Chegou a Hora de um Novo Sistema ERP? Os Cinco Elementos Principais para a Decisão. Cortesia de:

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1 Chegou a Hora de um Novo Sistema ERP? Os Cinco Elementos Principais para a Decisão Cortesia de:

2 Introdução Não importa em que negócio ou segmento você atue, em algum momento você irá se perguntar: "Chegou a hora de mudar nosso sistema de ERP ou devemos continuar com o atual?" Não é uma pergunta fácil de responder. Se você decidir manter seu sistema atual, pode arriscar ficar para trás em termos de tecnologia e funcionalidade. Por outro lado, se decidir mudar seu ERP, enfrentará grandes investimentos, irá passar por vários tipos de contratempos na organização e ainda correrá o risco do insucesso da implantação. Qual é a resposta certa para sua empresa? Nos últimos 15 anos, a SoftResources ajudou centenas de organizações a atravessar o processo de seleção de softwares. O processo de avaliação de cada empresa considerou análises sobre seus problemas específicos. Cada uma delas teve razões diferentes para continuar com o sistema atual ou para realizar a mudança. Em muitos casos, a decisão se deveu a cinco elementos para a decisão. Os 5 Elementos para a Mudança Processos de Negócios. Processos de negócios baseados em sistemas de ERP mais antigos e inflexíveis se tornam limitados. Tecnologia de Sistemas. A tecnologia se torna obsoleta, dificultando a integração e causando uma perda de vantagens tecnológicas estratégicas. Fornecedor de Software. Mudanças no fornecedor de software, como fusões e aquisições, têm impacto direto nos recursos do software e sua orientação futura. Relatórios. Sistemas mais antigos estão freqüentemente cheios de informação que não podem ser acessadas sem que seja consumida uma quantidade significativa de tempo, energia e esforços. Custo Total de Propriedade. O custo total de propriedade do sistema atual justifica o custo de adquirir um novo sistema. Se sua empresa encontrou desafios nessas áreas, considere selecionar e implantar um novo sistema ERP. Processos de Negócios Recentemente perguntamos ao CEO de uma grande organização multinacional por que eles estavam mudando seu sistema de ERP. "Para melhorar nossos processos de negócios", ele respondeu, declarando que uma das maiores empresas do mundo precisava mudar seus sistemas de ERP. À medida que você avalia seu sistema ERP em relação aos processos de negócios, deve primeiramente analisar quais processos incorretos/ineficazes de negócios são causados pelo seu sistema ERP; e depois identificar o número de processos paralelos os usuários dos sistemas criaram para trabalhar com seu ERP. Se você encontra problemas de processos significativos nessas áreas, uma mudança para um sistema de ERP moderno pode ser benéfica para sua organização. Processos Incorretos Resultantes do Sistema ERP A funcionalidade e os recursos inerentes ao seu software ERP têm um grande impacto nos seus processos de negócios. À medida que avalia a eficácia do seu sistema atual, você deve primeiramente revisar os processos de sua atividade principal para determinar se eles permitem uma eficiência e uma produtividade máximas. Se não, investigue se o sistema de software impõe limites aos seus processos. Seus usuários dizem "Só faço isso porque é assim que o sistema quer que eu faça"? Quando os sistemas de ERP foram introduzidos, há 20 anos, eram rígidos em suas funcionalidades. Eles forçavam empresas a adaptar processos de negócios às exigências do software, ou obrigava as empresas a personalizar significativamente o software para que ele atingisse suas necessidades específicas. No entanto, os processos de negócios evoluíram com o passar do tempo, enquanto o software permanece estático. Isso causa uma disparidade entre a forma como o software foi inicialmente implantado e as novas exigências do negócio. Essa evolução continua até o ponto em que os processos no sistema chegam a limitar a capacidade dos usuários de conduzir o negócio de forma eficiente. Assim como no caso do CEO, citado anteriormente, essa é uma razão importante pela qual sua empresa pode terminar implantando um novo sistema de ERP.

