Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

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1 Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais Dácio G Moura Eduardo F Barbosa Baseado no livro Trabalhando com Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais Atividades baseadas em Projetos Conceito e tipologia de Projetos Modelo de Plano de Projeto baseado no Escopo Definição de Escopo em Projetos Plano de Ação baseado no Escopo Sistemas de Monitoramento e Avaliação de Projetos Execução, Controle e Avaliação de Projetos Competências para Planejamento e Gestão de Projetos Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 1

2 Por que trabalhar com Projetos? 1 Atividades baseadas em Projetos Rápido crescimento de atividades baseadas em projetos Recurso eficiente para realizar mudanças e inovações Meio eficaz de aprendizagem organizacional Futuro das organizações depende da capacidade de: Conceber Planejar Executar Acompanhar e Avaliar atividades orientadas para projetos Projetos: estrutura, foco, flexibilidade e controle adequados para obter resultados com limitações de recursos e prazos Projetos educacionais: mudanças, soluções, inovações, transformação de idéias e resultados Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 2

3 O que é um Projeto? 1 Atividades baseadas em Projetos Projetos em diferentes áreas e contextos Arquitetura Educação Engenharia Informática Administração Ciência, Tecnologia Educação Projeto arquitetônico Projeto pedagógico Projeto mecânico Projeto de software Projeto de marketing Projeto de pesquisa Projeto de ensino O que caracteriza um Projeto? E um Projeto Educacional? Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 3

4 Características de atividades de Projetos 1 Atividades baseadas em Projetos Realização de objetivos específicos Têm princípio e um fim bem definidos Realização de algo único, exclusivo Recursos definidos Dimensões de complexidade e incerteza Decorrem de problemas, necessidades... Foco Finitude Unicidade Limitações Risco Motivação Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 4

5 Um projeto é um empreendimento finito, com objetivos claramente definidos em em função de de um um problema, oportunidade ou ou interesse de de uma pessoa ou ou organização. [Maximiano, [Maximiano, 1997, 1997, pág. pág. 20] 20] temporário realizado para criar um um produto ou ou serviço único. Temporário significa que todo projeto tem um um início e fim. Único significa que o produto tem características exclusivas. [PMBOK, [PMBOK, Duncan, Duncan, 1996, 1996, pág. pág. 4] 4] 1 Atividades baseadas em Projetos com características de: de: complexidade, unicidade, finitude, recursos limitados, envolvimento interfuncional, escalonamento de de tarefas, orientado por por objetivos e com um um produto (ou (ou serviço) final. [Weiss [Weiss & Wysoki, Wysoki, 1992, 1992, pág. pág. 3] 3] Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 5

6 Projeto Educacional 1 Atividades baseadas em Projetos É um um empreendimento com objetivos bem definidos em em função de de problemas, necessidades, oportunidades, ou ou interesses de de um um sistema educacional ou ou grupo de de pessoas, com a finalidade de de planejar e coordenar ações voltadas para melhoria de de processos educativos e de de formação humana em em seus diferentes níveis e contextos Projetos educacionais ultrapassam os os limites das das escolas, universidades ou ou sistemas educacionais Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 6

7 Projetos x Rotina 1 Atividades baseadas em Projetos Todo Todo projeto é um um trabalho, mas mas nem nem todo todo trabalho é um um projeto Rotina: mantém um um nível nível de de desempenho funcional Projetos: promovem mudança de de níveis de de desempenho Manutenção da rotina Desempenho Institucional Tempo Realização de Projetos Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 7

8 1 Atividades baseadas em Projetos Projetos x Rotina Comparação entre atividades de rotina (funcionais) e Projetos Rotina Executa e mantém padrões Duração indeterminada Produtos previsíveis Atividade repetitiva Planejamento fixo Problemas previsíveis Aprende antes de executar Visão completa do processo Desempenho conhecido Processos estáveis Tarefas muito detalhadas Equipe permanente Projetos Altera e cria novos padrões Duração definida Incerteza sobre os resultados Atividade inovadora Planejamento dinâmico Problemas imprevisíveis Aprende durante a execução Visão incompleta do processo Desempenho variável Criação de novos processos Atividades com poucos detalhes Várias equipes Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 8

