Controle de Agendamento

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1 Controle de Agendamento Introdução O sistema T-Car oferece a possibilidade de controle de agendamentos com reserva de peças, emissão de orçamentos e indicação do agendamento em ordens de serviço. O processo é executado de forma que o usuário poderá relacionar as ações e possuir um maior controle entre agendamentos, serviços executados e itens utilizados nas ordens de serviço. Funcionamento O controle de agendamentos é realizado no módulo de Atendimento (AT), o acesso à tela AT265C Controle de Agendamento acontece pelo caminho Atendimento AT > Agendamento > Abertura/Controle de agendamento. Figura 1: Tela de Abertura do Agendamento Para iniciar um novo agendamento prossiga para os campos sem informar um código.

2 Dos campos existentes na aba de Agendamento. Dados do Veículo/Cliente: Placa: Indica a placa do veículo que está sendo agendado. Não é necessário que esteja cadastrada no momento. Chassi: Indica o chassi do veículo que está sendo agendado. Não precisa estar cadastrado no momento. Cliente: Indica o cliente do agendamento. Caso ainda não esteja cadastrado poderá ficar sem essa informação. Contato: Informação para indicar o contato do cliente. Telefone: Informação de telefone para contato do cliente. Dados do Agendamento: Data Lançamento: Data que houve o lançamento inicial do agendamento. Data do Agendamento: Data prevista para o agendamento. Horário: Horário previsto para o agendamento. Descrição: Descrição breve do agendamento. Tipo do serviço: Seleção entre Revisão, Garantia ou Manutenção Normal. Tipo do agendamento: Seleção entre Previsto ou Confirmado. Status de Exibição: Status de Exibição nos painéis e controles de agendamentos. Origem Agendamento: As origens são cadastradas no sistema. Utiliza (F2 Pesquisa) para verificar as disponíveis. Consultor Técnico: Consultor responsável pelo agendamento. TMA: TMA do veículo. Cardápio: Cardápio de serviços e itens, campo opcional. Painel: Produtivo Geral: Informação utilizada para exibição no painel. Qtde. horas previstas: Informação utilizada para exibição no painel. Data inicial no painel: Informação utilizada para exibição no painel. Hora Inicial no painel: Informação utilizada para exibição no painel. Na lateral direita existem os grupos de exibição de informações do agendamento: Informações do Agendamento: Traz a situação e informações de origem do agendamento. Informações da Realização: Informações da ordem de serviço que realizou a execução dos serviços do agendamento, quando existente. Informações da Pré-Nota Controle: Indica qual a numeração da pré-nota de controle de reserva de itens, quando existente. Data e hora solicitada pelo cliente: Utilizada quando há solicitação de horário específico pelo cliente. Observação do Agendamento: Observações relevantes ao agendamento. A aba Evento do Agendamento mostrará os eventos gerados para o agendamento. A aba Agendamento para este chassi indicará outros agendamentos existentes para o chassi informado.

3 A aba Reserva de Itens possibilita a manipulação dos itens que serão utilizados no agendamento e que deverão possuir estoque. Assim o sistema gera uma reserva de estoque garantindo que os itens estarão disponíveis para o agendamento. Existem duas formas de adicionar itens para reserva. Primeiramente através da indicação do cardápio, onde os itens necessários para execução dos serviços, listados no cadastro de cardápio serão listados com suas respectivas quantidades. E manualmente, através do botão Adicionar Item caso seja necessário podem ser inseridos itens para reserva indicando o item e quantidade necessária diretamente na aba de reserva de itens. Figura 2: Controle dos Itens adicionados para Reserva Após indicar os itens necessários para o agendamento, pode ser realizado um orçamento que buscará os itens indicados no agendamento de acordo com suas quantidades informadas. Para cadastrar um orçamento clique em Fazer Orçamento. ATENÇÃO! Ao gerar um orçamento pela tela de agendamento serão buscadas as informações presentes no momento da geração do orçamento. NÃO serão aplicadas no orçamento as mudanças posteriores no agendamento ou no cardápio utilizado.

4 Figura 3: Botão para acesso à geração de orçamento O cadastro do orçamento segue conforme o acesso normal, apenas estará com a indicação dos itens e serviços presentes no agendamento. A última aba da tela de agendamento é Verificar Agendas (Consultor/Produtivo) que apresentará os agendamentos já cadastrados para os consultores e produtivos, sendo possível verificar qual melhor se adapta ao agendamento que está sendo cadastrado, se não existem horários concorrentes. Após finalizar a indicação das informações é necessário gravar o agendamento. Existem dois processos que podem acontecer na gravação do agendamento. Quando o Tipo de Agendamento está PREVISTO o sistema gravará o agendamento sem realizar outros processos. Se o Tipo de Agendamento estiver indicando CONFIRMADO o sistema indicará a possibilidade de gerar uma pré-nota de reserva de estoque, essa pré-nota será cadastrada de acordo com as configurações indicadas nos parâmetros da filial PG116 Controle de Parâmetros, internamente em AT > Página 3.

5 Figura 4: Parâmetros da geração da pré-nota de reserva de estoque Gerando uma pré-nota de reserva de itens, estes não contarão mais como itens disponíveis em estoque, e sim reservados em pré-nota. Assim quando da execução do serviço, ao indicar o agendamento os itens necessários estarão reservados. Figura 5: Geração de pré-nota para reserva de estoque

6 ATENÇÃO! Se existirem itens informados cuja quantidade em estoque seja insuficiente à necessária para execução dos serviços, o sistema irá indicar através de mensagem e esses itens NÃO farão parte da pré-nota de reserva de estoque. Ao acessar o agendamento gravado, é possível visualizar a numeração da pré-nota de reserva de estoque. Figura 6: Visualização da numeração de pré-nota gerada Na geração de Ordem de Serviço utilizando um agendamento, basta indicar a placa do veículo ou chassi utilizado no agendamento, que deve estar cadastrado corretamente, e logo após o agendamento cadastrado anteriormente. Figura 7: Campo para indicação do agendamento na Ordem de Serviço Ao informar o agendamento o sistema buscará as informações indicadas no agendamento e importará para a ordem de serviço. Na aba Serviços devem ser indicados o produtivo e o vendedor para a requisição das peças.

7 Figura 8: Importação de Dados do Agendamento para Requisição de Peças Na requisição de peças, quando a ordem de serviço possuir um agendamento, serão indicados todos os itens relacionados no agendamento, sejam de cardápio ou inseridos manualmente. Quando o agendamento possui uma ordem de serviço sua numeração é apresentada ao acessar o agendamento: Figura 9: Indicação da Ordem de Serviço no Agendamento Após a geração de uma ordem de serviço qualquer alteração no agendamento NÃO refletirá nos dados da ordem de serviço. Em caso de dúvidas na utilização do processo contate o Suporte Tecinco.