3 Novas aplicações de softwares de negócios oferecem processos de negócios flexíveis baseados em práticas recomendadas e ferramentas de processos como fluxo de trabalho. Fluxo de trabalho é a capacidade de definir e mudar fluxos de processos dentro do sistema. Isso inclui muitos recursos, como roteamento eletrônico de documentos, notificação de evento e processos automatizados baseados em disparadores. Muitos fornecedores de ERP oferecem fluxos de trabalho flexíveis baseados em regras que permitem que os negócios criem processos personalizados com base em suas operações. Esses fluxos de trabalho podem ser mudados à medida que as preferências e exigências evoluem. Em alguns dos sistemas mais sofisticados, usuários avançados podem até mesmo diagramar e implementar novos fluxos de trabalho com tecnologia arrastar e soltar. Essa flexibilidade permite ao sistema ERP evoluir com as mudanças dos processos de negócios e com as práticas da sua empresa e da sua indústria. Criação de Sistemas Paralelos Quando os usuários sentem que as ineficiências do sistema ERP se tornaram incômodas demais, eles encontram outras formas de realizar o trabalho. É natural que as pessoas tomem para si a responsabilidade mesmo sem autorização de descobrir soluções para os problemas através de sistemas paralelos que melhoram sua produtividade pessoal. Esses sistemas são tipicamente criados usando ferramentas externas, como planilhas e bancos de dados. Esses sistemas dão aos funcionários controle sobre dados, mas também acabam criando ilhas isoladas de dados. O resultado são sistemas redundantes, entradas de dados duplicadas e a necessidade de reconciliar os sistemas para minimizar a possibilidade aumentada de erros. Em alguns casos, a gerência nem está ciente de que sistemas paralelos existem. Enquanto analisa a eficiência do seu sistema atual, você deve identificar que trabalho está sendo feito fora do seu sistema de ERP. Quanto mais planilhas e bases de dados você encontrar, mais você é candidato a um novo sistema. A implementação de um novo software pode trazer muitos benefícios a organizações que possuem vários sistemas paralelos. Primeiro, um sistema de ERP moderno permite que todos os dados e informações essenciais sejam inseridos em uma base de dados central, permitindo a geração de relatórios mais facilmente e minimizando as chances de erros. Segundo, fazer parte de um processo de seleção permite que a organização trabalhe junto como um todo. Usuários têm maior autonomia quando participam de discussões sobre a definição das exigências. Eles se sentem parte da implementação porque contribuíram para a decisão. Finalmente, uma nova implementação traz um novo olhar sobre seus processos de negócios. No planejamento da implementação, deve haver um equilíbrio entre mudar processos estabilizados para obter vantagem dos recursos inerentes do software e modificações no software para se adaptar a funcionalidades essenciais exigidas por sua organização. Principais Considerações Sobre Processos de Negócios Enquanto avalia os efeitos do seu software ERP atual sobre seus processos de negócios, você deve considerar as seguintes questões: A eficiência e a produtividade dos seus processos de negócios atuais estão diminuindo? Os processos de negócios podem compensar ineficiências no sistema de ERP? Eles foram ditados pelo sistema devido à falta de funcionalidade? Suas exigências de negócios mudaram com os anos, fazendo com que as razões pelas quais você escolheu seu sistema atual não sejam mais válidas? Os usuários criaram muitos sistemas paralelos e alternativas fora do ERP? A implementação de um sistema de ERP permite que a sua empresa obtenha vantagem de novos recursos, funcionalidades e idéias novas. Um parceiro de implementação que entenda sua indústria é um excelente recurso para implementar eficientemente o sistema e efetivamente definir seus processos de negócios. A seleção e a implementação de um sistema de ERP moderno pode reduzir processos manuais, eliminar redundâncias e reduzir documentações em papel, dando à sua empresa a oportunidade de: Revisar todos os processos de negócios e determinar quais são exigidos, quais podem ser modificados e quais podem ser eliminados. Identificar e eliminar redundância e entradas manuais de dados. Padronizar processos de negócios em todos os departamentos. Adotar as práticas recomendadas disponíveis no novo software para obter maior eficiência em relação às formas atuais de fazer negócios. Fazer uso da funcionalidade de fluxo de trabalho flexível para obter vantagem de processos de negócios automatizados, roteamento de documentos, eventos e alertas.

