SEÇÃO DE CONTABILIDADE S/3 PATRIMÔNIO - ORIENTAÇÕES

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1 MINISTÉRIO DA DEFESA COMANDO DO EXÉRCITO SECRETARIA DE ECONOMIA E FINANÇAS 1ª INSPETORIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS DO EXÉRCITO SEÇÃO DE CONTABILIDADE S/3 PATRIMÔNIO - ORIENTAÇÕES Considerando a relevância do patrimônio (bens de consumo e permanente) gerido pelas UG vinculadas, conforme registrado nos demonstrativos contábeis, disponibilizados no SIAFI, bem como no Sistema de Controle Físico (SISCOFIS), esta Inspetoria apresenta, a seguir, informações e procedimentos voltados para o controle patrimonial, com o intuito de evitar a ocorrência de impropriedades e/ou irregularidades na gestão do patrimônio, pelos Ordenadores de Despesas e demais Agentes da Administração, ressaltando que a base normativa do controle patrimonial é o Regulamento de Administração do Exército, aprovado pelo Decreto , de 12 de janeiro de Existem, ainda, diversas normas expedidas pelos Órgãos de Direção Setorial (ODS) ou por suas Diretorias diretamente subordinadas, como a Normas Administrativas Relativas ao Suprimento (NARSUP), Normas Administrativas Relativas a Manutenção (NARMNT), que tratam especificamente, e complementarmente, da gestão de material. 1. Composição dos Bens Patrimoniais existentes na UG Os procedimentos administrativos para a inclusão de bens no patrimônio estão descritos nos art. 72 ao 75, do RAE e decorrem principalmente de: a. Materiais adquiridos pela UG; b. Recebimento de materiais transferidos de outras UG: 1) via SIAFI; 2) diretamente do fornecedor; e 3) material importado (transferido pela CEBW P/ Ba Ap Log Ex); c. Materiais recebidos por intermédio de doações; d. Materiais em regime de Comodato; e e. Serviço que se transforma em material. 1

2 2. UNIFICAÇÃO PATRIMONIAL a. A unificação patrimonial, de materiais e bens adquiridos na UG 167XXX, registrados nas contas, a seguir relacionadas, deve ser realizada no ato da aquisição do material (Bol Info 07/94 da 1ª ICFEx) ou no máximo até o fechamento contábil do mês para a UG. A seguir, relacionamos as contas contábeis usualmente movimentadas na UG Secundária (167XXX): MERCADORIAS PARA DOAÇÃO ESTOQUE INTERNO MATERIAL DE CONSUMO 14211XX00 BENS IMÓVEIS XX BENS MÓVEIS EM ALMOX SOFTWARES b. Caso a UG não realize a unificação patrimonial até a data do fechamento contábil mensal, previsto para a UG, no SIAFI, na transação > CONFECMES, a ICFEx registrará a Conformidade Contábil mensal Com Restrição. c. Eventos para a Unificação Patrimonial: mercadoria para doação (conta ); material de consumo estoque interno (conta ); material de consumo estoque de distribuição (conta ); material permanente (conta XX); bens imóveis (14211XX00); e intangível (144X00000). 3. MATERIAIS/BENS EM TRÂNSITO a. Relação das contas Trânsito: Bens de Estoque a Receber; Bens de Estoque Enviados; Bens Móveis a Receber; Bens Móveis Enviados; Material de Consumo - Bens em Estoque; e Bens Móveis em Trânsito. b. Finalidade das contas trânsito: XXYY- Registra os materiais de consumo e bens recebidos e transferidos; XXYY- Registra os materiais de consumo transferidos pela UG e os recebidos da CEBW; Registra os bens transferidos para UG e os recebidos da CEBW. 2

3 c. Apropriação de bens (ESTOQUE/MÓVEIS) em trânsito: - a UG deverá receber o material acompanhado da respectiva Guia de Remessa, bem como verificar se consta, no SIAFI, o registro do valor do material transferido. - o material transferido será classificado, inicialmente, pela UG favorecida, nas contas de almoxarifado, de acordo com o tipo do material, observando as contas relacionadas na transação > CONCONTA ; d. Registro contábil no SIAFI Eventos: Material de Consumo recebido pela UG para estoque interno (11318XX00 C/C XX) para o estoque de distribuição ( C/C XX). Material de Consumo transferido pela UG do estoque interno (11318XX00 C/C XX) do estoque de distribuição ( C/C XX); Bem Móvel recebido pela UG para estoque interno ( ) ou de distribuição ( ) Bem Móvel transferido pela UG ou transferido do estoque interno ( ) ou de distribuição ( ) e. Os saldos registrados nas contas trânsito, pendentes a mais de 30 (trinta) dias, caso não justificados, motivarão o registro da Conformidade Contábil mensal da UG Com Restrição, por parte da ICFEx. 4. BENS EM MANUTENÇÃO a. Verificar se os valores referentes a bens recolhidos para manutenção estão registrados nas seguintes contas: 1) Da UG que recolheu - Conta Bens Móveis a Reparar; e - Conta Responsabilidades de Terceiros Bens em Manutenção. 2) Da UG de manutenção - Conta Responsabilidades com Terceiros Bens Recebidos para Manutenção. 3

