SISTEMA DE SENSIBILIZAÇÃO, PROSPECÇÃO E QUALIFICAÇÃO: PROPOSIÇÃO DE UM CONJUNTO DE ELEMENTOS PARA GUIAR AÇÕES DE MELHORIAS EM UMA INCUBADORA POTIGUAR

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1 SISTEMA DE SENSIBILIZAÇÃO, PROSPECÇÃO E QUALIFICAÇÃO: PROPOSIÇÃO DE UM CONJUNTO DE ELEMENTOS PARA GUIAR AÇÕES DE MELHORIAS EM UMA INCUBADORA POTIGUAR RESUMO Maria Luiza Azevedo de Carvalho Anderson Paiva Cruz Charles Andryê Galvão Madeira Iris Linhares Pimenta Raquel Siqueira Maciel Uma incubadora de empresas de base tecnológica da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) propôs desenvolver o mapeamento de alguns processos para guiar ações de melhorias nas ações de Sensibilização, Prospecção e Qualificação. Para desenvolver esse mapeamento foi necessário fazer uma revisão bibliográfica que teve o objetivo de identificar as principais formas de definir processos organizacionais. A modelação dos processos foi realizada por meio da utilização da notação Process Model and Notation (BPMN). Foram realizados processos para cada atividade considerada crítica nos processos de sensibilização, prospecção e qualificação. O mapeamento dos processos permitiu que a incubadora adotasse práticas estabelecidas, conforme preceitos estabelecidos pelo Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos (CERNE). Palavras-Chave: sensibilização, prospecção, qualificação, Business Process Management, Business Process Model and Notation. ABSTRACT An incubator for technology-based companies, located at the Federal University of Rio Grande do Norte (UFRN) proposed developing a set of elements to guide actions of improvements in processes of sensitization, prospection and qualification. To develop this set of elements, it was necessary to do a literature review that aimed to identify the Maria Luiza Azevedo de Carvalho - Doutoranda em Administração - UFRN - Campus Universitário Lagoa Nova Natal/RN Telefone: (84) Ramal Anderson Paiva Cruz - Doutor em Ciências da Computação - UFRN - Campus Universitário Lagoa Nova Natal/RN Telefone: (84) Ramal Charles Andryê Galvão Madeira - Doutor em Informatique - UFRN - Campus Universitário Lagoa Nova Natal/RN Telefone: (84) Ramal Iris Linhares Pimenta - Doutoranda em Administração - UFRN - Campus Universitário Lagoa Nova Natal/RN Telefone: (84) Ramal Raquel Siqueira Maciel - Engenheira de Produção - UFRN - Campus Universitário Lagoa Nova Natal/RN Telefone: (84) Ramal

2 main ways of defining organizational processes. The process modeling was performed by using notation Process Model and Notation (BPMN). Processes were made for each activity considered critical in the processes of sensitization, prospection and qualification. The mapping of the processes allowed the incubator to adopt established practices, according to the principles established by the Reference Center for Support of New Enterprises (CERNE). Key-words: sensitization, prospection, qualification, Business Process Management, Business Process Model and Notation. 1. INTRODUÇÃO Diante da necessidade constante de mudanças e melhorias a Gestão de Processos de Negócio (BPM Business Process Management) aparece como uma abordagem que tem como objetivo melhorar a eficiência nas organizações, através da gestão dos processos, em que se realiza a sua modelação, organização e otimização de uma forma iterativa e contínua. Nesse contexto, o objetivo desta pesquisa é mapear processos de Sensibilização, Prospecção e Qualificação para guiar ações de melhorias nessas áreas.para desenvolver esse mapeamento foi utilizada a técnica de modelagem de processo denominada Process Model and Notation (BPMN). Para tanto, foi necessário realizar entrevistas com a equipe de assessores da incubadora e assim poder desenvolver e melhorar os processos das atividades realizadas. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Business Process Management (BPM) A Gestão de Processos de Negócio (BPM) visa mapear e melhorar os processos de negócios da empresa, por meio de uma abordagem baseada em um ciclo de vida de modelagem, desenvolvimento, execução, monitoramento, análise e otimização dos processos de negócios. BPM visto como uma disciplina de gestão é a habilidade de continuamente aperfeiçoar processos operacionais que são mais diretamente relacionados à obtenção dos objetivos da corporação. Esta capacidade provê forte integração entre os ambientes operacionais e analíticos, entre as equipes de negócio e TI (Tecnologia da informação), e entre a visão estratégica e as operações do dia a dia. Assim, BPM combina os principais recursos da empresa (processos de negócio, informações, pessoas e tecnologia) de forma a criar uma visão integrada e em tempo real,tanto das métricas de negócio como do desempenho dos sistemas de TI.

