white paper Roadmap para o S&OP Colaborativo e Planejamento de produtos configurados Versão: 2.2 Outubro de 2013

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1 white paper Roadmap para o S&OP Colaborativo e Planejamento de produtos configurados Versão: 2.2 Outubro de 2013 Preparado por: Carlos E. Panitz, MSc. 1

2 Sumário Colaboração interna e externa com a Cadeia 3 Recursos que tornam a ferramenta adaptável às situações típicas do dia-a-dia 3 Planejando a demanda de produtos configurados 5 Duas abordagens para se atender diferentes modelos de indústria 7 Modelos matemáticos para garantir consistência e performance na previsão 7 Planejamento colaborativo de forma ágil e simples 8 Integração e acessibilidade 8 Integração 8 Navegadores 8 Sobre a VE3 9 Visão e missão 9 Portfólio de atuação 9 2

3 Colaboração interna e externa com a Cadeia Gestão de demanda é a base do processo de planejamento de uma organização. Combinar modelos matemáticos, com inteligência de mercado de forma estruturada, responsável e colaborativa é o que o COLPLAN R2 habilita. Existem diversos graus de maturidade para um processo de gestão de demanda numa organização. Esse processo pode estar baseado puramente em intuição ou alcançar um nível de interação com canais de venda que propicie um alto grau de colaboração e troca de informações, tanto em termos de planejamento como em termos de ressuprimento (execução). A figura abaixo 1 ilustra os diversos níveis de maturidade que um processo de planejamento pode alcançar e o resultado esperado em termos de erro de previsão e tempo de resposta: Recursos que tornam a ferramenta adaptável às situações típicas do dia-a-dia O COLPLAN R2 é uma ferramenta que potencializa a estruturação de um processo de S&OP ágil e consistente, com recursos imprescindíveis para empresas que possuem produtos com ciclo de vida curtos e canais de vendas com comportamentos distintos. As principais características do COLPLAN R2 podem ser resumidas nos seguintes pontos: Habilita um processo de S&OP estruturado que pode permitir colaboração com os canais de venda; 1 VMI (Vendor Management Inventory Gestão de Inventário pelo Fornecedor); SCEM (Supply Chain Event Management Gestão de eventos na Cadeia); S&OP (Sales & Operations Planning Plano de Vendas e Operações); CPFR (Collaborative Planning, Forecast and Replenishment Planejamento, Previsão e Ressuprimento Colaborativo). 3

4 Trabalha com o conceito de workflow, permitindo a troca de informações de forma ágil e colaborativa; Auxilia na previsão de itens novos com base em correlações com itens ou famílias que estão sendo substituídos; Permite criar cenários e inserir eventos, promoções baseados na inteligência de mercado da área de Marketing e Comercial; Cria e gerencia Estruturas de Produtos de Planejamento (Planning Bills); Calcula dinamicamente a participação de módulos de um produto configurado (e.g. HD, memória RAM, monitor, transmissão, cabine, rodado, motor, módulo de som, etc.); Plataforma web parametrizável; Painel de controle para facilitar a gestão e o controle do erro de previsão e o viés de cada canal, gestor e produto; Fácil integração com ERP para alavancar e automatizar suas funções clássicas de Supply Chain; A figura a seguir mostra como uma ferramenta de planejamento colaborativo pode auxiliar na gestão do planejamento e no ressuprimento de diversos canais de vendas de uma organização, onde cada canal possui fatores específicos que determinam o comportamento de demanda: 4

