Bélgica-Bruxelas: CDR/ARCH/41/2014 Aquisição, instalação e adaptação de software de gestão documental e de arquivo 2014/S

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1 1/7 O presente anúncio no sítio web do TED: Bélgica-Bruxelas: CDR/ARCH/41/2014 Aquisição, instalação e adaptação de software de gestão documental e de arquivo 2014/S Anúncio de concurso Fornecimentos Directiva 2004/18/CE Secção I: Autoridade adjudicante I.1) Nome, endereços e ponto(s) de contacto Comité das Regiões da União Europeia rue Belliard 101 À atenção de: Lourdes Martínez de Antoñana, Serviço «Arquivos/correio oficial/transparência» 1040 Bruxelas BÉLGICA Correio electrónico: Endereço(s) internet: Endereço geral da autoridade adjudicante: Acesso electrónico à informação: Para obter mais informações, consultar: O(s) ponto(s) de contacto indicado(s) acima O caderno de encargos e documentos complementares (nomeadamente para o diálogo concorrencial e para um Sistema de Aquisição Dinâmico) podem ser obtidos consultando: O(s) ponto(s) de contacto indicado(s) acima As propostas ou pedidos de participação devem ser enviados para: O(s) ponto(s) de contacto indicado(s) acima I.2) I.3) I.4) Tipo de autoridade adjudicante Instituição/Agência europeia ou organização internacional Actividade principal O contrato é adjudicado por conta de outras autoridades adjudicantes A autoridade/entidade adjudicante procede à aquisição por conta de outras autoridades adjudicantes: não Secção II: Objecto do contrato II.1) Descrição II.1.1) II.1.2) II.1.3) II.1.4) Título atribuído ao contrato pela autoridade adjudicante: CDR/ARCH/41/2014 Aquisição, instalação e adaptação de software de gestão documental e de arquivo. Tipo de contrato e localização das obras, local de entrega ou de prestação dos serviços Fornecimentos Local principal das obras, de entrega dos fornecimentos ou de prestação dos serviços: Bruxelas. Código NUTS BE1,BE10 Informação acerca do contrato público, acordo-quadro ou Sistema de Aquisição Dinâmico (SAD) O anúncio implica a celebração de um acordo-quadro Informação sobre o acordo-quadro 1/7

2 2/7 II.1.5) II.1.6) II.1.7) II.1.8) II.1.9) II.2) II.2.1) II.2.2) II.2.3) II.3) Acordo-quadro com um único operador Duração do acordo-quadro Duração em meses: 48 Descrição resumida do contrato ou da(s) aquisição(ões) O presente concurso tem por objeto a aquisição, a instalação e a adaptação de software de gestão documental e de arquivo. O software em questão destina-se a substituir o atual software da base de dados do Serviço «Arquivos», com o acréscimo de determinadas funcionalidades que se tornaram indispensáveis. A descrição do presente contrato encontra-se detalhada nas «Especificações técnicas» anexadas ao caderno de encargos (anexo A). O concurso visa selecionar um fornecedor capaz de propor um software que possa ser integrado no ambiente técnico do Comité das Regiões e, caso a versão de base do software não disponha de todas as funcionalidades requeridas, de o adaptar de acordo com as especificações do presente caderno de encargos. O concurso inclui também a prestação de serviços associados que preveem a gestão por parte do contratante, durante a totalidade da vigência do contrato, de diversos aspetos de serviços que deverá assegurar a título obrigatório, nomeadamente: a instalação do software com todas as eventuais adaptações, a recuperação dos dados e dos documentos do sistema atual e respetiva integração no novo software, a manutenção aplicativa e corretiva, o apoio e a assistência aos utilizadores, a consultoria, no local, a formação. A formação deverá ter em consideração as alterações, adaptações e desenvolvimentos, em relação à versão padrão ou de base do software, realizados especificamente para o Serviço «Arquivos». O Comité das Regiões pretende obter um esquema de formação estruturado e completo, em termos de módulos a adquirir e de duração que permitam a um utilizador principiante utilizar corretamente o software proposto. Todos os serviços solicitados no contrato deverão poder ser assegurados em francês e inglês. Vocabulário comum para os contratos públicos (Classificação CPV) , Informação relativa ao Acordo sobre Contratos Públicos (ACP) Contrato abrangido pelo Acordo sobre Contratos Públicos (ACP): sim Lotes Contrato dividido em lotes: não Informação sobre as variantes São aceites variantes: não Quantidade ou âmbito do contrato Quantidade total ou âmbito: Informação sobre as opções Opções: não Informação sobre as reconduções O contrato é passível de recondução: não Duração do contrato ou prazo de execução Secção III: Informação de carácter jurídico, económico, financeiro e técnico 2/7