3 2.2 Business Process Model and Notation (BPMN) Para modelarmos um processo de negócio necessitamos utilizar uma linguagem para modelação dos processos, que seja compreendida pelos responsáveis do negócio, analistas de negócio, colaboradores e ao mesmo tempo pelos técnicos que vão implementar a tecnologia para suportar os processos e por último pelos colaboradores que vão gerir e monitorar os processos (WHITE, 2004). A notação utilizada nesta pesquisa para modelar processos de uma incubadora potiguar é a Business Process Model and Notation (BPMN). O BPMN define um Diagrama de Processos de Negócio (BPD Business Process Diagram), como algo adequado para a criação de modelos gráficos das operações dos processos organizacionais, baseado na utilização de uma rede de objetos gráficos, que são atividades e controles de fluxo que definem a sua sequência (WHITE, 2004). Os elementos gráficos que compõem o BPMN estão divididos em: (1) Objetos de fluxo; (2) Objetos de conexão; (3) Swimlanes e (4) Artefatos. 3. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Para Thiollent (2004) pesquisa-ação é uma forma de pesquisa alternativa com alcance entre faixa microssocial (pessoas) e macrossocial (sociedade). Segundo o autor, pesquisa-ação é um tipo de pesquisa realizada buscando a resolução de um problema onde os pesquisadores e os participantes estão envolvidos de forma participativa. Esta definição da pesquisa-ação se enquadra bem ao método proposto neste trabalho, uma vez que o objetivo central do trabalho é desenvolver um melhorias nos processos de Sensibilização, Prospecção e Qualificação por meio de desenhos de processos em BPMN. Para coletar dados referentes a cada processo,foi necessário realizar reuniões de equipe com os colaboradores da incubadora, dos departamentos de gestão de negócios e marketing, para que as informações sobre a execução das atividades desenvolvidas nos processos de sensibilização, prospecção e qualificação fossem detalhadas para os autores desta pesquisa, para que se tornasse possível gerar mapas dos processos das atividades e captar oportunidades de melhorias.

4 4. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS: RESULTADOS 4.1 Processo de Sensibilização: Sensibilização em Sala de Aula Ao dar inicio a essa pesquisa, a incubadora de base tecnológica da UFRN, já possuía algumas ações com o objetivo de sensibilizar a sociedade (tanto a comunidade acadêmica quanto toda a sociedade potiguar) em relação ao desenvolvimento de práticas empreendedoras. As ações realizadas pela incubadora eram: Sensibilização em Sala de Aula e Cine Empreender, ambos os projetos voltados para a sensibilização empreendedora da sociedade. No entanto, apesar de apresentar ações nessa área, a incubadora não possuía uma sistemática definida dos processos que norteavam cada atividade, o que culminava em um desalinhamento estratégico, provocando assim ações descoordenadas e incapazes de serem medidas, já que, inexistiam indicadores para medir a eficácia das ações. A figura 1 apresenta o mapeamento do processo de Sensibilização em Sala de Aula validado pela equipe da incubadora.

5 Figura 1: Processo de Sensibilização em Sala de Aula

6 4.2 Processo de Prospecção: Hall de Inovação O Hall de Inovação consiste em um projeto multidisciplinar que tem o objetivo de incentivar a comunidade a apresentar suas ideias de negócios, fazendo com que essa ideia seja encaminhada para a área que melhor saberá aproveitá-la, isto é, mesmo que a equipe da incubadora ou as empresas incubadas não possam contribuir com a ideia ou questionamento de negócio, a mesma será enviada para o setor que melhor poderá avaliá-la. Em caso da demanda de negócio não ser comercializada, a ideia não será desperdiçada ela irá para o banco de dados e poderá ser utilizada em projetos posteriores da Universidade e ou ser readaptada e convidada a participar do processo seletivo para pré-incubação ou incubação de empresas.a figura 2 expõe o desenho de processo do Hall da Inovação desenvolvido para ser uma atividade de prospecção da incubadora.

7 Figura 2: Figura 2: Processo de Prospecção: Hall de Inovação

8 4.3 Processo de Qualificação: Ciclo de Palestras Por fim, a figura 3 apresenta o desenho do processo do Ciclo de Palestras que será utilizado pela equipe da incubadora a partir desse semestre. Foi recomendado que o processo seja revisto frequentemente, a fim de dinamizá-lo e de inferir etapas que agreguem valor estratégico à incubadora.

9 Figura 3: Processo de Qualificação: Ciclo de Palestra

10 5. BREVE DISCUSSÃO DOS RESULTADOS O mapeamento dos processos foi de suma importância para a incubadora visto que agregou valor as atividades desenvolvidas, por meio da organização do fluxo de trabalho e também pelas mudanças geradas a partir das sugestões dos autores desta pesquisa. O mapeamento dos processos permitiu também que a incubadora adotasse práticas estabelecidas, conforme preceitos estabelecidos pelo Centro de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos (CERNE). Além disso, permitiu que a incubadora estabelecesse melhorias em suas ações de sensibilização, prospecção e qualificação, respectivamente. 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS A participação em um projeto de melhoria de processos com vistas à implantação de uma ferramenta de gestão de processos permite que sejam explorados diversos conceitos que abrangem a gestão por processos. Por meio de um projeto deste tipo pode-se enfrentar inúmeros problemas, desde o de gestão de mudanças até problemas de detalhamento de tarefas e formulários. Foi observado durante o desenvolvimento da pesquisa que existiu uma barreira psicológica nas pessoas em relação ao desenvolvimento de seu trabalho futuro, isto é, elas se tornaram inseguras com as possíveis mudanças que poderiam acontecer no desenvolvimento de suas atividades e tenderam em alguns momentos a deixarem tudo como estava. Foi necessário então atuar com a gestão de mudança para convencer os participantes a atuarem de forma positiva. REFERÊNCIAS OMG. (2011). Business Process Model and Notation 2.0. Retrieved fromhttp://www.omg.org/spec/bpmn/2.0/ THIOLLENT, M. Metodologia da Pesquisa-Ação. 13. ed. São Paulo: Cortez, p. ISBN WHITE, S. (2004). Introduction to BPMN.

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