4 Tecnologia do Sistema A tecnologia do software muda rapidamente. Um grande exemplo disso é que, em apenas alguns anos, a tecnologia de interface do usuário progrediu das telas verdes dos anos de 1980 até as interfaces gráficas aponte-e-clique do Windows dos anos de 1990, até o visual de navegador da web de hoje, com hiperlinks e barras de pesquisa. Isso significa que você precisa de um sistema de software que acompanhe as novas tecnologias, fazendo com que você possa continuar sendo competitivo. Na sua avaliação em relação à tecnologia do seu sistema de ERP, os cinco elementos-chave para a decisão são integração, disponibilidade de suporte e recursos e personalização. Integração Muitas empresas com sistemas de ERP antigos têm muitos sistemas de software auxiliares que lidam com vários aspectos do negócio porque têm autonomia departamental ativada para seus sistemas, ou porque têm as necessidades que o fornecedor do software ERP principal não pôde oferecer no momento em que a empresa adquiriu os sistemas. As informações desses sistemas devem ser passadas de e para o centro financeiro ou o sistema de ERP. Empresas que não contam com uma integração abrangente de sistemas têm dificuldades para gerenciar dados em vários locais, têm custos adicionais para fazer atualizações de softwares de distintos fornecedores e têm que empregar profissionais de TI focados na manutenção das integrações entre os sistemas. Nos últimos anos, sistemas de ERP modernos tentaram resolver esses problemas de integração ao expandir seus recursos funcionais. O objetivo é ser uma funcionalidade integrada completa para substituir sistemas autônomos diversos. Para estender ainda mais a funcionalidade de ISVs (fornecedores de software independentes) oferecem dispositivos complementares específicos para cada indústria que são estreitamente integrados à aplicação do ERP principal. Para essas organizações que ainda requerem aplicações de terceiros, fornecedores de ERP oferecem IPAs (interfaces de programas de aplicações), que são ferramentas de integração poderosas. Disponibilidade de Suporte e Recursos Enquanto avalia a tecnologia do software que está usando, você deve considerar os recursos que estarão disponíveis para lhe dar suporte nos próximos 7-12 anos. Sua equipe de TI atual investiu tempo para adquirir conhecimentos sobre a tecnologia dos seus sistemas atuais. Alguns irão receber uma mudança para novas tecnologias de braços abertos. Para outros, uma mudança na tecnologia pode ser extremamente difícil. Na verdade, já vimos funcionários deixarem organizações por causa de uma mudança na tecnologia. Você precisa conhecer a cultura do seu pessoal de TI para determinar se uma mudança na tecnologia seria possível. Encontrar recursos futuros para dar suporte à sua tecnologia também pode afetar sua decisão. Faculdades e universidades já não ensinam mais algumas tecnologias mais antigas, fazendo com que cada vez menos pessoas possam oferecer suporte a elas. Observe cuidadosamente sua tecnologia e os recursos disponíveis para dar suporte ais seus si temas no longo prazo. Personalização Nos primórdios da computação, empresas construíam softwares personalizados do zero para administrar seu negócio. Isso criava um sistema muito funcional, mas que era projetado sem considerar atualizações tecnológicas ou a possibilidade de integração com sistemas mais novos. Esses sistemas tinham uma tendência a ser tão focados em necessidades específicas que mudanças em processos de negócios ou na indústria faziam com que se tornassem ineficientes rapidamente. Os sistemas de ERP foram prevalecendo nos anos de 1990 e as empresas descobriram que, apesar de o software ERP oferecer a maioria das funcionalidades geralmente necessárias, existiam determinadas exigências que não estavam disponíveis na forma padrão. Fornecedores ofereciam personalizações para atender a essas necessidades específicas que exigiam mudanças no códigofonte, mas acabavam levando a empresa para o caminho das atualizações. Isso significa que, com o passar do tempo, a empresa ficava com funcionalidades e tecnologias ultrapassadas, sem nenhum suporte.