3 3/7 III.1) III.1.1) III.1.2) III.1.3) III.1.4) III.2) III.2.1) III.2.2) Condições relativas ao contrato Cauções e garantias exigidas: Principais condições de financiamento e modalidades de pagamento e/ou referência às disposições que as regulam: O pagamento é efetuado nos 30 dias seguintes à receção da fatura pela entidade adjudicante, em conformidade com as disposições do projeto de contrato anexado ao caderno de encargos. Forma jurídica que deve assumir o agrupamento de operadores económicos ao qual vai ser adjudicado o contrato: Todos os membros do agrupamento devem respeitar os critérios de não exclusão e de seleção (ver pontos III.2.1, III.2.2 e III.2.3) e ter uma responsabilidade conjunta e solidária na execução do contrato. Outras condições especiais A execução do contrato está sujeita a condições especiais: não Condições de participação Situação pessoal dos operadores económicos, nomeadamente requisitos em matéria de inscrição em registos profissionais ou comerciais Informação e formalidades necessárias para verificar o cumprimento dos requisitos: o proponente deverá apresentar uma declaração de honra, devidamente datada e assinada, mencionando que o candidato não se encontra numa das situações de exclusão da participação num contrato previstas nos artigos 106.o e 107.o do Regulamento Financeiro. Em caso de agrupamento, a declaração de honra deverá ser fornecida individualmente por cada membro do agrupamento. O modelo de declaração de honra requerido encontra-se anexado ao caderno de encargos (anexo C). Em caso de adjudicação do contrato, todos os documentos e elementos comprovativos devem ser fornecidos pelo adjudicatário do contrato e, se for caso disso, por cada membro do agrupamento adjudicatário do contrato. Capacidade económica e financeira Informação e formalidades necessárias para verificar o cumprimento dos requisitos: o proponente deve dispor de uma capacidade económica e financeira suficiente para que consiga executar o contrato em conformidade com as disposições contratuais. Se, à luz das informações fornecidas, o Comité das Regiões tiver sérias dúvidas quanto à capacidade financeira do proponente ou no caso de esta se revelar claramente insuficiente para executar o contrato, a proposta poderá ser rejeitada sem que o proponente possa reivindicar qualquer compensação financeira. O volume de negócios específico anual (em cada um dos 3 últimos exercícios financeiros) relativo à componente de venda de software específico de gestão documental e de arquivo e aos serviços associados será tido em consideração para avaliar a capacidade financeira e económica. Desta forma, a avaliação da capacidade financeira e económica será efetuada a partir dos elementos contidos nos documentos que se seguem, a fornecer pelos proponentes: balanços ou extratos dos mesmos relativos, pelo menos, aos 3 últimos exercícios encerrados, caso a sua publicação seja prevista pela legislação sobre as sociedades do país onde o operador económico se encontra estabelecido. Se o proponente não puder fornecer as referências exigidas, pode comprovar a sua capacidade económica e financeira por outros meios que o Comité das Regiões considere adequados. Da mesma forma, o proponente poderá recorrer às capacidades de outras entidades, independentemente da natureza jurídica das relações existentes entre ele e essas entidades. Neste caso, deve provar ao Comité das Regiões que disporá dos recursos necessários para a execução do contrato, assegurando, por exemplo, um 3/7