5 Planejando a demanda de produtos configurados Um dos grandes desafios de empresas que possuem produtos configurados, como fabricantes de computadores, automóveis e tratores, é lidar com a explosão de códigos finais que surgem de um produto configurado e a necessidade de acionar sua cadeia de suprimentos com base em previsões mais agregadas. componentes a partir de um código de produto agregado (normalmente modelo ou família de produto). O processo standard de se criar estruturas de planejamento nos ERP s requer uma elaboração prévia manual só permite modelos estáticos. O que torna esse processo limitado e, em muitos casos, ineficiente do ponto de vista de uma boa gestão de estoques. O COLPLAN possui uma tecnologia exclusiva para criar e gerenciar estruturas de planejamento, o módulo PBG. Com esse recurso, uma empresa pode transformar milhares de BOM s finais e algumas poucas dezenas de modo a alavancar a sua assertividade no longo prazo sem comprometer a explosão do processo de MRP em nível de item. O PBG torna o comportamento das Planning Bills dinâmicos para se ajustarem a efeitos como sazonalidade, tendência e potencializa o ERP da empresa a fazer um planejamento de materiais de longo prazo mais otimizado e com menores riscos de excessos e faltas. Para atender esse tipo de indústria (Configure-To-Order ou CTO), o modelo de referência recomendado é utilizar o configurador para suportar o processo de entrada de pedidos (ao invés de códigos estruturados) e utilizar o conceito de Planning Bill para fazer a explosão em nível de A figura a seguir ilustra algumas das características e diferenças entre uma e-bom e uma p- BOM: 5

6 Exemplos de e-bom s e p-bom, suas diferenças e relações Ao utilizar códigos de produtos agregados vinculados a BOM s de planejamento, uma empresa pode reduzir seu erro de previsão de demanda em mais de 70%. No gráfico abaixo é possível visualizar o efeito dos códigos mais agregados como base para o processo de forecast. 6

7 O módulo de criação de estruturas de produto de planejamento (PBG ), sistematiza o processo de criação e gestão de p-bom s e devolve esse resultado para o módulo de MRP planejar itens comprados e fabricados a partir de uma previsão de demanda agregada (por modelo, família ou outro critério de agrupamento). A figura abaixo ilustra como o programa executa o método de geração e planejamento das p-bom s: Macrofluxo do processo as etapas de cálculo do programa Duas abordagens para se atender diferentes modelos de indústria Especialistas e profissionais experientes sabem que as três leis básicas de previsão de demanda são: (1) previsões estão sempre erradas; (2) quanto mais desagregadas são as previsões tanto maior será o erro de previsão; (3) quanto mais distante é o horizonte de previsão tanto maior será o erro de previsão associado. Por essas razões, não basta uma ferramenta possuir os melhores modelos matemáticos, é necessário definir o nível de agregação da unidade de previsão (UPD unidade de previsão de demanda) e a forma de se chegar no dado de saída que se necessita. Sendo assim, o ColPlan é capaz de gerar o processo de previsão a partir de uma unidade de previsão mais agregada como filial ou família de produto e chegar em SKU s ou ao contrário, partir de SKU s por canal e chegar na estimativa de vendas de cada canal. Modelos matemáticos para garantir consistência e performance na previsão 7

8 O ColPlan incorpora nessa versão 7 modelos matemáticos para realizar o processo de previsão no nível tático da organização. Antes desses modelos serem executados, a ferramenta realiza a preparação dos dados, ou seja, elimina outliers, efeitos de demanda reprimida e utiliza referências cruzadas para estimar produtos sem histórico de demanda. A partir dessa preparação dos dados, esses modelos são aplicados de forma automática ou manual dependendo da escolha do planejador ou política da empresa. O Colplan tem capacidade de realizar previsões para diferentes horizontes, tratar tendência, sazonalidade, aleatoriedade no nível de granulidade que for necessário. Planejamento colaborativo de forma ágil e simples Desde que o conceito de Planejamento Colaborativo de Demanda surgiu como uma prática estruturada no final dos anos 90, ela vem se difundindo cada vez mais entre empresas que buscam ir além do processo de Plano de Vendas e Operações (S&OP). O COLPLAN habilita esse conceito através de uma plataforma web ágil e simples que suporta todas as etapas do processo de gestão de demanda entre a empresa e o seus canais de venda. Esse processo, controlado por um sistema de workflow, habilita um ambiente de verdadeira colaboração externa, permitindo rápido alinhamento da visão de demanda que suportará o processo de S&OP interno. Integração e acessibilidade Integração O ColPlan pode trocar informações com da empresa ERP através de ETL, ferramentas de middleware ou webservice. Navegadores A aplicação foi concebida para operar de forma idêntica nos principais navegadores de mercado: Internet Explorer versões 8 e 9, Firefox, Opera, Safári e Chrome. Importante: as versões são Internet Explorer 8+, Firefox 2+, Opera 9.5+, Safári 3+, Chrome 6+ ou superiores. 8