4 b. A UG que vai recolher o material para o órgão de manutenção, deverá executar os seguintes procedimentos: 1) Registro no SIAFI - transferência da conta de bens móveis em uso (14212XX00) para a conta de manutenção Almoxarifado de Bens Móveis a Reparar, o material que vai ser recolhido, por meio de NL SUBITEM XX ) Registro no SIAFI - Ao recolher o material, emitir NL com o evento , registrando a responsabilidade de terceiros, informando no campo Favorecido o código da UG destinatária, onde o material ficará recolhido, e a gestão No campo Observação deverá ser informado o número do documento que procedeu o recolhimento, a data e o motivo do recolhimento. A utilização do evento , vai evidenciar a movimentação do material permanente na UG detentora, na conta Bens Móveis (enviados para manutenção), e na UG de manutenção na conta Bens Móveis (recebidos para manutenção). UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG detentora) FAVORECIDO: 160XXX/00001 (UG de manutenção) CNPJ/CPF/UG ) Informar via mensagem comunica ao Órgão de Manutenção, o recolhimento e a emissão da NL, solicitando acusar o recebimento do material permanente. c. Registro no SIAFI - Os Órgãos de Manutenção (B Log, Pq R Mnt /1, B M A, AGR, etc), após procederem a manutenção e a transferência física à UG detentora do material, deverão emitir NL, com o evento , informando, no campo Favorecido o código daquela UG detentora. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG de manutenção) FAVORECIDO: 160XXX/00001 (UG detentora) CNPJ/CPF/UG d. Ao receber o material já manutenido, a UG ao proceder a transferência dos saldos registrados na conta de almoxarifado de bens móveis a reparar para bens móveis em uso, emitirá NL com evento , informando o que se segue: SUBITEM XX

5 e. A UG deverá verificar, quinzenalmente, o motivo de saldo alongado nessas contas, se for o caso. 5. BENS PERMANENTES (BENS MÓVEIS) a. Compreende todo artigo, equipamento ou conjunto operacional ou administrativo, que tem durabilidade prevista superior a 2 (dois) anos e que em razão de seu uso não perde sua identidade física, nem se incorpora a outro bem. Art. 53, nº 1 do RAE. b. Registros no SIAFI - aquisição de material permanente (Desp Orçamentária). Ao receber o material a UG procede a liquidação por intermédio de Nota de Pagamento (NP), no Subsistema NOVO CPR, utilizando, no campo Situação, o código que define o tipo de material adquirido, DSP208 (Despesas c/ Aquisição de Equipamentos e Materiais Permanentes), gerando registro automático na conta c. Registros no SIAFI - aquisição de softwares. Ao receber o software a UG procede a liquidação por intermédio de Nota de Pagamento (NP), no Subsistema NOVO CPR, utilizando, no campo Situação, o código de definição, DSP215 (Despesas c/ Aquisição de Bens Intangíveis), gerando registro automático na conta d. Registro no SIAFI - Inclusão em carga de material (exceto por Aqs Orç ou Trnsf outra UG) SUBITEM XX 001 Obs : - Os evento pode ser utilizado, preferencialmente após consulta à ICFEx de vinculação, para inclusão em carga de material permanente por todos os motivos previstos no art. 72 do R/3 (permuta, produção, etc), exceto por aquisição orçamentária (CPR) ou transferências de outra UG registrada no SIAFI. 6. BENS DE CONSUMO a. Conforme o disposto no Art 53 do R/3, material de consumo é todo item, peça, artigo ou gênero alimentício, que se destina à aplicação, transformação, utilização ou emprego imediato e, quando utilizado, perde suas características individuais e isoladas e que, quando em depósito ou almoxarifado, deve ser escriturado. b. Contas de estoque. A contabilização dos materiais de consumo no ativo varia de acordo com a FINALIDADE que a administração pretende dar ao bem. As principais contas de estoque existentes no Plano de Contas da União de uso das UG vinculadas a 1ª ICFEx são: Produtos Acabados Produtos Manufaturados Produtos Acabados Serviços Acabados 5

6 Estoques para Alienação Produtos para Venda ou Revenda Estoques para Doação e/ou Permutas Mercadorias para Doação Estoques de Distribuição Material de Consumo - Estoque Interno Matérias-Primas Materiais de Acondicionamento e Embalagem Produtos em Andamento Produtos em Elaboração Produtos em Andamento Serviços em Elaboração Importações em Andamento Estoques Internos Almoxarifado Material de Consumo Estoques Internos Almoxarifado - Medicamentos e Materiais Hospitalares (somente UG que possuem farmácia que comercializam medicamentos) c. Registros no SIAFI - aquisição de material de consumo (Desp Orçamentária). Ao receber o material a UG procede a liquidação por intermédio de Nota de Pagamento (NP), no Subsistema NOVO CPR, utilizando, no campo Situação, o código que define o tipo de material adquirido, DSP101 (Despesas com Materiais para Estoque), gerando registro automático na conta , no conta-corrente específico. d. Registros no SIAFI - Entrada de material de consumo por diversos motivos (Exceto por Aquisições Orçamentárias ou Transferências entre UG): 1) Entrada no estoque para uso interno da UG, tais como doação, sobra e retorno de material requisitado e não consumido, etc (utilizar o evento preferencialmente após consulta à ICFEx de vinculação) SUBITEM WW 001 2) Entrada no estoque de distribuição por devolução e outros SUBITEM WW e. Registros no SIAFI - Transferência de material de consumo entre UG. 1) Saída do estoque interno da UG que transfere. UG/GESTÃO EMITENTE: 160XXX / (UG que transfere) FAVORECIDO: 160YYY / (UG que recebe) SUBITEM CNPJ/CPF/UG ) Saída do estoque de distribuição da UG que transfere. UG/GESTÃO EMITENTE: 160XXX / (UG que transfere) FAVORECIDO: 160YYY / (UG que recebe) SUBITEM CNPJ/CPF/UG