4 4/7 III.2.3) III.2.4) III.3) III.3.1) III.3.2) compromisso subscrito pelas referidas entidades de que colocarão os recursos em questão à sua disposição. Neste caso, o Comité das Regiões tem o direito de recusar a candidatura ou a proposta apresentada, se tiver dúvidas quanto ao compromisso de terceiros. Capacidade técnica Informação e formalidades necessárias para verificar o cumprimento dos requisitos: O proponente deve dispor de uma capacidade técnica e profissional suficiente para que consiga executar o contrato em conformidade com as disposições contratuais. Se, à luz das informações fornecidas, o Comité das Regiões tiver sérias dúvidas quanto às suas capacidades técnicas e profissionais ou no caso de estas se revelarem claramente insuficientes para a execução do contrato, a proposta poderá ser rejeitada sem que o proponente possa reivindicar qualquer compensação financeira. Para o contrato que é o objeto deste concurso, o Comité das Regiões exige aos proponentes que possuam as seguintes capacidades técnicas e profissionais: recursos humanos: uma equipa de peritos no domínio do desenvolvimento, do suporte e da manutenção do software proposto, composta por um mínimo de 2 pessoas, na qual, pelo menos, o chefe de projeto deve ter uma experiência comprovada de 5 anos no domínio do concurso, número de clientes/experiência no domínio: uma experiência de, pelo menos, 3 anos em prestações/ entregas semelhantes às requeridas no contrato em questão, relativamente a cada um dos 3 últimos exercícios financeiros. A avaliação da capacidade técnica e profissional será efetuada a partir dos elementos contidos nos documentos que se seguem, a fornecer pelos proponentes: deverá ser apresentado um documento que indique a composição da equipa responsável pelas prestações ao abrigo do contrato. A esse documento deve ser anexado o currículo detalhado do «chefe de projeto» afetado ao contrato em questão, apresentação de uma lista dos principais serviços prestados e das principais entregas de fornecimentos realizadas no decurso dos 3 últimos anos, com indicação dos montantes, das datas e dos destinatários, públicos ou privados. No caso de o destinatário dos serviços e entregas em questão ser um serviço de uma instituição, os operadores económicos devem apresentar a prova sob a forma de certificados emitidos ou visados pela autoridade competente. O proponente poderá recorrer às capacidades de outras entidades, independentemente da natureza jurídica das relações existentes entre ele e essas entidades. Neste caso, deve provar ao Comité das Regiões que disporá dos recursos necessários para a execução do contrato, assegurando, por exemplo, um compromisso subscrito pelas referidas entidades de que colocarão os recursos em questão à sua disposição. Neste caso, o Comité das Regiões tem o direito de recusar a candidatura ou a proposta apresentada, se tiver dúvidas quanto ao compromisso de terceiros. O proponente deverá preencher o questionário relativo aos critérios de seleção, anexado ao caderno de encargos (anexo D). Informação sobre contratos reservados Condições específicas para os contratos de serviços Informação sobre uma profissão específica Pessoal responsável pela execução do serviço Secção IV: Procedimento IV.1) Tipo de procedimento IV.1.1) Tipo de procedimento Concurso público 4/7

5 5/7 IV.1.2) IV.1.3) IV.2) IV.2.1) IV.2.2) IV.3) IV.3.1) IV.3.2) IV.3.3) IV.3.4) IV.3.5) IV.3.6) IV.3.7) IV.3.8) Limitações quanto ao número de operadores que serão convidados a concorrer ou a participar Redução do número de operadores durante a negociação ou o diálogo Critérios de adjudicação Critérios de adjudicação Proposta economicamente mais vantajosa, tendo em conta os critérios a seguir enunciados 1. Qualidade. Ponderação Preço. Ponderação 40 Informação acerca do leilão electrónico Vai ser efectuado um leilão electrónico: não Informação administrativa Número de referência atribuído ao processo pela autoridade adjudicante: CDR/ARCH/41/2014 Aquisição, instalação e adaptação de software de gestão documental e de arquivo. Publicação(ões) anterior(es) referente(s) ao mesmo contrato não Condições para a obtenção do caderno de encargos e documentos complementares ou da memória descritiva Documentos a título oneroso: não Prazo para a recepção das propostas ou pedidos de participação Data de envio dos convites à apresentação de propostas ou dos convites para participar aos candidatos seleccionados Língua(s) em que as propostas ou os pedidos de participação podem ser redigidos Qualquer uma das línguas oficiais da UE Período mínimo durante o qual o concorrente é obrigado a manter a sua proposta Duração em meses: 9 (a contar da data-limite para recepção das propostas) Condições de abertura das propostas Secção VI: Informação complementar VI.1) Informação sobre o carácter recorrente Contrato recorrente: não VI.2) VI.3) Informação sobre os fundos da União Europeia Contrato relacionado com um projecto e/ou programa financiado por fundos da União Europeia: não Informação complementar 1. Ponto I.1) O caderno de encargos e documentos complementares podem ser obtidos consultando: endereço Internet: 2. A componente de fornecimentos do contrato-quadro relacionada com a aquisição, a instalação e a configuração do software terá uma duração inicial de 2 anos e, posteriormente, uma renovação tácita anual (2+1+1), ou seja, um máximo de 4 anos. Por outro lado, a componente relacionada com os serviços (manutenção, suporte, formação, consultoria e desenvolvimento) terá uma duração inicial de 2 anos e, posteriormente, uma renovação tácita anual por um período máximo de 10 anos. A execução do contrato apenas terá início a partir do momento de assinatura do contrato-quadro. As renovações contratuais serão efetuadas em conformidade com as condições fixadas no contrato. 3. As propostas devem ser enviadas por carta: 5/7

