Eliminação de Documentos: saiba como...

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1 Eliminação de Documentos: saiba como... Ano 2, edição 6, Setembro de 2014 O Centro de Recrutamento e Seleção realiza sua primeira eliminação documental com acompanhamento do Centro de Documental. O Centro de Documental - CGDoc - destaca, neste informativo, que a Polícia Militar do Estado de Minas realizou a sua primeira eliminação de documentos conforme previsto na Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e na Lei de 11 de janeiro de 2011, que estabelece a política estadual de arquivos. A Unidade responsável pela eliminação foi o Centro de Recrutamento e Seleção - CRS que, com orientação do CGDoc, conduziu todas as etapas do processo conforme previsto na legislação. Este informativo foi elaborado para destacar esse importante trabalho realizado com os documentos do CRS a fim de demonstrar ao público interno, estimados colegas da PMMG, que é possível eliminar documentos atendendo aos padrões estabelecidos. Em primeiro lugar, elogiamos a iniciativa do CRS, que se tornou a primeira Unidade a realizar a eliminação de documentação produzida em função das suas atividades. Para tanto, o setor acionou o CGDoc para receber orientações sobre como administrar a massa documental diversificada, composta em sua maioria de provas e folhas de respostas, produzida em seus processos seletivos. O trabalho realizado comprova que é possível eliminar documentos dentro dos princípios da legalidade, publicidade e transparência, tendo como benefícios: o ganho de espaço físico, a diminuição de gastos com arquivamento e principalmente a melhoria na recuperação da informação. Foi eliminado o volume de 99,89 metros lineares, que corresponde a duas toneladas de documentos que cumpriram seus prazos de guarda, cuja destinação é a eliminação conforme previsto na Tabela de Temporalidade, e Destinação, de Documentos de Arquivo para o Poder Executivo do Estado de Minas Gerais. Todo o volume de papel foi doado à Associação dos Catadores de Papel, Papelão e Material Reaproveitável ASMARE, numa parceria firmada para atender ao previsto na Resolução 07 do Conselho Nacional de Arquivos, de 20 de maio de Essa resolução estabelece, no artigo 6º, que a eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado. A orientação também está presente na deliberação nº4 do artigo 8º do mesmo documento que afirma que A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, sob a supervisão de servidor responsável por sua custódia, autorizado pelo órgão ou entidade, na presença de duas testemunhas. Uma vez que a PMMG não dispõe de fragmentadora deste porte, foi realizada negociação com a ASMARE, que disponibilizou o maquinário e o operador e, em contrapartida, recebeu o produto do processo de eliminação. Todo o procedimento, desde o transporte até a fragmentação dos documentos, foi acompanhado pela Polícia Militar, cumprindo-se, assim, todas formalidades previstas, garantindo a transparência de todas as etapas da eliminação dos documentos, conforme o Termo de Autorização de Eliminação de Documentos de Arquivo, emitido pela superintendente do Arquivo Público Mineiro, Professora Vilma Moreira dos Santos. A seguir, mostraremos a você, leitor, o passo a passo de como efetuar uma eliminação de documentos públicos, lembrando que, para falarmos sobre eliminação de documentos, é necessário, antes, entendermos as fases da gestão de documentos que são: produção, utilização e destinação. Publicação do Arquivo Público Mineiro