7 f. Registros no SIAFI - Recebimento (entrada) de material de consumo transferido por outra UG: 1) Recebimento de material no estoque para uso interno da UG. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG que recebe) FAVORECIDO: 160XXX / (UG que transfere) SUBITEM CNPJ/CPF/UG ) Recebimento de material no estoque de distribuição. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG que recebe) FAVORECIDO: 160XXX / (UG que transfere) SUBITEM CNPJ/CPF/UG g. Registros no SIAFI - Baixa do estoque interno - almoxarifado de materiais por perdas, saída para produção, inservíveis e outros SUBITEM YY h. Registros no SIAFI - Transferência do estoque de distribuição para o estoque interno SUBITEM BENS IMÓVEIS XX00 a. Os bens imóveis sob a gestão do Comando do Exército devem estar registrados no SIAFI nas RM e contabilizados na conta XX IMÓVEIS DE USO ESPECIAL, onde XX é o subitem que enquadrar o tipo de destinação do imóvel. (Macrofunção Imóveis de propriedade da União). b. Os imóveis são implantados no SPIUnet (Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União), sendo de responsabilidade do Chefe da Seção de Patrimônio Regional, a execução, acompanhamento, emissão de inventário e o controle desses bens. c. As UG ao receberem créditos na ND Obras e Instalações, em gestão diferente da UG Principal, deverão, primeiramente, realizar a unificação patrimonial dos valores das despesas executadas, após o que, poderão realizar os lançamentos previstos anteriormente. d. Por ocasião da liquidação da despesa, deverá ser utilizada a conta Obras em Andamento, quando a obra for realizada por execução indireta (inciso VIII do art. 6º da Lei 8.666/93). 7

8 e. No caso das UG que executam obras diretamente (inciso VII do art. 6º da Lei 8.666/93), por ocasião da liquidação da despesa, deverão ser utilizadas as contas Estudos e Projetos, Obras em Andamento e Almoxarifado de Obras, para registro do fato administrativo correspondente. f. Somente os Batalhões de Engenharia de Construção, em princípio, utilizam a modalidade de obra por execução direta, na execução de obras vinculadas a recursos de convênios/destaques, como construção, manutenção de estradas, rodovias, pontes, de responsabilidade de qualquer uma das esferas administrativas. A apropriação deverá ser efetuada na conta (serviços) e/ou (material aplicado nas obras), enquanto a obra estiver em andamento. Quando terminada, deverá ser baixada por meio de NL, tendo em vista tratar-se de benfeitoria em bem de uso comum do povo, não cabendo assim, o registro de acréscimo patrimonial, quando houver. g. As CRO e SRO/RM, também, em princípio, utilizam a conta para contabilizar as despesas com material de expediente e serviços de fiscalizações relacionados a obras. h. Registros no SIAFI: 1) Basicamente são utilizadas as seguintes contas contábeis: Almoxarifado de Obras Obras em Andamento 2) Inicialmente, o material adquirido para a execução da obra deverá ser registrado na conta Almoxarifado de Obras. 3) Quando o material for utilizado, ou seja, na apropriação das requisições de bens e materiais do almoxarifado de obras para aplicação direta, a UG deverá efetuar a transferência para a conta Obras em Andamento, como se segue: UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (própria UG ) IG OU XXYY ) Ao término da obra, se for de conservação, não gerando aumento do valor do imóvel, proceder o registro da baixa de bens imóveis. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (própria UG ) IG OU XXYY ) Em caso de acréscimo patrimonial, a UG deverá transferir o saldo para o Comando da Região Militar, constando no campo observação, as informações esclarecedoras sobre a obra realizada e o registro imobiliário patrimonial RIP, do bem imóvel que teve seu valor acrescido. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (própria UG ) FAVORECIDO: 160XXX/0001(Comando da Região Militar) 8

9 IG OU XXYY ) Caso ocorra registro na conta 14211XX00 na UG 167XXX, deverá ser procedida a unificação patrimonial com a utilização do evento UG/GESTÃO EMITENTE: 167YYY / (UG secundária ) FAVORECIDO: 160XXX/0001 (UG primária) IG OU XXYY 52311KK ) Transferência de sobras de material de obras para o estoque interno da UG. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (própria UG ) IG ou YY SUBITEM ) Regularização da Inscrição Genérica 999. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (própria UG ) IG OU 999 IG OU XX i. Orientação para proceder o cadastramento da inscrição / conta-corrente IM nas contas de BENS IMÓVEIS (Of nr A/2 - SEF, de 23 NOV 98). 1) Por meio da transação >ATUGENER, implantar a Inscrição Genérica IM (Individualização de Imóveis), conforme se segue: a) Após a abertura da tela específica, no vídeo do SIAFI, digitar no campo intitulado TIPO a sigla IM; b) No campo intitulado CÓDIGO, transcrever nos dois primeiros dígitos o código numérico correspondente à Região Militar (01 a 12); nos dois dígitos seguintes (3 o e 4 o ), transcrever uma das siglas seguintes: OC - "Obras de Cooperação" Sigla onde estarão inseridas todas as obras decorrentes de recursos orçamentários recebidos de outros órgãos, por meio de convênios, quando o concedente dos recursos é integrante do SIAFI (Destaques); OM - "Obras Militares" Sigla onde estarão inseridas todas as obras decorrentes de recursos orçamentários do Cmdo Ex gerenciados ou não pela DOM; PT - Imóveis em Poder de Terceiros São as Cessões de Imóveis a Terceiros, respaldados por Termo de Comodato aprovado pela Diretoria de Patrimônio; 9

