Pró-Reitoria de Administração Coordenadoria de Material e Patrimônio Divisão de Patrimônio. Manual de Patrimônio

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1 Pró-Reitoria de Administração Coordenadoria de Material e Patrimônio Divisão de Patrimônio Manual de Patrimônio

2 SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO MANUAL DE ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL OBJETIVO MATERIAL PERMANENTE CONTROLE PATRIMONIAL TOMBAMENTO PROCEDIMENTOS PARA TOMBAMENTO Compra Doações Bens pertencentes ao Acervo Bibliográfico RECEBIMENTO Orientações para Recebimento de Materiais Permanentes TROCA DE MARCA OU ESPECIFICAÇÃO DE MERCADORIA LICITADA TERMO DE RESPONSABILIDADE TERMO DE TRASFERÊNCIA MANUTENÇÃO DE BEM PERMANENTE INVENTÁRIO BAIXA E DOAÇÃO DE BENS Procedimentos para Processo de Baixa Procedimentos para Processo de Doação Procedimentos para Doação de Bens de Informática AUTORIDADE, RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO Furto, Extravio ou Dano ao Patrimônio Público Responsabilidade DAS PENALIDADES Fontes de Referência...23

3 1 APRESENTAÇÃO Dentre as diversas atribuições administrativas da UNIPAMPA está a de efetuar a aquisição, manutenção, controle e desfazimento do seu ativo permanente. A Divisão de Patrimônio, subordinada à Coordenadoria de Material e Patrimônio, é o setor administrativo da Universidade responsável por normatizar, planejar e executar as atividades de controle, guarda e distribuição de materiais permanentes, bem como normatizar, orientar, acompanhar e fiscalizar a execução destas atividades nas diversas unidades gestoras da Universidade. Além da Divisão de Patrimônio, cada Campus conta com um setor de patrimônio que será responsável pela gestão patrimonial na sua respectiva jurisdição. A função controle patrimonial, engloba as atividades de recepção, registro, controle, utilização, guarda, conservação, e desfazimento dos bens permanentes da Instituição, no que diz respeito aos bens móveis e imóveis. Desenvolvido pela Divisão de Patrimônio, este manual tem o objetivo de organizar e regularizar o controle físico dos bens móveis da Instituição, visando proporcionar aos gestores e executores do patrimônio, uma melhor compreensão da natureza e da finalidade desta atividade. Uma vez que a atividade de controle patrimonial está em constante renovação na busca de melhorias, tanto do ponto de vista da execução quanto da reavaliação das necessidades, e exigências inerentes à esfera patrimonial, o presente documento é produto inacabado e em permanente processo de aperfeiçoamento. 3

4 2 MANUAL DE ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL 2.1 OBJETIVO Regulamentar o procedimento interno estabelecendo normas e disposições necessárias para Administração do Patrimônio representado pelos Bens Permanentes que integram o ativo imobilizado da Fundação Universidade Federal do Pampa UNIPAMPA. As operações inerentes ao controle patrimonial estão amparadas na seguinte legislação: Instrução normativa número 205/88 da SEDAP que é o principal instrumento que rege o controle de material, tanto de consumo, quanto permanente, na Administração Pública Federal. Nela estão descritas as principais atividades a serem desenvolvidas pelos órgãos componentes da Administração Decreto /90 que regula o reaproveitamento, a movimentação, a alienação e outras formas de desfazimento de material no âmbito da Administração Pública Federal. Portaria 448 de 2002 da Secretaria do Tesouro Nacional, que define o que são bens permanentes, consumo e serviços, além do detalhamento da natureza de despesas para suas respectivas contas. 2.2 MATERIAL PERMANENTE Para efeito deste manual, patrimônio deve ser entendido como o conjunto de bens móveis e imóveis, também denominados, materiais permanentes. A lei nº , art. 15, 2 de 1964 define como material permanente aquele com duração superior a dois anos. De acordo com a Portaria nº 448 de 2002, Art. 3 define a adoção de cinco condições excludentes para a identificação do material permanente, sendo classificado 4