5 Outros desafios para empresas com aplicações personalizadas incluem: Conhecimento concentrado em poucos. As pessoas que ajudaram a desenvolver e definir as exigências do sistema são as únicas pessoas que podem fazer o sistema funcionar de forma contínua. Documentação técnica. Recursos externos têm dificuldade em suportar a aplicação porque não é bem documentado. Se a documentação existe, ela é geralmente muito genérica e não soluciona problemas específicos que possam surgir. Treinamento. Somente aqueles funcionários com conhecimento podem treinar novos funcionários, e o treinamento contínuo é mínimo. Sistemas de ERP mais novos avançaram bastante em oferecer funcionalidades expandidas para necessidades específicas. Além disso, eles oferecem ferramentas para modificar o software, em vez de personalizá-lo. Modificações permitem à sua empresa realizar mudanças no software independentemente do código-fonte. Campos definidos pelo cliente são projetados no sistema, que permitem inserção e geração de relatórios de dados específicos que você deseja capturar. O resultado final é que modificações podem ser feitas no software sem se afastar do caminho de atualização, permitindo obter vantagens dos novos recursos e tecnologias sem perder as principais funcionalidades necessárias para administrar seu negócio. Principais Considerações Sobre a Tecnologia do Software Ao avaliar o impacto que sua tecnologia tem na organização, você deve considerar as seguintes perguntas: A tecnologia que você está usando hoje é um ativo para sua empresa? Que problemas de integração você tem atualmente? Eles podem ser aliviados com uma única solução ERP? Quais são as competências de sua equipe de TI? Eles estão dispostos a adotar uma nova tecnologia? Que outros recursos de suporte estão disponíveis para a tecnologia que você está usando (ou considerando)? Você personalizou tanto seu software que saiu do caminho de atualização e falta suporte para sua versão do software? Adquirir um novo software de negócios dará a sua empresa a capacidade de: Obter benefícios de novas competências para tornar a tecnologia uma vantagem competitiva para sua organização. Realizar modificações e ainda permanecer no caminho de atualização. Acompanhar as necessidades tecnológicas de sua indústria. Identificar e eliminar redundâncias e entradas de dados manuais em diferentes sistemas. Obter dados mais precisos. A tecnologia ERP deveria ser um ativo estratégico para sua organização. Você deveria poder obter vantagens dos principais avanços tecnológicos para aumentar sua capacidade de atender a seus clientes e aumentar o faturamento. Quando você adquire um sistema ERP, não está adquirindo somente um produto estático. Você está, na verdade, formando um relacionamento com o fornecedor na qual eles continuam a desenvolver e dar suporte ao software de maneira que serão úteis a você por muitos anos.

