Manual Ilustrado Faturamento Controle de Documentos e Pendências de Contas

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1 Manual Ilustrado Faturamento Controle de Documentos e Dezembro

2 Índice Título do documento 1. Objetivos Controle de Documentos Cadastro de Tipos de Documento Utilizando o Controle de Documentos Realizando a transferência do Documento Confirmando o Recebimento de Documento Pendências de Conta Setor de Controle de Pendências Cadastro de Pendências de Conta Cadastro de Motivo de Pendência Incluindo Pendência de Conta Incluindo Pendência de Conta Versão 1.0

3 1. Objetivos O material que está sendo apresentado a você tem o objetivo de orientá-lo quanto aos seguintes processos do Faturamento, da solução TOTVS Gestão Hospitalar: Controle de Documentos Pendências da Conta Boa leitura! Versão 1.0 3

4 2. Controle de Documentos Título do documento Em uma instituição de saúde um documento pode transitar por diversos setores, principalmente os documentos relacionados ao prontuário dos pacientes e as guias de faturamento. Geralmente, a recepcionista repassa a guia devidamente preenchida e assinada pelo paciente ao faturamento que, por sua vez, confere e, se necessário, devolve à recepcionista ou ao médico para completar ou corrigir algo, dentre outras situações semelhantes. O Controle de documentos permite a instituição evitar perdas, retrabalho e otimizar o tempo. Durante o processo é comum algum documento importante desaparecer ou ficar bastante tempo em poder de uma pessoa que pode se ausentar por determinado período etc. Pensando nisso, o TOTVS Gestão Hospitalar permite ao usuário fazer esse controle de repasse de documentos, garantindo eficiência e diminuindo chances de falhas humanas. O fluxo abaixo apresenta as etapas de controle de documentos na solução TOTVS Gestão Hospitalar. Incluir o Documento Transferir o Documento Confirmar o Recebimento do Documento 4 Versão 1.0

5 2.1. Cadastro de Tipos de Documento Para utilizar o Controle de Documentos é necessário cadastrar os Tipos de Documento que serão controlados pelo sistema. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Registro e Controle/Tipos de Documento. 2. Clique em Incluir (página em branco). 3. Informe a Descrição de Tipo de Documento. 4. Selecione o Tipo de Documento (Fatura, Conta, Paciente, Guia, Exame, Disponibilização do PEP para o Paciente ou Outros). 5. Clique em OK Utilizando o Controle de Documentos Realizando a transferência do Documento 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/Controle de Documentos. 2. Se não deseja utilizar filtros, clique em Fechar. 3. Será exibida a tela inicial de Controle de Documentos. 4. Clique em Incluir (página em branco). Versão 1.0 5

6 Título do documento 5. Selecione o Tipo de Documento que será encaminhado. 6. Para maior controle é possível incluir o número do documento e selecionar um paciente para associá-lo. 7. Inclua observações se necessários. 8. Clique em OK. 9. Na tela inicial, selecione o documento incluído. 6 Versão 1.0

7 10. Clique em Processos/Repassar. 11. Selecione o usuário que deverá receber o Documento. 12. Preencha a justificativa do encaminhamento do Documento. 13. Clique em OK Confirmando o Recebimento de Documento Após o repasse do documento o usuário de destino deve realizar a confirmação. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/Controle de Documentos. 2. Se não deseja utilizar filtros, clique em Fechar. 3. Será exibida a tela inicial de Controle de Documentos. 4. Selecione o documento que deseja confirmar o recebimento. Versão 1.0 7

8 Título do documento 5. Clique em Processos/Confirmar. 6. Será exibida a tela de confirmação, clique em Sim. Importante: Os filtros da tela inicial de Controle de Documentos devem ser marcados de acordo com o status dos documentos que deseja visualizar. 8 Versão 1.0

9 3. Pendências de Conta O controle de pendências tem como objetivo controlar as pendências vinculadas à parcial da conta de cada paciente, vinculando o encerramento da conta ao encerramento destas pendências. Importante: No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Opções/ Parâmetros/ Parâmetros Gerais/Faturamento II. Para habilitar a funcionalidade, marque a opção Utiliza controle de pendências Setor de Controle de Pendências Para utilização do controle de pendências é necessário realizar o cadastro dos setores que terão suas pendências de contas controladas. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Setor de Controle de Pendências. Versão 1.0 9

10 2. Clique em Incluir (página em branco). 3. Preencha a descrição do setor. Título do documento 4. Clique em OK Cadastro de Pendências de Conta Também é necessário realizar o cadastro de Pendências da Conta. Esse cadastro diz respeito às pendências existentes na conta, vinculado a apenas um parcial. A pendência pode ser Impeditiva (impede o encerramento da parcial) ou Risco Gerenciável (não impede o fechamento da parcial). 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Pendências de Conta. 2. Clique em Incluir (página em branco). 3. Preencha a descrição. 4. Selecione o Tipo (Impeditiva ou Risco Gerenciável). 10 Versão 1.0

11 5. Clique em OK Cadastro de Motivo de Pendência A pendência de uma conta pode ser vinculada a um motivo. O cadastro de motivo de pendência possui código auxiliar, pois existem convênios que disponibilizam códigos específicos para as pendências da conta. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Pendências de Conta. 2. Clique em Anexos/Motivos de Pendências da Conta. 3. Clique em Incluir (página em branco). 4. Preencha o Código e a Descrição do Motivo de Pendência. Versão

12 5. Clique em OK para finalizar. Título do documento Incluindo Pendência de Conta Nessa opção a pendência da conta é vinculada ao setor da pendência e motivo de pendência previamente cadastrados. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/ Pendências da Conta. 2. Clique em Incluir (página em branco) para inserir pendência de conta. 3. Informe o setor da pendência e o código da pendência. 4. Selecione o motivo da pendência de conta. 5. Clique em OK Incluindo Pendência de Conta 1. Para finalizar uma pendência selecione-a, em seguida clique em Processos/Fechamento de pendências da conta. 2. Clique em Executar. 12 Versão 1.0

13 3. Na tela de confirmação clique em Sim. 4. A execução será concluída. Versão