9 Tipologia de Projetos 1 Atividades baseadas em Projetos 1 --Intervenção atua atua sobre a organização (estrutura) ou ou dinâmica (operação) de de um um sistema 2 --Pesquisa produz novos conhecimentos sobre um um determinado problema, questão ou ou tema 3 --Desenvolvimento (ou (ou Produto) cria cria novas atividades, serviços ou ou produtos 4 --Ensino melhora desempenho de de processos ensino e aprendizagem (execução pelo pelo docente) 5 --Aprendizagem direcionados para para a aprendizagem de de conceitos e novas competências (execução pelo pelo aluno) Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais - 9

10 Cultura de Projetos nas Organizações 1 Atividades baseadas em Projetos Improviso x organização x planejamento Fatores culturais Resistências ao ao monitoramento e avaliação O que estamos realmente fazendo? Projeto x Quase-projeto x Não-projeto Projeto x Quase-projeto x Não-projeto Se algo vale a pena ser feito, então vale a pena fazê-lo bem feito Se algo vale a pena ser feito, então vale a pena fazê-lo bem feito Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

11 1 Atividades baseadas em Projetos Tamanho, complexidade e riscos em projetos TAMANHO E COMPLEXIDADE DE PROJETOS Tamanho Complexidade PEQUENO MÉDIO GRANDE SIMPLES MODESTO COMPLEXO RISCO (INCERTEZA) E COMPLEXIDADE DE PROJETOS Risco BAIXO MÉDIO ALTO Complexidade SIMPLES MODESTO COMPLEXO Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

12 2 Modelo de Planejamento de Projeto Modelo de Planejamento de Projetos Que modelo usar para o planejamento de projetos educacionais? Projeto é o documento que descreve o que vai ser realizdo? Ou Projeto é o conjunto de atividades e tarefas realizadas? Todo projeto tem duas dimensões: Planejamento e Gestão Modelo de de planejamento: representação simplificada de de componentes, estruturas e processos das diversas instâncias de de um Projeto, sendo útil como referência para observação, estudo e análise Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

13 Modelo de Planejamento de Projetos Planejamento Dimensões Dimensões de de um um Projeto Projeto Gestão 2 Modelo de Planejamento de Projeto - Concepção - Concepção - - Inicialização Inicialização - Planejamento... - Planejamento... Dimensão Dimensão DOCUMENTAL DOCUMENTAL - - Execução Execução - Controle - Controle - Avaliação... - Avaliação... Dimensão Dimensão GERENCIAL GERENCIAL Documentos Documentos formais formais do do Projeto Projeto Ações Ações de de gestão gestão do do Projeto Projeto Definição Definição do do Problema Problema Objetivos Objetivos Plano Plano de de Ação Ação Plano Plano de de controle controle Gestão de Gestão de Recursos Recursos Coordenação Coordenação de Equipes de Equipes Execução de Execução de Atividades Atividades e Tarefas e Tarefas Ações de Ações de controle controle Concepção e Planejamento do desenvolvimento de softwares educacionais para o ensino de ciências Aquisição de equipamentos, formação de equipes, implementação do sistema, acompanhamento, testes e avaliação de resultados Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

14 2 Modelo de Planejamento de Projeto Modelos de Planejamento de Projetos Projetos de Intervenção e Desenvolvimento Matriz Matriz de de Planejamento de de Projeto Projeto Project Project Management Institute Zielorietierte Projekt Projekt Planung MPP PMI ZOPP Projetos de Pesquisa, Ensino e Aprendizagem Métodos e Técnicas de de Pesquisa Métodologia da da Pesquisa em em Educação Outros Outros modelos de de Planejamento MTP MPE... Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

15 2 Modelo de Planejamento de Projeto Modelos de Planejamento de Projetos Exemplo: componentes de Planejamento e Gestão do Modelo PMI Áreas do conhecimento gerencial no modelo PMI Áreas do conhecimento gerencial no modelo PMI Integração Custos Comunicações Escopo Qualidade Riscos Tempo Rec. Humanos Rec. Humanos Aquisições Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

