do funcionário, repouso e horário padrão de trabalho. Para cada dia do mês há uma lacuna para preenchimento da entrada, inicio do intervalo, fim do intervalo, saída e rubrica do funcionário. A planilha tem como principal objetivo substituir (em caráter não oficial) o cartão de ponto do funcionário, sendo somente um relatório que auxilia a entrada das marcações de ponto no sistema. Folha de Ponto: Emite uma Folha de Ponto com os horários de trabalho dos funcionários no período informado. Rel/Gráfico de Atrasos e Faltas / Justificadas / Eventos de Ponto: Com esta função você poderá emitir Relatórios ou Gráficos, com a distribuição de atrasos, faltas ou ambos, em um determinado período. Obs: Dependendo da escolha de Período, tipo de código (funcionários ou divisões) e outros parâmetros, você terá opções diferentes de listagens e gráficos. Para maiores detalhes, veja o Help Online (tecla F1 estando no modulo desejado).

26 Banco de Horas: Este relatório controla o saldo de horas do funcionário durante o ano corrente e dentro do período selecionado. Para cada funcionário, ele relaciona, em cada mês, o total de Horas Extras, Atrasos, Diferença, Horas Extras lançadas na folha (ou Atrasos), saldo do mês anterior e saldo final de atrasos ou horas extras. Colunas do Relatório: Atrasos: atrasos no mês. Compensações: faltas devido à compensação de horas. Deve haver ocorrências de "Compensação de Horas". Hora Extra: horas extras no mês. Total: Saldo do mês (positivo ou negativo). Total Lançado: total que foi pago (em horas extras) ou descontado (em atrasos) do funcionário na folha do mês Saldo Anterior: saldo que o funcionário possuía (devedor ou credor) até o mês anterior. Saldo: saldo total que o funcionário possui até o mês. Importação de Arquivo de Ponto: Através da importação de arquivo de ponto é possível carregar para o Persona todas as marcações de ponto dos funcionários, a partir de um arquivo-texto, gerado pelo Marcação de Ponto (caso o mesmo não esteja na rede. Estando na rede, as informações virão automaticamente para o Persona Ponto) ou outro relógio de ponto eletrônico. Os campos disponíveis para importação são: Divisão do Funcionário, Código do Funcionário, Dia, Mês, Ano, Hora, Minuto, Turno e Empresa.

27 Eventos de Ponto: Nesta tabela ficam gravados os eventos de ponto que servirão para gerar informações de atrasos, faltas, horas extras etc. para a folha de pagamento. Cada evento de ponto possui uma descrição, o código do evento que deverá ser gerado na folha e várias linhas de fórmulas e condições. Nas fórmulas, você pode definir como deverá ser calculado o conteúdo que a ser movimentado na folha. Nas condições, você deve definir em que situações aquela fórmula deverá ser considerada. Inicialmente, a tabela já vem preenchida com os eventos de ponto padrão: Você poderá alterar esses eventos, excluir os que não forem necessários ou incluir novos eventos de ponto. Para cadastrar um novo evento de ponto basta clicar em Criar ou começar a digitar o código referente ao mesmo. Observação: Nas Fórmulas/Condições, os valores informados devem ser feitos em minutos. Ex.: se quisermos lançar duas horas, deveremos preencher '120'. Movimentos de Ponto: Através da movimentação podemos informar ao Persona Ponto quais eventos de ponto devem ser considerados para os funcionários. Os movimentos devem ser informados por grupos de funcionários. Desta forma, você pode movimentar, por exemplo, Horas Extras Normais diferenciadas para cada sindicato: basta criar eventos de ponto diferentes para cada sindicato e movimentá-los corretamente. Por Empresa - Os eventos de ponto serão calculados para todos os funcionários da empresa. Por Divisão - Os eventos de ponto serão calculados para todos os funcionários da Divisão. Neste caso, você deve selecionar a Divisão na tabela à esquerda.

