III Congresso Consad de Gestão Pública AÇÕES COMPARTILHADAS

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1 III Congresso Consad de Gestão Pública AÇÕES COMPARTILHADAS Maria Concepcion Fraguas Umia Eduardo Ferreira Eleotério Maria Stella M. Uchoa do Amaral Luciene Ribeiro Soares

2 Painel 31/120 Botando a máquina para funcionar: PNAGE em ação AÇÕES COMPARTILHADAS Maria Concepcion Fraguas Umia Eduardo Ferreira Eleotério Maria Stella M. Uchoa do Amaral Luciene Ribeiro Soares RESUMO Este trabalho tem como objetivo principal fazer relato da experiência do Grupo de Trabalho Ações Compartilhadas (GTAC) no âmbito do Programa Nacional de Apoio à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal (PNAGE). O Grupo de Trabalho Ações Compartilhadas, originário do Conselho Nacional de Secretários de Estado da Administração (CONSAD), foi instituído junto ao PNAGE para discutir as estratégias e o modelo de ação compartilhada bem como, compartilhar problemas e soluções comuns aos Entes da Federação. Neste processo são atores os Estados, o Distrito Federal, o Conselho Nacional de Secretários de Estado da Administração (CONSAD), o Conselho Nacional de Secretários Estaduais de Planejamento (CONSEPLAN), a Direção Nacional do PNAGE (DNP/MP), a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI/MP). E ainda nos assuntos relacionados a tecnologia da informação conta-se com o apoio e colaboração da Associação Brasileira de Entidades Estaduais de Tecnologia da Informação e Comunicação (ABEP). O trabalho foi conduzido de forma a possibilitar ao leitor entender, através do tópico contextualização, onde está inserida a ação e o porque da necessidade de implementar o processo de cooperação e compartilhamento de soluções e produtos entre os entes da federação. Apresenta a metodologia adotada para a execução dos trabalhos do grupo e dos membros do Colegiado Técnico Consultivo (CTC) do PNAGE, bem como detalha as competências dos atores envolvidos no processo de compartilhamento. Na sequência são descritos os produtos e resultados obtidos no I e II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas, realizados em parceria com o Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Municípios Brasileiros (PROMOEX), bem como detalha o instrumento denominado Matriz de Soluções e sua atualização e complementação pelas Unidades de Coordenação Estaduais do PNAGE. O trabalho é concluído com o registro das dificuldades e sugestões para a continuidade das atividades do grupo. E ainda, objetiva orientar os atores envolvidos com o PNAGE para manutenção das ações compartilhadas, e obtenção de resultados mais eficazes e efetivos deste que se instale uma mudança de cultura com ênfase na cooperação entre as Unidades da Federação.

3 SUMÁRIO 1 CONTEXTUALIZAÇÃO OBJETIVOS CONCEITOS E MODALIDADES A EXPERIÊNCIA DO COMPARTILHAMENTO NO PNAGE I Seminário Nacional de Ações Compartilhadas Matriz de Soluções Aquisição de equipamentos e apoio jurídico Questionário complementar da Matriz de Soluções II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas PERSPECTIVAS PARA O COMPARTILHAMENTO CONCLUSÃO ANEXO I... 25

4 3 1 CONTEXTUALIZAÇÃO O Programa Nacional de Apoio à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal (PNAGE) tem como objetivo geral modernizar a Administração Pública do Distrito Federal e dos Estados Brasileiros, mediante a integração das funções planejamento, orçamento e gestão, visando minimizar custos e melhorar a prestação de serviços públicos para atender às demandas da sociedade. O propósito do Programa é aumentar a eficácia e a transparência institucional das administrações públicas estaduais, com o fim de obter uma maior eficiência de gastos. Tal programa conta com a participação do Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) e dos 26 Estados brasileiros e o Distrito Federal, tendo o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) como entidade financiadora. Esse objetivo geral é apoiado por meio da consecução de seis objetivos específicos: a) Fortalecer a capacidade de planejamento e de gestão de políticas públicas (capacidade institucional das unidades estaduais de planejamento), a fim de aumentar a eficácia das políticas públicas; b) Desenvolver as políticas e a capacidade de gestão de recursos humanos (capacidade institucional das unidades estaduais de administração de recursos humanos), com vistas à transformação de seu modelo de gestão; c) Modernizar as estruturas organizacionais e os processos administrativos, a fim de melhorar a eficácia e a eficiência das ações de gestão e controle; d) Fortalecer os mecanismos de transparência administrativa e de comunicação social, para que os mesmos ajudem a promover e aperfeiçoar, no âmbito interno, as normas de conduta de alto valor ético; e no âmbito externo, os mecanismos de consulta e participação do cidadão nos processos de elaboração do orçamento e prestação de serviços públicos;

