Repensar a Gestão Documental Organização Inteligente

Transcrição

1 Repensar a Documental na Organizaç Organização Inteligente Será o arquivo o meio de obter conhecimento da verdade sobre o passado e inquirir sobre a verdade do que poderá ser o futuro SÓCRATES, José A CONFIANÇA NO MUNDO 1

2 Sobre a era pós-custodial Relação com os produtores ao longo do ciclo documental; Assessoria técnica nas boas práticas relativas aos documentos; Apoio nas fases de criação, armazenamento e acesso; O produtor mantém a custódia, mas o arquivista presta assistência durante as várias fases, para garantir uma transferência em boas condições quando oportuno. Primado do contexto em vez do conteúdo. A preocupação com a custódia digital. 2

3 as novas propostas sobre arquivos da era pós-custodial não serão bem aceites quando forem abordadas de uma forma dualista. Em vez de opostas à era custodial devem constituir uma resposta às oportunidades de afirmação do papel dos arquivos. Upward, Frank. Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. Ciclos de vida IBM, Microsoft e Software Livre Anos IBM Microsoft FLOSS ANTÓNIO, Rafael. Desafios profissionais da gestão documental 3

4 Dissertaç Dissertações de Mestrado em Ciências da Documentaç Documentação e Informaç Informação SI/TI 22% Arquivos 43% 59% 59% 25% 25% Bibliotecas 35% 7% 7% de de Processos Processos 7% 7% 2% 2% Documental Documental Metadados Metadados Arquivos Arquivos Definitivos Definitivos Preservação Preservação Digital Digital SILVA, Carlos Guardado. Perspectivas de investigação em Ciência da Informação as dificuldades na interacção com as tecnologias e no acesso a recursos de informação FURTADO, José Afonso. Uma Cultura da Informação para o Universo Digital 4

5 de conteú conteúdo empresarial (ECM (ECM)) de Processos de Documental DocumentalConteúdos Repositó Repositórios SEGA GesDoc DocuWare Registo Workflow 5

6 Valor informacional Valor probató probatório tempo Informaç Informação mais transparente e utilizá utilizável; Melhor tomada de decisões; Aná Análise de risco; Incremento do diá diálogo com os clientes; Capacidade de desenvolver novos produtos e serviç serviços; Garantia de seguranç segurança da informaç informação; Visão global da organizaç ç ão. organiza Desmaterialização Original -> Có Cópia digital -> Agilizar processos? Normalizaç Normalização de formatos; Obsolescência tecnoló tecnológica; Edifí Edifício legal; Metadados descritivos, administrativos e estruturais; Polí Política de Preservaç Preservação Digital! 6

7 Interoperabilidade na nuvem Computaç Computação em rede; Armazenamento distribuí distribuído; Redes sociais; Pesquisa federada. 7

8 Porque Porque será será que a tecnologia não é suficiente para o sucesso na era da informaç ção? informa informação DAVENPORT, Thomas (1997) 8

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11 The risk for us is obvious that we create 20th century black hole in the digital collection of knowledge. Viviane Reding Member of the European Commission responsible for Information Society and Media CENL Conference Luxembourg, 29 September 2005 da informação: estaremos preparados? 11

12 Vulnerabilidades e ameaç ameaças na preservaç preservação digital Eco no mia Erro humano De s rai atu n s tr e sas PROCESSOS ão laç s i g Le Aplicações Erros e obsolescência Dados Falhas e obsolescência Tecnologia Ataque interno Infraestrutura Equipamento, Rede Ata q ue se xte r no s Ciclo de vida documental 12

13 Arquitectura do ciclo documental Produção documental (correio, textos, ficheiros) dados estruturados sistemas legados captura websites ECM/ERMS ECM/ERMS desmaterialização captura OAIS Preservação Preservação Digital Digital documentos activos transferência documentos semiactivos eliminação arquivo ISAD(G)definitivo gestão gestão e preservação técnicos investigadores procura e acesso de Processos Documental Conteúdos MEF/ACE 13

14 de Processos Documental Conteúdos DLM Forum Information Governance across Europe Serviç Serviço - recurso abstracto representando uma capacidade de realizar tarefas que, no seu conjunto, correspondem a funcionalidades coerentes. Orientaç Orientação por objectos de Processos Documental Conteúdos 14

15 de Processos Documental Conteúdos Documento 15

16 Modularidade de Processos Documental Conteúdos DLM Forum Information Governance across Europe 16

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18 Recursos Humanos Assiduidade Plano de Férias Processo individual Justificações Formação Controle médico Recursos Humanos Assiduidade Plano de Férias 2013 Processo individual Justificações Formação Controle médico

19 Eliminaç Eliminação de documentos Exportaç Exportação 19

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21 Repensar a Documental na Organizaç Organização Inteligente 21