28 Por Sindicato - Os eventos de ponto serão calculados para todos os funcionários vinculados ao Sindicato. Você deve selecionar o Sindicato na tabela à esquerda. Por Tomador - Os eventos de ponto serão calculados para todos os funcionários vinculados ao Sindicato. Você deve selecionar o Sindicato na tabela à esquerda. Listagem de Movimentos de Ponto por Funcionário: Esta listagem permite a visualização de todos os eventos de ponto movimentados para cada funcionário. Geração/Desprocessamento de Movimentos para Folha: Gera os eventos para a folha de pagamento/banco de horas, conforme os Movimentos de Ponto a as marcações de ponto do período especificado. Os eventos de folha gerados por esta função são gravados tanto na tabela de Movimentos por Funcionário. Tabela de Mensagens / Listagem / Geração de Mensagens: Nesta tabela você pode cadastrar qualquer tipo de mensagem para ser exibida individualmente ou a um grupo de funcionários na ocasião da marcação do ponto. A mensagem poderá ser atribuída a cada funcionário, através da tela de Edição de Ponto, ou coletivamente, por divisão, através da função de Geração de Mensagens.

29 Módulo Movimentos Os movimentos dos eventos a serem lançados para o cálculo da folha de pagamento podem ser feitos de quatro maneiras no Persona Gold. Estamos falando de eventos como Salário Base, Horas Extras, Faltas, Atrasos, Comissão etc. A saber: Empresa: um evento movimentado por esta função será lançado para todos os funcionários da empresa. Se na sua empresa todos os funcionários recebem salário base, o evento 00S1 (Salário Base) pode ser movimentado através desta função. Entretanto, se alguns são mensalistas, outros horistas, o salário base não poderá ser movimentado desta forma. Os movimentos feitos por esta função possuem a cor verde. Movimentos lançados nesta tela não servem para diretores cadastrados no sistema. Divisão: com esta função, é possível selecionar uma determinada divisão e movimentar um evento somente para esta. Ao calcular a folha, o sistema lançará este evento somente na folha dos funcionários que pertençam a esta divisão. Os movimentos feitos por esta função têm a cor azul. Sindicato: com esta função, podemos selecionar um determinado sindicato e movimentar um evento somente para ele. Ao calcular a folha, o sistema lançará este evento somente na folha dos funcionários que pertençam a este sindicato. Os movimentos feitos por esta função têm a cor cinza. Funcionários: talvez seja a função mais utilizada antes do cálculo da folha, pois é através desta função que lançaremos os eventos específicos de cada funcionário, como horas extras, atrasos, faltas, adicional noturno, adicional de insalubridade, comissão etc. Se na empresa existem funcionários horistas e mensalistas, é através desta função que lançaremos os eventos de salário respectivos a cada funcionário. Caso a empresa trabalhe com Tomadores de Serviço, é através desta função que serão lançados os eventos de salário, pois deverá haver um tomador vinculado ao salário movimentado.

30 Os movimentos feitos por esta função possuem cor amarela. No caso de INSS, FGTS, IR, Salário-Família, estes eventos são informados internamente pelo sistema, durante o processo dos cálculos, não sendo necessário o movimento destes eventos. Para lançar um evento para a folha usando qualquer função de movimentos, é necessário clicar no botão Criar para que seja aberta uma linha, onde será digitado ou escolhido, através da setinha para baixo, o evento a ser lançado. A seguir, estão as explicações sobre os campos das telas de movimentos: Evento: este campo terá o código do evento que será lançado na folha. Caso já se saiba o código, basta digitá-lo neste campo. Caso não se saiba ainda, clique na seta para baixo, pois será aberto uma parte da tabela de eventos, para que o evento a ser lançado seja selecionado. Descrição: será preenchido automaticamente, após a seleção do evento a ser lançado. Conteúdo: onde será lançada uma informação adicional para o cálculo do evento, como a quantidade de horas extras ou o valor da comissão a ser paga. Pode ser obrigatório ou não. Quando NÃO obrigatório, este campo fica desabilitado. Cálculo: neste campo, você informa ao sistema para quais tipos de cálculos o evento deverá ser considerado. Se vai pagar as horas extras de um funcionário no cálculo da folha, então, na coluna Cálculo é preciso informar FO. Caso o adicional de insalubridade deva ser considerado integralmente para o cálculo de férias e rescisão para o cálculo da maior remuneração e também para o cálculo da folha, então este evento terá na coluna Cálculo os cálculos FO (folha), FE (férias), RE (rescisão).