10 RC - Obras decorrentes de "Recursos de Convênios" Execução de obras onde o concedente não seja integrante do SIAFI (Estados, Municípios, etc), ou seja, quando a SEF descentraliza o crédito e o concedente repassa o numerário; e RI - Obras Executadas com "Recursos Internos" Recursos provisionados pelo Fundo do Exército, os quais se subdividem em 03 (três) tipos: - recursos financeiros captados pelas UG, necessitando apenas de crédito sem subrepasse; - recursos gerenciados pelo DEC; e - recursos autorizados pelo Sr Cmt do Exército. Obs: Os três dígitos finais estão reservados para o número de individualização do imóvel em construção ou construído (numeração seqüencial); c) Sequencial de numeração dentro da sigla RI: - numeração (centena) iniciada com os dígitos 1,3,5, ou 7, para obras autorizados pelo Sr Cmt Ex. Exemplo: Obras determinadas pelo Sr Cmt Ex em UG sediada na 10ª RM: IM 10RI1XX (ou 3XX; 5XX; 7XX); - numeração (centena) iniciada com os dígitos 2,4,6 ou 8, para obras com recursos financeiros captados pela própria UG (necessidade apenas de crédito sem subrepasse). Exemplo: Obra com recursos próprios da UG sediada na 1ª Região Militar: IM1RI2XX (ou 4XX; 6XX; 8XX); - numeração (centena) iniciada com o número 9, para obras gerenciadas pelo DEC com recursos da UG Secundária (167XXX). Exemplo: Obra com essa especificação em UG jurisdicionada a 7ª Região Militar: IM07RI9XX; e - numeração (centena) iniciada com o número 0XX (de 001 à 099), dentro da sigla RI, se constituirá como "Reserva" do Fundo do Exército, a qual só será utilizada com autorização da SEF. Obs: Para as outras siglas (OC, OM e RC) poderá ser utilizada qualquer numeração no formato centena XXX, sequencial por obra construída ou em construção (Rfr: MSG SIAFI nº 1998/ e da DIACO/COAVO/SFC, de 10 e 11 Nov 98, respectivamente, MSG SIAFI nº 1998/523687, de 11 Nov 98, da SEF, MSG SIAFI nº 98/129679, de 03 Abr 98, da SEF, Msg SIAFI nº 2002/629214, de 09 Out 02, da D Cont e Of nº 067 /A-2/SEF, de 23 Nov 98, da SEF). d) No campo TÍTULO deve-se especificar, de forma reduzida, o nome da obra a ser construída. e) No campo DESCRIÇÃO, informar obrigatoriamente, de forma detalhada, as especificações da obra, ou seja, tudo que possa esclarecer questionamentos dos Controles Interno e Externo, inclusive o número do Convênio, quando for o caso. f) É expressamente proibida a utilização da IG 999. j. Quanto a escrituração de bens imóveis, deve ser observado o disposto nas Msg SIAFI nº 2007/ e , de 09 SET 07 e 2007/ , de 27 SET 07, emitidas pela D Cont. 10

11 k. A UG deverá, regularizar, de imediato, saldos registrados na conta Bens Imóveis a Classificar. Essa conta não deverá possuir saldo nos fechamentos contábeis mensais e anual. l. Deve ser confrontado o saldo do Registro Imobiliário Patrimonial - RIP, no SPIUNET, com o saldo contábil no SIAFI conta XX e verificado se o saldo baixado da conta foi agregado ao SPIUNET e migrado para o SIAFI. 8. Compra Centralizada - Material recebido diretamente do fornecedor - Com Empenho e pagamento efetuados por outra UG OP NE Fornecedor UG suprida OB NF/fatura NL a. É a situação em que uma UG realiza a aquisição do material e emite a NE para que outra UG receba o material. b. A UG que realizou a execução orçamentária, deverá realizar a execução financeira (pagamento ao credor), enquanto que a UG que recebe o material, deverá incluí-lo no seu patrimônio. c. A UG suprida que recebe os bens diretamente do fornecedor deverá adotar os seguintes procedimentos: 1) Observar as orientações constantes do RAE (R/3), ao receber o material entregue pelo fornecedor. 2) Proceder uma rigorosa conferência do material recebido, bem como das informações constantes da nota fiscal/fatura. 3) Declarar no verso da nota fiscal/fatura, o recebimento do bem, constando a informação quanto ao número e data da NL emitida com os seguintes registros no SIAFI: Material de Consumo - Estoque Interno UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG que recebe o material) FAVORECIDO: 160XXX / (UG que efetua o pagamento) SUBITEM CNPJ/CPF/UG Material de Consumo - Estoque para Distribuição.UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG que recebe o material) FAVORECIDO: 160XXX / (UG que efetua o pagamento) SUBITEM CNPJ/CPF/UG