9 Sobre a VE3 A sigla VE3 significa Value Chain, enabling excelence and execution (e 3 ). Foi com base nesta proposta de valor que a empresa foi concebida. Habilitar o processo de execução e o engajamento entre parceiros de negócio de uma Cadeia de Valor. A VE3 é uma empresa especializada em consultoria, serviços, tecnologia e capacitação nas áreas de Logística, Operações e Cadeia de Suprimentos. A VE3 possui horas em projetos de consultoria, capacitação e desenvolvimento de sistemas. Dentre seus clientes encontram-se: AGCO, Randon Implementos, Master Sistemas Automotivos, Stemac Grupo Geradores e Fras-Le. Visão e missão Ser reconhecida no mercado por prover valor através de conhecimento prático aplicado em conjunto com ferramentas de gestão e tecnologia da informação. Essa é a nossa visão. Habilitar (enable) pessoas e processos de uma organização para que essa consiga aplicar de forma efetiva melhores práticas e alcance um nível de excelência na execução (execution) nas funções de Logística, Gestão de Cadeia de Suprimentos e Operações. Essa é a nossa missão. Portfólio de atuação O portfólio de atuação da VE3 está estruturado em quatro pilares: Consultoria, outsourcing/serviços, software para as áreas de logística e Supply Chain e treinamento. 9

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11 Anexo Pequeno dicionário de definições utilizado neste documento PBG (Planning Bill Generator) - Gerador de estruturas de produtos de Planeja PBG (Planning Bill Generator) - Gerador de estruturas de produtos de Planejamento de Materiais nome criado para se referir a um dos algoritmos centrais do programa objeto deste documento. e-bom (Engineering Bill of Material ) - Estrutura de produto de engenharia: estrutura de dados que descreve através de relações hierárquicas as relações entre peças e conjuntos que quando agrupados formam um determinado produto. Uma estrutura de produtos de engenharia pode ser organizada em múltiplos níveis para facilitar o gerenciamento e a visão de módulos, grupos e sub-grupos que formam um produto final. As relações entre diferentes níveis da estrutura também são chamadas de relações pai e filho entre o componente resultante e os seus insumos ou sub-componentes. A estrutura de produtos de engenharia também define a quantidade exata de cada componente necessário para se produzir o produto que ela descreve. Todos os itens de uma estrutura são expressos através dos seus respectivos códigos (part numbers) que poderão ou não ser controlados como itens de estoque. Estruturas de produto de engenharia permitem planejar materiais para um produto específico, realizar apontamentos de produção e custear produtos; m-bom (manufacturing Bill of Material) - Estrutura de produto de manufatura: é uma variante da estrutura de produto de engenharia e pode prover uma visão um pouco distinta da estrutura de produto de engenharia. Por exemplo, a visualização dos itens a partir da estrutura de produtos de manufatura destaca em que operação do roteiro de produção os componentes são montados. Seu propósito é atender necessidades das funções de manufatura tais como gerar listas de separação, custear centros de trabalho e gerar instruções de montagem para postos de montagem; p-bom ((planning Bill of Material) - Estrutura de produtos de planejamento de materiais: são estruturas de produtos que não tem como propósito de caracterizar um produto individual, mas sim permitir que uma previsão agregada seja transmitida para todos os componentes que precisam ser adquiridos ou fabricados. Em ambientes onde existem uma diversidade muito grande de configurações finais de produto e pouca visibilidade para planejar a cadeia de suprimentos, estruturas de produtos finais (de engenharia) não são adequadas como base para realizar o processo de previsão de demanda, pois o nível de erro seria muito alto no médio prazo. Ao invés de se usar uma estrutura de produto de engenharia ponto de entrada para uma previsão seria mais adequado usar um código de produtos mais agregado, pois o erro de previsão será significativamente menor. Mas esta estrutura de produto de planejamento de materiais, que pode estar representando por exemplo uma família de produtos, deve ter a habilidade de explodir a demanda da previsão nos níveis dos componentes comprados ou fabricados. Além disso, uma estrutura de produtos de planejamento de materiais deve ser capaz de ajustar dinamicamente as participações desses componentes ao longo do tempo, pois eles podem estar sujeitos a fatores como sazonalidade, tendência, aleatoriedade ou descontinuação. UPD Unidade de Previsão de Demanda (DFU - Demand Forecast Unit) uma combinação única entre a demanda do item e o local ou grupo onde esta demanda está sendo projetada. (1) No contexto de planejamento de distribuição, a UPD é útil para uma empresa planejar a demanda e o ressuprimento de um item para cada canal ou ponto de venda. Se a previsão fosse feita apenas em nível do item final (SKU) seria impossível definir quanto deveria ser reposto em cada ponto de venda ou centro de distribuição. Também não seria possível incorporar no processo de previsão fatores promocionais e macro-econômicos que pudessem estar afetando apenas um determinado canal de venda. Portanto, um único SKU pode ter vários DFUs. Por exemplo, uma latinha de refrigerante é um SKU para o seu fabricante. Sob o ponto de vista de previsão de demanda, este SKU poderá ter vários DFUs, um para o canal supermercados de até 5 check-out, outro para supermercados acima de 5 check-outs, um para bares, um para postos de conveniência, etc. (2) No contexto de planejamento de materiais de produtos configurados, uma UPD pode representar a combinação de um determinado componente dentro de uma família de produtos. Por exemplo, a combinação família de laptops profissionais com HD s de 1Tb seria uma UPD e a combinação da família de laptops domésticos com o mesmo 11