5 como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem: I. Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; II. Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; III. Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal; IV. Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal; V. Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação. Art. 4º - Os componentes relacionados (nesta portaria) esgotam todos os tipos de bens materiais ou serviços possíveis de serem adquiridos ou contratados pela UNIPAMPA. Conforme o Manual de Despesa Nacional observa-se que, embora um bem tenha sido adquirido como permanente, o seu controle patrimonial deverá ser feito baseado na relação custo/benefício desse controle. Nesse sentido, a Constituição Federal prevê o Princípio da Economicidade (artigo 70), que se traduz na relação custo-benefício, assim, os controles devem ser suprimidos quando apresentam como meramente formais ou cujo custo seja evidentemente superior ao risco. Assim, se um material for adquirido como permanente, mas ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefício, este deve ser controlado de forma simplificada, por meio de relação/carga, que mede apenas aspectos qualitativos e 5

6 quantitativos, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial. No entanto, esses bens deverão estar registrados contabilmente no patrimônio da entidade. Da mesma forma, se um material de consumo for considerado como de uso duradouro, devido à durabilidade, quantidade utilizada ou valor relevante, também deverá ser controlado por meio de relação-carga, e incorporado ao patrimônio da entidade. 2.3 CONTROLE PATRIMONIAL O controle patrimonial se dá através do registro adequado de todos os bens móveis e imóveis, adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários, que estão à disposição da Universidade Federal para a realização de suas atividades. A operação de entrada é realizada através do TOMBAMENTO, as alocações internas são realizadas através da TRANSFERÊNCIA e da MOVIMENTAÇÃO, e a operação de saída é realizada através da BAIXA de bens. 2.4 TOMBAMENTO Tombamento é o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no controle patrimonial da Universidade e no seu balanço contábil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da instituição, apresentará igualmente um aporte de recursos no balanço patrimonial. São considerados documentos hábeis para recebimentos, em tais casos rotineiros: a. Nota fiscal, Nota Fiscal de Importação própria e Fatura; b. Termo de Cessão, Doação e Declaração exarada no processo de permuta; c. Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência; 6

7 2.5 PROCEDIMENTOS PARA TOMBAMENTO Compra a) Após o recebimento provisório e definitivo, o servidor responsável pelo Patrimônio em cada Unidade juntará os seguintes documentos: Nota Fiscal atestada, Nota de Empenho e Certidões Negativas do fornecedor; b) De posse desta documentação, o Setor de Patrimônio da Unidade separará as plaquetas relativas aos bens constantes na Nota Fiscal, e as fixará em local de fácil identificação em cada bem; c) Uma vez coladas as plaquetas, o Setor de Patrimônio fará o cadastro do respectivo bem patrimonial no Sistema GURI e gerará o Termo de Responsabilidade Patrimonial; d) Após coletar a assinatura do responsável pelo bem, o setor de Patrimônio de cada Unidade enviará toda a documentação acima para a Divisão de Patrimônio na Reitoria; e) A Divisão de Patrimônio na Reitoria deve conferir a documentação e somente então encaminhar a Nota Fiscal para pagamento. f) Os Termos de Responsabilidade originais e assinados são arquivados na Divisão de Patrimônio Doações No caso de bens recebidos em doação cada Unidade deverá seguir o que segue: a) Cada Unidade deverá indicar três servidores para compor a Comissão de Recebimento de Bens em Doação. Esta indicação será feita via memorando ao Pró-Reitor de Administração; b) Após a publicação da Portaria nomeando a Comissão, esta deverá analisar o bem a ser recebido e definir se é vantajoso para a Administração Pública recebe-lo; c) Não é recomendado o recebimento de bem que se se configure obsoleto ou antieconômico; 7

8 d) Deve ser aberto Processo Administrativo encaminhando toda a documentação pertinente para análise e parecer do Pró-Reitor de Administração; e) Após a análise da CONJUR, e parecer favorável da PROAD, o processo retornará ao Campus para que seja firmado o Termo de Doação e o tombamento do bem; f) Caso não haja documento de origem do bem que será recebido (Nota Fiscal), deve ser feita uma pesquisa de mercado para avaliar e atribuir o valor pelo qual o bem será registrado no patrimônio e contabilidade da UNIPAMPA. g) De posse do Processo de recebimento de Bem em Doação, devidamente concluído, o Setor de Patrimônio da Unidade separará as plaquetas relativas aos bens e as afixará em local de fácil identificação em cada bem; h) Uma vez coladas as plaquetas, o servidor do Setor de Patrimônio fará o cadastro do respectivo bem patrimonial no Sistema GURI e gerará o Termo de Responsabilidade Patrimonial; i) Após coletar a assinatura do responsável pelo bem, o setor de Patrimônio de cada Unidade enviará toda a documentação acima para a Divisão de Patrimônio na Reitoria; j) Os Termos de Responsabilidade originais e assinados são arquivados na Divisão de Patrimônio Bens pertencentes ao Acervo Bibliográfico A compra, recebimento e envio dos exemplares bibliográficos da UNIPAMPA, são de responsabilidade da Coordenadoria do Sistema de Bibliotecas. A Divisão de Patrimônio recebe as Notas Fiscais já atestadas e as encaminha para o pagamento. 8