16 2 Modelo de Planejamento de Projeto Ciclo de Vida de um Projeto Controle Planejamento Inicialização Execução Encerramento Processos em cada fase do Ciclo de Vida Processos de Inicialização Processos de Planejamento Processos de Controle Processos de Execução Processos de Encerramento Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

17 Processos e produtos nas 5 fases 2 Modelo de Planejamento de Projeto Inicialização Planejamento Situação geradora, objetivos, visão visão geral geral do do projeto, projeto, abrangência, escopo escopo Resultados, recursos, custos, custos, prazos; prazos; desdobramento de de atividades e tarefas; tarefas; cronograma; Plano Plano de de Projeto Projeto Execução Controle Encerramento Organização e coordenação de de equipes; atribuição de de tarefas; tarefas; realização de de produtos e serviços Acompanhamento da da execução; Relatõrios de de progresso e avaliação; Correções no no Planejamento Avaliação dos dos resultados do do projetos; Relatórios de de avaliação; Comunicação dos dos resultados Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

18 Estrutura e Ciclo de Vida do Projeto 2 Modelo de Planejamento de Projeto 5 fases do Ciclo de Vida do Projeto Encerramento Planejamento Controle Inicialização Execução Planejamento Gestão 2 dimensões do Projeto Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

19 2 Modelo de Planejamento de Projeto Modelo de Planejamento baseado no Escopo Escopo: extensão, alcance, âmbito, área área coberta por por uma uma atividade ESCOPO de de um umprojeto: extensão, alcance ou ou amplitude do do projeto, em em termos do do que que se se pretende realizar, abarcar ou ou abranger. Estabelece sua sua cobertura ou ou limites; é a alma do do projeto, pois pois expressa sua sua essência e identidade Modelo Skopos: Plano de de Projeto tem tem 3 componentes Escopo + Plano de de Ação + Plano de de Controle e Avaliação Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

20 2 Modelo de Planejamento de Projeto Modelo de Planejamento baseado no Escopo Escopo Qual Qual é a situação situação ou ou problema problema que que gerou gerou o projeto? projeto? Qual Qual é a finalidade do do projeto? projeto? Que Que resultados são são esperados? O que que se se pretende pretende realizar? realizar? Quem Quem serão serão os os beneficiados? Qual Qual é a dimensão do do projeto? projeto? Plano de Ação Plano de Ação Que Que atividades e tarefas tarefas serão serão realizadas? Como Como e quando quando serão serão realizadas? Que Que recursos recursos serão serão necessários? Quanto Quanto tempo tempo para para cada cada atividade? Quem Quem serão serão os os responsáveis por por cada cada tarefa? tarefa? Quanto Quanto custará? custará? Plano Controle e Avaliação Como Como será será verificadcadoo andamento e o progresso do do projeto? projeto? verifi- Que Que observações serão serão feitas feitas para para avaliar avaliar seus seus resultados? Como Como serão serão obtidos obtidos os os dados dados sobre sobre processos, produtos produtos e resultados? Que Que medidas medidas preventivas serão serão adotadas? Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

21 Estrutura do Escopo Situação geradora Situação geradora 2 Modelo de Planejamento de Projeto Problema, necessidade, etc. etc. E S C O P O Justificativa Objetivos Resultados Diagnóstico inicial inicial (porquê do do projeto) Geral Geral (para (para quê) quê) e Específico (o (o quê) quê) Relativos aos aos objetivotivosespecíficos obje- Abrangência Extensão, alcance, público público alvo, alvo, etc. etc. Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

22 2 Modelo de Planejamento de Projeto Estrutura do Plano de Ação P L A N O DE A Ç Ã O Atividades/Tarefas Prazos Recursos Rede de tarefas Rede de tarefas Cronograma Detalhamento de de ações ações (W.Pkg) Estimativas para para atividades, tarefas tarefas Físicos, humanos, infraestrutura Sequência de de tarefafase interdepend. Linha Linha de de tempo, tempo, tare- atribuições, etc. etc. Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

23 2 Modelo de Planejamento de Projeto Estrutura do Plano de Controle e Avaliação PLANO DE CONTROLE E AVALIAÇÃO Matriz de de Produtos/Resultados Plano de de Monitoramento Plano de de Avaliação Análise de Riscos Análise de Riscos Quadro Quadro de de Resultadotadosesperados Indicadores e ins- ins- Resultrumentos coleta coleta de de dados dados Indicadores e instrumentos coleta coleta ins- de de dados dados Análise Análise de de hipótesesescondicionantes hipóte- Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