5 4 e) Modernizar a gestão de informações e a integração dos sistemas de TI, a fim de melhorar a qualidade das informações e a efetividade das informações, segundo as prioridades das unidades de planejamento e administração dos governos estaduais em relação a essas informações; e f) Desenvolver mecanismos para promover e implantar uma cultura de mudança institucional, com o desenvolvimento de habilidades de liderança e consenso, com vistas à promoção e implantação de uma mudança institucional nas unidades de planejamento e administração dos governos estaduais. A fim de promover a redução de disparidades de gestão entre os Estados, mas sempre respeitando as necessidades específicas de cada Estado, o Programa apóia, ainda, a busca estratégica de soluções comuns, a serem compartilhadas em escala interestadual ou ainda no desenvolvimento de novas soluções em conjunto e na replicação de soluções bem sucedidas já existentes, que tenham sido executadas em outros Estados. Nesse sentido, a modernização institucional no âmbito do PNAGE é tratada com uma visão sistêmica, transversal e integrada do ciclo da gestão pública, com o incentivo para o compartilhamento de soluções de modernização em nível das administrações estaduais e também entre diferentes estados. Como primeira etapa para a implementaçao do programa, foi desenvolvido um diagnóstico, estabelecendo os cenários da situação das administrações estaduais, e com o objetivo de oferecer um marco lógico sobre determinados assuntos relacionados à gestão. O diagnóstico considerou também a premissa adotada no PNAGE sobre compartilhamento como estratégia para ampliar a sua área de atuação, atender aos interesses comuns dos Estados e aproveitar o máximo dos recursos disponibilizados. Como um dos resultados do diagnóstico, constatou-se que os Estados e o Distrito Federal necessitam melhorar a eficiência de suas respectivas gestões. O processo de desenvolvimento de soluções de Tecnologia da Informação (TI), no âmbito do programa, deverá ser orientado e suportado por uma metodologia no sentido de maximizar a utilização dos recursos financeiros a serem empregados, permitindo e incentivando que os produtos gerados ao longo do processo, por intermédio do compartilhamento de soluções já existentes ou da concepção de novos sistemas, sejam disponibilizados aos participantes do programa.

6 5 O Compartilhamento de Soluções é parte do processo de construção do PNAGE, desde a elaboração do programa, no ano de Assim, foi instituído o Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas (GTAC) para discutir as estratégias e o modelo de ação compartilhada bem como compartilhar problemas e soluções comuns aos Entes da Federação. Com vistas à implementação das ações de cooperação e de compartilhamento, o grupo de Trabalho produziu documento norteador de sua atuação, com os principais conceitos sobre o tema, com destaque para os atores e responsabilidades do compartilhamento no âmbito do Pnage. Neste processo são atores os Estados, o Distrito Federal, o Conselho Nacional de Secretários de Estado da Administração (CONSAD), o Conselho Nacional de Secretários Estaduais de Planejamento (CONSEPLAN), a Direção Nacional do PNAGE (DNP/MP), a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI/MP). E ainda nos assuntos relacionados a tecnologia da informação conta-se com o apoio e colaboração da Associaçao Brasileira de Entidades Estaduais de Tecnologia da Informaçao e Comunicação (ABEP). Ao Ministério do Planejamento, Oçamento e Gestão neste contexto compete: a) Coordenação do processo participativo de formulação das políticas de compartilhamento; b) Articulação das ações de implementação do compartilhamento, junto aos Estados e Distrito Federal; c) Execução de ações de compartilhamento corporativas (ex.: armazém de soluções, compras conjuntas). O Colegiado Técnico Consultivo (CTC/PNAGE), formado pelos coordenadores estaduais do programa, formado pelos coordenadores estaduais do PNAGE, nesta ação de compartilhamento, dentre outras ações, compete: a) Definir prioridades nas propostas de políticas de compartilhamento, com base nas diretrizes apresentadas pelo GT/AC; b) Validar propostas de ações de compartilhamento sugeridas pelos Grupos Temáticos; c) Encaminhar as ações de compartilhamento validadas para as respectivas UCEs e a DN/MP para implementação.

7 6 O Grupo de Trabalho Ações Compartilhadas (GTAC), na atualidade formado por representantes dos Estados do Amapá, Minas Gerais, Paraná, Rio de Janeiro e Rio Grande do Norte, compete: a) Garantir a continuidade efetiva do processo, através da identificação de mecanismos que viabilizem o compartilhamento; b) Propor diretrizes para o compartilhamento ao CTC/PNAGE; c) Identificar grupos técnicos específicos para viabilização do compartilhamento; d) Propor ações comuns de compartilhamento ao CTC/PNAGE, visando racionalizar processos, obtenção de ganhos em escala, prazo e investimento. Para implementar as ações de compartilhamento entre as Unidades da Federação se estabeleceu a formação dos Grupos Temáticos, das Câmaras Técnicas e dos Grupos Técnicos. Os Grupos Temáticos, nesta metodologia representam as áreas de: Planejamento e Gestão de Políticas Públicas; Política e Gestão de Recursos Humanos; Estrutura Organizacional e Processos Administrativos; Transparência Administrativa e Comunicação; e Promoção e Implantação de Mudanças Institucionais, que tem por finalidade: a) Identificar as oportunidades de compartilhamento dentro da sua área temática; b) Instituir Câmaras Técnicas, dentro da sua área de atuação; c) Consolidar as propostas geradas pelas Câmaras Técnicas; d) Submeter as propostas de compartilhamento ao CTC/PNAGE para validação; e e) Acompanhar e aprimorar as ações de compartilhamento desenvolvidas. Por consequência as Câmaras Técnicas têm por finalidade a discussão de temas específicos e apresentar propostas de compartilhamento para o seu respectivo Grupo Temático (ex.: No Grupo Temático Política e Gestão de Recursos Humanos poderão ser abertas as Câmaras de capacitação, de avaliação de desempenho, entre outras). Os Grupos Técnicos serão constituídos para apoiar os Grupos Temáticos em questões transversais às ações de compartilhamento.