12 Material Permanente.UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG que recebe o material) FAVORECIDO: 160XXX / (UG que efetua o pagamento) CNPJ/CPF/UG SUBITEM XX d. Procedimentos da UG que efetuará o pagamento da despesa: 1) Por intermédio do Razão da conta Credores Compras Centralizadas, a UG pagadora verificará o registro do recebimento do material pela UG suprida. 2) Posteriormente, a UG pagadora efetuará o registro da liquidação da despesa, no CPR, baixando o saldo da conta e gerando saldo na conta Fornecedores Do Exercício. A UG em questão deverá conciliar os registros do SIAFI com as informações constantes das NF/faturas, anteriormente ao pagamento da despesa. 9. AQUISIÇÕES - ESTOQUE DE DISTRIBUIÇÃO a. COMANDO REGIONAL E ÓRGÃO PROVEDOR (OP) 1) O Cmdo Regional emite a Nota de Empenho para a aquisição do material/bem. 2) Ao receber o material/bem, o OP procede a liquidação por intermédio de Nota de Pagamento (NP), no Subsistema CPR, utilizando, no campo Situação, o código específico que define o tipo de material adquirido, gerando registro automático nas contas (DSP101) e (DSP101 com contrato) ou (DSP208). 3) Quando da distribuição dos materiais/bens para as UG, o OP utiliza os seguintes registros no SIAFI: a) Evento (Material de Consumo) para baixa do estoque registrado na conta O citado evento motivará registro nas contas trânsito UG1 OP (contas e ) e UG2 Suprida (conta )..UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG OP) FAVORECIDO: 160XXX / (UG Suprida) SUBITEM CNPJ/CPF/UG b) Evento (Material Permanente) para baixa do estoque registrado na conta O citado evento motivará registro nas contas trânsito UG1 OP (contas e ) e UG2 Suprida (conta ). UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG OP) FAVORECIDO: 160XXX / (UG Suprida) CNPJ/CPF/UG SUBITEM

13 SIAFI: b. UG SUPRIDA Ao receber fisicamente o material, a UG emite NL com os seguintes registros no a) Evento (Material de Consumo): informar no campo Favorecido o código do órgão provedor. Esse evento registrará o valor na conta (da UG suprida) e baixará o saldo da conta (da UG suprida) e / (do OP). UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG Suprida) FAVORECIDO: 160XXX / (UG OP) SUBITEM CNPJ/CPF/UG b) Evento (Material Permanente): informar no campo Favorecido o código do órgão provedor. Esse evento registrará valor na conta ou e baixará o saldo da conta (da UG suprida) e / (do OP). UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG Suprida) FAVORECIDO: 160XXX / (UG OP) CNPJ/CPF/UG SUBITEM YY c) Evento (Material de Consumo): esse evento registrará a baixa por consumo, movimentando a conta SUBITEM d) Evento (Material Permanente): esse evento registrará a distribuição do material permanente, baixando o saldo da conta e apropriando o valor na conta específica do material (14212XX00) SUBITEM XXYY DOAÇÃO a. Em se tratando de doação, a UG deverá providenciar o cadastramento do doador, no SIAFI, e formalizar o Termo de Doação (modelo disponibilizado no B INFO nº 04/2006, de 30 ABR 06 1ª ICFEx) e proceder a inclusão em carga do material/bem doado. b. Bens recebidos da Receita Federal por Cessão ou Doação: observar orientações disponibilizadas nos B INFO - 1ª ICFEx nº 07/2005, de 31 JUL 2005, 04/2006, de 30 JUN 06 e 03/2010, de 31 MAR 10 - Anexo B - Port nº 445 Cmt Ex, de 15 AGO 03 e Port nº 012 D Log, de 1º OUT 03, devendo ser destacado, principalmente, o que se segue: 13

14 a quem cabe o contato exclusivo com a Receita Federal (cabe às RM); a avaliação obrigatória do material pela RM; a ratificação ou retificação pelo Cmdo Mil Área das propostas de solicitação de material à Receita Federal e a respectiva intenção de distribuição, elaborada pela RM, após a manifestação do Órgão de Direção Setorial (ODS) quanto à viabilidade de recebimento; e a inclusão obrigatória do material no patrimônio da Unidade: 1) Entrada de bens móveis no imobilizado por doação SUBITEM XX e outros 2) Registro de entrada de material de consumo no almoxarifado por doação SUBITEM c. A UG deverá manter, em arquivo, os Termos de Doação referentes aos bens recebidos/cedidos. 11. SISPATR SISCOFIS SIAFI a. A UG deverá proceder, mensalmente, a análise da compatibilização dos saldos dos Relatórios de Movimentação de Almoxarifado (RMA) e dos Relatórios de Movimentação de Bens Móveis (RMBM) das UG vinculadas com os do SIAFI, utilizando o sistema corporativo denominado SISTEMA GERENCIAL DE ACOMPANHAMENTO PATRIMONIAL (SISPATR), bem como com a existência física do material. b. O SISPATR disponibiliza para consulta os Relatórios Percentual de Compatibilidade para Contas do RMA e do RMB, de Divergência Contábil e o de Depreciação/Amortização que são instrumentos fundamentais para a conciliação das contas patrimoniais. c. A SEF, por intermédio da MSG SIAFI Nº 2003/431190, de 21 JUL 03, determinou às UG a utilização plena do SIMATEx, até 31 DEZ 03 em substituição ao Sistema de Fichas prescrito na Port nº 012-SEF, de 13 DEZ 90 e a outros sistemas informatizados. Em função da aprovação das Normas para o Funcionamento do Sistema de Material do Exército (SIMATEX) pela Port nº 017 EME, 8 MAR 07, a SEF por meio da Port nº 30, de 9 NOV 09, revogou as Port nº 012-SEF, de 13 DEZ 90 e 002-SEF de 17 FEV