24 2 Modelo de Planejamento de Projeto Componentes do Modelo Skopos Estrutura do Plano de Projeto Modelo de Plano de Projeto orientado pelo Escopo Skopos Escopo Situação Geradora Justificativa Objetivos Resultados Plano de Projeto: - Escopo - Plano de Ação -Plano de Controle e Avaliação Abrangência Plano de Ação Plano de Ação Atividades, Tarefas Prazos Custos e Recursos Rede de Tarefas Cronograma Plano Plano de de Controle Controle e Avaliação Matriz de Produtos e Resultados Indicadores Instrumentos Planilhas de Controle Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

25 2 Modelo de Planejamento de Projeto Estrutura do PP para tipos de Projetos ESTRUTURA DO PLANO DO PROJETO EM RELAÇÃO AOS TIPOS DE PROJETOS COMPONENTE DA ESTRUTURA 1 ESCOPO 2 PLANO DE AÇÃO 3 PLANO DE CONTROLE E ELEMENTOS ESTRUTURAIS PESQUISA TIPOS DE PROJETO INTER- DESENVOL ENSINO TRABALHO VENÇÃO VIMENTO Situação Geradora Justificativa Objetivo Geral Objetivo Específico Result. Esperados Abrangência Ações, Ativ., Tarefas Estimat. de Custos Prazos Recursos Cronograma Produtos/resultados Indic. Desempenho Instrumentos AVALIAÇÃO Análise de Risco - Muito importante (indispensável) - Importante - Desejável (mas não essencial) - Dispensável (opcional) Importante: este quadro é apenas um exemplo para mostrar que cada projeto possui uma estrutura com pesos diferentes em seus componentes Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

26 Plano de Projeto x Ciclo de Vida 2 Modelo de Planejamento de Projeto Ciclo de Vida do Projeto Inicialização Planejamento Execução Controle Encerramento Plano de Projeto Plano de Projeto Escopo Escopo Plano Plano de de Ação Ação Plano Plano de de Controle Controle Avaliação Avaliação Componentes do Plano de Projeto Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

27 Planejamento e riscos 2 Modelo de Planejamento de Projeto Fatores de risco em Projetos Concepção Planejamento Execução Planejamento como fator de êxito em Projetos Clareza de entendimento sobre o que deve ser realizado em um projeto, seus motivos e finalidades é uma condição de êxito Durante o desenvolvimento do Plano de Projeto, os participantes têm forte envolvimento com situação geradora, objetivos e resultados esperados Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

28 Como nasce um Projeto? 3 Escopo de um Projeto Projetos surgem a partir de problemas, necessidades, oportunidades, desafios ou interesses de um indivíduo, coletividade ou instituição. Um desafio pode representar também uma aspiração ou desejo de realização pessoal, coletiva ou institucional. Estes elementos constituem a situação geradora do projeto. Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

29 Definição do Problema Um problema bem colocado é a metade de sua solução OU Quando se define claramente um problema já temos a metade de sua solução Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

30 Causas x Problema x Efeitos Causa Principal Problema Central Efeito Principal Causas Efeitos Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

31 Objetivos Geral e Específico Contribuir para a melhoria do rendimento dos alunos em matemática, no programa de Educação de Jovens e Adultos (EJA) Objetivo Geral (Para quê, ou Missão do Projeto) Desenvolver metodologia de ensino baseada em jogos matemáticos visando à melhor aprendizagem... Implementar a metodologia de projetos para o ensino da matemática nos cursos... Objetivos Específicos (O quê será feito) O quê será feito para alcançar o que está expresso no Objetivo Geral Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

32 Processo x Produto x Resultado x Impacto Atividade de desenvolvimento de jogos matemáticos Jogos desenvolvidos e aplicados em sala Aumento da motivação dos alunos no estudo e aprendizagem de matemática Maior interesse dos alunos pela leitura de textos de matemática... Processo Produto Resultado Impacto Atividades e tarefas Consequência dos processos Benefícios diretos: consequência dos produtos Benefícios estendidos: consequência dos resultados Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