8 7 Para alavancar, politicamente, culturalmente e tecnicamente as ações compartilhadas, decidiu-se por lançar o I Seminário Nacional de Ações Compartilhadas, em maio de 2005, cujo objetivo era promover a discussão sobre o tema, bem como, propiciar a identificação da realidade de cada ente federativo e suas principais necessidades. Este Seminário, trouxe como primeiro resultado prático a identificação das soluções passíveis de compartilhamento. Com o material produzido no seminário consolidou-se a Matriz de Soluções, que serve até os dias atuais como material de apoio para diversas atividades do GTAC e do próprio CTC/PNAGE. Como o retorno dos trabalhos foram praticamente nulos, resolveu-se mudar a estratégia. Consultados os documentos resultantes das atividades preliminares de levantamento e análises das informações apresentadas pelos participantes do Seminário, e principalmente pela ABEP, os membros do CTC/PNAGE priorizaram dentre essas informações a ação que seria a primeira experiência de compartilhamento no âmbito do PNAGE. Neste processo e considerando o inicio do programa aptou-se pela aquisição compartilhada de equipamentos de informática (estações de trabalho). Neste momento surgiu a discussão sobre a forma jurídica adequada para viabilizar aquisições, contratações de serviços, entre outros, de forma compartilhada e cooperada entre os entes da federação. Ações essas que também não avançaram na forma e velocidade requeridas, e mais uma vez, adotamos a Matriz de Soluções, visando ampliar a troca de informações, experiências e principalmente as soluções já existentes nos Estados, com possibilidade de Compartilhamento. Surgiu neste momento a possibilidade de realização do II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas, que teria como principal objetivo a apresentação de Soluções e a possibilidade de contratar, através das mesas de negociações, soluções de interesses entre as Unidades Federativas. Com esse intuito, para subsídiar o II Seminário passou-se ao detalhamento das soluções passíveis de compartilhamento existentes na Matriz de Solução, através de um questionário repassado a todas as Unidades de Coordenação Estaduais (UCE) do PNAGE.

9 8 Como resultado desta ação, o MP, solicitou uma reunião com o GTAC, para conhecer a amplitude do trabalho e propor atividade para viabilizar o compartilhamento das principais solucções apontadas pelas UCEs. Unindo os interesses comuns, viabilizou-se a realização do II Seminário, no 2 o semestre de O sucesso do II Seminário pode ser medido pela participação de cerca de 400 servidores públicos. A avaliação dos resultados, as estratégias e as ações de continuidade estão sendo discutidas internamente ao GTAC para validação próxima pelo CTC/PNAGE.

10 9 2 OBJETIVOS O objetivo principal do compartilhamento de soluçoes é a racionalização das ações dos projetos estaduais para otimização dos recursos do PNAGE e, estímulo à cooperação federativa, visando graus de padronização e redução de custos. Para atingir o objetivo principal foram definidos os objetivos específicos, quais sejam: a) Disseminar os conceitos norteadores do processo de compartilhamento; b) Estabelecer os modelos de gestão aplicáveis ao processo de compartilhamento; c) Estabelecer requisitos e padrões de tecnologia de gestão para o compartilhamento de soluções; d) Ampliar as realizações cooperadas e compartilhadas no âmbito da federação; e e) Reduzir custos no âmbito da execução dos projetos do PNAGE. Foram estabelecidas condições importantes para atingir os objetivos propostos, tais como: a) O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) é o coordenador do processo; b) Existe a aceitação do estabelecimento das soluções validadas pelo Colegiado Técnico-Consultivo (CTC); c) O Compartilhamento das soluções conduz à redução de custos e aumento da eficiência na aplicação dos recursos; d) Os atores estão predispostos à mudança para as melhores práticas aplicáveis; e) Os atores estão fortemente comprometidos com as ações de Compartilhamento; e f) O processo de Compartilhamento atenderá os padrões de interoperabilidade estabelecidos na norma e-ping.

11 10 3 CONCEITOS E MODALIDADES Para uniformizar os entendimentos entre todos os atores envolvidos, convém esclarecer os conceitos importantes relacionados ao tema. Tais conceitos foram amplamente discutidos e validados pelo CTC e ABEP. Assim, o termo COMPARTILHAMENTO, utilizado neste artigo e no contexto do PNAGE, é entendido como englobando tanto os conceitos de compartilhamento quanto de cooperação. Assim, entende-se por: a) Cooperação: i) Permuta de Soluções a disponibilização de soluções existentes, que não necessitem agregação de esforço para sua utilização; ii) Permuta de Soluções com desenvolvimento: Disponibilização de soluções existentes, que necessitem agregação de esforço para sua utilização geral. b) Compartilhamento: i) Soluções com Desenvolvimento Conjunto realização de demandas de soluções não existentes, a serem desenvolvidas de forma compartilhada; ii) Soluções com Aquisição Conjunta aquisição de solução a partir de uma especificação conjunta e com distribuição descentralizada. É importante conceituar as tecnologias de gestão, objeto do compartilhamento e da cooperação. Considera-se tecnologia de gestão as soluções existentes ou passíveis de desenvolvimento nas áreas temáticas do PNAGE que aumentam a eficácia, eficiência, efetividade e economicidade da gestão governamental, como por exemplo: Sistemas de Informação, Modelos Conceituais, Programas de Capacitação, entre outros. No que diz respeito às soluções disponíveis pelos Estados para o compartilhamento, pode-se considerar os seguintes conceitos: a) Soluções implantadas: Soluções existentes no âmbito da administração estadual e federal que aumentam a eficácia, eficiência, efetividade e economicidade, modernidade da gestão governamental, as quais a Unidade da Federação se dispõe a ceder para outra(s) unidade(s).