15 d. Os Inventários das contas contábeis de materiais de consumo e permanente devem ser, obrigatoriamente, extraídos do SISCOFIS/SIMATEX, não podendo, dessa forma, serem elaborados em outros sistemas informatizados. e. Procedimentos a serem adotados sobre a utilização do SISCOFIS, Módulo OM, por Organizações Militares que desempenham funções análogas às de Órgão Provedor (OP) e que não podem utilizar-se do SISCOFIS, módulo OM: - criar uma dependência depósito no sistema tipo depósito de distribuição (Módulo OM > Cadastrar dependências); - incluir (habilitar para uso) as contas de distribuição necessárias ao uso (Módulo Catálogo > Contas); - nas fichas dos referidos materiais que serão tramitados na situação comentada, deverão ser especificadas as contas de estoque de distribuição respectivas a cada material (Módulo Material de Consumo > Cadastrar Fichas); - criar uma dependência uso que represente as OM para as quais serão distribuídos os materiais, utilizando a mesma no momento da saída do material para as respectivas OM; e - a Guia de Remessa, no entanto, deverá ser confeccionada manualmente (por meios próprios e não pelo SISCOFIS OM), uma vez que o mesmo não possui essa funcionalidade. f. As entregas de material deverão ser efetuadas mediante pedido eletrônico, via SISCOFIS. g. A UG deverá possuir sempre instalada a última versão do SISCOFIS. h. Os RMA e RMBM deverão ser extraídos, mensalmente, do SISCOFIS e arquivados na UG. i. Nas liquidações de materiais de consumo e bens permanentes, no SIAFI CPR, tem que ser informado o Centro de Custos (CC) MATERIAL DE USO DURADOURO (BIBLIOGRÁFICOS SI 46 e MATERIAL DE INTENDÊNCIA SI 20,23 E 27) a. Registros no SIAFI - Aquisição/Recebimento por transferência. Os materiais são adquiridos e/ou recebidos utilizando-se a conta contábil Material de Consumo Conta-Corrente XX. Quando da distribuição deverá ocorrer a reclassificação para conta contábil Material de Uso Duradouro, de acordo com Manual do SIAFI Recebido por Transferência. UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG que recebe) FAVORECIDO: 160XXX / (UG que transfere) (quando da apropriação do valor em trânsito) SUBITEM CNPJ/CPF/UG (Quando da distribuição o material para uso a ser classificação na conta ) SUBITEM

16 Obs: Subitem da despesa (20, 23, 27 e 46). b. Recolhimento de material de uso duradouro para Almoxarifado para processo de descarga SUBITEM DESCARGA E TRANSFERÊNCIA DE MATERIAL PERMANENTE a. Ao contrário da inclusão no patrimônio, a descarga representa tudo aquilo que resulta em uma variação diminutiva no patrimônio da UG. b. Os procedimentos administrativos para a descarga de bens do patrimônio estão descritos nos art. 85 ao 95, do RAE e decorrem principalmente dos seguintes motivos gerais: - inservibilidade para o fim a que se destina, não sendo susceptível de reparação ou recuperação; - perda ou extravio; - furto ou roubo; e - outros motivos transferências, recolhimentos, etc.). c. Registro no SIAFI - Descarga de material permanente 1) A descarga de material permanente, no SIAFI, ocorre por um dos motivos relacionados no art. 85, do RAE, exceto recolhimento/transferência (de propriedade). 2) O material, inicialmente, deverá ser recolhido ao Almoxarifado e registrado na conta (Bens Móveis Inservíveis). Como exemplo, apresentaremos, a seguir, os procedimentos contábeis para a descarga de um microcomputador: - valor de aquisição: R$ 100,00 - valor da depreciação acumulada: R$ 20,00 - valor líquido contábil: R$ 80,00 FAVORECIDO: (não preencher) SUBITEM Obs: O valor a ser descarregado deverá ser o valor líquido contábil. 16

17 seguir: 3) Para a efetivação da descarga deverá ser emitida NL, conforme o exemplo a FAVORECIDO: (não preencher) SUBITEM Obs: Na Classificação 2 poderá ser informada qualquer uma das contas XX relacionadas na transação >CONCONTA, no SIAFI. No exemplo, foi realizada uma descarga de material por inservibilidade. d. Transferência de saldo da conta Bens Móveis a Reparar para a conta Bens Móveis Inservíveis FAVORECIDO: (não preencher) SUBITEM e. Registro no SIAFI - Transferência de material permanente para outra UG Considerando a transferência de um microcomputador com valor patrimonial de R$ 100,00, valor da depreciação igual a R$ 20,00 e valor líquido contábil de R$ 80,00. 1) Transferência do valor patrimonial para a conta contábil Bens Móveis em Almoxarifado Estoque Interno. FAVORECIDO: (não preencher) SUBITEM ) Transferência do material para outra UG UG/GESTÃO EMITENTE: 160YYY / (UG que transfere) FAVORECIDO: 160XXX (UG que recebe) CNPJ/CPF/UG SUBITEM Obs: O valor a ser transferido deverá ser o valor líquido contábil. 17