9 O tombamento dos livros é feito diretamente pelo responsável de cada biblioteca, onde o(a) Bibliotecário(a) responsável preenche os Termos de Responsabilidade dos Livros e realiza a colagem das plaquetas de patrimônio em cada exemplar. Após o preenchimento dos Termos de Responsabilidade, os mesmo são assinados e enviados à Divisão de Patrimônio na Reitoria para que possam ser devidamente arquivados. Além do envio físico do Termo de Responsabilidade, será necessário o envio por meio digital para que possa ser inserido no Sistema que controla a depreciação dos bens. O envio digital será feito por para patrimônio@unipampa.edu.br Os Termos de Responsabilidade, digital e físico, deverão ser enviados no prazo máximo de 60 dias após o recebimento dos exemplares e suas respectivas Notas Fiscais. É de responsabilidade exclusiva do responsável de cada Biblioteca as informações constantes nos Termos de Responsabilidade que serão enviadas à Divisão de Patrimônio. É de responsabilidade da divisão de Patrimônio a compra e envio de plaquetas adesivas para cada Biblioteca da UNIPAMPA, para que possam ser utilizadas no tombamento dos exemplares. 2.6 RECEBIMENTO É o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. O recebimento é provisório, no ato de recebimento da mercadoria. E definitivo, após a conferência e ateste da Nota Fiscal. 9

10 2.6.1 Orientações para recebimento de materiais permanentes: a. Quando material é recebido deve ser conferido rigorosamente quanto a defeitos aparentes, especificações diferentes do Empenho, tamanho, cor, e marca; b. Quando, no momento da entrega, for verificado que o material está em desacordo dom o licitado, o material não deve ser recebido e a transportadora retornará com a mercadoria ao fornecedor, desta forma a entrega não será efetivada. - Neste caso, a Administração do Campus deverá enviar ou ofício à empresa comunicando o ocorrido e solicitando providências para entrega da mercadoria correta; A Administração do Campus deverá ainda, encaminhar memorando à Divisão de Patrimônio na Reitoria, solicitando a notificação do fornecedor por descumprimento das regras de licitação. Deve ser anexado ao memorando documentação que comprove e dê subsídios para a emissão da notificação, como: s (entre fornecedor e UNIPAMPA), fotos da mercadoria incorreta que o fornecedor tentou entregar, nota de empenho e outros que forem pertinentes; c. Caso o vício do material não seja percebido no momento da entrega e o recebimento ocorra, a Nota Fiscal não deve ser atestada até que o fornecedor providencie o saneamento das irregularidades e novo envio de mercadoria de acordo com o licitado; Neste caso o fornecedor também será notificado seguindo o trâmite do item 2.5, alínea b deste Manual; 10

11 2.7 TROCA DE MARCA OU ESPECIFICAÇÃO DE MERCADORIA LICITADA. A troca de mercadoria por outra de marca ou especificação diferente é possível em alguns casos, desde que estejam de acordo com o que segue a. A troca de mercadoria por outra de marca ou especificação diferente só é possível se a UNIPAMPA for consultada antes da entrega, por escrito, e após emissão de parecer aceitando a proposta de troca enviada pela empresa; b. Para que a UNIPAMPA aceite a troca, a mercadoria, obrigatoriamente, precisa ter especificação, qualidade e durabilidade, equivalente ou superior à mercadoria licitada; c. O responsável, por realizar a análise da proposta de troca encaminhada pela empresa, é o solicitante da compra; d. O parecer circunstanciado que a UNIPAMPA emitirá, com a concordância do solicitante da compra, deverá ser feito por profissional com capacidade técnica para analisar o material em questão; e. O solicitante deve realizar pesquisa de preço comprovando que o produto em análise para substituir o originalmente licitado não está com sobrepreço. F. Os procedimentos devem seguir a Orientação Complementar nº 06/2013, disponível no site da CMP e da Divisão de Patrimônio. g. Qualquer alteração diferente desta orientação acarretará em responsabilização do agente causador. 11