12 11 b) Necessidade de recebimento de solucao: Solução identificada por uma Unidade da Federação, existente ou em fase de implantação em outra(s) Unidade(s), que possa atender as metas de soluções na implementação do projeto estadual. c) Soluções em fase de implantação: Soluções em desenvolvimento no âmbito da administração estadual, sobre o qual a Unidade da Federação se dispõe a ceder para outra(s) unidade(s) ou, em caso de a fase de desenvolvimento exceder o início da efetividade do PNAGE, contar com parceria para o desenvolvimento de parte da solução. d) Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado: Soluções a serem desenvolvidas no âmbito da administração estadual para o atendimento das metas do projeto estadual, sobre o qual a Unidade da Federação se dispõe a desenvolver de forma compartilhada com outra(s) Unidade(s) da Federação. Outro conceito utilizado no compartilhamento, principalmente no que se refere a tecnologia da informação e a interoperabilidade, que e entedida como a habilidade dos sistemas (computadores, meios de comunicação, redes, software e outros componentes de tecnologia da informação) de interagir e de intercambiar dados de acordo com os padrões definidos pela norma e-ping, de forma a obter os resultados esperados. A norma e-ping define o conjunto de padrões de interoperabilidade de governo eletrônico no Brasil.

13 12 4 A EXPERIÊNCIA DO COMPARTILHAMENTO NO PNAGE 4.1 I Seminário Nacional de Ações Compartilhadas Para dar sustentabilidade ao I Seminário de Ações Compartilhadas foi utilizado um instrumento de coleta de informações sobre as soluções de gestão, para ser preenchidos pelos Estados e Distrito Federal. Deste formulário (modelo em anexo I), foi criado a Matriz de Soluções e a partir desta Matriz, foram criados um Grupo Técnico e 4 Grupos Temáticos com suas respectivas Câmaras Técnicas: a) Planejamento e Gestão de Políticas Públicas; b) Política e Gestão de RH; c) Estrutura Organizacional e Processos Administrativos; d) Transparência Administrativa e Comunicação; e Promoção e Implantação de Mudanças Institucionais; e) Tecnologia da Informação (Grupo Técnico). Como produto do I Seminário, a partir de reuniões com Grupos de Estados, com interesse em determinados temas, resultou um documento que determinava um processo de continuidade, com atividades junto a estes Estados. Decorrido o período de aproximado de um ano, apenas o Grupo Técnico de Tecnologia e Informação, apoiada pela Associação Brasileira de Entidades Estaduais de Tecnologia da Informação e Comunicação (ABEP), apresentou resultados com o objetivo de apoiar o compartilhamento e o desenvolvimento cooperado em TI. O documento apresentado por esse grupo, contém modelos, ferramentas, padrões e políticas das melhores práticas em cada área, que são as seguintes: a) Grupo 1: Modelo de Gestão de TI apresenta um questionário com o objetivo de inventariar a aplicação das melhores práticas para governança de TI nos Estados, e posteriormente, estabelece mecanismos de compartilhamento e cooperação, baseado no COBIT; b) Grupo 2: Política de Segurança da Informação apresenta aplicação utilizada pelo Estado do AM; c) Grupo 3: Gestão de Recursos Tecnológicos apresenta proposta de modelo de gerenciamento de infraestrutura de TI, baseado em ITIL;

14 13 d) Grupo 4: Política para Utilização de Software Livre apresenta um conjunto de princípios diretivos que orientam a utilização de software livre a ser utilizado por todos os Estados; e) Grupo 5: Padronização de Equipamentos estabelece requisitos mínimos a serem considerados para aquisição de hardware objetivando aquisições em escala e a compatibilidade entre os equipamentos; f) Grupo 6: Tecnologia de Comunicação apresenta instrumento para avaliação dos recursos tecnológicos de comunicação buscando a integração entre as redes estaduais; g) Grupo 7: Plataforma de Software apresenta sugestão de padrão tecnológico de plataforma visando orientar os Estados para adoção de arquitetura capaz de suportar aplicativos compatíveis e escaláveis; h) Grupo 8: Metodologia de Desenvolvimento Compartilhado definição de artefatos, padrões de documentação, métodos, técnicas e ferramentas para produção de soluções de software compartilhado incluindo gerenciamento de projetos; i) Grupo 9: Interoperabilidades de Sistemas (e-ping) apresenta proposta de divulgação das diretrizes e padrões definidos na norma e- PING para garantir a interoperabilidade de soluções; j) Grupo 10: Metodologia de Avaliação de Software Aplicativo disponibiliza uma metodologia para avaliação de aplicativos identificando o grau de aderência ao negócio. 4.2 Matriz de Soluções Apresenta as informações sobre as necessidades e as solução existente nos Estado, trazendo subsídios para o levantamento e divulgação do perfil dos produtos existentes nos diversos Estados. A Matriz de Soluções é o instrumento, apesar de ter sido criado em 2005, que reflete as necessidades e desejos dos entes federativos. Ela é utilizada em quase todas as ações de compartilhamento. Está dividida por Grupo Temático e dentro dos Grupo Temáticos, por Câmara Técnica, como segue:

15 14 a) Grupo Temático: Planejamento e Gestão de Políticas Públicas, composto pelas seguintes Câmaras Técnicas: Modelo de Planejamento Orçamento e Gestão; Sistema Integrado Informatizado de Planejamento Orçamento e Gestão; Modelo de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação; Sistema de Informações Gerenciais. b) Grupo Temático: Política e Gestão de RH, composto pelas seguintes Câmaras Técnicas: Modelo de Gestão e Legislação Modelo de Carreira e Remuneração Modelo de Plano de Desenvolvimento e Capacitação Modelo de Avaliação de Desempenho c) Grupo Temático: Estrutura Organizacional e Processos Administrativos, composto pelas seguintes Câmaras Técnicas: Gestão de Frota Compras Controle de Viagens E Diárias Patrimonio Bens Móveis Patrimonio Bens Imóveis Gestão por Custos d) Grupo Temático: Estrutura Organizacional e Processos Administrativos, composto pelas seguintes Câmaras Técnicas: Racionalização de Processos Administrativos Memória Administrativa Controle Interno e Externo Avaliação de Desempenho Institucional Modelo de Gestão de TI Gestão de Recursos Tecnológicos e) Grupo Temático: Transparência Administrativa e Comunicação; e Promoção e Implantação de Mudanças Institucionais, composto pelas seguintes Câmaras Técnicas:

16 15 Ouvidoria e Instrumentos de Transparência Comunicação e Governança Política de Gestão de Mudanças Institucionais Essa matriz preenchida responde três perguntas básicas, a saber: a) A UF tem soluções implantadas ou em implantação passíveis de compartilhamento? b) A UF tem interesse no produto desta Câmara Técnica? c) A UF quer participar das discussões desta Câmara Técnica? Manter a Matriz de Soluções atualizada é um dos nossos grandes desafios, pois depende da conscientização e comprometimento de todos os atores envolvidos na mudança de cultura. Esta matriz atualizada encontra-se para consulta no site programas PNAGE no acesso Compartilhamento. 4.3 Aquisição de equipamentos e apoio jurídico Com a definição do CTC/PNAGE quanto a priorização da aquisição compartilhada de equipamentos de informática, para os entes da federação, durante o segundo semestre de 2006, foram identificadas as necessidades quantitativas, bem como, qualitativas dos Estados. Esse material foi tabulado e com o auxilio da SLTI/MP foram descritas as especificações básicas das estações de trabalho a serem adquiridas e a minuta de edital para a realização do procedimento licitatório. Depois de várias discussões com o DNP/PNAGE houve a proposta de se adotar o Sistema de Registro de Preços, com objetivo de agilizar a execução da aquisição pretendida. Contudo ainda, pairava a dúvida do processo jurídico mais adequado para o compartilhamento, qual seria o instrumento de adesão dos Estados interessados, entre outras dúvidas. Diante da situação houve várias tentativas de obter essa análise jurídica, num primeiro momento o MP resolveu terceirizar essa prestação de serviços jurídicos. Contudo, com a mudança de Governo em 2007, os trabalhos foram interrompidos e a prioridade inicialmente apontada para essa aquisição perdeu seu objetivo, pois a maioria das UCEs já haviam efetuado as respectivas aquisições. As especificações técnicas das estações de trabalho que resultaram desse trabalho, vem sendo atualizadas e complementadas pela SLTI/MP e encontram-se disponíveis no site:

17 16 Quanto a questão jurídica apontada nas discussões do GTAC e o DNP/MP, como não tinha solução de continuidade optou-se por uma nova solução, onde se utilizaria advogados das Unidades Federativas. A seleção deveria recair em pessoas com conhecimento da matéria, que estejam inteiradas com as questões do PNAGE, das legislações pertinentes e dos procedimentos que envolvem o Programa como um todo. Assim, para dar início a esse trabalho foi elaborado um termo de referência que detalhava as atividades a serem excutadas. Esse termo foi repassado aos advogados selecionados para o trabalho. Contudo, novamente os trabalhos não tiveram continuidade, em parte face a dificuldade de reunir este grupo de especialistas. 4.4 Questionário complementar da Matriz de Soluções Os membros do GTAC perceberam a necessidade de aprofundar o detalhamento das informações contidas na Matriz de Soluções, incluindo detalhes sobre cada produto de forma que os Estados interessados tivessem maior facilidade no julgamento sobre o interesse em compartilhar cada um dos produtos especificamente. Com o objetivo de complementar as informações constantes da Matriz de Soluções, foi aplicado novo questionário (cópia em anexo) para identificação das soluções existentes nos Estados,de forma a trazer novos elementos e subsídios para o levantamento e divulgação do perfil dos produtos existentes e passíveis de compartilhamento. As Unidades de Coordenação Estaduais do PNAGE foram novamente acionadas para obter junto aos seus pares o detalhamento necessário dos produtos apontados para compartilhamento. Este questionário serviu de base para avaliação e apoio na realização do II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas, e traz as seguintes informações: a) Se a solução é um Modelo de Gestão e/ou Sistema Informatizado? b) Em que situação encontra-se o produto em seu Estado? Em contratação, ou em construção, ou em desenvolvimento, ou em implantação, ou em produção, ou em funcionamento. c) Se em produção ou funcionamento, há quanto tempo? Com a seguinte distribuição de pesquisa: Menos de 2 anos; De 2 a 4 anos; De 4 a 6 anos; De 6 a 10 anos; ou Acima de 10 anos.