6 Fornecedor do Software Às vezes, a razão pela qual uma empresa muda seu sistema de ERP não tem nenhuma relação com o software em si ou com os processos de negócios associados a eles. Tem a ver com o que está acontecendo com o fornecedor de software. Dois fatores principais têm um grande impacto na decisão de muitas empresas de mudar para um novo sistema, o desenvolvimento e suporte de software do fornecedor, e o efeito de uma fusão ou aquisição de um fornecedor. Desenvolvimento e Suporte de Software Quando você adquire um sistema de ERP, não está somente adquirindo um produto estático. Você está na verdade formando um relacionamento com o fornecedor, na qual eles continuam a desenvolver e dar suporte ao software de uma maneira que serão úteis para você por muitos anos. As taxas anuais de manutenção que você paga financiam novas funcionalidades, atualizações tecnológicas e suporte. Ao avaliar seu sistema atual, você deve investigar o que o fornecedor fez para aumentar tanto a funcionalidade quanto a tecnologia do produto, prestando atenção se essas melhorias são significativas para sua organização. Você está pagando uma taxa de manutenção anual significativa e quer funcionalidades e tecnologias que sejam úteis para você. As melhorias têm sido um ativo estratégico para sua organização, ou o fornecedor está criando novas funcionalidades que não atendem a suas necessidades? O suporte do fornecedor também é um elemento importante a se considerar. Quando uma empresa sente que não está obtendo o suporte adequado de seu fornecedor, ela começa a procurar outras opções de suporte. Isso pode incluir trazer o suporte para dentro da empresa ou buscar outra organização que ofereça suporte. Se a insatisfação com o fornecedor se tornar grande demais, algumas empresas terminam interrompendo seus pagamentos de manutenção. Eles podem achar muito caras, ter muitas personalizações, ou não enxergar o valor em estar usando a versão mais recente do software. Com o tempo, o sistema se torna obsoleto e eles chegam ao ponto onde não se pode mais oferecer suporte a suas versões. A empresa gradualmente perde sua eficiência operacional e finalmente descobre que está tão ultrapassada e existem tantos riscos de perda de dados e falhas no sistema que ela começa a buscar um novo sistema. Aquisições de Fornecedores de ERP Na última década, fornecedores de software ERP passaram por várias fusões e aquisições que alteraram o cenário do fornecedor. Isso resultou em mudanças de propriedade de muitos pacotes de software. Fusões de fornecedores de ERP têm impacto direto sobre todo usuário de produtos de software envolvido. Ao adquirir outras empresas, fornecedores de software têm estratégias diferentes para os sistemas de ERP que eles adquirem. Em alguns casos, eles continuam a vender, manter e fazer atualizações como se fossem uma companhia autônoma. Isso significa pouca mudança na relação com seus consumidores. Em outros casos, eles adquirem produtos para a base de usuário, e apesar de continuarem a dar suporte ao produto por um tempo, não investem nele nem o melhoram. O objetivo desse tipo de aquisição é mover a base de usuário para outro produto do portfólio do fornecedor de software. Para isso, eles oferecem uma taxa de migração reduzida e então extraem taxas de manutenção da base de usuário até que a maioria dos usuários deixe o sistema e o faturamento obtido não justifique mais o custo do suporte continuado. Nesse momento, eles começam a desativar a aplicação e os usuários são forçados a mudar para um dos outros produtos do fornecedor do software ou escolher outro fornecedor. Logo após seu produto do software ter sido adquirido por um fornecedor concorrente, é geralmente muito difícil prever o que irá acontecer. O fornecedor pode ainda nem ter elaborado uma estratégia para o produto. Isso significa que você tem um ou dois anos sem mudanças significativas no suporte. Mas com o passar do tempo, a estratégia do fornecedor se solidifica, e você irá notar mudanças em sua cultura, direção e suporte. Nesse momento, você deve avaliar se o fornecedor ainda é adequado para sua empresa ou se as mudanças de propriedade justificam a seleção e implementação de um novo sistema.