6 6/7 VI.4) VI.4.1) por correio ou serviço de correio por mensageiro, antes da expiração da data referida no ponto IV.3.4, fazendo fé a data do carimbo do correio ou a data do aviso de receção, para o endereço seguinte: Comité das Regiões, Serviço «Arquivos/correio oficial/transparência», à atenção de Lourdes Martínez de Antoñana, gabinete JDE 1046, rue Belliard 101, 1040 Bruxelas, BÉLGICA, ou entregue em mão, antes da expiração da data referida no ponto IV.3.4, no endereço seguinte: Comité das Regiões, Serviço «Arquivos/correio oficial/transparência», à atenção de Lourdes Martínez de Antoñana, gabinete JDE 1046, rue Belliard 101, 1040 Bruxelas, BÉLGICA. Neste caso, a entrega da proposta deverá ser comprovada através de um recibo datado e assinado por um funcionário do serviço central de receção do correio a quem os documentos foram entregues. Este serviço está aberto das 8:30 às 17:00 horas, de segunda a quinta-feira, e das 8:30 às 15:00, às sextas-feiras; estando fechado aos sábados, domingos e dias feriados do Comité. O envio deve ser feito num sobrescrito duplo. Os 2 sobrescritos deverão ser fechados e o sobrescrito interior deverá, para além da indicação do serviço destinatário referido no concurso, ostentar a menção «Appel d'offres à ne pas ouvrir par le service du courrier». No caso de serem utilizados sobrescritos autocolantes, estes deverão ser fechados com fita adesiva sobre a qual será aposta a assinatura do remetente. O sobrescrito interior deverá conter 2 sobrescritos fechados, um com a parte técnica e o outro com a proposta financeira. Cada um dos sobrescritos deverá identificar claramente o seu conteúdo («Technique» e «Financier»). Qualquer proposta deve: ser assinada pelo proponente ou pelo seu mandatário devidamente habilitado, ser perfeitamente legível, de modo a evitar a mínima dúvida sobre os termos e os volumes, ser elaborada de acordo com os formulários-tipo de candidatura que figuram no caderno de encargos. 4. Durante todo o processo de concurso, os contactos entre a entidade adjudicante e os proponentes são permitidos apenas em circunstâncias excecionais. Só poderão ocorrer nas seguintes condições: por iniciativa dos proponentes, a entidade adjudicante pode fornecer informações complementares apenas para fins de esclarecimento sobre a natureza do contrato. Os pedidos de informações complementares devem ser enviados, exclusivamente por escrito, para o Serviço «Arquivos»: Os pedidos de informações complementares recebidos a menos de 5 dias úteis da data-limite para a apresentação de propostas não terão resposta, por iniciativa própria, o Comité pode informar os interessados sobre qualquer erro, imprecisão, omissão ou qualquer outra insuficiência material na redação da documentação do concurso, se for caso disso, as informações complementares e as informações supramencionadas serão publicadas no endereço Esta página Web será atualizada regularmente e é da responsabilidade dos proponentes verificar as atualizações e as alterações efetuadas durante o período do concurso. Procedimentos de recurso Organismo responsável pelos procedimentos de recurso Tribunal Geral 2925 Luxemburgo LUXEMBURGO Correio electrónico: Telefone: Endereço internet: Fax: /7

7 7/7 VI.4.2) VI.4.3) VI.5) Interposição de recursos Serviço junto do qual se pode obter informação sobre a interposição de recursos Data de envio do presente anúncio: /7

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