18 17 d) Qual o escopo do produto? e) Descrever o que foi e o que não foi realizado. f) Descrição dos principais objetivos. g) Descrever o que se pretende em termos de benefícios com o produto, sua solução e a mudança após a sua conclusão. h) Quais os principais produtos obtidos com a implantação do produto? i) Quais as dificuldades encontradas durante a implantação do produto? j) Qual a tecnologia ou metodologia foi utilizada para o desenvolvimento deste produto? k) Descrever as linguagens de programação utilizadas, qual a tecnologia de banco de dados utilizada, e outros dados técnicos relevantes para entendimento técnico do produto ou descrever os métodos e práticas utilizadas no desenvolvimento do Modelo de Gestão. l) Este produto está inserido em qual ambiente tecnológico? m) Descrever os requisitos de hardware necessários para o processamento dos programas de computador do produto. n) Existem outros sistemas que fazem interface com este produto? o) Descrever se existe relacionamento ou dados compartilhados com outros sistemas de seu ambiente informatizado. p) Quais as funcionalidades existentes no produto? q) Descrever, as principais funções existentes no produto, mostrando a abrangência e o alcance funcional do produto. r) Este produto pode ser disponibilizado para outros Estados? A resposta foi formatada para as seguintes respostas: Sim, sem custo e está com licença pública; ou Sim, sem custo; ou Sim, com custo, e a licença pertence ao Estado; ou Sim, com custo, e a licença pertence a Terceiros; ou Não pode ser disponibilizado. s) Neste momento há Estados interessados neste produto? Com as seguintes opções de resposta: NÃO; ou SIM, estamos negociando com os seguintes Estados; ou SIM, já negociou e recebeu dos seguintes Estados; ou SIM, já negociou e não recebeu a solução dos seguintes Estados.

19 18 O resultado da aplicação dos questionários foi surpreendente pela qualidade das informações obtidas. Esse material foi consolidado e entregue a DNP/MP para dar embasamento para a realização do II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas. A Direção Nacional do PNAGE verificou a necessidade de apoiar as ações do GTAC através de mecanismos de disseminação de tais informações e para isso, decidiu realizar um seminário técnico para divulgação das soluções identificadas pelo grupo de compartilhamento. 4.5 II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas O II Seminário, trouxe a perspectiva de unir os interesses do PNAGE, PROMOEX e do MP, para alavancar as ações de compartilhamento, teve o intuito de divulgar e mostrar para todos os entes federativos, as soluções existentes nos Estados, trazidos pelos seus usuários, mostrando a realidade de cada um deles. A metodologia de escolha dos temas, veio de três fontes: a Matriz de Soluções, de observações e avaliações do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e das necessidades apontadas pelo PROMOEX. Esse Seminário teve por objetivo propiciar ambiente para a formação de parcerias, com vistas à disseminação de informações e ao compartilhamento de soluções e modelos de gestão desenvolvidos pelos Estados e Tribunais de Contas. Atualmente os Estados encontram dificuldade de compartilhar soluções, muitas vezes esta dificuldade existe pelo desconhecimento de onde se encontram produtos (sistemas informatizados e modelos de gestão) já em execução. O seminário de melhores práticas justifica-se como uma ferramenta de difusão do conhecimento e permitirá maior eficiência na cooperação entre Estados e no compartilhamento de soluções, gerando economia aos cofres públicos. Foi estruturado em três Grupos Temáticos GT, cada qual com painéis específicos relativos aos temas propostos, assim distribuídos: a) GT Planejamento e Gestão de Políticas Públicas têm como objetivo promover a troca de experiências contribuindo para o fortalecimento da capacidade institucional da Administração Pública para melhorar a efetividade do sistema de planejamento, avaliação e controle das políticas públicas. Este GT contou com os seguintes painéis:

20 19 (i) Modelos de Planejamento, Orçamento e Gestão; (ii) Sistemas Integrados Informatizados de Planejamento, Orçamento e Gestão; e (iii) Modelos de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação. b) GT Política e Gestão de Recursos Humanos: tem como objetivo compartilhar experiências e projetos nas áreas de RH, a fim de desenvolver gestão de pessoas mais eficiente e participativa na esfera pública, proporcionando ambiente mais harmonioso e profissional. Este GT contou com os seguintes painéis: i) Políticas de Recursos Humanos; ii) Modelos de Planos de Desenvolvimento e Capacitação; iii) Interação de Dados de Pessoal União e Estados; iv) Modelos de Avaliação de Desempenho; e v) Gestão Por Competência. c) GT Estrutura Organizacional e Processos Administrativos: seu objetivo é compartilhar soluções para a melhoria dos processos de gestão e controle da Administração Pública. Este GT contou com os seguintes painéis: i) Avaliação de Desempenho Institucional; ii) Racionalização de Processos Administrativos; iii) Gestão de Patrimônio Bens Imóveis; iv) Preços Referenciais; v) Gestão de Frotas; vi) Serviço de Atendimento e Comunicação ao Cidadão; e vii) Gestão de Serviços e Materiais. No II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas PNAGE/PROMOEX, realizado no período de 16 a 19 de novembro de 2009, em cada painel houveram apresentações de soluções construídas pelos Estados e Tribunais de Contas, passíveis de serem compartilhadas, de forma a racionalizar, aperfeiçoar e dinamizar as ações dos programas supracitados e, conseqüentemente ter uma melhor aplicação de recursos.