18 14. RECEBIMENTO DE MATERIAL DESCARREGADO POR TRANSFERÊNCIA - COM ALTERAÇÃO a. Recebimento do material (essa informação também deve figurar no material de consumo). A UG deverá lançar a NL de recebimento assim que o material transferido der entrada nos depósitos e fazê-lo sempre pelo valor total da NL de transferência, ainda que o material não tenha sido analisado pelo encarregado do depósito ou pela Comissão de Recebimento, ou seja, mesmo sem a verificação das possíveis alterações. Após a conferência (recebimento efetivo) do material, as alterações encontradas poderão ser estornadas, de acordo com a Parte de Recebimento do material pelo Encarregado do Depósito ou o TREM da Comissão. b. Registro no SIAFI - Estorno do material não recebido (encontrado com alteração). Com base no documento de recebimento (Parte/TREM), fazer o estorno do material não recebido (com alteração), pelos motivos descritos no documento. Cópia desse Termo deverá ser enviada à UG que transferiu o material. Emitir NL conforme o exemplo a seguir: UG/GESTAO EMITENTE: (UG que recebeu) FAVORECIDO : (UG que transferiu) CNPJ/CPF/UG SUBITEM XX Obs: XX poderá ser 01 (estoque interno) ou 02 (estoque de distribuição). c. Registro no SIAFI - Estorno do lançamento (material encontrado com alteração). A UG que transferiu o material deverá emitir NL, conforme o exemplo a seguir, com o valor do material não recebido: UG/GESTAO EMITENTE: (UG que transferiu) FAVORECIDO : (UG que iria receber) CNPJ/CPF/UG SUBITEM XX d. Registro no SIAFI: apuração do fato (material encontrado com alteração). A UG deverá proceder à apuração das causas das falhas entre a transferência e o recebimento, transferindo o saldo da conta XX - Bens móveis em Almoxarifado para a conta Bens em Processo de Localização, por meio da emissão de NL conforme o exemplo a seguir: CNPJ/CPF/UG SUBITEM XX

19 Obs: - na Inscrição 1 deverá ser informada a UG que apontou as alterações do não recebimento; e - XX poderá ser 01 (estoque interno) ou 02 (estoque de distribuição). e. NL da baixa do material com alteração. Adotadas as providências administrativas cabíveis para apuração das alterações apontadas no TREM, a UG deverá providenciar a baixa do bem pelo motivo apurado no processo administrativo, conforme se segue: CNPJ/CPF/UG Obs: Na Classificação 2 foi utilizada, como exemplo, a conta que demonstra que o material foi baixado do patrimônio pelo motivo de perda. 15. DEPRECIAÇÃO a. Definição. É a redução do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso, ação da natureza ou obsolescência. b. Legislação a ser obsevada: - Macrofunção (Reavaliação, Redução a Valor Recuperável, Depreciação, Amortização e Exaustão na Administração Direta da União, Autarquias e Fundações); - Cartilha de Depreciação elaborada pela Diretoria de Contabilidade (D Cont); e - Msg SIAFI emitidas pela Coordenação Geral de Contabilidade da Secretaria do Tesouro Nacional (CGCont), D Cont e ICFEx. c. Registro no SIAFI. A depreciação deverá ser registrada, no SIAFI, preenchendo os campos da NL, conforme se segue: UG/GESTÃO EMITENTE: 160XXX FAVORECIDO: 160XXX (a mesma UG acima) OBSERVAÇÃO: Apropriação de despesa de depreciação mensal (referente ao mês /11) conforme Relatório Sintético de Depreciação, de / /, do SISCOFIS OM Obs: No campo Classificação 2 a UG deverá informar a conta contábil referente aos bens móveis em uso pela UG, registrando o valor disponibilizado no Relatório Sintético de Depreciação extraído do SISCOFIS. No caso acima, a conta e o valor de R$ 0,01 foram informados como exemplo. 19

20 d. A depreciação será iniciada no mês seguinte à aquisição, incorporação e/ou sua efetiva utilização, não devendo haver depreciação em fração menor que 1 (um) mês. e. Para a geração da depreciação mensal dos bens móveis em uso, deve ser acessado o aplicativo SISCOFIS OM, na versão atualizada pelo CDS e disponibilizada para as OM, no site do COLOG. f. SISCOFIS OM módulos responsáveis pela execução da depreciação: - Parametrização Nível Conta; - Parametrização Nível Ficha; - Reavaliação / Redução do Valor Patrimonial; - Depreciação; - Relatório Analítico de Depreciação; - Relatório de Depreciação (por Conta Contábil); e - Relatório Sintético de Depreciação (para auxílio na confecção da NL). g. Registro da depreciação no SIAFI período. O prazo para o registro da depreciação mensal é até o 2º dia útil do mês subsequente ao mês de referência. h. A UG deverá publicar em Aditamento ao Boletim Interno as informações constantes do Relatório Sintético de Depreciação, fazendo referência ao nº da NL que apropriou a depreciação no SIAFI. i. Tabela de eventos para depreciação SITUAÇÃO EVENTOS Registro da depreciação, amortização e exaustão do ativo imobilizado Pela baixa da depreciação acumulada e apuração do valor líquido contábil de bens imóveis Pela baixa da depreciação acumulada e apuração do valor líquido contábil de bens móveis Registro de depreciação de exercícios anteriores Reversão de depreciação, amortização e exaustão registrada em exercícios anteriores j. A DEPRECIAÇÃO e o SISCUSTOS Será considerado custo somente o valor mensal da depreciação de bens móveis. Exemplo: - aquisição de um veículo: será considerado custo o valor da depreciação mensal. Obs: Quando da aquisição de material de consumo será considerado custo o valor total da aquisição. 20