33 Elaboração de Planos de Ação Plano de de Ação: documento estruturado com os os procedimentos e recursos que serão mobilizados para a execução do do que foi foi declarado no no Escopo do do projeto Plano de de Ação especifica: ações, atividades, tarefas e recursos, logicamente encadeados no no tempo, visando à realização dos objetivos e resultados esperados. Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

34 Planejamento orientado pelo Escopo Questões a serem respondidas Que atividades são necessárias para obter os resultados? Quando acontecerá cada atividade? Quais serão os responsáveis por sua execução? Quanto custará cada atividade? Qual a melhor seqüência para a realização das atividades? Quais são as atividades críticas do projeto? Que produtos serão gerados com a realização das atividades? Quais recursos serão necessários? Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

35 Aspectos básicos do Planejamento Planos de Ação são de natureza dinâmica Planejar é um processo criativo Para ser efetivo, o Plano de Ação deve ser usado, revisado e atualizado periodicamente Planejar é definir como, quando, onde e com que recursos algo pode ser feito através de um projeto Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

36 O Processo de Planejamento 2 Definição de Ações, Atividades e Tarefas 4 Seqüenciamento de Atividades 7 Desenvolvimento do Cronograma 1 Definição do Escopo 5 Estimativa de Duração das Atividades 8 Estimativa de Orçamento 3 Planejamento de Recursos 6 Estimativa de Custos 9 Plano de Ação Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

37 Transformando o Projeto em Tarefas Executáveis Estrutura de Desdobramento do Trabalho - EDT Estimativas de tempo e custo Mapa do Projeto: a Rede de Tarefas Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

38 Objetivo > Ação > Atividade > Tarefa Objetivo = propósito, intenção, fim a ser alcançado Ação = ocorrência de um conjunto de atividades, acontecimentos ou seqüência de acontecimentos Atividade = realização de trabalhos específicos, compostos por um conjunto de tarefas Tarefa = trabalho específico a ser executado, com pequeno grau de dificuldade, que requer algum esforço (mental ou físico), tempo e habilidades específicas Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

39 EDT Estrutura de Desdobramento do Trabalho Projeto Completo Ação 1 Ação 2 Atividade 1.1 Atividade 1.2 Atividade 2.1 Atividade 2.2 Atividade 2.3 Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tarefa Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

40 Monitoramento e Avaliação de Projetos Monitoramento: acompanhamento contínuo e sistemático das das atividades, verificando se se a execução ocorre ocorre dentro dentro do do planejado; acompanha o trabalho que que está está sendo sendo realizado (entradas + processos + saídas), com com foco foco na na eficiência do do projeto Avaliação: análise dos dos resultados do do projeto, verificando se se os os objetivos foram foram alcançados; a avaliação mede mede os os resultados e impactos, com comfoco na na eficácia (ou (ou efetividade) do do projeto. Entradas (Insumos) Processos (Atividades) Saídas (Produtos) Resultados (Benefícios diretos) Impactos (Benefícios estendidos) Ações de Monitoramento Ações de Avaliação Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

41 Monitoramento e Avaliação de Projetos Os procedimentos de de monitoramento têm por base o Plano de de Ação do do Projeto; Os procedimentos de de avaliação têm por base o Escopo do do Projeto. Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

42 Indicadores de Desempenho O que são indicadores? Indicadores de de Monitoramento e Avaliação (Entrada, Processo, Saída, Resultado, Impacto) Elaboração de de Indicadores Critérios Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

43 Formação de RH para Planejamento e Gestão de Projetos Desenvolvimento profissional para gestão de de projetos Disciplinas e competências da da gestão de de projetos Especialização em Planejamento e Gestão de de projetos Especialização em Metodologias de de Desenvolvimento e Avaliação de de Projetos Educacionais Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais

44 Considerações finais A capacidade de de conceber, planejar, executar e avaliar projetos para a melhoria de de produtos e serviços é fator de de sobrevivência para qualquer organização O planejamento e gestão de de projetos está acima do do entusiasmo e boa vontade: requer habilidades e competências de de formação específica Tecnologia de Projetos Planejamento e Gestão de Projetos Educacionais