31 Inv. (invisível): normalmente, este campo é de uso automático do sistema, não sendo necessário o seu preenchimento. Caso seja necessário o preenchimento, você será orientado. Se um evento movimentado estiver com a marcação invisível, ele não aparecerá no relatório da folha de pagamento. Período: define a periodicidade do evento nos cálculos. Tem as seguintes opções: Sempre: um evento com período SEMPRE aparecerá em todo cálculo de folha. É fixo e só sairá do movimento se for excluído. O evento Salário Base e o evento Adicional de Insalubridade (para quem tem direito) são exemplos de eventos com movimentos de período SEMPRE, pois deverão fazer parte do cálculo da folha em todos os momentos; Todo mês (x): ao definir este período para um evento, aparecerá na parte de baixo da tela um campo de seleção do mês. Somente no mês selecionado é que este evento fará parte do cálculo da folha; Toda semana (x): usado em folhas semanais. Ao definir este período para um evento, aparecerá na parte inferior da tela um campo de seleção do mês. Somente no mês selecionado é que este evento fará parte do cálculo da folha; Próximo Cálculo: talvez seja o período mais usado no movimento dos eventos. Um evento movimentado com este período será usado no cálculo da folha que está sendo preparada e, assim que o cálculo for feito, este evento será excluído do movimento do funcionário. O eventos Hora Extra, Faltas e Atrasos são exemplos de eventos a serem movimentados com este período, pois não ocorrerão todo mês para o mesmo funcionário e, mesmo se ocorrer, talvez não tenham a mesma referência (quantidade de horas extras, dias de faltas, etc); Período Indicado: usado quando é definido um período para o evento aparecer no cálculo da folha. Ao selecionar este período, na parte inferior da tela, serão abertos campos para informar os meses em que o evento deverá aparecer na folha. Este tipo de período pode ser usado no desconto de um empréstimo concedido ao funcionário, para ser descontado em quatro vezes (4 meses); Tomador: quando se trabalha com Tomadores de Serviço, os eventos movimentados devem ser relacionados aos tomadores a que se referem. Se o tomador já estiver no cadastro do funcionário, ao lançar um evento no movimento do funcionário aparecerá, no campo Tomador, o código do tomador que estiver no cadastro, podendo ser alterado no movimento;

32 Fim: quando um evento depende de outro(s) para ser calculado, ele deve vir depois do primeiro a ser calculado. Em alguns casos, ele depende de cálculos internos do sistema para depois ser calculado. Neste caso, ao habilitar a opção FIM para o evento, ele será calculado por último. Geração de Movimentos: através desta função, é possível incluir, excluir e até mesmo alterar e posicionar os eventos dos funcionários. Um exemplo de uso desta função seria excluir de todos os funcionários o evento Comissão movimentado. Ao invés de entrar em Movimentos Funcionário e selecionar os funcionários para, um a um, excluir os eventos, entraríamos em Movimentos Geração de Movimentos e escolheríamos a operação Excluir, informando ainda o evento a ser excluído e os funcionários (todos). Importação de Movimentos: com esta função é possível importar a movimentação dos funcionários a partir de um arquivo TEXTO (TXT). Listagens: para cada uma das formas de movimentação existe uma listagem que exibirá os seguintes campos: Código do Funcionário; Nome do Funcionário; Conteúdo; Folha; Inv. Folha; Período. O campo Tomador de Serviço será impresso para as listagens de Movimento por Divisão e Movimento por Funcionário.

33 Módulo de Cálculos Folha: o cálculo da folha irá ler todos os eventos movimentados para os funcionários e efetuará o processamento destes eventos, observando suas incidências, acúmulos, etc. O cálculo pode ser feito para todos os funcionários, para uma camada de funcionários, somente para um determinado funcionário, para funcionários intercalados ou para uma divisão. Os campos Mês Corrente e Data de Pagamento podem ser alterados de acordo com a necessidade. Ao clicar o botão Confirmar, o cálculo será processado.