2 2 Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2014 Etapas da Documental Podemos dividir a gestão de documentos em três fases: Produção A primeira fase da Documental inicia-se com a produção dos documentos de arquivo. Objetiva previnir a criação de documentos não necessários e, assim, reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados. Busca intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários. Utilização Esta fase relaciona-se fundamentalmente às formas de recuperação dos documentos. Envolve o controle, o uso e o armazenamento dos documentos necessários ao desenvolvimento da organização. Nesta fase, devem ser adotados procedimentos que garantam: Agilidade na recuperação de documentos e informações necessários ao desenrolar das atividades e transações; Uso efetivo da informação e de arquivos correntes; Seleção do material, do equipamento e do local de arquivamento e armazenamento dos documentos. Destinação A fase de destinação de documentos é a que abrange o procedimento de avaliação e possibilita a eliminação de documentos. Envolve decisões sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente pelo seu valor probatório e informacional, ou seja, busca preservar os registros de ações passadas. Nessa fase, também define-se por quanto tempo os documentos devem ser retidos por seus valores administrativos, legais e fiscais, e que, após cumpridos os prazos, se possa efetivar a sua eliminação de maneira legal. No dia 18/10/2012, o 1º Sgt Marcelo Edvaldo dos Santos, procurou o CGDoc apresentando a demanda de melhorar a qualidade de arquivamento dos documentos do CRS. O Sgt afirmou a necessidade de, com esta medida, obter mais espaço físico e otimização na recuperação de informações. A orientação repassada pelo CGDoc foi a seguinte: 1º Sgt PM Edvaldo e FC Mírian Cód. Primeiro passo: Constituir e publicar a SubComissão Permanente de Avaliação de Documentos SubCPAD-LAI, conforme determinado na Resolução nº 4246 de 09 de abril de 2013, publicada no BGPM 29 de 18 de abril de ( - BGPM Nº 29, de 18 de abril de ) PRIMEIRA PARTE ASSUNTOS NORMATIVOS RESOLUÇÃO Nº DE ABRIL DE BGPM nº 29, Resolução nº PMMG. Cria, na Polícia Militar de Minas Gerais, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD- LAI) e as Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos ( SubCPAD-LAI), conforme a Lei de Acesso à Informação (LAI) e dá outras providências. Segundo passo: A SubCPAD deve classificar, avaliar e determinar a destinação da documentação (eliminação ou recolhimento), conforme os instrumentos de gestão: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. A Subcomissão deve verificar também se a massa documental avaliada cumpriu seus prazos de guarda e preencher a listagem de eliminação de documentos de arquivo a serem eliminados. Foi utilizada a Tabela de Temporalidade, identificando-se a atividade ( de Concursos), atribuindo aos documentos os respectivos códigos. Função/Atividade/Transação Fase Corrente Prazo de Guarda Fase Intermediária Destinação Final de Concursos Públicos Estão incluídos documentos como: Ficha de Inscrição; Dados; Exames 2 anos após o fim da Médicos; Psicotécnico; Currículos; vigência do concurso Títulos de inscritos não aprovados(*) Cadernos de provas aplicados e gabaritos dos candidatos inscritos(**). Nota Técnica; Ofícios, 50 anos(***) Memorandos e publicações oficiais; Contrato; Minuta de Edital; Parecer Jurídico; Edital Publicado no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais; Mensagens eletrônicas, constituição de Bancas Examinadoras; Exemplares únicos de provas e gabarito, Resultados e Recursos.(***) Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, Arquivo Público.

3 3 Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2014 Etapas da Documental Terceiro passo: Encaminhar para o CGDoc a listagem dos documentos a serem eliminados, para conferência e posterior encaminhamento para avaliação do Arquivo Público Mineiro. Sexto passo: Aguardar o prazo de trinta dias, princípio da publicidade, que tem como objetivo propiciar ao interessado, mediante petição na qual conste a respectiva qualificação e a demonstração de legitimidade do pedido, solicitar a documentação. Nesse caso, o documento será desentranhado do dossiê e entregue ao solicitante. Sétimo passo: Proceder a eliminação dos documentos, com a supervisão de dois integrantes da SubCPAD-LAI, através de fragmentação mecânica, fazendo o preenchimento do Termo de Eliminação, que deverá ser produzido em papel alcalino e assinado pela equipe que acompanha o processo de fragmentação. Deliberação nº 04/98, Listagem de eliminação de documentos de arquivo. APM Quarto passo: Aguardar a autorização do Arquivo Público Mineiro, que expede o Termo de Autorização de Eliminação de Documentos de Arquivo. Quinto passo: Após receber o Termo de Autorização de Eliminação de Documentos de Arquivo, devidamente assinado pela autoridade competente, providenciar a publicação do edital de eliminação no Diário Oficial de Minas Gerais, sendo o prazo máximo de publicação de 30 dias. Militar do CRS acompanhando processo de eliminação. Edital de eliminação da PMMG. Termo de Eliminação da PMMG.