12 2.8 TERMO DE RESPONSABILIDADE A IN 205/88, em seu item 7.11 nos apresenta que: Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário... a. O Termo de Responsabilidade será emitido, exclusivamente, pela Divisão de Patrimônio da Reitoria ou pelos Setores de Patrimônio dos Campi e Unidades Administrativas b. Todo cadastro e movimentação de bens, bem como seus respectivos Termos vinculados, somente pode ser feita utilizando o Sistema GURI; c. Nos campi, o Termo de Responsabilidade deverá ser feito pelo agente patrimonial do campus e enviado juntamente com a Nota Fiscal para a Divisão de Patrimônio. Os responsáveis pelos itens patrimoniais que devem assinar o Termo de Responsabilidade são: a. Responsável pelos livros: bibliotecário(a) do campus; b. Responsável pelos demais bens permanente: Chefes de Unidades ou setores, ou o servidor que utilize o bem. O servidor responsável pelo bem patrimonial, denominado agente patrimonial, responderá por sua guarda, movimentação, utilização e conservação. Segundo IN 205/88, no item 10.7, todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, e o setor de patrimônio da sua jurisdição providenciará um novo Termo. Os servidores temporários (professores visitantes, substitutos, estagiários, alunos e contratados) não poderão ter sob sua guarda, bens patrimoniais. Nesses casos, 12

13 os equipamentos por eles utilizados serão de responsabilidade da chefia da unidade, não estando os mesmos isentos das responsabilidades sobre o bem público. Além do Termo de Responsabilidade há o Termo de Responsabilidade de Uso, que se configura em um termo de empréstimo no qual há uma responsabilidade conjunta entre o responsável efetivo e o usuário do bem. Deve ser utilizado somente para uso temporário e limitado de determinado bem patrimonial. 2.9 TERMO DE TRASFERÊNCIA A transferência constitui na mudança de responsabilidade pela guarda e conservação de um bem permanente e ocorre quando um bem é transferido de um local de guarda para outro MANUTENÇÃO DE BEM PERMANENTE Este processo consiste na saída de um bem de seu local de guarda para manutenção dentro da própria UNIPAMPA ou para empresa prestadora de serviços de assistência técnica. Todos os bens encaminhados à manutenção, independente se o reparo será feito por equipe técnica da UNIPAMPA ou por empresa externa, deverão ter o controle de movimentação realizado conforme o que segue. 13

14 Para cada bem encaminhado à manutenção deve ser preenchido o Termo de Recolhimento de Bem para Manutenção, via Sistema GURI, no qual serão preenchidos dados como, nome do responsável pela assistência e defeitos identificados; O bem permanecerá, no controle do Patrimônio, com status em manutenção, até que retorne a sua Unidade de Origem, devidamente reparado; Caso não haja possibilidade de reparo, o responsável pela assistência técnica deverá emitir laudo identificando e atestando a inservibilidade do bem; Se o reparo for possível, porém, seu custo orçar em mais de 50% do valor atualizado do bem, o mesmo será declarado inservível (antieconômico); Para os itens e 2.9.4, após o retorno da manutenção, o setor de Patrimônio deverá providenciar o processo de baixa patrimonial do referido bem, juntando a documentação pertinente em cada caso INVENTÁRIO Inventário físico é o instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada unidade gestora, o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, a verificação da disponibilidade dos bens da unidade, bem como o saneamento do acervo. Os inventários físicos de cunho gerencial deverão ser efetuados por comissão designada pela Reitora, uma vez por ano ou, se necessário, em qualquer época, por iniciativa da Divisão de Patrimônio ou da unidade gestora local. Os trabalhos serão divididos, sendo coordenada por uma Comissão Especial de Inventário composta de três servidores e Subcomissões em cada Unidade Acadêmico- 14