34 Adiantamentos: O cálculo do adiantamento de salário é feito em cima de um percentual estabelecido pela empresa (Sistema/Configuração/Geral ou Funcionário/Cadastro/ Outros). Permite calcular para todos os funcionários, ou somente para uma camada de funcionários selecionados. O sistema automaticamente se encarregará de descontar esse valor pago no cálculo da folha. Férias: o cálculo das férias pode ser feito por funcionário ou por divisão (férias coletivas). Permite a visualização dos cálculos efetuados e a emissão de relatórios, antes da confirmação do cálculo. Ao confirmar um cálculo de férias, o sistema lança no cadastro do funcionário, guia Gerais, a situação 40 Férias. E, na guia Ocorrências, o dia de início das férias com a respectiva ocorrência, indicando inclusive a qual período aquisitivo se refere e quantos dias de gozo foram tirados. Existe também a opção de atualizar o período aquisitivo do funcionário. Início P.A e Fim P.A: opcionalmente, você pode digitar nestes campos a data de início e fim do período aquisitivo do funcionário. Caso os campos forem deixados em branco, o sistema calcula as datas de acordo com o campo Último Período Aquisitivo da ficha do funcionário. O preenchimento dos campos só é necessário em casos muito específicos como algumas categorias com períodos inferiores a um ano. Você pode ainda pagar o adiantamento de 13 junto das férias e demonstrá-lo no recibo. Se as férias não começarem no primeiro dia do mês, você poderá optar por já calcular o saldo de salário devido ao funcionário, bastando para isso marcar a opção calcula folha do mês.

35 Rescisão: O cálculo da rescisão pode ser feito por funcionário e divisão. A opção divisão se refere a rescisões coletivas. Antes, será necessário passar informações como tipo de dispensa, dias de saldo de salário, aviso prévio etc. Em caso de rescisão coletiva, o saldo do FGTS deverá ser informado no cadastro do funcionário. Antes da confirmação do cálculo, é possível a visualização do termo da rescisão de contrato, do relatório de acompanhamento onde os cálculos são descritos e de valores de FGTS. Ao confirmar um cálculo de rescisão, o sistema insere no campo Situação o código 60 Afastado Definitivamente e ainda insere a data e causa de afastamento nos campos específicos para isso. Na guia Ocorrências do cadastro, o sistema armazena a data do afastamento e a ocorrência do afastamento da rescisão.

36 13o.Salário: O cálculo do 13º pode ser feito por Funcionário, Divisão ou Sindicato. Neste módulo, podemos calcular o adiantamento do 13o, a parcela final ou o complemento do 13 o (sendo que este último somente é permitido o cálculo em JAN do ano seguinte, pois será calculado baseado nos rendimentos variáveis e horas extras de DEZ). Quando o cálculo do adiantamento do 13 o é processado, o sistema guarda o valor pago para abater no cálculo da parcela final. Lucro Distribuído: cálculo da folha de distribuição de lucros. Antes é necessário movimentar eventos com tipo de folha LU (Movimentos/Funcionário), para que depois o cálculo seja solicitado. No caso de diretores, é necessário criar o evento em separado do evento do funcionário e cadastrá-lo em Sistema/Configuração/Totais. Isto é necessário para a emissão do Informe de Rendimentos do Diretor. Folha Complementar: este cálculo tem como origem a movimentação de eventos cujo tipo de folha será FC (Folha Complementar). Normalmente é usado para cálculo do pagamento de diferença salarial ou quando é necessário pagar ou descontar algo após o cálculo da folha do mês. Os valores de INSS apurados serão considerados na GPS da competência do cálculo, junto à folha do mês.

37 Rescisão Complementar: este módulo permite o cálculo da rescisão complementar, imprimindo o termo da rescisão. É usado quando existe a necessidade do pagamento de diferenças após Reajuste Salarial por Dissídio ou quando é necessário pagar algum evento, que por algum motivo não tenha sido pago na rescisão homologada. No caso de rescisão complementar oriunda de dissídio coletivo, é obrigatório informar no campo motivo do cálculo a opção dissídio, que fará com que o sistema gere o arquivo SEFIP.RE corretamente, usando o código de recolhimento específico. Os valores de INSS apurados neste cálculo deverão ser recolhidos com os respectivos códigos de pagamentos, baseados no tipo de cálculo feito, ou seja, se normal ou por dissídio. Diferença de Férias: é usado quando existe a necessidade do pagamento de diferenças de valores de férias após Reajuste Salarial por Dissídio(férias pagas antes do Reajuste Salarial). No caso de diferença de férias oriunda de dissídio coletivo, é obrigatório marcar o campo Cálculo por Dissídio, para que sistema gere o arquivo SEFIP.RE corretamente, usando o código de recolhimento específico. Os valores de INSS apurados neste cálculo deverão ser recolhidos com os respectivos códigos de pagamentos, baseados no tipo de cálculo feito, ou seja, se normal ou por dissídio.