12 HD de 1Tb seria outra UPD. Isso permite que fatores que influenciam apenas uma família de produtos sejam tratados sob o ponto de vista de planejamento de demanda isoladamente antes de se chegar na demanda total do HD de 1Tb que precisa ser programado com o fornecedor; Cluster - Conjunto de opções de itens de configuração (Cluster de opções) é um atributo de agrupamento associado ao código do item que permite ao algoritmo de cálculo do programa identificar que representam o conjunto de opções para o cliente. Por exemplo, no caso de um computador portátil (laptop), dois diferentes códigos de HD (HD 1Tb e HD 750 Gb) fazem parte do cluster HD. Ou seja, o cliente só pode escolher um desses códigos dentro do cluster HD. A combinação entre laptop da família 6000 e HD 1Tb é uma unidade de previsão de demanda (UPD) e a combinação entre laptop da família 6000 e HD de 750 Gb é outra unidade de previsão de demanda (UPD). Supondo que o resultado das previsões de demanda dessas UPD s tenha sido respectivamente 140 unidades e 60 unidades. Para que esse resultado seja aplicável numa estrutura de produto de Planejamento de Materiais (p-bom), ele antes precisa ser convertido para percentuais, pois esses itens ainda serão tratados como demanda dependente de uma previsão de demanda feita para a família 6000 de laptops, a qual pode incorporar outros fatores que não fazem parte de um modelo matemático de previsão como promoções e fatores macro-econômicos. Sendo o HD de 1Tb e o HD de 750 Gb parte do Cluster HD, o programa converterá as demandas específicas dessas duas UPD s para percentuais da seguinte forma: % UPD Laptop6000-HD1Tb = 140/200 = 70% e % UPD Laptop6000-HD750Gb = 70/200 = 30%. Ou seja, o cluster é o critério usado para somar e converter em % o resultado das previsões das UPD s. SKU Stock-Keeping-Unit Unidade de armazenagem No contexto deste documento, a expressão SKU se refere ao código do item; BTO Built-To-Order Fazer sob encomenda neste contexto se refere aos itens que não seriam vinculados a uma estrutura de planejamento (p-bom) por terem um comportamento de demanda muito irregular. A demanda desses itens será atendida sob pedidos para o fornecedor (e com leadtimes mais longos) ou a partir de um estoque de segurança previamente dimensionado. MAPE Mean Absolute Percentage Error Erro médio de previsão absoluto índice que mede o erro absoluto médio de um método de previsão de vendas. Muito aplicado para avaliar a eficácia de um processo de previsão. Por ser uma medida relativa (percentual), esse índice é passível de ser utilizado para comparação entre UPD s, famílias de produtos, regiões ou responsáveis pelo processo de previsão de vendas numa empresa. 12

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