15 Administrativa composta de três servidores, designados pelas autoridades competentes através de Determinação de Serviço. O prazo para a conclusão do inventário anual é de 100 (cem) dias, e as atividades destas comissões serão prioritárias em relação às demais atividades dos servidores que a integram. O Inventário deve conter a lista completa dos itens patrimoniais de cada unidade, inclusive aqueles extraviados ou danificados, bem como todas as informações de cada item, como: localização dentro da unidade, agente patrimonial/matrícula SIAPE, estado de conservação do bem, número do Termo Circunstanciado TCA (no caso de bem desaparecido ou furtado) ou número do Processo Administrativo no qual se apuram as responsabilidades por bens desaparecidos ou furtados BAIXA E DOAÇÃO DE BENS O material considerado inservível para a repartição, órgão ou entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: a. ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; b. Recuperável - quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu valor de mercado; c. Antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d. Irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação. 15

16 O material classificado como ocioso ou recuperável será cedido a outros órgãos que dele necessitem. O processo de Baixa e Doação de Bens está disponível no site da Divisão de Patrimônio: Procedimentos para Processo de Baixa a. O campus informa a Divisão de Patrimônio da existência de materiais inservíveis para desfazimento e indica três servidores para formarem a Comissão de Baixa de Bens Permanentes; b. A Divisão de Patrimônio encaminha ofício solicitando formação de Comissão ao Pró-Reitor de Administração, que emite portaria designando comissão especial, conforme Decreto de 1990; c. Comissão abre Processo Administrativo e anexa, ao processo, Portaria, relatório de bens inservíveis e parecer; d. No parecer, os bens que serão baixados devem ser classificados como: ociosos, recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis, conforme Decreto de 1990; e. O parecer poderá ser feito com auxílio de profissionais da UNIPAMPA, com conhecimento técnico em cada caso (Engenheiro Mecânico, Analista de Tecnologia da Informação, etc), visando ter sua eficácia assegurada. f. O material classificado como ocioso ou recuperável poderá ser doado a outros órgãos ou entidades que dele necessitem. g. Após a análise da Comissão o Processo deverá ser enviado ao Pró-Reitor de administração, que o encaminhará à Consultoria Jurídica para análise; 16

17 h. Consultoria Jurídica emite parecer e devolve processo para que se faça as alterações caso necessário; i. Após a análise da CONJUR e parecer final da PROAD, o processo é enviado à Divisão de Patrimônio; j. Divisão de Patrimônio cadastra a baixa dos bens no Sistema GURI e informa à Unidade, para que esta retire as plaquetas dos bens baixados; k. As plaquetas deverão ser enviadas à Divisão de Patrimônio para a devida destruição; l. O Processo fica arquivado na Divisão de Patrimônio e disponível para consulta às demais Unidades Procedimentos para Processo de Doação A doação de bens permanentes pode ser realizada desde que haja justificativa na qual se configure motivo que seja vantajoso para a instituição. Por exemplo, podem ser doados bens que foram baixados por estarem ociosos ou obsoletos. O processo de doação segue os seguintes trâmites: a. Primeiro deve ser formada Comissão de Doação de Bens Permanentes, seguindo o mesmo trâmite do item , alínea b; b. Após a identificação de bens ociosos ou obsoletos que não são mais interessantes serem mantidos no patrimônio da UNIPAMPA, os itens são listados e ficam à disposição de outros órgão públicos para doação. Recomenda-se que a UNIPAMPA entre em contato com outros órgãos federais locais informando estes itens e, caso não haja órgão federal interessado, os itens podem ser disponibilizados para órgãos estaduais e municipais. 17

18 c. A Instituição interessada em receber os bens deve encaminhar ofício de solicitação, citando quais os itens tem interesse em receber; d. Comissão abre processo administrativo com os seguintes documentos: Portaria, Relatório de bens inservíveis, Parecer com justificativa da doação, Ofício e documentação da instituição solicitante, Laudo de avaliação, emitido pela Comissão, mediante parecer de setores especializados da Universidade, de forma a ter sua eficácia garantida, Minuta do Termo de Aceite de Mercadoria no site e. Comissão envia processo para o Pró-Reitor de Administração para análise e posterior encaminhamento à Consultoria Jurídica; f. Consultoria Jurídica emite parecer e devolve processo para que se façam as alterações caso necessário; g. Pró-Reitor de Administração assina o Termo de Aceite de Mercadoria; h. A Pró-Reitoria de Administração encaminha o processo para a Divisão de Patrimônio; i. A Divisão de Patrimônio informa, à Unidade Doadora, a conclusão do Processo e autoriza a retirada das plaquetas dos bens; j. As plaquetas são enviadas à Divisão de Patrimônio para a devida destruição; k. A Divisão de Patrimônio encaminha ao Donatário o Termo de Aceite para que seja assinado; l. A Divisão de Patrimônio cadastra a baixa dos bens no Sistema GURI; m. Após a assinatura do Donatário o Termo de Aceite é anexado ao Processo que é, então, arquivado na Divisão de Patrimônio. 18