38 Desprocessar: permite desprocessar qualquer cálculo efetuado, quantas vezes forem necessárias, por Funcionários ou Divisão. Caso o cálculo da folha, por exemplo, tenha sido feito para todos os funcionários e o cálculo de somente um funcionário estiver errado, podemos desprocessar o cálculo apenas deste funcionário, selecionando a matrícula dele. Antes de confirmar o desprocessamento do cálculo, verifique se os campos Mês e Tipo de Folha estão preenchidos corretamente. Edição: ao fazer um cálculo qualquer no sistema, os eventos gerados pelo cálculo são lançados neste módulo. Estes eventos podem ser visualizados nesta tela a qualquer tempo. Ao entrar nesta função, o sistema mostrará os cálculos efetuados no mês atual (baseado no relógio da máquina) e no mês seguinte. Os valores mostrados nos relatórios Folha de Pagamento, Recibo de Pagamento, RAIS, por exemplo, têm como origem os eventos lançados neste módulo. A seguir, mais detalhes sobre o funcionamento deste módulo.

39 Sobre os campos da tela: Eventos: mostra o código do evento usado no cálculo. Descrição: mostra o nome do evento usado no cálculo. Mês: mostra a competência usada para o cálculo. Referência: mostra informações que serviram de referência para o cálculo do evento. No exemplo acima, o evento INSS apresenta no campo referência a alíquota usada para o desconto do evento. No evento hora extra normal, o campo referência demonstra o percentual definido pelo juiz para o desconto. Data Pg.: mostra a data de pagamento definido para o cálculo feito. Em todos tipos de cálculo será apresentado um campo, para se definir em que data será feito o processamento de determinado cálculo. Cálc.: identifica o tipo de cálculo processado. No exemplo acima, temos dois tipos de cálculos no mês, os cálculos de Adiantamento de Salário (Ad) e Folha de Pagamento (Fo). Quando solicitamos um relatório, como a Folha do Adiantamento de Salário, por exemplo, o sistema irá procurar os cálculos tipo Ad da competência selecionada e mostrar no relatório. Valor: mostra o valor do evento. Tipo: identifica se o evento é um rendimento ou um desconto. Este campo é usado para a emissão de relatórios como a folha e o recibo de pagamento, separando os rendimentos dos descontos. Iv.: significa Invisível. Serve para identificar no sistema quais eventos deverão ser mostrados na coluna RENDIMENTOS e na coluna DESCONTOS de relatórios, como a folha e o recibo de pagamento. O FGTS, por exemplo, é um rendimento, mas como o funcionário não recebe este rendimento, então ele é invisível. Tomador: se a empresa trabalha com tomadores de serviço, os movimentos gerados para os funcionários têm a informação do Tomador. Quando a folha é calculada, por exemplo, os eventos que têm o tomador

40 movimentado, aparecem na edição de cálculo, com a coluna tomador preenchida com o tomador vinculado. Esta informação é importante para o sistema gerar relatórios por tomador. Agora, sobre o menu do módulo Edição: Botão Criar: serve para a inserção de um evento qualquer nesta tela para acertar algum cálculo ou relatório. Botão Gravar: serve para gravar uma alteração qualquer feita no módulo. Botão Cancelar: anula uma alteração qualquer feita no módulo. Excluir: elimina do módulo o evento selecionado. Para usar o botão Excluir temos que ter a certeza do evento selecionado, pois pode alterar cálculos e relatórios do sistema. Filtro: esta função permite selecionar o cálculo e a competência que se deseja visualizar. Ao lado do botão Filtro existe uma seta para baixo que, ao ser clicada, abre as opções Aplica e Cancela. A opção Aplica mostra somente os cálculos do mês e a opção Cancela mostra todos os cálculos feitos durante o ano. Ao clicar no botão FILTRO, o sistema abrirá uma tela para serem selecionados os meses e os cálculos que se deseja visualizar.