7 Principais Considerações Sobre o Fornecedor do Software Ao avaliar o impacto do fornecedor do software no seu sistema de ERP e na sua organização, você deve ter em mente as seguintes questões: As atualizações às funcionalidades e à tecnologia têm sido úteis para sua organização? As atualizações exigem muitos recursos, tempo e dinheiro para serem implementadas? O fornecedor lhe dá suporte adequado? O software é financeiramente estável? Qual é o histórico do software? Ele foi adquirido várias vezes? O fornecedor está mantendo bons níveis de vendas ou estão simplesmente dando suporte a clientes antigos? Você se sente confortável trabalhando com esse fornecedor? Ele combina com a cultura da sua empresa? Essas questões não são totalmente quantificáveis. Na realidade, algumas das respostas serão baseadas em intuição. Avaliar um fornecedor de software é mais do que somente avaliar seu produto de software. Trata-se de uma avaliação de pessoas quão bem você trabalha com eles e quão bem eles lhe dão suporte. Um fornecedor estável com uma boa base de instalação, um produto em constante desenvolvimento, e aproximação cultural pode ser um ativo estratégico para você por muitos anos. Adquirir um novo sistema de software de negócios deve dar a sua empresa a oportunidade de: Manter um relacionamento com um fornecedor de software que irá desenvolver a funcionalidade e tecnologia de maior interesse para sua organização. Obter suporte apropriado para seu investimento em ERP. Ter um fornecedor financeiramente estável para dar suporte ao seu software por muitos anos e diminuir os riscos de aquisição. Ajudar-lhe a focar em obter uma boa combinação cultural para sua empresa. Geração de Relatórios A geração de relatórios é um dos principais motivos pelos quais empresas adotam um novo sistema de software. Sistemas de ERP mais antigos coletam dados muito bem, mas têm dificuldades em recuperar dados para fins de geração de relatórios. Para transformar um sistema de ERP em um ativo estratégico, os dados que residem no sistema precisam ser dispostos de uma forma prática para se tomar decisões em tempo e bem-informadas. As principais questões enfrentadas por empresas em relação a relatórios são consultas ad hoc, atrasos nos relatórios e gráficos. Consultas Ad Hoc Consultas ad hoc são um dos fatores mais limitadores dos sistemas de ERP mais antigos. Muitas organizações acreditam que gerar relatórios é trabalhoso e demorado. Pelo fato de sistemas antigos dependerem de relatórios previamente configurados, é muito difícil criar uma visão diferente dos dados. Se a gerência precisa de um relatório não-padrão, a equipe de TI é freqüentemente solicitada para criá-lo. Isso os afasta de outros projetos e atividades de trabalho. Na verdade, algumas organizações têm inclusive um grupo de TI cujo único propósito é elaborar e executar relatórios para a gerência executiva. Sistemas de ERP moderno oferecem recursos de geração de relatórios bastante flexíveis. Na verdade, esses recursos de geração de relatórios se tornaram tão amigáveis para o usuário que, com um treinamento mínimo, os usuários finais podem realmente juntar suas próprias consultas ad hoc constantemente. A geração de relatórios e recursos analíticos ad hoc permite aos usuários produzir relatórios para o gerente executivo, o gerente financeiro, gerente de operações, e para exigências regulatórias da indústria e do governo. Além dos recursos padrões de geração de relatórios de consultas, integrações a ferramentas como OLAP (online analytical processing - processamento analítico online) permitem exportar dados para um "cubo de dados" que pode ser usado para fazer o que quiser com os dados, de várias maneiras, oferecendo visões inovadoras para o desempenho da sua empresa.

8 Atrasos na Geração de Relatórios Para facilitar a eficiência transacional, muitos relatórios de sistemas mais antigos são executados em lotes, geralmente durante a noite, após a atualização dos dados no sistema. Isso significa que os dados não estão disponíveis em tempo real. Solicitações podem ficar acumuladas durante períodos de intensa geração de relatórios, como a proximidade do final do ano. Isso pode ser uma limitação significativa quando são exigidas respostas rápidas a mudanças nas políticas e procedimentos ou nas necessidades do cliente. Sistemas de ERP modernos oferecem a capacidade de consultar dados a qualquer momento. Painéis executivos também estão disponíveis, exibindo relatórios críticos e informações na área de trabalho para permitir a executivos monitorar as condições minuto a minuto. Alertas de fluxo de trabalho podem ser ativados para que, quando