19 LEMBRETE: O bem só pode ser entregue ao donatário após a conclusão do processo com parecer final da Pró-Reitoria de Administração Documentos que devem ser apresentados pelo Donatário para o processo de doação: a. Ofício solicitando a doação de materiais no qual devem ser especificados: iipos de materiais (ex. mesas, cadeiras, estantes, microcomputadores, etc.), se é carente e quantas pessoas serão beneficiadas com os materiais; b. Escolas: cópia autenticada da publicação da portaria de funcionamento da escola e cópia autenticada da ata de eleição ou outro documento que comprovem o nome da direção. c. Instituições Filantrópicas: cópia autenticada da declaração de utilidade pública do Governo Federal e cópia autenticada do estatuto Procedimentos para Doação de Bens de Informática A Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação - SLTI, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, conforme dispõe o Art. 21, do Decreto nº de 30 de outubro de 1990, alterado pelo Decreto nº de 20 de abril de 2007, expediu instruções que se fazem necessárias ao atendimento do Art.5º do supracitado Decreto, que trata do desfazimento de bens de informática. Os órgãos da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional deverão proceder da seguinte forma: a. Preencher e enviar as informações dos itens disponíveis para desfazimento que se enquadrem exclusivamente como equipamentos de informática e mobiliário de informática. Para o preenchimento deverá ser utilizada a 19

20 planilha de desfazimento. Esta planilha é um modelo feito no MS Excel e que poderá ser aberta também pelo aplicativo Planilha Eletrônica do Open Office.org. O modelo encontra-se disponível para download nesta página, no penúltimo item destas orientações; b. A relação de itens de mobiliário deve estar separada da relação de itens de informática. (Anexo I - Equipamentos, peças/partes e componentes de informática. Anexo II - Mobiliário de informática); c. O oficio de encaminhamento e respectiva relação de bens, deverá ser encaminhada para: MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO SLTI Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação Esplanada dos Ministérios - Bloco C - 3º Andar Brasília - DF d. O prazo de 30 dias ( 3º do Art.5º), para manifestação por parte da SLTI em relação aos bens terá início na data de recebimento do oficio com a lista de bens junto ao protocolo deste órgão. e. Concomitante ao envio da documentação impressa (Oficio + lista dos bens), cópia digital da relação de bens (planilha de desfazimento) deverá ser enviada por meio eletrônico ao endereço: desfazimento@planejamento.gov.br f. Para fazer o download do modelo de planilha de desfazimento que deverá conter os bens disponíveis para desfazimento, clique sobre o link abaixo: Planilha desfazimento g. Para fazer o download do documento que contém as orientações que auxiliam o preenchimento da planilha de desfazimento, clique sobre o link abaixo: 20

21 Orientações para utilização da planilha LEMBRETE: Considerando que a planilha de desfazimento pode sofrer alterações para a promoção de melhorias, recomendamos a constante verificação de sua versão para certificar-se de que está utilizando a versão mais atualizada AUTORIDADE, RESPONSABILIDADE E INDENIZAÇÃO Cada área ou unidade da estrutura organizacional da Unipampa é diretamente responsável pela guarda e bom uso dos bens relacionados à sua jurisdição, informando todas as operações para a manutenção e controle dos bens patrimoniais, consolidadas por meio da realização de inventários físicos Furto, Extravio ou Dano ao Patrimônio Público Segundo a IN 205/88, todo servidor público federal poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda. É dever do servidor comunicar imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados. Após a constatação de sinistro, furto ou roubo o responsável patrimonial deverá registrar Boletim de Ocorrência na Polícia Federal ou, na falta desta, Polícia Civil. Em caso de extravio ou dano ao bem público, que implicar em prejuízo superior a reais, o detentor da carga solicitará ao chefe imediatas providências para abertura de sindicância, por comissão incumbida de apurar responsabilidade pelo fato e 21