21 20 Em paralelo, foi disponibilizado um espaço denominado mesas de negociações que foram utilizados pelos Estados e Tribunais de Contas para exporem e detalharem as soluções apresentadas e outras soluções que porventura não puderam ser apresentadas. Este espaço também serviu para as negociações entre os Estados interessados e os que estavam disponibilizando suas soluções. Este Seminário atendeu plenamente as expectativas dos atores envolvidos, levou as salas de discussão e as mesas de negociações cerca de 55 soluções e produtos, além de um público próximo de 400 pessoas.

22 21 5 PERSPECTIVAS PARA O COMPARTILHAMENTO Em que pese as dificuldades de cunho cultural e motivacional o processo de compartilhamento tem que ser visto como uma forma de atingirmos sucesso em nossas ações, com significativa redução de custos, principalmente para as áreas de planejamento e gestão que na grande maioria dos governos não é foco de investimento, pois não tem os clamores dos cidadãos, por caracterizar-se como ação meio e não finalísticas, com resultados mensuraveis e visíveis a maioria da população. Diante da explanação deste relato o processo de compartilhamento de soluções e produtos entre os entes da federação somente se concretizará quando a idea for absorvida pelos dirigentes dos órgãos e entidades públicas como alternativa para a redução de custos e atingimento da eficiência de suas ações. Neste sentido faz-se necessária a retomada das negociações com a Direção Nacional do PNAGE para a para contratação de prestadores de serviços de consultoria especializada para elaboração das fundamentações jurídicas necessárias a consolidação das ações de compartilhamento e de sustentação a prática de compartilhamento entre as Unidades Federativas, pelo menos no âmbito do PNAGE. Este respaldo jurídico quebra um dos paradigmas apontados pelos servidores públicos, como limitador do compartilhamento entre as partes interessadas. Ressalte-se que este trabalho poderá ser patrocinado pelo Ministério do Planejamento para fomentar o compartilhamento de soluções e/ou aquisições entre os Projetos Estaduais, com vistas a maximizar a eficiência e efetividade dos recursos do financiamento e contrapartida, através da alocação de recursos do PNAGE, previstos no componente 7, de aplicação exclusiva pelo DNP/PNAGE. Junto as Unidade de Coordenação Estaduais do PNAGE deverá ser implementada uma cultura de efetiva colaboração, de forma que cada UCE se sinta comprometida com o processo de cooperação e compartilhamento de soluções e produtos, de forma mais ativa e participativa. Para tanto, o espaço de manifestação do GTAC conquistado nas reuniões do CTC/PNAGE deverá ser mantido e reforçado por ações mais direcionadas as necessidades dos atores principais do Programa.

23 22 O fortalecimento das ações de compartilhamento dar-se-á através, seguramente, da atualização e manutenção da Matriz de Solução, complementada pelas informações prestadas pelas Coordenações Estaduais do PNAGE de produtos elaborados e em elaboração, conforme modelo do questionário disponibilizado no site do Planejamento/PNAGE. Com o material produzido no II Seminário grupos de interesse comum deverão ser formados e disponibilizados espaço, inclusive virtuais, para a realização de debate sobre soluções, metódos e metodologias aplicaveis a área de planejamento e gestão. Esta é outra ação primordial para o fortalecimento do compartilhamento no âmbito do PNAGE. O site de compartilhamento com informações padronizadas, confiáveis e resultantes das demandas das UCEs terá por finalidade consolidar a atuação já existente na rede do PNAGE.

24 23 6 CONCLUSÃO É necessário e urgente o estabelecimento de regras e sistematização dos instrumentos legais que dêem sustentação as ações compartilhadas entre as Unidades da Federação, frente aos procedimentos do Sistema de Registro de Preços, relativos à aquisição de bens ou de produtos, de desenvolvimento cooperado de soluções, a disponibilizações de soluções existentes, da participação conjunta em eventos de capacitação, dos direitos autorais e registros e da contratação de serviços e consultoria do PNAGE, com o objetivo de não só uniformizar entendimentos relacionados à legislação aplicável à matéria, através de manifestações juridicamente fundamentadas, visando sanar eventuais divergências a respeito do processo compartilhado a ser realizado, como também para propor atos, procedimentos e instrumentos, relativo às ações compartilhadas, utilizando como principal insumo as normas específicas do BID, ao Contrato de Empréstimo e a legislação nacional de licitações. Apesar da autonomia de cada Estado e das dificuldades encontradas, foi possível avançar na proposta de promover uma maior cooperação entre os Estados e de desenvolver um papel de facilitador na difusão de uma nova prática e cultura política e administrativa de negociação para a promoção de ações compartilhadas. É importante ressaltar que para se efetivar o compartilhamento de uma solução exige todo um processo anterior de debate, articulação e negociação técnica e política. O primeiro passo foi dado ao se identificar o interesse comum e os produtos disponibilizados pelos Estados. O próximo passo será definir a melhor forma deste produto, já disponibilizado, ser implementado e financiado. Entendemos que parte dos objetivos, traçados inicialmente pelo Grupo de Trabalho Ações Compartilhadas foram atingidos, mesmo que não de uma forma ampla e conjunta. Os processos de aquisição e consultoria se tornaram mais ágeis e as falhas reduzidas devido à propagação da informação e cooperação técnica entre os Estados. Mantém-se a expectativa de que com um maior engajamento dos atores envolvidos no compartilhamento, mediante medidas de facilitação na obtenção de resultados para efetivar as contratações conjuntas e a sistematização dos instrumentos legais que dêem sustentação as ações compartilhadas, as metas para o compartilhamento de soluções entre as Unidades da Federação serão alcançados.