medidas importantes mudem, um relatório seja imediatamente enviado para a equipe responsável, permitindo ações em tempo real para gerenciar e administrar o negócio com eficiência. Gráficos É muito mais fácil ver tendências e áreas de preocupação em um formato gráfico do que listas enormes de números que os sistemas antigos imprimem. Pelo fato de sistemas mais antigos não oferecerem formas convenientes de oferecer relatórios gráficos, os usuários acabam re-digitando dados em planilhas e outras ferramentas de produtividade da área de trabalho que oferecem recursos de apresentações gráficas. Sistemas de ERP modernos oferecem recursos internos de geração de relatórios gráficos significativos. Relatórios podem ser formatados em tempo real e executados sempre que necessário. Pelo fato de muitas pessoas ainda usarem ferramentas de planilhas como o Excel para manipular dados, a maioria dos fornecedores de software desenvolveram links importar/exportar de um só botão para essas ferramentas. Principais Considerações Sobre Geração de Relatórios Quando você avalia o impacto da geração de relatórios no seu sistema de ERP e na sua organização, deve considerar o seguinte: Você obtém os relatórios de que precisa para gerenciar seu negócio? Como são executadas as consultas ad hoc? A equipe de TI precisa dar suporte a elas ou os usuários podem executar seus próprios relatórios? O que é necessário para obter seus relatórios? Existe muito trabalho por trás para juntar a informação necessária? Ocorrem atrasos nos relatórios devido a limitações do sistema? Você obtém relatórios gráficos que permitem rapidamente identificar tendências e variâncias? É fácil exportar dados para ferramentas externas, como o Excel? Um novo sistema de software de negócios deve oferecer à sua empresa: Uma biblioteca de relatórios definidos previamente com a capacidade de modificar consultas. Ferramentas de consultas ad hoc simples, que permitem até aos funcionários mais aversos à tecnologia formatar e criar seus próprios relatórios. Acesso a dados e relatórios em tempo real. Painéis que exibem continuamente informações críticas para responsáveis pela tomada de decisões. Consolidação e apresentação de dados em formato gráfico sem utilizar recursos externos. Links para planilhas e outras ferramentas de base de dados para manipulação de dados e formatação de relatórios. Integração a ferramentas de terceiros mais robustas de análise de dados e geração de relatórios, como OLAP. A geração de relatórios é um dos principais benefícios de se implementar um novo sistema. A capacidade de sistemas de ERP modernos de extrair e manipular dados em tempo real dá à gerência uma ferramenta eficaz para tomar decisões pela organização.

9 Custo Total de Propriedade O custo total de propriedade (TCO) é o acúmulo de todos os custos não somente custos de software ou de TI associados com fazer um sistema atingir seu propósito. Muitas organizações não têm idéia de quais são os custos totais para operar um sistema porque somente alguns poucos custos são realmente tangíveis e quantificáveis. Custos tangíveis, como taxas de licenciamento e de manutenção de software, podem ser facilmente definidos e são acessados prontamente. Custos intangíveis não são tão visíveis assim, mas representam custos para a organização em termos de produtividade e tempo. Na verdade, se você observar somente os custos tangíveis, um novo sistema de ERP tipicamente aparece ser a opção mais cara. No entanto, ao avaliar o TCO do seu sistema, ou seja, tanto custos tangíveis quanto intangíveis, você pode descobrir que um novo sistema se justifica pelos ganhos de produtividade, economia de tempo e maiores oportunidades de faturamento que um novo sistema traz. A tabela abaixo lista os custos tangíveis mais comuns que você deve considerar ao calcular seu TCO junto com custos tangíveis similares associados a um novo sistema. Pelo fato de a vida útil aproximada de um sistema de software ser de sete a doze anos, você deve estender sua análise de TCO pelo menos sete anos. Custos Tangíveis Custos Sistemas Atuais Sistemas Novos Software Preço de aquisição de licença de software Número de usuários Número de usuários atuais (simultaneamente no sistema) Equilíbrio de taxas de licenciamento de software Cobranças financeiras Sistemas auxiliares Taxas de licenciamento de software Cobranças financeiras Fornecedor de software independente ou sistemas auxiliares Implementação Relação da implementação da licença do software Estimativa entre 1:1 e 3:1 ou mais Sistemas adicionais para preencher lacunas Implementação de atualizações periódicas Implementação Manutenção De 18 25% das taxas de licenciamento do software Atuais taxas de manutenção anuais Manutenção de interface e integração Manutenção anual estimada Manutenção de interface e integração Suporte Taxas de suporte padrões Taxas de suporte estendidas Taxas de suporte padrões Taxas de suporte estendidas Hardware Manutenção de hardware Atualização de hardware Aquisição de novo hardware, se necessário Estimativa de futuras atualizações