4 4 Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2014 Avaliação e seleção documental são processos de análise e intervenções que se efetivam na fase corrente e intermediária, por meio de análise e seleção de documentos, estabelecendo valores com vistas a determinar os prazos de guarda, com a utilização dos instrumentos de gestão: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. A Lei Estadual nº , de 11 de janeiro de 2011, que estabelece a política estadual de arquivos, em seu Art. 5, afirma que: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, à classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente. Desses procedimentos, a avaliação representa, sem dúvida, a atividade mais complexa na gestão dos arquivos. Conforme T.R Schellenberg (2006): Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por mais tempo que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa e outros fins. Os importantes objetivos da avaliação e seleção documental são: possibilitar o aproveitamento adequado e ganho do espaço físico, a redução da massa documental, a eliminação dos documentos destituídos de valor, a preservação do patrimônio documental, o maior controle do acervo, a recuperação eficiente de documentos e informações, a preservação e conservação dos acervos documentais e o melhor aproveitamento dos recursos materiais e humanos. O Art. 12 da Lei Estadual /2011 determina que, no âmbito da administração estadual, para a avaliação documental, serão constituídas comissões de avaliação de documentos de arquivo em Arquivo CRS, antes da eliminação. AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DOCUMENTAL Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por mais tempo que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa e outros fins. (Schellenberg, 2006, p.68) Arquivo CRS, antes da eliminação. cada unidade administrativa dos órgãos e dos Poderes do Estado, nas entidades por ele constituídas, bem como nas entidades privadas prestadoras de serviço público, sob a coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o objetivo de selecionar os documentos de guarda permanente e os que, destituídos de valores probatório e informativo, deverão ser eliminados. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos somente são alcançados quando se adotam procedimentos padrões desde a criação, passando por sua tramitação, arquivamento dos documentos. E adota-se um programa Arquivo CRS, após a eliminação eficiente de destinação de documentos que deve contemplar as seguintes atividades: Identificar as atividades, as transações e os documentos que são produzidos, classificá-los e atribuir os códigos de classificação conforme o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade. Avaliar em conjunto com a subcpad e decidir sobre a destinação dos documentos. Produzir a listagem dos conjuntos documentais que podem ser eliminados, após cumpridos os prazos, e verificar se não há nenhuma pendência judicial ou fiscal. Produzir a listagem dos documentos que são de guarda permanente e devem ser recolhidos após cumpridos os prazos de guarda (fase corrente e intermediária). A eliminação de documentos realizada pelo CRS foi um passo importante da Polícia Militar de Minas Gerais que, dessa forma, demonstra não só a consolidação da sua gestão documental, como também a importância do CGDoc como Unidade responsável por implementar a política de arquivos na Instituição, bem como por conduzir, orientar e acompanhar todo o processo de eliminação, atuando como elo da PMMG com o Arquivo Público Mineiro, que é o órgão competente, na esfera do executivo, por emitir a autorização de eliminação de qualquer conjunto de documentos públicos. Arquivo CRS, após a eliminação

5 5 Equipe Técnica Centro de Documental - CGDoc. Setembro de 2014 MENSAGEM: As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. A maior e mais facilmente comprovada economia de um programa de descarte pode ser conseguida pela imediata destruição dos documentos depois que hajam servido a seus fins correntes e hajam sido examinados e considerados como sem valor para usos secundários. Incorre-se em despesa desnecessária quando se conservam ainda por algum tempo nos serviços ou em centros intermediários, documentos que deveriam ser destruídos de imediato, ou quando se microfilmam os que deveriam ter sido destruídos na sua forma (Schellenberg, 2006, p.144). ORIENTAÇÃO TÉCNICA Percebemos que a eliminação de documentos públicos exige de nós, servidores estaduais, a adoção de toda uma metodologia de trabalho, para que possamos eliminar apenas o que é necessário, respeitando a legislação vigente. No entanto, durante esse processo avaliativo, com certeza serão encontrados documentos que ainda não cumpriram seus prazos administrativo, legal ou fiscal. Como sugestão, a Seção de Orientação Técnica, criou um modelo de espelho para caixa box, que irá ajudar a padronizar a identificação dos documentos arquivados de sua Unidade. Equipe Técnica Chefia: Ten Cel PM Antônio F. Munhoz Sub Chefia: Maj PM Joedson F. Gomes Redação: 1º Ten PM Mary Lúcia de Britto Santos, 2º Ten PM Marilene Nascente Ferreira, 3º Sgt PM Helder F. Duarte, 3º Sgt PM Sandro Ricardo Rocha Ribeiro e FC Vinícius Lopes Faria. Diagramação: 3º Sgt PM Helder F. Duarte Revisão: Profª Cristina Souza Expediente Informativo do Centro de Documental Rua Álvares Maciel, 58, Stª Efigênia - Belo Horizonte/MG CEP Telefones: (31) e (31) cgdoc@pmmg.mg.gov.com.br Guardar, preservar, para eternizar