41 Em Competência, podemos marcar um ou mais meses para os cálculos serem visualizados. Depois de selecionar o mês, é possível ainda selecionar que tipo de cálculo se deseja visualizar. Para isso, selecione o cálculo em Tipo de Folha. No campo Evento, podemos informar qual evento se deseja visualizar. Para visualizar o que foi selecionado, será necessário clicar no botão Aplica, que aparece na tela, em Filtro - Ativado. Clicando no botão Cancela, a opção Aplica é cancelada e são mostrados todos os eventos de todos os meses. Localizar: serve para localizar um funcionário ou eventos dentro da edição de cálculo sem ter que, necessariamente, utilizar o filtro. Somente Ativos: marcando essa opção, o sistema só irá apresentar funcionários que não foram demitidos até aquele momento. Geração Rápida: este módulo permite o lançamento de informações referentes aos cálculos não feitos no Persona Gold e que serão utilizadas em cálculos e relatórios. Se os cálculos no Persona Gold começaram a ser feitos em ABR, por exemplo, para gerar a RAIS, será necessário lançar valores de JAN até MAR. Neste caso, utilize o campo RAIS na coluna TOTAIS. O que é lançado nesta tela vai para a tela de edição (Cálculos Edição), pois será desta tela que o sistema pegará os totais de cada mês para a emissão da RAIS. OBS.: pode selecionar vários funcionários de uma vez. Para efeito de cálculo de férias, rescisão e 13 O Salário, caso sejam necessários valores de rendimentos variáveis para que o sistema calcule a média dos rendimentos pagos, informe o somatório dos rendimentos variáveis de cada funcionário em Totais Rend.Var. Para efeito de média de horas extras, informe as horas pagas, acrescidas do percentual a que se referem. Ex: se em janeiro o funcionário recebeu 10 horas a 50% e 5,30 horas a 100%, informe em Totais de Horas Extras, 25,60. Como é feito o cálculo:

42 10 horas acrescidas de 50% equivalem a 15 horas. 5,30 horas acrescidas de 100% equivalem a 10,60 horas. Somando ,60 = 25,60 É possível, também, indicar o evento de Despesa Médica que foi utilizado no mês, bem como o valor deste evento. Esta opção é útil para o Informe de Rendimentos. Contabilizar: permite gerar um arquivo magnético com informações referentes aos cálculos de folha, férias, rescisão. Pode ser gerado por Funcionário, Divisão ou Tomador, podendo também ser agrupado por Centro de Custos. Para tanto, será necessário cadastrar as contas débito e crédito. Exportar Pagamentos: esta função gera um arquivo-texto (.txt) contendo todos os valores a pagar gerados pelo Persona, isto é, os valores líquidos para cada funcionário, autônomos, estagiários, impostos etc. Esse arquivo poderá ser importado por um sistema de contas a pagar ou controle financeiro, para incorporar os valores calculados no Persona. Guias e Provisões Geradas: este módulo mostra todos os valores que foram calculados na geração das guias de INSS (GPS), Imposto de Renda (DARF) e FGTS (GFIP e GRFC). O sistema guarda os valores de cada uma das guias emitidas para Funcionários, Diretores, Domésticas, Autônomos, Locadores, Estagiários e Prestadores de Serviço. Esses valores servem de base para a contabilização e também para a emissão da segunda via das guias de pagamento.

43 Módulo Relatórios Emite relatórios oficiais e de apoio ao Departamento de Pessoal e a Contabilidade. Este menu divide-se em: Mensais: destacam-se nesta opção os relatórios de folha de pagamento, recibo de pagamento, GPS etc. Em disco: destacam-se a SEFIP /GRRF, CAGED, RAIS, DIRF, etc. Estes arquivos deverão ser validados pelos programas liberados pelo Governo, específicos a cada um.

44 Vale-Transporte: são emitidas listagens por tarifa, protocolo de entrega, etc. Anuais: destacam-se Informe de Rendimentos de funcionários e terceiros, RAIS (relatório de simples conferência), Contribuição Sindical (guia), Ficha Financeira, Salários Contribuição INSS (48 últimas contribuições ao INSS).

45 Diversos: destacam-se o seguro-desemprego, o comunicado de acidente de trabalho, o quadro de horários, a segunda via de férias e rescisão, o acompanhamento de 13 o (resumo dos cálculos do 13 o. de cada funcionário), o documento de cadastramento do trabalhador(pis) e a solicitação do saldo de FGTS. Configurados: são os relatórios passíveis de alteração, conforme já explicado no Menu Configuração Textos. Temos aqui o Contrato de Trabalho, Aviso Prévio do Empregado e do Empregador, Recibo de Pensão Alimentícia, Solicitação do Abono de Férias.