22 comunicação ao órgão de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento à Fazenda Pública (art.84, do Decreto-Lei nº200/67) Em caso de extravio ou dano ao bem público, que implicar em prejuízo de até reais, desde que não haja suspeita ou comprovação de conduta dolosa de servidor público, poderá ser utilizada a Instrução Normativa Nº 4 da CGU para apuração dos fatos. O documento básico para ensejar exame do material e/ou averiguação de causas da irregularidade será a comunicação do responsável pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuízo de participações verbais, que, informalmente, antecipam a ciência, pelo administrador, dos fatos ocorridos, conforme IN Nº4 da CGU. A apuração, neste caso específico, será feita mediante abertura de Processo Administrativo e preenchimento de Termo Circunstanciado, que será julgado pela autoridade máxima da Unidade e terá parecer final do(a) Reitor(a). (modelo no site da divisão de patrimônio: Caracterizada a existência de responsável (eis) pela avaria ou desaparecimento do material, ficará (ão) esse (s)responsável (eis) sujeito (s), conforme o caso e além de outras penas que forem julgadas cabíveis, a: a. arcar com as despesas de recuperação do material; ou b. substituir o material por outro com as mesmas características; ou c. indenizar, em dinheiro, esse material, a preço de mercado, valor que deverá ser apurado em processo regular através de comissão especial designada pelo dirigente máximo da Pró-Reitoria de Administração ou da unidade equivalente. Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja "jogo", "conjunto", "coleção", suas peças ou partes danificadas deverão ser recuperadas ou 22

23 substituídas por outras com as mesmas características, ou na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, indenizadas, em dinheiro. No julgamento a ser proferido após a lavratura do Termo Circunstanciado Administrativo, caso a autoridade responsável conclua que o fato gerador do extravio ou do dano ao bem público decorreu do uso regular deste ou de fatores que independeram da ação do agente, a apuração será encerrada e os autos serão encaminhados ao setor responsável pela gerência de bens e materiais da unidade administrativa para prosseguimento quanto aos demais controles patrimoniais internos. (Art. 3º, IN CGU 04/2009) Responsabilidade Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego, deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, salvo em casos de força maior, quando: a. impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poderá o servidor delegar a terceiros essa incumbência; ou b. não tendo esse procedido na forma da alínea anterior, poderá ser designado servidor do órgão, ou instituída comissão especial pelo dirigente do Departamento de Administração ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferência e passagem do material. Caberá ao órgão cujo servidor estiver deixando o cargo, função ou emprego, tomar as providências preliminares para a passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente. A passagem de responsabilidade deverá ser feita obrigatoriamente, à vista da verificação física de cada material permanente e lavratura de novo Termo de Responsabilidade. 23

24 Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade caberá ao dirigente do Departamento Central de Patrimônio ou da unidade equivalente, juntamente com o departamento de Consultoria Jurídica da Universidade, adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade DAS PENALIDADES O descumprimento de dispositivos deste documento será considerado ato de improbidade administrativa, conforme disposto no Capítulo II da Lei n , de 2/6/1992, o que sujeita o infrator às penas estabelecidas na Seção II do artigo 10 do mesmo Capítulo, independentemente das sanções penais, civis e administrativas previstas na legislação específica. Havendo fundados indícios de responsabilidade de servidor, por descumprimento das presentes normas, que resulte em dano ao patrimônio público, o(a) Reitor(a) determinará a imediata apuração dos fatos que será processada na forma prevista nos artigos 148 e 182 da Lei n , de 11/12/

25 3 FONTES DE REFERÊNCIA: DECRETO nº , de 30/10/1990. Legislação Federal, Brasília, INSTRUÇÃO NORMATIVA CGU nº 04 de 07/02/2009. Brasília, Secretaria da Receita Federal, INSTRUÇÃO NORMATIVA STN nº 205 de. Brasília, Secretaria do Tesouro Nacional, 1988; PORTARIA STN nº 448 de 13/09/2002. Brasília, Secretaria do Tesouro Nacional, Lei 4320 de 17/03/1964. Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e Distrito Federal, Brasília LEI nº 8666 de 21/06/1993. Estatui Normas Gerais sobre Licitações e Contratos Administrativos no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. MANUAL DE PATRIMÔNIO, Universidade Federal de Minas Gerais. Belo Horizonte, SANTOS, Gerson dos. Manual de Administração de Patrimônio. Florianópolis,