10 Custos Intangíveis Custos intangíveis são baseados em estimativas. Uma análise completa exige que você examine como sua organização usa o sistema de ERP e todas as peças auxiliares que fazem o sistema funcionar. Você tem que aplicar valores por hora para pessoas e suas atividades, e estimar o tempo exigido para desempenhar certas funções. Avaliar custos intangíveis força você a determinar valores em dinheiro para custos intangíveis. TA tabela abaixo lista custos intangíveis comuns e inclui algumas suposições de alto nível que você pode fazer para ajudar a quantificá-los em dinheiro. Quando você avalia o custo de um novo sistema, deve estimar melhorias na produtividade que levam a economias de custo e dinheiro para cada uma das áreas listadas abaixo. Categoria Suposições Custo Atual Novo Custo Suporte da Aplicação Interna manter hardware específico para ERP manter aplicação dar suporte a usuários gerar relatórios ou ajustar formatos Atualizações implementar atualizações e realizar modificações Treinamento Processos de Negócios Inserções Duplicadas completar treinamento inicial e contínuo tempo perdido estimado com processos ineficientes inserções múltiplas de dados extrair dados do sistema Tempo de Resposta da Aplicação Desenvolvimento Personalizado Tempo perdido esperando por sistemas de ERP e paralelos personalizações adicionais e modificações desenvolvidas internamente

11 Ferramentas de Relatórios Ferramentas de relatórios adicionais necessárias para consolidar a informação integral da equipe de TI necessária para criar e executar relatórios sofisticados

12 Conclusão Todos os negócios, em um momento ou em outro, têm que pesar os custos e benefícios de manter um sistema de ERP mais antigo versus os custos e benefícios de selecionar e implementar um novo sistema. Sistemas herdados, apesar de ser uma tecnologia mais antiga, oferecem à empresa certo nível de conforto conforto provavelmente em detrimento de maiores funcionalidades e tecnologias relevantes. Sistemas de ERP trazem muitos desafios às organizações. Processos de negócios ineficientes são geralmente ditados por esses sistemas e são complementados por alternativas criadas por usuários inventivos para maximizar a produtividade pessoal. A tecnologia é impactada por questões de integração, disponibilidade de recursos de suporte, e personalizações que não permitem atualizações para funcionalidades e tecnologias melhoradas. Fusões e aquisições alteraram a relação do fornecedor de software com seus clientes. A geração de relatórios não oferece informação em tempo hábil para os responsáveis por tomadas de decisão. Finalmente, o custo total de processos ineficientes e manutenção de um sistema herdado podem justificar o custo de se implementar um novo sistema para melhorar a eficiência, o serviço ao cliente e o faturamento. Esses elementos levaram muitas organizações a mudar seus sistemas de ERP. Mas a resposta correta para sua organização virá dos desafios específicos que você está enfrentando. À medida que você descobre os motivos pelos quais outras organizações realizaram mudanças em seus sistemas de ERP, você poderá avaliar se é a hora certa para você obter vantagens com os recursos de um software de ERP moderno.

13 2008 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados. Microsoft Dynamics é uma linha de soluções para gerenciamento de negócios integrada e adaptável que permite a você e à sua equipe tomar decisões de negócios com mais confiança. O Microsoft Dynamics funciona como softwares familiares da Microsoft, como o Microsoft Office, o que significa uma curva de aprendizado menor para sua equipe, para que possam se concentrar no que é realmente importante. Projetado para trabalhar com tecnologias da Microsoft, ele funciona facilmente com os sistemas que sua empresa já implementou. Ao automatizar e organizar processos financeiros, de relacionamento com cliente e de cadeia de suprimentos, o Microsoft Dynamics ajuda a convergir pessoas, processos e tecnologias, aumentando a produtividade e a eficácia do seu negócio e contribuindo para o sucesso do seu negócio. No Brasil ligue para Para mais informações acesse

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