46 Planilhas: destaca-se a planilha de Movimentos, que serve para o preenchimento dos eventos a serem lançados no Menu Movimentos. Existe ainda o relatório de Admissão do Funcionário, a Solicitação de Emprego, o Comprovante de Recebimento e a Devolução de Documentos para Admissão. Módulo PPP: Responsável pela emissão do relatório Perfil Profissiográfico Previdenciário, exigido pela Previdência Social nos casos de funcionários expostos a situações de riscos e agentes nocivos. Divide-se em: Cadastro: dividido em Setores e Cargos, Fatores de Risco e Exames Médicos. Responsáveis pelos Registros: responsáveis pelas informações quando é registrada uma exposição a algum fator de risco ou algum exame médico.

47 Emissão: onde podemos visualizar e imprimir o relatório. Cadastramos nesta tela informações adicionais a serem impressas. Módulo Extras Destacaremos as mais importantes funções deste menu: Atualização: Através desta função, o sistema buscará informações para a atualização de versão do Persona Gold. Ao clicar nesta função, o sistema mostrará a tela para a realização de backup, pois para a atualização é necessário que o sistema não esteja em uso, portanto, será fechado. A seguir, será mostrada uma tela para que seja informado onde está o arquivo ATUALIZA.Aø1 que iniciará a atualização. Depois disso, o sistema abrirá uma tela onde será solicitada a senha de atualização. Informe a senha e clique em Prosseguir.

48 Ferramentas de Suporte: Utilitário do Persona: Será aberto o UTILPER, utilitário do Persona Gold, responsável pela reindexação de arquivos, troca de matrícula dos funcionários, etc. Conversor de Tabelas: Será aberto o ConverP, responsável pela conversão de tabelas para um novo banco de dados após atualização. Central de Relatórios: permite a emissão de relatórios para várias empresas sem a necessidade de ficar mudando de empresa antes de cada emissão. Basta marcar as empresas que deseja, informar dados específicos para cada uma delas e clicar em processar. Ao fim do processamento, o Persona lista eventuais problemas ocorridos durante a emissão.

49 Pendências: são listadas pendências antes configuradas em Sistema Configuração Geral Pendências e Cores. Estas pendências relativas, por exemplo, a atestados médicos vencidos, férias a vencer, deverão ser acertadas através de acerto na guia do funcionário ou mesmo cálculo (férias vencidas). Também é possível, através desta função, fazer o retorno de funcionários afastados por licença médica, acidente de trabalho, licença maternidade. Além disso, realiza-se o retorno das férias quando o cálculo da folha para pagar saldo de salário é anterior à data do retorno do funcionário. Quando a data do cálculo da folha é posterior à data do retorno, então já existe nas configurações das pendências uma opção para que este retorno seja automático. Rastro de Auditoria: é um controle montado pelo sistema com a finalidade de mostrar as operações realizadas pelos usuários do sistema, dizendo qual a operação feita, dia, hora, etc. Visualizar Relatórios Gravados: esta função permite recuperar, para a emissão de uma segunda via, os relatórios gravados em formato PDF pelo Persona a cada emissão ou visualização. Observe que, para que o relatório seja gravado, é necessário que esteja configurado em Sistema/Configuração/Geral/Guia relatórios. Lá você escolhe quais relatórios devem ser gravados a cada emissão. Para emitir uma segunda via, escolha dentre as opções apresentadas, o relatório desejado e informe o ano e mês de competência.

50 Módulo Ajuda Destacamos neste menu a opção Tópicos, que acessa o Help do sistema, contendo informações que auxiliam em caso de alguma dúvida de operação do Persona Gold. Ele vem dividido por módulos, podendo ser impresso e encadernado, caso queira fazer dele uma apostila. Em Telefones Nasajon será exibida uma tela com endereço, telefone, fax e da Nasajon Sistemas no Rio de Janeiro e outros estados com unidade da empresa. Em Informações do Sistema, podemos verificar o diretório onde o sistema foi instalado, a versão, quantos usuários têm permissão para acessar simultaneamente e informações sobre a máquina em uso. Em Sobre podemos ver a versão do Persona Gold que se encontra na máquina.