21 16. OBSERVAÇÕES RELEVANTES ATENÇÃO!!!! a. Os bens móveis permanentes adquiridos pelas UG, a serem utilizados em eventos de qualquer natureza, independente de situação futura, deverão ser incluídos em carga e registrados contabilmente no patrimônio da UG adquirente do material, e quando da distribuição à outras UG/OM, os materiais devem ser relacionados e controlados, com o intuito de, posteriormente, e se for o caso, serem procedidas as devidas transferências patrimoniais. b. Os valores referentes aos materiais classificados no subitem 99 (ex: ) não podem ultrapassar 5% (cinco por cento) do item (ex: ; ; ; etc), pois, caso ocorra, irá gerar, no SIAFI, INCONSISTÊNCIA CONTÁBIL. A não regularização da inconsistência, até a data do fechamento contábil para a UG, motivará o registro da Conformidade Contábil Com Restrição por parte da ICFEx. c. A UG deverá evitar classificar materiais no subitem 99. Caso tenha dificuldades, consultar a ICFEx, por meio de mensagem SIAFI. d. Na Nota de Lançamento (NL), que registrar, no SIAFI, a movimentação do material, deverá constar o n do Bol Adm ou Adt ao BI autorizativo. e. A baixa, por consumo de material, no SIAFI, de acordo com determinação da D Cont, deverá ser realizada semanalmente (B Info 10 e 12/1994, B Info 05/2002 e B Info 06/2006, da 1ª ICFEx). f. O material inservível, aguardando homologação de descarga, deverá ser registrado na conta Bens Móveis Inservíveis. g. Existem materiais com fabricação específica para as Forças Armadas, que devem ser classificados de acordo com as diretrizes das respectivas Diretorias (B Info 06/94). h. Toda movimentação de material deverá ser publicada em Boletim Interno/ Aditamento ao Boletim Interno/Boletim Administrativo, autorizando o devido registro no SISCOFIS e no SIAFI. i. Os materiais/bens que comporão o patrimônio da UG, deverão ser classificados de acordo com as contas contábeis relacionadas, no SIAFI, na transação >CONCONTA. j. Diligências da ICFEx devem ser solucionadas e respondidas com a máxima urgência. k. As mensagens de orientação recebidas, bem como os Boletins Informativos recebidos, deverão ser arquivados na Fiscalização Administrativa. l. Todos os bens de consumo e permanentes que forem adquiridos, recebidos por transferência ou doação e outros, pela UG, independente do local onde estiverem sendo utilizados, deverão ser registrados no SISCOFIS e no SIAFI, devendo ser publicado em Boletim Administrativo o tipo do bem, a quantidade, o valor, o local e o motivo da alocação do bem. m. Todo material permanente em uso, deve ser etiquetado, conforme Etiqueta de Controle de Material Gerada pelo SISCOFIS OM, de acordo com o modelo a seguir: 21

22 Etiqueta de Controle de Material Gerada pelo SISCOFIS OM NR PATR: 2097 NR FICHA: 243 NEE: CONJUNTO? SIM/NÃO NOME: CADEIRA EXECUTIVA GIRATÓRIA NR SÉRIE: POSSUI/NÃO POSSUI OM: 555º BATALHÃO DE INFANTARIA DEPENDÊNCIA: SETOR FINANCEIRO NUMERO: POSSUI/ NÃO POSSUI n. O material inservível, ao ser descarregado, não deve permanecer na UG (Almoxarifado ou Seção). o. O material entregue pelos fornecedores deve ser examinado e conferido de acordo com as especificações constantes do empenho (liquidação). p. Proceder o inventário e lavrar termos de responsabilidade sempre que houver mudança de responsável pela guarda de bens e valores em Almoxarifado. q. Verificar a existência de contas contábeis de materiais de consumo, com saldos inalterados por um longo período, verificando a existência física do material estocado no almoxarifado. r. O Setor de Aprovisionamento deve atualizar o SISCOFIS tempestivamente: entrada de gêneros imediatamente após o recebimento (liquidação) e, diariamente, a saída. s. Os usuários do Sistema de Controle Físico SISCOFIS devem utilizar as funcionalidades do Sistema, realizando as movimentações de material (baixa de almoxarifado) com os respectivos Centros de Custos CC, informando o código de CC específico (não pode informar 999). t. O responsável pelo SISCOFIS deverá atualizar, mensalmente, o catálogo de CC de sua Unidade. u. Os bens móveis permanentes das OM vinculadas deverão estar registrados nas contas específicas de bens móveis em uso, não devendo constar registro na conta Bens Móveis em Poder de Outra Unidade ou de Terceiros. v. Observar, atentamente, as atribuições das UG definidas pela Diretoria de Contabilidade (D Cont), a fim de evitar prejuízos à UG ( 22