25 24 AUTORIA Maria Concepcion Fraguas Umia Atua como Coordenadora Geral da Unidade de Coordenação Estadual do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento (PNAGE) no Paraná e membro e coordenadora do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do mesmo programa. Filiação Institucional: Secretaria de Estado do Planejamento e Coordenação Geral SEPL. Endereço eletrônico: conchita@sepl.pr.gov.br Eduardo Ferreira Eleotério Atua como Coordenador Técnico da Unidade de Coordenação Estadual do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento (PNAGE) no Paraná e membro do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do mesmo programa. Filiação Institucional: Secretaria de Estado do Planejamento e Coordenação Geral SEPL. Endereço eletrônico: eduardo@celepar.pr.gov.br Maria Stella M. Uchoa do Amaral Atua como Coordenador Técnico da Unidade de Coordenação Estadual do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento (PNAGE) no Rio de Janeiro e membro do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do mesmo programa. Filiação Institucional: Secretaria de Planejamento e Gestão. Endereço eletrônico: stella.pnage@gmail.com Luciene Ribeiro Soares Atua como Coordenador Técnico da Unidade de Coordenação Estadual do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento (PNAGE) em Minas Gerais e membro do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do mesmo programa. Filiação Institucional: Secretaria de Planejamento e Gestão. Endereço eletrônico: luciene.soares@planejamento.mg.gov.br

26 25 ANEXO I Formulário para coleta de dados sobre soluções de Gestão, passíveis de cooperação e de compartilhamento 1 1. Conceitos utilizados para fins de preenchimento deste formulário: Cooperação Técnica: Disposição por parte de um Ente Federativo em ceder, de forma não onerosa uma solução de tecnologia de gestão para outra(s) Unidade(s) da Federação. Compartilhamento: Divisão por mais de uma Unidade da Federação no processo decisório de desenvolvimento de uma solução comum de tecnologia de gestão a dois ou mais Entes Federativos. Desenvolvimento Compartilhado: Divisão do processo de desenvolvimento/aquisição de uma solução de tecnologia de gestão por dois ou mais Unidades da Federação. Tecnologias de Gestão: Soluções encontradas ou passíveis de desenvolvimento nas quatro áreas temáticas do PNAGE que aumentam a eficácia, eficiência, efetividade e economicidade da gestão governamental. Áreas Temáticas: Áreas de intervenção do programa para atendimento do(s) macro(s) objetivo(s) do PNAGE. São quatro as áreas temáticas: (i) Planejamento e Gestão de Políticas Públicas; (ii) Política e Gestão de Recursos Humanos (iii) Estrutura Organizacional e Processos Administrativos (iv) Transparência Administrativa e Comunicação; e Promoção e Implantação de Mudanças Institucionais. 2. Situações Identificadas: 2.1 Soluções implantadas: Soluções existentes no âmbito da administração estadual que aumentam a eficácia, eficiência, efetividade e economicidade da gestão governamental, sobre as quais uma Unidade da Federação se dispõe a ceder para outra(s) unidade(s). 2.2 Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE: Soluções em desenvolvimento ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE, sobre as quais a Unidade da Federação se dispõe a ceder para outra(s) unidade(s) ou, em caso de a fase de desenvolvimento exceder o início da efetividade do PNAGE. 2.3 Necessidade de recebimento de solução (Cooperação): Soluções que a Unidade da Federação deseja receber de outra(s) Unidade(s), que possa atender às metas de soluções na implementação do projeto estadual. 1 No âmbito do PNAGE considera-se a relação da União com os Estados e o Distrito Federal, por intermédio do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, para fins de cooperação e de compartilhamento de soluções.

27 Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento): Soluções passíveis de serem desenvolvidas no âmbito da administração estadual para o atendimento das metas do projeto estadual, sobre as quais a Unidade da Federação se dispõe a desenvolver de forma compartilhada com outra(s) Unidade(s) da Federação. 3. Formulário a ser preenchido Áreas Temáticas Planejamento e Gestão de Políticas Públicas Soluções implantadas: Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE Necessidade de recebimento de solução (Cooperação): Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento): Áreas Temáticas Política e Gestão de Recursos Humanos Soluções implantadas: Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE Necessidade de recebimento de solução (Cooperação): Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento): Áreas Temáticas Estrutura Organizacional e Processos administrativos Soluções implantadas:

28 27 Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE Necessidade de recebimento de solução (Cooperação): Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento): Transparência Administrativa e Comunicação, e Promoção e Áreas Temáticas Implantação de Mudanças Institucionais. Soluções implantadas: Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE Necessidade de recebimento de solução (Cooperação): Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento): Observação: Abrir quantos itens necessários por situação identificada. 4. Instruções de Preenchimento 4.1. Para soluções implantadas (2., e em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução (2.: Informar o título da solução; Indicar a tipologia da solução, informando se esta é um sistema informatizado, um modelo, um programa de capacitação etc.; Informar o órgão/entidade da administração estadual responsável pela solução; Fazer breve descrição da solução (em até 7 linhas), indicando o objetivo principal da solução; Descrever sucintamente principais benefícios auferidos ou previstos para serem alcançados pela solução;caso a solução envolva processo de aquisição (licitação) de todo ou parte desta, informar a situação de propriedade; Informar o custo estimado de desenvolvimento da solução, discriminando, caso possível, o custo de implantação.